Manuale di gestione del protocollo informatico
Manuale di gestione del protocollo informatico Manuale di gestione del protocollo informatico
attraverso l'etichetta barcode.Essa consente di individuare ciascun documento in modo inequivocabile.Le informazioni minime apposte o associate al documento mediante l'operazione disegnatura sono quelle elencate nell'articolo 9 del DPCM 31 ottobre 2000, e precisamente:a) codice identificativo dell'Amministrazione (ASSB)b) codice identificativo dell'Area Organizzativa Omogenea ("AOO ASSB-BSB")c) data e numero di protocollo del documentod) Indice di classificazione (Titolo e categoria)In aggiunta è possibile riportare le seguenti informazioni:a) denominazione dell'Amministrazione;b) il codice identificativo dell'Ufficio Organizzativo Responsabile (UOR) a cui il documentoè destinato/assegnato o che ha prodotto il documento;c) numero di fascicolo.Per i documenti informatici in uscita possono essere specificate anche persone e/o UnitàOperative (UO) riceventi e, identificazione degli allegati e informazioni sul procedimento esul trattamento.La segnatura di protocollo di un documento cartaceo avviene attraverso l'apposizione sudi esso di un etichetta con inciso un codice a barre sul quale vengono riportate leinformazioni minime elencate sopra prodotto automaticamente dal sistema informatico perla gestione della registrazione del protocollo.L'operazione di segnatura dei documenti in uscita viene effettuata dall'utente che redige ildocumento, insieme alla registrazione di protocollo dei documenti in uscita.Per i documenti in uscita, nel caso si trattasse di un documento creato con strumentiinformatici, essi devono essere prodotti o trasformati nei formati specificati nel paragrafo3.4 in fase di registrazione di protocollo. In questo specifico caso sarà il sistemainformatico utilizzato stesso che assocerà la segnatura di protocollo in formato XMLsull'immagine stessa del documento.Nel caso di documento cartaceo la segnatura di protocollo, ovvero le informazioni minimecitate sopra, devono essere apposte sulla prima pagina dell'originale; in caso di spazioinsufficiente sarà apposto sul retro della prima pagina.5.5 REGISTRO DI PROTOCOLLO GIORNALIEROIl responsabile della tenuta del protocollo informatico (RSP), della gestione dei flussidocumentali e degli archivi provvede alla produzione del registro giornaliero di protocollo,costituito dall'elenco delle informazioni inserite con l'operazione di registrazione diprotocollo nell'arco di uno stesso giorno.Alla fine di garantire la non modificabilità delle operazioni di registrazioni di protocollo, ilcontenuto del registro di protocollo è riversato su supporti di memorizzazione nonriscrivibili. Questi sono conservati a cura del responsabile della conservazione dei backup,appositamente nominato dell'amministrazione ASSB, diverso dal Responsabile dellatenuta del protocollo informatico (RSP), con le modalità previste dalla normativa vigente.Il backup giornaliero è effettuato a cura degli addetti del CED.28
5.6 IL REGISTRO DI PROTOCOLLO PARTICOLAREAll'interno dell'"AOO ASSB-BSB" è costituito un iter di registro di protocollo particolareriservato, in quanto sottratto alla consultazione da parte di chi non sia espressamenteabilitato.I documenti che possono essere soggetto a riservatezza d'accesso sono elencatiAllegato 4.Nel caso di riservatezza temporanea delle informazioni è necessario indicare,contestualmente alla registrazione di protocollo, anche l'anno, il mese ed il giorno nelquale le informazioni temporaneamente riservate divengono soggette all'accessoordinariamente previsto.I documenti anonimi sono soggetti ad una valutazione da parte del RSP: se ritiene contengano dati o informazioni di interesse dell'amministrazione,provvede ad inviarli agli uffici competenti per le ulteriori eventuali determinazioni.Questi decidono se registrarli, farli registrare nel protocollo generale o riservato;se ritiene che non contengano dati rilevanti dal punto di vista amministrativo, ildocumento viene registrato nel protocollo generale.Il documento se contiene la dicitura “personale”, “riservata” o altro è soggetto aregistrazione di protocollo particolare, non viene protocollato ma inoltrato direttamenteall'interessato. Quest'ultimo dopo la consultazione se lo ritiene necessario, rimanda ildocumento al Responsabile della tenuta del protocollo (RSP) che provvederà allaregistrazione di protocollo.In aggiunta verranno assegnati i diritti d'accesso al documento solamente al destinatario.5.7 REGISTRO DI PROTOCOLLO D'EMERGENZAIl responsabile della tenuta del protocollo, della gestione dei flussi documentali e degliarchivi autorizza lo svolgimento, anche manuale, delle operazioni di registrazione diprotocollo su registri di emergenza ogni qualvolta per cause tecniche non sia possibileutilizzare il sistema.In taluni casi, dovranno essere compilati in ogni loro parte e firmati, i Moduli diRegistrazione di Emergenza (vedasi allegato nr. 7).Si applicano le modalità di registrazione dei documenti sul registro di emergenza e direcupero delle stesse nel sistema di protocollo informatico, in ottemperanza all'articolo 63della legge 445 del 2000Il