CAPITOLATO REGISTRAZIONE VERBALI - Comune di Brindisi

C O M U N E DI B R I N D I S IDISCIPLINARE D’ONERI PER IL SERVIZIO DIREGISTRAZIONE, TRASCRIZIONE DEI VERBALIDEL CONSIGLIO COMUNALE E FORNITURA DICOPIE DEI VERBALI STESSI, NONCHÉREGISTRAZIONE E TRASCRIZIONE DI PUBBLICIDIBATTITI O INCONTRIIl Dirigente del Settore Ufficio del Consiglio comunale(dott. Costantino DEL CITERNA)Allegato alla deliberazione del Commissario Straordinario n.66 del 24/02/2012

DISCIPLINARE D’ONERIART.1Il presente disciplinare prevede l’affidamento del servizio di registrazione,trascrizione dei verbali del Consiglio comunale e fornitura di copie dei verbali stessi,nonché registrazione e trascrizione di pubblici dibattiti o incontri secondo l’analisi deicosti che segue, nonché secondo le necessità ipotizzabili;ART.2L’affidamento del servizio è previsto per il periodo di mesi sessanta, decorrenti dallasottoscrizione del contratto, ovvero per quello maggiore coincidente conl’esaurimento delle risorse finanziarie stimate necessarie per un quinquennio edimpegnate a seguito di esperimento di apposita gara;ART.3Per ciascuna seduta del Consiglio comunale dovranno essere esperite le seguentiprestazioni minime:a) Registrazione integrale audio digitale delle sedute del Consiglio comunale conconsegna file alla chiusura dei lavori su DVD. La ditta appaltatrice, a tal fine,dovrà garantire la presenza di almeno un proprio qualificato addetto, munito diogni attrezzatura idonea per la perfetta, funzionale ed integrale registrazionedei lavori consiliari. L’Ente appaltante darà preventiva comunicazione, contelefax, alla società appaltatrice della convocazione del Consiglio comunaleentro i termini previsti per i consiglieri comunali, anche in caso di sedutastraordinaria ed urgente;b) Trascrizione integrale delle riproduzioni su DVD con conseguenti operazionidi correzione e revisione sotto il profilo grammaticale ed ortografico, mediantel’uso di personal computer con sistemi di scrittura di uso corrente. Latrascrizione dovrà essere fedele rispetto all’originale del DVD (da consegnarsiall’apposito Ufficio del Consiglio comunale). Il tasso massimo di errore dovràessere inferiore all’1% (uno per cento); titolatura, grassettatura e operazionisimilari dovranno avvenire secondo le direttive impartite dal SegretarioGenerale del Comune. All’interno di ciascuna delibera dovranno essereriportati i nomi dei consiglieri presenti e di quelli assenti; i nomi dei consiglierio i gruppi consiliari, con l’indicazione del numero dei consiglieri favorevoli,contrari o astenuti su ognuna delle votazioni. Deve, altresì, essere inserita larelazione iniziale che viene effettuata dal relatore designato anche qualora la

