CORSO DI EXCEL - Per gli altri

Corso
CORSO DI EXCEL

Capitolo 1
E L EM EN T I DE L L O SCH E R M O D I L AV O R O
Aprire Microsoft Excel facendo clic su Start/Avvio in basso a sinistra nella barra delle Applicazioni
come indicato in Figura 1; posizionarsi su Programmi e nel menù che si apre selezionare Microsoft
Excel. Se la voce Microsoft Excel non è presente nell’elenco significa che non è stato utilizzato
recentemente; per far apparire l’intero contenuto del menù fare clic sul simbolo .
Figura 1. Avvio di Microsoft Excel
All'avvio di Excel, viene creata una nuova cartella di lavoro il cui nome, Cartel1, è predefinito. La nuova
cartella di lavoro contiene, inizialmente, tre fogli di lavoro, Foglio1, Foglio2, Foglio3, esplicitati in basso
a sinistra, ognuno costituito da una griglia di righe e colonne. Il foglio aperto si distingue dagli altri
dall’avere il fondo bianco. In Figura 2 è aperto il Foglio1.
Ogni cella del foglio di lavoro è individuata da un riferimento che indica la posizione rispettivamente di
colonna e di riga.
Ad esempio in Figura 2, la cella attiva A1, sta ad indicare la cella che si trova nella colonna A e nella riga
1.
Si analizzino le varie sezioni della schermata seguente:
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Barra dei menù Foglio di lavoro Barra degli Strumenti Formattazione Barra degli Strumenti Standard
Nome della cartella di lavoro
Cella attiva
Nome della casella attiva
Barra della Formula
Pulsanti per lo scorrimento dei fogli
che compongono la cartella.
Barre di scorrimento: consentono di spostarsi
all’interno del foglio di lavoro.
Figura 2. Apertura Cartel1
Per spostarsi all’interno di un foglio di lavoro esistono diversi metodi: facendo clic col mouse nella cella
desiderata, spostandosi con le frecce da tastiera, usando il tasto tabulatore. Provare queste opzioni.
Nel testo che segue si incontrerà spesso il termine “cliccare” che non fa ancora parte del nostro
vocabolario. Non me ne vogliano i cultori della lingua italiana se ho preferito l’immediatezza di questo
termine alla rigorosità che il nostro linguaggio a volte ci impone.
Col termine “selezionare” si intenderà un clic del mouse; “rendere attiva una cella” equivarrà a un doppio
clic del tasto del mouse.
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1.1 CREARE E PERSONALIZZARE UNA NUOVA CARTELLA DI LAVORO
Nel menù a scelta rapida File, si seleziona Nuovo.
Figura 3. Nuova cartella di lavoro
Nella finestra seguente si clicca su OK per aprire la nuova cartella di lavoro.
Figura 4. Nuovo
Per personalizzare il nome della cartella di lavoro e chiamarla ad esempio Lezione1, predisporre quanto
segue: creare una nuova cartella (non confondere cartella con cartella di lavoro vedi paragrafo 1.3) che
chiameremo Corso Excel, all’interno ad esempio della cartella Documenti.
Per far ciò, occorre fare clic sul pulsante Apri nella barra degli strumenti Standard. Nella finestra
che segue, alla voce Cerca in selezionare la cartella Documenti in cui inserire la nostra nuova cartella,
successivamente cliccare sull’icona Crea nuova cartella, come indicato in Figura 5.
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Figura 5. Crea nuova cartella
Si apre la seguente finestra, in cui è sufficiente digitare il nome della nuova cartella, nel nostro caso
Corso Excel e fare clic su OK.
Figura 6. Nuova cartella
Chiudere la finestra precedente cliccando su .
La cartella appena creata dovrà contenere le nuove cartelle di lavoro che creeremo in seguito, ciascuna
con i rispettivi fogli di lavoro.
1.2 SALVATAGGIO DELLA CARTELLA DI LAVORO
Per salvare la nuova cartella di lavoro denominandola ad esempio Lezione1, in File scegliere Salva con
nome . Si apre la seguente finestra
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Figura 7. Salva cartella di lavoro
Alla voce Salva in occorre selezionare la posizione in cui si desidera salvare la cartella di lavoro (o file)
Lezione1 e precisamente all’interno della cartella Corso Excel. (Molto probabilmente alla voce Salva in
compare già la cartella Corso Excel perché è stata creata ora; si consiglia di effettuare comunque i passi
indicati per esercitarsi).
Facendo clic su si selezioni la cartella Documenti, successivamente fare due clic sulla cartella Corso
Excel per aprirla.
In corrispondenza di Nome file digitare il nome che si vuole attribuire alla cartella di lavoro, nel nostro
caso digitare Lezione1.
Quindi cliccare sul pulsante Salva come indicato in Figura 7; in questo modo il file di nome Lezione1
sarà posizionato all’interno della Cartella Corso Excel.
Successivamente, poiché è consigliabile salvare frequentemente, si clicca sull’icona Salva .
Si osservi che il nome della nuova cartella di lavoro, indicato sulla striscia blu, Barra del titolo, è ora
Lezione1.
Esercizio: Creare, ripetendo i passaggi indicati nei paragrafi 1.1 e 1.2, una seconda cartella di lavoro e
denominarla Lezione2.
1.3 DISTINZIONE TRA CARTELLA, CARTELLA DI LAVORO E FOGLI DI LAVORO
Una cartella è un contenitore di file di qualsiasi tipo ed, eventualmente, di altre cartelle (dette anche
sottocartelle).
Una cartella di lavoro è un file in formato Excel che contiene al suo interno tre o più fogli di lavoro. I
fogli di lavoro sono gli effettivi contenitori dei dati.
Prima di iniziare a lavorare sul foglio di lavoro esercitiamoci nelle seguenti operazioni.
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1.4 OPERAZIONI DI CHIUSURA E APERTURA DI UN FILE
Si chiudano tutte le cartelle aperte: la cartella Lezione2, la cartella Lezione1 e Cartel1, facendo clic
sull’icona Chiudi finestra , nella barra del menù Foglio di lavoro.
Figura 8. Chiudi cartella di lavoro
Per aprire la cartella di lavoro Lezione1, dal menù File selezionare Apri.
Figura 9. Apri cartella di lavoro
Si apre la seguente finestra in cui nel menù a scelta rapida Cerca in, occorre selezionare la directory in
cui è stato memorizzato il file. Ricordarsi di aver salvato la cartella Corso Excel all’interno della cartella
Documenti.
Si selezioni quindi Documenti e successivamente fare doppio clic sulla cartella Corso Excel. Qui
selezionare Lezione1 nell’elenco dei file esistenti e fare clic su Apri come indicato in Figura 10.
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Figura 10. Apri
1.5 INSERIRE UN NUOVO FOGLIO DI LAVORO
Come si è precedentemente osservato, ciascuna cartella di lavoro contiene al suo interno, tre fogli. Per
spostarsi da un foglio all’altro è sufficiente fare clic su ognuno di essi; il foglio attivato si apre sopra gli
altri ed è riconoscibile dal fatto che ha lo sfondo bianco; ogni volta che si apre una cartella di lavoro verrà
attivato il foglio di lavoro in cui, per ultimo, si hanno apportato delle modifiche.
Per inserire un nuovo foglio di lavoro, dal menù a scelta rapida Inserisci, selezionare Foglio di lavoro.
Il nuovo foglio, Foglio4, verrà inserito nella posizione del foglio che si stava visualizzando
precedentemente.
Se si desidera spostarlo e mantenere, ad esempio, la successione numerica crescente, cioè Foglio1,
Foglio2, Foglio3 e Foglio4, si clicca sulla scheda Foglio4 e si tiene premuto il tasto del mouse,
compare un foglio bianco e una piccola freccia nera, spostando il foglio si sposta anche la freccia nera.
Rilasciare quando la freccia nera si trova dopo il Foglio3.
Figura 11 Nuovo foglio di lavoro
In alternativa, un altro metodo per inserire un foglio di lavoro è il seguente: si clicca col tasto destro del
mouse su Foglio3.
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Figura 12. Inserisci nuovo fog lio di lavoro
Nella finestra di dialogo che si apre, scegliere Inserisci e nella successiva finestra, scegliere Foglio di
lavoro; infine, fare clic su OK.
Esercizio: Inserire 9 fogli di lavoro e posizionarli in ordine crescente.
