Regole e regolamenti di organizzazione nelle - Magellano

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ESEMPIO POSITIVO In generale si può dire che la comunicazione si svolge attraverso canali, crea reti, segue una direzione, soffre di difficoltà o distorsioni. Per quanto riguarda i canali, essi sono le modalità che si utilizzano ai fini della comunicazione e sono comunemente divisi tra orali e scritti, da analizzare secondo il duplice criterio del livello di personalizzazione (nella prassi della comunicazione “personalizzare” significa rendere il contenuto il più possibile adeguato e “su misura”, e quindi comprensibile, ai soggetti che comunicano) e del livello di formalizzazione. Nelle organizzazioni questa distinzione è piuttosto semplice, in quanto tra gli strumenti orali si possono annoverare i colloqui, le telefonate, i gruppi di lavoro (workgroup). La caratteristica principale è che presentano un elevato livello di personalizzazione – c’è un immediato riscontro sull’effettiva comprensione del contenuto – e un basso livello di formalizzazione. Sempre tra gli strumenti orali si possono anche annoverare le riunioni allargate, le conferenze, i sondaggi (opinion survey), ecc. in cui diminuisce il livello di personalizzazione e rimane comunque basso il livello di formalizzazione. Nell’ambito dell’applicazione del Ccnl nel Comune x, per comunicare l’esito delle procedure di valutazione con compilazione di schede ai fini della progressione orizzontale, la conferenza dei dirigenti ha deciso di programmare colloqui individuali con ciascun collaboratore, per consentire un confronto diretto e personalizzato. Questo ha consentito di legittimare lo strumento della valutazione, fin lì mai utilizzato, favorendo una comprensione della valutazione come un momento naturale di verifica dell’attività svolta ed in ultima analisi di instaurare una relazione diretta tra il responsabile ed il singolo collaboratore, nella chiarezza della distinzione dei ruoli, utili nel prosieguo dell’attività lavorativa. Quindi uno strumento orale, per sua natura poco formale ma fortemente personalizzato, ha costituito un efficace modo per comunicare un aspetto formale e delicato, come le valutazioni. ESEMPIO NEGATIVO Facendo riferimento sempre ai sistemi di valutazione delle prestazioni vi sono stati moltissimi casi di enti locali nonché di altre tipologie di amministrazioni che dopo avere definito in sede negoziale il sistema di valutazione si sono limitati a chiedere al dirigente attraverso una comunicazione scritta di “compilare la scheda di valutazione entro la data del…”, senza preoccuparsi di “formare i valutatori” e quindi senza spiegargli come valutare (attraverso la produzione e la comunicazione di un manuale di valutazione, l’effettuazione di riunioni ecc.). Il risultato ovvio del modo errato con cui si è gestito tale processo, con una comunicazione limitata ed errata, è stato quello di avere lasciato i valutatori soli e senza nessuna adeguata informazione, inducendo quindi tali soggetti ad effettuare valutazioni meramente formali che hanno creato forti disagi organizzativi senza contribuire minimamente allo sviluppo professionale dei singoli operatori ed allo sviluppo organizzativo dell’amministrazione. 130 REGOLE E REGOLAMENTI DI ORGANIZZAZIONE NELLE AMMINISTRAZIONI PUBBLICHE
Anche tra gli strumenti scritti si può effettuare una distinzione: ci sono infatti gli strumenti di tipo tradizionale, ad esempio le lettere indirizzate o le circolari, gli ordini di servizio, i manuali, la rivista o le comunicazioni aziendali (house organ, newsletter, ecc.). Essi presentano un basso livello di personalizzazione – anche la lettera indirizzata spesso è un facsimile valido per più destinatari – quindi non vi è garanzia di comprensione. In compenso è elevato il livello di formalizzazione. ESEMPIO POSITIVO Nell’amministrazione x, il dirigente di un settore, venuto a conoscenza che un collaboratore contesta a sua insaputa nelle pause di lavoro il comportamento di un collega di ufficio che tende ad arrivare con qualche minuto di ritardo, opta per un livello di richiamo informale al ritardatario e nel contempo richiama sempre informalmente l’accusatore ad un comportamento di correttezza e lealtà, per evitare di adottare provvedimenti formali che avrebbero procurato l’inasprimento in quell’ufficio di una situazione conflittuale latente ESEMPIO NEGATIVO Nel comune x non appena viene pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale il nuovo Codice di comportamento dei dipendenti della pubblica amministrazione, il dirigente al personale decise che la forma migliore era di fotocopiarne il testo e distribuirlo in ogni ufficio, senza accompagnarlo con alcuna modalità di verifica sull’effettiva comprensione e applicazione. A distanza di anni non si è mai stati in grado di capire se ha prodotto effetti oppure no. Ci sono poi gli strumenti scritti cosiddetti “virtuali”, in quanto non utilizzano un supporto fisico e sono basati sulle nuove tecnologie, a partire da quelli informatici (e-mail, forum, rete intranet) fino a quelli di telefonia mobile (sms, messaggi vocali). Essi possono presentare un livello di personalizzazione variabile: l’e-mail e l’sms utilizzano strumenti di lavoro tipicamente personali, appunto il personal computer ed il telefono cellulare, ma uno stesso messaggio può essere utilizzato come circolare spedita in contemporanea a più destinatari. Il livello di formalizzazione è comunque elevato – il messaggio può essere stampato su supporto cartaceo o memorizzato in archivio come un qualunque protocollo. COMUNICARE LE REGOLE 131
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