Manuale di gestione del protocollo informatico

Per quanto riguardano le informazioni da apporre sul dorso di un faldone contenentedocumenti cartacei che si riferiscono a un procedimento in corso, si veda l’allegatonr.12.7.3 PASSAGGIO DEI FASCICOLI NELL'ARCHIVO DI DEPOSITOIl passaggio dei fascicoli di pratiche concluse è regolato dalle disposizioni contenutenell’allegato nr. 8 del presente manuale.Sempre nel presente allegato sono descritte le caratteristiche dei locali adibiti ad archiviodi deposito e loro gestione.SEZIONE 8 – CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI8.1 PIANO DI CONSERVAZIONE DELL'ARCHVIOIl piano di conservazione dell'archivio dell'Amministrazione comprende il titolario diclassificazione riportato nell'allegato nr. 5, e il piano di conservazione allegato nr. 6. IlPiano di Conservazione utilizzato dall'ASSB è quello utilizzato presso l'AmministrazioneComunale di Bolzano ed approvato dall'ente preposto alla vigilanza sugli archivi degli entilocali (in Alto Adige l'Archivio Provinciale). In tale piano, è riportato per ogni titolo e classedel Titolario, l'indicazione delle tipologie documentarie prodotte e dei relativi tempi diconservazione.L'aggiornamento del piano di conservazione compete esclusivamente al Responsabiledella tenuta del protocollo (RSP), della gestione dei flussi documentali e degli archivi ed èassicurato quando se ne presenta la necessità, nel pieno rispetto delle disposizionicontenute nella normativa vigente in materia di formazione conservazione degli archivi.Dopo ogni modifica del titolario, il suddetto responsabile provvede ad informare tutti isoggetti abilitati all'operazione di classificazione dei documenti e a dare loro le istruzioniper il corretto utilizzo delle nuove classifiche.Gli archivi e i singoli documenti degli enti pubblici territoriali sono beni culturali inalienabili.I singoli documenti sono quindi inalienabili, sin dal momento dell'inserimento di ciascundocumento nell'archivio dell' ”AOO ASSB-BSB”, di norma mediante l'attribuzione di unnumero di protocollo e di un codice di classificazione.L'archivio non può essere smembrato, a qualsiasi titolo, e deve essere conservato nellasua organicità.8.2 ACCESSIBILITÀ DA PARTE DEGLI UTENTI APPARTENENTIALL'AOO ASSB-BSBLa riservatezza delle registrazioni di protocollo e dei documenti informatici è garantita dalsistema attraverso l'uso di profili e password, o altre tecniche e dispositivi diautenticazione sicura.L'operatore che effettua la registrazione di protocollo inserisce il livello di riservatezza34