Manuale di gestione del protocollo informatico
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5.2 ANNULLAMENTO DELLE REGISTRAZIONI DIPROTOCOLLOLa necessità <strong>di</strong> mo<strong>di</strong>ficare i dati <strong>di</strong> <strong>protocollo</strong>, per correggere errori verificatisi in sede <strong>di</strong>immissione manuale <strong>di</strong> dati, comporta l'obbligo <strong>di</strong> inserire nel sistema le variazioni e ilmotivo <strong>di</strong> tali variazioni. Queste variazioni saranno registrate dal sistemaLe informazioni relative alla registrazione <strong>di</strong> <strong>protocollo</strong> annullata rimangono memorizzatenel registro <strong>del</strong> <strong>protocollo</strong> per essere sottoposte alle elaborazioni previste.In tale ipotesi la procedura riporta la <strong>di</strong>citura “annullato” in posizione visibile e tale daconsentire la lettura <strong>di</strong> tutte le informazioni originarie. Il sistema registra l'avvenutarettifica, la data e il soggetto che è intervenuto.Solo il responsabile <strong>del</strong> servizio <strong>di</strong> <strong>protocollo</strong> è autorizzato ad mo<strong>di</strong>ficare/annullare, ovveroa dare <strong>di</strong>sposizioni <strong>di</strong> annullamento <strong>del</strong>le registrazioni <strong>di</strong> <strong>protocollo</strong>.L'annullamento <strong>di</strong> una registrazione <strong>di</strong> <strong>protocollo</strong> generale deve essere richiesto conspecifica nota, adeguatamente motivata, in<strong>di</strong>rizzata al Responsabile <strong>del</strong>la tenuta <strong>del</strong><strong>protocollo</strong> (RSP).5.3 DOCUMENTI NON SOGGETTI A REGISTRAZIONE DIPROTOCOLLOSono esclusi dalla registrazione <strong>di</strong> <strong>protocollo</strong>, ai sensi <strong>del</strong>l'art. 53 comma 5 <strong>del</strong> DPRn.445/2000 le seguenti tipologie <strong>di</strong> documenti: le gazzetta ufficiali, i bollettini ufficiali e i notiziari <strong>del</strong>la Pubblica Amministrazione, lenote <strong>di</strong> ricezione circolari e altre <strong>di</strong>sposizioni, i materiali statistici, gli atti preparatoriinterni, i giornali, le riviste, i libri, gli opuscoli, i materiali pubblicitari, gli inviti amanifestazioni che non attivino proce<strong>di</strong>menti amministrativi, i biglietti d'occasione(condoglianze, auguri, congratulazioni, ringraziamenti, etc.), gli allegatiaccompagnati da lettera <strong>di</strong> trasmissione, i certificati con <strong>di</strong>agnosi ed affini, leofferte/preventivi <strong>di</strong> terzi non richiesti. (Ve<strong>di</strong> allegato 3)Sono altre sì esclusi dalla registrazione <strong>di</strong> <strong>protocollo</strong>: i documenti già soggetti a registrazione particolare <strong>del</strong>l'Amministrazione elencatinell'allegato nr. 4.Tali documenti (decreti- determinazioni – convenzioni ) sono soggetti anumerazione progressiva <strong>di</strong> repertorio. Tale numero ha doppia funzione, sia <strong>di</strong>repertorio sia <strong>di</strong> numerazione particolare documenti il cui contenuto non rientra nell’attività <strong>di</strong> competenza <strong>del</strong>l’ASSB.Tali documenti se d’interesse per la collettività vanno inviati agli enti proposti a talescopo (es: emergenze sanitarie, pericolo pubblico).5.4 SEGNATURAL'operazione <strong>di</strong> segnatura è effettuata contemporaneamente all'operazione <strong>di</strong>registrazione <strong>di</strong> <strong>protocollo</strong>.La segnatura è l'apposizione o l'associazione all'originale <strong>del</strong> documento, in formapermanente non mo<strong>di</strong>ficabile, <strong>del</strong>le informazioni riguardanti il documento stesso27
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