Whitepaper aan de slag met e-facturatie - Ricoh
Whitepaper aan de slag met e-facturatie - Ricoh
Whitepaper aan de slag met e-facturatie - Ricoh
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
<strong>Whitepaper</strong> <strong>aan</strong> <strong>de</strong> <strong>slag</strong> <strong>met</strong> e-<strong>facturatie</strong><br />
1.2 het ein<strong>de</strong> van <strong>de</strong> papieren factuur<br />
Door <strong>de</strong> afhankelijkheid van papieren facturen wor<strong>de</strong>n organisatorische processen vertraagd, omdat handmatige<br />
invoer van gegevens onvermij<strong>de</strong>lijk leidt tot fouten, kwijtgeraakte facturen en vertraging bij <strong>de</strong> verwerking. Het<br />
handmatig invoeren van factuurgegevens is <strong>de</strong> meest tijdroven<strong>de</strong> en kostbare activiteit, maar waarschijnlijk ook<br />
<strong>de</strong> taak <strong>met</strong> <strong>de</strong> minste toegevoeg<strong>de</strong> waar<strong>de</strong> in <strong>de</strong> boekhoudaf<strong>de</strong>ling. Meestal wor<strong>de</strong>n papieren en elektronische<br />
facturen handmatig geschei<strong>de</strong>n, wat weer om afzon<strong>de</strong>rlijke processen en bijbehoren<strong>de</strong> inefficiëntie vraagt. Quocirca<br />
heeft on<strong>de</strong>rzocht dat een papieren factuur gemid<strong>de</strong>ld € 8,- kost om te verzen<strong>de</strong>n en € 10,- om te ontvangen,<br />
terwijl een elektronische factuur slechts € 2,- kost. On<strong>de</strong>rst<strong>aan</strong><strong>de</strong> figuur laat zien uit welke stappen het handmatige<br />
<strong>facturatie</strong>proces bestaat.<br />
Verzen<strong>de</strong>r<br />
ERP-systeem<br />
produceert<br />
facturen<br />
Ontvanger<br />
Ontvangen van<br />
afgestempel<strong>de</strong><br />
facturen per post<br />
papieren <strong>facturatie</strong>sproces<br />
- Handmatig en foutgevoelig<br />
- Lage productiviteit<br />
- Ondui<strong>de</strong>lijke en kwijtgeraakte facturen<br />
- Onnodige duplicaten<br />
Papieren facturen zijn niet alleen duur en tijdrovend om te versturen, het is ook vrij omslachtig om ze op te sl<strong>aan</strong> en<br />
te archiveren. Facturen die niet <strong>met</strong> elkaar overeenkomen leggen een flinke druk op <strong>de</strong> bedrijfsmid<strong>de</strong>len. Dit kan<br />
lei<strong>de</strong>n tot verslechter<strong>de</strong> relaties <strong>met</strong> leveranciers, waardoor ook reguliere kortingen niet meer verzekerd zijn. Soms<br />
hebben bedrijven moeite <strong>met</strong> het voorberei<strong>de</strong>n van accountantson<strong>de</strong>rzoeken voor <strong>de</strong> jaarafsluiting en het voldoen<br />
<strong>aan</strong> alle vereisten voor <strong>de</strong> Europese belastingcontroles. De afhankelijkheid van papier legt ook een flink be<strong>slag</strong> op<br />
het milieu, niet alleen in papierverbruik en -afval maar ook in bijkomen<strong>de</strong> energiekosten voor het distribueren van<br />
<strong>de</strong> fysieke facturen.<br />
Er is groeien<strong>de</strong> belangstelling in elektronisch factureren omdat dit bedrijven in staat stelt <strong>de</strong> financiële bedrijfskolom<br />
te optimaliseren en handmatige processen te vermin<strong>de</strong>ren. Dit biedt zowel afnemers en leveranciers strategische en<br />
operationele voor<strong>de</strong>len.<br />
8 | November 2011<br />
Afdrukken<br />
facturen<br />
Controleren<br />
<strong>met</strong> or<strong>de</strong>r t.b.v.<br />
goedkeuring<br />
Verzamelen van<br />
on<strong>de</strong>rsteunen<strong>de</strong><br />
documenten<br />
Controleren bij<br />
leverancier o.b.v.<br />
kostenco<strong>de</strong><br />
Vouwen,<br />
invoegen en<br />
afstempelen<br />
Invoeren<br />
van factuurgegevens<br />
in ERP-systeem<br />
Afgeven bij<br />
postkantoor<br />
Goedkeuring<br />
factuur door<br />
geautoriseer<strong>de</strong><br />
persoon<br />
- Ondui<strong>de</strong>lijke goedkeuringsprocedures<br />
- Geen leverancierskorting<br />
- Overschre<strong>de</strong>n betalingstermijnen<br />
Kopiëren van<br />
facturen om te<br />
archiveren<br />
Factuur<br />
archiveren
Change language