Manuale di gestione del protocollo informatico

dei fascicoli.Il processo della fascicolazione comprende i seguenti punti: il Responsabile della gestione dei fascicoli stabilisce, con l'ausilio delle funzioni diricerca del sistema di protocollo, se esso si colloca nell'ambito di un affare oprocedimento in corso, oppure se dà avvio ad una nuova pratica, ovvero l'aperturadi un nuovo fascicolo;se si colloca nell'ambito di un affare o procedimento in corso: seleziona il relativo fascicolo; collega la registrazione di protocollo del documento al fascicoloselezionato; se il documento fa parte di un procedimento che coinvolge più Ufficiorganizzativi responsabili (UOR) sarà assegnato all'Ufficio OrganizzativoResponsabile (UOR) di competenza. Se si tratta di un documento susupporto cartaceo, assicura l'inserimento fisico dello stesso nel relativocarteggio;se dà avvio ad un nuovo fascicolo: si esegue l'operazione di apertura del fascicolo; si collega la registrazione di protocollo del documento al nuovo fascicolo; nel caso il documento fa parte di un procedimento che coinvolge piùUffici organizzativi responsabili (UOR) il documento viene assegnato allasingola Unità Operativa (UO) al Responsabile del procedimentoamministrativo (RPA).Il fascicolo è chiuso al termine del procedimento amministrativo o all'esaurimentodell'affare. La data di chiusura si riferisce alla data dell'ultimo documento prodotto.Esso è archiviato rispettando l'ordine di classificazione e la data della sua chiusura.Quando avviene un errore nell’assegnazione di un fascicolo, l'Unità Operativa (UO) chel’ha creato, provvede a correggere le informazioni inserite nel sistema informatico e adinviare il fascicolo all' Unità operativa (UO) di competenza.Il sistema di gestione informatizzata dei documenti tiene traccia di questi passaggi,memorizzando per ciascuno di essi l'identificativo dell'operatore della Unità Operativa(UO) dell'Ufficio Organizzativo Responsabile (UOR) che effettua la modifica con la data el'ora dell'operazione.L'indice dei fascicoli (chiamato anche repertorio), ripartito per ciascun titolo del titolario, èlo strumento di gestione e di reperimento dei fascicoli. Il registro in formato digitale èpresente nel software D3 che sarà stampato alla fine dell’anno.La struttura dell'indice dei fascicoli rispecchia quella del titolario di classificazione e quindivaria in concomitanza con l'aggiornamento di quest'ultimo.Mentre il titolario rappresenta in astratto le funzioni e le competenze che l'ente puòesercitare in base alla propria missione istituzionale, l'indice dei fascicoli rappresenta inconcreto le attività svolte e i documenti prodotti in relazione a queste attività.Nell'indice sono indicati: l’anno di apertura l'indice di classificazione completo (titolo, classe, fascicolo, sottofascicolo); il numero di fascicoli; stato del fascicolo (aperto-chiuso) l’oggetto della pratica.L’indice dei fascicoli è costantemente aggiornato.33