Governo dei Contratti ICT - Archivio CNIPA

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G OVERNO DEI CONTRATTI PER LA REALIZZAZIONE DEI P ROGETTI Di seguito si riporta un esempio di diagramma di GANTT. Attività A Attività B Attività C Attività D Attività E Mesi progetto __________________________________________________________ 1 2 3 5 6 7 8 9 10 11 LA MATRICE DELLE RESPONSABILITÀ È opportuno utilizzare la matrice delle responsabilità per associare i compiti ai coordinatori responsabili della loro esecuzione. La scelta di assegnare persone e responsabilità sulle attività deve essere compiuta sulla base delle effettive competenze, conoscenze e capacità. La matrice delle responsabilità indica: • alle persone, su cosa saranno impegnate a fare nel progetto, e con quale responsabilità; • alle altre organizzazioni coinvolte nel progetto (Amministrazione, altri fornitori dell’Amministrazione), quali attività, propedeutiche o comunque correlate a quelle assegnate nel contratto al fornitore, devono eseguire; • ai responsabili del coordinamento delle attività, come sono allocati gli altri responsabili. La matrice delle responsabilità costituisce, inoltre, un forte elemento di motivazione delle persone, in quanto segnala il grado di partecipazione e di importanza di una risorsa nel progetto. Di seguito si riporta un tipico esempio di matrice delle responsabilità. WORK BREAKDOWN STRUCTURE LIVELLO 1 2 3 4 Sistema informativo del personale Gestione paghe e stipendi Analisi Analisi dati Analisi funzioni Integrazione d/f Progettazione Realizzazione Collaudo TEAM DI PROGETTO BIANCHI ROSSI VERDI GIALLI X X X X X X X X X Il piano di progetto Per ogni attività contrattualmente prevista dovrà essere predisposto dal Fornitore, e mantenuto costantemente aggiornato, un piano di progetto che riporti attività, tempi e impegni. Il piano è il risultato del processo di pianificazione, ossia di definizione delle attività da svolgere, di descrizione delle modalità con cui interagiscono e interdipendono, di definizione e allocazione delle risorse nelle varie attività, di tempificazione e di definizione dei costi associati al lavoro. Il piano non è solo lo strumento di descrizione del progetto, ma 47 N. 27 I QUADERNI - Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione - MAGGIO 2006
G OVERNO DEI C ONTRATTI ICT rappresenta anche un importante strumento di gestione del progetto: in esso devono essere presenti le informazioni utili per organizzare il lavoro, coordinare le risorse, controllare l’andamento del progetto, osservare con particolare attenzione le attività più critiche ai fini del conseguimento degli obiettivi prefissati. La versione iniziale del piano di progetto deve essere prodotta dal Fornitore all’inizio delle attività progettuali e deve essere formalmente approvata dall’Amministrazione. In particolare, l’Amministrazione dovrà verificare che esso sia coerente con i propri obiettivi e che recepisca quanto dichiarato dal Fornitore in fase di offerta. Sovente infatti a livello di capitolato tecnico, oltre a richiedere in maniera esplicita lo svolgimento di determinate attività, viene data la facoltà al Fornitore di offrire attività aggiuntive, soluzioni particolari, anticipo nei tempi di esecuzione di particolari attività. Questi aspetti, che spesso contribuiscono ad indirizzare l’Amministrazione nella scelta di un’offerta, devono essere recepiti all’interno del piano di progetto. Il piano di progetto non è un documento da produrre una tantum ma, al contrario, esso va mantenuto costantemente aggiornato, in quanto normalmente rappresenta lo strumento con cui periodicamente il Fornitore e l’Amministrazione verificano lo stato di avanzamento dei lavori, e concordano eventuali ripianificazioni e rimodulazioni di attività. La periodicità con cui il piano di progetto deve essere prodotto dal Fornitore è specificata a livello contrattuale e di solito dipende da fattori quali la complessità del progetto, la sua dimensione, l’importanza per l’Amministrazione. Normalmente essa è mensile o bimestrale. Anche le versioni del piano di progetto successive alla prima devono essere formalmente consegnate dal Fornitore ed approvate dall’Amministrazione. L’approvazione del piano da parte dell’Amministrazione potrebbe in alcuni casi rappresentare l’atto formale che autorizza il Fornitore a fatturare le attività consuntivate nel periodo di riferimento del piano, ma sarebbe più opportuno realizzare uno specifico documento che dettagli le milestone raggiunte, le attività realizzate o i servizi erogati e poi, conseguentemente, procedere alla fatturazione. Un aspetto spesso trascurato nel piano di progetto è quello relativo al servizio di garanzia. Se contrattualmente è previsto un periodo di garanzia di 24 mesi come stabilito dalle nuove Normative europee, questo può essere visto come l’evento conclusivo del progetto. In questo caso il Fornitore dopo l’accettazione della fornitura dovrà assicurare, anche nel piano di progetto, la presenza delle risorse necessarie per coprire il periodo di garanzia. A tutela dell’Amministrazione, è possibile riservare una piccola percentuale (ad esempio il 5%) dell’ammontare del contratto da corrispondere a conclusione della garanzia. Nel capitolo 6 del presente manuale è riportata la struttura tipica del piano di progetto. 48 4.1.2 MISURARE LO STATO AVANZAMENTO LAVORI (SAL) Come accennato in precedenza, le versioni successive alla prima del piano di progetto normalmente rappresentano i documenti con cui contrattualmente viene formalizzato lo stato di avanzamento delle attività. Dal punto di vista pratico, il Fornitore può utilizzare diversi criteri con cui misurare l’avanzamento e quindi l’andamento delle attività di natura progettuale. Di seguito si fornisce un breve cenno a tali criteri, di cui in letteratura è possibile reperire maggiori informazioni. N. 27 I QUADERNI - Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione - MAGGIO 2006
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