imp. Arch. Stato ok - Archivio di Stato di Palermo
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E preme notare ancora come lo stesso legislatore (cfr. la Direttiva PCM 28 ottobre1999, Gestione informatica dei flussi documentali nelle pubbliche amministrazioni) sottolinei l’importanza e spieghi le funzioni del titolario di classificazione e in particolare che esso: • rappresenta il quadro astratto delle funzioni di un ente; • costituisce lo strumento che consente di adempiere all’obbligo dell’ordinata conservazione dei documenti; • costituisce un’esigenza organizzativa della pubblica amministrazione, ma che nulla ha a che fare con l’organizzazione degli uffici. Il titolario di classificazione, infatti, • non deve essere modellato sull’apparato burocratico • deve essere stabile, ma non statico • deve essere articolato in una quadro di classificazione gerarchico funzionale. Secondo la citata Direttiva “la definizione e l’applicazione di sistemi di classificazione di archivio rappresentano il presupposto indispensabile per la realizzazione e lo sviluppo dei sistemi di gestione informatica dei flussi documentali”. E ancora la classificazione viene definita come “uno schema generale di voci logiche, articolate in modo tendenzialmente gerarchico, che identificano le funzioni e le attività di ciascuna amministrazione. Tali voci non dovrebbero identificarsi con la struttura organizzativa ...”. 2.4. - Il servizio d’archivio Ciascuna amministrazione è tenuta ad istituire un servizio d’archivio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi in ciascuna delle aree organizzative omogenee individuate. Il servizio è posto alle dirette dipendenze della stessa AOO. È compito del servizio d’archivio: – attribuire il livello di autorizzazione per l’accesso alle funzioni della procedura (abilitazione alla consultazione, all’inserimento dei dati, all’annullamento, alla modifica etc.) – garantire la correttezza delle operazioni di registrazione e di segnatura – garantire la corretta produzione e la conservazione del registro giornaliero di protocollo – curare che le funzionalità del sistema, in caso di guasti o anomalie, siano ripristinate entro le 24 ore o nel più breve tempo possibile – conservare le copie di salvataggio – garantire il buon funzionamento degli strumenti e del servizio d’archivio, di gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse le funzionalità d’accesso – autorizzare le operazioni di annullamento Il sistema di gestione informatica dei documenti dovrà: – garantire la sicurezza e l’integrità dei dati 32
– fornire informazioni sul legame esistente tra ciascun documento registrato, il fascicolo e il procedimento cui esso è associato – consentire il rapido reperimento delle informazioni riguardanti i documenti registrati – fornire informazioni statistiche sull’attività dell’ufficio – consentire lo scambio di informazioni con altri sistemi per la gestione di iter complessi – consentire in condizioni di sicurezza l’accesso alle informazioni da parte dei soggetti interessati nel rispetto della l. 675/96 (legge sulla privacy) – garantire la corretta organizzazione dei documenti nell’ambito del sistema di classificazione adottato – consentire la produzione del registro giornaliero di protocollo, costituito dall’elenco delle informazioni registrate. Almeno una volta ogni anno il responsabile del servizio d’archivio provvede a trasferire fascicoli e serie documentarie cartacee relative a procedimenti conclusi in un apposito archivio di deposito costituito presso ciascuna amministrazione. Il trasferimento deve essere attuato rispettando l’organizzazione che i fascicoli e le serie avevano nell’archivio corrente. Dei fascicoli e delle serie trasferite nell’archivio di deposito il responsabile del servizio d’archivio è tenuto a formare e conservare l’elenco. 3. - Dagli archivi cartacei agli archivi digitali L’obbligo di conservazione degli archivi, sancito dalle norme di tutela, non è bastato finora a garantire che gli archivi nascano e siano conservati ordinatamente, in locali dotati di idonee attrezzature e provvisti di strumenti di ricerca. D’altra parte la conservazione stessa degli archivi in tanto ha un senso in quanto ne permetta l’accesso e la fruizione; che sia una fruizione a fini pratici, giuridici, amministrativi o di studio poco importa. E far nascere e mantenere nel tempo archivi ordinati, sicuri e accessibili comporta costi elevati ed esige la presenza di personale qualificato. Che gli archivi contemporanei, pubblici e privati, non godano di buona salute è cosa ampiamente risaputa ed è altrettanto noto che essi sono soggetti ad un accrescimento esponenziale. Le loro dimensioni sono di mole tale da renderli spesso di difficile allocazione e gestione materiale e la mancanza di spazi è spesso una delle cause del disordine degli archivi. Da un’indagine statistica effettuata dalla Hewlett Packard nel 1994 risultava che in quell’anno in Europa erano stati prodotti 600 milioni di stampati, 230 milioni di fotocopie, 75 milioni di lettere, 600 milioni di documenti cartacei. E un’altra indagine di qualche anno fa sulla tenuta degli archivi in Italia 33
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