Manuale procedure - fascicolo aziendale - Portale dell'innovazione

MANUALE DELLE PROCEDURE – IL FASCICOLO AZIENDALE- annualità;- numero protocollo (Ufficio CAA – Progressivo);- num. progressivo del foglio.Il CAA deve garantire che l’immagine acquisita sia conforme al documentooriginale e che tali documenti siano resi disponibili a richiesta.5. Riepilogo documenti del FascicoloAl termine delle operazioni di inserimento, viene prodotta la “distinta” deidocumenti costituenti il “Fascicolo Aziendale”.Tale “distinta” riporterà le informazioni seguenti:- data dell’operazione;- numerazione del “Fascicolo Aziendale” (Ufficio CAA, progressivo);- intestatario del “Fascicolo Aziendale”;- elenco dei documenti presentil’elenco, in ordine “anno - numero protocollo (Ufficio CAA - progressivo)”, perciascun documento riporta le informazioni seguenti:- numero progressivo nell’ambito del fascicolo- numero protocollo (progressivo – Ufficio CAA);- data protocollo- tipologia documento- eventuale numero traccia AGEA5.3.2.4 Archiviazione e custodia del fascicoloLa funzione di archiviazione consente l’immissione dei riferimenti di localizzazione deisingoli “Fascicoli Aziendali”.In particolar modo, è consentita l’indicazione di un “Ufficio CAA” di archiviazione ecustodia, diverso dall’“Ufficio CAA” di competenza.In tal modo è garantita la concentrazione dei fascicoli di più uffici in una unica struttura,afferente ad un “Ufficio CAA”, adeguata al mantenimento della documentazione, secondola normativa vigente in tema di sicurezza, controllo degli accessi e di dotazione antiincendio.In tale contesto le informazioni richieste risultano:• Ufficio CAArappresenta l’ufficio in cui il “Fascicolo Aziendale” risulta reperibile.• SettoreConsente l’indicazione delle aree separate in cui un archivio esteso può essereorganizzato.• ArmadioRappresenta una unità organizzativa dell’archivio che possa essere chiusa dasportelli oppure compattata, unendosi ad un armadio che precede, così da interdirel’accesso ai documenti.• Pianorappresenta il ripiano nell’ambito dell’armadio, contato dal basso verso l’alto, in cui ilfascicolo è ubicato.Nel caso di armadiature composte da “colonne”, la numerazione dei piani prosegueprogressivamente incrementandosi, passando dallo “ultimo alto” di una colonna al“primo basso” della colonna successiva.• Locazionerappresenta la posizione progressiva nell’ambito del piano da sinistra verso destra.Pag. 16/29