Governo dei Contratti ICT - Archivio CNIPA

6. Documenti per il governo dei contratti
Nel corso della realizzazione di una fornitura sono redatti dei documenti sia da parte del
fornitore, sia da parte del monitore, con lo scopo di alimentare la comunicazione tra gli
attori del contratto.
Alcuni di questi documenti vengono approvati dalla controparte, ed in questo caso il loro
contenuto informativo costituisce un accordo in corso d’opera tra i contraenti e, quindi,
viene preso come riferimento sia dal Fornitore per l’esecuzione del progetto/servizio, che
dall’Amministrazione per eseguire i controlli di competenza.
Come è stato già puntualizzato la comunicazione è un elemento essenziale per il successo
di una fornitura ed il contenuto informativo dei documenti scambiati determina la qualità
della comunicazione.
6.1 INDICI COMMENTATI
Di seguito si propongono gli indici commentati di alcuni dei documenti più rappresentativi
ai quali si può pare riferimento per personalizzare volta per volta, in base alle specificità
dei progetti o dei servizi, il contenuto informativo di ogni singolo documento.
È opportuno che la struttura ed i contenuti di ogni documento siano definiti negli atti
contrattuali così come la frequenza di consegna e l’elenco dei destinatari.
6.1.1 PIANO DI PROGETTO
1. Descrizione Contiene una descrizione sintetica del prodotto/servizio da realizzare,
dei vincoli imposti dal committente, indica le date di inizio e fine progetto
2. Riferimenti Identificano i documenti utilizzati per la stesura del piano di progetto
quali il contratto, allegati tecnici, offerta, etc.
3. Organizzazione del progetto Illustra l’organigramma di progetto e le interfacce con
la struttura organizzativa dell’Amministrazione; sono individuati altresì i ruoli e le
responsabilità all’interno del gruppo di progetto sotto forma di matrice delle responsabilità,
delle attività, dei ruoli, delle competenze e delle conoscenze professionali delle
funzioni che compongono la struttura organizzativa
4. Attività dell’Amministrazione Individua le attività inerenti il progetto di competenza
dell’Amministrazione, come ad esempio definizione e formalizzazione dei requisiti, supporto
nelle fasi di analisi, collaudo dei prodotti software, verifica ed approvazione dei deliverable
contrattuali, messa a disposizione di eventuali strumenti, ambienti, ecc.
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N. 27 I QUADERNI - Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione - MAGGIO 2006