Se si è soliti realizzare cartelle di lavoro contenenti un numero di fogli diverso da tre, è possibile farlo in
modo predefinito, scegliendo dal menù Strumenti, Opzioni; qui, aprire la scheda Generale, e alla voce
Fogli nella nuova cartella, selezionare il nuovo numero, ad esempio 5. Da questo momento in avanti,
le nuove cartelle che si creeranno, si apriranno con un numero predefinito di fogli di lavoro uguale a 5.
Il numero predefinito massimo di fogli che è possibile definire in questo modo è 255; in realtà è possibile
inserirne altri manualmente con le modalità viste sopra.
Fare clic su OK per tornare al foglio di lavoro.
1.6 ACCEDERE AD UN FOGLIO DI LAVORO NON PRESENTE SUL MONITOR
Se una cartella di lavoro ha numerosi fogli, come nel nostro caso, si ha che non tutti vengono
visualizzati. Per renderli visibili è necessario farli scorrere tramite i 4 pulsanti per lo scorrimento dei fogli
indicati in Figura 13.
I pulsanti alle estremità permettono di visualizzare subito l’inizio o la fine della lista dei fogli di lavoro, i
pulsanti più interni scorrono di uno alla volta. Provare a spostarsi con tutti questi pulsanti.
Figura 13. Pulsanti di scorrimento fogli
Se questa operazione non risulta conveniente, è possibile fare clic col pulsante destro del mouse sui
pulsanti di scorrimento dei fogli; si apre un menù in cui compare l’elenco di tutti i fogli presenti nella
cartella. Il foglio attualmente aperto ha a fianco il segno di spunta, nel nostro caso il foglio aperto è il
Foglio3
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Figura 14. Fogli di lavoro
Qui è sufficiente selezionare il foglio al quale si desidera accedere, nel nostro esercizio aprire il Foglio9.
1.7 ELIMINARE UN FOGLIO DI LAVORO
Se si desidera eliminare un foglio da una cartella di lavoro, ad esempio il Foglio9, occorre cliccare col
pulsante destro del mouse sul foglio che si vuole eliminare e nella finestra di dialogo che si apre, (vedi
Figura 12) selezionare Elimina, quindi fare clic su OK nel messaggio di richiesta conferma di
eliminazione. Il Foglio9 è stato eliminato.
In alternativa, dopo aver selezionato il foglio da eliminare (Foglio8), dal menù a scelta rapida Modifica,
scegliere Elimina foglio e fare clic su OK.
I fogli sono stati eliminati definitivamente e non potranno più essere recuperati.
Esercizio: Eliminare il Foglio7 e inserire tre nuovi fogli in successione. Si osservi che i nuovi fogli si
chiamano Foglio10, Foglio11 e Foglio12 a testimonianza del fatto che il Foglio7, Foglio8 e il Foglio9
sono stati definitivamente eliminati.
1.8 RINOMINARE I FOGLI
Per personalizzare il nome del foglio di lavoro Foglio1 e dare quindi un nome più significativo, si clicca
su Foglio1 col tasto destro del mouse; si sceglie Rinomina nella finestra di dialogo, (Figura 12) quindi si
digita il nuovo nome che si vuole assegnare al foglio; nel nostro esercizio digitare “Operazioni con i fogli"
In alternativa, è sufficiente fare doppio clic ad esempio su Foglio2, il testo si annerisce, quindi digitare il
nuovo nome “Inserimento di testo”.
Esercizio: Rinominare il terzo foglio con il titolo: “Le successioni predefinite”.
1.9 COPIARE UN FOGLIO DI LAVORO ALL’INTERNO DELLA STESSA CARTELLA
Se si desidera fare una copia del foglio di lavoro “Operazioni con i fogli”, è necessario cliccare su di esso
mantenendo premuto il tasto del mouse e contemporaneamente tenere premuto il tasto Ctrl. Compare
un foglio bianco con sopra il segno + e una piccola freccia nera; il segno + indica che si sta facendo una
copia. Trascinare e rilasciare fin dopo il foglio “Inserimento di testo”. Viene creata una copia di tutto il
contenuto del foglio, compreso il testo e la formattazione, il cui nome è “Operazioni con i fogli (2)” (vedi
Figura 15). I fogli vengono copiati con tutto il loro contenuto; al momento ciò non è verificabile perché
sono vuoti.
Figura 15
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Rinominare il nuovo foglio con un nome più significativo, ad esempio “Le formule” e spostarlo dopo il
foglio “Le successioni predefinite”.
Ora la successione dei fogli è la seguente “Operazioni con i fogli”, “Inserimento di testo”, “Le successioni
predefinite”, “Le formule”.
1.10 COPIARE UN FOGLIO DI LAVORO ALL’INTERNO DI UN’ ALTRA CARTELLA
Per copiare un foglio di lavoro in un’altra cartella di lavoro, occorre aprire anche la cartella di lavoro che
deve ricevere il nuovo foglio. Nel nostro esercizio, si vuole copiare il foglio di lavoro “Operazione con i
fogli” nella cartella Lezione2 dopo il Foglio1. Si apra quindi la cartella Lezione2, per far ciò da File
selezionare Apri e nella cartella Corso Excel aprire il file Lezione2; ritornare alla cartella Lezione1,
selezionandola dal menù a scelta rapida Finestra, come in Figura 16.
Figura 16
Cliccare col tasto destro del mouse sul foglio da copiare “Operazione con i fogli”; si apre la finestra
seguente:
Figura 17. Sposta o copia
In questa finestra cliccare su Sposta o copia.
Si apre la seguente finestra in cui è necessario selezionare Lezione2 nella casella Alla cartella e nella
casella Prima del foglio, è possibile decidere la posizione che deve occupare il nuovo foglio, ad
esempio prima del Foglio2 come indicato in Figura 18.
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Figura 18. Sposta o copia
Se non si spunta la casella Crea una copia, il foglio viene spostato e non copiato. Nel nostro caso,
poiché si vuole realizzare una copia, spuntare la casella come in Figura 18. Fare clic su OK.
Per controllare l’avvenuta copiatura, si apra dal menù a scelta rapida Finestra la cartella Lezione2 qui
verificare che il secondo foglio è “Operazione con i fogli”.
Chiudere la Lezione2 rispondendo Sì alla domanda di salvataggio delle modifiche.
1.11 SELEZIONARE UNA RIGA O UNA COLONNA INTERA
Impareremo ora delle importanti operazioni riguardanti la Selezione le cui applicazioni verranno viste in
seguito. Si apra la cartella di lavoro Lezione1.
Per selezionare ad esempio l’intera riga 2 ci si posiziona sul numero di riga 2 e si clicca. Viene
evidenziata in colore grigio tutta la riga 2 come indicato in Figura 19.
Figura 19. Seleziona una riga
Analogamente, per selezionare una colonna ci si posiziona sulla lettera e si clicca.
1.12 SELEZIONARE DUE O PIU’ CELLE CONSECUTIVE
Per selezionare una serie di celle consecutive, si clicca sulla prima cella da selezionare e tenendo
premuto il tasto del mouse trascinare fino a selezionare tutte le celle consecutive dell’intervallo
desiderato.
Selezionare ad esempio l’intervallo di celle B5-F5.
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1.13 SELEZIONARE DUE O PIU’ CELLE NON CONSECUTIVE
Per selezionare celle non consecutive si clicca col mouse sulla prima cella da selezionare, e
mantenendo premuto il tasto Ctrl si clicca col mouse sulle altre celle che si desidera selezionare.
Dopo aver premuto Invio, diventa attiva la prima cella che inizialmente si aveva selezionato, ribattendo
Invio la successione si sposta alla seconda cella selezionata e così via seguendo l’ordine di selezione
iniziale.
Esercizio: selezionare nell’ordine le celle A4, B6, C1, D5, F3, E2. Battere Invio ripetutamente, per
osservare che viene rispettato l’ordine di selezione iniziale.
1.14 SELEZIONARE TUTTO IL FOGLIO
Per selezionare tutto il foglio, è sufficiente fare clic sul primo quadratino grigio in alto a sinistra della
tabella.
Figura 20. Seleziona tutto il foglio
1.15 DISATTIVARE LA GRIGLIA
La griglia consente di individuare in modo più chiaro ciascuna cella; se lo si desidera, può essere
disattivata scegliendo dal menù Strumenti la voce Opzioni, nella scheda Visualizza accertarsi che non
sia spuntata la casella Griglia. E’ comunque consigliabile, almeno per le prime lezioni, lasciare la griglia
visualizzata, quindi fare clic sul pulsante Annulla per chiudere la finestra.
