LINEE GUIDA SUL SISTEMA DI GESTIONE PER LA SICUREZZA E ...

DocumentazioneGeneralitàLa Direzione dell’organizzazione dovrebbe definire la documentazione, registrazioni incluse,necessaria per stabilire, attuare e tenere aggiornato il sistema di gestione per la S&S e per sostenereun’efficace ed efficiente operatività dei processi dell’organizzazione.La documentazione, presentata in forma cartacea o con l’utilizzo di mezzi elettronici, dovrà essereadeguata e conforme, comunque, alle esigenze dell’organizzazione.Per le finalità ad essa connesse la Direzione dovrebbe considerare i seguenti elementi:- responsabilità ed autorizzazioni per l’uso della documentazione stessa,- grado di sicurezza ed accessibilità che può essere necessario impostare tenendo conto anche deirequisiti previsti dalla normativa sulla privacy,- informazioni relative agli ambienti di lavoro nei quali la documentazione è utilizzata edarchiviata,- eventuali vincoli che i suddetti ambienti potrebbero porre alla natura fisica della documentazione(uso di supporti elettronici, altro),- sviluppo di sistemi (per documentazione ed informazione) esistenti e finalizzati a supportare ilsistema di gestione per la S&S,- modalità di approvazione e distribuzione della documentazione.E’ importante che la documentazione sia la minima richiesta per essere efficace ed efficiente.La documentazione per il sistema di gestione per la S&S dovrebbe includere:a) dichiarazioni documentate sulla politica per la S&S e sugli obiettivi per la S&S,b) un manuale della sicurezza,c) le procedure richieste,d) una raccolta delle leggi e delle norme tecniche in materia di S&S,e) istruzioni di lavoro,f) i documenti necessari all’organizzazione per assicurare l’efficace pianificazione, funzionamentoe controllo dei suoi processi,g) le registrazioni richieste per dare evidenza delle attività svolte.Manuale della sicurezzaL’organizzazione dovrebbe preparare e tenere aggiornato un manuale della sicurezza che includa:a) il campo di applicazione del sistema di gestione per la S&S, nonché dettagli sulle eventualiesclusioni e le relative giustificazioni,b) le procedure documentate predisposte per il sistema di gestione per la S&S o i riferimenti allestesse,c) una descrizione delle interazioni tra i processi del sistema di gestione per la S&S.Tenuta sotto controllo dei documentiI dati e i documenti contenenti informazioni critiche per le operazioni del sistema di gestione per laS&S e per le prestazioni di attività riguardanti la S&S dell’organizzazione dovrebbero essereidentificati e controllati.Dovrebbero essere predisposte delle procedure documentate per definire i controlli perl’identificazione, l’approvazione, la pubblicazione e la rimozione della documentazione disicurezza, nonché per i controlli dei dati sulla S&S.Documentazioni e dati dovrebbero essere disponibili e accessibili quando richiesti, in condizioniabituali e non, includendo le condizioni di emergenza.Nota 1: generalmente prima della loro emissione i documenti vengono esaminati e controllati dal RSPP e vengonoapprovati dal DdL.Nota 2: i documenti modificati vengono esaminati e controllati dal RSPP e vengono approvati dal DdL. In ognidocumento modificato devono essere sintetizzate le modifiche apportate e la relativa ragione.21