imp. Arch. Stato ok - Archivio di Stato di Palermo

spondenza e gli altri atti di cui per legge o regolamento è prescritta la conservazione,
con la loro riproduzione su supporto fotografico, su supporto ottico
o con altro mezzo idoneo a garantire la conformità dei documenti agli
originali:
Gli obblighi di conservazione ed esibizione dei documenti si intendono soddisfatti
sia ai fini amministrativi che probatori, anche se realizzati su supporto
ottico quando le procedure utilizzate sono conformi alle regole tecniche dettate
dall’AIPA 12 .
La norma ha dunque introdotto il principio secondo il quale gli obblighi
di conservazione sono comunque soddisfatti dall’ente pubblico o privato
che provveda al trasferimento su supporto ottico dell’archivio cartaceo.
La conseguente distruzione della documentazione cartacea non costituisce
dunque uno scarto, ma la distruzione di un originale sostituito da una copia
conforme, trattandosi di una riproduzione sostitutiva.
Dal punto di vista tecnologico l’AIPA ha disposto che il processo di conservazione
digitale di documenti analogici avvenga mediante memorizzazione
della relativa immagine direttamente su supporti ottici.
I documenti cartacei possono essere archiviati e conservati dunque in
formato immagine, mentre i documenti formati all’origine su supporto informatico
possono essere archiviati su un qualsiasi idoneo supporto 13 .
Ora per quanto riguarda la digitalizzazione di archivi cartacei, a differenza
del regolamento per la fotoriproduzione sostitutiva, che escludeva a
priori la facoltà di riprodurre alcune tipologie documentarie per la loro particolare
rilevanza, nel nuovo regime normativo che ha legittimato la formazione
stessa di qualsiasi tipologia documentaria con strumenti informatici,
nessuna eccezione è ovviamente prevista.
Inoltre, mentre il Regolamento del ’74 disciplinava minutamente il procedimento
di riproduzione indicando anche i criteri archivistici da seguire
per la identificazione dei singoli documenti nell’ambito delle serie documentarie
di appartenenza, le regole emanate dall’AIPA non fanno ovviamente
riferimento a niente di tutto questo.
Ora se dal punto di vista normativo il Testo Unico equipara le varie tecniche
di riproduzione dettando principi generali che contemplano le tecnologie
in uso e aprono nel contempo alle tecnologie del futuro 14 , da un punto
vista procedurale è indubbio che mentre i regolamenti di fotoriproduzione
12 T.U. 445/00, art. 6.
13 Deliberazione AIPA n. 42/2001, Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti
su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali (art. 6, commi 1 e 2, del
T.U. 445/00)
14 “Le copie autentiche, totali o parziali, di atti e documenti possono essere ottenute con qualsiasi
procedimento che dia garanzia della riproduzione fedele e duratura dell’atto o documento. Esse possono
essere validamente prodotte in luogo degli originali.” T.U. 445/00 art. 18, c. 1.
“I duplicati, le copie, gli estratti del documento informatico, anche se riprodotti su diversi tipi di
supporto, sono validi a tutti gli effetti di legge”. T.U. 445/00 art. 20, c. 1.
36