CONSERVARE IL DIGITALE UN CONFRONTO ... - Azienda ULSS 8
CONSERVARE IL DIGITALE UN CONFRONTO ... - Azienda ULSS 8
CONSERVARE IL DIGITALE UN CONFRONTO ... - Azienda ULSS 8
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<strong>CONSERVARE</strong> <strong>IL</strong> <strong>DIGITALE</strong><br />
<strong>UN</strong> <strong>CONFRONTO</strong> INTERNAZIONALE<br />
LONG TERM DIGITAL PRESERVATION<br />
AN INTERNATIONAL FOCUS<br />
Atti del Convegno Internazionale<br />
Asolo 29 settembre 2006<br />
AZIENDA<br />
<strong>UN</strong>ITÀ LOCALE<br />
SOCIO SANITARIA<br />
N. 8 DI ASOLO
<strong>Azienda</strong><br />
UL.SS. n. 8<br />
Asolo<br />
Direttore Generale: Gino Redigolo<br />
Direttore Amministrativo: Mario Po’<br />
Direttore Sanitario: Annamaria Brosolo<br />
Direttore Servizi Sociali: Gian Luigi Bianchin<br />
Via Forestuzzo, 41<br />
31011 Asolo (TV)<br />
Tel. 0423 5261<br />
Fax 0423 526308<br />
www.ulssasolo.ven.it<br />
Ha coordinato il Convegno e la pubblicazione di questo<br />
volume un Gruppo di lavoro costituito da:<br />
Mario Po’, Anna Maria Brosolo, Romeo Furlanetto,<br />
Simone Tasso, Mario Durigon, Elio Soldano, Michele<br />
Lapenna, Vito Lorusso.<br />
Ha collaborato all’organizzazione del Convegno<br />
Alfredo M. Ronchi e<br />
I testi degli interventi pubblicati sono stati oggetto<br />
di rilettura e revisione da parte di Mario Durigon e<br />
traduzione dall’italiano all’inglese da parte di:<br />
Endar snc, Venezia<br />
Studio interpreti traduttori, Treviso<br />
Elena Cimenti.<br />
EC. MEDICI Framework Secretariat<br />
Politecnico di Milano<br />
Piazza Leonardo da Vinci, 32<br />
20133 Milano<br />
Questo volume è stato stampato nel mese di maggio<br />
2007 dalla Tipografia Battagin s.r.l.<br />
di S Zenone degli Ezzelini (TV).
<strong>CONSERVARE</strong> <strong>IL</strong> <strong>DIGITALE</strong><br />
<strong>UN</strong> <strong>CONFRONTO</strong> INTERNAZIONALE<br />
LONG TERM DIGITAL PRESERVATION<br />
AN INTERNATIONAL FOCUS<br />
Atti del Convegno Internazionale,<br />
che si è tenuto ad Asolo, venerdì 29 settembre 2006
Questo volume raccoglie le relazioni presentate al Convegno che si è tenuto ad<br />
Asolo il 29 settembre 2006 su “Conservare il digitale. Un confronto internazionale”, da<br />
parte degli studiosi italiani e stranieri che, di fronte ad un numero di partecipanti di quasi<br />
quattrocento persone, provenienti dal Nord al Sud Italia, da Aziende pubbliche e private,<br />
da Archivi, Biblioteche, Unità Sanitarie Locali, Aziende di Informatica, Università, Istituti<br />
di ricerca, hanno portato il loro interessante contributo. Alcuni di questi relatori sono<br />
esperti di fama mondiale e tutti comunque sono stati scelti per l’originalità e lo spessore<br />
del loro lavoro scientifico.<br />
La struttura del Convegno si è articolata in quattro parti:<br />
- la prima parte dedicata ad argomenti di inquadramento complessivo del tema e ai<br />
profili normativi;<br />
- la seconda parte rivolta ad aspetti specialistici di interesse generale;<br />
- la terza parte riguardante alcune applicazioni e soluzioni digitali in ambienti<br />
avanzati;<br />
- la quarta parte dedicata ad alcune best pratice italiane.<br />
Lo scopo che abbiamo dato al Convegno è stato quello di focalizzare l’attenzione su<br />
un tema di stringente attualità, cioè gli standards e le garanzie per la conservazione nel<br />
lungo periodo del digitale, cercando di cogliere le novità che nel panorama mondiale sono<br />
state definite o sono in via di definizione.<br />
Ciò non soltanto, evidentemente, negli ambienti sanitari ma, in tutti i possibili ambiti<br />
applicativi, dato che questa problematica può essere considerata con soluzioni univoche.<br />
Ma cosa ha mosso la nostra <strong>Azienda</strong> nell’organizzare questo Convegno?<br />
Siamo partiti dall’esperienza maturata negli ultimi anni, con l’indispensabile<br />
affiancamento della Soprintendenza ai Beni Archivistici del Veneto, nella gestione<br />
documentale e in particolar modo nella costituzione dell’Archivio unico di Caerano San<br />
Marco e del Deposito Digitale Clinico. Questa esperienza ci ha portato responsabilmente<br />
e inevitabilmente a interrogarci sulla validità nel tempo dei documenti digitali.<br />
L’architettura del Convegno è stata suggerita dalla Prof.ssa Guercio che ci ha dato un<br />
aiuto preziosissimo nella impostazione scientifica di questa riunione. Ma abbiamo voluto<br />
condividere anche il nostro lavoro con il Politecnico di Milano e con Global Forum<br />
di Parigi per assicurare all’evento quell’indispensabile respiro internazionale che il tema<br />
deve avere per poter contare sugli apporti scientifici più attuali.<br />
Asolo, 8 maggio 2007<br />
<strong>Azienda</strong><br />
UL.SS. n. 8<br />
Asolo<br />
Gino Redigolo<br />
Direttore Generale
Ministero per i Beni e le Attività Culturali<br />
SOPRINTENDENZA ARCHIVISTICA<br />
PER <strong>IL</strong> VENETO - VENEZIA<br />
La Soprintendenza Archivistica ha la vigilanza anche sugli archivi sanitari. Vigilanza<br />
è un termine un po’ pesante, in quanto si tratta piuttosto di collaborazione e di accordi che<br />
si prendono vicendevolmente.<br />
Per la Soprintendenza spesso è già un grosso risultato riuscire a far conservare gli<br />
archivi, a farli ordinare e inventariare. Accade, purtroppo, che molte volte gli enti produttori<br />
dopo che hanno ordinato gli archivi, tendono a tenerli chiusi, cioè non consentendone<br />
la consultazione. Ma dovrebbero essere percorse anche fasi successive, coltivando non<br />
solo l’informazione, ma anche la corretta valorizzazione dei documenti ed una cosciente<br />
consapevolezza della realtà e della comunicazione.<br />
All’<strong>ULSS</strong> di Asolo va senza dubbio, per i risultati ottenuti, un giustificato elogio.<br />
La vita dell’archivio di questa <strong>ULSS</strong> e le procedure adottate per la gestione è<br />
testimoniata negli atti del fascicolo esistente in Soprintendenza. Esso inizia nel 1986 con<br />
una dettagliata relazione scritta a seguito di una visita ispettiva. Esistono poi numerose<br />
richieste di collaborazione, di informazioni, soprattutto per quanto riguarda le riproduzioni,<br />
e numerose richieste di autorizzazione per il trasferimento anche degli archivi periferici<br />
degli ex ospedali che ora si trovano nel nuovo Archivio centrale a Caerano San Marco.<br />
In occasione della presentazione e della inaugurazione del Centro Servizi di questa<br />
<strong>ULSS</strong> e del nuovo Archivio centrale nel mese di aprile 2006, la dr.ssa Testa, che in<br />
Soprintendenza segue i rapporti con l’<strong>ULSS</strong> di Asolo, ricordava come altre <strong>ULSS</strong> abbiano<br />
affrontato la gestione e la conservazione dei loro archivi in autsourcing. L’<strong>ULSS</strong> di Asolo<br />
ha invece preferito risolvere direttamente il problema, utilizzando proprio personale<br />
per l’ordinamento, conservando in un immobile di proprietà tutto il proprio materiale<br />
archivistico e affidando, quindi, a società esterne solo alcune attività. Essa mantiene in tal<br />
modo il controllo totale sulla gestione documentale.<br />
La conservazione delle cartelle cliniche in particolare è un problema noto e<br />
gravissimo per molte <strong>ULSS</strong>. Qui ad Asolo c’è stato, un continuo e proficuo contatto e<br />
le soluzioni adottate sono coerenti, anche su questo tema, con quanto prospettato dalla<br />
Soprintendenza e suggerito dai migliori specialisti della materia.<br />
Venezia, 8 maggio 2007<br />
Giustiniana Migliardi O’Riordan<br />
Soprintendente Archivistico per il Veneto
Regione del Veneto<br />
Il tema, che con questo Convegno internazionale l’<strong>ULSS</strong> 8 ha toccato, è un tema<br />
di grande rilevanza, legato alla diffusione sia nel settore privato, ma ormai molto anche<br />
nel settore pubblico, delle tecnologie digitali che pongono però nuove problematiche:<br />
corretta conservazione dei dati, quindi preservandoli da eventuale distruzione; profili<br />
legati alle questioni di privacy, che rappresentano un complesso di aspetti organizzativi<br />
e normativi.<br />
Come tutte le cose nuove, anche questa problematica deve essere verificata sul campo<br />
e ha necessità di trovare esperienze positive, buone pratiche da diffondere. Per lo sviluppo<br />
dell’e-government regionale, al quale stiamo lavorando ormai in maniera molto importante<br />
da alcuni anni, abbiamo scelto la strada aperta, quella dell’interscambio, non solo delle<br />
esperienze ma anche dei processi. Questo ha consentito di realizzare una forte crescita del<br />
settore digitale nell’ambito della pubblica amministrazione. Abbiamo anche pensato che<br />
questo settore, in realtà potesse diventare, e in effetti è diventato, un motore legato alla<br />
crescita, all’innovazione, allo sviluppo economico di un determinato territorio.<br />
Per questo il mio stesso incarico è rivolto alle nuove esigenze dello sviluppo,<br />
introducendo in questo settore tutti gli aspetti che possono riguardare trasversalmente<br />
il settore dell’economia locale; quindi non solamente le attività produttive, ma anche la<br />
ricerca e l’innovazione, l’e-goverment, l’energia, i fondi strutturali europei.<br />
Per avere un effettivo e completo slancio di queste questioni, è però necessario superare<br />
il nodo dell’accesso alle informazioni, in cui ha una grande importanza la potenzialità<br />
della banda larga. Questo è uno dei settori ove il Veneto ha un gap da colmare e pensiamo<br />
di farlo nei prossimi due anni e mezzo ricordando che la prossima programmazione<br />
europea 2007-2013 prevede come obiettivo finale quello della competitività; è evidente<br />
che quest’aspetto è un fattore di sistema fortemente correlato appunto al raggiungimento<br />
della competitività.<br />
Da tenere in evidenza c’è poi il tema della diffusione di competenze, di cultura<br />
innovativa per tutti coloro che devono trovarsi organizzativamente ad operare con questi<br />
nuovi sistemi. Sotto questo profilo quindi tutte le esperienze interessanti fatte e quelle<br />
prestigiose come quella dell’<strong>ULSS</strong> 8, potranno essere elemento di confronto e di diffusione<br />
da parte di altre Amministrazioni come situazioni di eccellenza.<br />
Venezia, 8 maggio 2007<br />
Fabio Gava<br />
Assessore Regione del Veneto alle Politiche dell’Economia,<br />
dello Sviluppo, della Ricerca<br />
e dell’Innovazione e Politiche Istituzionali
Scenari di frontiera del digitale<br />
KIM HENRY VELTMAN<br />
(Direttore Scientifico Istituto McLuhan Maastricht e Network Europeo dei Centri di<br />
eccellenza del patrimonio culturale digitale)<br />
Internet sta crescendo: 1 milione di utenti nel 1990, 50 milioni nel 1995, 200 milioni<br />
di utenti nel 2000, dal 2000 al 2005 1 miliardo, 86 milioni di nuovi utenti negli ultimi<br />
nove mesi. La lingua cinese è attualmente la seconda lingua, fra un anno lo spagnolo<br />
sarà la terza lingua. Ci sono più persone che parlano spagnolo adesso che non inglese, il<br />
mondo sta cambiando. Questa settimana è stata storica: è stata la prima volta nella storia<br />
che un film digitale, ad alta risoluzione, è stato inviato in formato digitale in America. Nel<br />
1993 il più grande computer nel mondo aveva 131 gigaflops, cioè miliardi di operazioni al<br />
secondo. Fra tre anni sarà 1 milione 600 mila trilioni di operazioni al secondo. Non è che<br />
le cose vanno semplicemente avanti, vanno avanti con una rapidità allucinante. C’erano<br />
fino a ieri tre reti distinte: il telefono, internet e la televisione. Fra dieci o quindici anni<br />
tutto questo sarà insieme in una rete. Questo per spiegare come tutta la sicurezza che<br />
vorremmo avere in tutti questi settori non c’è ancora.<br />
In questo momento ci sono quattro grandi linee di ricerca per i prossimi vent’anni:<br />
elettronico, biochimico, meccanico e quantum. Dieci anni fa tutto questo era teoria, ma<br />
le cose stanno andando avanti; un annuncio della BBC nel 2000 diceva che un “grammo”<br />
di DNA può tenere l’informazione di un trilione di Cd-Rom. Già adesso abbiamo questo<br />
“sticks”, questo è solamente un gigabyte; ma sarà possibile contenere in questo più di un<br />
trilione di Cd-Rom.<br />
Il primo disco fisso in senso filosofico è il cielo. Se pensate alle stelle, esse sono<br />
lì e con tutte le loro storie sono il primo disco fisso della storia, perché tutta la nostra<br />
mitologia, tutto quello a cui pensiamo è lì sul cielo. Voglio per questo concentrarmi su due<br />
giorni: il 21 marzo e il 21 settembre, dunque l’equinozio di primavera e d’autunno.<br />
Il 21 marzo è collegato con i Pesci e i Pesci hanno un nodo; questo nodo si chiama<br />
in arabo “Alrisha”. Questo nodo è precisamente all’incrocio di un ciclo, perché c’è anche<br />
un ciclo di 25.590 anni, che fa sì che siamo sempre in un altro segno zodiacale. Questo è<br />
il simbolo dell’inizio della primavera e anche il nodo cruciale in ogni senso. Se pensiamo<br />
alle connessioni abbiamo il “nodo mistico”, che diventa poi la base di questo nodo del
2<br />
KIM HENRY VELTMAN<br />
pesce, il contenitore dell’acquario diventa questo contenitore dell’acqua sacra e del “soma”<br />
dell’immortalità. Quei segni astronomici del disco fisso del cielo sono gli otto simboli<br />
del buddismo e diventano, di fatto, la base di tutto (la religione è anche astronomia); ma<br />
questo dunque è un modo per esprimere questo nodo.<br />
Un’altra maniera di esprimere queste cose è attraverso i serpenti, il drago che<br />
va attraverso Polaris. Ecco l’esempio del Turkmenistan, la stessa cosa di “mandra”, di<br />
Benzikent, di Ancona, di San Ciriaco, ove si vedono i due serpenti, che nono sono però<br />
incrociati.<br />
Pensiamo al 21 settembre; possiamo pensare alla libra in latino o alla bilancia e con<br />
omega; dunque alfa e omega sono collegate con questo nodo.<br />
Abbiamo varie versioni. Noi sappiamo tutto di questo segno, ma è una cosa recente, è<br />
stato introdotto da Giulio Cesare nel 42 a.C. E’ il solo segno zodiacale che è un oggetto e non<br />
una persona, un animale. E’ collegato anche con il ritmo solare e il “drago del cielo”. Ci sono<br />
altre versioni dove la bilancia diventa “Irminzul”, nel Nord; la Chiesa l’ha assunta nella sua<br />
simbologia e ci sono i due serpenti nell’iconografia del vescovo. Abbiamo vari modi di far vedere<br />
la bilancia tra i serpenti celesti; c’è una versione medievale della Chiesa, una degli arabi, una<br />
dell’auramasda. C’è poi un’altra maniera di farlo, siamo in Egitto, con una fontana. Questi sono<br />
i segni zodiacali: Leone, Vergine, Bilancia, Scorpione e Sagittario.<br />
Questa bilancia diventa poi un simbolo per la Chiesa, abbiamo Adamo e Eva che fanno la<br />
bilancia; ma, tornando un po’ indietro al cielo, c’era un signore che si chiamava Serpentarius in<br />
latino, che si chiamava “Ofiukus” in greco, e che era Asclulapius che sta facendo una bilancia<br />
tra questi due grandi serpenti. In “Aratus” dell’XI secolo, lui sta lì e sta precisamente al punto<br />
dell’equinozio e ha le due parti del serpente.<br />
Oltre 2 mila anni prima era lì; dunque era al 21 settembre e faceva la bilancia.<br />
Questo diventa interessante perché non c’è solamente la bilancia tra giorno e notte, ci<br />
sono anche due nodi; questi due serpenti sono anche i due nodi di “Rahu” e “Ketu” (un<br />
serpentus caput), sono anche la causa dell’eclisse.<br />
Questa idea di litigare con due serpenti per avere la bilancia diventa una cosa<br />
fondamentale nell’arte, lo vediamo a Pavia, a San Giovanni in Borgo, a San Giovanni<br />
Laterano, dove tutto il giardino è pieno di questi simboli di bilancia tra varie forme.<br />
Possiamo pensare che sia una cosa cristiana, ma ecco “Cernunno”, dunque il Dio celtico<br />
precristiano che fa la stessa cosa. Prima degli uomini è sempre così, le donne c’erano,
Scenari di frontiera del digitale<br />
e loro facevano la bilancia tra due serpenti. … Questo risale a 5.000 prima di Cristo, a<br />
Summeria la donna fa il lavoro, e si potrebbe pensare che è un’idea dell’ovest; ma ecco<br />
Talisman a Baghdad.<br />
Se andiamo in India, abbiamo “Namascah”, abbiamo un signore che si chiama<br />
“Edumban”, che ha un “cavadi” che è una cosa per portare le cose. Lui ha portato le<br />
due grandi montagne “Shivaghirie” e “Sativiri” dal nord al sud con un suo amico che<br />
si chiamava “Agastia”, che era il padre dell’Ayurveda, la medicina. Questa non è una<br />
cosa effettiva perché stiamo andando dal disco fisso virtuale alla realtà, ecco Palani. Io<br />
voglio proporre che questa è la vera radice del concetto di libra, che fa la connessione tra<br />
la ayurveda dell’est, che è una cosa che risale a 5.000 prima di Cristo, e un altro sacro<br />
monte che si chiama “Potala”. E’ stata l’ispirazione del Potala a Lasha. Da qui parte il<br />
Dalai Lama e altre tendenze.<br />
Dunque, la cosa affascinante, forse eretica, avendo una storia ricchissima, per noi<br />
nell’Occidente è pensare che Esculapio ha avuto inizio in Grecia. Nell’Est pensano che<br />
tutto sia è lì, le radici sono lì. Ma la questione della preservazione a lungo termine non è<br />
solamente quella di occuparsi dei nostri fondi locali, che è una cosa fondamentale, ma di<br />
far vedere queste connessioni tra le grandi culture mondiali. Questo è il mio messaggio<br />
molto semplice, gli esperti vi dicono come funziona, ecc.; io aiuto a far pensare e non<br />
solamente per avere qualcosa per la prossima generazione, ma come possiamo mantenere<br />
una memoria che combini i diecimila anni della nostra storia scritta e prodotta.<br />
3
Introduzione al Convegno<br />
PAOLA CARUCCI<br />
(Direttore dell’Archivio storico della Presidenza della Repubblica - Roma)<br />
Questo Convegno, per l’interesse del tema, mette insieme relatori importanti per<br />
studi, esperienze, riflessioni teoriche. Si tratta indubbiamente di un tema cruciale per<br />
la società contemporanea, quello della conservazione non soltanto a lungo termine, ma<br />
anche a medio termine della documentazione digitale che coinvolge i documenti digitali,<br />
ma anche quelli che, nati cartacei, vengono poi trasferiti su supporti digitali.<br />
E’ un tema che si lega ad alcune trasformazioni radicali rispetto al documento<br />
cartaceo, alle quali nonostante gli studi e molti passi in avanti che sono stati fatti, non<br />
siamo ancora riusciti a dare delle risposte totalmente soddisfacenti. Penso alla separazione<br />
nel documento elettronico dalla forma dal contenuto, con la forma che dipende da<br />
apparecchiature e applicazioni tecnologiche, da nuclei di informazioni di diversa natura<br />
logicamente connesse.<br />
Penso alla problematicità del concetto di selezione e scarto con decisioni che a volte<br />
vengono prese a monte quando si elabora il software, ma che credo nel tempo dovranno<br />
essere riproposte quando si dovrà decidere se migrare o meno nuclei di documentazione<br />
conservata.<br />
La conservazione non più degli originali, ma una conservazione fondata sulla<br />
migrazione dei dati attraverso tecnologie in rapida e costante trasformazione, si basa sulla<br />
creazione di nuovi documenti che si avvicinano al concetto di copia, ma forse non sono<br />
esattamente la stessa cosa di una copia autentica, anche se questo è il concetto che forse<br />
meglio rappresenta questa conservazione di copie di copie.<br />
Vi è anche una progressiva trasformazione di documenti amministrativi tradizionali<br />
a semplice informazione o dato, o complesso di informazioni di dati per gran parte<br />
della documentazione interlocutoria, che è la parte che più interessa lo studioso nella<br />
ricerca; dall’altro c’è una necessità di concentrare l’attenzione sui caratteri formali e<br />
sostanziali dei documenti elettronici che rappresentano gli atti decisionali della Pubblica<br />
Amministrazione. La conservazione implica il mantenimento del valore giuridico,<br />
dell’avere forza di prova o capacità di attestazione di un fatto e anche la possibilità di
interrogazione e navigazione in un sistema documentario che dovrebbe essere fedele alla<br />
configurazione originaria dei documenti a distanza di tempo per ragioni amministrative,<br />
poi anche per ragioni di ricerca.<br />
Vi sono implicazioni giuridiche nuove legate alla sicurezza dei dati e spesso al<br />
rapporto con soggetti istituzionali esterni alla Pubblica Amministrazione, che produce<br />
i documenti in conseguenza della specificità professionale di chi deve intervenire nella<br />
formazione e gestione dei documenti elettronici. Questo a mio avviso è un problema<br />
delicatissimo, la Pubblica Amministrazione è sempre stata unica conservatrice della<br />
propria documentazione, oggi si deve rincorrere a strutture esterne non legate dallo stesso<br />
giuramento di fedeltà allo Stato, anche se certamente ci sono dei vincoli.<br />
Ci sono implicazioni ovviamente connesse alla evoluzione delle tecnologie dei<br />
sistemi di comunicazione, implicazioni archivistiche anche in rapporto alla normativa di<br />
tutela. La normativa italiana è ricchissima anche se spesso non di facile interpretazione,<br />
vi sono contraddizioni, è direi troppo alluvionale, ma certamente mette a fuoco piuttosto<br />
bene in molti casi i problemi degli archivi correnti e della costruzione di reti.<br />
Forse vi è un po’ di distanza tra i problemi trattati dalla normativa e la cultura<br />
informatica diffusa nelle Pubbliche Amministrazioni, soprattutto in quella centrale. Ma<br />
questo può essere uno stimolo e, quindi, può non essere un dato negativo, in ogni caso<br />
molto si è fatto per l’aggiornamento professionale. Il codice del documento elettronico<br />
parla di banche dati nazionali con possibilità di interrogazione da parte di altri soggetti<br />
e questo è in perfetta antitesi con le raccomandazioni del garante della tutela della<br />
privacy, che invece è contrario alla forte concentrazione di dati preferendo banche dati più<br />
impermeabili e più mirate.<br />
La normativa sul documento elettronico è un po’ vaga per quanto attiene alla<br />
conservazione, a volte si parla di possibilità di conservare in maniera cartacea i documenti<br />
che abbiano particolare rilevanza storica e archivistica, il che è giusto; poi al tempo stesso,<br />
però, si prevede la conservazione elettronica per i documenti che devono essere conservati<br />
per legge o per regolamento; in questo caso non siamo più nell’ambito della ricerca storica,<br />
forse si pensa a documenti di natura fiscale, a documenti contabili, a documenti che<br />
servono per l’azione pratica e per questi si consente una documentazione cartacea ma<br />
semplicemente gestionale.<br />
PAOLA CARUCCI
In altro articolo si parla di recupero su supporto informatico di atti cartacei di cui sia<br />
obbligatoria o opportuna la conservazione. Sono tutte espressioni che lasciano intendere<br />
una non chiara consapevolezza dell’esigenza della conservazione dei documenti digitali.<br />
La conservazione non interessa anche la amministrazione attiva come dimostra proprio<br />
l’iniziativa della <strong>ULSS</strong> che ha organizzato questo convegno, pensiamo alle cartelle<br />
cliniche, fascicoli personali, i fascicoli permanenti, in sostanza, la cui durata nel tempo<br />
richiederà sicuramente migrazioni di dati o comunque interventi per la conservazione<br />
elettronica. Poi, naturalmente, c’è la conservazione per fini storici.<br />
C’è il problema se sia preferibile concentrare queste fonti in sedi, con i tradizionali<br />
archivi storici, o mantenerli presso il soggetto produttore, anche se sembra prevalente<br />
che sia comunque un soggetto o una organizzazione terza rispetto all’ente produttore,<br />
anche quando si tratti di archivio storico di una Regione o di un ente pubblico, non<br />
necessariamente con la concentrazione in un altro archivio, ma l’affidamento a persone<br />
che hanno interessi diversi dall’amministrazione attiva. Credo che questa sia la migliore<br />
garanzia per la conservazione nel tempo.<br />
Introduzione al Convegno<br />
Si tratta di problemi che sono vivissimi, importanti; essi sono una sfida che<br />
indubbiamente riguarda gli amministratori, gli archivisti e i ricercatori.