1.16 STAMPARE LA GRIGLIA
Normalmente la griglia non viene stampata, nel caso in cui risultasse utile stamparla, occorre
selezionare dal menù File, Imposta pagina e nella scheda Foglio, spuntare la casella relativa a Griglia.
Fare clic su Annulla per non rendere operative le modifiche.
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Capitolo 2
INSERIMENTO DI DATI
In ogni cella del foglio di lavoro è possibile inserire dati che possono essere di tipo testuale o numerico,
oppure è possibile inserire formule le quali hanno la caratteristica di eseguire operazioni sui dati.
Per inserire del testo in una cella, è sufficiente fare clic su di essa; nel nostro esercizio si apra la cartella
Lezione1, in essa aprire il foglio di nome “Operazione con i fogli” e digitare nella cella A1 il testo
seguente: CORSO BASE DI EXCEL. Si osserva che il testo compare anche nella barra della formula.
Battendo Invio o cliccando sul pulsante di spunta della barra degli strumenti, indicato nella Figura 21 che
segue,
Barra della formula
Figura 21. Inserimento dati
oppure facendo clic su un’altra cella, quello che è stato scritto verrà automaticamente memorizzato nella
cella.
Per modificare il contenuto di una cella è sufficiente cliccare sopra di essa e procedere alla modifica del
testo. Analogamente se si deve procedere alla cancellazione del contenuto della cella: si clicca su di
essa e si preme il tasto Canc. Le precedenti operazioni di modifica del testo possono essere fatte
operando direttamente nella barra della formula.
Si faccia ora clic sulla cella B1, la quale sembra occupata dal testo inserito in A1; in realtà B1 è vuota
infatti nella barra della formula relativa a B1 non compare nulla. Digitare in B1 il testo “Prova” e premere
Invio. Si osserva che il testo di A1 non è visualizzato interamente, occorre quindi ridimensionare la
larghezza della cella A1: si posiziona il cursore sul bordo grigio di separazione tra la colonna A e la
colonna B;
Figura 22. Ridimensiona cella
il cursore assume la forma di una doppia croce nera, si clicca e si trascina verso destra per allargare la
dimensione della cella.
Per ridimensionare la cella in modo automatico, cliccare due volte sul bordo grigio di separazione tra le
due colonne.
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Analogamente per l’altra dimensione della cella.
2.1 CANCELLARE TUTTO
Qualora si fosse sicuri di voler cancellare tutto il contenuto del foglio di lavoro senza però eliminare il
foglio, si clicchi sul primo quadratino grigio in alto a sinistra (vedi Figura 20) che evidenzia tutta la griglia
con il suo contenuto e si prema Canc .
Analogamente per qualsiasi altra sezione, si evidenziano le celle da cancellare coi metodi visti nel
capitolo precedente e si preme Canc .
Procedere alla cancellazione del contenuto del foglio di lavoro “Operazione con i fogli” e ridimensionare
la larghezza della cella A1 alle altre larghezze.
2.2 INSERIRE UNA RIGA
Si voglia ora inserire una riga sopra la cella A1: si clicchi sul numero corrispondente alla riga 1 col tasto
destro del mouse e si seleziona la voce Inserisci.
La riga viene inserita in modo predefinito sopra la riga selezionata.
In alternativa, dopo aver selezionato la cella A1, dal Menù Inserisci selezionare Righe.
In modo più dettagliato, è possibile inserire una riga intera o una colonna o semplicemente una cella,
decidendo come devono essere spostate le celle in cui è già stato digitato il testo.
Per fare vedere come opera il seguente comando si predisponga il seguente esempio.
Aprire il foglio “Inserimento di testo” e realizzare la tabella indicata in Figura 23.
Figura 23. Inserisci cella
Posizionati sulla cella B2 cliccare col tasto destro del mouse e scegliere Inserisci dal menù a scelta
rapida.
Si apre la seguente finestra
Figura 24. Inserisci celle
La prima opzione inserisce una cella vuota spostando tutte le celle successive a destra.
La seconda opzione sposta tutte le celle che seguono quella selezionata, in basso. La terza e quarta
opzione inseriscono rispettivamente una riga sopra la cella selezionata e una colonna prima della cella
selezionata.
Nel nostro esercizio inseriamo una cella in B2 spostando le celle a destra, si selezioni quindi nella
finestra precedente l’opzione Sposta le celle a destra e si prema OK; inseriamo una cella in A1
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spostando le celle in basso; inseriamo una riga intera in A3 e una colonna intera in C4. Si deve aver
ottenuto il seguente risultato.
Figura 25. Risultato inserisci celle
2.3 SPOSTARE LE CELLE
Si seleziona la cella o l’intervallo di celle da spostare con i metodi visti nel capitolo precedente, si
posiziona il puntatore del mouse sul bordo della cella, quando il cursore diventa una freccia bianca, si
clicca e tenendo premuto, si trascina la cella nella posizione desiderata, quindi si rilascia il tasto del
mouse. Nel nostro esercizio spostare la cella A5 nella posizione C3.
Figura 26. Risultato sposta celle
2.4 COPIARE LE CELLE
Per copiare una cella in un’altra, è possibile utilizzare la procedura vista per lo spostamento di celle: si
seleziona la cella, si posiziona il puntatore del mouse sul bordo della cella, quando il cursore diventa una
freccia bianca, si clicca e tenendo premuto, si trascina la cella nella posizione desiderata, prima di
rilasciare il tasto del mouse, premere il tasto Ctrl.
Per esercizio copiare D2 in E3.
Un’alternativa è il tradizionale metodo Copia – Incolla. Si selezioni la cella da copiare, fare clic sull’icona
Copia
(la cella avrà il bordo tratteggiato in movimento), selezionare la cella in cui si vuole copiare il
contenuto e cliccare sull’icona Incolla . Per esercizio copiare B1 in E4 e in F1.
Per togliere la selezione della cella da copiare premere il tasto Esc.
Si utilizza questo metodo anche quando si deve copiare una cella in un altro foglio di lavoro.
Diverso è il discorso se la cella contiene una formula: per copiarla in un altro foglio si veda il Capitolo 4.
Figura 27. Risultato copia celle
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2.7 FORMATTAZIONE DI UNA O PIU’ CELLE
Per rendere un foglio di lavoro più chiaro nella lettura dei contenuti è utile realizzare una formattazione
delle celle con bordi e colori.
Per ciascuna cella infatti o intervallo di celle, è possibile decidere il colore dello sfondo, il colore del
testo, il colore e la tipologia del bordo delle celle.
Nel nostro esercizio, aprire il foglio “Operazioni con i fogli”, selezionare la cella B2, immettervi una data
del tipo che si desidera, ad esempio 1 Gennaio 2002, premere Invio e cliccare ancora sulla cella B2 per
selezionarla; nel menù Formato scegliere Celle.
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Nella scheda Numero, nell’elenco Categoria selezionare Data e nella finestra Tipo a fianco, scegliere
la tipologia del formato Data che si desidera, ad esempio 14/03/98. Prima di fare clic su OK, nella
scheda Carattere selezionare Arial, Grassetto, 14px.
Nella scheda Bordo è possibile scegliere la tipologia della linea da applicare ai bordi e decidere a quale
bordo della cella si vuole applicare la nuova formattazione.
Si formatti la cella B2 scegliendo la linea del bordo di colore arancione, si selezioni lo stile indicato in
Figura 30 e la si applichi al bordo inferiore e superiore (per far ciò è sufficiente cliccare nelle
corrispondenti posizioni inferiore e superiore nel riquadro Personalizzato come indicato in Figura 30).
Selezionare
questo stile
Figura 30. Bordi
Nella scheda Motivo, selezionare il colore di sfondo (ad esempio un giallo chiaro) e nella finestra
Motivo sceglierne uno a piacimento o come indicato in Figura 31.
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Figura 31. Motivo
Fare clic su Ok per chiudere la finestra.
A questo punto fare clic su un’altra cella per vedere la formattazione.
Qualora si presentasse il simbolo ### significa che la larghezza della cella è insufficiente per
visualizzarne il contenuto: è necessario fare doppio clic sul bordo verticale grigio di separazione della
colonna a cui la cella appartiene, per adeguare la larghezza della colonna all’immissione più lunga.
E’ possibile formattare una cella in modo più rapido con i pulsanti Colore riempimento , Colore
carattere , Bordi ; si utilizzino questi pulsanti per formattare una cella, ad esempio A1;
occorre per prima cosa selezionare la cella da formattare, successivamente cliccare sulla freccia nera a
fianco dell’icona Colore riempimento e scegliere un colore di sfondo; analogamente per gli altri
pulsanti. Nel nostro caso si è scelto un arancio come sfondo, il colore del carattere è bianco e la
bordatura è Bordo casella spesso.
