Relazione Finanziaria Annuale al 31 dicembre 2009 (8MB) - Pirelli

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BILANCIO di sostenibilità parte straordinaria bilancio capogruppo BILANCIO consolidato RELAZIONE DEGLI AMMINISTRATORI NOTIZIE PRELIMINARI E’ stato implementato un sistema di supervisione sui controlli svolti mediante un meccanismo di attestazioni a catena; eventuali criticità che emergano nel processo di valutazione sono oggetto di piani di azione la cui implementazione è verificata nelle chiusure successive. E’ stato infine previsto un rilascio trimestrale da parte dei Chief Executive Officers e dei Chief Financial Officer delle società controllate di una dichiarazione di affidabilità e accuratezza dei dati inviati ai fini della predisposizione del bilancio consolidato di Gruppo. In prossimità delle date dei Consigli di Amministrazione che approvano i dati consolidati al 30 giugno e al 31 dicembre, i risultati delle attività di verifica vengono discussi dai Chief Financial Officers dei Settori con il Dirigente Preposto. In sintesi, è stato adottato un sistema di controlli continuativi e sistematici che forniscano una ragionevole certezza in merito all’affidabilità delle informazioni e del reporting economicofinanziario. La Direzione Internal Audit svolge interventi di audit periodici volti a verificare l’adeguatezza del disegno e l’operatività dei controlli su società e processi a campione, selezionati in base criteri di materialità. Sulla base della reportistica periodica il Dirigente Preposto ha riferito sull’efficacia del Sistema, per il tramite del Comitato per il Controllo Interno, per i Rischi e per la Corporate Governance, al Consiglio di Amministrazione. Il medesimo dirigente, unitamente al Presidente del Consiglio di Amministrazione, ha fornito, inoltre, l’attestazione prevista al comma 5 dell’art.154-bis del TUF. 11.4 MODELLO ORGANIZZATIVO ex D. Lgs. 231/2001 Il sistema di controllo interno sopra descritto è stato ulteriormente rafforzato attraverso l’adozione di un modello organizzativo 231, approvato dal Consiglio di Amministrazione in data 31 luglio 2003 che è stato oggetto di revisione e aggiornamento a seguito dell’evoluzione normativa (da ultimo con deliberazione del Consiglio di Amministrazione del 9 novembre 2008). Il suddetto modello organizzativo, che mira ad assicurare la messa a punto di un sistema modulato sulle specifiche esigenze determinate dall’entrata in vigore del decreto legislativo n. 231/2001 concernente la responsabilità amministrativa delle società per reati commessi da propri dipendenti, si concreta in un articolato sistema piramidale di principi e procedure che, partendo dalla base, si può così delineare: —— Codice etico di Gruppo, in cui sono rappresentati i principi generali cui si ispira lo svolgimento e la conduzione degli affari; esso indica gli obiettivi e i valori informatori dell’attività d’impresa, con riferimento ai principali stakeholders con i quali il Gruppo si trova quotidianamente a interagire. Nel corso dell’Esercizio, come detto, il Consiglio di Amministrazione ha approvato alcune modifiche al Codice Etico che seppur rimanendo inalterato nei valori che lo ispirano, è stato integrato e arricchito di nuove istanze che già improntavano in concreto l’azione del Gruppo Pirelli e che con le modifiche approvate trovano una loro espressa declinazione nel Codice; —— Principi generali di controllo interno, che qualificano il Sistema di Controllo Interno e il cui campo di applicazione si estende con continuità attraverso i diversi livelli organizzativi; —— Linee di condotta, che introducono regole specifiche al fine di evitare la costituzione di situazioni ambientali favorevoli alla commissione di reati in genere, e tra questi in particolare dei reati ex decreto legislativo n. 231/2001, e si sostanziano in una declinazione operativa di quanto espresso dai principi del Codice Etico; —— Schemi di controllo interno, nei quali vengono elencate le principali fasi di ogni processo operativo ad alto e medio rischio e, per i processi strumentali, le specifiche attività di controllo per prevenire ragionevolmente i relativi rischi di reato, nonché appositi flussi informativi verso l’Organismo di Vigilanza al fine di evidenziare situazioni di eventuale inosservanza delle procedure stabilite nel modello organizzativo. Una sintesi dei principi guida del modello organizzativo sarà reperibile sul sito internet www.pirelli.com. 116 PIRELLI & C. S.p.A. MILANO