La certezza documentaria e le memorie digitali<br />
MARIA GUERCIO<br />
(Università di Urbino)<br />
Non si può parlare di conservazione delle memorie digitali senza fare riferimento<br />
innanzitutto (se non soprattutto) a un’esigenza di certezza: è questa del resto la<br />
peculiarità dei documenti d’archivio. Come gli archivisti hanno da tempo ricordato la<br />
produzione documentaria è parte integrante di un sistema di certezze giuridiche, a sua<br />
volta caratterizzato da equilibri variabili: il bisogno di certezza nei rapporti sociali è<br />
legato alle esigenze di integrità e affidabilità della memoria e costituisce il primo<br />
impulso alla formalizzazione delle procedure e delle attività “giuridicamente rilevanti”<br />
che si traducono nella produzione di documenti e, soprattutto, di strumenti di controllo<br />
per la loro formazione e tenuta. Il rapporto stretto che ha sempre legato la creazione di<br />
documenti ai bisogni primari di stabilità delle comunità organizzate ha conseguenze sui<br />
modi concreti in cui i documenti (soprattutto quelli pubblici) si formano, si gestiscono, si<br />
rendono accessibili, si conservano, al punto da determinare – in tutto il mondo e da secoli<br />
– l’esistenza di una rete di istituzioni dedicate, affidate allo Stato o almeno al controllo<br />
statale (in Italia la rete degli archivi di Stato, delle soprintendenze e degli archivi storici di<br />
tutte le amministrazioni pubbliche oggi obbligate a creare specifici servizi per la gestione<br />
degli archivi correnti). I processi di digitalizzazione in atto non solo non possono/non<br />
devono indebolire questa struttura, ma devono – e in parte è avvenuto, sia pure con qualche<br />
evidente contraddizione e in modo insufficiente – rafforzarne funzioni e autorevolezza.<br />
Parlare di certezza giuridica e memorie digitali vuol dire quindi affrontare in primo luogo<br />
il problema complessivo delle responsabilità e delle competenze nazionali e interne ai<br />
singoli soggetti per la formazione dei documenti e delle condizioni che ne assicurano la<br />
stabilità nel loro ciclo di vita. E’ questo il compito di questo intervento che non potrà che<br />
limitarsi naturalmente all’analisi di quegli aspetti critici che – dopo dieci anni dall’avvio<br />
in Italia di specifici provvedimenti normativi – ancora rimangono in attesa di soluzione, e<br />
talvolta persino di adeguata riflessione.<br />
Alcune considerazioni meritano di essere fatte proprio nel momento in cui si chiude<br />
un decennio di interventi del legislatore tecnico nazionale (l’Aipa creò il primo gruppo di
20<br />
lavoro sul cosiddetto protocollo informatico proprio alla fine del 1996) e di una fase ormai<br />
lunga (anche se non sempre felice) di sperimentazione. Per chi ha partecipato attivamente<br />
– ed è il caso di chi scrive 1 - a questa stagione di “riforme” del sistema documentario,<br />
fare il consuntivo non è un’operazione indolore perché si tratta di confrontarsi con una<br />
stagione di iniziative di diversa natura purtroppo non sempre coerenti con le esigenze<br />
di sviluppo del settore documentario. La mancanza di una linea coerente e organica di<br />
interventi normativi e di progettazione (ad esempio nel campo dell’e-government) ha spesso<br />
ostacolato il necessario processo di approfondimento tecnico-scientifico e ha costretto<br />
le istituzioni archivistiche a dedicare molte energie e tanto tempo per impedire che si<br />
commettessero errori gravi e fraintendimenti clamorosi. Tempo ed energie che avrebbero<br />
potuto essere più proficuamente impiegati per pensare e guidare l’innovazione.<br />
Nonostante il faticoso e incessante impegno degli archivisti nell’attività di<br />
sensibilizzazione orientata sia verso l’alta amministrazione pubblica che nel campo – più<br />
frustrante – di contenere gli errori e le “sviste” del legislatore tecnico nella definizione<br />
di regole per la produzione di strumenti informatici, ancora oggi molta strada rimane da<br />
percorrere anche solo per ampliare la consapevolezza dei portatori di interesse (produttori<br />
di documenti, sviluppatori di software, responsabili dei sistemi informativi). Alcuni<br />
requisiti essenziali possiamo darli ormai per acquisiti, ma i ritardi sono ancora molti e<br />
gli interrogativi sembrano addirittura crescere, anche alla luce di scenari tecnologici e<br />
organizzativi in continua evoluzione.<br />
MARIA GUERCIO<br />
E’ possibile ad esempio segnare nel nostro difficile percorso qualche successo sulla<br />
strada di una maggiore e più diffusa consapevolezza della complessità della questione<br />
che ancora oggi qualcuno sottovaluta. Innanzi tutto è ormai largamente (sempre con<br />
riferimento a una cerchia ristretta di addetti al lavoro) accettato il fatto che i bisogni<br />
informativi e documentari (nuovi e vecchi) trovano soluzione e risposte solo se gli schemi<br />
organizzativi, le responsabilità e gli strumenti di gestione e conservazione sono definiti<br />
non separatamente ma nel riconoscimento e rispetto delle interrelazioni reciproche: i<br />
sistemi informativi in generale e quelli documentari in particolare insieme ai modelli<br />
organizzativi che è opportuno adottare costituiscono infatti aspetti strettamente collegati<br />
e non separabili come dimostra il sostanziale fallimento di molti progetti nazionali e<br />
1 In qualità di rappresentante del Ministero per i beni e le attività culturali ho partecipato dal 1996 al 1998 alla<br />
stesura del regolamento sulla gestione informatica dei documenti che fu approvato con dpr 428/1998 poi oggetto<br />
di armonizzazione in occasione della stesura del testo unico sul documento amministrativo (dpr 445/2000).
internazionali dovuto principalmente proprio al non aver saputo (e in parte voluto) vedere<br />
la forza positiva di questi collegamenti e alla incapacità di una visione strategica e insieme<br />
realistica dei problemi che l’informatica forse è in grado di risolvere, ma solo a patto<br />
che non si accettino sconti rispetto alla complessità e ricchezza del mondo reale che si<br />
vorrebbe “virtualizzare”.<br />
Il nodo di maggiore criticità al cui scioglimento gli archivisti hanno in questi anni<br />
dedicato impegno e attenzione notevoli riguarda tuttavia proprio il difficile (e troppo<br />
spesso trascurato o addirittura negato) rapporto tra processi di informatizzazione e<br />
garanzie di certezza documentaria: aver sottovalutato le esigenze di stabilità delle<br />
memorie rilevanti a fini giuridici ma anche informativi, aver cercato troppe scorciatoie<br />
normative per eliminare o ignorare i nodi organizzativi e tecnici della conservazione<br />
documentaria, considerata, erroneamente e infelicemente, mero impedimento al pieno<br />
dispiegarsi delle forza innovativa e liberatoria delle tecnologie – e comunque un peso da<br />
lasciare sulle spalle dei responsabili della custodia - hanno avuto effetti negativi rilevanti e<br />
hanno, questo sì e più di qualunque altro impedimento, contrastato e rallentato seriamente<br />
processi innovativi duraturi e di sostanza. Basta guardare ai modesti risultati dei progetti<br />
nazionali di e-government nel settore documentario (non è un caso che Docarea, ovvero<br />
l’unico progetto che si era realmente occupato degli aspetti organizzativi della funzione<br />
documentaria, costituisce una delle poche eccezioni nel panorama piuttosto demoralizzante<br />
dei progetti in questione, che nella migliore delle ipotesi si sono limitati a introdurre<br />
sistemi di registrazione informatica dei documenti negli enti senza neppure migliorare<br />
sensibilmente quelli esistenti).<br />
La certezza documentaria e le memorie digitali<br />
Certamente si è creata una maggiore sensibilità nelle organizzazioni più attente,<br />
ma in alcuni casi scelte di esternalizzazione non guidate (nell’ambito di un fenomeno<br />
sempre più diffuso e imposto da esigenze di risparmio) hanno finito per determinare una<br />
rinuncia a qualunque forma di reale innovazione nella gestione della cosa pubblica in<br />
questo campo. L’innovazione infatti richiede una profonda conoscenza delle routine,<br />
un coinvolgimento diretto nei processi che si vogliono cambiare. Non a caso ho fatto<br />
riferimento alla funzione documentaria e non semplicemente a quella conservativa.<br />
In questa direzione (nel senso cioè di una comunanza di principi, di processi formativi<br />
di base e di condivisione di responsabilità), si muovono del resto da tempo ormai gli<br />
organismi internazionali di normalizzazione e i gruppi di ricerca più avvertiti: la funzione<br />
2
22<br />
conservativa (anche intesa in modo tradizionale e limitativo) è in realtà una funzione<br />
di confine (di apertura più che di limite) che la dimensione digitale costringe ormai a<br />
superare in molte direzioni. La conservazione di documenti digitali delle pubbliche<br />
amministrazioni è difficilmente esternalizzabile senza produrre danni perché la funzione<br />
amministrativa di gestione e tenuta del patrimonio archivistico non è separabile dalla<br />
loro produzione originaria adeguata e consapevole, come conferma da tempo la ricca<br />
elaborazione di standard internazionali di settore 2 : i documenti in quanto strumenti di<br />
certezza potranno essere mantenuti nel tempo assicurando che la loro funzione originaria<br />
sia rispettata solo se chi li produce avrà operato correttamente e precocemente:<br />
– utilizzando formati durevoli,<br />
– organizzando i documenti razionalmente e coerentemente con le proprie attività<br />
quotidiane (ad esempio classificando e fascicolando la documentazione prodotta),<br />
– documentando in modo completo e accurato tutte le procedure di gestione per tutto il<br />
ciclo di vita del documento e dell’archivio, come ci insegna il progetto InterPARES,<br />
ecc.<br />
MARIA GUERCIO<br />
Chi è oggi in grado di svolgere questo compito nelle forme adeguate? Come si<br />
aiutano le organizzazioni a operare correttamente? Per rispondere a questi nodi dobbiamo<br />
ricordarci che di criticità con cui fare i conti ne abbiamo ancora molte a cominciare:<br />
- dall’assenza di una individuazione chiara ed efficace di responsabilità all’interno<br />
delle strutture, nonostante – per quanto riguarda la pubblica amministrazione italiana<br />
- una normativa specifica e dettagliata, il dpr 445/2000, che riconosce alla figura<br />
del responsabile del servizio per la gestione documentaria competenze tecnico-<br />
archivistiche specifiche e compiti rilevanti: le amministrazioni hanno tuttavia, nella<br />
stragrande maggioranza, ignorato tale esigenza, delegando spesso agli operatori di<br />
protocollo le funzioni di ri-organizzazione informatizzata della memoria documentaria<br />
intesa come digitalizzazione dei documenti; non solo: il codice dell’amministrazione<br />
digitale ha introdotto la figura del responsabile per la conservazione senza aver<br />
chiarito il legame tra le due figure con il rischio tutt’altro che remoto che gli stessi enti<br />
le ignorino entrambi e si limitino ad affidare ai responsabili dei sistemi informativi<br />
che poco sanno di questi problemi i nuovi compiti, di fatto l’acquisizione di software<br />
2 Si veda in particolare il lavoro del TC 46 SC 11 (Record Management) dell’International standard organization.<br />
Per una sintesi si veda G. Michetti, Uno standard per la gestione documentale: il modello ISO 15489, in<br />
“Archivi & Computer”, 2005, 1, pp..
e la gestione di procedure di sicurezza;<br />
- dal mancato riconoscimento (in questo caso per decenni) talvolta anche da parte degli<br />
archivisti, ma soprattutto da parte dei soggetti produttori (anche nel caso del settore<br />
pubblico) della rilevanza delle attività di gestione corrente delle memorie documentarie<br />
e, quindi della necessità di competenze specifiche, di strumenti adeguati (i piani di<br />
classificazione e fascicolazione, i sistemi di recupero dell’informazione), di procedure<br />
efficaci;<br />
La certezza documentaria e le memorie digitali<br />
- dall’insufficienza dei percorsi formativi di base e avanzati dedicati alla definizione<br />
e allo sviluppo degli strumenti per la formazione dei documenti nella fase attiva.<br />
Anche l’alta formazione non ha finora conosciuto iniziative rilevanti se non alcuni<br />
master universitari (tra cui quello dell’Università di Urbino in gestione dei sistemi<br />
documentari avanzati) che peraltro sono frequentati solo da archivisti e da qualche<br />
funzionario di amministrazioni locali; le scuole di formazione di livello regionale e<br />
nazionale si limitano in genere a qualche decina di ore di aggiornamento dedicate ai<br />
funzionari e agli operatori di protocollo o propongono iniziative slegate dalle reali<br />
necessità delle organizzazioni; manca poi qualunque forma di aggiornamento in<br />
questo ambito per chi sviluppa i sistemi informatici. Il corso di perfezionamento che,<br />
sotto la direzione di Elena Aga Rossi e con il contributo di chi scrive, la SSPA ha<br />
progettato in questo ambito (tre settimane sui sistemi documentari avanzati), tuttora<br />
attivo presso molte sedi della Scuola, sta riscotendo un incredibile successo proprio<br />
perché si tratta di un’esperienza, per ora unica dopo l’importante progetto formativo<br />
voluto dall’Aipa nel 2000-2001, di impegno formativo finalizzato a formare più che a<br />
informare operatori di alto profilo e responsabili dei sistemi informativi documentari<br />
con l’obiettivo ambizioso di trasferire competenze tecniche e organizzative allo stesso<br />
tempo e di fornire ai partecipanti strumenti di progettazione e valutazione altamente<br />
innovativa anche rispetto alle modeste (e senz’altro insufficienti) offerte di prodotti<br />
di mercato. L’alto numero di richieste ci sembra un buon segno almeno in relazione<br />
al fatto che le amministrazioni sanno di non sapere e intendono colmare in parte<br />
questo vuoto investendo in risorse umane e processi formativi, ritenuti non a torto<br />
indispensabili per una crescita di competenza e qualità.<br />
Una riflessione specifica merita proprio il modo in cui le responsabilità tecniche e<br />
organizzative potranno essere operative nei futuri sistemi di conservazione digitale.<br />
23
2<br />
Non c’è dubbio che l’attuale modello di gestione delle responsabilità che ha distinto<br />
troppo nettamente i ruoli tra chi conserva la memoria storica e chi opera nella fase attiva<br />
(peraltro in Italia meno che altrove e comunque con correttivi crescenti in tutte le tradizioni)<br />
non potrà ottenere risultati tangibili in una situazione organizzativa caratterizzata dalla<br />
completa separazione dei compiti e delle risorse. Anche nel campo della conservazione<br />
fisica di archivi digitali, considerati i costi e la complessità delle attività connesse, si<br />
devono oggi promuovere soluzioni nuove, ad esempio soluzioni consortili, che includano<br />
la creazione di archivi intermedi affidati ad autorità terze e fidate (di cui l’amministrazione<br />
archivistica dovrebbe sempre far parte) sin dalla prima fase semi-corrente degli archivi<br />
digitali, sia pure in forme e modi che richiedono ulteriore riflessione e analisi.<br />
La predisposizione di depositi pubblici multi-funzionali nel caso di reti di istituzioni<br />
oppure lo sviluppo di consorzi/federazioni di istituzioni (anch’essi pubblici come pubblica<br />
è sempre stata la conservazione delle memorie della comunità) per la conservazione e<br />
la valorizzazione delle fonti, collegati a centri di ricerca, possono offrire architetture e<br />
modalità di conservazione possibili, per le quali tuttavia ancora non si intravedono almeno<br />
in Italia modelli di facile implementazione se non in riferimento al settore delle camere<br />
di commercio – è il caso del registro delle imprese - o nei casi, alquanto discutibili, di<br />
vero e proprio outsourcing di servizi documentari a pagamento presso imprese orientate<br />
esclusivamente alla logica di profitto. In questo ambito le esperienze in corso non sono<br />
affatto incoraggianti anche perché si traducono nella sostanziale delega ai fornitori di gran<br />
parte delle funzioni documentarie, spesso anche progressivamente allargate agli archivi<br />
correnti che dovrebbero restare invece appannaggio esclusivo dei soggetti produttori.<br />
Numerose sono invece le conseguenze negative (anche di natura economica) di<br />
questo processo di privatizzazione della funzione primaria della memoria documentaria:<br />
in particolare si determina da un lato la crescita progressiva e rilevante dei costi per<br />
i soggetti produttori, mentre dall’altro si impoveriscono ulteriormente e, talvolta,<br />
definitivamente – o almeno per un lungo periodo fino al momento di crisi del processo<br />
stesso – le competenze archivistiche di chi dovrebbe dirigere e guidare i processi, del<br />
cosiddetto management interno in una fase in cui la sperimentazione diffusa costituisce<br />
o dovrebbe costituire la base imprescindibile per acquisire e sviluppare conoscenza,<br />
metodo ed esperienza all’interno della singola struttura ma anche per l’intera comunità<br />
professionale di riferimento.<br />
MARIA GUERCIO
Qualche buona pratica per quanto riguarda la creazione di infrastrutture conservative<br />
e gestionali in ambiente pubblico (penso ad esempio alle prospettive di sviluppo di<br />
Docarea grazie all’impegno della Regione Emilia Romagna e alla Provincia di Bologna,<br />
ma anche al modello conservativo degli archivi camerali per quanto riguarda il registro<br />
delle imprese, o ancora il progetto di digitalizzazione degli archivi di stato civile da parte<br />
del Ministero dell’interno) è per ora – con l’eccezione del sistema camerale che ha ormai<br />
accumulato e maturato (o fatto maturare alla società consortile che gestisce il servizio)<br />
un’esperienza almeno biennale in materia – solo in fase di progettazione ed è su questi<br />
modelli che dovrà concentrarsi l’analisi e l’attività di monitoraggio al fine di valutare<br />
concretamente la natura delle nuove funzioni e la rinnovata distribuzione di compiti che<br />
simili concentrazioni richiedono, nonché le garanzie sul piano giuridico e tecnologico<br />
anche al fine di procedere con la dovuta cautela in settori che rivestono (si pensi alla<br />
funzione giuridico-documentaria dello stato civile) una grande rilevanza per la vita dei<br />
cittadini.<br />
La certezza documentaria e le memorie digitali<br />
Chi sta concretamente sperimentando risposte organizzative alle nuove sfide e può<br />
ormai avviare e condividere riflessioni concrete sui vincoli e sulle criticità delle soluzioni<br />
adottate è destinato quindi a svolgere un ruolo significativo di apripista non solo per<br />
l’individuazione di metodi e soluzioni operative, ma più in generale con riferimento<br />
all’evoluzione e alle opportunità dei nuovi ambienti di lavoro e di documentazione. E’<br />
quindi indispensabile che si crei un sistema (o almeno una rete) di cooperazione e di<br />
scambio che consenta e promuova la condivisione intelligente delle esperienze. Non<br />
è produttivo lasciare al caso (ai “buoni convegni” o a qualche occasione formativa di<br />
particolare qualità) il successo di un indispensabile e non più rinviabile modello cooperativo<br />
e di condivisione delle conoscenze. E’ più che matura la possibilità di creare strumenti<br />
efficaci per condividere e sostenere l’adozione di standard, regole, modelli, percorrendo<br />
anche in Italia una strada che altri Paesi europei hanno intrapreso da tempo attraverso<br />
la creazione di reti/sistemi di collaborazione per la ricerca, lo sviluppo e il confronto in<br />
questo ambito. Sarebbe anche opportuno ripensare con un po’ di coraggio l’attuale sistema<br />
delle competenze ministeriali del settore riflettendo sia sul ruolo e sulla collocazione<br />
attuale dell’amministrazione archivistica che su quello del Cnipa, come altri Paesi hanno<br />
cominciato a fare. Penso da un lato all’esempio delle reti di collaborazione sviluppate<br />
in Gran Bretagna (dove operano una struttura di collegamento, la Digital Preservation<br />
2
2<br />
Coalition, e una di ricerca, il Digital Curation Center, ma anche alla Germania che ha<br />
messo in piedi un sistema di condivisione delle esperienze in questo campo mediante la<br />
rete Nestor), ma mi riferisco anche, in particolare, alla coraggiosa decisione del governo<br />
britannico che ha deciso di affidare ai National Archives (presumibilmente grazie al<br />
notevole livello di dinamicità e alla promettente capacità di innovazione che l’istituzione<br />
archivistica ha dimostrato in questi ultimi anni) nel giugno di quest’anno la gestione delle<br />
attività di innovazione in materia di informatica pubblica, che in precedenza facevano capo<br />
ad un’apposita struttura molto simile al nostro Cnipa. Si ricorda qui questa riforma più a<br />
titolo esemplificativo che per la concreta speranza di un intervento del legislatore in questa<br />
direzione, considerata l’incapacità storica del nostro paese da un lato a razionalizzare<br />
coraggiosamente le strutture esistenti, dall’altro a dare forza alle istituzioni archivistiche<br />
nazionali che da anni conoscono solo riduzione di risorse finanziarie e di personale e una<br />
collocazione all’interno di una compagine statale ipertrofica che ha tolto visibilità e peso<br />
politico agli apparati tecnici.<br />
MARIA GUERCIO<br />
Il principale nodo critico da sciogliere nel contesto dato riguarda comunque la<br />
capacità di ottenere l’effettivo coinvolgimento dei produttori e l’efficace applicazione<br />
in fase attiva dei comportamenti e delle procedure che la conservazione richiede, nella<br />
consapevolezza che non sono sufficienti (in un Paese che vive – o muore – sotto il peso di<br />
200.000 provvedimenti dispositivi e una giustizia sull’orlo della paralisi) gli obblighi di<br />
legge per ottenere che le buone pratiche di alcuni diventino buone pratiche comuni. Alcuni<br />
fattori (di rischio e/o di successo) fanno tuttavia ben sperare. In particolare può produrre<br />
cambiamenti nel comportamento passivo delle organizzazioni il fatto che:<br />
– l’obsolescenza tecnologica e i rischi di manipolazione e perdita minaccino non solo le<br />
memorie storiche ma anche le risorse documentarie di breve e medio periodo;<br />
– gli investimenti finalizzati alla normalizzazione dei contenuti, delle strutture, dei<br />
metadati siano necessari oltre che alla trasmissione nel tempo lungo della memoria<br />
anche alla trasmissione delle risorse nello spazio e alla loro interoperabilità;<br />
– gli interventi finalizzati a garantire la persistenza di documenti, pur costosi e<br />
impegnativi, introducono coerenza e qualità anche nelle procedure di routine: i costi<br />
accresciuti del sistema documentario in ambiente digitale potrebbero paradossalmente<br />
implicare il riconoscimento del suo valore e della necessità di garantirne la permanenza<br />
nel tempo (proprio in nome degli investimenti che quel sistema ha richiesto).
In conclusione la necessità di occuparsi della permanenza delle memorie digitali<br />
sin dalla nascita dei prodotti (per la semplice ragione che senza questo sforzo integrato e<br />
lungimirante per il futuro si perdono anche le memorie persistenti e affidabili del presente)<br />
implica nuove forme di collaborazione presumibilmente (oltre che sperabilmente) destinate<br />
alla creazione più consapevole e qualificata dei documenti medesimi.<br />
I custodi archivistici in questo processo possono costituire il punto forte o l’elemento<br />
debole del cambiamento a seconda se siano in grado di interpretare attivamente un ruolo<br />
di definitori di standard e requisiti, pianificatori e certificatori di sistemi. Le esperienze in<br />
corso, peraltro, fanno bene sperare: quasi tutti i gruppi di lavoro internazionali e nazionali<br />
che stabiliscono standard, norme, procedure vedono sempre più spesso la presenza di<br />
figure archivistiche in ruoli rilevanti e comunque non concorrenti rispetto ad altri profili,<br />
inclusi coloro che hanno la responsabilità per la gestione degli archivi correnti. Questi<br />
ultimi peraltro in molte tradizioni – come quella italiana – sono, con crescente frequenza,<br />
professionisti che vengono da una medesima “militanza archivistica” con ulteriori e<br />
specifiche esperienze gestionali. Comincia infine a profilarsi un effettivo ambiente di<br />
cooperazione multidisciplinare. Ne costituiscono un esempio i progetti europei finanziati<br />
quest’anno nel campo della conservazione delle risorse digitali che vedono la forte<br />
partecipazione (speriamo anche in termini di reale ricerca) di grandi imprese quali IBM,<br />
la stessa Microsoft, la società Engineering e la società Metaware del gruppo Infocamere<br />
per l’Italia).<br />
La certezza documentaria e le memorie digitali<br />
Emerge in questo ambito l’esigenza prioritaria (non ancora adeguatamente<br />
riconosciuta e tantomeno sostenuta neppure nella comunità archivistica) di una leadership<br />
intellettuale adeguata alle responsabilità nelle comunità tecnico-scientifiche di riferimento,<br />
basata sulla credibilità e autorevolezza dei suoi rappresentanti e sulla capacità di proporre<br />
soluzioni integrate e innovative convincenti sia all’interno che all’esterno delle professioni<br />
di riferimento. L’esistenza di capacità e competenze di questa natura e di elevata qualità è<br />
tutt’altro che scontata anche se il successo di alcune esperienze internazionali e nazionali<br />
sembra derivare proprio dalla presenza di tali condizioni che includono a mio avviso:<br />
– la padronanza di principi teorici coerenti e di metodi rigorosi;<br />
– una diffusa competenza tecnica sia in ambito archivistico che tecnologico e<br />
organizzativo (ottenuta mediante la costante cooperazione di specialisti dei diversi<br />
settori nell’ambito di progetti qualificanti);<br />
2
2<br />
– livelli adeguati di formazione diffusa (di massa, si potrebbe dire) che includano<br />
sistemi formativi aperti e capaci di continuo aggiornamento, di gusto della ricerca e<br />
della sperimentazione, ripensando innanzitutto seriamente il modello esistente sia per<br />
quanto riguarda le Scuole d’archivio, sia con riferimento ai contenuti, alla qualità e alle<br />
modalità dell’educazione di livello universitario in sé e in relazione ai problemi della<br />
formazione continua che in questo ambito costituisce una condizione imprescindibile<br />
per la coerenza e l’adeguatezza dell’esercizio quotidiano dei propri compiti;<br />
– istituzioni nazionali sorrette da azioni di direzione illuminate perché guidate dalla<br />
comprensione tecnica e politica delle sfide in corso e della loro complessità;<br />
– amministrazioni pubbliche e imprese seriamente impegnate nell’esercizio del proprio<br />
mandato e consapevoli del peso che la memoria documentaria (digitale e non) è in<br />
grado di avere per un efficace ed efficiente svolgimento del mandato medesimo (come<br />
la <strong>ULSS</strong> di Asolo sembra essere).<br />
MARIA GUERCIO<br />
La criticità di questo processo è quindi strettamente collegata proprio alla definizione<br />
di percorsi formativi altamente qualificati, unitari nell’impostazione di base e specialistici<br />
nelle componenti interne, oltre che alla piena comprensione da parte di tutti gli attori<br />
dei nuovi processi del fatto che la rivoluzione tecnologica nei sistemi documentari non<br />
consiste né nel trasporre passivamente i comportamenti tradizionali in nuovi ambienti, né<br />
nel disegnare sistemi digitali astratti che non sappiano ad esempio offrire soluzioni ibride<br />
realistiche ed efficaci (come è ad esempio il caso positivo dell’Agenzia delle entrate che ha<br />
coraggiosamente scelto una logica di insourcing, ha assunto quattro archivisti, ha deciso<br />
una politica di digitalizzazione innovativa, prudente e impegnativa insieme, anche rispetto<br />
al pregresso, senza cercare di impugnare la bandiera di una innovazione tecnologica a tutti<br />
i costi – che nel caso specifico sarebbero sicuramente pagati dai contribuenti onesti) - o<br />
che ignori la rilevanza dei problemi organizzativi. Soprattutto è indispensabile – dopo<br />
tanti, troppi anni passati a definire norme – avviare con umiltà e concretezza una fase<br />
di sperimentazione e verifica con obiettivi onesti e credibili: ovvero utilizzare tutte le<br />
potenzialità dell’innovazione tecnologica senza tuttavia perdere di vista l’esigenza di<br />
costituire e mantenere una memoria stabile e qualificata per il futuro.