registro di emergenza si rinnova ogni anno solare, e pertanto, inizia il primo gennaio etermina 31 dicembre di ogni anno.Ad ogni registrazione recuperata dal registro di emergenza viene attribuito un nuovonumero di protocollo generale, continuando la numerazione del protocollo generaleraggiunta al momento dell'interruzione del servizio.A tale registrazione è associato anche il numero di protocollo e la data di registrazioneriportati sul protocollo di emergenza.I documenti annotati nel registro di emergenza e trasferiti nel protocollo generale recano,pertanto, due numeri: quello del protocollo di emergenza e quello del protocollo generale.La data in cui è stata effettuata la registrazione di protocollo sul registro di emergenza èquella a cui si fa riferimento per la decorrenza dei termini del procedimento29
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5.6 IL REGISTRO DI PROTOCOLLO PARTICOLAREAll'interno <strong>del</strong>l'"AOO ASSB-BSB" è costituito un iter <strong>di</strong> registro <strong>di</strong> <strong>protocollo</strong> particolareriservato, in quanto sottratto alla consultazione da parte <strong>di</strong> chi non sia espressamenteabilitato.I documenti che possono essere soggetto a riservatezza d'accesso sono elencatiAllegato 4.Nel caso <strong>di</strong> riservatezza temporanea <strong>del</strong>le informazioni è necessario in<strong>di</strong>care,contestualmente alla registrazione <strong>di</strong> <strong>protocollo</strong>, anche l'anno, il mese ed il giorno nelquale le informazioni temporaneamente riservate <strong>di</strong>vengono soggette all'accessoor<strong>di</strong>nariamente previsto.I documenti anonimi sono soggetti ad una valutazione da parte <strong>del</strong> RSP: se ritiene contengano dati o informazioni <strong>di</strong> interesse <strong>del</strong>l'amministrazione,provvede ad inviarli agli uffici competenti per le ulteriori eventuali determinazioni.Questi decidono se registrarli, farli registrare nel <strong>protocollo</strong> generale o riservato;se ritiene che non contengano dati rilevanti dal punto <strong>di</strong> vista amministrativo, ildocumento viene registrato nel <strong>protocollo</strong> generale.Il documento se contiene la <strong>di</strong>citura “personale”, “riservata” o altro è soggetto aregistrazione <strong>di</strong> <strong>protocollo</strong> particolare, non viene protocollato ma inoltrato <strong>di</strong>rettamenteall'interessato. Quest'ultimo dopo la consultazione se lo ritiene necessario, rimanda ildocumento al Responsabile <strong>del</strong>la tenuta <strong>del</strong> <strong>protocollo</strong> (RSP) che provvederà allaregistrazione <strong>di</strong> <strong>protocollo</strong>.In aggiunta verranno assegnati i <strong>di</strong>ritti d'accesso al documento solamente al destinatario.5.7 REGISTRO DI PROTOCOLLO D'EMERGENZAIl responsabile <strong>del</strong>la tenuta <strong>del</strong> <strong>protocollo</strong>, <strong>del</strong>la <strong>gestione</strong> dei flussi documentali e degliarchivi autorizza lo svolgimento, anche manuale, <strong>del</strong>le operazioni <strong>di</strong> registrazione <strong>di</strong><strong>protocollo</strong> su registri <strong>di</strong> emergenza ogni qualvolta per cause tecniche non sia possibileutilizzare il sistema.In taluni casi, dovranno essere compilati in ogni loro parte e firmati, i Moduli <strong>di</strong>Registrazione <strong>di</strong> Emergenza (vedasi allegato nr. 7).Si applicano le modalità <strong>di</strong> registrazione dei documenti sul registro <strong>di</strong> emergenza e <strong>di</strong>recupero <strong>del</strong>le stesse nel sistema <strong>di</strong> <strong>protocollo</strong> <strong>informatico</strong>, in ottemperanza all'articolo 63<strong>del</strong>la legge 445 <strong>del</strong> 2000Il registro <strong>di</strong> emergenza si rinnova ogni anno solare, e pertanto, inizia il primo gennaio etermina 31 <strong>di</strong>cembre <strong>di</strong> ogni anno.Ad ogni registrazione recuperata dal registro <strong>di</strong> emergenza viene attribuito un nuovonumero <strong>di</strong> <strong>protocollo</strong> generale, continuando la numerazione <strong>del</strong> <strong>protocollo</strong> generaleraggiunta al momento <strong>del</strong>l'interruzione <strong>del</strong> servizio.A tale registrazione è associato anche il numero <strong>di</strong> <strong>protocollo</strong> e la data <strong>di</strong> registrazioneriportati sul <strong>protocollo</strong> <strong>di</strong> emergenza.I documenti annotati nel registro <strong>di</strong> emergenza e trasferiti nel <strong>protocollo</strong> generale recano,pertanto, due numeri: quello <strong>del</strong> <strong>protocollo</strong> <strong>di</strong> emergenza e quello <strong>del</strong> <strong>protocollo</strong> generale.La data in cui è stata effettuata la registrazione <strong>di</strong> <strong>protocollo</strong> sul registro <strong>di</strong> emergenza èquella a cui si fa riferimento per la decorrenza dei termini <strong>del</strong> proce<strong>di</strong>mento29
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