KOKYBĖS VADYBOS TEORIJOS PRAKTINIS TAIKYMAS

14 pav. Procedūros aprašo ištrauka – struktūrizuoto grįţtamojo ryšio proceso fragmentas.
7.7. Instrukcijos ir specifikacijos
Darbo instrukcija. Darbo instrukciją galima būtų panaudoti aiškinant, kaip turi būti atliktos
uţduotys. Šitaip smulkus darbo aprašymas įtraukiamas ne į procedūras, bet į darbo instrukciją.
Kokybės vadybos sistemoje detaliai veiklos turėtų būti aprašomos tik tada, kai numatyta šias veiklas
stebėti. Kitu atveju detalės turi būti paliktos individualiai spręsti pagal darbo situaciją.
Procedūros ir darbo instrukcijos skirtos sukurti aiškiam uţduočių supratimui ir atlikimui, taip
pat palaikyti darbo proceso tęstinumui net tuo atveju, kai pasikeičia personalas.
Specifikacijos. Vadovaujantis ISO 9000, specifikacija apibrėţiama taip: dokumentas, kuriame
išdėstyti reikalavimai. Specifikacijos gali būti pateikiamos brėţiniais, aprašymais, skaičiais ar
tolerancijomis. Svarbu, kad būtų galima patikrinti šių specifikacijų atitiktį.
Standartai netiesiogiai nurodo specifikacijos reikalingumą tam tikriems reikalavimams,
susijusiems su pirkimu, proceso valdymu ir kontrole bei bandymais. Todėl kokybės vadybos sistemoje
turi būti instrukcijos įsigytam produktui, baigtam produktui, o kai kuriais atvejais ir pusiau baigtoms
prekėms patikrinti ─ ar visa tai atitinka specifikacijas.
Kokybės duomenų įrašai (KDĮ). Pagal ISO 9000 standarto terminologiją duomenų įrašai yra
dokumentas, kuriame pateikiami atliktų veiksmų ar gautų rezultatų objektyvūs įrodymai. Kokybės
duomenų įrašai suteikia aiškumą, kaip buvo įvykdyti kokybės reikalavimai. KDĮ gali būti parašytas ar
įtrauktas į bet kokią duomenų aplinką, pavyzdţiui, į kompiuterį. Šiuos įrašus reikia saugoti ir priţiūrėti,
vadovaujantis ISO 9001 standarto reikalavimu “Kokybės duomenų įrašų valdymas”.
Padalinių ir skyrių vadovai (ypač tie, kas turi didelę vadovų-administratorių patirtį) daţnai
sukuria „rimtus“ dokumentus – 5, 7 ar net daugiau lapų apimties. Tačiau reikia prisiminti, kad kuo
didesnės apimties dokumentas, tuo maţesnė tikimybė, kad ţmonės ims jį skaityti. Kuo daugiau
prirašyta dokumente, tuo sunkiau ţmonėms atsirinkti prioritetus.
Tinkamo dokumento stiliaus pasirinkimas – svarbus aspektas, siekiant, kad darbuotojai aiškiai
suvoktų, kokio veikimo iš jų tikimasi. Pabandykite realistiškai įvertinti, kokiais būdais šiais laikais yra
perduodama ir priimama informacija. Manau, kad nesunkiai nustatysite, jog dominuoja audiovizualiniai
perdavimo būdai, o tuo tarpu perdavimas raštu atsidurs sąrašo gale.
33