La lettera di patronage e l'impatto sull'indebitamento dell'ente locale ...

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Tavola 1 Art. 43 T.U. - Confronto con la versione previgente Art. 43, c. 1 - Versione vigente Le amministrazioni pubbliche e i gestori di pubblici servizi sono tenuti ad acquisire d’ufficio le informazioni oggetto delle dichiarazioni sostitutive di cui agli artt.i 46 e 47, nonché tutti i dati e i documenti che siano in possesso delle pubbliche amministrazioni, previa indicazione, da parte dell’interessato, degli elementi indispensabili per il reperimento delle informazioni o dei dati richiesti, ovvero ad accettare la dichiarazione sostitutiva prodotta dall’interessato. Art. 43, c. 1 - Versione previgente Le amministrazioni pubbliche e i gestori di pubblici servizi non possono richiedere atti o certificati concernenti stati, qualità personali e fatti che risultino elencati all’art. 46, che siano attestati in documenti già in loro possesso o che comunque esse stesse siano tenute a certificare. In luogo di tali atti o certificati i soggetti indicati nel presente comma sono tenuti ad acquisire d’ufficio le relative informazioni, previa indicazione, da parte dell’interessato,dell’amministrazione competente e degli elementi indispensabili per il reperimento delle informazioni o dei dati richiesti, ovvero ad accettare la dichiarazione sostitutiva prodotta dall’interessato. L’uso delle nuove tecnologie nella semplificazione documentale La riforma interviene altresì sostenendo l’utilizzo delle nuove tecnologie nella semplificazione documentale. Non viene ovviamente in questa sede presa in considerazione quella parte di semplificazione documentale, oggetto del D.Lgs 7 marzo 2005, n. 82 - Codice dell’amministrazione digitale (d’ora in poi per comodità espositiva ‘‘Cad’’), costituita dalla sostituzione progressiva del supporto documentale cartaceo con quello informatico e con le comunicazioni telematiche. In questo contesto le nuove tecnologie vengono invece prese in considerazione sia come mezzo di informazione ‘‘diffusa’’ agli utenti sugli strumenti adottati dalla singola amministrazione sulla semplificazione documentale, sia come efficace modalità di attuazione dell’accertamento d’ufficio. Dal primo punto di vista, il nuovo art. 72, c. 2 del T.U. prevede che, attraverso il sito istituzionale, ogni amministrazione renda trasparenti le misure e le modalità con cui ha organizzato gli istituti di semplificazione documentale ed in particolare quelle per rendere efficiente, efficace e tempestiva l’acquisizione d’ufficio dei dati e per l’effettuazione del controllo sulle dichiarazioni sostitutive presentate. ..................... .................................................................................................. Organizzazione Mentre nella formulazione precedente della norma si indicava la necessità di rendere note le misure organizzative poste in essere per l’esecuzione dei soli controlli sulle dichiarazioni sostitutive, in quella riformata è previsto l’obbligo di indicare anche le modalità di effettuazione delle acquisizioni d’ufficio rispetto alle altre pa interessate. Inoltre, diversamente da prima, è previsto che lo strumento di diffusione di tali ‘‘istruzioni’’ sia obbligatoriamente il sito istituzionale. I suddetti adempimenti sono da coordinarsi con le altre disposizioni in tema di informazione telematica previste dal Cad. Nel sito istituzionale, creando ove ritenuto opportuno una specifica partizione denominata ‘‘Semplificazione documentale’’ (oppure ‘‘Accertamenti d’ufficio e controlli’’), deve essere innanzitutto indicato l’ufficio individuato dalla stessa amministrazione come responsabile degli adempimenti in materia (vedi successivo paragrafo), con il nominativo e i recapiti del relativo titolare responsabile. Saranno quindi inseriti gli schemi di convenzione aperte all’adesione delle pa interessate, ai fini dell’accertamento d’ufficio e del controllo sulle dichiarazioni presentate (vedi in seguito). Dovranno quindi essere presenti i riferimenti e le istruzioni per accedere alle banche dati e agli archivi on line una volta stipulate le predette convenzioni da parte delle pa interessate. Con riferimento a quanto disposto dall’art. 57 del Cad, devono essere presenti nel sito i moduli prediposti dalla pa per la presentazione delle dichiarazioni sostitutive. La presenza sul sito di tali moduli può essere anche soltanto segnalata nell’ambito della partizione dedicata all’ufficio ‘‘Semplificazione documentale’’, con un rinvio alle pagine del sito dedicate ai singoli procedimenti e servizi. L’inadempimento è sanzionato con l’impossibilità di richiedere specificamente il modello e rileva ai fini della valutazione della performance individuale dei dirigenti responsabili. Nell’attuazione dell’accertamento d’ufficio sono di fondamentale importanza le tecnologie informatiche e telematiche per la celerità dell’acquisizione delle informazioni necessarie. Già il T.U. all’art. 43, c. 3 e 4, prevedeva che l’acquisizione d’ufficio potesse avvenire rispettivamente attraverso comunicazione telematica ovvero consultazione telematica diretta di albi, elenchi e registri pubblici conservati informaticamente. Il c. 2 della stessa norma prevedeva persino la possibilità di consultazione diretta degli archivi di altra pa, al fine di verificare l’esattezza di qualunque dato utile in fase istruttoria, previa autorizzazione della pa interessata, con indicazione dei limiti e delle condizioni di accesso avuto riguardo, in particolar modo, alla tutela dei dati personali. In tal senso il nuovo art. 72, c. 1, del T.U. richiama ........................ 4/2012 315 ................
