Manuale di gestione del protocollo informatico

procedimenti amministrativi (RPA) abilitati in quanto collegati al sistema informatico dell'"AOO ASSB-BSB".1.3 TENUTA DEL PROTOCOLLO INFORMATICO, DELLAGESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI E DEGLI ARCHIVINell'ambito dell'Amministrazione è prevista la funzione di responsabile della tenuta delprotocollo informatico (RSP), della gestione dei flussi documentali e degli archivi.Il responsabile del sistema della Registrazione di protocollo in via telematica è il DirettoreGenerale dell'Azienda Servizi Sociali di Bolzano protempore, Dott. Bruno Marcato.Il referente incaricato per la tenuta del protocollo informatico (RSP) è il sig. LucianoGuariento,la sig.ra Squarcina Laura e la sig.ra Vasarin Claudia, presso la DirezioneGenerale.Nei casi di vacanza, assenza o impedimento del Responsabile e del Referente, lagestione del servizio della registrazione di protocollo in entrata presso la sede centraledell’ASSB è affidata al sostituto esplicitamente individuato, che è la sig.ra Sperduti Elisadell' Ufficio Legale.1.4 UNICITÀ DEL PROTOCOLLO INFORMATICOAi sensi dell'art. 53, del DPR 28 dicembre 2000, n. 445, la registrazione di protocollo è“un'operazione obbligatoria per i documenti ricevuti o spediti da una pubblicaamministrazione e per tutti i documenti informatici.Nell'ambito dell' "AOO ASSB-BSB" il registro di protocollo è unico, sia per la registrazionedi protocollo in entrata che in uscita.La numerazione delle registrazioni di protocollo è unica e progressiva per anno.La numerazione si chiude al 31 dicembre e ricomincia il 1 gennaio dell'anno successivo.Il numero di protocollo individua un unico documento e, di conseguenza, ogni documentoreca un solo numero di protocollo. Quindi non è consentita la protocollazione di undocumento già protocollato.Il numero di protocollo è costituito da minimo sette cifre numeriche.Non è consentita l'identificazione dei documenti mediante l'assegnazione manuale dinumeri di protocollo che il sistema informatico ha già attribuito ad altri documenti, anchese questi documenti sono strettamente correlati tra loro.1.5 ELIMINAZIONE DEI PROTOCOLLI INTERNICon l'entrata in funzione del sistema di gestione informatica dei documenti cessano tutti isistemi di registrazione dei documenti alternativi al protocollo informatico a partire8

01 gennaio 2012.SEZIONE 2 – TIPOLOGIE DEI DOCUMENTI2.1. L'OGGETTO DEL DOCUMENTOAi fini della classificazione e posizione archivistica di un documento, la chiarezza epertinenza dell’oggetto del documento stesso acquisisce estrema rilevanza. Esso èè la chiave d’interpretazione del contenuto di un documento e fornisce l’indicazioneper la classificazione e archiviazione dello stesso.Quanto più l’oggetto è chiaro, sintetico e pertinente tanto più è veloce e corretta lacomprensione del suo contenuto e collocazione come classificazione earchiviazione.Qualora il documento costituisca la risposta ad un documento ricevuto da terzi,l’oggetto della risposta deve contenere anche il numero di protocollo del documentocui si risponde.Qualora dovesse pervenire all'ASSB un documento recante un doppio oggetto ocomunque riferito a più processi, il documento va registrato una sola ed unica voltariportando nella classificazione tutte le informazioni necessarie a comprendere i variargomenti oggetto del documento.La classificazione è da individuare nell’argomento prevalente o comunqueindividuato come tale.9

E' però possibile fascicolare il documento in più fascicoli entrambi pertinenti : inquesto caso è necessario procedere alla replica del documento. Tale procedurapermette la gestione archivistica di copie del documento alle quali attribuire diversaclassificazione e fascicolazione, fatta salva l’unicità di registrazione del documentooriginale ricevuto e senza l’attribuzione di ulteriori numeri di protocollo.2.2 TIPOLOGIA DEI DOCUMENTIIn relazione allo stato di trasmissione, cioè alla circolazione dei documenti, questi sidistinguono in:a) Documenti in ingressob) Documenti in uscitac) Documenti interni2.3 DOCUMENTI IN INGRESSOI documenti in ingresso sono tutti i documenti ricevuti dall'ASSB nell’'ambito della propriaattività da enti pubblici, organizzazioni e cittadini.2.4 DOCUMENTI IN USCITAI documenti in uscita sono tutti i documenti prodotti dall'ASSB nell'ambito della propriaattività e trasmessi all’esterno, ovvero verso enti pubblici, organizzazioni e cittadini.2.5 DOCUMENTI INTERNII documenti interni sono prodotti, mantenuti e scambiati solo all’interno dell’ASSB, tra idiversi settori e la sede centrale. I documenti interni si distinguono in:a) documenti di preminente carattere informativo (informali):Generalmente sono documenti di lavoro di natura temporanea, ad esempio prime bozzedi documenti, memorie informali, appunti scambiati tra le Unità operative (UO).Questo tipo di documenti sono importati e archiviati nel titolario, attraverso il sistemainformatico di gestione documentale.b) documenti di preminente carattere giuridico-probatorio (formali):sono quelli redatti dal personale nell'esercizio delle proprie funzioni al fine di documentarefatti inerenti l'attività svolta e la regolarità dell'azione dell'ente e che costituiscono fasiobbligatorie e imprescindibili dei procedimenti amministrativi o qualsiasi altro documentodal quale possono nascere diritti, doveri, o legittime aspettative di terzi.Documenti interni di preminente carattere giuridico-probatorioGli elementi e le modalità di redazione e di gestione dei documenti interni di10

preminente carattere giuridico-probatorio sono gli stessi dei documenti in uscita.I documenti interni di preminente carattere giuridico-probatorio devono essereregistrati sul protocollo informatico, classificati, fascicolati e inviati acura del RPA. La loro registrazione deve essere effettuata una sola volta dal RPA mittente.Il destinatario del documento interno non deve effettuare una nuova registrazionedel documento in arrivo.Le procedure per la consegna e la trasmissione dei documenti ai servizi dicompetenza si effettuano in modo analogo a quanto stabilito per i documenti in arrivo. Lostesso vale per il trattamento archivistico.Al fine di specificare meglio la procedure per la trasmissione dei documenti interni dicarattere preminentemente giuridico-probatorio si descrive il seguente Iter comeesempio:– L'uff. Appalti invia all' Handicap la richieste di un parere obbligatorio;– L'uff. Appalti redige il documento in formato analogico o digitale;– L'uff. Appalti registra il documento sul protocollo informatico in modalità “interno”; elo invia;– Il ser. Handicap riceve il documento e non lo protocolla, quindi tratta l'affare;– L'uff. Handicap redige la risposta in formato analogico o digitale e protocolla ildocumento in modalità “interno”;– L'uff. Appalti riceve il documento e non lo protocollaDocumenti interni di preminente carattere informativoOgni servizio produce documenti di preminente carattere informativo che trasmette viaposta interna cartacea o tramite posta elettronica all'interno dell'Azienda. Tali documentinon sono da protocollare, sono documenti informativi-appunti-richiesteinterventi....letteredi trasmissione....comunicazioni di servizio...Il programma di gestione documentale in uso all'interno dell'ASSB permette di mapparetutte le fasi di elaborazione del documento (report storico), è possibile recuperare tutte leversioni del documento e tenere traccia del percorso via posta D.3SEZIONE 3 – DOCUMENTI IN USCITAIl documento amministrativo, in termini tecnologici, è classificabile in: informatico: è una rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamenterilevanti analogico: utilizza una grandezza fisica che assume valori continui. Sonodocumenti analogici i documenti cartacei, le immagini su film, le magnetizzazionisu nastro su supporto non digitale).La presente sezione fornisce indicazioni sulla procedura d'invio di documenti informatici ecartacei all'interno e all'esterno dell'”AOO ASSB-BSB”.11