Figura 32. Risultato formattazione
2.8 INSERIRE IL TESTO IN COLONNA
Qualora si desideri inserire il testo in colonna si può procedere come segue.
Nella casella B4 si vuole inserire in colonna il testo “Parole in colonna”: si seleziona la cella B4, nel
menù Formato cliccare su Celle e nella scheda Allineamento spuntare la casella Testo a capo. Fare
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clic su Ok. Si digiti ora il testo “Parole in colonna” e premere Invio. In questa cella anche quando si
cambierà il testo questo verrà visualizzato in colonna.
2.9 COPIARE LA FORMATTAZIONE DI UNA CELLA
E’ possibile copiare la formattazione di una cella e applicarla ad altre senza dover ripetere tutti i
passaggi. Nel nostro esercizio si digiti il testo “Prima lezione” nella cella A2, si selezioni la cella B2; si
clicchi sull’icona Copia formato
cliccare.
Si deve aver ottenuto
, si porti il cursore a forma di pennello sulla cella da colorare A2 e
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Capitolo 3
INSERIMENTO DI UNA SERIE DI DATI
Alcuni tipi di dati possono essere immessi in modo automatico evitando operazioni ripetitive o errori e
consentendo un risparmio di tempo.
Ad esempio per inserire in modo automatico una successione incrementale 1,2,3,….ecc, si procede nel
seguente modo: aprire il foglio di lavoro “Le successioni predefinite”, in esso si selezionano due celle ad
es. B5:C5 (si clicca col mouse su B5 e tenendo premuto si trascina fino a comprendere C5; si rilascia il
tasto del mouse), si digita 1, si preme Invio e si digita 2. Si sposta il cursore verso l’angolo destro in
basso della cella C5 in modo che assuma l’aspetto del segno +; cliccando e tenendo premuto il tasto del
mouse, si trascinano le due celle fino a che non si ottiene la successione desiderata, ad esempio fino a
9. Rilasciare il tasto del mouse per osservare il risultato.
Figura 34. Successione 1,2,3...
Esistono altre successioni predefinite.
Si provi per esercizio a iterare le seguenti successioni:
1) nella cella B7 digitare 1;
2) nella cella B9 e C9 digitare rispettivamente 1 e 3;
3) nella cella B11 e C11 digitare rispettivamente Mese1 e Mese2;
4) nella cella B13 digitare la data 01/01/02;
5) nelle celle B15 e C15 digitare rispettivamente le date 01/01/02 e 01/02/02, come mostrato in Figura 35
Figura 35. Successioni predefinite
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Per iterare le successioni costituite da due celle, occorre selezionare simultaneamente le due celle
quando il cursore, posizionato in basso a destra, ha assunto la forma di +, si clicca e si trascina.
Si noti che nelle successioni 2) e 3) è stato indicato al computer come si dovrà comportare iterando la
successione. Nell’esempio 4) non viene data nessuna indicazione su come si vuole iterare la
successione e il computer per default incrementa il giorno; se invece si vuole incrementare il mese è
sufficiente “suggerirlo “ al computer come si vede nell’esempio 5).
Si deve aver ottenuto la seguente situazione:
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3.2 INSERIR UNA NUOVA SUCCESSIONE
Per inserire una nuova successione, nel menù Strumenti si selezioni la voce Opzioni e si apra la
cartella Elenchi. Si clicchi col cursore in Voci di elenco (vedi Figura 37) e si digiti una successione ad
esempio quella costituita dai Castelli di San Marino: “Dogana, Serravalle, Faetano, Borgo Maggiore,
Città, Montegiardino, Fiorentino, Acquaviva”; poi si prema Aggiungi.
Una volta inserita una nuova successione, per richiamarla nel nostro foglio di lavoro ad esempio nella
cella B19 è sufficiente digitare il testo contenuto nella prima cella ossia “Dogana” e trascinare fino a
completarla.
In alternativa, è possibile digitare la successione direttamente nelle celle del foglio di lavoro; fatto ciò, si
seleziona la successione appena scritta, nel menù Strumenti si seleziona Opzioni, si apre la cartella
Elenchi e si clicca su Importa.
Nel nostro esercizio si inserisca nella cella B21 con quest’ultimo metodo la successione: “Nome,
Cognome, Luogo di nascita, Data di nascita, Indirizzo, Città”.
3.3 ANTEPRIMA E STAMPA DEI FOGLI
Prima di procedere alla stampa di un documento per ridurre il numero di stampe di prova, è possibile
visualizzare il foglio in anteprima. Si clicca sul pulsante oppure in File selezionare Anteprima di
stampa. Se il testo visualizzato è troppo piccolo è sufficiente fare clic sul pulsante Zoom.
Per tornare al foglio di lavoro fare clic sul pulsante Chiudi.
Si noti che ora nel foglio di lavoro è presente una linea tratteggiata indicante il punto in cui si interrompe
la pagina.
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Quindi una piccola porzione del documento da stampare verrà visualizzata in un’altra pagina; infatti
nell’anteprima di stampa del foglio “Le successioni predefinite” i dati risultano troncati e non vengono
visualizzati completamente. E’ possibile spostare le interruzioni di pagina, indicate con una linea
tratteggiata in Figura 38, in modo da comprendere in un’unica pagina la porzione di documento
mancante. Per far ciò, dal menù Visualizza selezionare Anteprima interruzioni di pagina;
Figura 38. Anteprima interruzione di pagina
ci si posiziona col mouse sulla linea tratteggiata, il cursore diventa una doppia freccia nera, si clicca e
tenendo premuto si trascina fino a comprendere la porzione mancante del documento ottenendo una
pagina unica.
Figura 39. Anteprima interruzione di pagina
Per tornare al foglio di lavoro, dal menù Visualizza selezionare Normale.
Verificare con Anteprima di stampa l’avvenuta modifica e poi fare clic su Chiudi per tornare alla
pagina.
3.4 STAMPA DI UNA PORZIONE DI FOGLIO
Se si desidera stampare solo una porzione del foglio di lavoro, (ad esempio solo le ultime tre
successioni) occorre selezionare l’area da stampare, si tiene premuto il pulsante sinistro del mouse e si
trascina fino a selezionare la parte desiderata; dal menù File scegliere Area di stampa e
successivamente Imposta area di stampa. Per visualizzare l’anteprima fare clic sul pulsante .
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Se l’area di stampa è troppo grande, verrà utilizzato un’ulteriore foglio. E’ possibile visionare l’anteprima
di più pagine facendo clic sul pulsante Succ.
Per stampare il documento, in File selezionare Stampa. Per ritornare a stampare l’intero foglio, da File,
selezionare Area di stampa e fare clic su Cancella area di stampa.
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Capitolo 4
LE FORMULE ELEMENTARI
Con le formule è possibile eseguire calcoli sui dati numerici del foglio di lavoro. Questo consente di
creare fogli attivi che reagiscono all’inserimento dei dati.
Ogni formula incomincia con il segno di uguale =.
Una delle operazioni più frequenti e di facile realizzazione è quella di ricavare i totali per riga o per
colonna. Si apra il foglio di lavoro dal titolo “Le formule” e si inseriscano in colonna nella cella B3, B4,
B5, B6, i seguenti valori numerici come indicato in Figura 40
Figura 40. Tabella
4.1 SOMMARE I VALORI IN UNA COLONNA O IN UNA RIGA
Si seleziona la colonna contenente i valori da sommare B3 - B6 e si clicca l’icona Somma automatica
presente nella barra degli strumenti Standard.
Il totale viene inserito nella prima cella libera.
Cliccando sulla cella in cui è stato calcolato il totale, si osserva che nella barra della formula (vedi Figura
41) viene espressa appunto la funzione somma, calcolata a partire dalla cella B3 fino alla cella B6.
E’ importante osservare che il risultato della somma non dipende dal preciso valore numerico inserito in
ogni cella, ma varia al variare del contenuto di ognuna. Ad esempio, se si cambia il contenuto della cella
B3 e si digita 56, cambia anche il risultato della somma.
Figura 41. Somma per colonna
4.2 PER SOMMARE PIU' COLONNE SIMULTANEAMENTE
Si costruisca la seguente tabella nell’intervallo di celle D3 - G5
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Figura 42
Per calcolare la somma per colonne della tabella sopra è necessario selezionare tutta la tabella
(intervallo D3-G5) e premere l’icona Somma automatica : si ottiene per ogni colonna l’importo
relativo all‘operazione somma.
