Cuteflow 軟體介紹 - 東吳大學

Cuteflow 軟 體 介 紹
東 吳 大 學 企 業 管 理 系
指 導 老 師 : 尚 榮 安 教 授
第 四 組 組 員 :
95153303 傅 強 johnny7540@gmail.com
95153311 王 伯 元 bradwang1987@hotmail.com
95153327 邱 亨 澤 monkey890332@hotmail.com
951533 游 舒 涵 happy_music_286@hotmail.com
95153352 王 朝 信 ashin-0415@hotmail.com

軟 體 介 紹
Cuteflow 軟 體 介 紹 :
Cuteflow 是 一 套 特 別 針 對 表 單 的 工 作 流 程 管 理 系 統 , 因 為 透 過 電 子 郵 件 的
方 式 來 處 理 表 單 的 工 作 , 所 以 它 取 代 了 傳 統 紙 本 作 業 方 式 。 而 一 般 使 用 此 軟
體 的 管 理 者 會 先 定 義 表 單 欄 位 , 再 把 它 們 放 入 文 件 樣 板 , 最 後 設 定 執 行 人 員
的 清 單 , 因 此 透 過 使 用 者 開 啟 一 個 工 作 流 程 , 將 表 單 一 個 個 關 卡 依 序 傳 給 每
個 接 收 者 , 並 可 清 楚 觀 察 到 整 個 工 作 的 作 業 流 程 在 進 行 。
有 效 率 的 監 控 處 理 平 台
在 整 個 作 業 流 程 當 中 , 每 一 個 使 用 者 都 能 清 楚 的 了 解 到 工 作 在 作 業 各 階 段 的
完 成 進 度 、 目 前 作 業 運 行 狀 況 、 作 業 是 否 透 過 主 管 核 准 以 及 作 業 有 哪 些 地 方
需 要 修 改 或 是 加 強 等 等 。 若 這 些 繁 瑣 的 事 情 在 紙 上 紀 錄 的 話 , 一 定 會 顯 的 非
常 不 方 便 ,Cuteflow 提 供 了 非 常 簡 單 又 方 便 的 工 作 處 理 平 台 , 可 以 即 時 的
處 理 並 且 了 解 各 種 狀 況 , 讓 使 用 者 能 針 對 各 流 程 作 出 最 有 效 率 的 管 理 。
Cuteflow 軟 體 應 用 範 圍
因 為 Cuteflow 是 一 個 運 用 性 高 , 且 具 有 靈 活 性 的 軟 體 , 所 以 說 不 僅 僅 是 在
公 司 行 號 或 是 大 型 企 業 等 等 , 更 可 以 廣 泛 得 運 用 在 學 校 、 私 人 機 構 、 組 織 、
社 團 等 等 , 凡 是 有 團 體 得 組 織 都 可 以 運 用 此 軟 體 來 讓 工 作 流 程 達 到 最 有 效 率
的 處 理 方 式 , 是 一 個 非 常 平 易 近 人 的 軟 體 。
Cuteflow 軟 體 的 表 單 系 統 設 計 , 主 要 可 分 為 兩 大 方 向 :
1. 經 由 公 司 特 定 單 位 在 了 解 作 業 需 求 之 後 , 依 照 需 求 將 表 單 設 計 為 一 個 專
門 處 理 重 複 性 作 業 的 作 業 處 理 系 統 , 例 如 : 請 假 單 或 是 請 購 單 , 這 一 類

作 業 具 有 重 複 發 生 的 特 性 , 因 此 若 能 是 先 將 作 業 流 程 設 計 妥 善 , 對 之 後
的 工 作 處 理 效 率 會 大 大 改 善 , 並 且 能 省 下 多 餘 的 人 力 、 成 本 以 及 時 間 。
2. 在 表 單 設 計 方 面 可 較 為 粗 略 , 也 就 是 說 在 以 後 有 遇 到 類 似 的 作 業 模 式 便
可 以 直 接 套 用 此 大 略 的 流 程 , 只 要 針 對 部 份 特 殊 的 項 目 加 以 修 改 或 是 編
輯 即 可 , 不 用 重 新 設 計 整 份 的 流 程 表 單 , 大 大 節 省 了 時 間 成 本 。
Cuteflow 的 主 要 特 點
1. 自 由 和 開 放 原 始 碼
2. webbased 用 戶 介 面
3. 易 安 裝 、 設 定 及 使 用
4. 一 體 化 的 工 作 流 程 文 件 , 電 子 郵 件 訊 息
5. 支 援 不 同 的 工 作 流 程
6. 無 限 量 發 送 、 領 域 、 插 槽 和 接 收 機
7. 工 作 流 程 可 附 加 數 據 和 文 件
8. 靈 活 的 用 戶 管 理 與 替 代 品
建 立 作 業 環 境
Cuteflow 軟 體 安 裝 相 當 簡 易 , 也 很 適 合 各 種 不 同 的 作 業 系 統 安 裝 , 其 作 業
環 境 一 般 建 議 如 下 :
系 統 主 機 :
Cuteflow 這 個 軟 體 適 用 於 各 種 大 小 型 企 業 , 一 般 市 面 上 的 電 腦 等 級 皆 已 足
夠 有 使 用 此 軟 體 的 能 力 , 因 此 建 議 電 腦 通 參 考 規 格 如 下 :
CPU:intelP4 以 上
RAM:512MB 以 上

