Manuale di gestione del protocollo informatico

protocollo, saranno imbustati e assegnati agli uffici destinatari. Il ritiro giornaliero dellaposta cartacea in arrivo avviene tramite il servizio postale interno.4.6 DOCUMENTI SOGGETTI A SCANSIONE ED UFFICIABILITATII documenti ricevuti su supporto cartaceo, dopo le operazioni di registrazione e segnaturadi protocollo, sono acquisiti dal Responsabile della tenuta del servizio di protocollo (RSP)in sede centrale o dal Responsabile del procedimento (RPA) nelle sedi decentralizzate(vedi sezione 1.2 paragrafo 2), in formato immagine con l'ausilio di scanner.Le rappresentazioni digitali dei documenti cartacei sono archiviate, secondo le regolevigenti, su supporti di memorizzazione, in modo non modificabile al termine del processodi scansione.I documenti cartacei dopo l'operazione di riproduzione in formato immagine, vengonoconservati presso l'Unità Operativa (UO) dove il documento è stato assegnato fin quandoc'è disponibilità di spazio.4.7 MODALITÀ DI SVOLGIMENTO DEL PROCESSO DISCANSIONEIn questa sezione è definito il processo di scansione.Il processo di scansione si articola nelle seguenti fasi: acquisizione delle immagini in modo tale che ad ogni documento, anche compostoda più pagine, corrisponda un unico file in un formato standard abilitato allaconservazione (vedasi sezione 3.4); verifica della leggibilità delle immagini acquisite e della loro esatta corrispondenzacon gli originali cartacei; collegamento delle immagini alle rispettive registrazioni di protocollo, in modo nonmodificabile; memorizzazione delle immagini, in modo non modificabile.La riproduzione dei documenti cartacei in formato immagine viene eseguita sulla base delseguente criterio:Il documento ricevuto viene acquisito direttamente tramite lo scanner se non supera 30pagine, altrimenti verrà effettuata la scansione del frontespizio e dell'indice, se presente.Non vengono riprodotti in formato immagine i seguenti documenti: i certificati medici i certificati medici contenenti la diagnosi; certificati di invalidità; atti giudiziari contenenti condanne penali.I documenti con più destinatari, sono riprodotti in formato immagine ed inviati solo informato elettronico a tutti i destinatari. Il documento cartaceo originale è inviato al primodestinatario e le copie ai restanti destinatari.Qualora un documento contenga elementi, indicazioni, informazioni che possonoledere la riservatezza della persona in oggetto o comunque soggetti a privacy, nonvengono scansionati ma solamente registrati a protocollo. Il documento cartaceoviene inserito in una busta sigillata recante il nome del responsabile delprocedimento.25