imp. Arch. Stato ok - Archivio di Stato di Palermo

sostitutiva sono relativamente snelli dal punto di vista tecnico e alquanto complessi
dal punto di vista archivistico, nonché dal punto di vista amministrativo,
la riproduzione su disco ottico impone sostanzialmente molti vincoli nel
procedimento tecnico e in quello amministrativo e nessun vincolo dal punto
di vista archivistico.
Inoltre mentre per la fotoriproduzione, a norma dei vigenti regolamenti,
è necessario acquisire il preventivo parere dell’Amministrazione archivistica,
per la riproduzione su disco ottico nessuna autorizzazione è richiesta.
C’è da notare tuttavia che il Testo Unico fa esplicitamente salvi i poteri di
controllo dell’Amministrazione archivistica:
Sono fatti salvi i poteri di controllo del ministero per i Beni e le Attività
Culturali sugli archivi delle amministrazioni pubbliche e sugli archivi privati
dichiarati di notevole interesse storico, ai sensi delle disposizioni del Capo II
del D.L.vo 29/10/99, n. 490 15 .
La norma, pur facendo un generico riferimento al Capo II del Testo
Unico sui beni culturali che disciplina la conservazione del bene culturale
vincolato, non solo fa salve le competenze dell’Amministrazione archivistica,
ma rimanda di fatto all’art. 21, comma 4 che prescrive di conservare gli
archivi nella loro organicità e di non smembrarli. Sembra evidente che un
progetto di riproduzione sostitutiva che non rispetti l’ordinamento originario
dell’archivio o della serie possa non essere autorizzato dalle
Soprintendenze archivistiche.
Le nuove regole tecniche e procedurali, rispetto alle precedenti del ’94 16 ,
hanno il pregio di non legare a standard tecnologici e di non vincolare a tecnologie
in rapida obsolescenza. Inoltre a garanzia della integrità e della conservazione
degli archivi ottici nel tempo, vengono attribuite al responsabile del
procedimento di conservazione digitale molteplici incombenze, quali quella
di verificare periodicamente, con cadenza non superiore a cinque anni, l’effettiva
leggibilità dei documenti conservati provvedendo, se necessario, al riversamento
diretto o sostitutivo del contenuto dei supporti, di adottare le misure
necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema e delle copie dei
sicurezza dei supporti di memorizzazione, di mantenere e rendere accessibile
un archivio del software utilizzato nelle eventuali diverse versioni.
Il procedimento di archiviazione tuttavia può essere delegato, in tutto o
in parte, a soggetti che per specifica competenza ed esperienza assicurino la
piena osservanza delle disposizioni contenute nella Deliberazione 42/01 e la
corretta esecuzione delle istruzioni ricevute.
Si è detto che l’attuale normativa consente di archiviare elettronicamente
tanto documentazione formatasi originariamente su supporto carta-
15 T.U. 445/00, art. 6.
16 Deliberazione AIPA del 30 luglio 1998, n. 24 ora abrogata e sostituita dalla Deliberazione n.
42/2001 citata.
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