硬 碟 :80GB 以 上
網 路 卡
其 他 配 備 : 螢 幕 、 滑 鼠 、 鍵 盤 、 光 碟 機 等
用 戶 端 電 腦 :
個 人 電 腦 必 須 有 網 際 網 路 以 及 PDF 軟 體 安 裝 。
網 際 網 路 :
這 套 軟 體 主 要 是 給 公 司 內 部 使 用 , 所 以 使 用 時 主 要 是 用 公 司 內 部 區 域
網 路 即 可 , 若 是 要 開 放 給 外 部 使 用 者 使 用 , 則 建 議 如 下 :
IP 位 置 : 浮 動 IP 及 固 定 IP 皆 可 使 用
Domain: 可 付 費 申 請 有 企 業 轉 屬 名 稱 的 網 域

安 裝 流 程
在 安 裝 cuteflow 前 我 們 必 須 先 行 安 裝 好 下 列 程 式 。
安 裝 環 境 :Windows(98/NT/2000/XP)
軟 體 需 求 :XAMPP 綜 合 伺 服 器 套 件
安 裝 好 上 列 程 式 後 我 們 就 可 以 開 始 進 行 安 裝 cuteflow 的 步 驟 。
安 裝 步 驟
1. 請 下 載 cuteflow 軟 體 壓 縮 檔
2. 下 載 網 址 :http://www.cuteflow.org/downloads.html
3. 將 解 壓 縮 過 後 的 資 料 夾 移 至 XAMPP 資 料 夾 中 的 C:xampp/xampp/htdocs

4. 開 啟 XAMPP 後 點 進 service settings
並 在 Run XAMPP control panel as a service 旁 打 勾

5. 選 取 Apache 與 Mysql 旁 的 Start 使 其 運 作

6. 接 著 點 下 Admin 將 會 直 接 進 入 到 http://localhost/xampp

7. 在 網 頁 左 方 點 下 phpMyAdmin

8. 建 立 新 資 料 庫 ”cuteflow”

9. 輸 入 網 址 http://localhost/cuteflow, 即 進 入 安 裝 畫 面
10. 點 選 install( 安 裝 ) 後 , 設 定 資 料 庫 相 關 資 訊 ( 密 碼 不 必 設 定 即 可 )

11. 持 續 點 選 continue 後 , 勾 選 安 裝 測 試 資 料 並 輸 入 E-MALL

12. 點 選 start cuteflow 後 輸 入 使 用 者 名 稱 與 密 碼 即 可 開 始 使 用 cuteflow 軟 體
13. 安 裝 完 畢 立 即 使 用

系 統 操 作 說 明
建 立 新 循 環 文 件 前 的 前 置 作 業
現 在 假 設 我 們 是 cuteflow 這 個 系 統 的 管 理 者 , 為 了 讓 接 下 來 的 使 用 者 可 以
順 利 的 使 用 這 個 系 統 , 我 們 必 須 先 行 完 成 下 列 的 前 置 作 業 。
在 使 用 預 設 帳 號 admin 登 入 系 統 後 便 可 看 到 cuteflow 的 主 頁 面 , 此 時 的 頁
面 呈 現 的 是 To Do 的 頁 面 。

由 於 此 時 的 登 入 狀 態 是 預 設 的 使 用 者 狀 態 (admin), 所 以 我 們 必 須 到 User 的
地 方 建 立 一 組 屬 於 我 們 自 己 的 資 料 。

點 擊 新 增 使 用 者 (New user) 後 , 在 使 用 者 資 料 (User data) 中 輸 入 使 用 者 的
姓 名 、 一 組 新 帳 號 密 碼 以 及 替 代 等 待 天 數 和 替 代 人 員 。
註 : 替 代 等 待 天 數 和 替 代 人 員 是 指 當 此 循 環 文 件 傳 遞 給 某 特 定 的 使 用 者 後 ,
如 果 這 個 使 用 者 未 能 在 設 定 好 的 天 數 內 完 成 工 作 的 話 , 此 系 統 便 會 將 此
循 環 文 件 自 動 轉 送 給 這 個 使 用 者 的 替 代 人 員 。

接 著 在 使 用 者 權 限 (User rights) 的 地 方 勾 選 屬 於 使 用 者 的 身 分 或 權 限 。 通
常 被 設 定 為 管 理 階 層 的 人 員 , 便 可 行 使 發 送 新 循 環 文 件 的 權 利 ; 如 果 只 是 一
般 使 用 者 , 那 麼 他 們 只 能 接 收 新 循 環 文 件 所 指 示 的 工 作 , 而 無 法 發 送 新 文 件 。
如 此 一 來 , 使 用 者 們 便 可 以 用 他 們 的 新 帳 號 和 新 密 碼 登 入 這 個 系 統 。

在 完 成 以 上 的 操 作 後 , 接 下 來 我 們 就 可 以 開 始 進 行 建 立 循 環 文 件 前 的 一 些 設
定 工 作 。 另 外 , 為 了 讓 大 家 可 以 更 清 楚 的 了 解 這 個 系 統 操 作 方 式 , 我 們 先 假
設 今 天 我 們 要 使 用 這 個 系 統 來 替 東 吳 大 學 購 買 一 系 列 的 球 類 體 育 器 材 。
欄 位 (Fields)
在 建 立 一 循 環 文 件 以 前 我 們 必 須 先 做 好 欄 位 的 設 定 。 我 們 可 以 這 樣 解 釋 , 欄
位 就 是 接 下 來 表 單 中 會 出 現 的 項 目 , 我 們 必 須 先 設 定 好 一 系 列 欄 位 的 類 別 ,
好 讓 它 在 接 下 來 可 以 順 利 的 被 使 用 。