3.1 DOCUMENTO CARTACEO IN USCITADescrizione del flusso lavorazione documenti in uscita:Iter documenti in formato cartaceo:Nr. Attività Man./Auto. Input Output Note1 Creazione deldocumento informatoelettronicoManualeDocumentovuotoDocumento amministrativocon i dati relativi allaprocedura2 ClassificazioneefascicolazioneManuale Documento Documento archiviato nelTitolario3 Registrazionedi protocolloAutomaticaDocumentosoggetto aregistrazione diprotocollo4 Stampa Automatica Documentoelettronico5 Firmaautografa6 Spedizionedocumento7 ArchiviazioneoriginaleManualeManualeManualeDocumentocartaceoDocumentocartaceoDocumentocartaceoDocumento protocollatoDocumento cartaceoDocumento cartaceofirmato dal dirigenteDocumento cartaceoimbustato per spedizioneDocumento cartaceoarchiviatoIl documento ha valenzagiuridicaL'operatore spedisce ildocumento aldestinatarioL'operatore archivia ildocumento nell'archivio12

cartaceocartaceo13

FLUSSO DEI DOCUMENTI CARTACEI IN USCITACREAZIONE DI UNDOCUMENTOINFORMATICOFASCICOLAZIONEINFORMATICADEL DOCUMENTO IN D.3REGISTRAZIONE DIPROTOCOLLO ESEGNATURA IN D.3STAMPA DEL DOCUMENTOFIRMA AUTOGRAFASPEDIZIONE VIA POSTAORDINARIAFASCICOLOESISTENTE ?SI NOARCHIVIAZIONEDEFINITIVANELL’ARCHIVIOCARTACEOCREAZIONE NUOVOFASCICOLOALL’INTERNODELL’ARCHIVIOCARTACEO14

3.2 DOCUMENTO INFORMATICO IN USCITAIter documenti in formato informatico:Nr. Attività Man. /Auto.12Creazione deldocumentoelettronicoClassificazione deldocumentoassociandolo aduna voce deltitolario3 Fascicolazione4 Firma digitaleRe Registrazione di5 protocolloManualeManualeManualeManualeDocumentovuotoInput Output NoteDocumento daclassificareDocumentoclassificato inTitolo eCategoriaDocumentosenza firmaAutomatica Documento daprotocollareDocumentoamministrativo con idati relativi allaproceduraDocumentoclassificatoL'operatore classifica ildocumento nell'archivio(Titolario) scegliendo ilTitolo e la ClasseDocumento fascicolato L'operatore inserisce ildocumento in unfascicolo preesistenteoppure ne crea unonuovo se si apre unnuovo procedimentoDocumento firmatodigitalmenteDocumentoprotocollatoLa firma digitale èapposta solo dalproprietario delcertificatoSi acquisiscono i datidella procedura6SpedizionedocumentoAutomatica Documento consegnaturaDocumento inviatotramite busta virtualeL'operatore spedisce ildocumento aldestinatario tramite lacasella di postaelettronica certificata(PEC)15

FLUSSO DEI DOCUMENTI INFORMATICI IN USCITA16

3.5 SOTTOSCRIZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICILa sottoscrizione dei documenti informatici, quando prescritta, è ottenuta con un processodi firma digitale conforme alle disposizioni dettata dalla normativa vigente(Codice di amministrazione digitale, art. 24-37).L'Amministrazione si avvarrà pertanto dei servizi di una Certification Authority iscrittanell'elenco pubblico dei certificatori tenuto dall'IPA.3.6 SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI SU SUPPORTO CARTACEOAll'interno delle Unità Operative (UO) gli utenti che creano il documento provvedono all'imbustamento del medesimo e alla compilazione dei necessari modelli postali per laspedizione.La posta è trasportata dagli addetti dei vari uffici al servizio postale interno della sedecentrale. Gli addetti al servizio postale interno in sede centrale provvederannoall'affrancatura e alla consegna presso il servizio di Posta Italiane.3.7 SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICILe modalità di composizione e di scambio dei messaggi, il formato della codifica e lemisure di sicurezza sono conformi alla circolare AIPA 7 maggio 2001, n. 28.I documenti informatici sono trasmessi all'indirizzo elettronico dichiarato dai destinatari,ovvero abilitato alla ricezione della posta per via telematica.Fatti salvi gli indirizzi di Posta elettronica certificata specifici (quali quello degli Avvocati diASSB), è istituita una sola casella di PEC istituzionale presso la Direzione generale diASSB. Le singole Unità Operative (UO) trasmettono i documenti informatici in uscita aiResponsabili dell'utilizzo della casella di posta elettronica certificata presso la DirezioneGenerale, dopo aver eseguito le operazioni di registrazione di protocollo, segnatura diprotocollo, classificazione e fascicolazione.All'interno dell'“AOO ASSB-BSB” l'accesso e l'utilizzo della posta elettronica certificata(PEC) è svolta dalle seguenti persone: Direttore Generale dott. Bruno Marcato Operatrice dell'Uff. Legale sig.ra Elisa Sperduti Responsabile della tenuta del protocollo informatico sig. Luciano Guariento Addetti al protocollo sig. ra Squarcina Laura e Vasarin ClaudiaNel caso di documenti informatici in partenza, al momento dell'apposizione della firmadigitale sul documento viene verificata dal sistema informatico la validità della firma. Ilcalcolo dell'impronta previsto nell'operazione di registrazione di protocollo si effettua pertutti i file allegati al messaggio di posta elettronica ricevuto o inviato. Gli utenti preposti alleoperazioni di trasmissione per via telematica di atti, dati e documenti formati con strumentiinformatici non possono visionare la corrispondenza telematica, duplicare con qualsiasimezzo o cedere a terzi a qualsiasi titolo informazioni anche in forma sintetica o perestratto sull'esistenza o sul contenuto della corrispondenza, comunicazioni o messaggitrasmessi per via telematica, salvo che si tratti di informazioni che per loro natura o perespressa indicazione del mittente sono destinate ad essere rese pubbliche (Articolo 17,18