stessa venga data per letta. I DVD dovranno essere consegnati all’Ufficio delConsiglio comunale entro e non oltre venti giorni naturali e consecutivi(ovvero nel minor tempo formulato con l’offerta) successivi alla data diconsegna della documentazione necessaria da parte dello stesso Ufficio. Nellostesso termine dovrà essere consegnata la documentazione cartacea,regolarmente trascritta, impaginata e rilegata, di cui al successivo punto c).Decorso il suddetto termine, per ogni giorno di ritardo, sarà applicata unapenale di € 100,00 sul corrispettivo dovuto;c) Fornitura di almeno 40 copie dei verbali delle deliberazioni consiliari,comprensiva d’impaginazione e allestimento, stampa del frontespizio,rilegatura con copertina patinata di cartoncino del peso di 260 grammi constampa sul dorso e sulla facciata dell’oggetto e della data, a meno che l’Ufficiodi Presidenza, sentiti i consiglieri comunali, non chieda un numero inferiore dicopie, che saranno sostituite da DVD senza che in tale circostanza la dittaabbia alcunché a pretendere oltre al canone pattuito;ART.4Il canone d’appalto è stabilito in € 140,00 oltre IVA al 21% per ogni ora di seduta delConsiglio comunale, comprensiva della fornitura e rilegatura di ciascuna copia delverbale delle deliberazioni di Consiglio comunale e dei dvd. Per il tempo disospensione dei lavori del Consiglio, in favore della ditta appaltatrice verràriconosciuto un compenso pari a € 20,00 oltre IVA al 21% per ora. S’ipotizzano unnumero pari a 120 sedute nel corso del quinquennio, ciascuna avente una duratavariabile da 5 a 7 ore e quindi una durata media di 6 ore.L’importo presunto dell’appalto è di € 24.000,00 annui oltre IVA 21%, pari a €5.040,00 e, per complessive € 29.040,00 secondo il seguente schema annuo:€ 140,00 x n°6 h = € 840,00 (costo presunto per una seduta)€ 840,00x n°24 sedute = € 20.160,00 (costo di n. 24 sedute)€ 2.500,00 (costo forfetario per verbalizzazione incontri e dibattiti)€ 1.340,00 (costo forfetario sospensione lavori)il tutto più IVA 21%;ART.5I prezzi offerti dovranno rimanere inalterati per tutta la durata dell’affidamento delservizio.

ART.6Il pagamento di quanto effettivamente spettante sarà eseguito previo rilascio, da partedella ditta, di regolare fattura per ciascuna seduta del Consiglio comunale in relazionealla sua effettiva durata.La fattura dovrà indicare: La data della seduta del Consiglio comunale, del dibattito o incontro; Il numero delle ore della seduta, del dibattito o incontro; La data di consegna di n. 40 verbali stampati da computer e rilegati; Il numero delle ore di eventuale sospensione dei lavori del Consigliocomunale.Il pagamento avverrà mediante emissione di mandato, previa disposizione dipagamento a firma del Dirigente il settore “Ufficio del Consiglio comunale”, cheattesterà la regolarità e completezza della fornitura entro 15 giorni dalla data diacquisizione della fattura al protocollo dell’Archivio comunale.Non saranno ammessi pagamenti parziali. Il corrispettivo del presente appalto, pertutta la sua durata, non subirà modifiche.ART.7Tutte le attrezzature tecniche e il materiale di consumo necessari per le prestazionipreviste dal presente contratto sono ad esclusivo carico della ditta.ART.8La ditta s’impegna a mettere a disposizione dell’Amministrazione comunale, su suarichiesta e nei locali della sede municipale, le stesse apparecchiature usate per laregistrazione e trascrizione delle sedute del Consiglio comunale, onde consentire, inqualsiasi momento, il controllo sulla fedeltà delle riproduzioni effettuate e sulcompiuto svolgimento delle prestazioni oggetto del presente appalto.ART.9La ditta appaltatrice, per compiere il servizio, dovrà mettere a disposizionedell’Amministrazione comunale, oltre ai mezzi e al materiale di consumo, ancheproprio personale.La ditta appaltatrice si impegna ad osservare e applicare integralmente tutte le normecontenute nel C.C.N.L per i dipendenti delle imprese del Settore e negli accordiintegrativi dello stesso in vigore per il tempo e nella località in cui si svolge l’appalto,anche dopo la scadenza dei contratti collettivi e degli accordi locali stipulati o nelcaso di recesso da essi e indipendentemente dalla sua natura e dalla sua struttura.In caso d’inosservanza accertata dall’Autorità municipale o ad essa segnalatadall’Ispettorato del Lavoro, il Comune potrà provvedere direttamente, impiegando le