進 入 欄 位 (Fields) 的 頁 面 後 , 我 們 便 可 點 擊 新 增 新 欄 位 (New field) 以 新 增
新 的 欄 位 項 目 。 比 如 說 我 們 現 在 要 為 東 吳 大 學 購 買 球 類 體 育 器 材 , 那 麼 我 們
便 要 先 行 輸 入 未 來 表 單 裡 可 能 會 出 現 的 球 類 名 稱 、 申 請 日 期 、 購 買 數 量 、 甚
至 上 級 同 意 是 否 能 夠 購 買 的 「 核 准 與 否 」 項 目 。
欄 位 的 型 態 有 很 多 種 形 式 , 比 如 空 白 內 容 格 式 、 數 字 格 式 和 日 期 格 式 等

文 件 樣 板 (Document templates)
在 設 定 好 欄 位 後 我 們 便 可 開 始 進 行 文 件 樣 板 的 設 定 , 進 入 文 件 樣 板 的 頁 面 後
點 擊 新 增 新 文 件 樣 板 (New Document template)。
第 一 個 步 驟 我 們 要 先 輸 入 此 次 循 環 文 件 的 名 稱 。 例 如 我 們 現 在 要 幫 東 吳 購 買
體 育 器 具 , 那 麼 我 們 可 以 輸 入 「 東 吳 大 學 98 年 體 育 器 材 請 購 單 」。

第 二 個 步 驟 我 們 要 建 立 slot,slot 的 意 義 指 的 是 「 循 環 文 件 在 循 環 時 所 需
進 行 的 每 個 步 驟 或 循 環 時 所 需 傳 遞 給 的 部 門 」。 例 如 我 們 現 在 要 幫 東 吳 購 買
體 育 器 具 , 那 麼 可 能 會 負 責 到 的 部 門 依 序 有 體 育 器 材 室 、 體 育 部 、 教 務 處 和
總 務 處 , 此 時 我 們 只 要 點 擊 新 增 新 slot(New slot), 然 後 依 序 輸 入 部 門 名
稱 就 可 。( 表 格 中 右 邊 Options 下 的 箭 頭 可 用 來 調 整 部 門 間 傳 遞 的 順 序 )

最 後 一 個 步 驟 便 會 出 現 我 們 在 上 一 個 步 驟 時 所 輸 入 的 slot, 接 著 在 slot 的
右 邊 有 我 們 早 先 輸 入 的 欄 位 項 目 (Fields), 此 時 我 可 以 將 每 個 slot 所 需 的
欄 位 項 目 依 序 選 入 。 例 如 我 們 現 在 要 幫 東 吳 購 買 體 育 器 具 , 那 麼 可 將 球 類 名
稱 、 申 請 日 期 、 購 買 數 量 選 入 體 育 器 材 室 的 slot 中 , 接 著 將 核 准 與 否 選 進
體 育 部 和 教 務 處 , 最 後 把 實 際 購 買 數 量 、 實 際 支 出 、 支 出 預 算 上 限 的 欄 位 選
入 總 務 處 裡 。

郵 件 清 單 (Mailing list)
在 設 定 好 欄 位 和 文 件 樣 板 後 , 我 們 便 可 開 始 著 手 設 定 當 這 份 循 環 文 件 傳 遞 到
每 個 部 門 時 所 需 負 責 的 人 員 。
第 一 個 步 驟 我 們 必 須 先 點 擊 新 增 郵 件 清 單 (New Mailing list), 接 著 在 接 下
來 的 頁 面 裡 (Mailing list tails) 輸 入 此 聯 絡 清 單 的 名 稱 以 及 和 此 聯 絡 清 單
搭 配 的 文 件 樣 板 。 例 如 我 們 現 在 要 幫 東 吳 購 買 體 育 器 具 , 那 麼 我 就 可 以 在 聯
絡 清 單 名 稱 的 地 方 輸 入 「 各 處 室 專 員 連 絡 清 單 」, 然 後 選 擇 其 所 搭 配 的 「 東
吳 大 學 98 年 體 育 器 材 請 購 單 」 文 件 樣 板 。

第 二 個 步 驟 便 是 從 所 有 使 用 者 中 將 負 責 此 循 環 文 件 的 相 關 人 員 選 入 各 個
slot。 例 如 我 們 現 在 要 幫 東 吳 購 買 體 育 器 具 , 那 我 們 就 必 須 替 體 育 器 材 室 等
部 門 選 進 負 責 此 循 環 文 件 的 王 力 宏 等 相 關 人 員 。

建 立 新 循 環 文 件
在 做 好 上 述 所 有 的 前 置 作 業 後 , 管 理 階 層 人 員 便 可 著 手 進 行 一 新 循 環 文 件 的
建 立 。
在 進 入 循 環 文 件 (Circulations) 的 主 頁 面 後 , 點 擊 新 增 循 環 文 件 (New
circulation)。
在 步 驟 一 的 地 方 輸 入 此 循 環 文 件 的 名 稱 和 與 之 搭 配 的 郵 件 清 單 。 例 如 我 們 現
在 要 幫 東 吳 購 買 體 育 器 具 , 那 我 們 可 以 在 名 稱 的 地 方 輸 入 「 東 吳 大 學 98 年
體 育 器 材 請 購 計 畫 」, 然 後 選 擇 與 之 搭 配 的 「 各 處 室 專 員 連 絡 清 單 」 郵 件 清
單 。

在 步 驟 二 中 會 出 現 你 在 步 驟 一 所 選 擇 的 郵 件 清 單 , 如 果 確 定 便 可 勾 選
default 以 進 行 下 一 步 驟 ; 反 之 如 果 要 修 改 的 話 , 只 要 點 選 adapted 便 可 進
行 修 改 動 作 。

