201905_Vademecum Riunioni Smart
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VADEMECUM PER<br />
RIUNIONI SMART<br />
Focus sui punti chiave per la pianificazione di riunioni efficaci e<br />
l’ottimizzazione di tempi e costi ad esse correlate.<br />
1 | OPIS s.r.l. <strong>Vademecum</strong> per riunioni smart
IL BUSINESS DELLE<br />
RIUNIONI<br />
L’economia dietro a riunioni più smart<br />
Durante le riunioni si scambiano idee, si assegnano incarichi, si assumono impegni e progetti. Faccia a faccia, in<br />
collegamento virtuale o telefonico, le riunioni sono un’opportunità per confrontarsi con i colleghi, discutere di progetti<br />
critici e problematiche, individuare passi successivi da compiere per portare a termine il lavoro in corso e collaborare per<br />
ottenerne alti. Se strutturate efficacemente, le riunioni sono costruttive e stimolanti, poiché diventano un potente<br />
strumento decisionale, di aggregazione e motivazionale. In caso contrario, se perdono il loro scopo, diventano un’enorme<br />
perdita, non solo di tempo, ma anche di denaro.<br />
Quanto costa una riunione? Qual è il costo dei ritardi?<br />
Oltre ai costi in termini di tempo, bisogna sempre ricordarsi nella stima dei calcoli lo spazio, gli spostamenti e le risorse<br />
necessarie.<br />
2 | OPIS s.r.l. <strong>Vademecum</strong> per riunioni smart
“Il piano non è<br />
nulla,<br />
la pianificazione<br />
è tutto”<br />
Sir Winston Churchill<br />
L’azienda ha davvero bisogno di questa riunione?<br />
Poiché è fondamentale tenere a mente i costi, è necessario considerare quando è davvero necessario convocare una<br />
riunione. Si suggerisce il seguente albero decisionale che può aiutare a stabilire se una riunione è effettivamente utile<br />
ad uno scopo aziendale.<br />
3 | OPIS s.r.l. <strong>Vademecum</strong> per riunioni smart
TIPOLOGIE DI RIUNIONE<br />
RIUNIONE PER INFORMARE<br />
Un soggetto comunica dati ai<br />
partecipanti.<br />
Posizione centrale del relatore il quale<br />
ha una posizione attiva ed accentrante.<br />
KICK-OFF MEETING<br />
Incontro preliminare per il lancio di un<br />
nuovo progetto. Può includere tutte le<br />
parti interessate dai membri del team fino<br />
allo sponsor del progetto.<br />
RIUNIONE DI CONFRONTO<br />
Incontro di partecipanti con opinioni<br />
differenti al fine di chiarire le proprie<br />
posizioni. Il Confronto può essere<br />
consultivo, la riunione sviluppa in via<br />
esplorativa ipotesi di decisioni che non<br />
sono state ancora prese, ma che<br />
necessitano dei pareri dei gruppi.<br />
BRIEFING<br />
Riunione lampo che prevede un rapido<br />
passaggio delle informazioni ed<br />
aggiornamenti relativi ad un lavoro in<br />
corso.<br />
RIUNIONE PER<br />
RACCOGLIERE<br />
INFORMAZIONI-FOCUS<br />
GROUP<br />
Il soggetto che conduce la riunione ha<br />
precedentemente predisposto delle<br />
domande più o meno strutturate ed<br />
orienta la sua azione ad ascoltare ed a<br />
esplorare le opinioni dei partecipanti.<br />
RIUNIONE MOTIVAZIONALE<br />
Incontri incentrati a rafforzare lo spirito<br />
di squadra ed a motivare i membri del<br />
team. Sono riunioni di team building che<br />
aiutano a sentirsi parte di una collettività<br />
migliorando il senso di attaccamento<br />
all’Azienda.<br />
RIUNIONE PER<br />
PRENDERE DECISIONI<br />
Il gruppo è chiamato a scegliere.<br />
E’ una tipologia di incontro con<br />
possibili tensioni in cui vi è una<br />
prima fase dedicata alla messa a<br />
fuoco del problema, seguita da<br />
una fase di esplorazione e<br />
comprensione della<br />
problematica. L’obiettivo finale<br />
è prendere una decisione<br />
condivisa.<br />
RIUNIONE CREATIVA<br />
L’obiettivo di queste riunioni,<br />
grazie al Brainstorming, è di<br />
generare nuove idee, nuovi<br />
approcci di business innovativi<br />
per risolvere un problema o<br />
inventare una nuova soluzione.<br />
4 | OPIS s.r.l. <strong>Vademecum</strong> per riunioni smart
PUNTI CHIAVE PER RIUNIONI<br />
EFFICACI<br />
N.B. In caso di riunioni con<br />
esterni, ricordarsi di presentarsi<br />
con una stretta di mano!<br />
PRIMA DELLA RIUNIONE DURANTE LA RIUNIONE DOPO LA RIUNIONE<br />
ORGANIZZATORE DELLA<br />
RIUNIONE<br />
• Definire luogo, orario, durata<br />
dell’incontro<br />
• Identificare obiettivi chiari<br />
• Impostare un ordine del<br />
giorno (Agenda) e<br />
condividerlo per<br />
tempo<br />
• Fornire materiali<br />
di lettura<br />
preparatori<br />