somme del canone d’appalto o della cauzione, senza che l’appaltatore possa opporreeccezioni né avere titolo al risarcimento dei danni.ART.10E’ in facoltà dell’Amministrazione richiedere alla ditta assuntrice del servizio diprocedere alla registrazione e trascrizione in occasione di dibattiti o incontri dirilevante interesse pubblico. Il servizio dovrà essere reso con le medesime modalitàindicate nel presente disciplinare. Il compenso in tali casi sarà calcolato secondo iparametri già previsti per le sedute del Consiglio comunale.ART.11Si procederà all’affidamento dell’appalto applicando il criterio dell’offertaeconomicamente più vantaggiosa, a norma dell’art. 83 del Decreto legislativo n.163/2006, considerando i seguenti elementi di valutazione:qualità del servizio offerto50 punticosì suddivisi sulla base dei servizi aggiuntivi ulteriormente offerti rispetto a quelliminimi richiesti:• servizio di archiviazione delle registrazioni audio e relativa trascrizioneprodotta su server centralizzati della ditta con possibilità di accesso per la fruizionedei contenuti attraverso pagina web dedicata…………………………………25 punti• servizio di indicizzazione audio/testo con possibilità di ricerca per data,titolo, codici identificativi e parole chiave……………………………………15 punti• servizio di fruizione in tempo reale della registrazione audio con relativatrascrizione testuale attraverso link accessibile da sito istituzionaledell’Amministrazione…………………………………………………………10 puntiN.B. il punteggio per ciascun sub elemento sopra indicato non essendo suscettibiledi frazionamento sarà riconosciuto solo nell’ipotesi in cui vi sia perfetta identità trai servizi aggiuntivi indicati dall’Amministrazione e quelli offerti dal concorrente.tempi di consegna del materiale (dvd e cartaceo) in riduzione rispetto al limitemassimo consentito (20gg.)10 puntial fine del calcolo del punteggio da attribuire sarà adottata la seguente formula:t = tmin/ti x 10intendendo pert il punteggio attribuito in relazione al tempo offerto;tmin il tempo minimo offerto;ti l’offerta tempo in esame;

ibasso percentuale sul costo orario (dibattiti e sospensioni) al netto di IVA40 puntial fine del calcolo del punteggio da attribuire sarà adottata la seguente formula:p = pmin/pi x 40intendendo perp il punteggio dell’offerta economica;pmin l’offerta migliore;pi l’offerta in esameART.12L’appaltatore dovrà prestare una cauzione definitiva ai sensi del D. Lgs. n. 163/2006.ART.13È fatto divieto all’appaltatore di cedere o subappaltare il servizio, pena l’immediatarisoluzione del contratto e l’incameramento della cauzione.ART.14Qualsiasi spesa inerente il presente appalto o consequenziale a questo, nessunaeccettuata o esclusa, sarà a carico dell’appaltatore, comprese imposte, tasse e spesecontrattuali.ART.15Il contratto si risolverà di diritto nell’ipotesi di ripetute violazioni dei tempi diconsegna del materiale cartaceo e dei dvd a seguito delle sedute consiliari ovvero deidibattiti ovvero nell’ipotesi in cui la percentuale di errore consentita di cui all’art. 3,comma 1, lettera b) venga superata o, comunque, per qualsiasi inadempimentoderivante dal mancato rispetto di quanto offerto in termini di servizi aggiuntivi,valutati con l’offerta tecnica.

