imp. Arch. Stato ok - Archivio di Stato di Palermo
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– Dati complementari che possono essere registrati in un momento successivo<br />
e che possono essere mo<strong>di</strong>ficati<br />
• smistamento (all’ufficio competente) e/o assegnazione (al funzionario<br />
responsabile)<br />
• in<strong>di</strong>ce <strong>di</strong> classificazione<br />
• denominazione e numero fascicolo<br />
• riferimenti a documenti precedenti<br />
• co<strong>di</strong>ce proce<strong>di</strong>mento<br />
• note<br />
• varie (ad es. tipologia del supporto, mezzo <strong>di</strong> spe<strong>di</strong>zione etc.).<br />
Sono oggetto <strong>di</strong> registrazione obbligatoria “i documenti ricevuti o spe<strong>di</strong>ti<br />
dall’amministrazione e tutti i documenti informatici”. Sono escluse dall’obbligo<br />
della registrazione le note <strong>di</strong> ricezione <strong>di</strong> circolari o <strong>di</strong> altre <strong>di</strong>sposizioni,<br />
i materiali statistici, gli atti preparatori e i documenti soggetti a<br />
registrazione particolare, oltre, ovviamente, alle gazzette ufficiali, ai bollettini<br />
ufficiali, ai notiziari della p.a. e al materiale bibliografico.<br />
Le informazioni che non sono mo<strong>di</strong>ficabili sono annullabili. Tuttavia il sistema<br />
deve consentire la lettura <strong>di</strong> tutte le informazioni originarie relative al<br />
numero <strong>di</strong> protocollo annullato, alla data in cui è stato annullato, all’operatore<br />
e agli estremi del provve<strong>di</strong>mento <strong>di</strong> autorizzazione.<br />
2.2. - Le operazioni <strong>di</strong> segnatura<br />
Per segnatura <strong>di</strong> protocollo si intende “l’apposizione o l’associazione all’originale<br />
del documento in forma permanente e non mo<strong>di</strong>ficabile delle informazioni<br />
riguardanti il documento stesso”, al fine <strong>di</strong> in<strong>di</strong>viduarlo in modo inequivocabile.<br />
Anche nelle operazioni <strong>di</strong> segnatura dovremo apporre:<br />
– Informazioni obbligatorie:<br />
• Numero progressivo<br />
• Data<br />
• AOO (Area organizzativa omogenea), amm.ne/ente<br />
– Informazioni complementari:<br />
• ufficio competente (smistamento e/o assegnazione)<br />
• in<strong>di</strong>ce <strong>di</strong> classificazione<br />
• identificativo del fascicolo<br />
• identificativo del proce<strong>di</strong>mento<br />
2.3. - Il titolario <strong>di</strong> classificazione<br />
Non è questa la sede per approfon<strong>di</strong>re un tema assai <strong>di</strong>battuto fra gli archivisti.<br />
Qui preme notare che lo stesso legislatore ha riconosciuto la <strong>imp</strong>rescin<strong>di</strong>bilità<br />
<strong>di</strong> tale strumento per la corretta organizzazione dei documenti<br />
d’archivio e per consentirne un accesso “universale”.<br />
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