La conservazione del digitale:<br />
una panoramica sulla ricerca internazionale<br />
LUCIANA DURANTI<br />
(School Of Library, Archival and Information Studies dell’Università della British<br />
Columbia – Vancouver)<br />
Presentare un panorama sulla ricerca della conservazione del digitale è un’impresa<br />
piuttosto ardua. Il problema è così generalizzato e diffuso che ogni organizzazione ed<br />
ogni individuo ne sono coinvolti ed ogni giorno nel mondo si promuovono sempre nuove<br />
ricerche. Pertanto lo scopo di questo intervento non è quello di identificare e di discutere<br />
i tentativi di ricerca passati, presenti o programmati, ma di presentare gli schemi generali<br />
perseguiti dalla ricerca nella conservazione del digitale nel passato e nel presente e di<br />
indicare le direttive future, oltre a limitare l’ambito delle mie panoramiche ai progetti<br />
focalizzati sui documenti digitali come specifici oggetti di conservazione.<br />
Lo scopo dei primi progetti di ricerca era quello di definire il problema e la struttura<br />
concettuale circostante. Un recente articolo di David Bearman descrive in breve tale<br />
scopo ovvero quello di discutere in dettaglio le iniziative che si sono sviluppate agli<br />
inizio degli anni ’90, come ad esempio i progetti Pittsburgh e UBC-MAS 3 . Sebbene non<br />
sia completamente concorde con alcune opinioni espresse da Bearman in merito alle<br />
conclusioni raggiunte da questi progetti, non vi è dubbio che i loro principali obiettivi<br />
sono stati quelli di definire l’entità da conservare (cioè: il documento) e i concetti connessi<br />
alla conservazione (per es.: ciclo vita, i metadati, conservazione dei documenti) 4 . Le<br />
caratteristiche della ricerca che, verso fine secolo, si è sviluppata ed è sorta dalla definizione<br />
iniziale di questioni, teorie e metodi erano: 1) la collaborazione internazionale, 2) l’inter-,<br />
la multi- e la trans-disciplinarietà, 3) la globalità e la generalità dei problemi sollevati, e<br />
4) la tendenza a suddividere ogni problema in componenti che potessero essere risolte in<br />
modo autonomo e separato.<br />
3 Bearman, David. “Moments of Risk: Identifying Threats to Electronic Records,” [Momenti di Rischio:<br />
identificare le minacce dei documenti elettronici] Archivaria 62 (autunno 2006): 15-46.<br />
4 V. Duff, Wendy. “Ensuring the Preservation of Reliable Evidence: A Research Project Funded by the NHPRC.”<br />
[Garantire la Conservazione di Prove Affidabili: Un Progetto di Ricerca a cura di NHPRC] Archivaria 42<br />
(autunno 1996): 28-45; Duranti, Luciana and Heather MacNeil. “The Protection of the Integrity of Electronic<br />
Records: An Overview of the UBC-MAS Research Project.” [La conservazione dell’integrità dei documenti<br />
elettronici: panoramica sul Progetto di Ricerca UBC-MAS] Archivaria 42 (Autunno 1996): 46-67. Duranti,<br />
Luciana, Terry Eastwood and Heather MacNeil, The Protection of the Integrity of Electronic Records.<br />
Dordrecht: Kluwer Academic Publishing, 2002. [la Conservazione dell’Integrità dei Documenti Elettronici]<br />
2
30<br />
La discussione per ognuna di queste caratteristiche è assicurata. L’interesse nel<br />
costituire un’associazione internazionale derivava da un sentimento generale sul fatto<br />
che la soluzione della conservazione digitale potrebbe non avere legami diretti con i<br />
contesti culturali, sociali, politici o legali, ma necessitava di essere divisa in vari contesti,<br />
pur rimanendo valida in ognuno di essi e che la necessità della comunità di ricerca di<br />
conseguire un impatto sull’industria tecnologica dell’informazione richiedeva lo sviluppo<br />
di standard internazionali, possibile solo con un accordo di una rete di ricercatori a livello<br />
internazionale 5 .<br />
Al contempo, era chiaro che la soluzione dei problemi presentati dalla conservazione<br />
digitale non poteva essere trovato in un contesto di un approccio strettamente disciplinare,<br />
ma necessitava il supporto di una serie di discipline il cui focus di conoscenza verteva<br />
su singoli aspetti di tali problemi, come quelli diplomatici (per es.: per le caratteristiche<br />
ed i caratteri qualitativi delle entità da conservare), legali (es.: per i diritti di proprietà<br />
intellettuale coinvolti nella migrazione), chimici (es. per i componenti dei mezzi<br />
di conservazioni), problematiche relative alla scienza elettronica ed ingegneristica<br />
(per il progetto dei prototipi), ecc. Questa visione necessitava di un approccio di tipo<br />
interdisciplinare, ovvero, di un modo di conduzione della ricerca che integrasse diverse<br />
metodologie, concetti, principi e tecniche da una varietà di campi a seconda delle<br />
necessità. L’integrazione di diversi gruppi di conoscenza e la successiva elaborazione e<br />
sviluppo dei suoi risultati avrebbe certamente prodotto nuova conoscenza, concordante<br />
con quella di ogni campo separato. Il processo di interdisciplinarietà è molto diverso da<br />
quello multidisciplinario che tende ad esaminare lo stesso problema nel contesto di ogni<br />
disciplina separata e di risolverlo entro tale disciplina, senza un’integrazione di teoria e<br />
metodi. I risultati vengono confrontati e viene adottata la soluzione migliore.<br />
Rispetto all’interdisciplinarietà ed alla multidisciplinarietà, la transdisciplinarietà<br />
è multireferenziale e multidimensionale. Laddove l’interdisciplinarietà comporta<br />
il trasferimento di uno o più metodi o idee da una disciplina ad un’altra, e la<br />
multidisciplinarietà comporta l’analisi dello stesso oggetto da parte di diverse discipline,<br />
la transdisciplinarietà –come viene indicato dallo stesso prefisso “trans”- comporta il<br />
5 V. per esempio il Progetto InterPARES: Luciana Duranti, ed. The Long-Term Preservation of Authentic<br />
Electronic Records: The Findings of the InterPARES Project [La Conservazione a lungo termine dei Documenti<br />
elettronici autentici: Le scoperte del Progetto InterPARES] (San Miniato: Archilab, 2005), anche online<br />
http://www.interpares.org/book/index.cfm.<br />
LUCIANA DURANTI
La conservazione del digitale: una panoramica sulla ricerca internazionale<br />
pensare contemporaneamente all’interno, attraverso e al di fuori di ogni disciplina e al<br />
di là di tutte le discipline. Il suo scopo è quello di giungere ad una comprensione della<br />
realtà presente, di cui un imperativo consiste nell’unità della conoscenza; “il rigore,<br />
l’apertura e la tolleranza” sono caratteristiche fondamentali per un’attitudine ed una<br />
visione transdisciplinare.<br />
Il rigore nella tesi, prendendo in considerazione tutti i dati esistenti, rappresenta la<br />
migliore difesa contro possibili distorsioni. L’apertura mentale comporta l’accettazione<br />
di quanto sconosciuto, inatteso ed imprevedibile. La tolleranza comporta la conoscenza<br />
del diritto ad idee e verità opposte alle proprie” 6 . Invece la transdisciplinarietà è la più<br />
creativa di tutte le prospettive di ricerca perché, pur non negando la disciplinarietà, apre<br />
l’opzione di rifiutare tutte le discipline e pertanto rappresenta l’approccio più utile nel<br />
momento in cui ci si confronta con questioni che sembrano essere completamente nuove,<br />
ma che non sono ancora state provate 7 .<br />
Le altre due caratteristiche dei progetti di ricerca di fine secolo consistevano nella<br />
loro generalità nel tentativo di indirizzare l’intero problema della conservazione digitale in<br />
un’unica volta come applicata ad ogni tipo di entità, e la loro globalità in cui non avevano<br />
le loro radici nei problemi riscontrati da una specifica organizzazione ma nell’idea di quali<br />
fossero i problemi, nella mente degli esperti mondiali, che ogni organizzazione stava già<br />
affrontato o che avrebbe eventualmente incontrato; e la loro tendenza a suddividere tali<br />
problemi in parti gestibili separatamente in modo che le conclusioni relative ad ogni parte<br />
non potessero essere invalidate da una possibile mancanza di validità delle conclusioni<br />
correlate ad altre parti e le soluzioni potessero essere testate ed implementate come moduli<br />
di un più ampio complesso che poteva variare da un luogo all’altro. Così per esempio, il<br />
problema dei metadati dovrebbe essere trattato disgiuntamente dalla sicurezza o dalla<br />
conversione.<br />
Oltre alla condivisione delle caratteristiche sopra discusse, tali progetti di ricerca<br />
trovano un ampio consenso in una serie di affermazioni che costituiscono un fondamento<br />
6 V. Charter of Transdisciplinarity online http://nicol.club.fr/ciret/english/harten.htm (accesso nel 01/02/2007).<br />
Ogni progetto transdisciplianre è per definizione anche disciplinare, interdisciplinare e multidisciplinare.<br />
7 Un progetto tipico che impiega questo approccio è Transnet, online http://www.sfu.ca/transnet/. Il progetto di<br />
ricerca sulla conservazione del digitale che ha di fatto impiegato il maggior numero di transdisciplinarietà è<br />
InterPARES 2, nei suoi sforzi di coinvolgere nella ricerca le discipline di individui e di organizzazioni che<br />
creano archivi in attività artistiche, scientifiche, business e di e-government V. progetto online http://www.<br />
interpares.org/ip2/ip2_index.cfm. Un tipico progetto interdisciplinare è ERPANET, online http://www.erpanet.<br />
org/. La maggior parte delle collaborazioni internazionali sono state del tipo multidisciplinare.<br />
3
32<br />
su cui ogni progetto in corso si basa. I punti di consenso sono i seguenti: 1) la tecnologia<br />
non può determinare la soluzione del problema della conservazione del digitale: sono i<br />
bisogni delle organizzazioni che definiscono il problema e sono i principi archivistici che<br />
devono stabilire la correttezza e l’adeguatezza di ciascuna soluzione tecnica prospettata;<br />
2) la conservazione digitale è un continuo processo che inizia con la creazione del<br />
documento; 3) non è possibile conservare fisicamente un documento digitale; è possibile<br />
unicamente mantenere la capacità di riprodurlo; 4) la sola maniera per conservare un<br />
documento che non è più attivo è di fare una copia autentica dell’ultima manifestazione<br />
usata dal suo produttore nel corso dell’attività; 5) lo scopo della conservazione digitale è<br />
quello di trasmettere nello spazio e nel tempo dei documenti che rimangano accessibili e<br />
che sia possibile provare come autentici ed accurati; 6) i documenti dinamici ed interattivi<br />
costituiscono una seria sfida alla nostra abilità nel conservarli, poiché necessitano di essere<br />
fissati o ricostituiti; e 7) la conservazione a lungo termine oltre il limite dell’obsolescenza<br />
(decenni e secoli) richiede una custodia legittimata ininterrotta e riporta la questione della<br />
figura più discussa del “custode fidato” 8 .<br />
LUCIANA DURANTI<br />
Sebbene i punti di consenso sopra indicati siano di fondamentale importanza,<br />
l’affermazione condivisa che avrà le maggiori conseguenze sulle direttive future della<br />
ricerca sulla conservazione digitale è che non c’è un’unica soluzione per la conservazione del<br />
digitale. Le soluzioni sono situazioni specifiche e devono essere concepite dai conservatori<br />
alla luce di: a) il contesto culturale, legale, amministrativo e funzionale in cui operano; b)<br />
la natura e le caratteristiche dell’individuo o dell’organizzazione che produce il materiale<br />
digitale; c) la tipologia del materiale prodotto e le sue caratteristiche documentarie e<br />
tecnologiche; d) le limitazioni imposte dalle risorse finanziarie ed umane a disposizione;<br />
e) la cultura organizzativa del produttore del materiale e del conservatore; e g) il loro<br />
accesso ai programmi professionali o didattici. Un corollario di questa posizione consiste<br />
nel fatto che, mentre la teoria e i metodi sviluppati dai progetti a vasta rete possono essere<br />
velocemente applicabili alla struttura strategica e procedurale di grandi archivi ricchi<br />
in risorse, non possono essere direttamente applicati ad organizzazioni archivistiche o a<br />
programmi di piccole-medie dimensioni (unità all’interno di archivi creanti organizzazioni)<br />
senza 1) il sostegno dello loro entità di regolazione, di controllo e di revisione, 2) maggiori<br />
8 Il concetto di custode fidato è stato teorizzato e descritto nel contesto di InterPARES 2 ed ha un ruolo<br />
fondamentale nella struttura di InterPARES 2 per le politiche, le lineeguida per creare e mantenere i documenti<br />
e le linee guida per la conservazione dei documenti
La conservazione del digitale: una panoramica sulla ricerca internazionale<br />
adattamenti ai metodi e alle strategie consigliate, 3) la loro conversione in concreti piani di<br />
azione per ogni entità data di documenti o dati, e 4) lo sviluppo di competenze ed abilità<br />
adeguate da parte di professionisti responsabili. Questa à la ragione per cui i maggiori<br />
progetti di ricerca hanno favorito la suddivisione del problema nelle sue componenti: questa<br />
suddivisione ha consentito a progetti internazionali di sviluppare soluzione adattabili a<br />
circostanze nazionale senza comprometterne l’insieme. Tuttavia, quanto finora fatto è<br />
ancora molto distante da quanto è necessario fare ancora. I progetti di ricerca attuali sono<br />
tentativi sempre più vasti che non nascono da movimenti di base, continuano a coinvolgere<br />
grandi e ricche istituzioni e le migliori menti accademiche piuttosto distanti dalla realtà<br />
quotidiana della conservazione del digitale, hanno principalmente la funzione di clearing<br />
house e di disseminazione di altri progetti di ricerca o di migliore prassi ed hanno la<br />
tendenza a limitare la mobilitazione della conoscenza per offrire workshop e seminari 9<br />
Le conclusioni di uno studio sull’efficacia di seminari e workshop esistenti volti<br />
ad aumentare le abilità degli archivisti nella conservazione digitale e la loro capacità a<br />
migliorarli nelle loro conoscenze, hanno dimostrato tuttavia che pochissimi partecipanti<br />
erano in grado di incrementare le abilità una volta tornati ai loro ambienti di lavoro 10 .<br />
Perciò, vi è una duplice questione nella ricerca di soluzioni concrete a problemi<br />
esistenti in situazioni reali e per consentire a quelli in atto di implementare tali soluzioni.<br />
Vi è un’evidente assenza di progetti di ricerca adeguati indirizzati in tal senso. Per<br />
completare le iniziative diffuse a livello internazionale, abbiamo bisogno di altri tipi di<br />
progetti di ricerca.<br />
A mio parere, i progetti di ricerca futuri dovranno indirizzare questa duplice<br />
questione attaccandola contemporaneamente dai due diversi fronti: dall’alto al basso<br />
(sensibilizzando chi ha il potere di creare un ambiente di supporto per la conservazione<br />
digitale) e dal basso all’alto (sviluppando delle soluzioni pratiche per reali circostanze<br />
imperfette).<br />
Tra gli obiettivi dei futuri progetti di ricerca, intravedo quanto segue:<br />
- la promozione di condizioni di sostegno della conservazione digitale dimostrando<br />
9 Per es.: v. Digital Preservation Europe digitalpreservationeurope.eu/about/. Se il suo scopo di promuovere la<br />
collaborazione e la sinergia tra i progetti è importante e lodevole, dove sono gli altri progetti, quelli che hanno<br />
radici nelle comunità ma che sono sostenuti ad altri livelli internazionali?<br />
10 Duff, Wendy M., Amy Marshall, Carrie Limkilde, and Marlene van Ballegooie. “Digital Preservation Education:<br />
Educating or Networking?” [“Conservazione digitale: Educazione o Networking?”]The American Archivist 69,<br />
1 2006): 188-212.<br />
33
3<br />
agli enti di controllo e di revisione e ai responsabili delle decisioni che è essenziale<br />
integrare i requisiti di conservazione in qualunque attività da essi regolamentate,<br />
riveste o controllate;<br />
- la collaborazione con organizzazioni archivistiche di piccole e medie dimensioni<br />
e con programmi volti allo sviluppo di politiche, strategie, procedure e/o piani di<br />
azioni graduali che possono mettere in atto la conservazione di materiali digitali che<br />
prevedono di acquisire o che hanno già acquisito, impiegando tutte le raccomandazioni<br />
ed i prodotti di progetti di ricerca guida all’avanguardia;<br />
- la valutazione dell’applicabilità delle raccomandazioni dei progetti di ricerca<br />
internazionale in merito alla creazione e alla conservazione fidata di documenti a<br />
situazioni di organizzazioni o programmi specifici di piccole o medie dimensioni e, in<br />
particolare, la validità delle affermazioni sui rapporti tra i conservatori e i produttori<br />
di documenti;<br />
- la valutazione sull’applicabilità delle soluzioni di conservazione dei progetti di ricerca<br />
internazionali su casi concreti identificati da organizzazioni o programmi specifici<br />
che necessitino di attenzione immediata, sia quando i documenti in questione siano<br />
già in loro custodia sia che si trovino ancora nella mani del loro produttore;<br />
- il miglioramento e la successiva elaborazione delle teorie e dei metodi, dei concetti<br />
e dei principi sviluppati dai progetti di ricerca internazionale sulla base dei risultati<br />
delle attività sopra descritte;<br />
- stabilire quando tali teorie e metodi, concetti e principi siano applicabili nelle<br />
giurisdizioni, indipendentemente dall’ambiente legale/amministrativo, sociale e<br />
culturale e, qualora non siano applicabili, identificarne il motivo e determinare le<br />
misure necessarie per garantire la conservazione dei documenti digitali;<br />
- assistere le organizzazioni o i programmi di piccole o medie dimensioni nell’affrontare<br />
le questioni legali che sono state identificate dai pertinenti progetti di ricerca che creano<br />
degli ostacoli alla conservazione digitale a lungo termine e quelli che potrebbero<br />
essere specifici per la loro situazione;<br />
- formulare dei modelli per ciascuna scelta relativa ai metodi di conservazione e agli<br />
oggetti digitali che devono essere conservati, che identifichino le conseguenze etiche<br />
per gli individui e la società;<br />
LUCIANA DURANTI<br />
- creare modelli di valutazione in grado di misurare il successo delle soluzioni di
La conservazione del digitale: una panoramica sulla ricerca internazionale<br />
conservazione proposte ed attuate;<br />
- sviluppare dei modelli sui costi della conservazione per i vari tipi di documenti ed<br />
archivi;<br />
- sviluppare la consapevolezza e materiali didattici che possano 1) consentire al<br />
personale di organizzazioni o programmi di piccole dimensioni di progettare e<br />
condurre la conservazione digitale, b) assistere le associazioni professionali nella<br />
promozione dello sviluppo di carriera dei loro membri, e c) fornire ai programmi<br />
universitari argomenti e strutture per i corsi universitari sulla conservazione digitale;<br />
ed identificare i metodi di effettiva distribuzione;<br />
- garantire il trasferimento della conoscenza generata da questa azione di ricerca –<br />
inclusi gli esempi effettivi e le storie di successo- ai partecipanti competenti a livello<br />
locale, nazionale ed internazionale; e<br />
- stabilire una rete di ricerca e didattica forte sulla conservazione digitale che abbia<br />
profonde radici nelle varie comunità servite da ciascun progetto di ricerca e che si<br />
integri nel lavoro accademico con l’azione sociale e comunitaria.<br />
I prodotti di tali progetti di ricerca potrebbero essere:<br />
- politiche, strategie e procedure per organizzazioni o programmi archivistici di piccole<br />
e medie dimensioni e linee guida per i produttori di quei documenti che rientrano<br />
nelle loro responsabilità;<br />
- piani di azione per studi di casi specifici condotti nel corso della ricerca;<br />
- analisi della validità, dell’applicabilità e dell’adattabilità dei piani di azione sviluppati<br />
nei casi specifici studiati per organizzazioni, contesti o paesi differenti;<br />
- confronto tra i piani di azione sviluppati per la conservazione di documenti a diversi<br />
livelli nel loro ciclo di vita (creazione, uso, mantenimento, modifica, conservazione);<br />
- criteri per determinare i materiali più a rischio, come la data di creazione, l’ultima<br />
data di accesso, il vettore, il sistema operativo, il software impiegato, l’ attrezzatura<br />
richiesta e la sua disponibilità., ecc.<br />
- linee guida per i requisiti della conservazione che si applicano solo a specifiche<br />
tipologie di documenti digitali e che possono essere impiegate nel contesto di ambienti<br />
a basse risorse;<br />
- valutazione di modelli per la determinazione del grado di successo dell’azione di<br />
conservazione scelta;<br />
3
3<br />
LUCIANA DURANTI<br />
- modelli costi-benefici per i vari tipi di archivi o programmi, documenti e/o sistemi;<br />
- modelli etici che identificano ed esplicitano le conseguenze per gli individui e per la<br />
società di vari tipi di misure di conservazione o della loro mancanza;<br />
- moduli didattici e di addestramento per le organizzazioni o i programmi archivistici,<br />
le associazioni professionali ed i programmi universitari; moduli didattici e di<br />
sensibilizzazione per i non archivisti, come i professionisti dell’informatica, i venditori<br />
e i fornitori di servizi; le risorse umane e gli amministratori finanziari; le comunità di<br />
pratica, i membri del pubblico generale, ecc. ed una strategia per la loro consegna; e<br />
- “white papers” volti a regolare, controllare, revisionare e a creare istituzioni politiche,<br />
a sostenere il bisogno vitale di integrare la conservazione digitale programmata nei<br />
requisiti originati dalle attività che regolano, controllano o revisionano.<br />
Questo tipo di progetto di ricerca richiede una ricerca -azione 11 . La Ricerca-azione<br />
è una raccolta di metodi partecipativi ed interattivi che segue l’azione (in questo caso, la<br />
conservazione dei documenti digitali) e la ricerca al contempo. Automaticamente, questo<br />
metodo di ricerca crea delle collaborazioni tra i membri della comunità ed i ricercatori<br />
in un programma di azione di riflessione verso un cambiamento positivo 12 . La ricerca-<br />
azione amplia l’uso della metodologia dello studio del caso, della comunicazione diretta e<br />
dell’interazione con i soggetti della ricerca che, al contempo, partecipano e contribuiscono<br />
all’attività della ricerca. I partecipanti ed i ricercatori dell’azione creano una conoscenza<br />
che è concretamente utile. Nel processo, essi definiscono congiuntamente gli obiettivi<br />
della ricerca e gli obiettivi politici, co-formulano le questioni della ricerca, un pool di<br />
conoscenza, preparano le conoscenze di ricerca condivise e sviluppano delle interpretazioni<br />
e dei test di performance che attuano specifiche strategie per un cambiamento sociale. Si<br />
dice che la ricerca-azione, come forma di indagine, reconcettualizzi la scienza come un<br />
progetto collaborativo, comunicativo, comunitario e focalizzato sul contesto.<br />
Nel caso della ricerca sulla conservazione del digitale, si possono includere nel<br />
campo della ricerca-azione due distinte metodologie di ricerca: il metodo della ricerca sullo<br />
sviluppo del prototipo e l’etnografia. Lo sviluppo del prototipo è un approccio incentrato<br />
11 McNiff, Jean, and Jack Whitehead. All You Need to Know About Action Research. [Tutto quello che è necessario<br />
sapere sulla Ricerca-Azione] London: SAGE Publications Ltd., 2006.<br />
12 Greenwood, David J. and Morten Levin. “Reconstructing the Relationships between Universities and Society<br />
through Action Research,” [Ricostruire i rapporti tra le Università e la Società con la Ricerca-Azione] in<br />
Norman K. Denzin and Yvonna S. Lincoln, ed. The Landscape of Qualitative Research: Theories and Issues,<br />
[Lo scenario della ricerca qualitative e delle teorie e discussioni] 2 nd . Thousand Oaks: SAGE Publications,<br />
2003, 131-166.
La conservazione del digitale: una panoramica sulla ricerca internazionale<br />
sull’utente che permette di esplorare l’interazione tra la teoria e la pratica, favorendo la<br />
pratica ed offrendo anche nuove idee sui concetti teorici. Lo sviluppo di un sistema in un<br />
contesto di ricerca può servire come prova dimostrativa della teoria sottostante, mentre<br />
produce qualcosa che può costituire la base della ricerca allargata e in corso 13 .<br />
L’etnografia, invece, è una forma di indagine caratterizzata dalla posizione<br />
dei ricercatori nei confronti dei fenomeni oggetto di studio: si collocano all’interno<br />
di un ambiente archivistico (inclusi i produttori di documenti, gli archivisti e gli<br />
utenti, che insieme costituiscono una comunità di pratica all’interno della quale<br />
l’interazione sociale definisce i valori e crea dei significati) per raggiungere la<br />
prospettiva culturale di responsabili dei documenti. Il processo della ricerca<br />
etnografica include un’attenta osservazione dell’ambiente che risulta in descrizioni<br />
dettagliate, in numerosi colloqui ai membri della comunità, e nell’analisi dei<br />
documenti prodotti o accumulati nelle prime due attività 14 .<br />
Come faranno i ricercatori e i partecipanti a stabilire il grado di successo o di<br />
insuccesso di questi attenti processi di ricerca che tendono a portare una conoscenza di<br />
alto livello internazionale a chi necessita di applicarla e di portare l’esperienza di tali<br />
realizzazioni sulla scienza internazionale per poter raffinare ed elaborare la teoria e i<br />
metodi e procedere a livelli successivi nello sviluppo della conoscenza? Gli indicatori di<br />
performance per questo tipo di ricerca devono necessariamente rapportarsi all’efficacia<br />
ed alla produttività della collaborazione. Infatti, se le politiche, le strategie o i piani di<br />
azione sviluppati per ogni soggetto e partecipante alla ricerca sono in grado di produrre<br />
come risultato la conservazione permanete dei materiali in oggetto, è impossibile sapere<br />
nel breve periodo l’arco di tempo di ciascun progetto di ricerca. Pertanto, qualunque<br />
collaborazione di ricerca valuterà la motivazione e la risolutezza dei partecipanti nel<br />
contribuire ai risultati previsti; la qualità, la continuità e gli effetti dei loro contributi;<br />
l’efficacia dei prodotti nello stabilire adeguati rapporti tra i partecipanti all’interno<br />
di ogni ambito archivistico, nell’affrontare le questioni di conservazione più urgenti e<br />
nell’informare e nel guidare sia lo staff che ciascuna organizzazione partecipante e gli<br />
13 Questo metodo è stato impiegato in InterPARES 2. V. Evans, Joanne e Nadav Rouche. “Utilizing Systems<br />
Development Methods in Archival Systems Research: Building a Metadata Schema Registry,” [Utilizzare I<br />
metodi per lo sviluppo di sistemi nella Ricerca dei sistemi archivistici: Costruire un Registro con gli schema<br />
dei metadati] Archival Science 4, 3-4 (Settembre 2004): 315-334.<br />
14 Gracy, Karen F. “Documenting Communities of Practice: Making the Case for Archival Ethnography,”<br />
[Documentare le Comunità di Pratica: il caso dell’etnografica archivistica] Archival Science 4, 3-4 (Settembre<br />
2004): 335-365.<br />
3
3<br />
enti preposti al loro controllo e revisione. L’ultimo indicatore del successo di ciascun<br />
progetto di ricerca sarà rappresentato dal livello di soddisfazione dei propri partecipanti,<br />
sia della comunità (basata sulla loro percezione dell’abilità acquisita nel programmare e<br />
condurre una conservazione del digitale) sia del mondo accademico (basata sull’insieme<br />
della conoscenza prodotta nel processo di ricerca). Infine, la valutazione finale spetterà<br />
alle prossime generazioni.<br />
Questo articolo ha presentato una breve panoramica sul punto in cui si trovava e si<br />
trova ora la ricerca sulla conservazione a lungo termine dei documenti digitali e riporta un<br />
mio personale punto di vista sulla direzione che la ricerca deve intraprendere. Ritengo che<br />
molto sia stato raggiunto nel decennio passato. Certamente è stata creata una comunità<br />
di ricerca laddove ancora non esisteva e sono stati posti dei pilastri fondamentali nella<br />
conoscenza. Ora spetta a noi consentire agli individui e alle organizzazioni di implementare<br />
tale conoscenza e, di sviluppare strade per adattarla alle sempre mutevoli circostanze.<br />
Infine, questa rappresenta la più grande sfida per la ricerca sulla conservazione del<br />
digitale: l’instabilità delle sue soluzioni. Non è impossibile confrontarsi con l’instabilità<br />
se ci focalizziamo sullo sviluppo di metodi azioni veloci ed efficaci e ne stabiliamo le<br />
strutture sul campo, laddove sia necessario.<br />
LUCIANA DURANTI
Il quadro normativo italiano<br />
MICAELA PROCACCIA<br />
(Ministero per i Beni e le Attività Culturali - Direzione generale per gli Archivi, Roma)<br />
Negli ultimi quindici anni l’Italia ha accumulato una normativa sul tema della<br />
informatizzazione dei documenti e dunque degli archivi delle pubbliche amministrazioni,<br />
in complesso molto avanzata, della quale il codice dell’Amministrazione digitale è uno<br />
degli ultimi esiti. Questa elaborazione si è articolata all’interno di due sistemi normativi,<br />
sviluppatisi in modo parallelo ma con reciproca interazione: quello che tratta i temi<br />
della trasparenza, riservatezza, documentazione amministrativa, informatizzazione del<br />
protocollo, firma digitale e, da ultimo, il codice dell’amministrazione digitale e quello in<br />
tema di beni culturali.<br />
Possiamo scegliere come momento iniziale di questa rapidissima rassegna la legge<br />
15 marzo 1997, n.59, che all’art.15, comma 2 stabiliva che “gli atti, dati e documenti<br />
formati dalla pubblica amministrazione e dai privati con strumenti informatici o<br />
telematici, i contratti stipulati nelle medesime forme, nonché la loro archiviazione e<br />
trasmissione con strumenti informatici, sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge”,<br />
delegando al Governo l’emanazione di specifici regolamenti in materia.<br />
Il d.p.r. 10 novembre 1997, n.513, e il successivo d.p.c.m. 8 febbraio 1999 furono<br />
emanati in esecuzione di quella delega. Con queste disposizioni, dunque, si ponevano<br />
le premesse per l’avvio di significativi progetti e anche di concrete esperienze di<br />
“dematerializzazione”, che riguardano archivi anche di straordinario impatto sul<br />
sistema sociale e sullo status dei cittadini, non occupandosi, tuttavia, direttamente della<br />
conservazione della documentazione digitalizzata. Su questo punto è intervenuto il dPR<br />
20 ottobre 1998 n. 428, che agli articoli dal 12 al 20 detta norme sull’organizzazione<br />
dei servizi d’archivio e sancisce, tra l’altro, l’obbligo di implementazione degli archivi di<br />
deposito e storici delle pubbliche amministrazioni.<br />
Tutta questa legislazione è poi confluita nel dPR 28 Dicembre 2000, n.445 Testo<br />
unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione<br />
amministrativa. In particolare, le disposizioni in materia di protocollo e archivio, contenute<br />
negli articoli dal 51 al 69 del DPR 445/2000, rimaste in vigore dopo l’emanazione del<br />
3
0<br />
codice dell’Amministrazione digitale, ed i provvedimenti attuativi richiamano l’obbligo<br />
delle pubbliche amministrazioni di dotarsi dei quadri di classificazione, dei massimari<br />
di scarto o piani di conservazione e del Manuale di gestione come presupposto per la<br />
corretta formazione degli archivi.<br />
Queste disposizioni sembrano riferirsi all’archivio cartaceo, dal momento che<br />
nel testo normativo sono state espunte le disposizioni relative al materiale prodotto su<br />
supporto informatico destinate ad essere oggetto di un successivo intervento; esse vanno<br />
tuttavia ricordate quando si passa ad esaminare il Codice dell’amministrazione digitale.<br />
Nelle disposizioni del Codice, benché il documento informatico sia trattato di<br />
massima come un oggetto privo del suo contesto, è possibile rintracciare riferimenti<br />
ad una struttura archivistica sostanzialmente corretta, e disposizioni che chiamano in<br />
causa la competenza dell’Amministrazione archivistica statale, attraverso le quali questa<br />
normativa si salda con quella recata dal codice dei beni culturali e del paesaggio.<br />
Ciò a partire dalla definizione della gestione informatica dei documenti (art.1,<br />
lettera u) che, ai fini del codice, è “l’insieme delle attività finalizzate alla registrazione<br />
e segnatura di protocollo, nonché alla classificazione, organizzazione, assegnazione,<br />
reperimento e conservazione dei documenti amministrativi formati o acquisiti dalle<br />
amministrazioni, nell’ambito del sistema di classificazione d’archivio adottato, effettuate<br />
mediante sistemi informatici”.<br />
Benché il linguaggio sia, dal punto di vista di una corretta descrizione tecnica delle<br />
procedure di gestione dei documenti, più impreciso di quello utilizzato nel DPR 445/2000,<br />
i principi enunciati in quella normativa vengono comunque richiamati anche a proposito<br />
della formazione di un archivio, su supporto non convenzionale.<br />
Giustamente, Maria Grazia Pastura ha osservato che questa formulazione<br />
consente di superare una cesura “più apparente che reale” che poteva sembrare<br />
essersi verificata fra le disposizioni del DPR 445/2000 – riferite all’archivio<br />
cartaceo – e il Codice 15 .<br />
MICAELA PROCACCIA<br />
Il richiamo alla competenza del Ministero per i beni culturali inserito nel comma<br />
4 dell’art. 22 :“le regole tecniche in materia di formazione e conservazione di documenti<br />
informatici delle pubbliche amministrazioni sono definite ai sensi dell’articolo 71, di<br />
concerto con il Ministro per i beni e le attività culturali, nonché d’intesa con la Conferenza<br />
15 M.G. Pastura, Codice dell’amministrazione digitale: problemi e prospettive archivistiche, in “ I Quaderni del<br />
Cnipa” n. 25 (maggio 2006), pp. 21-30, p.22.
unificata di cui all’articolo 8 del decreto legislativo 28 agosto 1997, n. 281, e sentito il<br />
Garante per la protezione dei dati personali”, suona come ulteriore garanzia della corretta<br />
conservazione dei documenti digitali.<br />
Il quadro normativo italiano<br />
Il capo III contiene le disposizioni sulla formazione, gestione e conservazione dei<br />
documenti . L’art.43, relativo alla riproduzione e conservazione dei documenti, anche di<br />
quelli nati su supporto cartaceo, al comma 1, che ripete in parte le disposizioni dell’art.6<br />
comma 1, del dPR 445/2000 stabilisce che “i documenti degli archivi, le scritture contabili,<br />
la corrispondenza ed ogni atto, dato o documento di cui e’ prescritta la conservazione per<br />
legge o regolamento, ove riprodotti su supporti informatici sono validi e rilevanti a tutti<br />
gli effetti di legge, se la riproduzione sia effettuata in modo da garantire la conformità<br />
dei documenti agli originali e la loro conservazione nel tempo, nel rispetto delle regole<br />
tecniche stabilite ai sensi dell’articolo 71”. Rispetto all’analoga disposizione del dPR<br />
445/2000, che autorizzava la distruzione degli originali se conformi alle regole tecniche<br />
stabilite unilateralmente dall’AIPA (che in effetti le emanò, prima con delibera n. 42 del<br />
2001 rielaborata e ripubblicata 2004, n.11 ) la nuova disciplina introduce un elemento<br />
di garanzia, e cioè la conformità al regolamento da emanare sentite le amministrazioni<br />
di interessate. Inoltre il comma 4 ribadisce che “sono fatti salvi i poteri di controllo del<br />
Ministero per i beni e le attività culturali sugli archivi delle pubbliche amministrazioni<br />
e sugli archivi privati dichiarati di notevole interesse storico”. Quest’ultima disposizione,<br />
come quelle già ricordate dal DPR 445/2000, costituiscono una sorta di ponte normativo<br />
che unisce questo sistema alla codificazione in materia di beni culturali.<br />
In merito alla riproduzione digitale la Direzione Generale per gli Archivi ha emanato<br />
la lettera circolare n. 8 dell’11 febbraio 2004, contenente le indicazioni che seguono:<br />
“Poiché non sembra sia stata affrontata e risolta la delicata questione della<br />
conservazione permanente dei documenti elettronici (…) le SS.LL., e in particolare le<br />
Soprintendenze archivistiche per i documenti conservati da Amministrazioni non statali,<br />
non autorizzeranno la distruzione degli originali cartacei destinati alla conservazione<br />
permanente”, anche quando le riproduzioni siano state eseguite secondo le modalità<br />
stabilite dalla direttiva 42/2001 dell’AIPA. A riprova dell’incertezza che ancora sussiste a<br />
proposito di tali modalità, la circolare menziona la decisione pressa dall’allora Ministro<br />
Stanca di attivare un tavolo tecnico congiunto per l’individuazione e sperimentazione di<br />
regole e metodologie standard per la conservazione permanente di documenti elettronici.
