Manuale di gestione del protocollo informatico

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9.2 DOCUMENTI INERENTI A GARE D'APPALTOLa corrispondenza che riporta l'indicazione “offerta” - “gara d'appalto” - “preventivo” osimili, o dal cui involucro è possibile evincere che si riferisce alla partecipazione ad unagara, non deve essere aperta, ma consegnata direttamente al servizio di protocolloaziendale. Questo provvederà alla immediata registrazione di protocollo con l'apposizionedella segnatura, della data e dell'ora e dei minuti di registrazione direttamente sulla busta,plico o simili. Se richiesto, Per ricevuta sarà consegnata al mittente copia della busta,plico o simili su cui è stata apposta la registrazione di protocollo. Successivamente labista, plico o simile sarà recapitata al Responsabile del Procedimento dell'Unità Operativa(UO).È compito dell'Unità Operativa (UO) provvedere alla custodia delle buste, plichi o similiprotocollati, con mezzi idonei, sino all'espletamento della gara stessa.Dopo l'apertura delle buste, l’Unità Operativa (UO) che gestisce la gara d'appaltoriconsegna la busta contenente i documenti al Responsabile di protocollo (RSP) cheriporterà gli estremi di protocollo indicati sulla confezione esterna, sui documenti in essacontenuti, mantenendo tale confezione come allegato.9.3 GESTIONE FATTURELe fatture, come ogni altro documento in entrata e uscita, devono essere certamentegestite dal sistema di gestione documentale.La soluzione adottata dall'azienda servizi sociali di Bolzano è quella di protocollare lefatture in entrata e classificarle per il procedimento che le riguardano, in questo modo ognifattura si inserisce nel procedimento amministrativo che le ha generate.Il riferimento normativo di base è l'art. 53 c. 5 del DPR 445/2000.9.4 DOCUMENTI SOGGETTI A REGISTRAZIONE PARTICOLAREAll’interno dell’AOO è istituito il protocollo riservato - sottratto alla consultazione da partedi chi non sia espressamente abilitato - nel quale sono riportati:• Documenti relativi a vicende di persone o a fatti privati o particolari;• Documenti di carattere politico e d’indirizzo che, se resi di pubblico dominio, possonoostacolare il raggiungimento degli obbiettivi prefissati;• Documenti dalla cui contestuale pubblicità possa derivare pregiudizio a terzi o albuon andamento dell’attività amministrativa;• I documenti anonimi individuati ai sensi dell’art. 8, comma 4, e 141 del codice diprocedura penale;• corrispondenza legata a vicende di persone o a fatti privati o particolari;• le tipologie di documenti individuati dall’art. 24 della legge 7 agosto 1990 n. 241;dall’art. 8 del DPR 27 giugno 1992 n. 352, nonché dalla legge 675/96 (e successivemodifiche ed integrazioni) e norme collegate.La registrazione nel protocollo particolare, quando non sia palesemente evidente lanecessità, può essere disposta dal RSP con l’apposizione, sul documento, della seguentedicitura: “Da registrare sul protocollo particolare”.36
I documenti (informatici o cartacei) anonimi, come tali individuati ai sensi dell’art. 8,comma 4, e 141 del codice di procedura penale, vengono inviati al RSP che ne effettuauna valutazione:• se ritiene che contengano dati o informazioni d’interesse dell’amministrazione/AOO,provvede ad inviarli agli uffici competenti per le ulteriori eventuali determinazioni.Questi decidono se registrarli, farli registrare nel protocollo generale;• se ritiene che non contengano dati rilevanti dal punto di vista amministrativo, ildocumento viene registrato nel protocollo particolare.Qualora pervenga all'Area Organizzativa Omogenea (AOO) un documento di competenzadi un altra ente, altra persona fisica o giuridica, lo stesso viene trasmesso a chi dicompetenza, se individuabile, altrimenti viene restituito al mittente.Nel caso in cui un documento di tale tipo venga erroneamente registrato a protocollo,verrà spedito a chi di competenza, oppure restituito al mittente, con una lettera ditrasmissione opportunamente protocollata; il documento protocollato sarà soggetto allaprocedura di annullamento di protocollo.9.5 MODIFICA DELLE ASSEGNAZIONINel caso di assegnazione errata, l'Unità Operativa (UO) che riceve il documento,restituisce il documento stesso al soggetto mittente che può essere, il Responsabile delProcedimento dell’ Unità operativa (UO) o il Responsabile di Protocollo (RSP), cheprovvederà a nuova assegnazione.Nel caso in cui venisse assegnato un documento ad una persona assente dal lavoro, ilsistema provvederà a segnalare l’assenza del destinatario e il mittente potrà eseguirel'annullamento dell'assegnazione.Un altro livello di assegnazione, per evitare che succeda quanto specificato prima, èquello di assegnare il documento all'Unità Operativa (UO) di competenza.Il sistema di gestione informatica tiene traccia di tutti i passaggi memorizzandol'identificativo dell'utente che effettua l'operazione con la data e l'ora di esecuzione.SEZIONE 10 – FUNZIONALITÀ DEL SISTEMA DI GESTIONEINFORMATICA DEI DOCUMENTILe funzionalità del sistema di gestione informatica dei documenti in uso presso gli ufficisono descritte nel manuale d'uso del software D3. quando sarà disponibile.SEZIONE 11 – PIANO DI SICUREZZA INFORMATICAIl piano di sicurezza informatica, previsto dal D.P.C. 13 gennaio 2004, dalla deliberaCNIPA 11/2004 e dal D.Lgs. n.196/2003, in cui si definiscono le misure minime disicurezza adottate dall'Assb, sono contenute nel Documento Programmatico sullaSicurezza (DPS). Tale documento è depositato presso l'ufficio CED dell'azienda servizisociali di Bolzano.37
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