Governo dei Contratti ICT - Archivio CNIPA

G OVERNO DEI C ONTRATTI ICT
essere conosciuti dall’Amministrazione, al fine di esercitare il proprio ruolo di controllo e
di monitoraggio del progetto. Infatti, nel governo dei contratti di fornitura, le principali
attività di competenza dell’Amministrazione riguardano i processi di controllo e verifica
del raggiungimento degli obiettivi contrattuali stabiliti in fase di pianificazione, nel rispetto
dei tempi, dei costi e degli standard di qualità concordati.
Per poter espletare questi compiti, l’Amministrazione deve partecipare alle prime fasi del
ciclo di vita del progetto ed, in particolare, alla definizione ed all’approvazione dell’ambito
e degli obiettivi del progetto.
La definizione chiara e completa degli obiettivi e dell’ambito del progetto è la condizione
necessaria pere l’efficacia dell’attività di pianificazione e di controllo.
La funzione del controllo è volta a monitorare l’attività di sviluppo del progetto, a rilevare
gli scostamenti tra ciò che si sta verificando e ciò che è stato programmato e ad analizzare
le cause che hanno determinato detti scostamenti.
L’attività di controllo non deve essere limitata ad una verifica a posteriori delle attività realizzate
dal Fornitore, ma deve, invece, porsi l’obiettivo di scoprire ed evidenziare i problemi
affinché siano risolti in tempo utile. Pertanto il controllo, per essere efficace, non
deve limitarsi ad avallare l’accettazione di una fornitura, ma contribuire a che la fornitura
stessa soddisfi in pieno le esigenze dell’ Amministrazione committente.
L’obiettivo dell’attività di controllo da parte dell’Amministrazione è, nel breve termine,
quello di identificare gli scostamenti dalle prescrizioni contrattuali. Da questo obiettivo
discendono due tipi di azioni:
• identificare azioni preventive e correttive atte a superare le anomalie rilevate e a
mantenere il progetto nei tempi e nei costi previsti;
• modulare l’adeguamento delle tariffe, inizialmente calcolate sulla base di una stima
di volumi e prestazioni attese, e delle penali sullo scostamento rispetto ai valori prestazionali
concordati.
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Nel lungo termine l’attività di controllo è legata all’evoluzione delle forme contrattuali. Da
questo obiettivo discende l’azione di rilevamento dei dati a consuntivo e la scelta dei
volumi e dei livelli prestazionali da inserire nella rinegoziazione del contratto o nella stesura
del contratto successivo.
Il controllo del progetto è un’attività ciclica nella quale si confrontano i consuntivi con la
baseline di riferimento e si correggono le deviazioni. Il compito dell’Amministrazione, in
qualità di controller del progetto, consiste nei seguenti passi:
• rilevare le informazioni sullo stato di avanzamento. Tali informazioni sono rilevate
tipicamente in occasione dell’emissione periodica del piano di progetto da parte del
Fornitore e durante le riunioni periodiche del progetto ed includono:
• date di inizio e fine delle singole attività elementari;
• lo stato delle singole attività elementari (Non-iniziata, Iniziata, Completata);
• lo stato delle milestones più significative;
• i progressi (percentuale di completamento, stima a finire).
• analizzare le variazioni: dopo aver aggiornato le informazioni di stato, occorre
analizzare l’impatto di qualsiasi deviazione sulla pianificazione e sui costi;
N. 27 I QUADERNI - Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione - MAGGIO 2006