• Assicurarsi che<br />
l’ambiente sia<br />
adeguatamente<br />
predisposto alla<br />
riunione<br />
• Invitare interlocutori chiave,<br />
esperti in materia e decisori<br />
• Invitare solo gli<br />
interlocutori indispensabili<br />
• Iniziare la riunione con<br />
puntualità<br />
• Attenersi all’ordine del<br />
giorno<br />
• Non dilungarsi inutilmente<br />
uscendo dall’ordine del giorno<br />
• Verbalizzare la discussione e le<br />
decisioni<br />
• Al termine della riunione,<br />
affidare i passi successivi da<br />
intraprendere alle parti di<br />
competenza e stabilire delle<br />
scadenze<br />
• Riassumere i punti chiave<br />
per assicurare un<br />
allineamento del pensiero<br />
generale<br />
• Fornire eventuale materiale<br />
condiviso durante la riunione<br />
ai partecipanti<br />
• Dare un seguito concreto alla<br />
riunione tramite verbale/<br />
report/minute in tempi<br />
rapidi<br />
• In caso di riunioni virtuali,<br />
fornire i collegamenti<br />
corretti, i numeri di chiamata<br />
e i codici di accesso, testando<br />
inoltre gli strumenti di<br />
collaborazione virtuale in<br />
anticipo<br />
PARTECIPANTI<br />
• Comprendere il proprio<br />
ruolo nella riunione e lo<br />
scopo della stessa<br />
• Prepararsi leggendo<br />
l’ordine del giorno ed<br />
eventuali materiali<br />
• Non portare persone non<br />
invitate<br />
dall’organizzatore<br />
• Essere puntuali<br />
• Durante la riunione<br />
contribuire senza<br />
divulgarsi troppo<br />
• Restare concentrati<br />
evitando di occuparsi di<br />
più compiti<br />
contemporaneamente<br />
(es. guardare mail di<br />
altri progetti, etc.)<br />
• Leggere le annotazioni<br />
della riunione ed<br />
evidenziare i punti<br />
chiave<br />
• Prestare attenzione alle<br />
azioni per cui si è<br />
responsabili<br />
• Dare un seguito<br />
concreto alla riunione<br />
in tempi rapidi<br />
5 | OPIS s.r.l. <strong>Vademecum</strong> per riunioni smart
RIUNIONI VIRTUALI<br />
Comunicare e collaborare in modo semplice ed efficace come se tutti fossero attorno<br />
allo stesso tavolo: oggi gli strumenti disponibili sul web permettono di partecipare in<br />
maniera delocalizzata e in tempo reale a riunioni per ottimizzare in modo straordinario<br />
tempi e costi del lavoro. Anche per queste tipologie di riunione è fondamentale seguire<br />
i punti chiave per riunioni efficaci, ma non basta: bisogna considerare la tecnologia ed<br />
avere alcune accortezze in più.<br />
Quali sono le regole da seguire?<br />
L’IMPORTANZA<br />
DELLA<br />
TECNOLOGIA<br />
• Valutare il numero di<br />
partecipanti e la loro<br />
ubicazione definendo I<br />
ruoli (relatori e<br />
partecipanti)<br />
• Scegliere le tecnologia<br />
più indicata<br />
• Identificare in anticipo i<br />
requisiti tecnici<br />
coordinando tutti i<br />
dispositivi utilizzati<br />
• Avere sempre un piano B<br />
per il support tecnico<br />
soprattutto in riunioni<br />
ufficiali che implichino il<br />
coinvolgimento di<br />
sponsor e clienti<br />
CHIAREZZA<br />
Parlare chiaramente per essere<br />
sentiti e compresi solo quando è<br />
necessario o è il proprio turno.<br />
MODERAZIONE<br />
Potenza e tono della voce svolgono<br />
un ruolo molto importante,<br />
specialmente nelle riunioni con solo<br />
audio: a volte tutto dipende da come<br />
si pronuncia una frase e non dal suo<br />
contenuto.<br />
INTRAPRENDENZA<br />
Essere attivi nella conversazione ma<br />
non prevaricare. Quando si partecipa<br />
in remoto ad un incontro, è fin<br />
troppo semplice distrarsi oppure<br />
intervenire senza dare modo agli<br />
altri di confrontare le proprie<br />
affermazioni.<br />
IMPEGNO<br />
Concentrarsi su quanto viene detto<br />
considerando sempre che, in una<br />
riunione virtuale, il livello di<br />
distrazione può essere più alto.<br />
COERENZA<br />
Attenersi sempre all’ordine<br />
del giorno<br />
SILENZIO<br />
Se non è il proprio turno,<br />
restare in silenzio. Il rumore di<br />
fondo crea distrazione.<br />
PAZIENZA<br />
Avere particolare tatto con i<br />
partecipanti la cui lingua<br />
madre non è quella utilizzata<br />
nella riunione. Ascoltare<br />
attentamente e parlare<br />
lentamente.<br />
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MODELLO DI VERBALE<br />
POST RIUNIONE<br />
Template scaricabile da<br />
TRACK, sezione COMPANY<br />
DOCUMENTATION<br />
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