imp. Arch. Stato ok - Archivio di Stato di Palermo

Commissione Bilancio, il fine che ci si proponeva era quello di “... far fronte
alle esigenze di ordine pratico che si manifestano non solo nella pubblica
amministrazione ma anche in enti di altra natura come ad esempio le banche.
Si è voluto pertanto favorire l’utilizzazione di tecniche probatorie alternative
onde agevolare la tenuta della predetta documentazione non solo a favore
della pubblica amministrazione ma anche avendo riguardo alle esigenze
di altri soggetti.” 9
L’archiviazione su supporto ottico sembrava dunque la soluzione alla diffusa
esigenza di rendere rapida, efficace e sicura la gestione di archivi anche
di considerevoli dimensioni e di ridurre considerevolmente i costi di allocazione
degli archivi cartacei.
L’applicazione della norma era subordinata all’emanazione da parte
dell’AIPA delle relative regole tecniche, regole che di fatto furono emanate
l’anno successivo 10 .
Tali regole tecniche tuttavia suscitarono molte polemiche sia da parte degli
enti maggiormente interessati alla trasposizione dei loro archivi dal supporto
cartaceo a quello ottico, sia dai produttori del settore. In sostanza
l’AIPA fu accusata di aver imposto tecnologie hardware e software già obsolete
o comunque non diffuse sul mercato.
L’inapplicabilità di fatto delle regole tecniche del ’94 ha reso la norma inefficace
fin quasi ai giorni nostri, tanto che gli enti pubblici hanno continuato a
far ricorso alla microfilmatura sostitutiva, pur avvalendosi in molti casi per gli
aspetti gestionali delle tecnologie informatiche. Gli enti privati e i settori bancario
e assicurativo in particolare, che, come si è visto, contano la più alta percentuale
di produzione documentaria per addetto, non potendosi avvalere della
riproduzione sostitutiva su disco ottico, hanno sollecitato l’emanazione di
un regolamento che consentisse anche ad essi il ricorso alla fotoriproduzione sostitutiva,
regolamento che è stato emanato nel ’96 11 e che finalmente, dopo oltre
30 anni, ha equiparato il settore privato a quello pubblico.
4. - L’archiviazione ottica
In virtù della recente normativa, recepita nel T.U. sulla documentazione
amministrativa l’archiviazione ottica è applicabile ai documenti, pubblici e
privati, tanto formati originariamente su supporto cartaceo, quanto ai documenti
in formato originario elettronico.
Le pubbliche amministrazioni ed i privati hanno facoltà di sostituire, a
tutti gli effetti, i documenti dei propri archivi, le scritture contabili, la corri-
9 Bollettino delle Giunte e delle Commissioni parlamentari del 9.2.1994.
10 Deliberazione AIPA n. 15 del 28 luglio 1994.
11 D.P.C.M. 6 dicembre 1996, n. 694, Regolamento recante norme per la riproduzione sostitutiva
dei documenti di archivio e di altri atti dei privati.
35