Handboek Loonheffingen 2010 - Schouten Enterprises - Welcome

Schematisch overzicht van de gegevens voor een volledig sluitende rittenregistratie
Autogegevens
Merk Type Kenteken Beschikkingsperiode
Van Tot
Ritgegevens
Datum Ritnummer Beginstand Eindstand Vertrekadres Afwijkende Bezoek­ Privérit? Privérouteadres
omrijkilometers
(1) (2) (3) (4) (5)
1. Nummer de ritten per dag.
2. Vul de route alleen in als die afwijkt van de gebruikelijke route.
3. Vul het bezoekadres in als het gaat om een zakelijke rit of als het gaat om een rit met zakelijke
kilometers en privékilometers. Het bezoekadres is in beide gevallen het zakelijke adres dat
u bezoekt.
4. Vul in of de rit privé was. Alleen het doel van een rit bepaalt of deze zakelijk of privé was.
Als uw werknemer tijdens zijn werk bijvoorbeeld een bezoek aan de dokter brengt en daarbij
de auto gebruikt om tijd te besparen, geldt dit als een privérit.
5. Vul het aantal privé­omrijkilometers in. U moet deze kolom alleen invullen als sprake is van
een rit met een gemengd karakter.
Zijn er meer gebruikers per auto, dan moet uit de rittenregistratie blijken welke gebruiker
een rit heeft gemaakt. Dat kan bijvoorbeeld door een extra kolom in de registratie.
De rapportages met de bijbehorende documenten vormen de (controleerbare) rittenregistratie
die als bewijs van het feitelijke privégebruik dient. U kunt de juistheid
van een rittenregistratie controleren met bijvoorbeeld kantooragenda’s, orderbriefjes,
garagenota’s en elektronische routeplanners. Deze gegevens moet u ook bij uw
loonadministratie bewaren, zodat u ze tijdens een onderzoek door ons kunt tonen
en wij de gegevens kunnen controleren.
De rittenregistratie kunt u ook geautomatiseerd laten doen met een zogenoemd blackboxsysteem.
Daarmee legt de bestuurder nauwkeurig het aantal kilometers vast dat hij
met de auto heeft gereden. Het systeem legt dan automatisch een aantal ritgegevens
vast waarvan u een schriftelijke rapportage kunt krijgen. Vaak kunt u daarin elke
afzonderlijke rit terugvinden. Het systeem draagt zo ook bij aan verminderen van het
administratieve werk. De bestuurder moet zelf wel aangeven of het om een zakelijke rit
of privérit gaat. Daarom blijft het bij een geautomatiseerde registratie nodig om een
relatie te kunnen leggen tussen de rapportages en bijvoorbeeld agenda’s en orderbriefjes.
Let op!
In het black-boxsysteem moeten dezelfde gegevens staan als in een volledig sluitende rittenadministratie.
18.3.16 Ander bewijs
Een sluitende rittenregistratie in combinatie met een Verklaring geen privégebruik auto,
is een manier om te bewijzen dat uw werknemer met een auto maximaal 500 kilometer
per kalenderjaar privé rijdt. Maar uw werknemer is niet aan deze manier gebonden.
Ook andere vormen van bewijs zijn aanvaardbaar. Dit heet de vrije bewijsleer.
We noemen hier enkele vormen die in de praktijk aanvaardbaar zijn als bewijs
en enkele vormen die dat niet zijn.
Aanvaardbaar bewijs
De volgende manieren zijn aanvaardbaar als bewijs:
– U en uw werknemer hebben schriftelijk afgesproken dat privégebruik niet
is toegestaan, bijvoorbeeld als een aanvulling op de arbeidsovereenkomst.
226 hANdBOEk lOONhEffINGEN 2010