2<br />
A questo proposito, purtroppo, occorre rammentare che il tavolo tecnico non ha ancora,<br />
al momento in cui si scrive, ultimato il suo lavoro, ed è stato riconfermato dal nuovo<br />
Ministro competente. Ci si augura che vengano presto emanate le indicazioni necessarie.<br />
Il codice e il regolamento di organizzazione del Ministero per i beni e le attività<br />
culturali (DPR 173/04) conferiscono perciò all’Amministrazione archivistica poteri di<br />
vigilanza e controllo sugli archivi pubblici, e allo stesso tempo funzioni di sostegno alle<br />
pubbliche amministrazioni nel progettare e creare il proprio sistema archivistico, allo<br />
scopo di assicurarne la conservazione nel tempo.<br />
La Direzione generale per gli archivi ha da tempo avviato questo secondo aspetto<br />
della sua attività, talvolta anche prima dell’emanazione della normativa sopra richiamata,<br />
attraverso iniziative diverse ( anche in collaborazione con altri Enti), tutte nel segno della<br />
elaborazione di Titolari, Massimari di scarto, Regolamenti e Manuali di gestione, per la<br />
documentazione (come per Camere di Commercio, Università, le stesse ASL, Regioni,<br />
Province e Comuni). Si tratta di iniziative che hanno avuto una accelerazione in vista<br />
dello spirare del termine (gennaio 2004) posto dal decreto legislativo 445 per l’adozione<br />
di procedure informatizzate nella gestione del servizio di protocollo e archivio. Si tratta<br />
di predisporre gli strumenti e le condizioni indispensabili per costituire archivi organici<br />
anche in ambiente digitale, fruibili nell’immediato agli utenti interni (gli archivisti ed<br />
amministratori) ed esterni (i cittadini) e di garantendo al contempo le necessarie basi per<br />
una loro conservazione permanente.<br />
MICAELA PROCACCIA<br />
Si tratta di un punto cruciale, più volte ricordato, e cioè del fatto che anche la fase<br />
di creazione dell’archivio digitale, non diversamente da quella di creazione dell’archivio<br />
cartaceo, per poter assicurare una qualche garanzia di durata nel tempo, va pensata in<br />
vista di questa conservazione.. Il sistema va immaginato tenendo conto della possibilità di<br />
conservalo. Di questo si è occupato moltissimo il dibattito in seno al mondo degli archivisti:<br />
la guida elaborata dal comitato sugli archivi elettronici del Consiglio internazionale<br />
degli archivi, stabilisce che il requisito fondamentale per lo svolgimento della funzione<br />
conservativa è il mantenimento dell’autenticità della leggibilità e accessibilità nel tempo<br />
della produzione documentaria digitale. E il codice dell’amministrazione digitale,<br />
richiamando il punto, parla di integrità, leggibilità e reperibilità.
Come abbiamo visto il problema è anche quello di rapporto, da pensare tutto<br />
in termini nuovi, fra originali e copia. Nel campo della riproduzione del documento<br />
digitale, ciò implica che oltre a essere garantita l’integrità e l’identificazione univoca del<br />
documento, va garantito il mantenimento delle relazioni tra i documenti, devono, cioè,<br />
essere conservati i dati che esprimono l’appartenenza del singolo documento al complesso<br />
archivistico nel quale esso è organicamente e gerarchicamente inserito.<br />
Com’è stato già ricordato, dobbiamo mirare alla certezza e garanzia del futuro della<br />
documentazione una volta che è uscita dall’uso corrente, certezza della conservazione,<br />
della struttura dei dati, riferiti anche alla struttura in cui il documento è stato correttamente<br />
inserito.<br />
Il quadro normativo italiano<br />
Quindi, progettazione alla nascita di un sistema di flusso della documentazione, di<br />
conservazione della documentazione e del suo transito in un processo che sia segnato<br />
da momenti di garanzia della conservazione di tutti questi elementi. Un problema<br />
estremamente complesso che tra l’altro soprattutto in ambito sanitario in questo momento<br />
è allo studio, con particolare riferimento, per esempio, ai processi di certificazione<br />
dei referti di medicina di laboratorio e dei referti di radiologia o, più generalmente, di<br />
diagnostica per immagini, ma un problema la cui soluzione è ineludibile.<br />
3
Documenti in pericolo:<br />
imparare dagli eventi avversi. Le regole della<br />
Banca Mondiale per istituzioni e utenti<br />
APR<strong>IL</strong> M<strong>IL</strong>LER<br />
(Banca Mondiale - Washington)<br />
Le calamità possono essere di svariati tipi, sia naturali che originate dall’uomo,<br />
e possono assumere qualsiasi dimensione: da quelle più piccole, come un’interruzione<br />
temporanea dell’erogazione di corrente o una perdita dell’impianto idraulico; fino a quelle<br />
di ampia portata, quale un vasto incendio di origine chimica, un conflitto bellico tra nazioni<br />
o uno tsunami che devasta vari paesi su due continenti. Si registra un aumento dei reati<br />
quali sabotaggio, frode, furto e molti altri. Se i furti e la manomissione dei documenti sono<br />
di facile rilevazione nei formati cartacei, è molto difficile notarli in ambiente elettronico.<br />
In ogni caso, che il disastro sia di piccola o di grande portata, causato dall’uomo<br />
o dalla natura, l’integrità dei documenti risulta compromessa. In che modo il web e<br />
l’accesso on-line ai documenti elettronici possono aiutare le organizzazioni in caso di<br />
evento avverso? Quale lezione possiamo trarre da disastri quali il World Trade Centre,<br />
l’uragano Katrina e lo tsunami nell’Oceano Indiano?<br />
La copertura dei mass-media e la letteratura sui disastri di questo genere ci fanno<br />
capire quanto la società resti sorpresa dagli effetti degli eventi avversi sulle informazioni<br />
archiviate, sebbene per archivisti, responsabili della documentazione e altri custodi di<br />
informazioni archiviate e materiale culturale, l’esito di disastri quali il World Trade Centre<br />
e l’uragano Katrina non costituisca sorpresa.<br />
La prima lezione, e la più importante, da imparare è quella della duplicazione e della<br />
dispersione. Per i documenti cartacei e su altri formati a stampa il requisito minimo è<br />
copiare i documenti e conservarli in un sito lontano dalla sede principale.<br />
Per i documenti elettronici, duplicare significa fare copie di backup dei dati contenuti<br />
nel computer e degli altri documenti elettronici.<br />
In entrambi i casi sia la sicurezza che l’ubicazione del deposito decentrato sono di<br />
primaria importanza. Il rischio di essere colpiti dallo stesso evento avverso sia nella sede<br />
principale che in quella decentrata è maggiore se la sede decentrata è vicina all’ufficio
che ospita le attività principali. Se invece il deposito è molto lontano dall’ufficio vero<br />
e proprio, il rischio di essere colpiti dallo stesso evento avverso in entrambe le sedi è<br />
inferiore, anche se a volte il reperimento dei documenti può risultare più costoso.<br />
Alcuni studi consigliano di realizzare il deposito decentrato su un altro continente<br />
rispetto a quello che ospita la sede principale o, per lo meno, sul lato opposto dello stesso<br />
continente.<br />
La duplicazione e la dispersione rimandano ad un’altra lezione molto importante e<br />
correlata alla prima: la necessità di identificare i documenti vitali delle organizzazioni in<br />
maniera chiara e coerente. La Banca Mondiale definisce nel modo seguente i documenti<br />
vitali: “Documenti necessari dopo un evento avverso per ripristinare l’attività delle<br />
istituzioni o di altre unità critiche; per ricostruire la posizione giuridica e finanziaria di<br />
tali istituzioni e/o tutelare i diritti delle istituzioni, del rispettivo personale, degli azionisti<br />
e terzi interessati.”<br />
Molte organizzazioni provvedono a copiare i documenti in formato elettronico per<br />
assolvere a vari processi, consentirne l’accesso e a volte garantire la continuità della loro<br />
attività. Queste organizzazioni spendono cifre elevate ogni mese secondo il numero di<br />
documenti da digitalizzare. Oltre alla copia elettronica dei documenti, queste aziende<br />
spendono anche nel backup dei dati elettronici e nei servizi di conservazione file, ma non<br />
tutte stanziano fondi per la conservazione di questi documenti o delle immagini digitali,<br />
né per accertarsi che questi siano conservati nel lungo periodo come copie autentiche di<br />
documenti vitali. In effetti bisogna riconoscere che la conservazione nel lungo periodo è<br />
molto costosa.<br />
APR<strong>IL</strong> M<strong>IL</strong>LER<br />
I programmi di gestione dei documenti sono molto importanti per le organizzazioni.<br />
Essi abbracciano l’intero ciclo di vita dei documenti, dalla creazione alla collocazione<br />
finale. In tali programmi sono particolarmente importanti la registrazione dei documenti<br />
elettronici e le schede di conservazione per la collocazione.<br />
Gli eventi avversi ci ricordano anche l’importanza di formare il personale sulla<br />
gestione dei documenti e su altri sistemi informatici, come pure sulle procedure<br />
necessarie a continuare l’attività qualora dovesse verificarsi un evento avverso.<br />
Uno studio condotto dalla Association of Records Managers nel 2004 ha fatto emergere<br />
dati statistici interessanti sullo stato dei programmi di gestione della documentazione nel<br />
mondo industrializzato: il 46% delle aziende non gestisce i propri documenti elettronici
Documenti in pericolo: imparare dagli eventi avversi.<br />
Le regole della Banca Mondiale per istituzioni e utenti<br />
per l’intero arco di vita, mentre il 59% delle aziende non dispone di una politica per la<br />
registrazione o la conservazione dei documenti elettronici.<br />
Alla Banca Mondiale la funzione di gestione dei documenti è completamente<br />
decentralizzata: ciò significa che tutto il personale – 18.000 persone in 130 paesi del mondo<br />
– è responsabile della gestione dei documenti, creati secondo le regole e gli standard della<br />
Banca Mondiale. La definizione della politica che regolamenta questo programma rientra<br />
tra le responsabilità demandate agli archivi e abbraccia procedure, standard, politica,<br />
portata, formazione e anche funzionamento dei centri di documentazione.<br />
Ma come avviene nella maggior parte delle operazioni decentralizzate, è difficile<br />
accertarsi se tutto il personale applica le regole, soprattutto per quanto riguarda la cattura dei<br />
documenti elettronici nel nostro sistema di archiviazione elettronica finanziato dall’Istituto.<br />
Per gli archivi della Banca Mondiale, questa è una fonte di forte preoccupazione in merito<br />
alla continuità dell’attività. Se i documenti elettronici e i documenti su carta scansionati<br />
non vengono registrati nel nostro sistema istituzionale di archiviazione, la discussione<br />
sull’accesso dopo gli eventi avversi non ha senso di essere. Infatti che senso avrebbe<br />
consentire alla gente di accedere ai documenti via web o con altri strumenti attivati dopo<br />
un disastro, se non c’è alcun contenuto da offrire?<br />
Un’altra lezione importante riguarda la realizzazione, lo stanziamento di fondi e il<br />
controllo periodico di un Piano <strong>Azienda</strong>le di Continuità. Gli eventi avversi che interessano<br />
il mondo industrializzato, come il World Trade Center e l’uragano Katrina, hanno portato<br />
i responsabili delle organizzazioni a realizzare dei piani aziendali di continuità. Anche la<br />
Banca Mondiale ne possiede uno rigoroso, che si appoggia a numerose strutture decentrate<br />
per conservare documenti cartacei ed elettronici.<br />
Per comprendere l’importanza della gestione dei documenti nei paesi in via di sviluppo<br />
è utile rileggere le conclusioni del Summit Mondiale sulla Società dell’Informazione (WSIS)<br />
tenutosi nel dicembre 2003. Questo summit produsse un piano d’azione a promozione<br />
dello sviluppo mondiale delle tecnologie della comunicazione e dell’informazione (ICT),<br />
contenente 10 obiettivi nel campo delle ICT. Questi obiettivi dovranno essere perseguiti<br />
da tutti i paesi – inclusi quelli in via di sviluppo e i paesi del terzo mondo – e giungere<br />
a compimento entro il 2015. Si tratta dei primi obiettivi concordati universalmente da<br />
inserire nei programmi di sviluppo.<br />
Tra questi, citerei in questa occasione gli obiettivi D, F e I.
L’obiettivo “D” riguarda la creazione di collegamenti tra biblioteche pubbliche e<br />
archivi. L’obiettivo “F” si prefigge la creazione di collegamenti tra governo centrale e<br />
governi locali; per realizzarlo, il governo deve essere presente in rete e deve offrire on-<br />
line i servizi pubblici basilari. Se questo obiettivo sarà raggiunto, i governi si troveranno<br />
a creare sempre più documenti elettronici e potranno fornire accesso a un numero sempre<br />
maggiore di documenti e di informazioni on-line: ad esempio sarà possibile richiedere atti<br />
di proprietà o certificati di nascita via web. A quel punto l’urgenza di stendere un piano<br />
contro gli eventi avversi interesserà non solo i documenti su carta e su supporto a stampa,<br />
ma anche i documenti e i contenuti in formato elettronico.<br />
L’obiettivo “I” incoraggia lo sviluppo di un contenuto locale ad uso delle popolazioni<br />
rurali, perché questo sembra avere maggiore rilevanza rispetto a contenuti nazionali o<br />
internazionali.<br />
APR<strong>IL</strong> M<strong>IL</strong>LER<br />
Gli obiettivi del WSIS potrebbero costituire quella infrastruttura su cui basare i<br />
programmi di ripristino dell’attività e di ripresa post-disastro nei paesi in via di sviluppo.<br />
Le organizzazioni del mondo industrializzato devono capire che non è sufficiente disporre<br />
delle adeguate tecnologie dell’informazione e della comunicazione. I documenti e i dati<br />
elettronici restano a rischio se la pianificazione della continuità aziendale non viene<br />
portata a compimento, se non riceve fondi adeguati e non è attuata e neppure se mancano,<br />
o non funzionano a dovere, dei validi programmi di gestione documenti.<br />
La Banca Mondiale è un’istituzione multilaterale costituita nel 1946, che conta 184<br />
paesi membri. La sua visione è quella di un mondo libero dalla povertà, visione che cerca<br />
di perseguire favorendo lo sviluppo economico dei paesi più poveri del mondo. Quando un<br />
evento avverso colpisce dei paesi in via di sviluppo, la Banca Mondiale interviene creando<br />
e attivando dei progetti di sviluppo che facilitino gli sforzi di ripresa dei paesi colpiti.<br />
Tra questi figurano lo sviluppo delle infrastrutture, il rafforzamento delle istituzioni di<br />
governo, servizi sanitari e di istruzione per i profughi. A volte tra gli obiettivi da perseguire<br />
figurano anche progetti per la conservazione dei documenti.<br />
Al momento la Banca Mondiale ha in essere 69 progetti in cui uno dei componenti<br />
da fornire concerne la conservazione dei documenti, gli archivi o la documentazione dello<br />
Stato. Gli obiettivi di questi progetti si possono riunire in 3 gruppi:<br />
1. sviluppo rurale e promozione dell’industria mediante un maggiore accesso ai servizi<br />
dello Stato e alle informazioni di mercato;
2. favorire l’efficienza, la trasparenza e la responsabilità delle azioni di governo;<br />
3. contromisure per gli eventi avversi.<br />
Il disastro che colpì l’Indonesia il 26 dicembre 2004 devastò paesi in Asia, l’India<br />
e perfino in Africa orientale. Ad Aceh, in Indonesia, lo tsunami cancellò cose e persone<br />
lungo una fascia costiera di 800 km, pari al tratto di costa da Venezia a Bari. Circa<br />
130.000 persone morirono, 90.000 risultano ancora disperse e i profughi furono 700.000.<br />
La Banca ha varato numerosi progetti che cercano di contribuire alla ricostruzione<br />
e alla ripresa dell’Indonesia; tra questi figura il Progetto della Banca Mondiale per la<br />
ricostruzione del sistema di amministrazione catastale di Aceh (Reconstruction of the<br />
Aceh Land Administration System Project).<br />
Quando lo tsunami colpì l’Indonesia, tra le varie distruzioni provocò anche quella<br />
dei registri terrieri, delle mappe catastali e degli atti di proprietà degli immobili. L’ufficio<br />
del catasto perse 41 persone del suo staff; anche la morte dei cittadini locali contribuì a<br />
distruggere ogni conoscenza implicita sulle aree di proprietà o sulle attività nell’area.<br />
I danni interessarono 300.000 lotti di terreno, anche se di questi solo 60.000 erano<br />
stati registrati presso il Catasto; il 27% di tutti i documenti pubblici fu distrutto. I registri<br />
fondiari si ridussero del 10%, mentre il restante 90% è in gravi condizioni. L’80% degli<br />
altri registri fondiari e delle mappe catastali fu completamente distrutto.<br />
L’obiettivo del progetto è migliorare la sicurezza del possesso fondiario ad Aceh<br />
dopo la devastazione e dopo la distruzione dei documenti comprovanti la proprietà.<br />
Questo progetto viene realizzato attraverso varie azioni tra cui figurano: la ricostruzione e<br />
la conservazione dei registri catastali ufficiali, la ricostruzione dell’ufficio catastale vero e<br />
proprio, la digitalizzazione dei documenti cartacei e il successivo backup di queste copie<br />
digitali.<br />
Documenti in pericolo: imparare dagli eventi avversi.<br />
Le regole della Banca Mondiale per istituzioni e utenti<br />
Il prestito ammonta, complessivamente, a 28,5 milioni di dollari.<br />
Il recupero dei registri catastali è importante per i successivi lavori di ricostruzione,<br />
per uno sviluppo economico durevole e per instaurare la giustizia sociale, senza<br />
dimenticare la tutela dei diritti dei gruppi vulnerabili quali gli orfani e le donne aventi<br />
diritto ad una eredità. Si creeranno dei servizi e si confronteranno le mappe di nuova<br />
stesura con i documenti sopravvissuti allo tsunami per determinare la proprietà dei terreni<br />
e, in particolare, si ricorrerà alle mappe satellitari.<br />
Naturalmente non esistevano copie dei documenti; i documenti danneggiati sono stati
0<br />
consegnati a chi ne curerà la conservazione. Una volta conservati, i documenti saranno<br />
duplicati mediante creazione di immagine digitale.<br />
Al momento è in via di sviluppo un sistema informatico per la gestione dei<br />
documenti catastali finalizzato alla conservazione dei documenti copiati mediante<br />
creazione d’immagine, mentre per le copie digitalizzate sarà creato un sistema di backup<br />
decentrato.<br />
APR<strong>IL</strong> M<strong>IL</strong>LER<br />
I progetti di questo genere sono fonte di preoccupazione per molti soggetti coinvolti,<br />
soprattutto per gli archivisti. In questo caso, ad esempio, i finanziamenti del progetto<br />
termineranno nel 2008, senza ulteriori stanziamenti per la gestione continua e la<br />
conservazione delle copie digitali. Inoltre non è stata definita l’ubicazione precisa del<br />
deposito di backup decentrato e i responsabili del progetto ritengono che le copie digitali<br />
siano meno sensibili agli eventi avversi rispetto agli originali cartacei.<br />
Chiaramente questo progetto non trasferisce le lezioni che la Banca Mondiale ha<br />
imparato sulla ripresa dopo un evento avverso in merito alla conservazione dei documenti.<br />
Innanzitutto questo progetto non definisce con chiarezza cosa siano la duplicazione e la<br />
dispersione: questo prestito non include la creazione di una capacità dello stato-cliente nel<br />
settore della gestione dei documenti. In secondo luogo, la pianificazione in caso di evento<br />
avverso si limita solo agli oggetti su supporto stampato e non alle loro copie digitali.<br />
La comunità dello sviluppo concentra la propria ricerca economica e di settore<br />
primariamente sull’accesso alle informazioni via web e su altre Tecnologie della<br />
Comunicazione e dell’Informazione. Chi si occupa dei documenti e della loro conservazione<br />
sa bene che il nocciolo del problema non è l’accesso per tutti, ma l’accesso a dei contenuti.<br />
Pensate solamente che in Indonesia è stato distrutto il 27% dei documenti pubblici e anche<br />
negli altri paesi colpiti sono stati registrati danni alla documentazione. Prima di tutto<br />
è necessario catturare e gestire i documenti elettronici ed altri contenuti: anche questa<br />
operazione è soggetta a programmazioni preventive degli eventi avversi e a strategie di<br />
conservazione nel lungo periodo. Dopo di che è necessario separare i documenti cartacei<br />
dalle copie digitali mediante un deposito decentrato che permetta di proseguire l’attività,<br />
da una parte, e di conservare nel lungo periodo i documenti elettronici dall’altra. Motivi,<br />
metodi e risultati differiscono da un caso all’altro.<br />
Secondo un’indagine completata quest’anno dal Gruppo Internazionale Valutazioni<br />
della Banca Mondiale, nel 1975 si registrarono meno di 100 disastri naturali, mentre nel
2005 furono 400. Le perdite materiali a seguito dei disastri naturali sono 15 volte maggiori<br />
rispetto a 50 anni fa, senza contare la perdita di materiali inestimabili quali i documenti.<br />
Disastri come lo tsunami portano alla nostra attenzione l’importanza dell’accesso<br />
a documenti vitali e alle loro copie, della programmazione della conservazione, delle<br />
efficienze che si possono trarre se si assicura l’accesso on-line a documenti elettronici<br />
autentici e affidabili.<br />
Documenti in pericolo: imparare dagli eventi avversi.<br />
Le regole della Banca Mondiale per istituzioni e utenti<br />
Per concludere, se desideriamo usare il web per accedere ai documenti dopo un<br />
evento avverso, i documenti necessari per proseguire le attività devono essere catturati in<br />
un sistema istituzionale ben definito per la gestione dei documenti e questa cattura deve<br />
essere regolamentata da procedure istituzionali.<br />
E’ importante verificare se le nostre prestazioni portano l’impronta delle lezioni<br />
impartiteci dagli eventi avversi di grande portata, ma è anche importante trasferire queste<br />
lezioni ai nostri paesi clienti mediante i progetti di sviluppo da noi posti in essere.