....................................................................................................................... ........................ Organizzazione espressamente l’art. 58 del Cad il quale, a sua volta, prevede l’obbligo, per le pa titolari di banche dati accessibili telematicamente di predisporre apposite convenzioni finalizzate all’attuazione dell’accertamento d’ufficio. Tali convenzioni, sentito il parere del garante per la protezione dei dati personali, devono essere aperte all’adesione di tutte le amministrazioni interessate e disciplinare i casi e i modi di accesso telematico alle banche dati informatiche, senza prevedere oneri a carico delle amministrazioni richiedenti. In caso di omissione si prevede il potere sostitutivo della Presidenza del Consiglio dei ministri tramite nomina di commissario ad acta. Le convenzioni, una volta stipulate, valgono anche come autorizzazioni all’accesso diretto agli archivi delle amministrazioni, con finalità di accertamento d’ufficio, come previsto dall’art. 43, c. 2, del T.U. secondo comma, ancora vigente nella sua formulazione originaria. L’ufficio responsabile della semplificazione documentale Il nuovo art. 72 del T.U. introdotto dalla mini-riforma introduce una semplificazione organizzativa nell’ordinamento di tutte le pa, finalizzata, finalmente, all’attuazione concreta di autocertificazioni e accertamento d’ufficio. Ogni amministrazione (compresi i gestori di pubblici servizi) devono infatti individuare un ufficio unico responsabile della semplificazione documentale. In particolare a tale ufficio vengono assegnate tre competenze obbligatorie. Per prima cosa, nei confronti delle amministrazioni pubbliche procedenti, tale ufficio deve garantire l’accesso e/o la trasmissione dei dati e delle informazioni necessarie per il prosieguo dell’azione amministrativa ovvero per consentire i controlli di veridicità sulle dichiarazioni sostitutive previsti dall’art. 71 del T.U. Dunque tale ufficio deve garantire che effettivamente sia possibile da parte delle altre pa procedere mediante acquisizione diretta di dati, certificati e documenti necessari alla propria azione. In secondo luogo a tale ufficio viene assegnato il compito di predisporre le convenzioni-tipo di cui all’art. 58 del Cad e di metterle a disposizione delle pa interessate, tramite il sito istituzionale. Infine l’ufficio è responsabile della pubblicazione delle informazioni sul sito istituzionale inerenti come detto, le misure adottate per l’efficiente, efficace e tempestiva acquisizione d’ufficio dei dati e per l’effettuazione dei controlli medesimi (e quindi ad esempio indicando gli accessi diretti alle banche dati e archivi oppure le modalità di richiesta anche telematica di informazioni e certificati). 316 4/2012 ................ Rationae materiae e in ragione dell’omogeneità e dell’efficacia nell’attribuzione delle competenze agli uffici, sembra poi più che opportuno ampliare le competenze di tale ufficio relativamente alle politiche di semplificazione nel loro complesso. In particolare si richiama l’obbligo di predisposizione del Piano di semplificazione, volto alla progressiva riduzione degli oneri amministrativi, previsto dall’art. 25, c. 3, del D.L. 25 giugno 2008, n. 112, come convertito dalla legge 6 agosto 2008, n. 133 e modificato dal D.L. 13 maggio 2011 n. 70, convertito dalla legge 12 luglio 2011, n. 106. La predisposizione di tale piano non può prescindere dall’attuazione delle politiche di semplificazione documentale e pare dunque coerente individuare un unico centro competente a svolgere l’analisi della situazione organizzativa, a proporre agli organi di governo una pianificazione coerente di abbattimento degli oneri burocratici e infine ad implementare le politiche di semplificazione programmate e previste dalla normativa vigente. Questa parte della riforma è certamente quella più convincente in quanto proiettata concretamente all’implementazione organica delle politiche di semplificazione, individuando un soggetto e dunque una responsabilità precisa fino ad oggi ‘‘diffusa’’. Resta alle singole amministrazione la scelta di sfruttare al massimo le potenzialità dell’opportunità creata dalla nuova norma. Pertanto in ragione della strategicità del nuovo ufficio e in particolare della possibilità di qualificarlo come l’ufficio responsabile del coordinamento delle politiche di semplificazione, occorre prestare particolare attenzione alla sua collocazione nel quadro organizzativo e alle competenze professionali che occorre presidiare. Dal primo punto di vista è opportuno che l’ufficio sia collocato in una posizione di staff, con visione generale di tutta l’organizzazione. Deve avere a disposizione le informazioni dettagliate e aggiornate sulle banche dati informatiche e dunque essere in relazione con gli uffici responsabile dei sistemi informativi e più in generale essere a conoscenza delle politiche di e-governament. Deve altresì disporre dell’anagrafe dei procedimenti amministrativi di competenza dell’amministrazione e relazionarsi con gli uffici responsabili del controllo di gestione per collegare i programmi di semplificazione con quelli di riduzione dei costi amministrativi e ottimizzazione dell’uso delle risorse pubbliche. Fondamentale è poi il collegamento con gli uffici di comunicazione competenti per la gestione del sito istituzionale, canale informativo principale nel rapporto con gli utenti. Da un punto di vista delle competenze professionali oltre alle conoscenze giuridico amministrative (specie in materia di tutela dei dati personali e amministrazione digitale) è neces-
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