Manuale di gestione del protocollo informatico

concorso, una gara d’appalto. Ha una durata definita dal tempo di durata dell’affare.Il fascicolo per attività: comprende tutti i documenti prodotti nello svolgimento di unaattività amministrativa semplice, che si esaurisce in risposte obbligate o meriadempimenti.Il fascicolo per attività comprende documenti con destinatari diversi e oggetti diversi macon identica classifica, ha durata annuale e, se la massa documentale è eccessiva, puòarticolarsi in sottofascicoli con diverse cadenze temporali (es. mensili).Ad esempio: gestione manutenzione beni immobili, gestione delle entrate, comunicatistampa.Il fascicolo per persona fisica: comprende tutti i documenti, anche con classi diverse,che si riferiscono a una persona fisica o giuridica. Il fascicolo della persona conterràciascun documento classificato secondo la classe in oggetto previsto dal titolo III. Ilfascicolo si apre per tutti i dipendenti dell’azienda al livello della classe 2 del titolo III econterranno i documenti che riguardano la persona, gli stessi documenti saranno presentianche nelle classi relative per oggetto nei fascicoli per materia. Ad es. il documento“mandato sindacale” è contenuto nel fascicolo “Mandati sindacali nel Tit.III cl. 12” e saràcollegato al fascicolo della persona nella cl. 2.Per quanto riguarda i fascicoli delle associazioni, cooperative, sono da aprire nel Tit. I cl.17 e conterranno documenti di classi diverse a seconda dell’oggetto che trattano.Per quanto riguarda i fascicoli dei rapporti istituzionali con altri enti pubblici (prov. Comunedi Bolzano, Comunità Comprensoriali..etc), sono da aprire nel Tit. I cl.14 e conterrannodocumenti di classi diverse a seconda dell'oggetto che trattano.7.2 PROCESSO DI FORMAZIONE DEI FASCICOLIOgni Ufficio Organizzativo Responsabile (UOR) si fa carico di gestire le pratiche di propriacompetenza.Qualora un documento dia luogo all'avvio di un nuovo procedimento amministrativo, inbase all'organizzazione dell'ente, il soggetto preposto provvede all'apertura di un nuovofascicolo. Un documento può essere assegnato anche a più fascicoli.La formazione di un nuovo fascicolo avviene attraverso l'operazione di “apertura” checomprende la registrazione di alcune informazioni essenziali: titolo e categoria del titolario di classificazione nell'ambito dei quali il fascicolo sicolloca. numero del fascicolo, attribuito automaticamente dal sistema oggetto del fascicolo; data di apertura del fascicolo; Area Organizzativa Omogenea (AOO) e Ufficio Organizzativo Responsabile (UOR); collocazione fisica, di eventuali documenti cartacei; livello di riservatezza, se diverso da quello standard applicato da sistema.Il fascicolo di norma è aperto all'ultimo livello della struttura gerarchia del titolario, dopo laclassificazione di Titolo e Classe.Alla presenza di un documento nuovo da inserire in un fascicolo, si consultano idipendenti nominati per singola Unità organizzativa (UO) che gestiscono l’apertura e lachiusura dei singoli fascicoli allo scopo di ottenere una corretta e trasparente gestione32