Problematiche e prospettive<br />
della digitalizzazione dei manoscritti.<br />
L’esperienza della Biblioteca Apostolica Vaticana<br />
IRMGARD SCHULER<br />
(Biblioteca Apostolica Vaticana - Città del Vaticano)<br />
La presente relazione vuole brevemente illustrare le esperienze acquisite e le<br />
problematiche emerse durante i progetti di riproduzione fotografica, sia analogica, sia<br />
digitale, del materiale, soprattutto librario, della Biblioteca Apostolica Vaticana.<br />
Innanzi tutto un piccolo excursus sui fondi della Biblioteca Vaticana: in essa sono<br />
conservate molte centinaia di migliaia di volumi stampati negli ultimi secoli, decine di<br />
migliaia di antiche incisioni e di disegni, ed uno dei maggiori medaglieri al mondo, con<br />
oltre 400.000 fra monete e medaglie. Pur in così grande ricchezza di opere d’arte e testimoni<br />
di cultura, è il patrimonio manoscritto e le raccolte di stampati antichi che spiccano per<br />
valore, pregio e rarità, e che costituiscono il principale campo d’indagine degli studiosi<br />
e dei ricercatori che frequentano la Vaticana. I manoscritti ammontano a circa 150 mila,<br />
la metà dei quali di natura archivistica (provenienti per lo più da alcune grandi famiglie<br />
importanti per la storia della Chiesa e della città di Roma, come i Barberini, i Chigi ed<br />
altre ancora); l’altra metà è costituita da manoscritti librari, fra cui circa 60.000 latini (cioè<br />
scritti in alfabeto latino), 9.000 orientali, 5.000 greci, 801 ebraici. Con ciò la Biblioteca<br />
continua la lunga ed ininterrotta tradizione di servizio “pro communi commodo doctorum<br />
virorum”, cioè di quella comune utilità degli uomini dotti, statuita fin dall’inizio, con<br />
provvida e generosa sollecitudine, dai suoi fondatori moderni, i papi Nicolò V e poi Sisto<br />
IV.<br />
I preziosi cimeli custoditi nei nostri fondi, tuttavia, devono essere non solo accessibili<br />
e consultabili, ma anche adeguatamente conservati, unitamente al loro contenuto. I libri<br />
sono fragili: scritture evanescenti, inchiostri che corrodono la carta, pigmenti che si<br />
staccano; insieme agli opportuni interventi di restauro, dunque, è necessario provvedere<br />
alla riproduzione, affinché la possibilità di consultare e studiare il manoscritto non sia<br />
necessariamente legata alla sua dimensione fisica e ai problemi di conservazioni ad essa<br />
inscindibilmente connessi.<br />
3
Permettetemi, dunque, di illustrare brevemente gli sforzi intrapresi dalla Vaticana<br />
in tale senso, dove la coscienza di necessità di intervento in questa direzione – e non<br />
potrebbe essere altrimenti - è da sempre viva e presente:<br />
Fin dagli anni Quaranta è iniziata la pratica, mantenuta costante nel tempo, di<br />
riprodurre su microfilms il patrimonio manoscritto: la dimensione “materica” propria<br />
del microfilm consente, in effetti, di lavorare in modi diversi la pellicola impressionata,<br />
ottenendo prodotti finali assai diversificati (possono da loro essere ottenute stampe su<br />
carta, i proiettori e lettori di microfilm si adattano senza difficoltà a pellicole realizzate<br />
cinquanta anni fa e viceversa, e si possono anche convertire in digitale, ottenendo così<br />
uno strumento maneggevole e pratico per lo studio al computer). Nella peggiore delle<br />
ipotesi, infine, una buona lente di ingrandimento può comunque costituire l’extrema ratio<br />
per la consultazione e per lo studio dei manoscritti riprodotti con i sistemi tradizionali.<br />
Nel nostro caso, quasi l’80 % dei manoscritti, ad esclusione di quelli relativi alla Sezione<br />
Archivio, è già stato riprodotto in microfilm negativo, e si spera che si potrà iniziare<br />
prossimamente con il materiale archivistico. Esistono, inoltre, due grandi collezioni di<br />
antiche opere a stampa, gli Stampati Palatini ed il fondo Cicognara, le quali sono state<br />
integralmente riprodotte in microfiches.<br />
IRMGARD SCHULER<br />
Un progetto particolare di microfilmatura si è intrapreso dopo l’ultima guerra: le<br />
distruzioni materiali, conseguenza delle operazioni militari, e la consapevolezza della<br />
possibilità che nuovi eventi bellici potessero perdere quanto scampato alle precedenti<br />
devastazioni, indussero il pontefice Pio XII alla creazione di un deposito di sicurezza<br />
oltreoceano dei microfilms dei manoscritti vaticani. Così, negli anni Cinquanta, durante<br />
una campagna di microfilmatura durata quasi 10 anni, è stato riprodotto circa il 70 %<br />
di tutti i manoscritti vaticani. La Biblioteca ha reso disponibile la consultazione di tali<br />
microfilm presso la Pius XII Memorial Library (detta anche Vatican Film Library),<br />
appositamente creata nella Saint Louis University (U.S.A). Altri depositi di microfilms,<br />
ingenti ma tuttavia minori, creati prevalentemente, però, a scopo di studio, si trovano<br />
presso l’IRHT di Parigi, e l’Università ebraica di Gerusalemme. Del progetto realizzato<br />
da Pio XII, sono rimasti alla BAV i microfilms positivi, che, tuttavia, si prestano solo ad<br />
uso assai limitato, e con il tempo tendono a deteriorarsi, rendendo necessaria una nuova<br />
microfilmatura dei codici. Possiamo considerare questi inconvenienti come una sorta di<br />
ammonimento sulla necessità di ben programmare interventi di tale natura, per evitare il
Problematiche e prospettive della digitalizzazione dei manoscritti.<br />
L’esperienza della Biblioteca Apostolica Vaticana<br />
pericolo di dover reiterare la campagna di riproduzione.<br />
Nel Laboratorio Fotografico analogico vengono, inoltre, eseguiti anche altri tipi di<br />
riproduzione; in particolare la produzione di ektachrome non è stata abbandonata, sia<br />
perchè esse costituiscono un buon supporto per future digitalizzazioni, sia perché possono,<br />
grazie alla loro altissima definizione (tuttora difficilmente superabile dalla riproduzione<br />
digitale), essere utilizzati per la stampa di libri d’arte o di facsimili e, sebbene il loro costo<br />
in fase di produzione sia piuttosto elevato, sono di facile ed economica conservazione (in<br />
pratica, la sola climatizzazione dell’ambiente). Per quanto concerne la loro “materialità”,<br />
rimane valido ciò che è stato detto riguardo ai microfilms.<br />
Il primo approccio della Biblioteca con la riproduzione digitale ci fu nel 1994, quando,<br />
con la collaborazione dell’IBM e della Pontificia Università di Rio de Janeiro, si diede<br />
inizio alla fase sperimentale di un progetto di ripresa, mediante scanner (due TDI-Scanner,<br />
in grado di produrre immagini alla risoluzione di 3000 per 2500 pixel, in quel momento<br />
un valore elevato, e in formato TIFF), di manoscritti interi, all’unico fine di poterle poi<br />
consultare sullo schermo. Una particolare attenzione fu posta nella protezione dei preziosi<br />
originali, assicurata dalla climatizzazione degli ambienti di lavoro, illuminazione con<br />
lampade alogene al quarzo a luce continua munite di un dispositivo di filtraggio per i<br />
raggi ultravioletti, e da un supporto per i codici: una sorta di leggìo ad assetto variabile e<br />
con chiusura a lastra di cristallo, appositamente realizzato e, in quel momento, piuttosto<br />
innovativo. Dopo il periodo di prova si entrò nella fase di produzione: nel corso di quattro<br />
anni sono state acquisite complessivamente circa 55.000 immagini, corrispondenti a 150<br />
manoscritti interi. Le immagini, corredate dei relativi dati catalografici, ed inizialmente<br />
consultabili su server interno, per l’archiviazione a lungo termine erano state memorizzate<br />
su supporti magnetici.<br />
Il successivo tentativo di riconversione da nastro a disco rigido ha evidenziato<br />
una corruzione del 5 % dei nastri: una perdita di dati considerevole, vista la quantità di<br />
immagini acquisite. Durante la conversione, inoltre, si sono talvolta verificati errori di<br />
trasmissione lungo la rete, che si traducono in errori nella lettura dei colori, a tratti alterati<br />
e virati. Un’ulteriore problema è costituito dall’assenza di profili di colore durante la fase<br />
di acquisizione, che determina ora, con monitor rinnovati, una resa cromatica imperfetta.<br />
Tutti questi aspetti, unitamente al criterio allora stabilito, per ovvi motivi di spazio, di<br />
non acquisire tutto il materiale, ma solamente i fogli con presenza di miniature, fregi
o decorazioni a colori, mentre le pagine di testo venivano scansionate in bianco e nero,<br />
hanno reso questo patrimonio solo parzialmente utilizzabile, con dei limiti che includono<br />
la stampa di elevata qualità (che, per la verità, non era tra le finalità del progetto), e l’analisi<br />
scientifica dei colori.<br />
Successivamente a questo progetto, la Vaticana si è progressivamente attrezzata ed<br />
ha istituito un proprio Laboratorio digitale, nel quale vengono acquisite immagini digitali,<br />
a scopo di studio e pubblicazione, attraverso vari procedimenti, scelti in base alla natura<br />
del materiale da riprendere:<br />
• con fotocamere digitali per riprese dagli originali;<br />
• con scanner per i traslucidi già presenti nel nostro Archivio fotografico, e<br />
• con uno scanner planetario, per gli antichi cataloghi ed inventari manoscritti,<br />
liberamente consultabili dagli studiosi e tuttavia preziosi quanto i codici che<br />
elencano e descrivono, e come e più di questi minacciati dal trascorrere del tempo<br />
e – soprattutto - dal frequente uso. Per ovviare a questo problema si sono allestiti,<br />
dalle immagini ricavate, in bianco e nero, dei files in PDF, agevoli per la consultazione,<br />
che progressivamente sostituiranno gli originali nella sala di consultazione:<br />
l’assenza di colore e la rapidità dell’acquisizione fanno questo progetto agevole e<br />
facilmente gestibile.<br />
La risoluzione non elevatissima di tutti questi sistemi di ripresa, comunque,<br />
ci ha indotto ad orientarci, per progetti particolari o di lungo respiro, verso sistemi di<br />
acquisizione che assicurassero una qualità superiore.<br />
A tali criteri s’ispira un recente progetto di digitalizzazione, mediante l’utilizzo di un<br />
dorso digitale della Leaf da 33 Megapixel, che ha permesso di acquisire ad alta risoluzione<br />
le immagini di quattro preziosi codici ebraici, nonché uno dei più venerandi cimeli della<br />
Vaticana, il Vat. lat. 1209 (noto come anche Codice B), uno dei più antichi manoscritti<br />
esistenti della Bibbia, scritto nel IV secolo.<br />
IRMGARD SCHULER<br />
Nel frattempo le innovazioni tecnologiche in questo settore (partendo dalle<br />
“Kinderschule”, come si dice in tedesco), hanno fatto passi da gigante: il valore del<br />
patrimonio digitale prodotto è stato accresciuto dalla risoluzione molto alta (5.000 x 7.000<br />
pixel), che ci permetterà di destinare le immagini generate a molteplici usi, e dalla buona<br />
resa dell’oro, assicurata dall’utilizzo di un’illuminazione più flessibile rispetto al quella<br />
che può fornire uno scanner. Per questo progetto, dunque, i formati di archiviazione scelti
Problematiche e prospettive della digitalizzazione dei manoscritti.<br />
L’esperienza della Biblioteca Apostolica Vaticana<br />
sono – per ora – addirittura triplici: i file generati sono memorizzati sia nel loro negativo<br />
digitale DNG, sia nel formato fotografico TIFF, sia infine in compressione JPEG (sui<br />
formati di archiviazione tornerò in seguito).<br />
La decisione, presa in seguito al lavoro di digitalizzazione, di produrre un facsimile<br />
da uno dei quattro codici ebraici, ci ha indotto tuttavia a ripensare le procedure di<br />
acquisizione delle immagini: in un primo tempo i codici, uniformandosi ad una<br />
prassi largamente condivisa e talvolta espressamente richiesta nonché esteticamente<br />
accettata, erano stati ripresi senza accorgimenti particolari per lo spianamento dei fogli<br />
e per l’omogeneità dell’inquadratura. La realizzazione del facsimile rende necessario<br />
applicare tali accorgimenti in una nuova campagna di digitalizzazione, condotta sul<br />
codice preventivamente sfascicolato. Le immagini di uno dei codici ebraici, invece, sono<br />
successivamente state preparate, con un apposito programma, anche in una versione<br />
“sfogliabile”; in essa viene simulato il libro manoscritto nella sua dimensione fisica, ivi<br />
inclusa la possibilità di emulare elettronicamente l’atto di sfogliarlo, cosa di gradevole<br />
impatto visivo ed assai apprezzata dal pubblico, poco utile però per gli studiosi, che hanno<br />
bisogno di lavorare sui singoli file ad alta risoluzione.<br />
Un altro recente progetto di ripresa elettronica intrapreso in Biblioteca riguarda i<br />
manoscritti che, per pregio, preziosità, antichità o stato di conservazione sono custoditi,<br />
con particolari precauzioni, nella Riserva del nostro Deposito dei manoscritti. Considerata<br />
la particolare natura di tale materiale si è stabilito che le riproduzioni siano ad altissima<br />
risoluzione e con una resa cromatica molto fedele, per ricavare delle immagini che possano<br />
rispondere a qualsiasi possibile futura necessità di utilizzo (facsimili, stampe d’arte,<br />
riproduzioni per gli studiosi, file multipagina in PDF, immagini da rendere disponibili<br />
in Internet, ed altro ancora), e che possano progressivamente sostituire gli originali nello<br />
studio e nelle indagini scientifiche.<br />
L’apparecchiatura scelta, uno scanner planetario, non a contatto, quindi, con<br />
l’originale, può acquisire a 400 ed a 600 dpi nativi per originali della misura massima<br />
di 50 x 70 cm, generando un’immagine ad una risoluzione di ca. 12.000 per 8.000 pixel,<br />
ed un peso di ca. 300 Mb; l’illuminazione è a “lama di luce” (priva di IR/UV), senza,<br />
quindi, ombre; la resa dell’oro, per via dell’illuminazione verticale, è buona; l’originale,<br />
infine, è esposto alla luce solo al momento del passaggio del sensore. La salvaguardia<br />
del materiale è ulteriormente assicurata da un piano basculante elettronico che consente
IRMGARD SCHULER<br />
una regolazione molto fine della pressione. Molto importante è l’opzione che permette<br />
di lavorare senza cristallo, mantenendo inalterata la risoluzione, la messa a fuoco ed il<br />
corretto rapporto di ingrandimento, e così potendo riprendere anche materiale che non può<br />
essere esposto ad alcuna pressione. In alternativa al piano basculante esiste un accessorio,<br />
appositamente realizzato su nostra indicazione, che consente di riprendere libri che hanno<br />
un angolo di apertura limitato: anch’esso consente di scegliere se usare il cristallo o meno.<br />
L’acquisizione avviene a 12 bit (i livelli di colore che possono essere riprodotti per ogni<br />
canale del RGB in un pixel), la memorizzazione a 8 bit.<br />
Si è appurato nel corso di questo progetto che una risoluzione elevata a 600 dpi è, ai<br />
nostri fini, superflua; essa accresce di quattro volte lo spazio necessario per l’archiviazione<br />
rispetto alla risoluzione a 400 dpi, richiede una potenza luminosa quadrupla che è più<br />
difficile da impostare e da gestire, abbassa la profondità di campo in fase di ripresa e<br />
contemporaneamente aumenta il tempo d’acquisizione, e le informazioni supplementari<br />
che tale risoluzione procura sarebbero concretamente visibili solo con il microscopio. In<br />
un rapporto di ingrandimento 1 : 1 (per esempio quando si realizzano facsimili), anzi, il<br />
600 dpi è così fitto che quasi “impasta” l’immagine. Particolari tipi di materiali (stampe<br />
al bulino o disegni con tratti fitti e finissimi), o particolari scopi d’applicazione (la stampa<br />
di gigantografie, per esempio) potrebbero, invece, giovarsi di questa risoluzione spinta.<br />
Nel complesso questo sistema di riproduzione è un ottimo compromesso tra qualità e<br />
risoluzione molto alti, protezione degli originali, e velocità e praticità di ripresa (anche<br />
grazie a degli automatismi nel ritaglio, e delle macro per la denominazione dei file). Gli spazi<br />
d’archiviazione da destinare ai risultati di questo progetto sono, comprensibilmente, molto<br />
ingenti e richiedono dunque un’analisi approfondita, della quale vi parlerò in seguito.<br />
Negli ultimi anni molti sforzi sono stati intrapresi dalla comunità scientifica<br />
internazionale per poter nuovamente avere accesso alle scritture palinseste, alle scritture,<br />
cioè, raschiate o lavate via dai fogli di pergamena, utilizzati poi come supporto per nuovi<br />
testi. Un ulteriore progetto su tale ambito, attualmente in corso, è iniziato nel 2005,<br />
con la collaborazione di una società di stampa giapponese. L’iniziativa della BAV nello<br />
studio di questi palinsesti con strumenti elettronici ha visto, dopo una fase di studio e di<br />
lavori preparatori, l’installazione prima di uno, e, successivamente, anche di un secondo<br />
scanner, i quali generano, ad altissima risoluzione (1.200 dpi), due files identici dello<br />
stesso foglio manoscritto, uno illuminato a luce naturale, l’altro a luce ultravioletta. Anche
in questo caso, ovviamente, sono state prese tutte le precauzioni necessarie per la tutela<br />
del materiale, per esempio con la costruzione di un leggìo inclinabile flessibilmente da 90°<br />
a 180°, che preserva l’integrità della legatura e permette di acquisire codici con angolo di<br />
apertura limitato. Dopo la ripresa, un software scritto ad hoc permette di sovrapporre le<br />
due immagini, elaborandole e integrandole reciprocamente, al fine di isolare ed estrapolare<br />
i diversi strati di scrittura (superiore, inferiore, e – qualora ce ne fosse – anche mediana).<br />
Questo software – come anche le apparecchiature - è in continua evoluzione, cercando di<br />
adattare le sue potenzialità e possibilità alle necessità ed alle richieste espresse dai nostri<br />
specialisti.<br />
Problematiche e prospettive della digitalizzazione dei manoscritti.<br />
L’esperienza della Biblioteca Apostolica Vaticana<br />
Si tratta tuttora di una fase sperimentale di un progetto di ricerca e di collaborazione,<br />
i cui risultati sono a diretto utilizzo dei nostri “scriptores”, i veri destinatari del progetto,<br />
in grado ad usare con efficacia il software di analisi, in quanto profondi conoscitori delle<br />
discipline paleografiche e filologiche. L’estrema lentezza della ripresa a luce ultravioletta<br />
(che può variare da 10 minuti per un passaggio a 400 dpi, fino ad 1 ora e ¼ alla risoluzione<br />
di 1.200 dpi), insieme alla comprensibile pesantezza di un’immagine massima (1,5 GB), ha<br />
da un lato molto rallentato l’acquisizione, dall’altro ha reso necessaria la predisposizione<br />
di spazi di archiviazione assai estesi e quindi costosi.<br />
Un altro limite nell’utilizzo del sistema è costituito dalla frequenza non modificabile<br />
della luce ultravioletta durante la ripresa, escludendo così la possibilità di avvalersi delle<br />
molteplici opportunità offerte dalla tecnica multispettrale. L’estrema lentezza, anche con<br />
lo stesso software di analisi dei palinsesti, dei processi di elaborazione di un’immagine<br />
che occupa molta memoria, ha fatto preferire una ripresa a 24 bit piuttosto che a 48 bit,<br />
dimezzando così lo spazio necessario di archiviazione, senza, tuttavia, rinunciare alla<br />
risoluzione a 1.200 dpi, indispensabile per ottenere ingrandimenti molto spinti delle<br />
immagini, ingrandimenti necessari agli specialisti che lavorano sulla forma, il ductus ed<br />
il tratteggio delle singole lettere, e opportuna per poter utilmente fruire le immagini in<br />
prospettiva futura, atteso il costante e rapido progresso tecnologico in questo campo.<br />
Si tratta, quindi, di un progetto di lunga lena, dove l’adozione dei migliori standard<br />
tecnici attualmente disponibili è indispensabile. Le immagini generate vengono, infatti, a<br />
mano a mano archiviate, sebbene l’analisi delle scritture potrà, in qualche caso, avvenire<br />
forse anche solo fra molti anni; ciò nondimeno si rende opportuno, ed in alcuni casi<br />
indispensabile, completare con la massima sollecitudine le acquisizioni delle immagini:
0<br />
il trattamento dei fogli palinsesti con acido gallico, comunemente applicato nel corso del<br />
secolo XIX per rendere visibile la scrittura inferiore, li sta rendendo sempre più illeggibili,<br />
per l’irreversibile progredire dei processi di ossidazione, causati dall’acido gallico stesso.<br />
Secondo una stima le pagine palinseste nei manoscritti vaticani dovrebbero ammontare<br />
a circa 25.000.<br />
Avviando a conclusione questa nota, vorrei fissare alcuni punti che mi paiono<br />
significativi nella definizione di strategie di raccolta, di gestione e di conservazione dei<br />
dati digitali:<br />
• Il formato da adottare per l’archiviazione delle immagini è costantemente argomento<br />
di confronto e discussione: conviene veramente scegliere il formato TIFF per la<br />
conservazione a lungo termine, come attualmente fanno tutte le maggiori biblioteche<br />
d’Europa, o bisogna interrogarsi se non si tratti piuttosto di una scelta determinata<br />
da consuetudine e probabilmente influenzata da strategie commerciali? Il JPEG –<br />
benché si tratti di un formato libero – come formato d’archiviazione è sconsigliabile,<br />
poiché potrebbe presentare parametri diversi ogni qual volta lo si apre, ma il PNG o<br />
anche il Bitmap potrebbero essere una possibile alternativa? C’è da interrogarsi se<br />
essi non forniscano meno informazioni utili, bensì solo meno informazioni superflue<br />
(quali, per esempio, canali avanzati di regolazione e metadati tecnici e commerciali)?<br />
A favore del TIFF depone, in ogni caso, che esso permette di rappresentare immagini<br />
con diversi spazi di colore, ed inoltre, è l’unico formato con la possibilità di salvare<br />
le immagini a 16 bit di profondità di colore, necessari per assicurare una maggiore<br />
precisione negli arrotondamenti dei valori di calcolo durante le elaborazioni.<br />
• Nel caso di fotocamere digitali sembra invece comunemente accettata la prassi di<br />
archiviare le immagini nel formato di output dell’apparecchio stesso, ma è lecito<br />
chiedersi se conviene farlo senza archiviazione anche del rispettivo TIFF o altro<br />
formato.<br />
IRMGARD SCHULER<br />
• Occorrono veramente sempre l’alta o l’altissima risoluzione? Molto spesso non c’è<br />
un’effettiva necessità di risoluzioni così spinte, tutto dipende, in realtà, dall’uso che<br />
si vuole fare dell’immagine e da ciò che si vuole ottenere (ad esempio una serie di<br />
immagini da inserire in Internet possono certamente essere anche di minore qualità,<br />
ma per un manoscritto da riprodurre a fini di conservazione e di studio essa deve<br />
essere la più alta possibile!). Naturalmente la sola risoluzione non è l’unico parametro
per la valutazione di un sistema di ripresa: è piuttosto la sinergia tra sensore, ottica e<br />
illuminazione a determinare la qualità finale dell’immagine.<br />
• Possiamo fidarci di doppie copie e delle continue procedure di back-up dei dati sugli<br />
hard disk, o piuttosto bisogna pensare di creare sistematicamente delle ulteriori copie<br />
di salvataggio di tutto il materiale su unità nastro o/e supporto ottico (non ostante la<br />
provata inaffidabilità sia dell’una, che dell’altro)?<br />
Ci si interroga frequentemente sulla relazione tra costi e benefici di un’archiviazione<br />
in TIFF, che ha, ovviamente, particolari esigenze di spazio: nella Vaticana è stata elaborata<br />
l’ipotesi della creazione di un servizio globale di storage da 50 terabyte di tutti i dati<br />
digitali, protetto da firewall e che garantirebbe le copie dei dati e le procedure di disaster<br />
recovery, nonché la fruibilità di questi dati archiviati attraverso una rete LAN in 10 gigabit<br />
XGLO (un’evoluzione di Ethernet) quale veicolo di spostamento dei dati all’intero dei vari<br />
uffici, mentre al Laboratorio fotografico digitale resterebbero le competenze e le modalità<br />
di archiviazione e la gestione di tutti i server connessi. Ma i costi elevati (circa 300.000<br />
Euro) hanno fatto optare, per ora, per un progetto alternativo, più piccolo, di archiviazione<br />
nei server Oxiria e su dei singoli hard disk esterni collocati in dei storage tower (comunque<br />
in rete), sistemazione pratica anche per il trasporto dei dati.<br />
Nonostante la tecnologia digitale sia oramai molto diffusa ed applicata, le domande<br />
e talvolta le incertezze sono ancora molte, per cui ogni decisione al riguardo deve essere<br />
presa con grande cautela e con lungimiranza: guardare al futuro, confrontarsi e aggiornarsi<br />
continuamente in un settore in rapida evoluzione è d’obbligo, tenendo, tuttavia, sempre<br />
ben presente criteri di praticità ed economia. C’è la necessità di standard approvati per noi<br />
che dobbiamo proteggere l’integrità dei nostri contenuti digitali, un patrimonio che non<br />
potrà mai sostituire completamente gli originali, ma che sarà assai utile per preservarli<br />
e comprenderli meglio, contribuendo così a perpetuare nel tempo lo spirito che li ha<br />
prodotti.<br />
Problematiche e prospettive della digitalizzazione dei manoscritti.<br />
L’esperienza della Biblioteca Apostolica Vaticana
CHEN BITAN<br />
(Cyber-Ark Software - Tel Aviv)<br />
Gestione e protezione<br />
dei contenuti medici digitali<br />
Gli ultimi anni hanno visto l’ingigantirsi della presenza dei media digitali nel<br />
mondo. Il patrimonio digitale cresce e, di pari passo, anche le nostre culture e le nostre<br />
società diventano più digitali sotto tutti gli aspetti. Quasi ogni giorno vengono realizzati<br />
dei prodotti sia in formato fisico che analogico, basti pensare ai giornali; inoltre alcuni<br />
prodotti sono frutto unicamente del metodo digitale, così da poter essere condivisi con<br />
un enorme numero di persone. Addirittura ci sono informazioni che nascono digitali,<br />
complicando ulteriormente la situazione: infatti non disponiamo di un mezzo fisico che le<br />
contenga, perché queste informazioni sono state create solamente con metodo digitale.<br />
Recentemente è cresciuta la consapevolezza della necessità di conservare le<br />
informazioni e di come farlo, al fine di salvaguardare la nostra cultura e anche la nostra<br />
storia. Il rischio principale è una gestione errata della sicurezza delle informazioni, evento<br />
che potrebbe rivelarsi molto serio causando anche dei disastri a partire da una semplice<br />
perdita di informazioni critiche. Spesso i nostri archivi conservano molte informazioni<br />
sensibili e critiche: in qualche caso qualcuno potrebbe nutrire un interesse verso la<br />
modifica o la cancellazione di queste informazioni sensibili. Una cattiva gestione della<br />
sicurezza nell’accesso alle informazioni potrebbe causare la cancellazione accidentale o<br />
intenzionale di queste informazioni, ovvero la modifica illegale. Questa attività potrebbe<br />
risultare in una sorta di riscrittura della storia da parte di soggetti in grado di modificare<br />
i documenti storici che conserviamo per le generazioni future.<br />
Naturalmente le informazioni sensibili sono ancora più di attualità: in molti casi<br />
sono il risultato di ricerche cui potrebbero accedere persone non autorizzate.<br />
Pensate agli enormi danni che persone non autorizzate potrebbero arrecare accedendo<br />
alle informazioni raccolte da un team di scienziati impegnato in una specifica ricerca.<br />
In passato l’archiviazione avveniva principalmente con metodi fisici, vale a dire il<br />
materiale fisico era conservato negli archivi ed era quindi relativamente semplice elaborare<br />
una politica di sicurezza sull’accesso fisico agli archivi e al materiale. Si potevano definire<br />
3
aree specifiche cui non era autorizzato l’accesso alle persone prive di permesso, oppure era<br />
possibile conservare il materiale molto sensibile in una cassaforte fisica, quale una banca<br />
o un archivio fisico ben controllato, ottenendo in questo modo un controllo eccellente<br />
sulle persone cui era autorizzato l’accesso al materiale conservato in quello specifico<br />
ambiente.<br />
Nel passare all’ambiente digitale l’intera questione diventa da un lato molto più<br />
complicata, perché le informazioni conservate sono esposte a nuovi rischi e nuovi<br />
potenziali attacchi; ma d’altro canto dobbiamo ricordare che il passaggio all’ambiente<br />
digitale ci porta molti benefici, perché la tecnologia associata a questo ambiente ci dà un<br />
livello maggiore di sicurezza.<br />
Quando si analizza la sicurezza delle informazioni conservate negli archivi<br />
è necessario rispettare dei requisiti specifici di tutela. Tra questi: la sicurezza dei dati<br />
indipendentemente dal livello di sicurezza della rete; disponibilità nel lungo termine;<br />
granular access control; separazione dei compiti; controllo delle versioni, e altro.<br />
Prima di tutto viene la sicurezza, indipendentemente dal livello generale di sicurezza<br />
nella rete. Di solito quando conserviamo delle informazioni negli archivi desideriamo<br />
condividerle con tutti: il modo migliore per farlo è attraverso Internet, che è una rete<br />
pubblica esposta a molte forme di attacco. Ma se, d’altra parte, queste informazioni sono<br />
molto critiche e sensibili, dobbiamo garantire ad esse il miglior livello di sicurezza,<br />
che deve essere il più elevato, indipendentemente dal livello offerto da Internet. Questo<br />
significa che dobbiamo isolare l’archivio nella rete e portarlo al massimo standard di<br />
garanzia: è questa la grande sfida della sicurezza delle informazioni.<br />
Ovviamente il requisito successivo è la disponibilità nel lungo termine. Potrebbe<br />
sembrare ovvio ma dobbiamo accertarci che le applicazioni ed i sistemi da noi impiegati<br />
includano – entro l’applicazione stessa – un meccanismo che preservi tali informazioni nel<br />
lungo termine, in maniera tale che nessuno riesca a cancellarle fino a quando non scada<br />
il periodo stabilito per conservare tali informazioni. Questo meccanismo deve rientrare<br />
nell’applicazione e nel sistema che dobbiamo costruire se vogliamo proteggere i nostri<br />
dati.<br />
CHEN BITAN<br />
La terza voce è il granular access control. Quando si decide di archiviare delle<br />
informazioni, parte di esse è costituita da informazioni pubbliche da condividere con<br />
gli altri, mentre il resto ha carattere privato. Se e quando queste informazioni private
diventano sensibili per le attività pubbliche. Potremmo aver bisogno di condividerle con<br />
un pubblico più ampio e, nel contempo, limitarne l’accesso in base alle regole di controllo<br />
dell’accesso che vogliamo applicare. Per questo il sistema deve fornire un meccanismo<br />
integrato di controllo e di autenticazione del contenuto. Nel mondo fisico l’autenticità del<br />
contenuto è rappresentata dalla firma dell’autore sul documento o sul lavoro di ricerca; nel<br />
mondo digitale è molto difficile assegnare un’identità al contenuto delle informazioni.<br />
I sistemi di archiviazione possono trarre beneficio da nuovi miglioramenti<br />
tecnologici: ad esempio ci sono molti metodi per apporre una firma digitale sui documenti<br />
conservati negli archivi. La firma digitale significa che possiamo associare la persona<br />
che ha depositato un’informazione con quella specifica informazione; inoltre questa<br />
persona firma il contenuto in maniera tale che se il contenuto fosse cambiato, la firma non<br />
sarebbe più valida per quello stesso documento. Questo passo è necessario per garantire<br />
l’autenticità del contenuto.<br />
Il problema della separazione dei compiti riguarda gli amministratori di sistema.<br />
Nell’ambiente digitale alcuni utenti privilegiati hanno l’incarico di gestire il sistema e<br />
anche di caricare e cambiare le informazioni, se necessario. Anche gli archivi che<br />
conservano informazioni molto critiche necessitano di amministratori tecnici del sistema<br />
che provvedano alla sua gestione e manutenzione, ma senza la possibilità di accedere e<br />
di toccare le informazioni e, in alcuni casi, perfino senza la possibilità di venire a sapere<br />
che quell’archivio contiene quelle specifiche informazioni. Non dimentichiamo che alcuni<br />
soggetti potrebbero nutrire un qualche interesse nel cambiare alcune informazioni: la<br />
grande sfida consiste nel provvedere alla manutenzione del sistema e, nel contempo,<br />
impedirne l’accesso da parte di amministratori illegali o di utenti con privilegi.<br />
Essendo le informazioni dinamiche, il deposito a lungo termine richiede un<br />
controllo rigoroso delle versioni; è infatti possibile creare molte nuove versioni della<br />
stessa informazione, quindi uno dei requisiti che vorremmo raggiungere è un controllo<br />
integrato delle versioni con il quale ogni volta viene memorizzata una nuova informazione<br />
nell’archivio, il sistema crea una nuova versione invece di distruggere quella vecchia.<br />
In questo modo il nostro archivio conterrà una raccolta completa dell’informazione in<br />
questione.<br />
Gestione e protezione dei contenuti medici digitali<br />
La possibilità di tenere traccia completa e di verificarla è un’altra caratteristica<br />
importante che permette di sapere chi ha avuto accesso alle informazioni e di tracciare
tutte le attività di log-in. Questa funzione può compilare un rapporto storico in cui si<br />
indica chi ha avuto accesso ad una specifica informazione, cosa ne ha fatto, se l’azione era<br />
legale o no, per fini statistici o, nella maggior parte dei casi, per motivi di sicurezza.<br />
Negli ultimi anni noi della Cyber-Ark abbiamo lavorato su un metodo per creare un<br />
deposito sicuro degli archivi digitali che chiamiamo Cyber-Ark Digital Vault. In sostanza<br />
si tratta di prendere il concetto di deposito dedicato e protetto di tipo fisico e portarlo<br />
nell’ambiente digitale, creando un deposito dedicato e protetto digitale che è molto simile<br />
a quello fisico che conosciamo tutti dalla realtà quotidiana. Il deposito dedicato e sicuro<br />
per l’archiviazione digitale si basa su una tecnologia brevettata da Cyber-Ark, grazie alla<br />
quale siamo riusciti a creare un ambiente molto sicuro indipendentemente dalla sicurezza<br />
generale della rete. Può essere posizionato in Internet, che è veramente privo di sicurezza,<br />
o nella rete propria di un’organizzazione, che potrebbe offrire una maggiore sicurezza, ma<br />
la sicurezza di quest’area non cambierà indipendentemente dalla rete che ospita il deposito<br />
sicuro.<br />
Ma che cos’è Digital Vault esattamente?<br />
Innanzitutto è un server dedicato, costruito appositamente per funzionare come<br />
deposito dedicato e protetto dei dati archiviati. In questo server non girano applicativi e<br />
software, ad eccezione dell’applicativo della versione digitale. Ogni accesso ai dati deve<br />
passare attraverso l’applicativo della versione digitale, quindi quest’ultima ha il controllo<br />
totale sugli accessi ai dati; nessuno può by-passare la sicurezza del deposito dedicato e<br />
protetto digitale, perché in questo server non c’è alcun altro software che possa fornire<br />
accesso ai dati.<br />
Questa applicazione è realizzata in livelli multipli di sicurezza, che forniscono<br />
tutti i requisiti di sicurezza sopra discussi; ad esempio l’accesso alla versione digitale<br />
viene cifrato e firmato nella rete. Questo significa che se mi trovo a Washington e voglio<br />
accedere via internet ad un server di archivio a Londra, posso accedere a questo archivio<br />
con sicurezza perché tutte le informazioni scambiate tra la mia sede e quella dell’archivio<br />
saranno codificate e firmate: nessuno sarà in grado di vedere o di cambiare le informazioni<br />
che scambio attraverso il meccanismo di archiviazione. Un firewall interno protegge il<br />
server da qualsiasi forma di comunicazione proveniente dall’esterno del deposito dedicato<br />
e protetto.<br />
CHEN BITAN
Grazie al sistema di sicurezza della versione digitale, posso vedere immediatamente<br />
chi ha avuto accesso ai file contenenti le informazioni e cosa ne ha fatto. E’ un modo<br />
per tenere sotto controllo le informazioni. Se vogliamo che gli utenti si fidino del nostro<br />
meccanismo di archiviazione, dobbiamo fornire loro la capacità di vedere esattamente cosa<br />
succede alle informazioni che essi conservano nel nostro archivio e vedere esattamente se<br />
le loro informazioni sono usate nel rispetto delle loro intenzioni. Si tratta della funzione<br />
di verifica che citavo prima; è possibile procedere alla verifica di numerosi documenti,<br />
per produrre uno storico delle attività di scansione e per creare dei rapporti statistici che<br />
indicano chi ha chiesto determinate informazioni o per quale scopo. Da questa attività<br />
possiamo imparare molto e possiamo migliorare l’archiviazione secondo questo sistema<br />
di verifica del log-in.<br />
Come detto in precedenza, quando si trattano informazioni sensibili è obbligatorio<br />
procedere alla separazione dei compiti. Per fare un esempio, in un ambiente standard di<br />
tipo file-server o di database di solito l’amministratore di sistema ha la facoltà di gestire e<br />
di provvedere alla manutenzione di questo ambiente, oltre ad avere l’autorità per vedere e<br />
leggere le informazioni se non addirittura di cambiarle. Abbiamo creato una separazione<br />
netta dei compiti tra amministratore – cioè la persona che gestisce il sistema – e il<br />
proprietario del sistema che può accedere alle informazioni. Gli amministratori possono<br />
accedere a questo spazio, ad esempio per aumentare lo spazio di memoria se viene chiesto<br />
loro, ma non saranno in grado di vedere cosa è contenuto negli archivi.<br />
Il metodo è molto utile per proteggere le informazioni e condividerle. Esso offre la<br />
possibilità di comunicare con il deposito dedicato e protetto mediante la rete pubblica,<br />
internet, ma in maniera sicura senza bisogno di ricostruire regole e meccanismi di<br />
sicurezza, perché il deposito dedicato e protetto include tutti i meccanismi di sicurezza<br />
presenti nel sistema.<br />
Gestione e protezione dei contenuti medici digitali<br />
Per riassumere, la realizzazione digitale è un deposito dedicato e protetto dove potete<br />
immagazzinare e condividere qualsiasi documento critico o informazione di cui disponete.<br />
E’ altamente protetto dai rischi di alterazione e di esposizione, indipendentemente dalla<br />
sicurezza generale della rete. Fornisce capacità di verifica completa e controllo totale su<br />
ogni singolo dato e documento presenti nella volta; inoltre fornisce una capacità molto<br />
avanzata di backup contro gli eventi avversi.