Saranno soggetti a registrazione di protocollo anche i documenti ricevuti per conoscenza.Le fatture pervenute all’ASSB in formato cartaceo, saranno soggette a registrazione diprotocollo ed inviate in formato digitale, oltre che in formato cartaceo, ai responsabili dibudget degli uffici destinatari, Il formato cartaceo sarà sottoposto a verifica e validazionetecnica e contabile ed inviato all’ufficio finanze per la liquidazione. Il formato digitalerimarrà come copia nell'archivio digitale. Vedi punto 4.44.2 DOCUMENTI RICEVUTI PRIMA VIA FAX E POI INORIGINALE SU SUPPORTO CARTACEOIl documento ricevuto a mezzo fax è un documento a tutti gli effetti.Il documento trasmesso da chiunque alla “AOO ASSB-BSB” tramite fax, qualora ne siaaccertata la fonte di provenienza, soddisfa il requisito della forma scritta.Sul documento trasmesso via fax può essere apposta la dicitura: “La trasmissione via faxdel presente documento non prevede l'invio del documento originale”.I documenti ricevuti con apparecchi fax, se soggetti a registrazione di protocollo, inassenza di un sistema informatico che ne consenta l'acquisizione in formato elettronico(fax management) sono trattati come documenti cartacei.Se in seguito si riceve lo stesso documento in originale, è necessario attribuirgli la stessasegnatura di protocollo del documento ricevuto via fax. Qualora si rilevi che l'originale èstato registrato con un diverso numero di protocollo, è necessario annullare taleregistrazione.Se si riscontrano differenze sia pure minime tra il documento ricevuto via fax e l'originale,si devono considerare documenti diversi e quindi l'originale deve essere registrato con unnuovo numero di protocollo. La segnatura, (vedasi sezione 5 del presente manuale), siappone sul documento e non sulla copertina di trasmissione del fax; la copertina e ilrapporto di trasmissione vengono anche essi inseriti nel fascicolo per documentare tempie modi dell'avvenuta spedizione.Sul documento, oltre la segnatura di protocollo di cui l'art. 19, bisognerà apporre la dicitura“Ricevuto via Fax”.Sia il fax che l’originale vanno inseriti nel fascicolo.Nel caso si trasmetta il modello di invio fax contenete il testo del documento, questo devecontenere il numero di protocollo.Se invece il modello di invio fax è utilizzato come lettera accompagnatoria, i documentiallegati sono loro ad essere protocollati.4.3 RICEZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICII documenti informatici scambiati con soggetti esterni rispetto all’ASSB sono ricevuti etrasmessi sulla/dalla casella di posta elettronica certificata (PEC) dell'amministrazione:assb@legalmail.it--bsbozen@legalmail.itPertanto le direttive sono le seguenti: Le comunicazioni con l’esterno (enti, aziende, cittadini) devono avvenire tramitePEC Se un documento arriva via PEC ed è firmato digitalmente, si può procedere alla20

egistrazione di protocollo dato che tutte le norme vigenti sono rispettateSe un documento pervenuto via PEC non è firmato digitalmente, spetta alresponsabile del procedimento la decisione di sottoporre il documento aregistrazione di protocollo.Se un documento arriva tramite un sistema di posta elettronica ordinaria ilresponsabile del procedimento valuta il contenuto al fine della registrazione diprotocollo.Qualora un documento, spedito via posta elettronica, corrisponde ai formati definitinel manuale, ma risulti illeggibile, dopo una valutazione del contenuto delmessaggio da parte del Responsabile del procedimento, si procede allaregistrazione di protocollo e si comunica al mittente l’illeggibilità dell’allegato.La registrazione di protocollo dei documenti informatici ricevuti per posta elettronicacertificata (PEC) è effettuata in modo da far corrispondere ad ogni messaggio unaregistrazione, la quale si può riferire sia al corpo del messaggio e sia ad uno o più file adesso allegati.I documenti informatici sono memorizzati nel sistema, in modo non modificabile, altermine delle operazioni di registrazione e segnatura del protocollo.4.4 MODALITA' DI TRATTAMENTO DELLE FATTURE INENTRATALe fatture pervenute in Assb sono trattate secondo le direttive descritte dalla legge 82/05 eil nuovo CAD nr.235 del 30.12.10, inoltre dalle direttive del Dgls n. 52 del 20.02.04.Al fine di comprendere al meglio i formati su cui si creano le fatture si specifica quantosegue:– Per trasmissione elettronica si intende l'invio della fattura mediante l'utilizzo diprocedure informatizzate ( quali la posta elettronica, il telefax, via modem) per lequali sia stato preventivamente acquisito il consenso del destinatario.La fattura in formato cartaceo può essere creata attraverso uno strumento informaticoma c'è l'obbligo di materializzare il documento informatico su supporto cartaceo.La materializzazione è necessaria in quanto il documento è carente dei requisiti(riferimento temporale-firma elettronica qualificata) che caratterizzano la fatturaelettronica, garantendone la data certa e l'immodificabilità del contenuto.La fattura elettronica è un documento predisposto in forma elettronica secondospecifiche modalità che garantiscono l'integrità dei dati contenuti e l'attribuzione univocadel documento al soggetto emittente senza necessità di provvedere alla stampa susupporto cartaceo. Più precisamente l'emittente deve assicurare:-Attestazione della data;-Autenticità dell'originale;-Integrità del documentoL'attestazione della data viene fornita al documento dalla marca temporale che è21

un'informazione associata al documento che attesta il momento della formazione dellafattura.L'autenticità della fattura è garantita dalla firma elettronica qualificata che garantisce laconnessione univoca al firmatario e la sua univoca autenticazione informatica.L'integrità del documento viene pertanto garantita dalla firma elettronica qualificata e dallostrumento di trasmissione che è la PEC.La fattura elettronica, così redatta, ha “efficacia prevista dall'art. 2702 del codice civile”,ossia, “fa piena prova, fino a querela di falso.....”.La casella postale PEC sostituisce le informazioni generate dalla marcatura temporale.Secondo quanto è stato previsto le seguenti fatture e le loro modalità di ricezione sarannole seguenti:1. Fatture pervenute in ASSB tramite PEC sull'indirizzo di PEC aziendale e firmatedigitalmente: rispondono ai requisiti richiesti e saranno trattate in forma elettronica.2. Fatture pervenute in ASSB tramite PEC sull'indirizzo di PEC aziendale senza firmadigitale: saranno stampate e trattate come documento cartaceo.3. Fatture pervenute in ASSB tramite posta elettronica ordinaria e firmate digitalmenteo meno: si dovrà interpellare il mittente per accertare che la spedizione provengadal mittente indicato e in ogni caso devono essere stampate su carta.4. Le fatture pervenute in ASSB tramite fax rispondono ai requisiti di autenticità edintegrità se il documento reca i dati informativi del mittente (denominazionedell'inviante- fax inviante-data ed ora invio), quindi sono trattate come documentooriginale.Al fine di trattare le fatture pervenute in azienda in formato elettronico, si invitano icollaboratori esterni pubblici/privati ad inoltrare solo fatture firmate digitalmente tramite laPEC aziendale.22

FLUSSO DEI DOCUMENTI IN INGRESSODOCUMENTO IN ARRIVOSMISTAMENTO DELCARTACEO ALL’INTERESSATONODOCUMENTO TRATTATO DALRESPONSABILE DEL PROTOCOLLODOCUMENTOPROTOCOLLATO ?SIASSEGNAZIONE TELEMATICA ALRESPONSABILE DEL PROCEDIMENTOREGISTRAZIONE DIPROTOCOLLO ECLASSIFICAZIONESUCCESSIVO INVIO DELCARTACEO ALL’UNITA’OPERATIVA DI UN UFFICIOORGANIZZATIVORESPONSABILEFASCICOLOESISTENTE ?SINOARCHIVAZIONEDEFINITIVA DELDOCUMENTOINSERIMENTO DELDOCUMENTO NELNUOVO FASCICOLO23

