Manuale di gestione del protocollo informatico

Saranno soggetti a registrazione di protocollo anche i documenti ricevuti per conoscenza.Le fatture pervenute all’ASSB in formato cartaceo, saranno soggette a registrazione diprotocollo ed inviate in formato digitale, oltre che in formato cartaceo, ai responsabili dibudget degli uffici destinatari, Il formato cartaceo sarà sottoposto a verifica e validazionetecnica e contabile ed inviato all’ufficio finanze per la liquidazione. Il formato digitalerimarrà come copia nell'archivio digitale. Vedi punto 4.44.2 DOCUMENTI RICEVUTI PRIMA VIA FAX E POI INORIGINALE SU SUPPORTO CARTACEOIl documento ricevuto a mezzo fax è un documento a tutti gli effetti.Il documento trasmesso da chiunque alla “AOO ASSB-BSB” tramite fax, qualora ne siaaccertata la fonte di provenienza, soddisfa il requisito della forma scritta.Sul documento trasmesso via fax può essere apposta la dicitura: “La trasmissione via faxdel presente documento non prevede l'invio del documento originale”.I documenti ricevuti con apparecchi fax, se soggetti a registrazione di protocollo, inassenza di un sistema informatico che ne consenta l'acquisizione in formato elettronico(fax management) sono trattati come documenti cartacei.Se in seguito si riceve lo stesso documento in originale, è necessario attribuirgli la stessasegnatura di protocollo del documento ricevuto via fax. Qualora si rilevi che l'originale èstato registrato con un diverso numero di protocollo, è necessario annullare taleregistrazione.Se si riscontrano differenze sia pure minime tra il documento ricevuto via fax e l'originale,si devono considerare documenti diversi e quindi l'originale deve essere registrato con unnuovo numero di protocollo. La segnatura, (vedasi sezione 5 del presente manuale), siappone sul documento e non sulla copertina di trasmissione del fax; la copertina e ilrapporto di trasmissione vengono anche essi inseriti nel fascicolo per documentare tempie modi dell'avvenuta spedizione.Sul documento, oltre la segnatura di protocollo di cui l'art. 19, bisognerà apporre la dicitura“Ricevuto via Fax”.Sia il fax che l’originale vanno inseriti nel fascicolo.Nel caso si trasmetta il modello di invio fax contenete il testo del documento, questo devecontenere il numero di protocollo.Se invece il modello di invio fax è utilizzato come lettera accompagnatoria, i documentiallegati sono loro ad essere protocollati.4.3 RICEZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICII documenti informatici scambiati con soggetti esterni rispetto all’ASSB sono ricevuti etrasmessi sulla/dalla casella di posta elettronica certificata (PEC) dell'amministrazione:assb@legalmail.it--bsbozen@legalmail.itPertanto le direttive sono le seguenti: Le comunicazioni con l’esterno (enti, aziende, cittadini) devono avvenire tramitePEC Se un documento arriva via PEC ed è firmato digitalmente, si può procedere alla20