Handboek Loonheffingen 2010 - Schouten Enterprises - Welcome

2.2.1 Kopie identiteitsbewijs bewaren
Van het identiteitsbewijs moet u een kopie maken van de bladzijden met informatie,
zoals persoonlijkheidskenmerken, handtekening, stempels en kinderen. Lege
bladzijden hoeft u niet te kopiëren. De kopie moet duidelijk leesbaar zijn en de foto
moet herkenbaar zijn.
U kunt de identiteit van een Nederlandse werknemer vaststellen aan de hand van een
identiteitskaart of een Nederlands paspoort. Bij een Nederlands paspoort hoeft u
alleen een kopie te maken van bladzijde 2 met de identificerende gegevens. Van een
identiteitskaart moet u een kopie van de voor- en achterzijde maken.
Uit de kopie moeten de aard en het nummer van het document blijken. Blijken deze
gegevens niet uit de kopie, dan moet u ze bij de loonadministratie vastleggen. De
kopie moet u ten minste vijf volle kalenderjaren na het einde van de dienstbetrekking
bij de loonadministratie bewaren. Wij kunnen u toestemming verlenen of opdracht
geven om de kopieën op een andere plaats dan bij de loonadministratie te bewaren.
Hieraan kunnen wij voorwaarden verbinden.
Let op!
Als de geldigheid van het identiteitsbewijs verloopt, hoeft u uw werknemer niet om een nieuw
geldig identiteitsbewijs te vragen.
2.2.2 Samenhangende groep inhoudingsplichtigen
Als een werknemer binnen een samenhangende groep inhoudingsplichtigen van
werkgever wisselt, hoeft u als de nieuwe werkgever niet opnieuw de identiteit van
uw werknemer vast te stellen (zie ook paragraaf 3.2.1).
2.2.3 Identificatieplicht op de werkplek
Iedereen die op de werkplek is, moet op elk moment een geldig en origineel identiteitsbewijs
kunnen tonen. Werknemers uit Nederland en de EU/EER mogen hiervoor een
rijbewijs gebruiken. U moet uw werknemers hierop wijzen. Bij een controle moet
u uw werknemers de gelegenheid geven om aan hun identificatieplicht te voldoen.
2.2.4 Verzuimboete
Als u de identiteit van uw werknemer niet op de juiste manier vaststelt, moet u het
anoniementarief toepassen (zie paragraaf 2.5). Anders kunnen wij u direct, zonder
strafprocedure, een verzuimboete van maximaal € 4.920 geven.
De werknemer zelf is ook verplicht om zijn identiteit op de juiste manier door u
te laten vaststellen. Voldoet hij niet aan deze verplichting, dan kunnen wij ook hem
een verzuimboete van maximaal € 4.920 geven.
Het bovenstaande geldt ook als u inhoudingsplichtige bent voor artiesten, beroepssporters
en leden van buitenlandse gezelschappen.
2.3 Eerstedagsmelding
In geval van bijzondere risico’s op fraude en illegale tewerkstelling kunnen wij u
verplichten om eerstedagsmelding te doen. Wij kunnen u deze verplichting opleggen
in een van de volgende situaties:
– als u een naheffingsaanslag hebt gekregen omdat u werknemers niet in
de loonadministratie hebt opgenomen
– als u van ons een vergrijpboete voor het niet of te laat betalen van loonheffingen
hebt gekregen
– als u strafrechtelijk vervolgd wordt omdat u:
– illegale werknemers in dienst hebt
24 hANdBOEk lOONhEffINGEN 2010