4.4 RILASCIO DI RICEVUTE ATTESTANTI LA RICEZIONE OSPEDIZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI E CARTACEILa ricezione dei documenti comporta l'invio al mittente di due tipologie diverse di ricevute: una legata al sistema informatico di posta elettronica certificata, l'altro al servizio di posta ordinaria.- Sistema informatico di posta elettronica certificataa) Nel caso di ricezione di documenti informatici per via telematica, la notifica al mittentedell'avvenuto recapito del messaggio è assicurata dal gestore della PEC utilizzatodall'"AOO ASSB-BSB" con gli standard specifici.b) Nel caso di invio di documenti informatici per via telematica a destinatari con casellaPEC, la AOO ASSB-BSB riceve dal gestore di PEC una notifica di avvenuta accettazionee consegna del messaggio al destinatario.c)Nel caso di invio a caselle di posta elettronica ordinaria la AOO ASSB-BSB riceve dalgestore di PEC un notifica di accettazione da parte dal gestore di PEC dell'AOO ASSB-BSB. Posta ordinaria per documenti cartacei:a) Nel caso di ritiro di documento cartaceo presso il servizio postale delle Poste Italiane,l'addetto al servizio postale interno firma la ricevuta di consegna.b) Nel caso di spedizione presso il servizio postale delle Poste Italiane questo appone sulmodello di rendiconto giornaliero un timbro postale datario che attesta la presa in caricodella posta.c) Nel caso dovesse accadere che il cittadino consegni a mano il documento direttamenteall'interno di un servizio dell’Azienda Servizi Sociali di Bolzano e fosse richiesto il rilasciodi una ricevuta attestante l'avvenuta consegna, il servizio postale interno é autorizzato: a fotocopiare la prima pagina del documento; apporre elementi utili alla dimostrazione della ricezione del documento, ossiail timbro dell’amministrazione, data e l’ora d’arrivo e la sigla dell’operatore.4.5 RECAPITO DEI DOCUMENTI ALLE UNITÀ OPERATIVEI documenti informatici ricevuti per via telematica sono resi disponibili alle Unità Operative(UO), tramite il sistema informatico all'”AOO ASSB-BSB”, immediatamente dopol'operazione di protocollazione e assegnazione.Le immagini dei documenti cartacei soggetti a registrazione di protocollo e acquisite con loscanner, sono rese disponibili alle Unità Operative (UO), attraverso la rete internadell'Amministrazione, immediatamente dopo l'operazione di scansione.L’assegnazione dei documenti via posta telematica avviene all’Unità Operative (UO) e nonal singolo utente per ovviare ai problemi di assenza di unità di personale, quindi alpossibile protrarsi dei tempi di consultazione.I documenti ricevuti dall' “AOO ASSB-BSB” su supporto cartaceo, anche se acquisiti informato digitale, sono materialmente consegnate alle Unità Operative (UO) di competenzai quali hanno il compito di inserirli nei rispettivi fascicoli e conservarli fino al versamentonell'archivio di deposito. I documenti cartacei, dopo la procedura di registrazione di24

protocollo, saranno imbustati e assegnati agli uffici destinatari. Il ritiro giornaliero dellaposta cartacea in arrivo avviene tramite il servizio postale interno.4.6 DOCUMENTI SOGGETTI A SCANSIONE ED UFFICIABILITATII documenti ricevuti su supporto cartaceo, dopo le operazioni di registrazione e segnaturadi protocollo, sono acquisiti dal Responsabile della tenuta del servizio di protocollo (RSP)in sede centrale o dal Responsabile del procedimento (RPA) nelle sedi decentralizzate(vedi sezione 1.2 paragrafo 2), in formato immagine con l'ausilio di scanner.Le rappresentazioni digitali dei documenti cartacei sono archiviate, secondo le regolevigenti, su supporti di memorizzazione, in modo non modificabile al termine del processodi scansione.I documenti cartacei dopo l'operazione di riproduzione in formato immagine, vengonoconservati presso l'Unità Operativa (UO) dove il documento è stato assegnato fin quandoc'è disponibilità di spazio.4.7 MODALITÀ DI SVOLGIMENTO DEL PROCESSO DISCANSIONEIn questa sezione è definito il processo di scansione.Il processo di scansione si articola nelle seguenti fasi: acquisizione delle immagini in modo tale che ad ogni documento, anche compostoda più pagine, corrisponda un unico file in un formato standard abilitato allaconservazione (vedasi sezione 3.4); verifica della leggibilità delle immagini acquisite e della loro esatta corrispondenzacon gli originali cartacei; collegamento delle immagini alle rispettive registrazioni di protocollo, in modo nonmodificabile; memorizzazione delle immagini, in modo non modificabile.La riproduzione dei documenti cartacei in formato immagine viene eseguita sulla base delseguente criterio:Il documento ricevuto viene acquisito direttamente tramite lo scanner se non supera 30pagine, altrimenti verrà effettuata la scansione del frontespizio e dell'indice, se presente.Non vengono riprodotti in formato immagine i seguenti documenti: i certificati medici i certificati medici contenenti la diagnosi; certificati di invalidità; atti giudiziari contenenti condanne penali.I documenti con più destinatari, sono riprodotti in formato immagine ed inviati solo informato elettronico a tutti i destinatari. Il documento cartaceo originale è inviato al primodestinatario e le copie ai restanti destinatari.Qualora un documento contenga elementi, indicazioni, informazioni che possonoledere la riservatezza della persona in oggetto o comunque soggetti a privacy, nonvengono scansionati ma solamente registrati a protocollo. Il documento cartaceoviene inserito in una busta sigillata recante il nome del responsabile delprocedimento.25

Quando l'Azienda servizi sociali di Bolzano deciderà di utilizzare il protocollo riservato perl'archiviazione di questo tipo di documenti, il relativo file immagine sarà inserito in taleprotocollo.SEZIONE 5 – REGISTRO DI PROTOCOLLOIl registro di protocollo è un atto pubblico originario che fa fede della tempestività edell'effettivo ricevimento e spedizione di un documento, indipendentemente dallaregolarità del documento stesso ed è idoneo a produrre effetti giuridici. Il registro diprotocollo è soggetto alle forme di pubblicità e di tutela di situazioni giuridicamenterilevanti previste dalla normativa vigente.Il registro di protocollo è gestito mediante sistema informatico.La descrizione funzionale e operativa del sistema di protocollo informatico è costituita dalManuale operativo del software D3.5.1 REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO DEI DOCUMENTIRICEVUTI E SPEDITIPer ogni documento, ad eccezione di quelli indicati nell’allegato n. 3 e al paragrafo 5.3,ricevuto o spedito dall'"AOO ASSB-BSB", è eseguita una registrazione di protocollo con ilsistema di gestione informatica dei documenti.I documenti prodotti dall’amministrazione nell’espletamento delle sue funzioni e trasmessial proprio interno tra uffici, seppur archiviati con il sistema D3, non sono di regola soggettia registrazione di protocollo. Fanno eccezione quei documenti che danno avvio alcomputo di termini nell'ambito di procedure con scadenze temporali determinate.La registrazione di protocollo è eseguita in un'unica operazione, senza possibilità perl'operatore di inserire le informazioni in più fasi successive, ai sensi dell'articolo 53,comma 3 della legge 445/2000.Ciascuna registrazione di protocollo contiene, almeno i seguenti dati obbligatori:a. Il numero di protocollo, generato automaticamente dal sistema e registrato in formanon modificabile;b. la data di registrazione di protocollo, assegnata automaticamente dal sistema eregistrata in forma non modificabile;c. il mittente che ha prodotto il documento, registrato in forma non modificabile;d. il destinatario del documento, registrato in forma non modificabile;e. l'oggetto del documento, registrato in forma non modificabile;f. la classificazione (la quale può essere eseguita anche in una fase successiva aquella della registrazione di protocollo ossia dopo la presa in carico del documentoper assegnazione);26