Il ruolo delle reti<br />
SEAMUS ROSS<br />
(Humanities Computing and Information Management - Università di Glasgow)<br />
Il mio intervento verterà su alcuni progetti nati dai programmi di interdisciplinarietà<br />
e di collaborazione dell’Università di Glasgow.<br />
Uno dei primi progetti in questo senso è stato ERPANET, il Digital Curation Centre<br />
e Digital Preservation Europe, un progetto formativo per alcuni di noi che cercavano di<br />
capire come far crescere la consapevolezza e reperire dei programmi educativi in Europa;<br />
ma, cosa più importante, ci aiutò a comprendere gli obiettivi delle aziende e in quale modo<br />
stessero reagendo alla sfida della conservazione digitale. Abbiamo organizzato seminari<br />
e workshop, riesaminato la letteratura, realizzato web, e cosa più importante, abbiamo<br />
realizzato dei casi-studio su numerose aziende europee appartenenti a svariati settori. E’<br />
interessante sapere che abbiamo scoperto che le aziende, sia pubbliche che commerciali,<br />
si aspettano che siano società esterne a fornire loro le soluzioni tecniche: la maggior parte<br />
delle organizzazioni è preparata in maniera molto inadeguata alla conservazione digitale.<br />
Abbiamo anche scoperto che mancavano la comprensione, l’apprezzamento e le politiche<br />
aziendali a sostegno della conservazione: riuscire a prendere coscienza del problema resta<br />
una priorità.<br />
Settori come quello radio-televisivo sono caratterizzati da molta collaborazione,<br />
quindi i loro progetti di collaborazione registrano risultati molto più efficaci; hanno<br />
prodotto delle tecnologie reali, vere ed utilizzabili per migliorare lo scenario della<br />
conservazione. In settori come quello farmaceutico, dove la collaborazione non è agli<br />
stessi livelli, ma c’è una presa di coscienza dell’enorme importanza della conservazione<br />
nella garanzia della continuità e della produttività aziendale, le organizzazioni investono<br />
continuamente enormi somme di denaro per mantenere i propri materiali digitali nel<br />
tempo. Il settore radio-televisivo registra risultati di gran lunga migliori grazie allo spirito<br />
di collaborazione.<br />
ERPANET ha dimostrato che, se si riesce a mettere insieme un gruppo di persone,<br />
queste possono materializzare il potere della collaborazione.<br />
Un altro progetto, Delos (relativo alle biblioteche digitali) ha dimostrato che se<br />
un gruppo di persone lavora assieme sui problemi della ricerca e si concentra su realtà
0<br />
piccole, è possibile convertire i risultati conseguiti in una forma di sostegno allargata<br />
per progetti di maggiori dimensioni. Nel quadro di Delos, noi del gruppo assegnato alla<br />
conservazione digitale, abbiamo costruito il nostro progetto intorno alle necessità della<br />
ricerca nel campo della conservazione. Ci siamo concentrati su di un piccolo gruppo<br />
di scenari della conservazione, uno dei quali ha dato origine ad un progetto chiamato<br />
Planets, ovvero un banco di prova e un insieme di matrici utili per valutare i metodi di<br />
conservazione. Questo è molto importante perché spesso il lavoro sulla conservazione è<br />
teorico, una parte troppo piccola viene validata in qualche modo o basata sui banchi di<br />
prova. Con Planets attingevamo al lavoro fatto in Delos per creare un ambiente di prova<br />
che permettesse di saggiare gli esperimenti sulla conservazione teorica.<br />
Delos ha influito su tre progetti: CASPAR, che è un progetto scientifico e di dati<br />
che ha visto impegnati la prof.ssa Guercio ed io ed è guidato dal CCIRC nel Regno<br />
Unito; Digital Preservation Europe, in cui siamo stati coinvolti Maurizio Longhi ed io; e<br />
Planets, anche questo con sede a Pisa. La cosa interessante in tutti questi progetti è il forte<br />
coinvolgimento italiano nella collaborazione. L’Italia ha una leadership enorme nel campo<br />
della conservazione digitale.<br />
Nel Regno Unito, il Digital Curation Centre adotta un approccio molto diverso per<br />
il concetto di “conservazione digitale” secondo il quale bisogna riunire quattro attività<br />
chiave: giungere alla gente e dir loro cos’è la conservazione; unire la collaborazione delle<br />
reti di associati in queste attività di divulgazione; creare servizi, vale a dire spiegare cos’è un<br />
ufficio del registro, come ottenere informazioni in formato elettronico, la rappresentazione,<br />
i registri di informazioni. Dobbiamo sviluppare nuovi strumenti e dobbiamo svolgere una<br />
ricerca mirata a creare i servizi richiesti dalla gente.<br />
I successi della ricerca sono estremamente importanti; vorrei presentare alcune<br />
ricerche al momento in corso sull’origine dei materiali digitali. La provenienza è un<br />
argomento estremamente importante per i materiali digitali e di particolare rilevanza in<br />
campo scientifico, dove gli scienziati si basano su blocchi di dati più vecchi per trarre<br />
conclusioni. Quando esaminiamo la longevità, vogliamo essere sicuri della provenienza e<br />
dell’autenticità del materiale nei secoli, se non nei millenni.<br />
Infine il mio gruppo di Glasgow sta lavorando alla certificazione e all’estrazione<br />
automatica dei metadati.<br />
SEAMUS ROSS<br />
L’estrazione automatica di metadati è necessaria perché il volume del materiale che
dobbiamo trattare nello scenario della conservazione digitale ci obbliga ad automatizzare<br />
quanti più processi possibile. L’automazione dei processi può essere realizzata solamente<br />
da gruppi diversi che lavorano su diversi aspetti del problema, mettendo assieme i pezzi in<br />
una sorta di “condotto della conservazione”.<br />
Al momento abbiamo in corso un nuovo progetto, Digital Preservation Europe, che si<br />
basa su ERPANET ed è stato pensato per sfruttare i ruoli collaborativi già in essere e creare<br />
sinergie tra i diversi gruppi di ricerca, al fine di raggiungere un comune intendimento su<br />
quanto sta accadendo nell’area di ricerca europea. Il progetto durerà 36 mesi e, cosa molto<br />
importante, svilupperà un elenco delle ricerche da fare. Produrrà documenti informativi e<br />
relazioni, organizzerà workshop per stimolare la presa di coscienza del problema.<br />
Se la collaborazione è importante, anche la competizione lo è. Abbiamo bisogno di<br />
catalizzare l’interesse delle risorse più giovani, soprattutto dall’ingegneria e dalle scienze<br />
informatiche, verso la conservazione digitale. Speriamo che la sfida della conservazione<br />
digitale dia loro un’indicazione chiara del lavoro da svolgere e un metro preciso per<br />
misurare i progressi registrati, senza dimenticare un premio per chi registrerà successi<br />
degni di nota. Spero che questi incentivi possano catalizzare l’interesse dei giovani verso<br />
la conservazione digitale. Quindi è importante collaborare, perché bisogna lavorare in<br />
gruppo, ma anche la competizione conta perché bisogna competere con gli altri gruppi<br />
per portare avanti la sfida.<br />
Il ruolo delle reti<br />
Passando ai depositi, pensiamo che Digital Preservation Europe si impegnerà a<br />
riunirli in federazione, in modo che quando visualizziamo un deposito digitale e abbiamo<br />
bisogno di un certo grado di ridondanza o dispersione, possiamo collaborare con un altro<br />
deposito in qualche altra parte del mondo e condividere le risorse, al fine di avere una<br />
copia in più in caso di evento avverso. Questo risolverebbe alcuni problemi relativi alla<br />
sicurezza della conservazione nel lungo periodo.<br />
Revisione e certificazione costituiscono un’altra area importante su cui lavoreremo.<br />
C’è la convinzione generale che biblioteche e archivi, essendo per tradizione ottimi luoghi<br />
per la cura del materiale stampato, siano una soluzione ottimale anche per i materiali<br />
digitali. Questa argomentazione non è fondata, quindi se queste strutture vogliono<br />
competere efficacemente devono dimostrare di aver attuato delle buone procedure e<br />
politiche. Negli USA alcune entità stanno lavorando intensamente per creare dei piani<br />
di certificazione che costruiscano la fiducia del pubblico nei confronti dell’autenticità del
2<br />
materiale digitale conservato nei depositi.<br />
Altra finalità importante che stiamo perseguendo è una roadmap della ricerca<br />
condotta dalla comunità. Basandoci sulla relazione “Invest to Save” (investire per<br />
risparmiare, N.d.T.) stiamo cercando di sviluppare una mappa della ricerca che si concentri<br />
sui temi basilari della ricerca; dovrebbe essere pubblicata entro sei settimane circa. Stiamo<br />
cercando di pubblicarla in tempi brevi perché quando uscirà il primo bando per i fondi<br />
FP7, questa ricerca illustrerà in quale modo i valutatori di solito rispondono alla causa<br />
fornendo quindi alla comunità degli utenti – biblioteche e archivi – risultati di ricerca in<br />
grado di erogare i prodotti e i servizi di cui gli utenti hanno realmente bisogno.<br />
Ma allora perché dovremmo collaborare? Perché la ricerca costa e vogliamo evitare<br />
una ripetizione degli sforzi. Vogliamo distribuire il lavoro in tutta la comunità, così<br />
sempre più ricercatori saranno informati del lavoro svolto dai colleghi e potranno trarne<br />
beneficio. Dobbiamo creare delle comunità di pratica, non possiamo più pensare di lavorare<br />
come singole entità. Dobbiamo condividere competenze e sforzi, e possiamo farlo solo<br />
lavorando in team. Ma per poter collaborare creando dei team, dobbiamo migliorare la<br />
consapevolezza pubblica del problema; inoltre dobbiamo far crescere la presa di coscienza<br />
nella nostra stessa prospettiva di formazione, non solo nella comunità degli archivi e della<br />
gestione documenti, ma anche tra gli scienziati addetti ai dati e i ricercatori della comunità<br />
scientifica.<br />
SEAMUS ROSS<br />
La collaborazione e le reti come Digital Preservation Europe, InterPARES ed<br />
ERPANET sono di fondamentale importanza per permetterci di erogare conservazione,<br />
tecnologie e capacità di conservazione nel futuro. Spero che dopo la vostra partecipazione<br />
a questo evento tornerete alla vostra sede di lavoro intenzionati a creare rapporti di<br />
amicizia con le persone che collaborano con voi, desiderosi di lavorare assieme contro il<br />
rischio della conservazione e per affrontare la sfida della conservazione.
Dal codice di Hammurabi alla Stele di Rosetta<br />
digitale. Conservazione a lungo termine dei<br />
contenuti digitali<br />
ALfREDO M. RONCHI<br />
(Politecnico di Milano / MEDICI Framework)<br />
“Graffiti” dall’era digitale<br />
Nel corso degli ultimi decenni abbiamo assistito a due processi correlati, il crescente<br />
ruolo assegnato ai dispositivi elettronici nella vita quotidiana e la “corsa al formato digitale”.<br />
Istituzioni, organizzazioni ed aziende private hanno lanciato programmi a medio termine<br />
finalizzati a convertire i loro archivi in formato digitale. Anche i privati cittadini hanno<br />
iniziato una campagna personale di conversione verso il formato digitale: documenti,<br />
musica, film, disegni e fotografie hanno lasciato il loro formato e supporto originario<br />
assumendo la forma di “sequenze di bit” archiviati su media digitali. Del resto era opinione<br />
comune che il formato digitale fosse il “formato definitivo” in grado di “congelare” le<br />
informazioni “per sempre”. L’idea di perpetuare testi, immagini, qualsivoglia opera una<br />
volta che questi siano convertiti in “digitale” é stata largamente condivisa e promossa per<br />
lungo tempo.<br />
Abbiamo così ottenuto che gran parte del nostro patrimonio, la nostra eredità per le<br />
future generazioni si fondasse sulle tecnologie digitali. A questo punto nasce logicamente<br />
una preoccupazione: sono le tecnologie digitali idonee ad essere conservate per lungo<br />
tempo? Le apparecchiature elettroniche, attualmente piattaforma operativa per il digitale,<br />
sono sufficientemente durevoli al fine di garantire l’accesso alle nostre informazioni anche<br />
alle generazioni a venire? E se così non fosse come possiamo affrontare realisticamente<br />
il problema?<br />
I rapidi cambiamenti tecnologici rendono la conservazione del digitale una vera e<br />
propria sfida. Prendendo in considerazione la grande quantità di dati da archiviare, la<br />
quantità di tempo necessaria per compiere quest’opera e più ancora il periodo di tempo<br />
che richiede l’archiviazione di questa mole di dati dobbiamo considerare opportunamente<br />
un problema che fino ad ora é stato largamente sottovalutato: la conservazione a lungo<br />
termine delle informazioni in formato digitale.<br />
3
Questo argomento ci porta a considerare due aspetti, il primo é l’obsolescenza<br />
tecnologica mentre il secondo riguarda la natura “temporanea” dei cosiddetti “supporti<br />
permanenti”. L’orologio biologico del ICT batte intervalli di tempo più brevi se paragonato<br />
a quelli che caratterizzano in tutto il mondo il campo dei beni culturali. I formati digitali<br />
diventano improvvisamente obsoleti e scompaiono. Una soluzione straordinariamente<br />
longeva quale il collaudato binomio PC/DOS, di grande successo per più di vent’anni,<br />
rappresenta una fugace apparizione se paragonata alla permanenza media dei documenti<br />
presenti negli archivi di stato.<br />
I nostri computer invecchiano, i supporti nei quali sono archiviati i nostri dati vanno<br />
disintegrandosi; i dischetti magnetici sopravvivono egregiamente senza problemi per<br />
migliaia di ore d’uso ma non abbastanza per poter essere considerati “permanenti” ai<br />
nostri fini.<br />
Quali sono le implicazioni a lungo termine se noi facciamo affidamento unicamente<br />
sulla attuale tecnologia digitale per preservare la nostra memoria storica ?<br />
La conservazione a lungo termine degli archivi digitali non é solamente una necessità<br />
legata al patrimonio culturale ma vale anche per la pubblica amministrazione, la sanità, i<br />
servizi sociali e molto altro.<br />
I dispositivi elettronici stanno scomparendo perché alcuni componenti base non sono<br />
più disponibili sul mercato e di conseguenza l’unica possibilità é aggiornare il dispositivo<br />
o dare un’occhiata al mercato dell’usato “d’epoca” se disponibile.<br />
Nel mese di maggio del 2004, in occasione della World Wide Web Conference, si é<br />
svolta a New York una tavola rotonda 16 dedicata alla conservazione a lungo termine dei<br />
contenuti 17 digitali.<br />
ALfREDO RONCHI<br />
In seguito, nel mese di settembre 2006, in occasione di un evento organizzato ad<br />
Asolo, é stato pubblicato un pacchetto di raccomandazioni sul tema. La presente sezione<br />
fornisce gli elementi base circa i bisogni critici e le preoccupazioni sollevate dalla<br />
conservazione a lungo termine delle informazioni digitali.<br />
16 Fare riferimento all’indirizzo www.medicif.org per una copia elettronica del report finale oppure reperire la<br />
versione stampata del medesimo.<br />
17 Il termine “contenuto” viene utilizzato per significare il dato, la parte a valore aggiunto del sistema<br />
informativo anche se, a volte, può generare la sensazione che si tratti di qualche cosa che ha quale unica<br />
funzione il riempimento di un “contenitore”.
Ciò che abbiamo già perduto ..... e quello che stiamo per pardere.<br />
Un “buco nero” digitale potrebbe catturare la maggior parte del nostro passato<br />
recente; oggi noi possiamo solamente immaginare quello che doveva essere la “Battaglia<br />
di Anghiari” affrescata da Leonardo da Vinci, la biblioteca di Alessandria, alcuni lavori<br />
perduti di Eschilo oppure il contenuto originario dei palinsesti e dei papiri Egizi.<br />
Potranno mai le generazioni future, ed anche non troppo lontane nel futuro, essere<br />
capaci di ascoltare la nostra musica elettronica, godere della computer art, navigare tra i<br />
nostri siti web ed anche giocare con i nostri arcaici video giochi?<br />
Rolls Royce ha appena celebrato il suo primo secolo di vita organizzando una<br />
grande parata di auto storiche dei primi del secolo scorso, potranno le generazioni future<br />
festeggiare il secondo centenario di vita dell’azienda con una parata simile a questa?<br />
Se ciò accadrà vedremo probabilmente le stesse vetture dei primi del novecento<br />
perché se esiste ancora qualcheduno capace di costruire un carburatore degli anni venti<br />
non troviamo altrettanto facilmente soggetti in grado di riparare o ricostruire un transistor<br />
PNP o uno dei primi circuiti integrati.<br />
Cosa ne sarà della mia Leica R4 elettronica nel prossimo futuro se la semplice<br />
eliminazione dal mercato delle batterie PX 625 ha creato significativi problemi alla<br />
“meccanicissima” Leicaflex SL”?<br />
Pre amplificatori stereo come il glorioso Mc Intosh C28 sopravvivranno all’estinzione<br />
delle valvole termoioniche?<br />
Le “fragili” tecnologie dell’informazione sono profondamente fuse con la nostra vita<br />
quotidiana ma noi non ci preoccupiamo troppo di questo fintantoché malfunzionamenti,<br />
virus, black out o “millennium bugs” non ci forzano a considerare il “lato oscuro” della<br />
tecnologia.<br />
Dal codice di Hammurabi alla Stele di Rosetta digitale.<br />
Conservazione a lungo termine dei contenuti digitali<br />
Avranno le generazioni future l’opportunità di godere quanto attualmente in mostra<br />
presso l’Ars Electronica di Linz? O alcuni prodotti degni di nota del Medialab dell’MIT?<br />
I manufatti che si basano sul “digitale” pare che abbiamo stampata una data di<br />
scadenza. Tutto questo ha ovviamente un chiaro riflesso sulla percezione del valore degli<br />
oggetti e sul loro uso quotidiano.<br />
Naturalmente non possiamo pensare di conservare ogni cosa, vi sono prodotti e<br />
contenuti che non devono necessariamente essere tramandati alle generazioni future,<br />
alcune volte tutto questo si riflette banalmente sul valore economico dell’oggetto, un
orologio da polso elettronico usato vale solitamente meno di un suo simile meccanico.<br />
Forse dovremmo dedicare del tempo per stabilire chiaramente cosa distruggere, come<br />
appare chiaro a chi abituato a scattare 36 fotografie di cui almeno 30 accettabili ne scatta<br />
oggi 360 in formato digitale di cui forse 10 accettabili, cosa ne facciamo delle altre 350?<br />
In ogni caso vi sono alcuni “oggetti” che siamo tenuti a trasferire in modo sicuro alle<br />
generazioni future, non possiamo lasciare come eredità un “buco nero”.<br />
Pensiamo all’album di fotografie di famiglia. Abbiamo foto dell’ottocento ma<br />
rischiamo di non tramandare immagini dei primi anni del ventunesimo secolo, un album<br />
con una serie di pagine bianche.<br />
La capacità di sopravvivere nei secoli di una cultura dipende in grande misura dalla<br />
ricchezza ed acuità del senso della storia posseduto dai suoi membri.<br />
La Società, naturalmente, ha un interesse vitale nel preservare il materiale che<br />
documenta i bisogni, le preoccupazioni, le idee, la creatività, l’arte, i discorsi e gli eventi<br />
che ha generato.<br />
ALfREDO RONCHI<br />
Anche se noi semplicemente ci concentriamo, al momento, su contenuti digitali di<br />
base quale sono i testi, l’accesso indefinito continuo per il futuro ai dati archiviati in<br />
formato digitale non può essere garantito entro limiti accettabili in nessun caso. Come<br />
già sottolineato, anche se la perdita di dati dovuta al deterioramento dei sistemi di<br />
archiviazione é un importante elemento di discussione, l’aspetto più importante é legato<br />
alla rapida obsolescenza del software e dell’hardware.<br />
Computer e microchip continuano ad invecchiare molto velocemente anche perché<br />
questo é il cuore del modello di mercato su cui si basa l’ICT. Le Aziende non possono<br />
affrontare lunghi cicli di vita, i clienti devono fornire un adeguato supporto finanziario<br />
aggiornando frequentemente i sistemi anche perché, come ebbe a dire una volta Nathan<br />
Myhrvold: il software é come un gas che si espande in modo tale da occupare tutto il<br />
volume disponibile (nel caso specifico le risorse di calcolo). Alcuni progressi tecnologici<br />
sono così rilevanti che la compatibilità con il passato non é più possibile.<br />
Alcuni decenni orsono “l’hardware” rappresentava un tale valore che i maggiori<br />
sforzi erano indirizzati al riuso delle apparecchiature di generazione in generazione, in tal<br />
modo macchine perforatrici, stampanti, unità nastro ed altro venivano adattati per quanto<br />
possibile ai nuovi “mainframe”. I “drivers” software per il nuovo utilizzo venivano scritti<br />
ad hoc e le stesse applicazioni venivano ri-progettate ed adattate allo scopo.
