Handboek Loonheffingen 2010 - Schouten Enterprises - Welcome

18 Vervoer en reiskosten
De meeste werknemers reizen voor hun werk. U kunt hierbij denken aan woonwerkverkeer
(bijvoorbeeld naar kantoor), andere zakelijke reizen (bijvoorbeeld
naar klanten) of reizen voor een opleiding die uw werknemer voor zijn werk volgt.
Als werkgever kunt u de kosten voor deze reizen vergoeden. U kunt er ook op een
andere manier voor zorgen dat uw werknemer deze reizen voor zijn werk kan maken,
zoals een auto aan hem ter beschikking stellen of treinkaartjes aan hem verstrekken.
In dit hoofdstuk krijgt u informatie over de belaste en onbelaste vergoedingen of
verstrekkingen voor het reizen door uw werknemer. De volgende onderwerpen
komen aan bod:
– reizen met een eigen auto, motor, (brom)fiets enzovoort (zie paragraaf 18.1)
– reizen met openbaar vervoer (zie paragraaf 18.2)
– reizen met een personenauto van de zaak (zie paragraaf 18.3)
– reizen met een bestelauto van de zaak (zie paragraaf 18.4)
– reizen met een ander vervoermiddel van de zaak (zie paragraaf 18.5)
– reizen met een taxi, boot of vliegtuig (zie paragraaf 18.6)
– fietsregeling (zie paragraaf 18.7)
– carpoolregeling (zie paragraaf 18.8)
– vervoer vanwege de werkgever (zie paragraaf 18.9)
– parkeergelegenheid (zie paragraaf 18.10)
– reiskosten voor periodiek gezinsbezoek (zie paragraaf 18.11)
– tijdelijk ander vervoer door wegwerkzaamheden (zie paragraaf 18.12)
18.1 Reizen met een eigen auto, motor, (brom)fiets enzovoort
Deze paragraaf gaat over de volgende onderwerpen:
– onbelaste vergoeding van maximaal € 0,19 per kilometer (zie paragraaf 18.1.1)
– vaste vergoeding (zie paragraaf 18.1.2)
– vergoeding totale autokosten (zie paragraaf 18.1.3)
– vergoeding hoger dan € 0,19 per kilometer en andere vergoedingen
(zie paragraaf 18.1.4)
– vergoedingen administreren en bewaren (zie paragraaf 18.1.5)
18.1.1 Onbelaste vergoeding van maximaal € 0,19 per kilometer
Uw werknemer gebruikt een eigen vervoermiddel voor reizen voor het werk. U mag
uw werknemer voor deze reizen een onbelaste vergoeding betalen van maximaal
€ 0,19 per kilometer. Het maakt geen verschil of uw werknemer het vervoermiddel
gebruikt voor woon-werkverkeer of ander zakelijk verkeer.
Het is niet van belang met welk privévervoermiddel uw werknemer reist. Als uw
werknemer bijvoorbeeld acht kilometer van zijn werk woont en dagelijks met zijn
fiets of bromfiets naar het werk reist, mag u maximaal € 0,19 per kilometer onbelast
vergoeden. Dat mag alleen voor de zakelijk gereden kilometers. Uit privéoverwegingen
gereden omrijkilometers (bijvoorbeeld om een kind naar de crèche te brengen) mag u
niet onbelast vergoeden. Dat mag ook niet voor kilometers die uw werknemer rijdt
om bijvoorbeeld tussen de middag thuis te eten. Deze kilometers zijn ook niet zakelijk.
U mag ook geen onbelaste vergoeding betalen voor (delen van) reizen waarvoor u
voor vervoer zorgt (zie paragraaf 18.9).
Voorbeeld 1
Uw werknemer reist van maandag tot en met woensdag met uw personeelsbusje vanaf de opstapplaats
tot aan de vaste arbeidsplaats. Hij reist met zijn eigen auto van zijn woning naar de opstapplaats
(afstand 9 kilometer). Op donderdag en vrijdag reist hij met zijn eigen auto van zijn woning
naar de vaste arbeidsplaats (afstand 42 kilometer), omdat op die dagen het personeels busje niet
beschikbaar is. Op vrijdag moet hij 10 kilometer omrijden om zijn kind naar de crèche te brengen.
208 hANdBOEk lOONhEffINGEN 2010