5.2 ANNULLAMENTO DELLE REGISTRAZIONI DIPROTOCOLLOLa necessità di modificare i dati di protocollo, per correggere errori verificatisi in sede diimmissione manuale di dati, comporta l'obbligo di inserire nel sistema le variazioni e ilmotivo di tali variazioni. Queste variazioni saranno registrate dal sistemaLe informazioni relative alla registrazione di protocollo annullata rimangono memorizzatenel registro del protocollo per essere sottoposte alle elaborazioni previste.In tale ipotesi la procedura riporta la dicitura “annullato” in posizione visibile e tale daconsentire la lettura di tutte le informazioni originarie. Il sistema registra l'avvenutarettifica, la data e il soggetto che è intervenuto.Solo il responsabile del servizio di protocollo è autorizzato ad modificare/annullare, ovveroa dare disposizioni di annullamento delle registrazioni di protocollo.L'annullamento di una registrazione di protocollo generale deve essere richiesto conspecifica nota, adeguatamente motivata, indirizzata al Responsabile della tenuta delprotocollo (RSP).5.3 DOCUMENTI NON SOGGETTI A REGISTRAZIONE DIPROTOCOLLOSono esclusi dalla registrazione di protocollo, ai sensi dell'art. 53 comma 5 del DPRn.445/2000 le seguenti tipologie di documenti: le gazzetta ufficiali, i bollettini ufficiali e i notiziari della Pubblica Amministrazione, lenote di ricezione circolari e altre disposizioni, i materiali statistici, gli atti preparatoriinterni, i giornali, le riviste, i libri, gli opuscoli, i materiali pubblicitari, gli inviti amanifestazioni che non attivino procedimenti amministrativi, i biglietti d'occasione(condoglianze, auguri, congratulazioni, ringraziamenti, etc.), gli allegatiaccompagnati da lettera di trasmissione, i certificati con diagnosi ed affini, leofferte/preventivi di terzi non richiesti. (Vedi allegato 3)Sono altre sì esclusi dalla registrazione di protocollo: i documenti già soggetti a registrazione particolare dell'Amministrazione elencatinell'allegato nr. 4.Tali documenti (decreti- determinazioni – convenzioni ) sono soggetti anumerazione progressiva di repertorio. Tale numero ha doppia funzione, sia direpertorio sia di numerazione particolare documenti il cui contenuto non rientra nell’attività di competenza dell’ASSB.Tali documenti se d’interesse per la collettività vanno inviati agli enti proposti a talescopo (es: emergenze sanitarie, pericolo pubblico).5.4 SEGNATURAL'operazione di segnatura è effettuata contemporaneamente all'operazione diregistrazione di protocollo.La segnatura è l'apposizione o l'associazione all'originale del documento, in formapermanente non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso27

attraverso l'etichetta barcode.Essa consente di individuare ciascun documento in modo inequivocabile.Le informazioni minime apposte o associate al documento mediante l'operazione disegnatura sono quelle elencate nell'articolo 9 del DPCM 31 ottobre 2000, e precisamente:a) codice identificativo dell'Amministrazione (ASSB)b) codice identificativo dell'Area Organizzativa Omogenea ("AOO ASSB-BSB")c) data e numero di protocollo del documentod) Indice di classificazione (Titolo e categoria)In aggiunta è possibile riportare le seguenti informazioni:a) denominazione dell'Amministrazione;b) il codice identificativo dell'Ufficio Organizzativo Responsabile (UOR) a cui il documentoè destinato/assegnato o che ha prodotto il documento;c) numero di fascicolo.Per i documenti informatici in uscita possono essere specificate anche persone e/o UnitàOperative (UO) riceventi e, identificazione degli allegati e informazioni sul procedimento esul trattamento.La segnatura di protocollo di un documento cartaceo avviene attraverso l'apposizione sudi esso di un etichetta con inciso un codice a barre sul quale vengono riportate leinformazioni minime elencate sopra prodotto automaticamente dal sistema informatico perla gestione della registrazione del protocollo.L'operazione di segnatura dei documenti in uscita viene effettuata dall'utente che redige ildocumento, insieme alla registrazione di protocollo dei documenti in uscita.Per i documenti in uscita, nel caso si trattasse di un documento creato con strumentiinformatici, essi devono essere prodotti o trasformati nei formati specificati nel paragrafo3.4 in fase di registrazione di protocollo. In questo specifico caso sarà il sistemainformatico utilizzato stesso che assocerà la segnatura di protocollo in formato XMLsull'immagine stessa del documento.Nel caso di documento cartaceo la segnatura di protocollo, ovvero le informazioni minimecitate sopra, devono essere apposte sulla prima pagina dell'originale; in caso di spazioinsufficiente sarà apposto sul retro della prima pagina.5.5 REGISTRO DI PROTOCOLLO GIORNALIEROIl responsabile della tenuta del protocollo informatico (RSP), della gestione dei flussidocumentali e degli archivi provvede alla produzione del registro giornaliero di protocollo,costituito dall'elenco delle informazioni inserite con l'operazione di registrazione diprotocollo nell'arco di uno stesso giorno.Alla fine di garantire la non modificabilità delle operazioni di registrazioni di protocollo, ilcontenuto del registro di protocollo è riversato su supporti di memorizzazione nonriscrivibili. Questi sono conservati a cura del responsabile della conservazione dei backup,appositamente nominato dell'amministrazione ASSB, diverso dal Responsabile dellatenuta del protocollo informatico (RSP), con le modalità previste dalla normativa vigente.Il backup giornaliero è effettuato a cura degli addetti del CED.28

5.6 IL REGISTRO DI PROTOCOLLO PARTICOLAREAll'interno dell'"AOO ASSB-BSB" è costituito un iter di registro di protocollo particolareriservato, in quanto sottratto alla consultazione da parte di chi non sia espressamenteabilitato.I documenti che possono essere soggetto a riservatezza d'accesso sono elencatiAllegato 4.Nel caso di riservatezza temporanea delle informazioni è necessario indicare,contestualmente alla registrazione di protocollo, anche l'anno, il mese ed il giorno nelquale le informazioni temporaneamente riservate divengono soggette all'accessoordinariamente previsto.I documenti anonimi sono soggetti ad una valutazione da parte del RSP: se ritiene contengano dati o informazioni di interesse dell'amministrazione,provvede ad inviarli agli uffici competenti per le ulteriori eventuali determinazioni.Questi decidono se registrarli, farli registrare nel protocollo generale o riservato;se ritiene che non contengano dati rilevanti dal punto di vista amministrativo, ildocumento viene registrato nel protocollo generale.Il documento se contiene la dicitura “personale”, “riservata” o altro è soggetto aregistrazione di protocollo particolare, non viene protocollato ma inoltrato direttamenteall'interessato. Quest'ultimo dopo la consultazione se lo ritiene necessario, rimanda ildocumento al Responsabile della tenuta del protocollo (RSP) che provvederà allaregistrazione di protocollo.In aggiunta verranno assegnati i diritti d'accesso al documento solamente al destinatario.5.7 REGISTRO DI PROTOCOLLO D'EMERGENZAIl responsabile della tenuta del protocollo, della gestione dei flussi documentali e degliarchivi autorizza lo svolgimento, anche manuale, delle operazioni di registrazione diprotocollo su registri di emergenza ogni qualvolta per cause tecniche non sia possibileutilizzare il sistema.In taluni casi, dovranno essere compilati in ogni loro parte e firmati, i Moduli diRegistrazione di Emergenza (vedasi allegato nr. 7).Si applicano le modalità di registrazione dei documenti sul registro di emergenza e direcupero delle stesse nel sistema di protocollo informatico, in ottemperanza all'articolo 63della legge 445 del 2000Il registro di emergenza si rinnova ogni anno solare, e pertanto, inizia il primo gennaio etermina 31 dicembre di ogni anno.Ad ogni registrazione recuperata dal registro di emergenza viene attribuito un nuovonumero di protocollo generale, continuando la numerazione del protocollo generaleraggiunta al momento dell'interruzione del servizio.A tale registrazione è associato anche il numero di protocollo e la data di registrazioneriportati sul protocollo di emergenza.I documenti annotati nel registro di emergenza e trasferiti nel protocollo generale recano,pertanto, due numeri: quello del protocollo di emergenza e quello del protocollo generale.La data in cui è stata effettuata la registrazione di protocollo sul registro di emergenza èquella a cui si fa riferimento per la decorrenza dei termini del procedimento29