Oggigiorno noi affrontiamo esattamente il problema opposto, “l’hardware” seguendo<br />
la legge di Moore é destinato a costare sempre meno mentre le applicazioni unitamente ai<br />
contenuti rappresentano il vero patrimonio da tutelare.<br />
I supporti di archiviazione sono soggetti a degrado fisico, non sono infatti progettati<br />
per garantire la loro funzionalità per un lungo periodo di tempo se noi prediamo come<br />
riferimento le unità di tempo considerate da archivi e beni culturali.<br />
La tecnologia basata su supporti magnetici non garantisce un accesso a lungo termine<br />
alle informazioni archiviate, nastri e dischi perdono costantemente le loro proprietà e sono<br />
inoltre sensibili alle condizioni ambientali quali il caldo, l’umidità, i campi magnetici,<br />
l’elettricità statica, la polvere, il fuoco, etc.<br />
In aggiunta divengono obsoleti assieme ai dispositivi in grado di leggerli, come<br />
possiamo noi leggere oggi un nastro magnetico da 9600 bpi, un floppy disk da 8” o<br />
semplicemente un floppy da 5” ¼ ? Come possiamo oggi connettere ed utilizzare un<br />
vecchio disco rigido dotato di interfaccia RLL o IDE? Ragionevolmente i vecchi formati<br />
e standard sono destinati a farsi da parte a favore dei nuovi.<br />
Tutto ciò vale anche per gli standard applicabili al software, il metodo per codificare<br />
le informazioni e la qualità delle informazioni archiviate migliorano costantemente. Tale<br />
situazione vale sia per archivi generati attraverso una conversione dal formato analogico<br />
al digitale (documenti cartacei, film, video, suoni, etc) sia per archivi direttamente creati<br />
in formati digitale (born digital). Il contenuto digitale derivato da formati analogici,<br />
se ancora possibile, dovrebbe essere nuovamente digitalizzato in modo tale da poter<br />
pienamente usufruire dei nuovi standard qualitativi e formati, mentre il contenuto a suo<br />
tempo direttamente generato in digitale deve essere conservato partendo delle registrazioni<br />
originali.<br />
Dal codice di Hammurabi alla Stele di Rosetta digitale.<br />
Conservazione a lungo termine dei contenuti digitali<br />
Fino a tempi recenti, i documenti erano solitamente conservati in formato cartaceo<br />
o sotto forma di microfilm. La tecnologia dei microfilm é stata lungamente apprezzata<br />
grazie alla sua efficienza, facilità d’uso, robustezza e, potremmo aggiungere ora, perché é<br />
quasi indipendente dall’hardware.<br />
Alcuni decenni orsono gli addetti ai lavori iniziarono a convertire i loro archivi<br />
microfilm in archivi in formato digitale, una simile conversione assorbì una certa quantità<br />
di risorse poiché si trattava non solo di digitalizzare i testi ma alcune volte convertirli in<br />
documenti modificabili e ben impaginati, lo stesso accadeva per i disegni tecnici e gli
schizzi da archiviare in formato vettoriale.<br />
Circa venti anni fa scanner dotati di convertitore raster/vector rappresentavano<br />
i prodotti più venduti nel settore della grafica tecnica, gli uffici tecnici delle aziende<br />
iniziarono la conversione dei loro archivi cartacei o microfilm in archivi digitali.<br />
Questa corsa al digitale fu guidata da significativi incentivi: la possibilità di creare<br />
copie perfettamente identiche all’originale, pubblicarle attraverso un ampio spettro di<br />
media inclusa la significativa accelerazione data da Internet che consentiva, tra l’altro, la<br />
distribuzione e la disseminazione sulla rete.<br />
La pubblicazione in rete permette agli utenti di ri-formattare e convertire i contenuti<br />
in forme alternative, localizzarli, eseguire ricerche, ritrovarli, elaborarli attraverso l’uso di<br />
strumenti automatici o semi automatici.<br />
In tempi più recenti iniziò un processo inverso cercando sul mercato macchine da<br />
microfilm in grado di leggere i dati digitali e ri-convertirli in microfilm.<br />
In ogni caso i metodi di archiviazione dati attuali includono l’archiviazione digitale ed<br />
un numero sempre maggiore di aziende ha deciso di archiviare i propri dati in digitale.<br />
Sorprendentemente poca attenzione é posta alla preservazione delle informazioni<br />
digitali per lunghi periodi di tempo.<br />
Background storico delle iniziative<br />
Nel dicembre del 1994 negli Stati Uniti la “Commissione per la conservazione e<br />
l’accesso” unitamente al “Gruppo di ricerca delle biblioteche” costituirono la “Task force<br />
on digital archiving”. Scopo della “task force” era trovare gli strumenti per assicurare<br />
“accesso continuativo a tempo indeterminato ai futuri archivi conservati in formato<br />
digitale”. La task force era composta da soggetti presi dal mondo dell’industria, dai musei,<br />
archivi e biblioteche, editori, associazioni scolastiche e governative.<br />
La task force fu in particolare incaricata di:<br />
1. inquadrare le problematiche più significative (organizzative, tecnologiche, legali 18 ,<br />
economiche, etc) che dovevano essere risolte per un aggiornamento tecnologico e per<br />
essere considerate un approccio accettabile al fine di assicurare accesso continuo a<br />
tempo indeterminato ai dati futuri,<br />
2. Definire gli aspetti critici che impediscono la soluzione ad ogni problema chiaramente<br />
identificato,<br />
ALfREDO RONCHI<br />
18 Autenticità del documento, integrità del contenuto, certificazione fonte ed aspetti cronologici.
3. Indicare per ciascun aspetto, le azioni raccomandate al fine di rimuovere quel aspetto<br />
dalla lista,<br />
4. Prendere in considerazione possibili alternative all’aggiornamento tecnologico,<br />
5. Fare altre raccomandazioni generiche se il caso.<br />
La task force rilasciò una bozza di rapporto nel mese di agosto 1995. Segui un lungo<br />
periodo di tempo per esprimere commenti, nel corso di questo periodo un gran numero di<br />
interessati residenti sia negli Stati Uniti sia nel resto del mondo fornirono numerosi utili<br />
aiuti e meditati suggerimenti per migliorare la bozza del rapporto, un gran numero di<br />
questi suggerimenti fu incorporato nella versione finale del rapporto datata maggio 1996.<br />
In occasione della conferenza internazionale su ICT per i beni culturali denominata<br />
CULTH, tenuta in Vienna nel 1999 fu assegnata una sessione specifica all’invecchiamento<br />
dei media ed alla conservazione dell’informazione. Una serie di pannelli decorati con<br />
fotografie di nastri magnetici sfaldati, computer ricoperti di polvere, e floppy disk fusi dal<br />
calore richiamò l’attenzione dei presenti quantomeno sul lato fisico del problema.<br />
Vari studi e ricerche vennero svolti negli anni seguenti, nel 2002 in occasione della<br />
conferenza internazionale sulle biblioteche digitali sponsorizzata dalla ACM ebbe luogo<br />
una tavola rotonda sulla conservazione digitale.<br />
Reagan Moore del Centro di supercomputing si San Diego (CA) introdusse i livelli<br />
di astrazione che sono necessari per creare una rappresentazione dei dati, informazioni<br />
e conoscenza, indipendentemente dall’infrastruttura che li gestisce, in aggiunta venne<br />
presentato anche un prototipo di archivio digitale persistente.<br />
L’infrastruttura dell’archivio digitale persistente é stata nel seguito sviluppata<br />
per l’uso da parte del National Archives and Records Administration ed altre agenzie<br />
Federali.<br />
Dal codice di Hammurabi alla Stele di Rosetta digitale.<br />
Conservazione a lungo termine dei contenuti digitali<br />
La visione di NARA relativamente agli archivi digitali recita: “gli archivi di<br />
informazioni elettronici conserveranno e garantiranno l’accesso ad ogni genere<br />
d’informazione archiviata elettronicamente, indipendentemente da qualunque dispositivo<br />
hardware o software abilitando NARA a svolgere la sua missione nel futuro”<br />
William Underwood fece riferimento ad una serie di lezioni imparate nel conservare<br />
le registrazioni digitali create su personal computer e più specificatamente quelle create su<br />
personal computer durante l’amministrazione del Presidente George Bush (1988-1992).
0<br />
Fragilità del digitale: problematiche e aspetti caratteristici<br />
La problematica generale può essere strutturata ed analizzata a partire da una<br />
tassonomia teorica noi possiamo distinguere due approcci:<br />
a) l’invecchiamento e la scomparsa di hardware / firmware e software; questi problemi<br />
sono principalmente, ma non solo, in relazione alla conservazione dei dispositivi e<br />
delle funzioni connesse ai computer. Questo si riferisce, ad esempio, ai componenti<br />
presenti a bordo delle autovetture, ai dispositivi elettronici quali video camere,<br />
macchine fotografiche, impianti stereo, la maggior parte delle installazioni artistiche<br />
ed anche ai dispositivi progettati per una lunga vita (ad esempio quelli che una volta<br />
erano controllati dalla logica a relais ed oggi incorporano micro chips).<br />
Una significativa panoramica su queste problematiche é stata fornita nel 1995<br />
all’interno del rapporto del American National Research Council quando recita: “Il fatto<br />
che la vita attesa per la maggior parte dei dispositivi hardware sia di 10 massimo 20 anni<br />
a creato problemi molto seri per la conservazione a lungo termine (più di 20 anni) degli<br />
archivi. Anche se i sistemi operativi ed i problemi di documentazione in qualche modo<br />
hanno affrontato il problema cosa deve fare l’archivista quando il fabbricante dell’hardware<br />
dichiara che l’apparecchiatura é obsoleta o semplicemente non é più sul mercato ?<br />
Ci saranno ancora una IBM o una Sony nel 2200? Se esisteranno ancora manterranno<br />
ancora in funzione una apparecchiatura d’antiquariato del 1980 o del 1990? In aggiunta,<br />
occorre rendersi conto che nessuna organizzazione di archiviazione può sperare<br />
realisticamente di mantenere una simile apparecchiatura da sola. I circuiti integrati, le<br />
sottili testine di lettura, i diodi laser non possono più essere riparati oggi, ne possono<br />
essere nuovamente fabbricati se non in una fabbrica del costo di centinaia di milioni di<br />
dollari.”<br />
ALfREDO RONCHI<br />
b) Ora lasciando da parte la conservazione dell’hardware possiamo focalizzare il nostro<br />
interesse sull’altro lato della medaglia, la sola conservazione del contenuto.<br />
Un sempre più nutrito numero di Istituzioni, organizzazioni ed aziende archivia un<br />
sempre crescente numero di informazioni e contenuti digitalmente. In aggiunta, secondo<br />
la legge di Moore la tecnologia informatica rende disponibili generazioni di sistemi<br />
sempre più performanti, più potenti e più economiche, così queste sono rapidamente<br />
adottate perdendo solitamente una parte della compatibilità con i prodotti di generazione<br />
precedente. Non appena le vecchie tecnologie sono sostituite dalle nuove generazioni
di prodotti hardware e software, nuovi formati dati PICT, GIF, TIFF, BMP, JPG sono<br />
disponibili. Con il trascorrere del tempo stiamo perdendo la conoscenza riguardo a come<br />
le precedenti generazioni di sistemi archiviavano ed accedevano ai documenti, basti<br />
considerare i formati per la grafica vettoriale utilizzati negli ultimi vent’anni: IGES, DXF,<br />
DWG, Open Inventor, VRML, etc<br />
All’interno di numerose organizzazioni oggi, in tutto il mondo, i documenti<br />
considerati come dati ufficiali devono essere classificati e gestiti secondo procedure ben<br />
codificate con scadenze approvate che possono differire da nazione a nazione da tipologia<br />
di documento a tipologia di documento ma di base si é tenuti a conservare i dati per un<br />
periodo minimo di tempo definito per legge.<br />
Tali registrazioni devono essere conservate ed accessibili per tutto il corso del loro<br />
ciclo di vita in sintonia con le medesime leggi e standard che hanno governato e governano<br />
i dati su carta.<br />
Questo significa mediamente più di 90 anni per i dati clinici, dieci anni per dati<br />
tecnici e contabili comuni, 75 anni per i diritti d’autore e potenzialmente un periodo di<br />
tempo illimitato per i dati di interesse storico artistico e gli archivi di stato.<br />
Negli Stati Uniti, ad esempio, in caso di documenti governativi la legge sancisce<br />
che qualunque documento governativo ufficiale deve essere classificato nell’ambito di uno<br />
dei 26 periodi di conservazione definiti dagli Archivisti degli Stati Uniti. Tali periodi<br />
di conservazione variano da un minimo di trenta giorni ad un massimo teoricamente<br />
illimitato, prevedendo periodi intermedi di trenta, cinquanta e settantacinque anni. In<br />
aggiunta esistono speciali requisiti quali ad esempio gli archivi di informazioni protette da<br />
diritto d’autore creati al fine di preservare il contenuto fino allo scadere del copyright e la<br />
conseguente fruizione in pubblico dominio, ciò significa in Europa almeno settantacinque<br />
anni.<br />
Dal codice di Hammurabi alla Stele di Rosetta digitale.<br />
Conservazione a lungo termine dei contenuti digitali<br />
Facciamo una pausa e prendiamo in considerazione un altro punto di vista, come<br />
nel caso dell’ottimista che vede il bicchiere mezzo pieno, il pessimista che lo vede mezzo<br />
vuoto o l’ingegnere che lo considera semplicemente un contenitore sovradimensionato.<br />
Archiviando contenuti in formato digitale noi non andiamo incontro solamente<br />
a potenziali problemi e pericoli, uno degli aspetti positivi degli “oggetti” digitali é la<br />
possibilità di clonare che risolve l’eterno dilemma tra conservazione ed uso. Giusto per<br />
aggiungere alcuni aspetti positivi, la tecnologia Internet grazie all’uso di standard de facto
2<br />
ed alla quasi indipendenza dalla piattaforma operativa ha concretamente migliorato le<br />
prospettive di vita dei contenuti da essa gestiti.<br />
Al fine di iniziare a discutere di conservazione a lungo termine del semplice<br />
“contenuto” possiamo elencare i differenti livelli di complessità e le funzionalità che si<br />
devono preservare.<br />
I contenuti e le funzionalità che devono essere preservati possono spaziare nel<br />
seguente ambito:<br />
1. puro testo (per lungo tempo l’essenza dell’interoperabilità e formato ideale nel lungo<br />
termine);<br />
2. testo formattato ed eventuali funzioni associate (ad esempio pagine pronte per la<br />
stampa, fogli elettronici, formati di esportazione/ importazione per basi dati, etc);<br />
3. contenuti multimediali (immagini, filmati, suoni in differenti formati, links,<br />
riferimenti, etc);<br />
4. Disegni tecnici, modelli numerici tri-dimensionali (grafica vettoriale, scenari<br />
interattivi, etc);<br />
5. Contenuti profondamente fusi con applicazioni specifiche (archivi, basi dati, video<br />
games, applicazioni personalizzate, etc);<br />
6. Installazioni interattive, applicazioni di realtà virtuale arricchita, etc;<br />
7. applicazioni future basate sull’interazione tra gli utenti e l’accesso a basi dati distribuite<br />
in rete.<br />
Ovviamente ciascuno dei livelli di complessità del contenuto appena citati richiede<br />
differenti sforzi e risorse al fine di poter essere preservato o restaurato.<br />
E’ evidente che il puro testo é più semplice da conservare, mentre al contrario i<br />
video giochi richiedono solitamente l’utilizzo di una piattaforma di emulazione o la<br />
conservazione dei dispositivi originari. In questi casi emulare vuol anche dire riduzione<br />
delle performance del sistema in modo tale da poter replicare la prestazioni originarie del<br />
gioco.<br />
Il razionale che sottende le strategie di preservazione ed i principali approcci<br />
previsti<br />
ALfREDO RONCHI<br />
La conservazione del patrimonio digitale ed elettronico copre un ampio spettro di<br />
interessi dalle informazioni di valore strategico e critico per l’azienda agli oggetti di tutti<br />
i giorni. Una simile attività di alto profilo coinvolge sia personale altamente qualificato,
organizzazioni ad hoc ed anche i semplici cittadini, i primi sono solitamente legati ai<br />
comparto militare ed alla pubblica amministrazione i secondi vogliono conservare le loro<br />
foto, la musica ed i documenti personali.<br />
L’idea che una volta effettuato il duro lavoro di digitalizzazione si sia raggiunto un<br />
“porto sicuro” non riflette la realtà delle cose, una volta che abbiamo ottenuto il nostro set<br />
di dati in formato digitale, “bit stream”, a quel punto inizia lo studio e la definizione delle<br />
migliori strategie per la sua conservazione.<br />
Una delle prime cose da prendere in considerazione é che il contenuto ha un suo<br />
ciclo di vita, anche se il “paperless office” ha creato più carta che mai e le tecnologie<br />
di archiviazione a basso costo hanno generato gigabytes di “spazzatura digitale” noi<br />
dobbiamo essere in grado di discernere ciò che é importante da ciò che non lo é, non<br />
solamente perché la conservazione dei dati costa in termini di risorse ma anche perché<br />
dati privi di importanza creeranno semplicemente “entropia” nel sistema.<br />
Un altro aspetto di rilevo nell’ambito della conservazione delle informazioni é<br />
riconducibile all’intervallo di tempo tra un aggiornamento dei dati e l’altro per poter<br />
distinguere tra informazioni statiche ed informazioni dinamiche.<br />
Una volta definito il ciclo di vita dei nostri dati questo influenzerà anche la loro<br />
creazione 19 e potrà generare un sistema di contabilizzazione per le risorse che devono<br />
essere allocate per la conservazione.<br />
Prevenire é meglio che curare, se definiamo le strategie di conservazione siamo a<br />
metà strada verso la soluzione. In accordo con la natura del problema e le relative strategie<br />
potenziali alcuni interventi possono essere:<br />
• Riscrittura (refreshing) – serve ad evitare il decadimento fisico del dato archiviato sul<br />
supporto magnetico, l’informazione é semplicemente riscritta in una posizione fisica<br />
differente del supporto ogni volta che un determinato intervallo di tempo é trascorso.<br />
Vi sono particolari applicazioni software in grado di gestire autonomamente questo<br />
processo. Se il dispositivo di archiviazione é a sola scrittura trascorso un lasso di<br />
tempo prestabilito il sistema provvede a copiare tutte le informazioni su un nuovo<br />
supporto.<br />
Dal codice di Hammurabi alla Stele di Rosetta digitale.<br />
Conservazione a lungo termine dei contenuti digitali<br />
• Stampa e Microfilmatura – alcune volte rappresenta la soluzione estrema, conserva<br />
i dati al sicuro tra una generazione tecnologica e la successiva. Sfortunatamente non<br />
19 In termini di qualità, quantità, tecnologia e formato<br />
3
tutto il materiale nato in formato digitale può essere facilmente convertito in stampe<br />
e microfilm. In questo la tecnologia non ci aiuta perché sforna ogni giorno un nuovo<br />
“oggetto” digitale sempre meno simile a quelli tradizionali. Come possiamo oggi<br />
riconvertire in formato cartaceo un documento con firma digitale o un documento<br />
prodotto collegialmente in tempo reale ? Come archiviare wikies e blogs ? Cosa fare<br />
per le installazioni interattive dell’arte elettronica?<br />
• Copie multiple – questo può essere considerato come un approccio umano, filogenetico.<br />
Al fine di aumentare le speranze di sopravvivenza si eseguono numerose copie delle<br />
informazioni (fare riferimento a Meme’eye Web 20 ).<br />
Ora inizia la parte più complessa, noi non dobbiamo unicamente prendere in considerazione<br />
il puro testo o semplici documenti, i tre approcci descritti nel seguito sono spesso da<br />
considerarsi come alternativi. La scelta tra questi deve essere opportunamente presa in<br />
considerazione sia al momento che nel lungo termine.<br />
• Conservazione dei sistemi – questa é la strada più dura per conservare in vita i vecchi<br />
sistemi e le tecnologie obsolete come ad esempio il FORTRAN II o il Digital PDP 11.<br />
Garantire l’accesso e la piena funzionalità di un computer obsoleto é molto costoso<br />
e difficile. In alcuni casi questo approccio suggerisce di comprare per tempo sistemi<br />
usati da poter in seguito “cannibalizzare” in caso di bisogno.<br />
• Emulazione – questo approccio appare come uno dei più attraenti anche a causa della<br />
vecchia chimera dell’emulatore universale in grado di consentire ad applicazioni<br />
molto datate il funzionamento su computer di nuova generazione senza bisogno di<br />
alcun adattamento e senza la necessità di conservare nel tempo il sistema originario.<br />
Se prendiamo in considerazione applicazioni molto comuni ed emulazione di singoli<br />
sistemi di elaborazione, i video giochi come PAC MAN e similari sono usualmente<br />
preservati utilizzando questa soluzione. Chiaramente gli emulatori possono essere<br />
condivisi tra più applicazioni create per la medesima piattaforma emulata. I problemi<br />
sorgono quando l’applicazione ha bisogno di interagire con dispositivi hardware<br />
particolari o con specifiche configurazioni di sistema (per esempio Sega Goggles o<br />
Nintendo Power Glove).<br />
ALfREDO RONCHI<br />
20 The Meme’s Eye Web”. Susan J. Blackmore sostiene che il meme ha forgiato la natura umana guidando<br />
l’evoluzione delle macchine che sono in grado di copiarli i meme hanno creato un enorme cervello umano con<br />
una specifica capacità per il linguaggio.
Dal codice di Hammurabi alla Stele di Rosetta digitale.<br />
Conservazione a lungo termine dei contenuti digitali<br />
• Migrazione – può rappresentare una valida alternativa sia alla conservazione dei<br />
sistemi sia alla emulazione dei sistemi del passato., l’idea base é far migrare i dati e<br />
le applicazioni con continuità da una piattaforma a quella di generazione successiva.<br />
La tecnica della migrazione é molto utile e largamente utilizzata nell’industria del<br />
software al fine di spostare applicazioni e sistemi di gestione dati da una generazione<br />
all’altra dei sistemi di elaborazione. Uno dei punti chiave in questo processo é quello<br />
di iniziare la migrazione prima che il bagaglio di conoscenza relativa alla applicazione<br />
sia perduto, dimenticato. Cimentandosi con le informazioni personali gestite da<br />
applicazioni desktop, i formati interni dei dati e le funzionalità dell’applicativo<br />
non sono solitamente note all’utente cosicché questi é costretto ad affidarsi a terze<br />
parti per la migrazione non avendo prova diretta di quanto velocemente si perdano<br />
le competenze. In tali casi può risultare d’aiuto avere ulteriori copie del contenuto<br />
codificate in differenti standard (ad esempio quelli dovuti ad internet). L’uso di software<br />
“open source” parimenti può aiutare grazie alla disponibilità del formato sorgente, ma<br />
questo é ovviamente significativo ed utile solo per utenti molto ferrati in termini di<br />
ingegneria del software mentre é quasi privo di significato per la maggior parte dei<br />
produttori di contenuto. La migrazione di oggetti digitali verso una nuova generazione<br />
é onerosa in termini di tempo e danaro, inoltre dobbiamo prendere in considerazione<br />
una delle regole filosofiche alla base della conservazione 21 , minimizzare il danno, la<br />
migrazione invece massimizza il danno. Il processo di migrazione implica modifiche<br />
dei dati, tali modifiche portano al degrado del contenuto se il nuovo formato non può<br />
ricevere tutte le caratteristiche presenti nel formato originario. Da alcune prove che<br />
sono state eseguite nel passato, ad esempio, facendo passaggi multipli in circolo in<br />
modo tale da ritornare al formato originario al termine della prova, alcune volte é<br />
emerso che i due set di dati presentassero differenze apprezzabili.<br />
• Standardizzazione – significa passare dal formato originale proprietario ad un formato<br />
standard (ad esempio un formato standard Internet). Se siamo interessati a creare<br />
contenuti digitali di lunga durata dobbiamo iniziare dalla definizione degli standard<br />
che dovranno essere utilizzati, quanto gli standard scelti sono stabili e permettono la<br />
migrazione verso standard successivi. L’idea di spostarsi da standard proprietari verso<br />
standard di fatto significa che la conoscenza dei formati dati potrà essere sempre<br />
21 Conservazione come processo continuo di prendersi cura delle cose
ALfREDO RONCHI<br />
disponibile anche se lo standard che scegliamo non sarà più supportato. Il processo<br />
di standardizzazione soddisfa due delle sfide citate parlando di migrazione; perdita di<br />
informazione dovuta a perdita di conoscenza riguardo alla sua codifica, degradazione<br />
del contenuto dovuta a migrazioni multiple non perfettamente equivalenti in termini<br />
di contenuto. Il problema a questo punto é come scegliere opportunamente lo standard<br />
al fine di supportare l’informazione necessaria per l’organizzazione logica della<br />
conservazione e come potrà un utente futuro determinare quale standard é stato usato<br />
oggi per preservare l’informazione. Una possibile e ragionevole soluzione ad un simile<br />
problema può venire dall’uso di metadati, linguaggi come XML che permette una<br />
ricca descrizione dello standard utilizzato dai proprietari originali del dato. Questo<br />
processo é solitamente chiamato “encapsulation”.<br />
• Encapsulation – questa risorsa punta a garantire l’uso nel futuro del dato “avvolgendo”<br />
l’oggetto digitale da preservare ed utilizzare in futuro all’interno di una “pelle” leggibile<br />
dagli umani. L’involucro può contenere informazioni in puro testo a supporto della<br />
organizzazione logica della conservazione e documentare l’oggetto conservato al fine<br />
di permettere agli utenti futuri di decodificare ed accedere alle informazioni. Poiché<br />
non esiste un’unica ed ottimale soluzione vi sono due principali aspetti di rilievo:<br />
• Il primo in considerazione delle applicazioni attuali é la necessità di generare<br />
l’involucro dell’oggetto direttamente all’interno dell’applicazione. Poiché le attuali<br />
applicazioni non sono in grado di produrre autonomamente simili informazioni un<br />
post processore o plug-in deve essere realizzato ad hoc ed aggiunto alla catena di<br />
produzione dei dati presente nelle applicazioni attuali;<br />
• Il secondo riguarda il surplus di dati da archiviare per consentire questa tecnica<br />
di archiviazione; ciascun dato dovrebbe essere arricchito con informazioni di tipo<br />
descrittivo. Come effetto positivo nel mescolare insieme più metodi di conservazione<br />
se ci riferiamo all’uso di standard ed “encapsulation” possiamo risparmiare una<br />
considerevole quantità di spazio di archiviazione ma, per quanto tempo le specifiche<br />
tecniche degli standard attuali saranno disponibili al pubblico ?<br />
Migrazione ed “encapsulation” sono in un certo senso relazionati e duali, ma se<br />
la migrazione cerca di risolvere il problema in anticipo quando sia le informazioni<br />
dettagliate riguardo i dati ed i sistemi sono disponibili, l’”encapsulation” rappresenta<br />
potenzialmente pacchetti di dati che noi consegniamo alle future generazioni sperando<br />
di aver incluso sufficienti informazioni in modo tale da consentire loro la possibilità di
gestire e interpretare gli “oggetti” digitali che hanno ricevuto attraverso il tempo.<br />
Cercando di trarre le conclusioni riguardo a questi argomenti: non esiste una unica<br />
ottimale soluzione per le problematiche relative alla conservazione, l’approccio base é fare<br />
riferimento ad esperti e consulenti al fine di identificare la strategia più opportuna e la<br />
relativa implementazione fisica; come ironicamente detto da Jeff Rothenberg in “Avoiding<br />
technological quicksand”, “i documenti digitali durano per sempre o per cinque anni<br />
quello dei due che viene prima”<br />
Economia ed Infrastruttura<br />
Dal codice di Hammurabi alla Stele di Rosetta digitale.<br />
Conservazione a lungo termine dei contenuti digitali<br />
La gestione dell’intera problematica presenta numerosi differenti aspetti in aggiunta<br />
ai puri problemi tecnologici, vi sono problemi di tipo amministrativo, procedurale,<br />
organizzativo, legale, di diritti d’autore nonché politici attorno alla conservazione a<br />
lungo termine dei contenuti digitali. Questo incremento di complessità é in parte dovuto<br />
alla differente natura del documento digitale paragonato a quello tradizionale. Come<br />
minimo un aspetto deve essere evidenziato prima di trarre le conclusioni: i costi di<br />
conservazione. Questo significa prendere in considerazione fin dal principio, in fase di<br />
progetto dell’archivio di informazioni da conservare per lungo tempo, la miglior soluzione<br />
per assicurare accesso nel futuro alle informazioni in esso contenute. Questo approccio<br />
potrebbe influenzare la scelta delle tecnologie da utilizzare, degli standard da scegliere<br />
a non ultimo il modo di strutturare le informazioni. Una volta che il set di dati é stato<br />
creato i costi operativi, in aggiunta ai costi di infrastruttura, possono includere spazio<br />
di archiviazione addizionale in modo tale da poter archiviare copie multiple dei dati o<br />
metadati a supporto degli archivi, applicazioni destinate a gestire il refreshing dei dati,<br />
costi legati al trasferimento dei dati o alla emulazione dei sistemi.<br />
Alcune considerazioni per concludere<br />
La conservazione a lungo termine dei contenuti digitali rappresenta una grande sfida<br />
per nell’era della Società dell’Informazione, l’informazione digitale in qualunque formato<br />
sia é sottoposta al rischio di essere persa per sempre. Le tecnologie sulle quali poggiano<br />
i contenuti digitali diventano obsoleti mentre le differenti versioni delle applicazioni ed i<br />
formati cambiano continuamente rendendo rapidamente inaccessibili i dati archiviati.
Anche se il contenuto é codificato nel modo più semplice possibile, ad esempio<br />
il formato ASCII, il processo di degrado ed obsolescenza può farlo scomparire. Le<br />
informazioni on line come ad esempio le pagine Web ed i database sono vulnerabili tanto<br />
più quanto la loro struttura web diviene complessa a causa dei link ipermediali e dei<br />
riferimenti incrociati.<br />
ALfREDO RONCHI<br />
Un gran numero di studi e progetti sono attualmente in fase di sviluppo in tutto il<br />
mondo a partire ad esempio dal rilevante lavoro svolto dalla Task force on Archiving of<br />
Digital Information (94-96) su mandato della commissione “Preservation and Access &<br />
The Research Libraries Group Inc”. OASIS Open Archival Information System project,<br />
CAMiLEON emulation, VERS Victorian Electronic Record Strategy insieme a ERA<br />
progetto sviluppato da NARA con Intepares I, II, III sono alcuni di più noti.<br />
In aggiunta a tutto questo una panoramica esaustiva relativa agli standard di<br />
archiviazione digitale e la gestione di tali archivi é stata realizzata dal Dipartimento della<br />
difesa degli Stati Uniti, ed é contenuta nel rapporto intitolato “Design criteria standard<br />
for electronic records management software applications” (dod 5015.2 STD) 22 . E’ molto<br />
importante che studi e ricerche su questo tema siano condotte da gruppi fortemente<br />
interdisciplinari per garantire un approccio efficace ad una problematica che riguarda le<br />
basi dell’”era digitale”. Forse l’unica possibilità di evitare le “sabbie mobili digitali 23 ” é<br />
trovare nel deserto digitale una Stele di Rosetta 24 “digitale”.<br />
22 Disponibile on line alla url: http://jitc.fhu.disa.mil/recmgt/standards.html<br />
23 Technological Quicksand - Jeff Rothemberg, Avoiding Technological Quicksand.<br />
24 Alan R. Heminger, Steven B. Robertson, “The digital rosetta stone: a model for maintaining - long-term access<br />
to static digital documents”, Communications of the Association for Information Systems, volume 3 articolo 2<br />
gennaio 2000.
