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dei documenti sin dalla fase di formazione dell’archivio stesso, ma soprattutto
perché esso deve essere collegato alla gestione dell’intero flusso documentale di
una pubblica amministrazione rappresentandone dunque l’intera attività.
Ma vediamo un po’ cosa si intende per protocollo e ripercorriamone velocemente
la storia.
Il registro di protocollo, cartaceo o informatico che sia, costituisce un atto
pubblico originario che fa fede della tempestività e dell’effettivo ricevimento
e spedizione di un documento (indipendentemente dalla regolarità
del documento stesso) e che è idoneo a produrre effetti giuridici a favore o a
danno delle parti.
Per protocollo si intende dunque l’insieme delle procedure e degli elementi
attraverso i quali i documenti vengono trattati. Per tale ragione la
registrazione di protocollo è rilevante sul piano giuridico-probatorio ed
ha effetti sul piano amministrativo, organizzativo e gestionale.
La funzione del registro di protocollo come strumento di certezza giuridica,
fino all’emanazione del D.P.R. 428/98, non derivava da esplicite funzioni
legislative, ma da risoluzioni giurisprudenziali, cioè da sentenze della
magistratura ordinaria e amministrativa
La prima regolamentazione degli archivi nell’Italia postunitaria è data
dal R. D. 8 giugno 1865, n. 2321, Allegato A con cui si definiscono le competenze
e gli obblighi dei Segretari comunali in materia di tenuta degli archivi
e in particolare del registro di protocollo.
Poi ancora fino alla fine del secolo si ripetono con modifiche di lieve entità
le regole per la tenuta degli archivi delle amministrazioni comunali 6 .
Solo nel 1900 l’obbligo della tenuta del registro di protocollo viene esteso
alle amministrazioni centrali dello Stato 7 . Poi per circa un secolo nessuna
novità legislativa in materia, finché nel 1998, con l’emanazione del D.P.R. 428
non solo viene data una puntuale regolamentazione della tenuta del registro
di protocollo, ma lo stesso servizio d’archivio, fino a quel momento marginale,
si trasforma in processo ad alta centralità organizzativa e ad alto livello
di automazione.
Gli uffici di protocollo da semplici uffici di registrazione, smistamento e
archiviazione diventano anche uffici di servizio per la gestione, il rapido reperimento
e la condivisione delle risorse documentali.
Con l’emanazione del T.U. n. 445/00 sulla documentazione amministrativa
si fissano i principi secondo i quali le pubbliche amministrazioni debbono
provvedere alla informatizzazione dei propri servizi.
In particolare esse debbono provvedere:
6 R.D. 10 giugno 1889, n. 6107: ribadisce l’obbligo della tenuta del registro di protocollo “per l’annotazione
delle lettere pervenute all’Ufficio comunale e di quelle spedite dal medesimo”. R.D 19 settembre
1898, n. 394: sancisce l’obbligo della tenuta del registro di protocollo “per l’annotazione in ordine
di data degli atti che pervengono all’Ufficio comunale e di quelli da esso spediti”.
7 R.D. 25 gennaio 1900 che approva il regolamento per gli uffici di registratura e di archivio delle
amministrazioni centrali.
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