Handboek Loonheffingen 2010 - Schouten Enterprises - Welcome

Andere vergoedingen
Vergoedingen voor reiskosten die u naast de € 0,19 per kilometer betaalt, zijn ook
loon. Dat zijn bijvoorbeeld vergoedingen voor parkeer-, veer- en tolgelden, voor
(extra) afschrijving en slijtage van de auto, voor het inbouwen van een carkit, voor
extra benzineverbruik door een aanhangwagen of voor schade aan de auto.
Vergoedingen voor parkeer-, veer- en tolgelden en verstrekkingen daarvoor vallen
onder de eindheffing, voor zover ze loon zijn (zie paragraaf 21.5). Zie voor de
vergoeding van een parkeergelegenheid paragraaf 18.10.
Let op!
Navigatieapparatuur valt onder de regeling voor computers (zie paragraaf 17.8). Dit betekent dat
u navigatieapparatuur onbelast mag vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen, als uw
werknemer deze voor 90% of meer zakelijk gebruikt.
18.1.5 Vergoedingen administreren en bewaren
U moet de gegevens van de kostenvergoedingen voor een eigen vervoermiddel van
uw werknemer bij de loonadministratie bewaren. Voor iedere werknemer moet u
per betalingstijdvak het aantal kilometers bijhouden waarvoor u een vergoeding
hebt gegeven. U moet ook de gegevens van de kostenvergoedingen voor een eigen
vervoermiddel van uw werknemer bij incidentele reizen bewaren, maar dat hoeft niet
bij uw loonadministratie. Verder is het verstandig om per reis de gevolgde route en
het bezochte adres te noteren.
18.2 Reizen met openbaar vervoer
Onder openbaar vervoer verstaan we voor iedereen beschikbaar personenvervoer
volgens een dienstregeling. Dat kan bijvoorbeeld zijn per auto, bus, veerpont, trein,
tram of metro.
Een taxi, boot of vliegtuig is geen openbaar vervoer. Daarvoor geldt een aparte
regeling (zie paragraaf 18.6).
In deze paragraaf behandelen we de volgende onderwerpen:
– vergoeden van de kosten (zie paragraaf 18.2.1)
– verstrekken van vervoerbewijzen (zie paragraaf 18.2.2)
– vrij reizen met openbaar vervoer (zie paragraaf 18.2.3)
– vervoer van en naar een station of halte (zie paragraaf 18.2.4)
– reisaftrek voor de inkomstenbelasting (zie paragraaf 18.2.5)
– schema openbaar vervoer (zie paragraaf 18.2.6)
18.2.1 Vergoeden van de kosten
Als uw werknemer met het openbaar vervoer reist, mag u maximaal € 0,19 per
kilometer onbelast vergoeden. U kunt er ook voor kiezen om de werkelijke
reiskosten te vergoeden. Ook dat mag onbelast. Daarbij hoeft u geen rekening te
houden met een vertragingsvergoeding die de vervoerder eventueel geeft. Als uw
werknemer de afstand gedeeltelijk met eigen vervoer reist en gedeeltelijk per
openbaar vervoer, mag u voor de volledige reisafstand een onbelaste vergoeding
geven van € 0,19 per kilometer. U mag ook de werkelijke openbaarvervoerkosten
onbelast vergoeden, vermeerderd met maximaal € 0,19 per kilometer voor eigen
vervoer.
U mag met uw werknemer een vaste vergoeding voor reizen afspreken als u kiest
voor vergoeding van maximaal € 0,19 per kilometer (zie paragraaf 18.1.2).
Als u de werkelijke openbaarvervoerkosten onbelast wilt vergoeden, moet u voldoen
aan de volgende voorwaarden:
– Uw werknemer overhandigt u de vervoerbewijzen zodra ze niet meer geldig zijn.
212 hANdBOEk lOONhEffINGEN 2010