Non è possibile, invece, sommare più righe contemporaneamente. La somma per righe può essere fatta
selezionando una riga alla volta e successivamente cliccando sull’icona Somma automatica. Calcolare
per esercizio la somma delle tre righe una alla volta
Un’alternativa, che consente però solo di visualizzare il totale senza inserire la formula e il risultato, è il
Calcolo Automatico.
Occorre selezionare le celle di cui si vuole calcolare la somma, si osserva poi nella barra di stato in
basso (vedi Figura 43) il valore numerico che varia al variare delle celle selezionate.
Figura 43. Somma automatica
Nel nostro caso la somma della prima riga da come risultato 99 come esplicitato in Figura 43.
La somma della seconda riga da 217 come indicato in Figura 44.
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Per default viene calcolata la somma, ma è possibile decidere di calcolare altre funzioni quali il massimo
valore, il minimo, la media, etc, cliccando col tasto destro del mouse sulla scritta Somma come indicato
in Figura 44. Si selezioni per esercizio max; esso calcola il valore massimo nell’intervallo di celle
selezionato. Questo è uno strumento molto utile quando si hanno tabelle di dati molto consistenti.
Figura 44. Calcolo automatico
Quanto appena descritto è valido anche per celle non attigue, l’ importante è che siano selezionate.
4.3 SOMMARE CELLE NON ATTIGUE
Per sommare celle non attigue occorre digitare la formula direttamente nella cella o nella barra della
formula.
Ad esempio si voglia inserire nella cella B9 la somma tra le celle B4 e D3:
si clicchi sulla cella B9, si digiti il segno di uguaglianza = (ogni formula comincia sempre col segno =)
si clicchi sulla cella B4, cliccare sul tasto in tastiera +, cliccare sulla cella D3 e successivamente
premere Invio.
Nella cella B9 si è ottenuto il totale 30. In alternativa è possibile digitare per intero la formula =B4+D3
nella cella B9.
Cliccando sulla cella B9 si osservi che la formula compare nella Barra della formula. Ulteriori modifiche
possono essere effettuate operando direttamente nella Barra della formula.
4.4 ITERARE UNA FORMULA
A volte, quando si ha necessità di ripetere una formula nelle celle attigue, non è necessario ridigitarla
ma è sufficiente iterare la formula già esistente. Se ad esempio si vuole iterare la formula presente nella
cella B9 nelle celle attigue, ci si posiziona sulla cella B9, si sposta il cursore nell’angolo in basso a
destra fino a quando diventa un +, si clicca e si trascina in orizzontale per altre tre celle fino a E9; si
osserva che la formula nelle celle successive ha incrementato di uno il valore della riga per entrambe le
celle che compaiono nella formula. Infatti se si clicca sulla cella C9 si ha che contiene la formula
=C4+E3, la cella D9 contiene la formula =D4+F3, E9 la formula =E4+G3.
Se invece si itera la cella B9 per colonna si può osservare che la formula nelle celle successive
incrementa di uno il valore della colonna per entrambe le celle che compaiono nella formula.
Si deve aver ottenuto il seguente risultato:
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Figura 45. Iterazione di formule
Altre formule possono essere digitate direttamente nella cella facendo uso delle parentesi.
Ad esempio in A2 si digiti la formula =((B3+B4)/2+B5)-D3; essa calcola la somma di B3 e B4, la divide
per 2, a questo totale parziale somma B5, a questo totale parziale toglie D3.
4.5 LA FUNZIONE MIN E LA FUNZIONE MAX
Si apra il Foglio4 e lo si rinomini “Le funzioni”.
La funzione MIN ha la caratteristica di trovare il valore minimo tra una serie di numeri.
Si costruisca la tabella con i valori espressi nelle celle dell’intervallo A1; D3. Si vuole trovare il minimo e
il massimo dei valori indicati in tabella.
Figura 46. Funzione Min e Max
E’ necessario fare doppio clic nella cella in cui si desidera inserire la formula che calcola il minimo, ad
esempio C5, si digiti =MIN(A1:D3) e premere Invio. Copiare la formula sostituendo MIN con MAX nella
cella C6. Si sono ottenuti il valore massimo e il valore minimo della tabella. Al variare dei dati varieranno
anche le ricerche dei due valori. In Figura 47, nella Barra della formula è esplicitata la formula contenuta
nella cella C6, che calcola il massimo nell’intervallo A1-D3.
Figura 47. Funzione Min e Max
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Altre formule possono essere composte in modo automatico col pulsante
Incolla funzione.
4.6 LA FUNZIONE MEDIA
Si voglia calcolare la media degli importi della precedente tabella.
Ci si posiziona sulla cella in cui si desidera ottenere la media, ad esempio F1, si clicca sull’icona Incolla
funzione e si sceglie nella categoria Tutte o Usate più di recente, la funzione Media; prima di fare
clic su Ok osservare che nella parte grigia della finestra aperta è data una descrizione sommaria sulle
caratteristiche della funzione.
Figura 48. Funzione media
Si clicca su OK, ottenendo l’apertura della seguente finestra
Figura 49. Funzione media
In Num1 si devono selezionare le celle di cui si vuole calcolare la media. Quelle dell’intervallo proposto
A1:E1 non vanno bene, occorre allora cliccare su indicato in Figura 49 e selezionare le celle
contenenti i valori di cui si vuole calcolare la media e cioè l’intervallo A1-D1; cliccare nuovamente sul
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simbolo come indicato in Figura 50 per tornare alla funzione Media. In Num2 può essere selezionato
un altro intervallo di celle di cui si vuole calcolare la media. Nel nostro caso lasciarlo vuoto.
Figura 50. Funzione media
Quindi facciamo clic su OK per chiudere la formula.
Nella cella F1 è indicato il calcolo appena effettuato. Nella barra della formula si vedrà espressa la
formula =MEDIA(A1:D1) che equivale a digitare la formula matematica =(A1+B1+C1+D1)/4.
Per esercizio nella cella F2 digitare la formula =(A2+B2+C2+D2)/4 e nella cella F3 inserire la funzione
Media con il pulsante Incolla funzione come fatto precedentemente.
Si inserisca una riga in A1 e digitare le specifiche espresse in Figura 51 per richiamare più facilmente le
operazioni fatte.
Figura 51
4.7 LA FUNZIONE ARROTONDA
Il valore ottenuto calcolando la Media, potrebbe essere un numero con cifre decimali. Se volessimo
operare degli arrotondamenti occorre procedere come segue.
Nella cella H2 digitare il numero 7,896489549 che dovremo arrotondare (allargare la colonna H per
visualizzare il numero interamente). Ci si posiziona sulla cella in cui si vuole che sia memorizzato il
nuovo valore arrotondato, ad esempio sulla cella I2.
Si clicca sul pulsante ; nella finestra Categorie selezionare Matematiche e Trigonometriche o
Tutte, nella finestra Nome Funzione scegliere Arrotonda e fare clic su OK.
Si apre la seguente finestra:
Figura 52. Funzione arrotonda
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In Num va inserito il riferimento della cella in cui si trova il valore da arrotondare: per far ciò, si clicca su
vedi Figura 52, che riapre il foglio di lavoro, qui si clicca sulla cella che contiene il valore da
arrotondare ossia H2.
Per memorizzare il valore si riclicca su
che riapre la finestra seguente: qui fare clic su Num_cifre
Figura 53. Funzione Arrotonda
In Num_cifre si deve digitare il numero di cifre decimali che si desidera mantenere. Se si digita lo zero,
la funzione approssima il valore all’intero più prossimo.
a 0 cifre la prima cifra decimale è 8 che è maggiore di 5 allora si approssima per eccesso a
8.
a 1 cifra la prima cifra decimale, 8, è seguita da 9 che, essendo maggiore di 5 fa
arrotondare per eccesso ottenendo il valore 7,9
a 2 cifre le prime due cifre decimali, 8 e 9, sono seguite da 6 che essendo maggiore di 5 fa
arrotondare per eccesso portando 89 a 90 ottenendo il valore 7,9
a 3 cifre le prime tre cifre decimali, 8 9 6, sono seguite da 4 che essendo minore di 5 le fa
arrotondare per difetto ottenendo il valore 7,896
a 4 cifre le prime quattro cifre decimali, sono seguite da 8 che essendo maggiore di 5 le fa
arrotondare per eccesso ottenendo il valore 7,8965
a 5 cifre le prime cinque cifre decimali, sono seguite da 9 che essendo maggiore di 5 le fa
arrotondare per eccesso ottenendo il valore 7,89647
a 6 cifre le prime sei cifre decimali, sono seguite da 5 che le fa arrotondare per eccesso
ottenendo il valore 7,896470
a 7 cifre le prime sette cifre decimali, sono seguite da 4 che essendo minore di 5 le fa
arrotondare per difetto ottenendo il valore 7,8964695
a 8 cifre le prime otto cifre decimali, sono seguite da 9 che essendo maggiore di 5 le fa
arrotondare per eccesso ottenendo il valore 7,89646955
Provare a inserire da I2 a I10 la funzione Arrotonda rispettivamente alle cifre sopra espresse; si deve
aver ottenuto il seguente risultato:
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Figura 54
Se si avesse voluto ottenere il risultato della media già arrotondato a 0 cifre direttamente nella cella della
media, F2-F4, si avrebbe dovuto esprimere una funzione di funzione; nella barra della formula, ad
esempio per la cella F2, si avrebbe dovuto quindi digitare davanti a Media la funzione Arrotonda, come
indicato in Figura 55:
Figura 55. Funzione Arrotonda
N.B. Per le approssimazioni da lira ad euro la funzione Arrotonda può essere molto utile: infatti sfrutta
le stesse regole di approssimazioni della nuova moneta.