11.4.1 L’Organismo di Vigilanza Vigila sul funzionamento e sull’osservanza del modello un apposito Organismo di Vigilanza, dotato di piena autonomia economica, composto dal Consigliere Carlo Secchi, Lead independent director e Presidente del Comitato per il Controllo Interno, per i Rischi e per la Corporate Governance, dal Sindaco effettivo Paolo Domenico Sfameni componente del Collegio Sindacale e dal Responsabile della Direzione Internal Audit e Preposto al Controllo Interno, Dott. Maurizio Bonzi. E’ così assicurata la piena autonomia e indipendenza dell’Organismo medesimo, nonché la presenza delle diverse competenze professionali che concorrono al controllo della gestione sociale. L’Organismo di Vigilanza ha anche una responsabilità di impulso verso il Consiglio di Amministrazione affinché apporti al modello organizzativo le necessarie modifiche a fronte del mutare dell’assetto normativo, delle modalità di svolgimento e della tipologia di attività di impresa. L’Organismo, d’altra parte, riferisce al Consiglio di Amministrazione, al Comitato per il Controllo Interno e per la Corporate Governance e al Collegio Sindacale in ordine alle attività di verifica compiute e al loro esito. A ciascun membro dell’Organismo di Vigilanza è riconosciuto un compenso annuo lordo di euro 15.000. L’Organismo di Vigilanza, nominato dal Consiglio di Amministrazione il 29 aprile 2008, scade contemporaneamente al Consiglio di Amministrazione che lo ha nominato. Nella riunione del 29 luglio 2009, il Consiglio di Amministrazione preso atto della conferma nella carica di sindaco effettivo del Sindaco Sfameni, scaduto dalla carica per compiuto mandato con l’assemblea di approvazione del bilancio al 31 dicembre 2008 per compiuto mandato, ha confermato lo stesso quale componente dell’Organismo di Vigilanza. Con riferimento alle altre Società italiane del Gruppo, l’Organismo di Vigilanza è stato individuato ricercando la soluzione tecnico-operativa che, pur rispettando mandato e poteri riservati allo stesso dalla normativa, risulti adeguata alla dimensione e al contesto organizzativo di ciascuna realtà aziendale. E’ stata prevista, infine, l’introduzione di un sistema disciplinare idoneo a sanzionare il mancato rispetto delle misure indicate nei modelli di organizzazione, gestione e controllo. E’ da segnalare, da ultimo, che la Direzione Internal Audit di Pirelli & C. e la Funzione Compliance forniscono, quando richiesto dagli Organismi di Vigilanza delle Società del Gruppo, il supporto operativo per la gestione e analisi dei flussi informativi istituiti ai sensi dell’art. 6, comma 2, lettera d) del d.lgs. n. 231/2001, nonché per l’effettuazione di specifici audit sulla base delle evidenze ricevute per il tramite dei suddetti flussi informativi. Nel corso dell’esercizio l’Organismo di Vigilanza ha avuto modo di occuparsi della vicenda giudiziaria che ha coinvolto due ex responsabili della Funzione Security della Società, di cui si è riferito nella sezione “Comitato per il Controllo Interno, per i Rischi e per la Corporate Governance”. Al riguardo l’Organismo di Vigilanza ha preso atto delle circostanze riportate nella citata sezione. 11.5 Societa’ di revisione L’attività di revisione contabile è svolta da una società nominata dall’Assemblea dei soci tra quelle iscritte nell’apposito albo tenuto dalla CONSOB. L’incarico di revisione dei bilanci di esercizio, dei bilanci consolidati e dei bilanci semestrali abbreviati per gli esercizi 2008 – 2016 è stato conferito alla società di revisione Reconta Ernst&Young S.p.A 70 . Ai sensi di legge, l’incarico è stato conferito su proposta motivata del Collegio Sindacale che ha provveduto ad effettuare un’approfondita analisi di valutazione tecnico-economica. La valutazione è stata effettuata sulla base di un’analisi comparativa e complessiva delle proposte pervenute, con particolare riferimento al confronto (i) delle spese e delle condizioni del mandato; (ii) del mix del personale impiegato; (iii) della copertura del territorio, delle competenze e delle specifiche esperienze e (iv) dei compensi proposti a parità di perimetro. La società di revisione Reconta Ernst&Young S.p.A. è l’organizzazione italiana del network 70 Cfr. Verbale dell’Assemblea degli azionisti 29 aprile 2008 disponibile sul sito internet della Società www.pirelli.com sezione investitori. LIBRO PRIMO − RELAZIONE FINANZIARIA ANNUALE AL 31/12/2009 117
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