Amministrare - Anaci

che, nel caso in cui l’amministratore si
avvalga del portiere per consegnare ai
condomini le convocazioni, queste debbano
essere contenute in un plico chiuso che
non consenta al portiere di leggerne il
contenuto.
Infatti il portiere è un terzo estraneo rispetto
ai condomini, unici contitolari dei dati
personali tutelati dal Codice.
Ma allora, se un dipendente del condominio
quale il portiere è, giustamente, considerato
terzo estraneo rispetto ai condomini
e come tale non autorizzato a poter conoscere
i dati dei condomini stessi, cosa dire
degli operatori tecnici delle varie aziende
postali incaricate dall’amministratore di
spedire le raccomandate online di convocazione
delle assemblee ? L’amministratore
non conosce neppure chi sia materialmente
l’autore delle operazioni di imbustamento.
Gli operatori sono più d’uno, cambiano
spesso e volentieri e su di loro non è
possibile alcun controllo.
Una situazione molto più grave, nel senso
che il rischio di “ fuga” di dati è molto più
elevato, rispetto a quella del portiere che
consegna le convocazioni ai condomini.
Nel caso di spedizioni online più che un
rischio di fuga di informazioni c’è la certezza
che a lungo andare le informazioni
riservate siano indebitamente diffuse.
E’ nostro convincimento pertanto che la
consegna alle aziende postali degli avvisi
di convocazione aperti e leggibili sia assolutamente
illegittimo, in quanto palesemente
in violazione delle direttive e dei
precetti del Codice della Privacy.
Non è dato comprendere come si possa
dubitarne.
Non possiamo quindi concordare in alcun
modo con il parere espresso dal garante
della Privacy che, con una breve nota del
19 settembre 2007, ha velocemente liquidato
la questione affermando che l’amministratore,
nel caso di invio delle convocazioni
con raccomandate online “ potrebbe
tutt’al più fornire un’informativa ai
condomini … specificando che per motivi
di celerità, economicità, accuratezza ecc. la
posta verrà inviata con apposite procedure
elettroniche salvaguardando la riservatezza
delle comunicazioni. Al limite si potrebbe
designare l’enete poste responsabile del
trattamento.”
Ma tale parere è in palese, irrisolvibile contrasto
con i principi posti dal Codice della
Privacy.
Nessuno nega che l’amministratore di
immobili, come qualsiasi altro professionista,
possa avvalersi di collaboratori ( cfr.
Alberto Celeste e Luigi Salciarini, La privacy
nel condominio, Il Sole 24 ore, 2007, pagg.
173 e ss. ).
Ma parimenti nessun dubbio che i “collaboratori”
debbano essere inquadrati nella
figura dei “ soggetti incaricati” e che quindi
nella loro nomina e gestione l’amministratore
debba rispettare una serie molto
precisa e vincolante di obblighi.
Come giustamente sottolineato da Alberto
Celeste e Luigi Salciarini ( opera citata,
pag. 174 ) l’intera attività del collaboratore
innanzitutto deve essere conforme ai precetti
posti dall’art. 30 del Codice della
Privacy :
il soggetto incaricato deve operare sotto
“la diretta autorità del titolare e del
responsabile” ;
il soggetto incaricato deve attenersi alle
istruzioni impartite ;
il soggetto incaricato deve essere individuato
per iscritto ;
deve essere esattamente individuato l’ambito
del trattamento consentito ;
deve essere data preventiva informazione
ai condomini..
Ma nel caso dell’affidamento a terzi della
spedizione dei biglietti di convocazione
delle assemblee abbiamo qualcosa di più e
di diverso rispetto al caso di un collaboratore
dell’amministratore : abbiamo un
“soggetto terzo estraneo” , cioè un soggetto
“ esterno “ sia rispetto al Condominio sia
Amministrare immobili #15
ATTUALITÀ
rispetto allo studio professionale dell’amministratore.
Pertanto, nel caso in cui intenda avvalersi
di un soggetto esterno, le cautele dell’amministratore
debbono essere maggiori
rispetto a quelle adottate in caso di collaboratore
di studio.
In particolare il conferimento dell’incarico
ad un soggetto esterno deve ricevere
l’esplicito e preventivo consenso da parte
dei soggetti interessati, vale a dire dei condomini.
Ma, si badi bene, è necessario il consenso
di ciascun condomino, nessuno escluso.
A nulla varrebbe infatti una delibera
assunta a maggioranza.
Inoltre l’amministratore dovrebbe preoccuparsi
di ottenere l’autorizzazione da ogni
nuovo acquirente di un’unità immobiliare,
in quanto sarebbe irrilevante quella data a
suo tempo dal precedente condomino.
In caso di comproprietari l’autorizzazione
dovrà essere rilasciata da ciascuno dei
comproprietari.
Insomma una soluzione impossibile o quasi
da raggiungere nella pratica.
Allo stato quindi, deve ribadirsi che, senza
la preventiva, espressa, formale autorizzazione
di ciascun condomino, la spedizione
degli avvisi di convocazione tramite raccomandate
online con modalità che prevedano
la stampa e l’imbustamento direttamente
da parte delle aziende postali, costituisce
violazione delle norme di riservatezza
poste dal Codice della Privacy e come
tale è da ritenersi illegittima.