4.8 LA FUNZIONE TRONCA
La funzione Tronca realizza un troncamento, senza approssimazione, alla cifra decimale che viene
indicata. Verificarlo nell’esempio sopra effettuando un troncamento alla prima cifra decimale per tutti i
numeri sopra. In Figura 56, nella cella attiva J10 è indicato il troncamento del contenuto della cella I10 a
una cifra decimale.
Figura 56. Funzione Tronca
Si noti che sia la funzione Tronca che la funzione Arrotonda restituiscono un valore che differisce dal
valore iniziale.
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4.9 INSERIRE LA DATA CORRENTE IN UNA CELLA
Si inserisca una nuova riga in A1.
Si seleziona la cella in cui si vuole inserire la data ad esempio A1, si clicca sul simbolo .
In Categoria si seleziona Data e ora, in Nome funzione si seleziona Oggi. Fare clic su Ok. Viene
aperta una finestra in cui è sufficiente fare clic su Ok.
Nella cella A1 è stata inserita la data del giorno.
Per decidere la formattazione della data, selezionare la cella contenente la data A1; dal menù Formato,
scegliere Celle. Nella scheda Numero, selezionando in Categoria la voce Data, è possibile decidere il
tipo di formato da attribuire alla data. Scegliere il formato che si preferisce, nel nostro caso si è scelto il
formato che scrive la data per esteso (14 Marzo 1998), fare clic su OK per chiudere la finestra.
Tale funzione ha la caratteristica di indicare sempre il giorno corrente.
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Capitolo 5
LA FORMATTAZIONE
Assicurarsi per prima cosa che sia visualizzata la barra degli strumenti Formattazione; per far ciò è
sufficiente fare clic col tasto destro del mouse su un punto qualsiasi delle barre degli strumenti (parte
grigia in alto) nel menù che si apre controllare che sia spuntata la voce Formattazione, se non lo è
procedere per selezionarla.
La barra degli strumenti Formattazione è costituita in via principale delle icone presenti nella Figura 70.
Pulsanti relativi al
carattere
Allineamento
del testo
Formato
numeri
Bordi cella
Colore
Figura 70. Barra Formattazione
Se qualcuna delle icone indicate sopra non è presente, è possibile recuperarla seguendo le seguenti
istruzioni: fare clic col tasto destro del mouse su un punto qualsiasi della barra degli strumenti, nel menù
che si apre selezionare Personalizza, nella finestra successiva selezionare la scheda Comandi,
selezionare una voce nella finestra Categorie e scorrere l’elenco dei comandi fino a trovare le icone
mancanti; successivamente si clicca sull’icona da inserire, tenendo premuto il tasto del mouse si trascina
l’icona e la si posiziona tra gli strumenti Formattazione, rilasciare quando si è ottenuta la posizione
desiderata. Ad esempio, nel nostro esercizio procedere a inserire l’icona Inclina il testo in alto che
utilizzeremo più avanti. Per inserire l’icona, vedi Figura 71, selezionare Formato tra le Categorie, si
ricerca l’icona Inclina il testo in alto scorrendo l’elenco dei comandi, si clicca sopra l’icona da inserire,
tenendo premuto il tasto del mouse si trascina l’icona e la si posiziona tra gli strumenti Formattazione,
rilasciare quando si è ottenuta la posizione desiderata. Fare clic su Chiudi per chiudere la finestra.
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Figura 71. Inclina testo in alto
Ora analizziamo i pulsanti per la modifica del formato numeri.
L’icona Stile separatore
decimali .
inserisce i puntini di separazione. Provare inoltre l’icona Aumenta
5.1 INCLINARE IL TESTO
E’ possibile ruotare il contenuto di una cella di un’angolazione desiderata.
Per eseguire una tabella come quella che segue, si procede in questo modo:
Figura 72. Esempio inclina testo in alto
Aprire il foglio “Esercizio1”; si seleziona la cella B1 in cui si vuole che il testo digitato sia ruotato; dal
menù Formato selezionare Celle, qui cliccare sulla cartella Allineamento; in Orientamento scegliere
45° come indicato in Figura 73.
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Figura 73. Inclina testo 45 gradi
Successivamente fare clic su OK; per i possessori di Excel2000 è possibile cliccare direttamente
sull’icona che abbiamo precedentemente inserito nella barra degli strumenti. Per ottenere i bordi
tratteggiati, cliccare sulla cella B1, dal menù Formato selezionare Celle e aprire la cartella Bordo;
applicare al bordo verticale destro e sinistro uno stile linea preferito (nel nostro caso si è usato un
tratteggio), fare clic su OK per chiudere la finestra.
Per copiare il formato e ripeterlo nelle celle C1, D1, E1, F1, H1 è possibile utilizzare il pulsante Copia
Formato come visto nel Capitolo 2 paragrafo 2.9.
La formattazione appena definita è utile in special modo per quelle tabelle in cui il contenuto delle celle è
breve rispetto all’intestazione della relativa colonna che invece è molto lungo.
5.2 UNIRE DUE O PIU’ CELLE
Per scrivere una intestazione nella parte centrale del foglio è possibile unire le celle in un unico intervallo
col pulsante Unisci e centra . Si apra il foglio “Esercizio2”, all’inizio della tabella si vuole inserire il
testo “Tabella prospetto importi” come indicato in Figura 74:
Figura 74
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Si inserisce una nuova riga in A1, si scrive il testo “Tabella prospetto importi”, si seleziona l’intervallo di
celle da A1 a E1 e si clicca sull’icona
Unisci e centra.
5.3 FORMATTAZIONE AUTOMATICA
Esistono diversi formati predefiniti da applicare a celle o a tabelle.
Si apra il foglio “Esercizio2” e si selezioni una cella della tabella da formattare. Dal menù Formato,
scegliere Formattazione automatica.
Si apre una finestra con l’elenco di tutti i formati predefiniti disponibili.
Figura 75. Formattazione automatica
Trovare quello più adatto provandoli tutti e fare clic su OK dopo aver scelto quello preferito (ad esempio
Classico3).
5.2 FORMATTARE CELLE CON L’EURO
Per formattare le celle in modo che venga inserito in automatico il simbolo dell’Euro €, è sufficiente
selezionare le celle da formattare ad esempio F2-F29 nel foglio di lavoro Tabella2, dal menù Formato
scegliere Celle, nella scheda Numero, alla voce Categoria occorre selezionare Contabilità e nella
finestra a fianco Simbolo selezionare Euro e in Posizioni decimali selezionare 2 come indicato in Figura
76. Fare clic su OK per chiudere la finestra.
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Figura 76. Euro
5.3 FORMATTAZIONE CONDIZIONALE
Per evidenziare in una tabella alcuni dati che variano nel tempo è possibile usare la Formattazione
condizionale.
Si voglia ad esempio evidenziare in una tabella le celle che contengono lo stipendio minimo o massimo
dei dipendenti di una ditta. Abbiamo già visto che per ricercare lo stipendio massimo o minimo si può
usare la funzione Max o Min, tuttavia questa funzione non permette di evidenziare all’interno della
tabella le celle contenenti tali valori; è quindi necessario applicare una formattazione condizionale.
Si apra il foglio di lavoro “Tabella2”; per prima cosa occorre inserire in I2 e I3 la funzione Min o Max
relativa alla colonna F contenente gli stipendi come visto nel Capitolo 4 paragrafo 4.5.