amministrativo.In tal modo è assicurata la corretta sequenza dei documenti che fanno parte di undeterminato procedimento amministrativo.Qualora durante l'anno non venga utilizzato il registro di emergenza, il responsabile dellatenuta del protocollo (RSP) annota sullo stesso mancato utilizzo.SEZIONE 6 – ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE6.1 CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTILa classificazione è l'operazione finalizzata all’organizzazione dei documenti, secondo unordinamento logico, in relazione alle funzioni e alle competenze della “AOO ASSB-BSB”.La classificazione è eseguita a partire dal titolario del piano di conservazione dell'archivio(allegato nr. 5).Si tratta di un sistema logico astratto che organizza i documenti secondo una struttura adalbero definita sulla base dell’organizzazione funzionale dell’“AOO ASSB-BSB”,permettendo di organizzare in maniera omogenea e coerente i documenti che siriferiscono ai medesimi affari o ai medesimi procedimenti amministrativi.Tutti i documenti ricevuti e prodotti dalle singole Unità Operative (UO), indipendentementedal supporto sul quale vengono formati, sono classificabili in base al titolario riportatonell'allegato nr. 5.Mediante la classificazione si assegna al documento, oltre al codice completo dell'indice diclassificazione (titolo, classe), il numero del fascicolo ed eventualmente del sottofascicolo.La classificazione dei documenti nel titolario potrà essere eseguita da ogni dipendenteabilitato all'utilizzo del sistema di gestione del protocollo informatico all'interno dell'ASSB,indipendentemente dal fatto che il documento abbia una registrazione di protocollo.6.2 REPERTORIO DEI FASCICOLII fascicoli sono annotati nel repertorio dei fascicoli.Il repertorio dei fascicoli, ripartito per ciascun titolo del titolario, è lo strumento di gestionee di reperimento dei fascicoli.La struttura del repertorio rispecchia quella del titolario di classificazione e quindi variain concomitanza con l’aggiornamento di quest’ultimo.Mentre il titolario rappresenta in astratto le funzioni e le competenze che l’ente puòesercitare in base alla propria missione istituzionale, il repertorio dei fascicoli rappresentain concreto le attività svolte e i documenti prodotti in relazione a queste attività.6.3 SERIE ARCHIVISTICHELa serie archivistica consiste in un raggruppamento di unità archivistiche (documenti,fascicoli, registri) riunite o per caratteristiche omogenee, quali la natura e la forma deidocumenti (es. le determinazioni, i contratti, i registri di protocollo) oppure in base allamateria trattata, all’affare o al procedimento al quale afferiscono (es. i fascicoli del personale).Le serie documentarie sono formate dai registri e dai relativi fascicoli compresi in un arco30

d’anni variabile.I fascicoli subiscono il processo di selezione e scarto dei documenti; le serie cosìcomposte, faranno parte, successivamente, della sezione storica dell’archivio.I documenti soggetti a registrazione particolare, come le delibere o i contratti, costituisconouna serie archivistica. Tali documenti sono organizzati nel registro di repertorio.Con riguardo alla gestione dei documenti cartacei, è previsto che per ogni delibera,determinazione, decreto, contratto etc… siano, di norma, prodotti almeno due originali, dicui:• uno viene inserito nel registro di repertorio con il numero progressivo di repertorio;• l’altro, viene conservato nel relativo fascicolo, insieme ai documenti che afferisconoal medesimo affare o procedimento amministrativo (per oggetto).Per quanto concerne la gestione di questi documenti in versione informatica è, di norma,associato: Al registro particolare (azienda net)• al registro di repertorio con il numero progressivo di repertorio• al fascicolo, insieme ai documenti che afferiscono al medesimo affare o procedimentoamministrativo.Nel repertorio generale sono riportati gli elementi obbligatori del documento (data, classificae numero di repertorio) che identificano il documento all’interno del repertorio stessoIl repertorio è costantemente aggiornato. Nell’allegato nr.13 è presente l’elenco dei repertoriSEZIONE 7 – GESTIONE FASCICOLINella presente sezione è definita la gestione dei fascicoli, al fine di archiviare, in base allaclassificazione assegnata, tutti i documenti appartenenti ai procedimenti amministrativi.7.1 IDENTIFICAZIONE DEI FASCICOLI ED UFFICI ABILITATIALLA LORO FORMAZIONETutti i documenti registrati nel sistema informatico e/o classificati, indipendentemente dalsupporto sul quale sono formati, sono riuniti in fascicoli. Ogni documento, dopo la suaclassificazione, è inserito nel fascicolo di riferimento. I documenti sono archiviati all'internodi ciascun fascicolo o, all'occorrenza, sottofascicolo, secondo l'ordine cronologico diregistrazione.Si possono costituire sostanzialmente tre tipi di fascicolo:1. fascicolo per affare;2. fascicolo per attività;3. fascicolo per persona fisicaIl fascicolo per affare: si apre al livello più basso del titolario (classe) e conterrà tutti idocumenti, recanti la medesima classifica, prodotti da un ufficio per la trattazione di unaffare, indica nella consuetudine amministrativa il caso concreto che la pubblicaamministrazione deve portare a buon fine. Ad esempio un evento culturale, un bando di31

concorso, una gara d’appalto. Ha una durata definita dal tempo di durata dell’affare.Il fascicolo per attività: comprende tutti i documenti prodotti nello svolgimento di unaattività amministrativa semplice, che si esaurisce in risposte obbligate o meriadempimenti.Il fascicolo per attività comprende documenti con destinatari diversi e oggetti diversi macon identica classifica, ha durata annuale e, se la massa documentale è eccessiva, puòarticolarsi in sottofascicoli con diverse cadenze temporali (es. mensili).Ad esempio: gestione manutenzione beni immobili, gestione delle entrate, comunicatistampa.Il fascicolo per persona fisica: comprende tutti i documenti, anche con classi diverse,che si riferiscono a una persona fisica o giuridica. Il fascicolo della persona conterràciascun documento classificato secondo la classe in oggetto previsto dal titolo III. Ilfascicolo si apre per tutti i dipendenti dell’azienda al livello della classe 2 del titolo III econterranno i documenti che riguardano la persona, gli stessi documenti saranno presentianche nelle classi relative per oggetto nei fascicoli per materia. Ad es. il documento“mandato sindacale” è contenuto nel fascicolo “Mandati sindacali nel Tit.III cl. 12” e saràcollegato al fascicolo della persona nella cl. 2.Per quanto riguarda i fascicoli delle associazioni, cooperative, sono da aprire nel Tit. I cl.17 e conterranno documenti di classi diverse a seconda dell’oggetto che trattano.Per quanto riguarda i fascicoli dei rapporti istituzionali con altri enti pubblici (prov. Comunedi Bolzano, Comunità Comprensoriali..etc), sono da aprire nel Tit. I cl.14 e conterrannodocumenti di classi diverse a seconda dell'oggetto che trattano.7.2 PROCESSO DI FORMAZIONE DEI FASCICOLIOgni Ufficio Organizzativo Responsabile (UOR) si fa carico di gestire le pratiche di propriacompetenza.Qualora un documento dia luogo all'avvio di un nuovo procedimento amministrativo, inbase all'organizzazione dell'ente, il soggetto preposto provvede all'apertura di un nuovofascicolo. Un documento può essere assegnato anche a più fascicoli.La formazione di un nuovo fascicolo avviene attraverso l'operazione di “apertura” checomprende la registrazione di alcune informazioni essenziali: titolo e categoria del titolario di classificazione nell'ambito dei quali il fascicolo sicolloca. numero del fascicolo, attribuito automaticamente dal sistema oggetto del fascicolo; data di apertura del fascicolo; Area Organizzativa Omogenea (AOO) e Ufficio Organizzativo Responsabile (UOR); collocazione fisica, di eventuali documenti cartacei; livello di riservatezza, se diverso da quello standard applicato da sistema.Il fascicolo di norma è aperto all'ultimo livello della struttura gerarchia del titolario, dopo laclassificazione di Titolo e Classe.Alla presenza di un documento nuovo da inserire in un fascicolo, si consultano idipendenti nominati per singola Unità organizzativa (UO) che gestiscono l’apertura e lachiusura dei singoli fascicoli allo scopo di ottenere una corretta e trasparente gestione32