在 最 後 一 個 步 驟 會 出 現 你 之 前 所 設 定 好 的 表 單 內 容 , 確 認 無 誤 後 便 可 點 擊
「 完 成 」。

此 時 (Circulations) 的 主 頁 面 便 會 出 現 你 所 完 成 的 循 環 文 件 名 稱 , 並 且 同 時
將 文 件 傳 送 給 設 定 好 的 指 定 工 作 者 。

其 他 設 定
循 環 文 件 檔 案 (Circulation archive)
你 可 以 在 這 裡 將 已 完 成 並 且 值 得 保 留 的 循 環 文 件 在 這 裡 備 份 。
(To do)
方 便 使 用 者 能 夠 在 登 入 後 馬 上 看 到 文 件 的 循 環 情 況 以 及 是 否 有 新 的 循 環
文 件 產 生 。
統 計 資 料 (Statistics)
這 裡 有 與 cuteflow 的 一 些 相 關 統 計 資 料 。
設 定 (Settings)
我 們 可 以 從 這 裡 設 定 cuteflow。
(Notification)
任 何 使 用 者 都 可 以 利 用 此 功 能 傳 送 詢 息 給 其 他 使 用 者 。

實 例 操 作
個 案 範 例 介 紹
Cuteflow 是 一 套 特 別 針 對 表 單 的 工 作 流 程 管 理 系 統 , 適 合 處 理 於 「 申 請 單 」、
「 請 購 單 」、「 請 假 單 」 的 流 程 系 統 , 它 可 以 取 代 傳 統 的 紙 本 作 業 方 式 , 直 接
在 網 路 的 系 統 上 傳 遞 , 可 以 節 省 下 許 多 人 力 和 成 本 , 以 下 我 們 會 藉 由 實 例 ,
來 讓 大 家 了 解 這 個 軟 體 的 運 用 。
申 請 單 建 立
首 先 必 須 先 建 立 「 申 請 單 」 或 「 請 假 單 」, 在 fields 決 定 此 表 單 需 要 哪 些 資
料 。

表 單 樣 板 和 形 式
設 定 好 欄 位 後 , 就 要 開 始 設 定 表 單 的 樣 板 和 形 式 。
1. 點 新 增 表 單
2. 輸 入 表 單 名 稱 為 「 申 請 單
3. 將 此 表 單 分 別 建 立 2 個 slot
4. 將 之 前 所 建 立 的 欄 位 分 別 新 增 至 2 個 slot
slot 為 文 件 在 循 環 時 的 每 個 步 驟 , 或 要 遞 交 的 部 門 。 在 建 立 slot 的 過 程 中 ,
就 可 以 使 用 已 建 立 好 的 欄 位 , 分 配 到 不 同 的 slot, 在 右 邊 Options 看 到 的
圖 型 上 下 箭 頭 , 是 用 來 調 整 先 後 順 序 。
5. 申 請 單 完 成

建 立 郵 寄 清 單
在 申 請 單 建 立 好 後 , 就 要 設 定 Mailing list, 就 是 郵 寄 清 單 , 郵 寄 清 單 表 示
這 張 申 請 單 的 流 程 , 顯 示 必 須 經 過 的 部 門 或 單 位 。
1. 新 增 新 的 郵 寄 清 單
2. 命 名 為 申 請 單 郵 寄 清 單
3. 出 現 此 系 統 中 可 使 用 的 使 用 者 清 單 , 然 後 決 定 這 些 清 單 中 必 須 執 行 確 認
申 請 單 的 單 位 。 第 一 個 slot 不 用 放 入 使 用 者 , 因 為 是 基 本 資 料 , 第 2
個 slot 則 依 照 順 序 放 入 需 經 過 的 使 用 者 , 而 且 除 了 基 本 資 料 外 , 申 請
內 容 是 每 個 經 過 單 位 都 可 以 修 改 的 。
4. 將 sender for the circulation 加 入 最 後 一 個 順 序 , 代 表 在 此 申 請 單
的 流 程 完 後 , 會 再 寄 發 回 申 請 的 單 位 , 通 知 她 們 申 請 單 通 過 。
5. 完 成 郵 寄 清 單 。
6. 而 在 實 際 公 司 運 作 中 , 會 因 為 申 請 的 內 容 或 請 假 的 天 數 的 不 同 , 而 所 需
要 經 過 的 部 門 也 不 盡 相 同 , 譬 如 同 樣 是 請 假 , 請 一 天 的 假 就 可 能 比 請 一

週 所 需 經 過 的 部 門 來 的 少 , 因 此 在 公 司 裡 , 可 能 會 有 許 多 建 立 好 的 「 申
請 單 」、「 請 購 單 」、「 請 假 單 」 的 郵 寄 清 單 , 使 用 者 就 要 依 照 不 同 的 內 容 ,
選 取 不 同 的 郵 寄 清 單 。

