Manuale procedure - fascicolo aziendale - Portale dell'innovazione

MANUALE DELLE PROCEDURE – IL FASCICOLO AZIENDALE5.3.2.2 Apertura FascicoloAl fascicolo aziendale è attribuito dal sistema un “numero univoco” nell’ambito della sededel CAA connessa.Tale numerazione sarà riprodotta su apposita etichetta adesiva, con il formato seguente:1. CAA: codice CAA;2. Provincia: sigla automobilistica;3. Ufficio: num. Progressivo Ufficio;4. Fascicolo: num. Progressivo Fascicolo.L’ etichetta è apposta sul contenitore dei documenti che costituiranno il fascicolo in mododa garantire l’immediata reperibilità degli stessi anche ad archiviazione avvenuta ai sensidel reg. (CE) 1663/95.La numerazione evidenziata sulla stampa è finalizzata a consentire di gestire in manieraunivoca l’archiviazione dei fascicoli cartacei.5.3.2.3 Inserimento documenti nel fascicoloL’inserimento dei documenti nel fascicolo, per un soggetto di competenza dell’Ufficio CAA,deve essere completata, al più tardi, entro il 31 ottobre 2003 e prevede:1. classificazione del documentola classificazione è operata sulla base delle codifiche di cui all’allegato A.Tali codifiche saranno successivamente integrate sulla base delle indicazioninormative riguardanti i regimi di premio connessi con la gestione del“Fascicolo Aziendale”.2. assegnazione del numero di protocolloil numero di protocollo, automaticamente assegnato dal SIAN, risulteràprogressivo nell’ambito dell’“ufficio CAA” operante.La stampigliatura sarà riportata su una etichetta adesiva da apporre suldocumento interessato, nell’angolo superiore destro del fronte della primapagina o del retro dell’ultima pagina.La stampigliatura riporterà i dati seguenti:- numero progressivo del documento;- codice CAA;- sigla Provincia;- codice ufficio;- data di protocollazione (GG/MM/AAAA)Il numero progressivo sarà opportunamente evidenziato.3. rilevazione “numero traccia”Qualora sia necessario acquisire nel “Fascicolo Aziendale” documentazionestandardizzata, emessa dall’AGEA, si dovrà imputare il “numero traccia”esistente sul documento.Tale numero individuabile sul frontespizio del documento, in posizione “Alto-Destra”, risulta rappresentato con codifica “a barre”.4. Acquisizione immagineQualora sia determinata l’esigenza di acquisire l’immagine informatica deldocumento, tale operazione potrà essere richiesta in questa fase.In tal caso, la nomenclatura degli archivi costituiti, uno per ciascuna paginaprodotta, dovrà attenersi agli elementi seguenti:Pag. 15/29