RELAZIONESETTORE UFFICIO DEL CONSIGLIO COMUNALEOGGETTO: servizio di registrazione, trascrizione dei verbali del Consiglio comunalee fornitura di copie dei verbali stessi, nonché registrazione e trascrizione di pubblicidibattiti o incontri. Approvazione disciplinare d’oneri e indizione gara d’appalto.PREMESSO:che in data 24.06.2004 veniva sottoscritto il contratto d’appalto, per atto pubblicoamministrativo, n° 11063 di Repertorio, tra il Comune di Brindisi e la Cooperativa“Anima Piccola società Cooperativa arl”, con sede in MATERA, per l’affidamentodel servizio indicato in oggetto, alle condizioni tutte di cui al disciplinare d’oneri allostesso atto allegato sub. lett. A) e per l’importo complessivo di € 118.005,84 IVAinclusa;che, a norma di quanto previsto all’art. 3 del contratto medesimo, la durata delservizio veniva fissata in mesi sessanta, ovvero per quello maggiore coincidente conl’esaurimento delle risorse finanziarie, stimate necessarie per un quinquennio edimpegnate a seguito di esperimento di gara;che, allo stato attuale, l’entità delle risorse ancora disponibili non è sufficiente agarantire, in via presuntiva, lo svolgimento dei Consigli comunali per l’anno in corso,pertanto si rende necessario attivare in tempo utile le procedure di gara, al fine diindividuare il soggetto cui affidare l’espletamento del servizio;TANTO PREMESSOSi rende opportuno approvare l’allegato disciplinare d’oneri, rivisitato e corretto,oltre al preventivo di spesa, quantificato in € 24.000,00 annui oltre IVA al 21% pari a€ 5.040,00 e, per l’importo presunto di € 145.200,00, IVA inclusa, complessivamenteriferito al periodo di sessanta mesi.Si propone l'adozione del presente provvedimento, concernente l’approvazione deldisciplinare d’oneri e l’avvio delle relative procedure di gara.Il Dirigente(dott. Costantino DEL CITERNA)

IL COMMISSARIO STRAORDINARIOVISTA la su estesa relazione e gli atti in essa richiamati;VISTO il parere espresso dal Dirigente il Settore Ufficio del Consiglio in merito allaregolarità tecnica della presente deliberazione;VISTO, altresì, il parere espresso dal Dirigente il Settore Servizi Finanziari in meritoalla regolarità contabile della presente atto;DATO ATTO che i suddetti pareri sono riportati in testo integrale sul frontespiziodella presente proposta deliberativa di cui fanno parte integrante e sostanziale;VISTI gli articoli 48 e 49 del Testo Unico Enti locali approvato con decretolegislativo n. 267 del 18.08.2000;Con i poteri della Giunta comunale;DELIBERA1. PRENDERE ATTO che il contratto, relativo al servizio per la registrazione,trascrizione dei verbali del Consiglio comunale e fornitura di copie dei verbalistessi, nonché registrazione e trascrizione di pubblici dibattiti o incontri è scadutoil 24.06.2009;2. APPROVARE, per le ragioni espresse in narrativa, il preventivo di spesa e ildisciplinare d’oneri, che si allega al presente atto quale parte integrante esostanziale, per l’affidamento del servizio di registrazione, trascrizione dei verbalidel Consiglio comunale e fornitura di copie dei verbali stessi, nonché registrazionee trascrizione di pubblici dibattiti o incontri, per il periodo di mesi sessanta, adecorrere dalla sottoscrizione del relativo contratto d’appalto, per l’importo di €120.000,00 oltre IVA al 21% pari a € 25.200,00 e, per un totale di € 145.200,00riferito complessivamente ad un quinquennio;3. DARE ATTO che la spesa di cui sopra sarà finanziata con onere a carico delbilancio comunale la cui previsione è in fase di perfezionamento;4. DISPORRE l’indizione della relativa gara d’appalto, mediante procedura aperta,ai sensi dell’art.83 del Decreto legislativo n. 163/2006 e successive modificazionied integrazioni, al fine di individuare il soggetto cui affidare il servizio/fornitura inargomento;5. RINVIARE al Settore “Ufficio del Consiglio comunale” l’adozione della relativadeterminazione dirigenziale, concernente l’impegno della spesa, da imputare alcap.1131/90 dei rispettivi bilanci annuali;6. DEMANDARE al Settore Affari Generali le modalità di espletamento dellaprocedura concorrenziale e l’approvazione del bando di gara.