實 例 操 作 說 明
以 下 我 們 利 用 一 個 實 例 , 來 了 解 此 系 統 的 運 作 流 程 。
東 吳 高 中 第 95 屆 高 三 生 即 將 畢 業 , 因 此 學 生 會 希 望 舉 辦 畢 業 舞 會 來 歡 送 畢
業 生 , 並 在 2009 年 5 月 5 日 提 出 「 學 生 活 動 申 請 單 」, 依 照 程 序 申 請 舉 辦 畢
業 舞 會 , 並 依 序 呈 報 至 校 長 室 。
首 先 , 由 學 生 會 會 長 填 妥 「 活 動 申 請 單 」 的 資 料 明 細 , 並 依 照 流 程 ,
向 上 呈 報 給 課 外 組
呈 報 至 課 外 組 後 , 課 外 組 組 長 將 查 詢 此 時 間 的 場 地 是 否 有 外 借 , 如
果 場 地 是 空 閒 的 , 也 沒 有 別 的 問 題 , 就 同 意 並 且 呈 報 給 下 一 個 單 位
學 務 長
呈 報 至 學 務 處 後 , 學 務 長 將 判 斷 此 活 動 是 否 可 舉 辦 , 判 斷 學 校 的 預
算 , 若 判 斷 可 舉 辦 , 則 繼 續 將 申 請 單 呈 報 至 下 一 個 單 位 主 任 秘 書
主 任 秘 書 接 到 申 請 單 後 , 看 對 於 此 活 動 有 沒 有 異 議 , 如 果 同 意 , 則
繼 續 呈 報 給 校 長 室
若 校 長 對 此 活 動 也 沒 有 異 議 的 話 , 則 申 請 單 就 會 循 環 回 一 開 始 的 學
生 會 , 並 且 開 始 規 劃 活 動 。

若 校 長 對 此 活 動 也 沒 有 異 議 的 話 , 則 申 請 單 就 會 循 環 回 一 開 始 的 學
生 會 , 並 且 開 始 規 劃 活 動 。
學 生 會 的 管 理 人 員 進 入 系 統 , 並 開 始 進 行 申 請 單 的 流 程
1. 在 Circulations 新 增 新 的 循 環 文 件 , 來 進 行 這 次 申 請 單 的 流 程
2. 在 名 稱 地 方 輸 入 「 學 生 會 申 請 活 動 」, 而 郵 寄 清 單 則 選 擇 之 前 建 立 的 「 申
請 單 郵 寄 清 單 」
3. 再 來 開 始 編 輯 欄 位 , 輸 入 此 活 動 的 一 些 資 料 和 內 容
Step1. 申 請 單 位 : 學 生 會
申 請 日 期 :2009/05/05
Step2. 活 動 名 稱 : 畢 業 舞 會
活 動 地 點 : 學 校 籃 球 場
活 動 預 算 : 新 台 幣 100000
活 動 日 期 :2009/06/06
活 動 內 容 : 本 校 高 三 學 生 即 將 畢 業 , 為 了 讓 畢 業 學 生 有 美 好 的 回 憶 ,
因 此 舉 辦 畢 業 舞 會 。

4. 而 我 們 再 回 到 學 生 會 管 理 人 員 的 系 統 , 就 會 顯 示 第 一 個 流 程 已 經 完 成
了 , 第 二 個 流 程 則 正 在 進 行 中 。
5. 按 右 邊 放 大 鏡 後 可 以 檢 視 循 環 文 件 的 資 料 可 以 掌 握 流 程 的 進 度 , 寄 發 時
間 為 2009 年 5 月 17 日 , 狀 態 顯 示 in process, 表 示 正 在 進 行 中 申 請
單 的 內 容 。
課 外 組 流 程
完 成 新 的 循 環 文 件 後 , 第 二 個 流 程 就 是 課 外 組 , 課 外 組 組 長 登 入 系 統 後 ,TODO
畫 面 會 顯 示 新 循 環 文 件 「 畢 業 舞 會 申 請 單 」

課 外 組 便 要 決 定 是 要 「 通 過 此 申 請 」、「 自 己 修 改 此 申 請 內 容 再 通 過 」、 還 是
「 否 決 此 申 請 」
接 受 申 請
如 果 同 意 學 生 會 的 申 請 , 則 選 擇 同 意 , 就 不 需 要 進 行 任 何 的 修 改 , 直 接 點 選 送
出 。
再 使 用 放 大 鏡 的 地 方 來 檢 視 是 否 已 經 送 達 單 位 主 管 , 而 單 位 主 管 會 顯
示 出 in
process, 表 示 已 經 順 利 傳 送 出 去 。
更 改 申 請 內 容 再 通 過
如 果 今 天 場 地 可 以 外 借 , 但 可 能 最 近 在 整 修 , 有 一 些 部 份 還 沒 辦 法 使 用 , 那 課
外 組 就 可 以 透 過 修 改 內 容 , 在 備 註 上 加 上 ,「 場 地 有 部 份 還 在 施 工 , 可 能 沒 辦
法 完 全 的 使 用 」, 然 後 再 按 通 過 , 那 此 申 請 單 如 果 最 後 成 功 的 通 過 , 回 到 學 生
會 的 手 上 時 , 就 會 知 道 場 地 上 的 限 制 。

不 同 意 申 請
如 果 課 外 組 不 同 意 此 次 申 請 , 即 可 選 擇 否 定 。 送 出 之 後 , 再 到 放 大 鏡 的 地 方 檢
視 , 即 可 顯 現 此 循 環 終 止 了 。 而 申 請 的 單 位 也 會 再 檢 視 的 地 方 發 現 此 次 的 申 請
被 否 決 了 , 會 進 行 申 請 單 的 更 改 後 再 寄 出 。
學 務 處 流 程
第 三 個 流 程 是 學 務 處 , 當 學 務 處 處 長 進 入 系 統 時 ,TODO 畫 面 顯 示 新 循 環 文
件 「 畢 業 舞 會 申 請 單 」
學 務 處 便 要 決 定 是 要 「 通 過 此 申 請 」、「 自 己 修 改 此 申 請 內 容 再 通 過 」、 還 是
「 否 決 此 申 請 」, 如 果 同 意 , 就 繼 續 進 行 到 下 一 個 單 位 主 任 秘 書 , 如 果 否 決 ,
就 寄 回 到 學 務 處 認 為 需 要 成 新 考 慮 的 單 位
假 如 學 務 處 雖 然 同 意 此 申 請 單 , 但 對 其 中 預 算 部 份 有 異 議 , 只 願 意 批 准 80000
元 預 算 , 則 可 以 在 預 算 上 更 改 成 80000 元 , 並 在 備 註 上 輸 入 「 今 年 學 校 活 動
許 多 , 因 此 考 量 到 其 他 活 動 的 經 費 , 建 議 改 成 80000 元 」 告 知 其 他 單 位 學 務
處 的 想 法 , 更 改 完 畢 後 , 便 送 給 下 一 個 單 位

