Manuale di gestione del protocollo informatico

9.2 DOCUMENTI INERENTI A GARE D'APPALTOLa corrispondenza che riporta l'indicazione “offerta” - “gara d'appalto” - “preventivo” osimili, o dal cui involucro è possibile evincere che si riferisce alla partecipazione ad unagara, non deve essere aperta, ma consegnata direttamente al servizio di protocolloaziendale. Questo provvederà alla immediata registrazione di protocollo con l'apposizionedella segnatura, della data e dell'ora e dei minuti di registrazione direttamente sulla busta,plico o simili. Se richiesto, Per ricevuta sarà consegnata al mittente copia della busta,plico o simili su cui è stata apposta la registrazione di protocollo. Successivamente labista, plico o simile sarà recapitata al Responsabile del Procedimento dell'Unità Operativa(UO).È compito dell'Unità Operativa (UO) provvedere alla custodia delle buste, plichi o similiprotocollati, con mezzi idonei, sino all'espletamento della gara stessa.Dopo l'apertura delle buste, l’Unità Operativa (UO) che gestisce la gara d'appaltoriconsegna la busta contenente i documenti al Responsabile di protocollo (RSP) cheriporterà gli estremi di protocollo indicati sulla confezione esterna, sui documenti in essacontenuti, mantenendo tale confezione come allegato.9.3 GESTIONE FATTURELe fatture, come ogni altro documento in entrata e uscita, devono essere certamentegestite dal sistema di gestione documentale.La soluzione adottata dall'azienda servizi sociali di Bolzano è quella di protocollare lefatture in entrata e classificarle per il procedimento che le riguardano, in questo modo ognifattura si inserisce nel procedimento amministrativo che le ha generate.Il riferimento normativo di base è l'art. 53 c. 5 del DPR 445/2000.9.4 DOCUMENTI SOGGETTI A REGISTRAZIONE PARTICOLA­REAll’interno dell’AOO è istituito il protocollo riservato - sottratto alla consultazione da partedi chi non sia espressamente abilitato - nel quale sono riportati:• Documenti relativi a vicende di persone o a fatti privati o particolari;• Documenti di carattere politico e d’indirizzo che, se resi di pubblico dominio, possonoostacolare il raggiungimento degli obbiettivi prefissati;• Documenti dalla cui contestuale pubblicità possa derivare pregiudizio a terzi o albuon andamento dell’attività amministrativa;• I documenti anonimi individuati ai sensi dell’art. 8, comma 4, e 141 del codice diprocedura penale;• corrispondenza legata a vicende di persone o a fatti privati o particolari;• le tipologie di documenti individuati dall’art. 24 della legge 7 agosto 1990 n. 241;dall’art. 8 del DPR 27 giugno 1992 n. 352, nonché dalla legge 675/96 (e successivemodifiche ed integrazioni) e norme collegate.La registrazione nel protocollo particolare, quando non sia palesemente evidente lanecessità, può essere disposta dal RSP con l’apposizione, sul documento, della seguentedicitura: “Da registrare sul protocollo particolare”.36