Handboek Loonheffingen 2010 - Schouten Enterprises - Welcome

– In uw administratie is een directe en eenduidige relatie te leggen tussen de
vergoeding en de ingeleverde vervoerbewijzen.
– U bewaart de vervoerbewijzen bij uw administratie (dat hoeft niet uw
loonadministratie te zijn). Van de gebruiker van de ov-chipkaart bewaart u de
overzichten waarin de transacties (reisbewegingen) met de ov-chipkaart staan.
Als de werknemer tijdens een reis vertraging heeft opgelopen, kan hij bij de
vervoerder een vertragingsvergoeding aanvragen. Bij de aanvraag moet hij het
originele vervoerbewijs inleveren. In dat geval bewaart u een kopie van het
vervoerbewijs en de brief of het e-mailbericht van de vervoerder met de toekenning
of afwijzing van de vertragingsvergoeding.
18.2.2 Verstrekken van vervoerbewijzen
Uw werknemer kan voor zijn werk per openbaar vervoer reizen met vervoerbewijzen
die u voor hem hebt gekocht. Dan is sprake van vervoer vanwege de werkgever (zie
paragraaf 18.9). U mag de plaatsbewijzen onbelast aan uw werknemer verstrekken.
Uw werknemer heeft dan geen reiskosten, zodat u hem geen onbelaste reiskostenvergoeding
mag betalen. U kunt wel een onbelaste vergoeding geven van maximaal
€ 0,19 per kilometer voor de reizen van en naar bijvoorbeeld een station of bus- of
tramhalte (zie paragraaf 18.2.4).
Let op!
U kunt uw werknemer onbelast een vervoerbewijs verstrekken voor zijn traject woning-werk. U
kunt hem onbelast vrij reizen met het openbaar vervoer verstrekken (zie paragraaf 18.2.3), als uw
werknemer het vervoerbewijs ook voor zijn werk gebruikt.
18.2.3 Vrij reizen met openbaar vervoer
In deze paragraaf leest u waarmee u rekening moet houden, als uw werknemer vrij
reist per openbaar vervoer. Uw werknemer kan de kaart die u vergoedt of verstrekt,
ook gebruiken voor privéreizen.
Vergoeden of verstrekken van een ov­kaart
Vergoedt of verstrekt u aan uw werknemer een ov-kaart voor vrij reizen met het
Nederlandse openbaar vervoer, dan hoeft u niets bij het loon te tellen als uw
werknemer de ov-kaart regelmatig gebruikt voor reizen voor het werk. Als hij de
ov-kaart niet gebruikt voor reizen voor het werk, is de vergoeding loon. Als u deze
kaart hebt verstrekt, is de waarde in het economische verkeer loon.
Voordeelurenkaart voor Nederlands openbaar vervoer
Vergoedt of verstrekt u aan uw werknemer een voordeelurenkaart, dan hoeft u niets
bij het loon te tellen. Voorwaarde is dat uw werknemer deze kaart (ook) voor reizen
voor het werk gebruikt. Als uw werknemer de kaart gebruikt die u hebt verstrekt,
mag u maximaal het bedrag dat op het vervoerbewijs (bijvoorbeeld trein- of
buskaartje) staat, onbelast vergoeden.
Beperkt recht op (gedeeltelijk) vrij reizen
Misschien vergoedt of verstrekt u een beperkt recht op (gedeeltelijk) vrij reizen per
Nederlands openbaar vervoer dat tot het loon moet worden gerekend. Bijvoorbeeld
een beperkt recht op vrij reizen voor gepensioneerde werknemers. Een beperkt recht
op vrij reizen betekent dat uw werknemer niet kan reizen op werkdagen tussen 7.00
en 9.00 uur of tussen 16.30 en 18.00 uur, met uitzondering van de maanden juli en
augustus. Voor het voordeel van vrij reizen mag u eindheffing toepassen. Hiervoor
geldt het tabeltarief (zie paragraaf 21.4).
hANdBOEk lOONhEffINGEN 2010 213
18 Vervoer en reiskosten