dei fascicoli.Il processo della fascicolazione comprende i seguenti punti: il Responsabile della gestione dei fascicoli stabilisce, con l'ausilio delle funzioni diricerca del sistema di protocollo, se esso si colloca nell'ambito di un affare oprocedimento in corso, oppure se dà avvio ad una nuova pratica, ovvero l'aperturadi un nuovo fascicolo;se si colloca nell'ambito di un affare o procedimento in corso: seleziona il relativo fascicolo; collega la registrazione di protocollo del documento al fascicoloselezionato; se il documento fa parte di un procedimento che coinvolge più Ufficiorganizzativi responsabili (UOR) sarà assegnato all'Ufficio OrganizzativoResponsabile (UOR) di competenza. Se si tratta di un documento susupporto cartaceo, assicura l'inserimento fisico dello stesso nel relativocarteggio;se dà avvio ad un nuovo fascicolo: si esegue l'operazione di apertura del fascicolo; si collega la registrazione di protocollo del documento al nuovo fascicolo; nel caso il documento fa parte di un procedimento che coinvolge piùUffici organizzativi responsabili (UOR) il documento viene assegnato allasingola Unità Operativa (UO) al Responsabile del procedimentoamministrativo (RPA).Il fascicolo è chiuso al termine del procedimento amministrativo o all'esaurimentodell'affare. La data di chiusura si riferisce alla data dell'ultimo documento prodotto.Esso è archiviato rispettando l'ordine di classificazione e la data della sua chiusura.Quando avviene un errore nell’assegnazione di un fascicolo, l'Unità Operativa (UO) chel’ha creato, provvede a correggere le informazioni inserite nel sistema informatico e adinviare il fascicolo all' Unità operativa (UO) di competenza.Il sistema di gestione informatizzata dei documenti tiene traccia di questi passaggi,memorizzando per ciascuno di essi l'identificativo dell'operatore della Unità Operativa(UO) dell'Ufficio Organizzativo Responsabile (UOR) che effettua la modifica con la data el'ora dell'operazione.L'indice dei fascicoli (chiamato anche repertorio), ripartito per ciascun titolo del titolario, èlo strumento di gestione e di reperimento dei fascicoli. Il registro in formato digitale èpresente nel software D3 che sarà stampato alla fine dell’anno.La struttura dell'indice dei fascicoli rispecchia quella del titolario di classificazione e quindivaria in concomitanza con l'aggiornamento di quest'ultimo.Mentre il titolario rappresenta in astratto le funzioni e le competenze che l'ente puòesercitare in base alla propria missione istituzionale, l'indice dei fascicoli rappresenta inconcreto le attività svolte e i documenti prodotti in relazione a queste attività.Nell'indice sono indicati: l’anno di apertura l'indice di classificazione completo (titolo, classe, fascicolo, sottofascicolo); il numero di fascicoli; stato del fascicolo (aperto-chiuso) l’oggetto della pratica.L’indice dei fascicoli è costantemente aggiornato.33

Per quanto riguardano le informazioni da apporre sul dorso di un faldone contenentedocumenti cartacei che si riferiscono a un procedimento in corso, si veda l’allegatonr.12.7.3 PASSAGGIO DEI FASCICOLI NELL'ARCHIVO DI DEPOSITOIl passaggio dei fascicoli di pratiche concluse è regolato dalle disposizioni contenutenell’allegato nr. 8 del presente manuale.Sempre nel presente allegato sono descritte le caratteristiche dei locali adibiti ad archiviodi deposito e loro gestione.SEZIONE 8 – CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI8.1 PIANO DI CONSERVAZIONE DELL'ARCHVIOIl piano di conservazione dell'archivio dell'Amministrazione comprende il titolario diclassificazione riportato nell'allegato nr. 5, e il piano di conservazione allegato nr. 6. IlPiano di Conservazione utilizzato dall'ASSB è quello utilizzato presso l'AmministrazioneComunale di Bolzano ed approvato dall'ente preposto alla vigilanza sugli archivi degli entilocali (in Alto Adige l'Archivio Provinciale). In tale piano, è riportato per ogni titolo e classedel Titolario, l'indicazione delle tipologie documentarie prodotte e dei relativi tempi diconservazione.L'aggiornamento del piano di conservazione compete esclusivamente al Responsabiledella tenuta del protocollo (RSP), della gestione dei flussi documentali e degli archivi ed èassicurato quando se ne presenta la necessità, nel pieno rispetto delle disposizionicontenute nella normativa vigente in materia di formazione conservazione degli archivi.Dopo ogni modifica del titolario, il suddetto responsabile provvede ad informare tutti isoggetti abilitati all'operazione di classificazione dei documenti e a dare loro le istruzioniper il corretto utilizzo delle nuove classifiche.Gli archivi e i singoli documenti degli enti pubblici territoriali sono beni culturali inalienabili.I singoli documenti sono quindi inalienabili, sin dal momento dell'inserimento di ciascundocumento nell'archivio dell' ”AOO ASSB-BSB”, di norma mediante l'attribuzione di unnumero di protocollo e di un codice di classificazione.L'archivio non può essere smembrato, a qualsiasi titolo, e deve essere conservato nellasua organicità.8.2 ACCESSIBILITÀ DA PARTE DEGLI UTENTI APPARTENENTIALL'AOO ASSB-BSBLa riservatezza delle registrazioni di protocollo e dei documenti informatici è garantita dalsistema attraverso l'uso di profili e password, o altre tecniche e dispositivi diautenticazione sicura.L'operatore che effettua la registrazione di protocollo inserisce il livello di riservatezza34

ichiesto per il documento in esame, se diverso da quello standard applicatoautomaticamente dal sistema.In modo analogo, l'Unità Operativa (UO) che effettua l'operazione di apertura di un nuovofascicolo ne determina anche il livello di riservatezza.8.3 REGOLE DI ACCESSO AI DOCUMENTIL'autorizzazione all'accesso al registro di protocollo è regolata come segue: L'utente operatore (Il responsabile o referente del procedimento amministrativo)avrà accesso ai soli documenti da se stesso creati; L'utente documentale avrà accesso a tutti i documenti dell'Unità Operativa (UO) diappartenenza e a tutti quei documenti che le vengono assegnati direttamente Il responsabile del registro di protocollo (RSP) avrà accesso a tutti i documenti delregistro stesso.Nello specifico, il Direttore Generale avrà visibilità su tutto il registro ufficiale di protocollo egli altri dirigenti delle singole Unità Operative (UO) dell'ASSB avranno la visibilità delregistro di protocollo relativamente all' Unità Operativa (UO) di competenza.Comunque, la visibilità dei documenti sarà possibile coerentemente in base ai diritti diaccesso al documento stesso.Infatti, se un documento viene protocollato come riservato, sarà visibile solo agli utentiautorizzati dal Responsabile di protocollo (RSP).La registrazione dei documenti nel protocollo riservato è svolta da chi ha l'abilitazione afarlo e comunque da chi viene autorizzato dal Responsabile della tenuta di protocollo(RSP) e/o dirigente stesso.SEZIONE 9 – GESTIONE ECCEZIONINella sezione seguente sono presentate tutte le casistiche in cui un documento è gestitoin maniera non standard o comunque non rispondente alle procedure fino a qui descritte.9.1 DIFFERIMENTO DEI TERMINI DI REGISTRAZIONELe registrazioni di protocollo dei documenti pervenuti presso l'amministrazionesono compiute entro la giornata di arrivo. Solamente in casi eccezionali laregistrazione di protocollo può avvenire entro le 16 ore lavorative dal ricevimento didetti documenti. In alcuni casi il responsabile della tenuta del protocollo informatico, dellagestione dei flussi documentali e degli archivi può autorizzare la registrazione in tempisuccessivi, fissando comunque un limite di tempo e conferendo valore, nel caso discadenze predeterminate, al timbro datario d'arrivo, esplicitandone l'autorizzazioneattraverso apposite note interne. Il protocollo differito consiste nel differimento del terminedi registrazione. Il protocollo differito si applica solo ai documenti in arrivo.35