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Figura 77. Min e max
Per applicare la Formattazione Condizionale si selezioni l’intervallo degli stipendi a cui applicare la
ricerca, (nel nostro caso la colonna F), dal menù Formato scegliere Formattazione condizionale. Si
apre la seguente finestra:
Figura 78. Formattazione condizionale
In questa finestra occorre selezionare l’opzione “uguale a” nella cella centrale e nella cella successiva è
necessario selezionare la cella che contiene la funzione Min; per inserirla fare clic sul simbolo come
indicato in Figura 78, poi fare clic sulla cella che contiene la funzione Min, nel nostro caso I2, premere di
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nuovo il simbolo . Premere il pulsante Formato come indicato nella Figura 78; si apre la finestra in cui
occorre decidere quale formato dare alle celle che contengono il valore minimo trovato: si scelga ad
esempio nella scheda Carattere, Grassetto, nella scheda Bordo cliccare su Bordato, nella scheda
Motivo selezionare un azzurro. Fare clic su OK per chiudere la finestra e di nuovo clic su OK per
chiudere tutto.
Questa operazione è molto utile quando non si vuole perdere tempo a cercare all’interno di tabelle molto
grandi i dati relativi a valori minimi o massimi; al variare dei dati varieranno all’interno della tabella anche
le celle con la formattazione ora stabilita.
Procediamo in modo analogo per la funzione Massimo, per la quale si è deciso ad esempio un colore
arancio: si seleziona la colonna F, dal menù Formato scegliere Formattazione condizionale, si clicca
sul pulsante Aggiungi, selezionare l’opzione “uguale a” nella cella centrale e nella cella successiva
selezionare la cella che contiene la funzione Max; per inserirla fare clic sul simbolo
poi fare clic sulla
cella che contiene la funzione Max, nel nostro caso I3, premere di nuovo il simbolo . Premere il
pulsante Formato come indicato nella Figura 79; nella scheda Carattere selezionare Grassetto, nella
scheda Bordo cliccare su Bordato, nella scheda Motivo selezionare un colore rosso.
Figura 79.Formattazione condizionale
Fare clic su OK per chiudere la finestra e di nuovo clic su OK per chiudere tutto.
E’ possibile copiare con l’icona Copia Formato la formattazione del Min e Max nelle celle I2 e I3 per
ricordarci che le celle azzurre indicano lo stipendio minimo, quelle rosse il massimo.
Si deve aver ottenuto la seguente situazione:
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Figura 80
5.4 EVIDENZIARE DATI IMPORTANTI
Si apra il foglio di lavoro “Esercizio1”.
Per evidenziare dati importanti è possibile disegnare riquadri, ovali, cerchi, caselle di testo, commenti a
caselle di testo e anche applicare ad ognuno di questi la formattazione che si ritiene più opportuna.
Per rendere operativi gli strumenti per le modifiche, si attivi la barra degli strumenti Disegno facendo clic
col tasto destro del mouse in qualsiasi punto delle barre degli strumenti grigie in alto. Si apre una finestra
in cui occorre selezionare la voce Disegno. Verrà aperta una barra, posizionata di solito in fondo al
foglio, con tutti gli strumenti di seguito indicati, necessari al nostro progetto.
Figura 81. Barra degli strumenti Disegno
Per evidenziare un valore nella tabella ad esempio con un ovale, scegliere Ovale dalla barra del
Disegno. Dopo aver cliccato sull’icona Ovale, si posiziona il mouse (il cursore è diventato una croce) sul
dato da evidenziare, ad esempio in prossimità della cella H6, si clicca e tenendo premuto si trascina per
ingrandire l’ovale. Rilasciare il tasto del mouse: si ottiene la seguente Figura 82
E’ possibile modificare ulteriormente la figura: le modifiche sono operative quando la figura è
selezionata, cioè se sul suo contorno sono presenti i quadratini di ridimensionamento.
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Capitolo 6
GESTIONE DEI DATI
6.1 TOTALI PARZIALI E COMPLESSIVI
Aprire la cartella di lavoro “Lezione2” e inserire la tabella n°2 nel Foglio1 che chiameremo “Totali”.
Figura 87. Tabella Totali
Si vuole sapere di quanti fax, copiatrici, stampanti e computer è fornita l’azienda.
Occorre mettere in ordine alfabetico la colonna Divisione: si fa clic in una cella qualsiasi della colonna
Divisione ma non sull’intestazione, e si clicca sull’icona Ordinamento crescente .
Nel menù a scelta rapida Dati, si selezioni Subtotali. Si apre la seguente finestra Figura 88 nella quale
occorre selezionare la colonna in cui si vuole effettuare il conteggio, quindi Divisione, nella finestra
successiva selezionare la funzione Somma, nella terza finestra si deve selezionare la colonna dove si
desidera inserire i totali e quindi Quantità come mostrato in Figura 88.
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Figura 88. Subtotali
Dopo aver fatto clic su OK, si apre la seguente immagine
Figura 89. Subtotali
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Si ottiene l’inserimento di quattro righe con i totali relativi alle quattro voci, Totale Computer, Totale
Copiatrici, Totale Fax, Totale Stampanti più il Totale complessivo come indicato nella Figura 89.
Si osservino i pulsanti in alto a sinistra.
Cliccando sul pulsante vengono evidenziati tutti i totali, il pulsante consente di ritornare alla
tabella, il pulsante evidenzia solo il totale complessivo.
Procedere ora per rimuovere i totali e ripristinare la tabella come era inizialmente: si seleziona una cella
della tabella, nel menù Dati si seleziona Subtotali e successivamente si seleziona Rimuovi tutti.
6.2 CONVALIDA DI DATI
Spesso si lavora con tabelle contenenti ingenti dati e quindi è frequente commettere errori di battitura.
Qualora si fosse sicuri che i valori da immettere non debbano superare un certo importo, si può
procedere nel modo seguente.
Nella tabella del foglio di lavoro Totali, in cui sono stati appena rimossi i totali, non devono essere
inseriti stipendi di importo superiore a € 1908.
Si seleziona l’intero intervallo E2-E29 della colonna Stipendio, nel menù a scelta rapida Dati, si
seleziona Convalida, (fare clic su OK se si apre un messaggio di avviso); nella scheda Impostazioni si
selezionano le voci come in Figura 90.
Figura 90. Convalida dati
Si provi a digitare nella colonna degli stipendi un importo superiore a 1908, verrà aperta una finestra con
un messaggio di errore.
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Capitolo 7
ELENCHI DI DATI
7.1 ORDINARE UN ELENCO IN BASE A DUE O TRE COLONNE
Abbiamo già visto l’utilizzo dell’icona Ordinamento crescente
; analogamente si utilizza l’icona
Ordinamento decrescente .
Qualora si volesse ordinare una tabella in base a tre colonne è possibile utilizzare l’opzione Ordina:
nella tabella “Totali” della cartella di lavoro “Lezione2” si vuole realizzare un ordinamento per Ufficio,
all’interno di ciascun ufficio per Qualifica e poi per Cognome .
Si procede nel seguente modo: si fa clic su una cella qualsiasi della tabella, nel menù a scelta rapida
Dati, scegliere Ordina, nella finestra che si apre inserire le voci come in Figura 91
Figura 91. Ordina
Fare clic su OK per chiudere la finestra.
Nella tabella che segue si può verificare che nella colonna Ufficio è stato effettuato un ordine crescente;
all’interno dell’ufficio Contabilità ad esempio si è ordinato per Qualifica; se ci sono due qualifiche
uguali, nel nostro caso Venditore, queste vengono ordinate per Cognome.
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Figura 92. Risultato Ordina

Capitolo 8
RICERCA DI DATI
8.1 I FILTRI
Nella tabella “Totali” della cartella di lavoro “Lezione2” si vogliano tutti i nominativi delle persone che
hanno le stampanti.
Si evidenzia l’intera colonna Divisione facendo clic sulla lettera F, dal menù a scelta rapida Dati si
seleziona Filtro e successivamente Filtro automatico.
A fianco della colonna Divisione compare ora una freccia come indicato in Figura 93
Figura 93. Filtro
Cliccando sulla freccia come mostrato in Figura 93 si apre un menù a scelta rapida
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Figura 94. Filtro
in cui occorre selezionare Stampanti, ottenendo così tutte le informazioni relative a chi le possiede.
Figura 95. Filtro stampanti
Per eliminare il filtro, dal menù a scelta rapida Dati si seleziona Filtro e successivamente Filtro
automatico.
