Manuale di gestione del protocollo informatico
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preminente carattere giuri<strong>di</strong>co-probatorio sono gli stessi dei documenti in uscita.I documenti interni <strong>di</strong> preminente carattere giuri<strong>di</strong>co-probatorio devono essereregistrati sul <strong>protocollo</strong> <strong>informatico</strong>, classificati, fascicolati e inviati acura <strong>del</strong> RPA. La loro registrazione deve essere effettuata una sola volta dal RPA mittente.Il destinatario <strong>del</strong> documento interno non deve effettuare una nuova registrazione<strong>del</strong> documento in arrivo.Le procedure per la consegna e la trasmissione dei documenti ai servizi <strong>di</strong>competenza si effettuano in modo analogo a quanto stabilito per i documenti in arrivo. Lostesso vale per il trattamento archivistico.Al fine <strong>di</strong> specificare meglio la procedure per la trasmissione dei documenti interni <strong>di</strong>carattere preminentemente giuri<strong>di</strong>co-probatorio si descrive il seguente Iter comeesempio:– L'uff. Appalti invia all' Han<strong>di</strong>cap la richieste <strong>di</strong> un parere obbligatorio;– L'uff. Appalti re<strong>di</strong>ge il documento in formato analogico o <strong>di</strong>gitale;– L'uff. Appalti registra il documento sul <strong>protocollo</strong> <strong>informatico</strong> in modalità “interno”; elo invia;– Il ser. Han<strong>di</strong>cap riceve il documento e non lo protocolla, quin<strong>di</strong> tratta l'affare;– L'uff. Han<strong>di</strong>cap re<strong>di</strong>ge la risposta in formato analogico o <strong>di</strong>gitale e protocolla ildocumento in modalità “interno”;– L'uff. Appalti riceve il documento e non lo protocollaDocumenti interni <strong>di</strong> preminente carattere informativoOgni servizio produce documenti <strong>di</strong> preminente carattere informativo che trasmette viaposta interna cartacea o tramite posta elettronica all'interno <strong>del</strong>l'Azienda. Tali documentinon sono da protocollare, sono documenti informativi-appunti-richiesteinterventi....lettere<strong>di</strong> trasmissione....comunicazioni <strong>di</strong> servizio...Il programma <strong>di</strong> <strong>gestione</strong> documentale in uso all'interno <strong>del</strong>l'ASSB permette <strong>di</strong> mapparetutte le fasi <strong>di</strong> elaborazione <strong>del</strong> documento (report storico), è possibile recuperare tutte leversioni <strong>del</strong> documento e tenere traccia <strong>del</strong> percorso via posta D.3SEZIONE 3 – DOCUMENTI IN USCITAIl documento amministrativo, in termini tecnologici, è classificabile in: <strong>informatico</strong>: è una rappresentazione informatica <strong>di</strong> atti, fatti o dati giuri<strong>di</strong>camenterilevanti analogico: utilizza una grandezza fisica che assume valori continui. Sonodocumenti analogici i documenti cartacei, le immagini su film, le magnetizzazionisu nastro su supporto non <strong>di</strong>gitale).La presente sezione fornisce in<strong>di</strong>cazioni sulla procedura d'invio <strong>di</strong> documenti informatici ecartacei all'interno e all'esterno <strong>del</strong>l'”AOO ASSB-BSB”.11
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