Manuale di gestione del protocollo informatico
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attraverso l'etichetta barcode.Essa consente <strong>di</strong> in<strong>di</strong>viduare ciascun documento in modo inequivocabile.Le informazioni minime apposte o associate al documento me<strong>di</strong>ante l'operazione <strong>di</strong>segnatura sono quelle elencate nell'articolo 9 <strong>del</strong> DPCM 31 ottobre 2000, e precisamente:a) co<strong>di</strong>ce identificativo <strong>del</strong>l'Amministrazione (ASSB)b) co<strong>di</strong>ce identificativo <strong>del</strong>l'Area Organizzativa Omogenea ("AOO ASSB-BSB")c) data e numero <strong>di</strong> <strong>protocollo</strong> <strong>del</strong> documentod) In<strong>di</strong>ce <strong>di</strong> classificazione (Titolo e categoria)In aggiunta è possibile riportare le seguenti informazioni:a) denominazione <strong>del</strong>l'Amministrazione;b) il co<strong>di</strong>ce identificativo <strong>del</strong>l'Ufficio Organizzativo Responsabile (UOR) a cui il documentoè destinato/assegnato o che ha prodotto il documento;c) numero <strong>di</strong> fascicolo.Per i documenti informatici in uscita possono essere specificate anche persone e/o UnitàOperative (UO) riceventi e, identificazione degli allegati e informazioni sul proce<strong>di</strong>mento esul trattamento.La segnatura <strong>di</strong> <strong>protocollo</strong> <strong>di</strong> un documento cartaceo avviene attraverso l'apposizione su<strong>di</strong> esso <strong>di</strong> un etichetta con inciso un co<strong>di</strong>ce a barre sul quale vengono riportate leinformazioni minime elencate sopra prodotto automaticamente dal sistema <strong>informatico</strong> perla <strong>gestione</strong> <strong>del</strong>la registrazione <strong>del</strong> <strong>protocollo</strong>.L'operazione <strong>di</strong> segnatura dei documenti in uscita viene effettuata dall'utente che re<strong>di</strong>ge ildocumento, insieme alla registrazione <strong>di</strong> <strong>protocollo</strong> dei documenti in uscita.Per i documenti in uscita, nel caso si trattasse <strong>di</strong> un documento creato con strumentiinformatici, essi devono essere prodotti o trasformati nei formati specificati nel paragrafo3.4 in fase <strong>di</strong> registrazione <strong>di</strong> <strong>protocollo</strong>. In questo specifico caso sarà il sistema<strong>informatico</strong> utilizzato stesso che assocerà la segnatura <strong>di</strong> <strong>protocollo</strong> in formato XMLsull'immagine stessa <strong>del</strong> documento.Nel caso <strong>di</strong> documento cartaceo la segnatura <strong>di</strong> <strong>protocollo</strong>, ovvero le informazioni minimecitate sopra, devono essere apposte sulla prima pagina <strong>del</strong>l'originale; in caso <strong>di</strong> spazioinsufficiente sarà apposto sul retro <strong>del</strong>la prima pagina.5.5 REGISTRO DI PROTOCOLLO GIORNALIEROIl responsabile <strong>del</strong>la tenuta <strong>del</strong> <strong>protocollo</strong> <strong>informatico</strong> (RSP), <strong>del</strong>la <strong>gestione</strong> dei flussidocumentali e degli archivi provvede alla produzione <strong>del</strong> registro giornaliero <strong>di</strong> <strong>protocollo</strong>,costituito dall'elenco <strong>del</strong>le informazioni inserite con l'operazione <strong>di</strong> registrazione <strong>di</strong><strong>protocollo</strong> nell'arco <strong>di</strong> uno stesso giorno.Alla fine <strong>di</strong> garantire la non mo<strong>di</strong>ficabilità <strong>del</strong>le operazioni <strong>di</strong> registrazioni <strong>di</strong> <strong>protocollo</strong>, ilcontenuto <strong>del</strong> registro <strong>di</strong> <strong>protocollo</strong> è riversato su supporti <strong>di</strong> memorizzazione nonriscrivibili. Questi sono conservati a cura <strong>del</strong> responsabile <strong>del</strong>la conservazione dei backup,appositamente nominato <strong>del</strong>l'amministrazione ASSB, <strong>di</strong>verso dal Responsabile <strong>del</strong>latenuta <strong>del</strong> <strong>protocollo</strong> <strong>informatico</strong> (RSP), con le modalità previste dalla normativa vigente.Il backup giornaliero è effettuato a cura degli addetti <strong>del</strong> CED.28
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