Regole e regolamenti di organizzazione nelle - Magellano

ferenze di formazione culturale sia a livello generale che a livello
specificamente amministrativo.
Analogamente gli strumenti della comunicazione supportano il
manager delle regole nella indicazione chiara dei ruoli di lavoro (in
senso lato) e delle relative funzioni, consentendo a tutti i soggetti coinvolti
nel processo di formazione delle regole di conoscere esattamente
il proprio compito e poter quindi parteciparvi in modo consapevole e
mirato. In questo ambito è certamente da annoverare tra gli strumenti
di comunicazione anche gli interventi di formazione che aiutano gli
operatori a migliorare e migliorarsi, con un ritorno in termini di
competenza e maggior qualità della prestazione resa.
Una volta individuata e introdotta una regola, rimane aperta la
questione relativa all’applicazione ed alla gestione.
Per quanto riguarda questi due aspetti, la comunicazione fornisce
gli elementi per formulare criteri di valutazione rispetto alla regola
applicata e, attraverso gli strumenti di rilevazione (dall’indagine al
focusgroup, ecc.), le modalità per monitorare la diffusione, la comprensione
e quindi l’efficacia delle regole introdotte rispetto ai propositi
iniziali. Tra l’altro gli strumenti di rilevazione possono fornire elementi
utili per intervenire o nel confermare o nel modificare, o magari del
tutto eliminare, la regola originale. Ad esempio una corretta rilevazione
può far emergere che una regola che si considerava necessario
introdurre in realtà era resa vana da modalità relazionali informali ma
ben radicate (le abitudini consolidate, elemento decisivo in ogni organizzazione),
che una regola formalizzata non riesce a scalfire.
Il ruolo funzionale della comunicazione si estrinseca anche nel far
accettare le regole di organizzazione. Bisogna distinguere inevitabilmente
tra modalità impositive o coercitive, che puntano al “dovere” per
indurre all’applicazione delle regole e modalità persuasive, che puntano
invece a convincere all’utilità dell’applicazione delle stesse.
La grossa differenza di approccio psicologico e relazionale è
ovviamente che nel primo caso viene chiesta la totale accondiscendenza
e passività, negando in sostanza una capacità autonoma di
interpretazione e commento, facendo leva sul maggiore livello di
responsabilità o gerarchico. Di solito questo tipo di comunicazione
che è certamente più esplicito e diretto, sconta però un istintivo
approccio di repulsione e critica verso la modalità, che si traduce
facilmente in un rifiuto o comunque indifferenza rispetto ai contenuti,
anche se talora nell’applicazione di regole è inevitabile (ad es.
una sanzione disciplinare).
Nel secondo caso indubbiamente si cerca una certa condivisione e
quindi viene riconosciuto in chi riceve il messaggio un certo ruolo di
responsabilità, non solo esecutivo ma anche proattivo. Questo tipo di
comunicazione comporta una minor incisività e nettezza, ma favorisce
di contro un approccio più positivo e collaborativo, anche se i
contenuti possono essere comunque condivisi o no.
COMUNICARE LE REGOLE 135