9.2 DOCUMENTI INERENTI A GARE D'APPALTOLa corrispondenza che riporta l'indicazione “offerta” - “gara d'appalto” - “preventivo” osimili, o dal cui involucro è possibile evincere che si riferisce alla partecipazione ad unagara, non deve essere aperta, ma consegnata direttamente al servizio di protocolloaziendale. Questo provvederà alla immediata registrazione di protocollo con l'apposizionedella segnatura, della data e dell'ora e dei minuti di registrazione direttamente sulla busta,plico o simili. Se richiesto, Per ricevuta sarà consegnata al mittente copia della busta,plico o simili su cui è stata apposta la registrazione di protocollo. Successivamente labista, plico o simile sarà recapitata al Responsabile del Procedimento dell'Unità Operativa(UO).È compito dell'Unità Operativa (UO) provvedere alla custodia delle buste, plichi o similiprotocollati, con mezzi idonei, sino all'espletamento della gara stessa.Dopo l'apertura delle buste, l’Unità Operativa (UO) che gestisce la gara d'appaltoriconsegna la busta contenente i documenti al Responsabile di protocollo (RSP) cheriporterà gli estremi di protocollo indicati sulla confezione esterna, sui documenti in essacontenuti, mantenendo tale confezione come allegato.9.3 GESTIONE FATTURELe fatture, come ogni altro documento in entrata e uscita, devono essere certamentegestite dal sistema di gestione documentale.La soluzione adottata dall'azienda servizi sociali di Bolzano è quella di protocollare lefatture in entrata e classificarle per il procedimento che le riguardano, in questo modo ognifattura si inserisce nel procedimento amministrativo che le ha generate.Il riferimento normativo di base è l'art. 53 c. 5 del DPR 445/2000.9.4 DOCUMENTI SOGGETTI A REGISTRAZIONE PARTICOLA­REAll’interno dell’AOO è istituito il protocollo riservato - sottratto alla consultazione da partedi chi non sia espressamente abilitato - nel quale sono riportati:• Documenti relativi a vicende di persone o a fatti privati o particolari;• Documenti di carattere politico e d’indirizzo che, se resi di pubblico dominio, possonoostacolare il raggiungimento degli obbiettivi prefissati;• Documenti dalla cui contestuale pubblicità possa derivare pregiudizio a terzi o albuon andamento dell’attività amministrativa;• I documenti anonimi individuati ai sensi dell’art. 8, comma 4, e 141 del codice diprocedura penale;• corrispondenza legata a vicende di persone o a fatti privati o particolari;• le tipologie di documenti individuati dall’art. 24 della legge 7 agosto 1990 n. 241;dall’art. 8 del DPR 27 giugno 1992 n. 352, nonché dalla legge 675/96 (e successivemodifiche ed integrazioni) e norme collegate.La registrazione nel protocollo particolare, quando non sia palesemente evidente lanecessità, può essere disposta dal RSP con l’apposizione, sul documento, della seguentedicitura: “Da registrare sul protocollo particolare”.36

I documenti (informatici o cartacei) anonimi, come tali individuati ai sensi dell’art. 8,comma 4, e 141 del codice di procedura penale, vengono inviati al RSP che ne effettuauna valutazione:• se ritiene che contengano dati o informazioni d’interesse dell’amministrazione/AOO,provvede ad inviarli agli uffici competenti per le ulteriori eventuali determinazioni.Questi decidono se registrarli, farli registrare nel protocollo generale;• se ritiene che non contengano dati rilevanti dal punto di vista amministrativo, ildocumento viene registrato nel protocollo particolare.Qualora pervenga all'Area Organizzativa Omogenea (AOO) un documento di competenzadi un altra ente, altra persona fisica o giuridica, lo stesso viene trasmesso a chi dicompetenza, se individuabile, altrimenti viene restituito al mittente.Nel caso in cui un documento di tale tipo venga erroneamente registrato a protocollo,verrà spedito a chi di competenza, oppure restituito al mittente, con una lettera ditrasmissione opportunamente protocollata; il documento protocollato sarà soggetto allaprocedura di annullamento di protocollo.9.5 MODIFICA DELLE ASSEGNAZIONINel caso di assegnazione errata, l'Unità Operativa (UO) che riceve il documento,restituisce il documento stesso al soggetto mittente che può essere, il Responsabile delProcedimento dell’ Unità operativa (UO) o il Responsabile di Protocollo (RSP), cheprovvederà a nuova assegnazione.Nel caso in cui venisse assegnato un documento ad una persona assente dal lavoro, ilsistema provvederà a segnalare l’assenza del destinatario e il mittente potrà eseguirel'annullamento dell'assegnazione.Un altro livello di assegnazione, per evitare che succeda quanto specificato prima, èquello di assegnare il documento all'Unità Operativa (UO) di competenza.Il sistema di gestione informatica tiene traccia di tutti i passaggi memorizzandol'identificativo dell'utente che effettua l'operazione con la data e l'ora di esecuzione.SEZIONE 10 – FUNZIONALITÀ DEL SISTEMA DI GESTIONEINFORMATICA DEI DOCUMENTILe funzionalità del sistema di gestione informatica dei documenti in uso presso gli ufficisono descritte nel manuale d'uso del software D3. quando sarà disponibile.SEZIONE 11 – PIANO DI SICUREZZA INFORMATICAIl piano di sicurezza informatica, previsto dal D.P.C. 13 gennaio 2004, dalla deliberaCNIPA 11/2004 e dal D.Lgs. n.196/2003, in cui si definiscono le misure minime disicurezza adottate dall'Assb, sono contenute nel Documento Programmatico sullaSicurezza (DPS). Tale documento è depositato presso l'ufficio CED dell'azienda servizisociali di Bolzano.37

INDICE ALLEGATI1) Elenco e diagramma delle Unità Organizzative Responsabili che costituisconola struttura organizzativa dell’ASSB2) Elenco del regolamento organizzativo dell’ASSB con le sue funzionisuddivise per Unità Organizzative Responsabili3) Documenti esclusi dalla registrazione di protocollo4) Documenti soggetti a protocollo particolare5) Titolario di classificazione6) Piano di conservazione7) Modulo di Registrazione d’emergenza8) Disposizioni per la gestione e tenuta degli archivi9) Modello proposta di scarto documenti10) Modello verbale di scarto11) Modello dorso per faldoni da archivio12) Modello dorso per faldoni procedure aperte13) Elenco documenti soggetti a repertorio14) Organigramma gruppi assegnazione posta nel sistema di gestionedocumentale D3.38