Manuale di gestione del protocollo informatico

amministrativo.In tal modo è assicurata la corretta sequenza dei documenti che fanno parte di undeterminato procedimento amministrativo.Qualora durante l'anno non venga utilizzato il registro di emergenza, il responsabile dellatenuta del protocollo (RSP) annota sullo stesso mancato utilizzo.SEZIONE 6 – ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE6.1 CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTILa classificazione è l'operazione finalizzata all’organizzazione dei documenti, secondo unordinamento logico, in relazione alle funzioni e alle competenze della “AOO ASSB-BSB”.La classificazione è eseguita a partire dal titolario del piano di conservazione dell'archivio(allegato nr. 5).Si tratta di un sistema logico astratto che organizza i documenti secondo una struttura adalbero definita sulla base dell’organizzazione funzionale dell’“AOO ASSB-BSB”,permettendo di organizzare in maniera omogenea e coerente i documenti che siriferiscono ai medesimi affari o ai medesimi procedimenti amministrativi.Tutti i documenti ricevuti e prodotti dalle singole Unità Operative (UO), indipendentementedal supporto sul quale vengono formati, sono classificabili in base al titolario riportatonell'allegato nr. 5.Mediante la classificazione si assegna al documento, oltre al codice completo dell'indice diclassificazione (titolo, classe), il numero del fascicolo ed eventualmente del sottofascicolo.La classificazione dei documenti nel titolario potrà essere eseguita da ogni dipendenteabilitato all'utilizzo del sistema di gestione del protocollo informatico all'interno dell'ASSB,indipendentemente dal fatto che il documento abbia una registrazione di protocollo.6.2 REPERTORIO DEI FASCICOLII fascicoli sono annotati nel repertorio dei fascicoli.Il repertorio dei fascicoli, ripartito per ciascun titolo del titolario, è lo strumento di gestionee di reperimento dei fascicoli.La struttura del repertorio rispecchia quella del titolario di classificazione e quindi variain concomitanza con l’aggiornamento di quest’ultimo.Mentre il titolario rappresenta in astratto le funzioni e le competenze che l’ente puòesercitare in base alla propria missione istituzionale, il repertorio dei fascicoli rappresentain concreto le attività svolte e i documenti prodotti in relazione a queste attività.6.3 SERIE ARCHIVISTICHELa serie archivistica consiste in un raggruppamento di unità archivistiche (documenti,fascicoli, registri) riunite o per caratteristiche omogenee, quali la natura e la forma deidocumenti (es. le determinazioni, i contratti, i registri di protocollo) oppure in base allamateria trattata, all’affare o al procedimento al quale afferiscono (es. i fascicoli del personale).Le serie documentarie sono formate dai registri e dai relativi fascicoli compresi in un arco30