Se si vuole realizzare una ricerca di dati che coinvolga più colonne, si procede selezionando una cella
qualunque della tabella, dal menù a scelta rapida Dati si seleziona Filtro e successivamente Filtro
automatico. Compare una freccia a fianco di ciascuna colonna.
Nel nostro esempio si vuole trovare tra tutte le persone che possiedono fax, quelle che fanno parte
dell’Ufficio Segreteria. Per far ciò si clicca sulla freccia nella colonna Divisione e si seleziona Fax;
nella colonna Ufficio si seleziona Segreteria.
Figura 96. Filtro fax-segreteria
Se si vuole tornare indietro solo di un passo ad esempio a tutti i possessori di fax, senza rimuovere i filtri,
si clicca sulla freccia in una delle colonne interessate (nel nostro caso Divisione o Ufficio) e nel menù a
scelta rapida dei filtri attivati, scegliere (Tutto).
Eliminare i filtri selezionando Filtro dal menù a scelta rapida Dati, e successivamente Filtro
automatico.
8.2 PERSONALIZZARE UN FILTRO
Si voglia ad esempio, l’elenco di tutte le persone che hanno stipendio maggiore di 2.500 euro.
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Dopo aver inserito il filtro nella colonna Stipendio (si evidenzia l’intera colonna Stipendio, dal menù a
scelta rapida Dati si seleziona Filtro e successivamente Filtro automatico) fare clic sulla freccia del
filtro nella colonna Stipendio e scegliere nel menù a scelta rapida la voce (Personalizza).
Si apre la finestra seguente nella quale occorre selezionare le voci come indicato in Figura 97.
Fare clic su OK. Si ottiene il seguente risultato:
Figura 97. Filtro automatico
Figura 98. Risultato Filtro automatico
Se all’interno della colonna Stipendio si vuole restringere la ricerca, ad esempio si vogliono trovare le
persone che hanno stipendio compreso tra 2.500 euro e 3.100 euro, occorre aggiungere la condizione
che lo stipendio deve anche essere < di 3.100 euro. Per far ciò, fare clic sulla freccia del filtro nella
colonna Stipendio e scegliere nel menù a scelta rapida la voce (Personalizza) nella finestra che si apre
selezionare le voci come in Figura 99:
Figura 99. Personalizza filtro automatico
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Fare clic su OK per visualizzare il risultato.
Rimuovere i filtri per provare il prossimo esercizio.
Si vogliono trovare le persone che hanno uno stipendio inferiore a 2.000 euro oppure superiore a 3.000
euro.
Si dovrà ottenere la seguente tabella facendo attenzione di selezionare l’opzione OR come indicato nella
Figura 100 che segue.
Eliminare i filtri.
Figura 100. Filtro automatico
8.3 INSERIRE, ELIMINARE O TROVARE UN RECORD
Si selezioni una cella qualunque della tabella Totali. Dal menù a scelta rapida Dati, si seleziona
Modulo.
Si apre una finestra in cui compaiono tutti i record della tabella.
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Figura 101. Elenco personale

In questa finestra è possibile inserire un nuovo record facendo clic su Nuovo o eliminarne uno facendo
clic su Elimina.
L’opzione che ci interessa è quella di ricercare un record: per far ciò si clicchi su Criteri: digitando R* in
Cognome e facendo clic ripetutamente su Trova succ, si trovano tutti i cognomi che iniziano con R.
Fare clic su Chiudi per chiudere la finestra.
8.4 RICERCA OBIETTIVO
Aprire il Foglio2 e rinominarlo “Ricerca obiettivo”. Costruire la tabella che segue e in B3 inserire la
formula che calcola il totale =B1*B2.
Figura 102. Ricerca obiettivo
Ci si pone il problema: se si volesse guadagnare circa 1000 euro, quante stampanti si dovrebbero
vendere?
Ci si posiziona sulla cella in cui compare il totale, nel nostro caso B3, nel menù a scelta rapida
Strumenti, si seleziona Ricerca obiettivo; in questa tabella si inseriscono i valori indicati in Figura 103:
Figura 103. Ricerca obiettivo
Facendo clic su OK si ottiene il risultato secondo cui occorre vendere almeno 5 stampanti.
Figura 104. Ricerca obiettivo
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Capitolo 9
I GRAFICI
Si apra il Foglio3 e lo si rinomini “Grafici”.
Si crei la tabella seguente:
Figura 105. Tabella grafico
Si evidenzia l’intera tabella A1-D4 e dal menù Inserisci si seleziona Grafico. Si apre la seguente
finestra:
Figura 106. Creazione grafico
Nella scheda Tipo di grafico selezionarne uno a piacimento, per visualizzare come verrebbe applicato
al nostro esercizio fare clic e tenere premuto il tasto Tenere premuto per visualizzare l’esempio come
indicato in Figura 106.
Cliccando sulla scheda Tipi personalizzati si hanno a disposizione altri esempi di grafico.
Sceglierne uno a piacimento; la scelta non è limitante poiché anche più avanti sarà possibile modificarlo.
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Per realizzare il tipo di grafico rappresentato in dispensa occorre selezionare la scheda Tipi
personalizzati e nel Tipo di grafico selezionare Tubi, fare clic su Avanti nella finestra che si apre
selezionare Indietro, selezionare la scheda Tipi standard e nella sezione Scelte disponibili
selezionare il primo grafico. Fare clic sul pulsante Avanti.
Si apre la seguente finestra:
Figura 107. Creazione grafico
In questa finestra è evidenziato l’intervallo di celle della tabella a cui si riferirà il grafico; qui è anche
possibile scegliere l’orientamento dei dati in righe o in colonne, nel nostro caso si è scelto righe. Cliccare
sul pulsante Avanti.
Si ottiene la seguente finestra in cui, nella scheda Titoli è possibile inserire il titolo del grafico ad
esempio Prospetto vendite, e le denominazioni per l’asse x (Mesi) e l’asse y (Quantità);
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Figura 108. Creazione grafico
nella scheda Griglia è possibile inserire una griglia secondo l’asse x e l’asse y, provare tutte le
combinazioni;
nella scheda Legenda è possibile decidere se visualizzare la legenda e posizionarla piacimento; provare
tutte le specifiche e poi scegliere In basso;
nella scheda Etichette dati è possibile decidere di mostrare il contenuto delle etichette come valore o
come etichetta; selezionare Mostra valore;
nella scheda Tabella dati si può decidere se visualizzare la tabella con i valori di riferimento; nel nostro
caso si è scelto di non visualizzarla. Provare tutte queste caratteristiche.
Fare clic su Avanti e nella figura che si apre scegliere l’opzione indicata in Figura 109 in questo modo il
grafico viene visualizzato sul foglio di lavoro.
Figura 109. Creazione grafico
Fare clic su Fine . Si deve aver ottenuto approssimativamente il seguente risultato:
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Figura 110. Risultato grafico
9.1 MODIFICARE UN GRAFICO
Poiché le etichette non sono visualizzate interamente, è possibile ingrandire il grafico posizionando il
cursore sul quadratino nell’angolo in basso a destra e cliccando, trascinare fino all’ingrandimento
desiderato.
Se il grafico appena inserito non ci soddisfa è possibile sostituirlo: si procede facendo clic sul bordo del
grafico per selezionarlo (il grafico selezionato deve avere dei quadratini neri agli angoli e ai lati come in
Figura 110), dal menù Grafico scegliere Tipo di grafico; si riapre la finestra vista precedentemente in
Figura 106 in cui è possibile scegliere un nuovo grafico; nel nostro esercizio fare clic su Annulla.
Se si devono apportare delle modifiche che interessano solo le caratteristiche del grafico, dal menù
Grafico, scegliere Opzioni grafico; si riapre la Figura 108 nella quale è possibile operare le modifiche
alle varie sezioni che vedremo in maggiore dettaglio più avanti; fare clic su Annulla.
Qualora la tabella iniziale fosse stata integrata con altre righe o colonne è possibile modificare il grafico
senza ripetere la procedura dall’inizio. Nella nostra tabella si inserisca quindi una nuova riga relativa alle
vendite di computer come indicato in Figura 111.
Figura 111. Tabella integrata
Per modificare direttamente il grafico, si clicca col tasto destro del mouse sul bordo del grafico e nel
menù che si apre selezionare Dati di origine; si riapre la finestra della composizione grafico della Figura
107 in cui è possibile cambiare l’intervallo di celle andando a selezionare il nuovo intervallo di celle A1-
D5 direttamente nella tabella, successivamente fare clic su OK per chiudere la finestra.
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