imp. Arch. Stato ok - Archivio di Stato di Palermo

E preme notare ancora come lo stesso legislatore (cfr. la Direttiva PCM
28 ottobre1999, Gestione informatica dei flussi documentali nelle pubbliche
amministrazioni) sottolinei l’importanza e spieghi le funzioni del titolario di
classificazione e in particolare che esso:
• rappresenta il quadro astratto delle funzioni di un ente;
• costituisce lo strumento che consente di adempiere all’obbligo dell’ordinata
conservazione dei documenti;
• costituisce un’esigenza organizzativa della pubblica amministrazione,
ma che nulla ha a che fare con l’organizzazione degli uffici.
Il titolario di classificazione, infatti,
• non deve essere modellato sull’apparato burocratico
• deve essere stabile, ma non statico
• deve essere articolato in una quadro di classificazione gerarchico funzionale.
Secondo la citata Direttiva “la definizione e l’applicazione di sistemi di
classificazione di archivio rappresentano il presupposto indispensabile per
la realizzazione e lo sviluppo dei sistemi di gestione informatica dei flussi documentali”.
E ancora la classificazione viene definita come “uno schema generale
di voci logiche, articolate in modo tendenzialmente gerarchico, che
identificano le funzioni e le attività di ciascuna amministrazione. Tali voci non
dovrebbero identificarsi con la struttura organizzativa ...”.
2.4. - Il servizio d’archivio
Ciascuna amministrazione è tenuta ad istituire un servizio d’archivio per
la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli
archivi in ciascuna delle aree organizzative omogenee individuate. Il servizio
è posto alle dirette dipendenze della stessa AOO.
È compito del servizio d’archivio:
– attribuire il livello di autorizzazione per l’accesso alle funzioni della
procedura (abilitazione alla consultazione, all’inserimento dei dati, all’annullamento,
alla modifica etc.)
– garantire la correttezza delle operazioni di registrazione e di segnatura
– garantire la corretta produzione e la conservazione del registro giornaliero
di protocollo
– curare che le funzionalità del sistema, in caso di guasti o anomalie, siano
ripristinate entro le 24 ore o nel più breve tempo possibile
– conservare le copie di salvataggio
– garantire il buon funzionamento degli strumenti e del servizio d’archivio,
di gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse le funzionalità
d’accesso
– autorizzare le operazioni di annullamento
Il sistema di gestione informatica dei documenti dovrà:
– garantire la sicurezza e l’integrità dei dati
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