imp. Arch. Stato ok - Archivio di Stato di Palermo

2. - La gestione di archivi in formazione e il sistema di protocollo informatico
In tale complesso scenario normativo, inquietante per la novità assoluta
delle questioni che mette in campo in materia di formazione e conservazione
documentaria, tuttavia per la prima volta gli archivi sembrano uscire dalla
marginalità in cui finora sono stati costretti.
Le tematiche relative alla gestione di archivi in formazione, infatti, sono
state affrontate organicamente per la prima volta dallo stesso legislatore. La
rilevanza del Testo Unico sulla documentazione amministrativa, sia pure nella
ambiguità di alcune sue parti, sta nell’inscindibile legame che dà a tutte le
norme in materia di formazione, archiviazione, conservazione, di documenti
cartacei ed elettronici, o su qualsiasi altra tipologia di supporto, nell’ambito
del sistema di gestione documentale.
È stato il DPR 428/98 in prima battuta, ora pressoché integralmente
recepito dal T.U., che, nell’intento di introdurre il sistema di protocollo
informatico nelle pubbliche amministrazioni, ha regolamentato il servizio
d’archivio. E i compiti di tale servizio, cui è demandata la responsabilità
del complesso delle operazioni connesse alla gestione documentale, sono
tali da farne un servizio ad alta centralità organizzativa, da affidare alla responsabilità
di un dirigente o di un funzionario con adeguata preparazione
professionale.
Il sistema di protocollo informatico non costituisce infatti soltanto lo
strumento di una corretta registrazione dei dati identificativi di documenti
in arrivo o in partenza, né solo lo strumento che consente una coerente organizzazione
dell’archivio sin dal momento della formazione, ma diventa il
fulcro dell’intero sistema di gestione documentale.
Si tratterà ora di verificare se e in quale misura il modello organizzativo
e regolamentare proposto per le pubbliche amministrazioni sarà recepito e
applicato.
Le problematiche amministrative, organizzative e tecniche relative alla
gestione informatica degli archivi correnti sono state affrontate dal legislatore
dapprima, si è detto, con il DPR 428/98, poi dalla Direttiva del Presidente
del Consiglio dei Ministri del ’99, dalle recentissime regole tecniche emanate
dall’AIPA 5 e da ultimo dalla Direttiva sulla trasparenza dell’azione amministrativa
e gestione elettronica dei flussi documentali del 20 dicembre 2002.
Le pubbliche amministrazioni, entro il 1° gennaio 2004 dovranno provvedere
a realizzare sistemi informativi automatizzati finalizzati alla gestione del
protocollo informatico e dei procedimenti amministrativi.
Il sistema di protocollo informatico è stato considerato dal legislatore lo
strumento ideale per garantire la trasparenza e l’efficienza della pubblica amministrazione
e questo non solo perché consente una corretta organizzazione
5 Circolare AIPA del 21 giugno 2001, n. 31 Regole tecniche per il protocollo informatico di cui al D.P.R.
20 ottobre 1998, n. 428 - Requisiti minimi di sicurezza dei sistemi operativi disponibili commercialmente.
28