主 任 秘 書 流 程
第 三 個 流 程 是 主 任 秘 書 , 當 主 任 秘 書 進 入 系 統 時 ,TODO 畫 面 顯 示 新 循 環 文
件 「 畢 業 舞 會 申 請 單 」
主 任 秘 書 便 要 決 定 是 要 「 通 過 此 申 請 」、「 自 己 修 改 此 申 請 內 容 再 通 過 」、 還
是 「 否 決 此 申 請 」, 如 果 同 意 , 就 繼 續 進 行 到 下 一 個 單 位 校 長 室 , 如 果 否 決 ,
就 寄 回 到 主 任 秘 書 認 為 需 要 成 新 考 慮 的 單 位
校 長 室 流 程
如 果 申 請 單 已 經 順 利 的 送 到 校 長 室 , 但 校 長 室 對 於 之 前 學 務 處 的 決 定 有 異
議 時 , 會 先 在 TODO 的 地 方 編 輯 申 請 單 , 不 管 是 否 有 修 改 還 是 完 全 肯 定 , 都
可 以 在 送 出 後 , 利 用 放 大 鏡 檢 視 , 在 右 邊 4 個 黃 色 圖 示 中 , 選 擇 更 改 寄 送
站 , 選 擇 學 務 處 , 則 這 張 申 請 單 便 會 回 到 學 務 處 手 上 , 請 學 務 處 重 新 考 慮

結 束 流 程
若 所 有 流 程 都 很 順 利 , 校 長 也 同 意 此 次 申 請 , 則 申 請 單 就 會 循 環 回 一 開 始 的
sender 學 生 會 , 並 透 過 申 請 單 中 的 備 註 , 了 解 此 次 申 請 通 過 的 決 議 和 注 意 事
項 , 畢 業 舞 會 的 申 請 即 圓 滿 達 成

優 缺 點 分 析
優 點 分 析
1. CuteFlow 系 統 對 於 內 部 體 系 複 雜 且 部 門 多 的 公 司 非 常 有 幫 助 , 一 家 大 的 公 司
需 要 傳 遞 訊 息 給 下 一 個 部 門 或 是 完 成 的 進 度 需 要 耗 費 較 多 的 資 源 , 若 是 使 用
此 系 統 可 以 節 省 很 多 人 力 以 及 財 務 資 源 , 讓 使 用 者 能 更 方 便 且 更 精 確 的 了 解
整 個 作 業 流 程 的 程 序 或 是 申 請 案 子 的 完 成 進 度 。
2. 像 是 請 購 單 或 是 請 假 單 等 重 複 循 環 的 作 業 流 程 非 常 適 用 於 CuteFlow 系 統 , 尤
其 是 請 購 單 有 許 多 作 業 流 程 , 需 要 一 個 個 單 位 向 上 申 請 , 若 其 中 有 一 個 單 位
否 定 其 案 子 , 那 就 要 重 新 在 審 查 , 而 CuteFlow 系 統 提 供 了 專 業 的 功 能 , 讓 那
些 被 否 定 的 案 子 在 修 改 後 可 以 直 接 從 此 單 位 重 新 審 查 , 不 用 在 全 部 重 複 此 流
程 , 讓 公 司 在 處 理 請 購 的 事 務 上 能 更 有 效 率 。
3. CuteFlow 系 統 解 決 了 作 業 流 程 控 管 的 問 題 , 可 以 讓 作 業 在 進 行 中 更 有 效 率 。
在 Circulation 中 展 示 每 個 循 環 文 件 目 前 的 狀 態 。 每 個 循 環 文 件 名 稱 後 清 楚 展
示 了 目 前 傳 送 至 的 工 作 者 , 工 作 天 數 、 文 件 傳 送 起 始 日 期 、 寄 發 者 , 以 及 此
循 環 文 件 工 作 完 成 進 度 表 等 , 清 楚 讓 使 用 者 了 解 。
4. CuteFlow 系 統 在 表 單 方 面 的 資 訊 可 重 複 使 用 且 依 照 需 求 作 隨 機 性 的 變 更 工 作
內 容 或 是 修 改 流 程 設 計 。
5. 表 單 循 環 狀 態 中 , 後 面 〔option〕 的 放 大 鏡 顯 示 循 環 文 件 的 細 節 , 可 以 看 到
此 表 單 的 表 單 內 容 、 處 理 狀 態 、 停 留 天 數 等 等 訊 息 , 可 以 讓 使 用 者 了 解 到 在
哪 個 工 作 流 程 上 還 未 處 理 完 成 。

6. 填 寫 表 單 內 容 完 成 後 , 系 統 會 跳 出 循 環 文 件 新 增 完 成 的 小 視 窗 , 即 建 立 完 成 。
而 循 環 文 件 也 同 時 傳 送 給 下 一 個 設 定 的 工 作 者 , 使 工 作 流 程 清 楚 的 呈 現 在 下
一 個 工 作 流 程 上 。
7. 郵 件 清 單 (Mailing List) 在 設 定 每 個 slot 中 , 要 將 循 環 文 件 遞 交 給 哪 位 使
用 工 作 者 。 旁 邊 有 清 單 可 以 點 選 所 需 要 的 聯 絡 者 , 同 時 每 個 slot 格 中 也 擁 有
圖 形 上 下 的 箭 頭 , 方 便 使 用 者 為 更 換 傳 遞 聯 絡 者 的 流 動 順 序 。
8. 在 設 定 欄 位 時 , 可 以 據 使 用 者 需 求 設 定 多 個 欄 位 , 讓 使 用 起 來 更 方 便 , 並 且
可 設 定 欄 位 預 設 值 , 例 如 說 欄 位 是 否 可 更 改 。
缺 點 分 析
1. 只 要 是 有 權 限 的 人 , 能 夠 發 起 流 程 清 單 , 當 然 也 能 夠 修 改 與 刪 除 , 所 以 有 可
能 會 在 有 意 或 是 無 意 的 情 況 下 刪 除 他 人 的 流 程 清 單 。
2. 同 第 一 點 , 只 要 是 有 權 限 的 人 , 能 夠 看 到 他 人 的 流 程 清 單 , 所 以 若 是 此 清 單
是 屬 於 機 密 性 的 就 無 法 使 用 此 軟 體 了 。

心 得 報 告
傅 強 :
資 訊 科 技 , 是 我 們 現 代 人 都 不 可 獲 缺 的 一 項 技 能 , 包 跨 著 電 腦 、 網 路 、 軟
體 等 等 …. 對 現 在 企 業 或 個 人 的 影 響 都 很 大 。 老 實 說 這 學 期 剛 開 始 修 這 門 課 時 ,
只 覺 得 老 師 感 覺 很 嚴 格 , 報 告 也 感 覺 很 複 雜 , 而 等 到 實 際 開 始 做 後 , 才 發 現 原
來 是 真 的 , 其 實 雖 然 自 己 平 常 也 都 常 常 使 用 電 腦 , 但 真 的 要 去 瞭 解 使 用 一 套 資
訊 系 統 的 軟 體 , 還 真 是 不 一 樣 的 事 情 , 從 一 開 始 的 軟 體 安 裝 , 就 出 現 了 許 多 教
學 上 沒 說 , 網 路 上 也 找 不 到 的 問 題 , 也 都 是 經 過 大 家 一 起 努 力 的 在 電 算 中 心 研
究 , 才 找 出 解 決 方 法 , 這 些 都 是 之 前 從 沒 碰 過 的 經 歷 , 以 往 的 報 告 可 能 都 是 在
網 路 上 找 找 資 料 , 在 WORD 上 編 輯 就 可 以 , 但 資 管 的 報 告 卻 需 要 實 際 去 操 作 一 套
軟 體 , 把 這 套 軟 體 的 功 能 全 部 親 自 使 用 一 遍 , 一 開 始 可 能 會 覺 得 很 麻 煩 , 但 等
到 做 完 後 才 發 現 , 資 管 的 印 象 卻 是 所 以 報 告 裡 最 深 刻 的 , 我 想 這 將 會 是 一 個 很
好 的 經 驗 , 也 幫 助 我 們 更 了 解 資 訊 管 理 在 我 們 生 活 上 的 應 用 。

邱 亨 澤 :
這 學 期 的 資 管 報 告 我 們 在 一 開 始 就 遇 到 很 大 的 挫 折 , 因 為 一 開 始 我 們 選 的 是
SUGERCRM 軟 體 , 此 軟 體 的 功 能 非 常 強 大 , 但 是 困 難 度 就 因 此 而 相 對 較 高 , 研 究
起 來 也 頗 吃 力 的 , 再 安 裝 的 過 程 中 就 遇 到 許 多 問 題 , 讓 我 們 向 無 頭 蒼 蠅 一 樣 ,
不 知 道 從 何 處 下 手 , 從 知 識 加 到 網 路 上 許 多 論 壇 裡 我 們 都 有 找 過 很 多 資 料 , 但
是 就 一 直 無 法 搞 懂 哪 裡 出 錯 誤 , 所 以 在 第 二 次 報 告 的 時 候 我 們 就 決 定 換 軟 體 ,
這 對 我 們 來 說 是 個 非 常 大 的 影 響 , 我 們 比 別 組 晚 了 四 個 禮 拜 的 進 度 , 讓 我 們 需
要 重 新 選 軟 體 , 重 新 研 究 , 對 大 家 來 說 都 造 成 很 大 的 困 擾 。
不 過 經 過 換 成 CuteFlow 軟 體 之 後 , 大 家 研 究 起 來 就 比 較 積 極 , 可 能 是 因 為
軟 體 叫 好 上 手 的 原 因 吧 , 整 個 團 隊 很 有 默 契 , 我 常 常 遇 到 不 太 懂 的 事 情 會 問 組
員 , 而 大 家 都 不 吝 於 回 答 我 , 讓 我 了 解 到 團 隊 合 作 的 好 處 。
接 著 在 軟 體 方 面 ,CuteFlow 軟 體 真 的 非 常 實 用 又 簡 單 , 是 個 非 常 容 易 上 手
的 軟 體 , 而 且 使 用 的 範 圍 很 廣 , 之 後 出 社 會 在 大 公 司 或 是 公 家 機 關 中 都 可 能 會
使 用 的 到 , 它 可 以 讓 經 常 需 要 使 用 流 程 重 複 處 理 或 是 請 購 單 方 面 的 案 子 用 到 ,
所 以 我 覺 得 學 會 了 這 個 系 統 , 讓 我 在 未 來 的 工 作 上 一 定 加 了 不 少 分 !

王 伯 元 :
商 業 軟 體 是 我 們 以 前 從 未 碰 觸 到 的 一 塊 區 域 , 對 於 這 一 切 的 認 識 為 零 的 我
們 , 慢 慢 的 去 摸 索 與 收 尋 , 起 初 我 們 這 一 組 遇 到 了 不 少 挫 折 , 我 們 選 擇 的 軟 體
為 SUGER CRM, 此 軟 體 不 僅 困 難 , 在 安 裝 方 面 就 讓 我 們 所 有 人 吃 盡 了 苦 頭 , 在 最
起 步 的 地 方 就 跌 倒 , 實 在 讓 我 們 不 知 該 如 何 是 好 , 所 以 只 好 毅 然 決 然 的 決 定 要
更 換 軟 體 。 換 成 Cuteflow 後 , 在 安 裝 方 面 我 們 所 有 人 都 安 然 的 度 過 了 , 但 在 時
間 方 面 我 們 因 為 換 軟 體 而 空 白 了 四 星 期 的 時 間 , 雖 然 Cuteflow 較 之 前 的 軟 體 簡
單 , 但 我 們 也 不 敢 掉 以 輕 心 努 力 專 心 的 去 研 究 , 終 於 在 學 期 末 才 成 了 報 告 , 也
將 其 呈 現 給 所 有 同 學 了 解 , 而 且 也 經 由 其 他 組 精 闢 的 講 解 , 我 們 也 因 此 認 識 了
三 種 實 用 的 商 業 軟 體 , 也 在 老 師 這 一 學 期 的 教 導 裡 認 識 了 不 少 資 訊 管 理 的 內
容 , 真 的 覺 得 這 堂 課 讓 我 們 成 長 不 少 !

游 舒 涵
在 剛 開 始 選 課 的 時 候 , 聽 說 尚 老 師 資 管 課 的 報 告 很 困 難 很 複 雜 , 其 實 很 懼
怕 而 選 擇 了 資 訊 管 理 , 想 說 怎 麼 樣 也 都 大 三 了 , 想 辦 法 也 要 拼 一 拼 在 剩 下 大 學
的 時 光 裡 , 學 習 所 需 的 知 識 資 訊 , 在 突 破 心 理 重 重 關 卡 後 , 終 於 面 對 這 艱 鉅 任
務 - 資 管 軟 體 每 週 分 組 報 告 。
原 本 , 我 們 這 組 選 擇 的 軟 體 為 suagrCRM, 但 因 安 裝 過 程 極 為 不 順 , 還 要 謝
謝 尚 老 師 的 通 融 讓 我 們 及 時 更 改 研 究 主 題 , 接 下 來 我 們 選 擇 的 是 Cuteflow, 這
套 軟 體 使 用 上 簡 單 對 於 表 單 設 計 流 程 的 軟 體 來 講 不 算 複 雜 , 也 比 較 適 合 小 型 的
企 業 使 用 , 小 公 司 或 者 是 社 團 有 可 能 也 可 以 嘗 試 這 樣 的 軟 體 提 升 作 業 效 率 , 加
速 申 請 活 動 或 是 請 假 等 流 程 。 完 成 此 報 告 後 , 突 然 發 現 從 來 沒 做 過 簡 報 的 我 ,
對 於 這 個 專 業 的 領 域 很 有 心 得 , 很 想 要 趁 著 暑 假 期 間 學 會 怎 麼 利 用 簡 報 來 讓 報
告 的 人 可 以 吸 引 大 眾 的 目 光 , 一 定 要 趁 著 現 在 培 養 未 來 在 工 作 上 天 天 都 要 做 簡
報 的 能 力 , 不 僅 如 此 , 原 本 思 考 模 式 無 章 法 的 我 , 漸 漸 有 了 組 織 概 念 , 學 做 一
個 資 管 軟 體 報 告 收 穫 良 多 , 接 觸 了 ㄧ 個 系 統 軟 體 也 提 升 了 我 人 格 特 質 的 附 加 價
值 , 很 感 謝 老 師 讓 我 們 有 這 機 會 學 習 , 我 會 好 好 推 薦 學 弟 妹 來 選 修 這 堂 知 識 學
程 , 讓 每 個 人 都 可 藉 由 此 機 會 受 益 。

王 朝 信
在 上 完 資 管 才 深 刻 的 體 驗 到 原 來 平 常 我 們 都 只 是 在 玩 電 腦 而 不 是 在 操 作 電
腦 。
由 於 我 們 原 先 是 操 作 SUGARCRM 的 , 但 中 間 遇 到 了 壹 些 很 嚴 重 的 困 難 , 因 為
時 間 和 其 它 不 可 抗 拒 的 因 素 , 所 以 我 們 最 後 選 擇 要 重 新 選 擇 軟 體 , 所 以 其 時 覺
得 儘 管 報 告 完 成 , 感 覺 還 是 沒 有 研 究 的 很 透 徹 , 希 望 未 來 會 有 機 會 可 以 繼 續 接
觸 這 個 軟 體 但 其 實 心 裡 還 是 有 些 疙 瘩 , 總 覺 得 當 初 怎 麼 不 選 擇 繼 續 解 決 問 題 。
整 個 討 論 的 過 程 其 實 並 不 太 平 順 , 但 是 大 家 都 還 是 進 一 切 努 力 在 完 成 報
告 , 當 然 也 學 到 了 一 些 非 資 管 面 的 東 西 , 很 感 謝 老 師 給 我 們 實 際 操 作 的 機 會 。