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Dal codice di Hammurabi alla Stele di Rosetta digitale.<br />
Conservazione a lungo termine dei contenuti digitali<br />
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3. Alan R. Heminger, Steven B. Robertson, “The digital rosetta stone: a model for<br />
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ALfREDO RONCHI<br />
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37. Documenting the Future (Policy and Strategies for Electronic Recordkeeping in the<br />
New South Wales Public Sector), State Records New South Wales, 1995, ISBN 07310<br />
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xml<br />
Dal codice di Hammurabi alla Stele di Rosetta digitale.<br />
Conservazione a lungo termine dei contenuti digitali
2<br />
39. Resource Description Framework (RDF) Model and Syntax Specification, W3C,<br />
1999, http://www.w3.org/TR/REC-rdf-syntax/<br />
40. Levy, D., Heroic Measures: Reflections on the Possibility and Purpose of Digital<br />
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Riferimenti On Line<br />
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shttp://jitc.fhu.disa.mil/recmgt/ (Standard 5015.2 “Design Criteria Standard For Electronic<br />
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shttp://ccsds.org/RP9905/RP9905.html (OAIS standard)<br />
shttp://sdsc.edu/NARA (National Archives and Record Administration)<br />
http://www.archives.gov/electronic_records_archives/ (18th Annual Preservation<br />
Conference Preservation Reformatting: Digital Technology vs. Analog Technology)<br />
http://www.npaci.edu.DICE/Pubs (National Archives Washington & S.Diego<br />
Supercomputer Center)<br />
ALfREDO RONCHI
Attività e processi nella salvaguardia<br />
dei contenuti digitali nel lungo termine<br />
MATHIAS JEHN<br />
(Biblioteca nazionale tedesca – Francoforte sul Meno)<br />
Illustrando le varie strategie per la salvaguardia dei contenuti digitali in Germania<br />
è necessario distinguere i singoli tipi e compiti delle diverse biblioteche. Il compito della<br />
Biblioteca Nazionale Tedesca è molto specifico: secondo la legge essa raccoglie l’intera<br />
“produzione” scientifica e culturale del paese, sempre più spesso anche in forma digitale.<br />
Perciò la Biblioteca Nazionale Tedesca deve far fronte al problema d’archiviare non<br />
soltanto le informazioni cartacee, ma anche gli oggetti audiovisivi, le pagine web e i<br />
rispettivi programmi.<br />
L’interpretazione attuale della legge sulla Biblioteca Nazionale Tedesca del 22 giugno<br />
2006 prevede soprattutto un allargamento della tradizionale forma di raccolta con le opere<br />
incorporee, in altre parole con le pubblicazioni di Internet come la posta elettronica, le<br />
newsletter, le riviste digitali, i Webloks, i libri elettronici, le banche dati o più in generale<br />
pagine di Internet. Secondo il diritto d’autore tedesco è vietato riprodurre i materiali<br />
protetti degli autori. Di conseguenza, gli utenti devono usare le opere solo nella sala di<br />
studio interna della Biblioteca. Invece, gli oggetti liberi, o quelli resi tali con il permesso<br />
dell’autore, vengono usati anche su Internet o altrove. Nello spirito della nuova legge la<br />
Biblioteca deve mettere a disposizione una tale fruizione anche fra 5, 10, 20 o più anni.<br />
Per questo la Biblioteca Nazionale Tedesca lavora intensamente ad uno sviluppo<br />
della concreta salvaguardia della conservazione dei contenuti digitali nel lungo termine, e<br />
questo sul piano tecnico e strategico.<br />
Queste procedure devono includere anche i supporti che in passato sono giunti nella<br />
Biblioteca con la vecchia legge, e le cui informazioni sono ora per la maggior parte ormai<br />
difficili da usare sul piano tecnico a causa delle tecnologie invecchiate e dell’obsolescenza<br />
dei supporti dei dati. Pensiamo ad esempio alle pubblicazioni elettroniche su dischetto, su<br />
CD, su cassetta o sul nastro cinematografico. Nel prossimo futuro la generica formulazione<br />
della norma della Biblioteca Nazionale Tedesca sull’obbligo di raccogliere tutte le opere<br />
incorporee verrà discussa per allargare e precisare il regolamento più specifico nell’<br />
ambito della nuova legge.<br />
3
Sul piano normativo si devono regolare le consegne obbligatorie degli oggetti<br />
(“Pflichtablieferungsverordnung”) e le direttive di raccolta. Sul piano operativo si devono<br />
implementare nuovi procedimenti nella Biblioteca Nazionale Tedesca per ricevere ed<br />
elaborare gli oggetti a domicilio degli utenti. Sul piano strategico si cercherà di trovare<br />
nuovi soci ed anche accordi nazionali per la digitalizzazione dei vecchi supporti, che<br />
attualmente si trovano in una pessima condizione. Nuovi soci sono importanti anche per<br />
risolvere i problemi nell’ambito dell’audio, ma anche sotto l’aspetto del migliore uso della<br />
pubblicazione dei testi scritti. Sul piano tecnico si lavora concretamente allo sviluppo di<br />
un archivio dei contenuti digitali nel lungo termine.<br />
Come ho richiamato sopra, sono interessate numerose istituzioni che devono<br />
fronteggiare la sfida di trovare nuove soluzioni per i dati digitali e la loro distribuzione.<br />
Con l’appoggio del ministero della formazione e ricerca di Berlino la Biblioteca Nazionale<br />
Tedesca ha dato impulso a tre grandi progetti che vorrei presentare brevemente:<br />
1. nestor: Network of Expertise in Long-Term Storage and Availability of Digital<br />
Resources in Germany, dal 2003 al 2006. Dal 1 settembre il progetto Nestor II è<br />
prolungato per altri tre anni.<br />
2. kopal: una costruzione cooperativa di un archivio di salvaguardia delle informazioni<br />
digitali dal 2004 al 2007.<br />
3. epicur: Enhancement of persistent identifier services – comprehensive method for<br />
unequivocal resource identification dal 2002 al 2005.<br />
Sul primo punto, cioè il progetto di nestor, si può osservare che non soltanto la<br />
Biblioteca Nazionale Tedesca ma anche tanti altri istituzioni nazionali ed internazionali<br />
cercano le soluzioni per un accostamento duraturo alle risorse elettroniche attraverso un<br />
archivio affidabile. Per focalizzare e far conoscere le varie attività, la Biblioteca Nazionale<br />
Tedesca ha creato il progetto nestor. Lo scopo del progetto è la costruzione di una rete di<br />
competenza per la salvaguardia e la disposizione dei contenuti digitali nel lungo termine<br />
per la Germania.<br />
MATHIAS JEHN<br />
Ormai il progetto è stato prorogato fino al 2009 e, sotto la direzione della Biblioteca<br />
Nazionale Tedesca, riunisce sei soci a livello nazionale: la Biblioteca di Stato di Monaco<br />
di Baviera, l’Archivio di Stato centrale di Coblenza, il servizio di computer e dei supporti<br />
digitali della Biblioteca dell’Università “Humbold” di Berlino, l’Università di Hagen,<br />
l’Istituto della Facoltà dei Musei a Berlino e la Biblioteca d’Università e dello Stato nella
Attività e processi nella salvaguardia dei contenuti digitali nel lungo termine<br />
provincia di Niedersachsen a Gottinga.<br />
La necessaria competenza speciale per il compito di “salvaguardia dei contenuti<br />
digitali nel lungo termine” si distribuisce su un largo spettro di persone nelle varie istituzioni,<br />
organizzazioni e aziende economiche. Nestor vuole essere una piattaforma d’informazione<br />
e comunicazione per unificare le attività di salvaguardia dei contenuti digitali nel lungo<br />
termine, che sono già cominciate, introducendo inoltre nuovi provvedimenti. Il progetto<br />
crea così una costante infrastruttura cooperativa, in cui le varie competenze speciali si<br />
integrano a vicenda. Per la centralizzazione delle competenze speciali e per incarichi<br />
circa la redazione dei consigli pratici e delle certificazioni, il progetto di nestor offre<br />
una concreta assistenza a tutte le domande relative al problema della salvaguardia dei<br />
contenuti digitali nel lungo termine, dell’ organizzazione delle istruzioni nell’ambito di<br />
questo problema e, infine, della mediazione di esperti speciali.<br />
Di più, nestor lavora ad un ulteriore concetto generale di cooperazione effettiva tra<br />
tutte le istituzioni e organizzazioni. Lo scopo è quello di dare concretamente consigli per<br />
la salvaguardia dei contenuti digitali nel lungo termine. All’interno del progetto esistono<br />
già i seguenti risultati:<br />
1. un portale di informazione, basato sulla rete Web, in lingua tedesca e inglese con<br />
varie offerte e proposte per la salvaguardia e la condivisione delle risorse digitali<br />
nel lungo termine in Germania; si cerca inoltre di raccogliere le attività internazionali.<br />
Sulla pagina www.langzeitarchivierung.de si trovano i materiali su temi specifici<br />
della salvaguardia, la documentazione dei convegni, la banca dati con le informazioni<br />
e le prove delle pubblicazioni nazionali ed internazionali ed infine i programmi e i<br />
dati delle fiere o dei congressi.<br />
2. i criteri per un archivio digitale affidabile e i consigli per un provvedimento di<br />
certificazione degli archivi digitali.<br />
3. i principi di salvaguardia dei contenuti digitali nel lungo termine, nel quale sono<br />
contenuti anche i consigli per le direttive di raccolta e i criteri di scelta di un archivio<br />
digitale.<br />
4. la formazione pubblica per una comune consapevolezza del bisogno di conservare le<br />
fonti digitali nel campo dei musei e negli archivi, grandi e piccoli.<br />
5. un progetto per una forma di organizzazione duratura della rete di competenza dopo<br />
la fine della fase di progetto nel 2009.
Lo scopo del secondo progetto kopal è lo sviluppo, la prova e l’implementazione di un<br />
sistema archivistico cooperativo, che permetta la duratura connessione alle informazioni<br />
digitali. La base del sistema è il “Digital information Archiving System”, in sigla DIAS.<br />
DIAS è costruito con la cooperazione della Biblioteca reale d’Olanda e della ditta IBM<br />
in Germania. Nell’ambito di kopal il progetto sviluppa attualmente i lavori precedenti<br />
secondo le loro necessità. A causa del veloce progresso tecnico nelle pubblicazioni digitali<br />
si applicano sempre di più nuovi formati di dati.<br />
Ogni formato di dati deve corrispondere ai programmi speciali per la<br />
presentazione e, da parte sua, è legato a certi tipi di computer e ai gestori di<br />
sistema. Per lo sviluppo di kopal è necessario costruire un’ampia strategia per la<br />
salvaguardia dei contenuti digitali nel lungo termine, che è adatto per usare i dati<br />
contenuti nel futuro. Nello stesso momento anche il flusso digitale di dati deve<br />
essere conservato, perché è in pericolo a causa della durata limitata dei supporti<br />
dei dati e per la relativa tecnologia nell’ambito della conservazione dei dati nel<br />
computer.<br />
Gli altri compiti sono in primo luogo la definizione dei metadati tecnici e dei contenuti<br />
per la preservazione della capacità di salvaguardia dei contenuti digitali; in secondo luogo<br />
la standardizzazione delle strutture degli oggetti e i percorsi di trasferimento dei dati<br />
all’interno del sistema. Il progetto prevede e mette alla prova le applicazioni standardizzate<br />
fra i produttori delle risorse digitali, i sistemi di deposito in un secondo momento e i<br />
server dei documenti per il servizio all’utenza finale.<br />
Il collegamento attraverso uscite semplici ed effettive dal sistema rende possibile che i<br />
sistemi possano essere concentrati sui loro compiti centrali nel processo della pubblicazione<br />
e dell’informazione secondo l’ordine di successione. Il progetto vuole perseguire così<br />
apertamente lo sviluppo del sistema che, alla fine, ha per scopo l’allargamento dell’uso<br />
cooperativo alle altre biblioteche, musei e archivi, e più in generale al circolo del<br />
cosiddetto “memory institutions” con i suoi archivi scientifici delle banche dati. Dall’<br />
inizio di quest’anno il progetto ha presentato un primo prototipo accompagnato con le<br />
prove intensive. Dalla metà di quest’anno il progetto di kopal ha iniziato l’inserimento dei<br />
“veri” dati dentro il sistema.<br />
MATHIAS JEHN<br />
Al centro del terzo progetto epicur è lo sviluppo dei cosiddetti Persistent Identifiers<br />
con la sigla URN. Tali Persistent Identificers designano indirizzi determinati e indipendenti
Attività e processi nella salvaguardia dei contenuti digitali nel lungo termine<br />
dal luogo per gli oggetti digitali. Allo stesso tempo il sistema garantisce un’applicazione<br />
duratura circa le risorse digitali. Il metodo permette una citazione duratura e affidabile<br />
delle pubblicazioni della rete in forma di links stabili che sono ancorati al posto della<br />
Uniform Resource Locator (URLs) nei documenti o nei cataloghi come uno strumento<br />
di prova. La ricerca della pubblicazione elettronica diventa più efficace, perché in questo<br />
modo esiste un riferimento unico e universale per le pubblicazione elettroniche. Come<br />
funziona questo sistema? Un URN è un numero standardizzato, simile all’ISBN dei libri.<br />
Per esempio, la Biblioteca Nazionale Tedesca distribuisce i numeri per le pubblicazioni di<br />
rete e per le digitalizzazioni e li amministra su un server centrale.<br />
Quando si cerca su Internet un URN, si deve indirizzare questo numero nell’aerea<br />
d’accesso del browser. Il browser traduce l’URN nel relativo URL (particolarmente<br />
nell’URL originale e archivistico) e rimanda al documento previsto. I membri del<br />
progetto controllano regolarmente la disposizione di tutti gli URL. Appena si considera<br />
il cambiamento di uno dei numerosi URL, l’ epicur prevede un cambiamento. L’URN,<br />
invece, come il numero di riferimento, rimane sempre stabile. Soprattutto i ricercatori<br />
scientifici possono sfruttare i vantaggi di questo progetto. Il progetto permette una<br />
pubblicazione veloce ed economica su Internet. I ricercatori scientifici hanno un riferimento<br />
affidabile e duraturo per i testi scritti nelle pubblicazioni online. Questi tre progetti qui<br />
segnalati dimostrano che nella Biblioteca Nazionale Tedesca non soltanto la conoscenza<br />
dell’importanza e delle possibilità delle risorse elettronica è cresciuta chiaramente negli<br />
ultimi anni, ma allo stesso tempo è cresciuto anche il loro concreto uso secondo le esigenze<br />
del futuro.<br />
Per noi il cambiamento internazionale delle esperienze è un aspetto fondamentale,<br />
evidenziando soprattutto il bisogno universale di conservare l’eredità culturale.
Progressi nella conservazione digitale:<br />
un’esperienza australiana<br />
NITYA KARMAKAR<br />
(Università di Sidney)<br />
Illustrerò svariati argomenti: il paradigm shift, un nuovo concetto legato alla<br />
conservazione digitale; la sfida della conservazione e la risposta dell’Australia a questa<br />
sfida; la Australasian Digital Recordkeeping Initiative (ADRI) che vede la partecipazione<br />
di Australia e Nuova Zelanda; l’Uniform Australian Approach, necessario nel nostro Paese<br />
perché l’amministrazione australiana è divisa in vari stati e alcuni territori, ciascuno con le<br />
proprie priorità. Scopo dell’Uniform Australian Approach è portare un po’ di uniformità<br />
in questo quadro. Seguirà poi una descrizione dell’Ufficio del Pubblico Registro dello<br />
Stato del Victoria, un ufficio molto avanzato che apre la strada alla conservazione digitale,<br />
per poi finire con alcune osservazioni conclusive.<br />
Il primo argomento è il cambio di modello. La rivoluzione informatica ha cambiato in<br />
maniera radicale i concetti alla base del nostro lavoro e della conservazione dei documenti<br />
nel lungo termine. Adesso le informazioni aziendali sono scambiate via e-mail, siti web,<br />
cartelle condivise e database relazionali; i documenti sono salvati in formato digitale<br />
su numerosi supporti; la conservazione del supporto cartaceo è stata sostituita dalla<br />
conservazione digitale. E’ qui che si materializza la sfida della conservazione. Sappiamo<br />
tutti che dobbiamo conservare anche i documenti cartacei, ma dove li metteremo? Le<br />
agenzie statali non hanno intenzione di stanziare fondi per conservare informazioni su<br />
carta. La sfida della conservazione, quindi, significa essere in grado di creare e mantenere<br />
dei documenti affidabili ed autentici, accessibili per molti decenni, rispettando nel<br />
contempo i requisiti su competitività globale, efficienza, rispetto dei tempi, sistemi e<br />
formati elettronici, soluzioni digitali stabili. Queste caratteristiche dovrebbero dimostrarsi<br />
in grado di risolvere il problema della rapida obsolescenza dei formati di dati, dei media<br />
digitali, di hardware, software, sistemi operativi ed applicazioni, per non dimenticare il<br />
problema dell’instabilità fisica dei supporti digitali.<br />
Nella conservazione digitale l’Australia registra ottimi progressi perché l’uso di<br />
internet è molto diffuso in questo paese; le comunità di biblioteche ricorrono ampiamente
00<br />
alle risorse web NLA e PADI e anche la conservazione dei documenti catastali è molto<br />
diffusa. L’intera comunità dell’archiviazione è ben sviluppata in Australia.<br />
Un’alternativa agli archivi potrebbe essere rappresentata dalla migrazione di dati,<br />
che però implica un deterioramento e l’obsolescenza dei supporti, software inadeguato od<br />
obsoleto e carenza di personale qualificato.<br />
Naturalmente è impossibile conservare tutti i documenti. In Australia la conservazione<br />
avviene in formato XML, che consente di ottenere standardizzazione internazionale,<br />
estensibilità e adattabilità, e di creare una piattaforma neutra.<br />
Da questo scenario emerge con forte rilevanza ADRI, l’iniziativa dell’Australasia<br />
per la conservazione digitale dei documenti. Questa iniziativa viene sviluppata da<br />
svariate strutture statali per l’archiviazione e, più precisamente, dagli Archivi Nazionali<br />
dell’Australia, gestiti dal Governo centrale; dagli Archivi della Nuova Zelanda; dall’Ufficio<br />
del Pubblico Registro di Victoria; dall’ufficio dei Registri di Stato del New South Wales;<br />
da ACT Territory Records; dall’Ufficio Archivi della Tasmania; dal Northern Territory<br />
Archives Service; dal Queensland State Archives; dallo State Records South Australia<br />
e dallo State Records Office Western Australia. Questo per dare un’idea dell’enorme<br />
impegno finanziario profuso dall’Australia nella gestione e nella conservazione dei<br />
documenti, sia a livello di Governo centrale che nei singoli Stati.<br />
ADRI si occupa della creazione e della gestione di documenti digitali; della<br />
conservazione dei documenti digitali (sia nelle agenzie che negli archivi); del trasferimento<br />
dei documenti digitali negli archivi e dell’uso dei documenti digitali. Per quanto riguarda le<br />
agenzie, queste possono essere sia pubbliche (ad esempio istituite dal governo) che private.<br />
L’attività di creazione e gestione di documenti digitali consiste nel fornire linee<br />
guida e strumenti per creare documenti accurati e affidabili; classificare e controllare i<br />
metadati per la documentazione; risolvere problemi squisitamente tecnologici riguardanti<br />
i documenti (e-mail, codifica, risorse su web); rispettare i requisiti funzionali per i sistemi<br />
di archiviazione e le specifiche sul reperimento dei modelli; eseguire la valutazione della<br />
conformità e/o l’auto-diagnosi, oltre a creare degli schemi per tipologia di documenti.<br />
Esistono degli standard sulla conservazione dei metadati e sulla progettazione e<br />
implementazione dei sistemi di conservazione documenti. Si tratta di azioni standard, che<br />
non mi dilungherò ad illustrare.<br />
NITYA KARMAKAR
Quando un documento viene conservato, usato ed inserito in un archivio, è necessario<br />
avere delle linee guida sul trasferimento dei documenti alla gestione d’archivio. Ad esempio,<br />
è necessario sapere quali sono i formati di dati preferiti e i metodi per il trasferimento<br />
dei documenti; oppure come trasferire automaticamente i metadati per l’archiviazione, o<br />
ancora come tutelare origine e autenticità. Anche in questo campo sono state elaborate<br />
delle norme sul trasferimento tra le agenzie statali e da queste alla custodia in archivio, sui<br />
requisiti minimi per l’autenticità e sui supporti per il trasferimento.<br />
Per quanto riguarda l’uso dei documenti digitali, i database sono conservati dall’Autorità<br />
incaricata che fornisce un sito web ad hoc, più diversi set di metadati (AGLS, AGIFT).<br />
In Australasia l’approccio uniforme è rappresentato dalla norma pubblica ISO<br />
14721, che probabilmente è applicata anche in Europa; altre norme pubbliche sono ISO<br />
15489 e XML. L’approccio di Australia e Nuova Zelanda è data-centrico (vale a dire che<br />
i documenti costituiscono i dati), ha una copertura completa dell’intero ciclo di vita e<br />
diversi approcci di attuazione.<br />
Parlando di implementazione, questo approccio adotta diverse misure: XML<br />
package wrapping; piattaforme merceologiche; formati aperti e documentati; riduce al<br />
minimo i requisiti sulla migrazione; applica meccanismi di origine e autenticità (somme<br />
di controllo).<br />
Ciononostante i diversi stati non usano lo stesso ambiente: gli stati australiani sono<br />
autonomi e a volte non collaborano al processo nazionale di implementazione. Bisogna<br />
quindi attingere abbondantemente alla tecnologia per assicurare l’autenticità, ad esempio<br />
con le firme digitali, i certificati digitali e password resistenti; i regimi di accesso e le<br />
procedure dettagliate di implementazione sono definiti a livello statale. Ne consegue<br />
che i problemi da risolvere sono i meccanismi di autenticità e le tipologie di supporto<br />
di memoria (lo standard RAID), migrazioni tecnologiche, pianificazione delle capacità,<br />
gestione dei depositi, la scalabilità.<br />
Una volta digitalizzati i documenti e conservati negli archivi, questi devono essere<br />
conservati per un certo periodo. Le leggi Privacy Act del 1988, Freedom of Information<br />
Act del 1982 e Archives Act del 1983 hanno creato la responsabilità legale, per le agenzie<br />
del Governo australiano, di assicurare la manutenzione e l’accessibilità ai rispettivi<br />
documenti.<br />
Progressi nella conservazione digitale: un’esperienza australiana<br />
0
02<br />
L’accessibilità ai documenti è regolamentata per legge e dipende dal valore dei documenti<br />
stessi.<br />
Alcuni documenti hanno un valore temporaneo, vale a dire che possono essere<br />
eliminati nel momento stabilito e possono essere conservati per periodi molto brevi, ad<br />
esempio un anno, fino a periodi ben più lunghi a seconda della loro importanza.<br />
Un altro gruppo viene chiamato “documentazione a conservazione permanente in<br />
agenzia”. Si tratta di documenti il cui utilizzo per l’attività dell’agenzia è previsto nel lungo<br />
termine, sebbene non abbiano valore dal punto di vista archivistico; ciononostante non<br />
possono essere distrutti.<br />
Per quanto riguarda i documenti con valore archivistico, questi non possono mai<br />
essere eliminati ma saranno conservati nel deposito degli Archivi Nazionali per un<br />
periodo indefinito. Al momento della creazione di un’autorità responsabile della gestione<br />
della documentazione, le agenzie indicano i gruppi di documenti. Gli Archivi Nazionali<br />
decidono quali documenti rispondono ai requisiti di valore archiviale; in questo modo se<br />
dei privati non sono in grado di conservare determinati documenti, gli Archivi Nazionali<br />
si assumono questa responsabilità e identificano i documenti da conservare. Come custode<br />
dei Documenti del Commonwealth, gli Archivi Nazionali svolgono un ruolo significativo<br />
nell’assicurare la conservazione e l’accessibilità ai documenti digitali ben oltre la loro<br />
creazione. E’ un impegno preso dal Governo.<br />
Il processo di conservazione digitale si sviluppa attraverso tre processi distinti:<br />
- quarantena, vale a dire si controlla se il documento contiene virus e se è completo<br />
rispetto all’elenco fornito dalle agenzie statali;<br />
- conservazione, cioè i documenti vengono conservati (normalizzati, o convertiti in<br />
formati aperti) mediante un’applicazione sviluppata internamente e chiamata Xena<br />
(XML Electronic Normalizing Archives), basata su XML;<br />
- deposito, vale a dire i documenti vengono depositati per una conservazione a lungo<br />
termine in un archivio digitale.<br />
NITYA KARMAKAR<br />
Nella fase della conservazione digitale è necessario tenere presenti numerosi obiettivi<br />
al momento dell’analisi e più precisamente: non adottare soluzioni di conservazione che<br />
precludano opzioni future; non pensare alla conservazione come un fine, perché altro non<br />
è che uno strumento per ottenere l’accesso in futuro. Non ha alcun senso conservare i<br />
documenti e non consentirne l’accesso a nessuno. Un altro obiettivo è quello di calcolare
e comunicare il costo della conservazione, perché la conservazione ha un prezzo ed è<br />
necessario avere influenza su coloro che sono preposti a decidere usando le loro stesse<br />
argomentazioni.<br />
In Australia la situazione relativa alla conservazione dei documenti è migliore che<br />
negli altri Paesi per svariati motivi. Innanzitutto l’opinione pubblica mostra di capire<br />
l’importanza di questo argomento. Anche il Governo gli attribuisce rilevanza; sono già<br />
stati creati gli strumenti concettuali e le risposte inter-governative sono state sviluppate.<br />
L’Australia capisce che le iniziative di e-government sono un’opportunità da non mancare;<br />
queste iniziative sono già state sviluppate sotto forma di commercio elettronico, servizi<br />
elettronici ed altro.<br />
Nonostante questo panorama positivo, ci sono motivi di preoccupazione. Il problema<br />
della gestione internazionale dei documenti non ha ancora acquisito una dimensione<br />
planetaria, perché non è possibile applicare ovunque una soluzione valida per tutti: è quindi<br />
necessario tenere d’occhio gli sviluppi dei vari Paesi. La “conservazione artigianale” non<br />
può funzionare, abbiamo bisogno di una formazione specifica su questo argomento e, nel<br />
contempo, subiamo gli effetti della carenza di personale. Il prof. Ross ha parlato di corsi<br />
universitari sulla conservazione digitale: noi non abbiamo nulla del genere in Australia.<br />
Un altro problema è che gli archivi imparano lentamente come gestire i progetti e lavorare<br />
con gli altri.<br />
Progressi nella conservazione digitale: un’esperienza australiana<br />
Alcune soluzioni a questi problemi potrebbero derivare dallo sviluppo di una strategia<br />
congiunta e di nuove capacità, degli strumenti concettuali necessari, di finanziamenti<br />
innovativi e di una risposta efficace al dibattito sulla custodia.<br />
L’ambiente digitale offre alcune opportunità, quali ad esempio un accesso più facile ai<br />
documenti presenti on-line o la creazione di copie multiple di documenti per il loro backup<br />
e il recupero in caso di disastro. Passando poi alle minacce di distruzione, i documenti<br />
digitali sono più vulnerabili rispetto ai documenti creati in maniera più tradizionale.<br />
Questo ci porta al problema della sicurezza: questo settore potrà trarre beneficio dalla<br />
tecnologia disponibile in quantità, ma la tecnologia da sola non può risolvere i problemi<br />
di sicurezza. Dobbiamo realizzare politiche, procedure e anche formazione. Se andiamo<br />
ad analizzare i problemi della sicurezza, vediamo che circa il 70% delle minacce proviene<br />
dall’interno, perché sono proprio i dipendenti delle aziende a violarne la sicurezza. Questo<br />
evidenzia l’impossibilità di applicare una politica di salvaguardia e la contraddittorietà<br />
03
0<br />
della legge cibernetica: è infatti molto difficile applicare degli impianti legali ad internet<br />
perché i dati fluiscono da un Paese all’altro.<br />
Passiamo adesso ad esaminare brevemente la VERS (Victorian Electronic Record<br />
Strategy), la strategia per la documentazione elettronica sviluppata dallo Stato del<br />
Victoria. La VERS è stata sviluppata dall’Ufficio del Pubblico Registro del Victoria,<br />
un’organizzazione governativa, con la missione di “promuovere la comprensione e<br />
l’effettiva adozione della VERS in tutto lo stato del Victoria ed oltre” – fornendo quindi<br />
anche consulenza – “e pervenire a documenti accurati, affidabili e autentici, sostenere un<br />
governo aperto e responsabile e tutelare il patrimonio digitale.” La VERS è una soluzione<br />
all’avanguardia per il problema della registrazione, della gestione e della conservazione<br />
dei documenti elettronici. Lo sviluppo del programma VERS prevede lo stanziamento di<br />
4,2 milioni di dollari australiani, vale a dire circa 3 milioni di euro, nel periodo 2004-<br />
2009. L’impegno complessivo del Governo, dalla ricerca fino alla totale adozione, sarà di<br />
18 milioni di dollari australiani.<br />
Il formato della VERS è stato studiato per durare nel tempo, per fornire capacità di<br />
incapsulamento, auto-documentazione e firma digitale.<br />
Il progetto VERS ha anche il proprio centro di eccellenza in cui gli esperti sono<br />
impegnati a studiare gli sviluppi del mercato da parte di nuovi standard, venditori,<br />
entità nazionali ed internazionali; a costruire un archivio digitale; a fornire il supporto<br />
dell’agenzia in merito all’implementazione, mediante formazione e consulenza; a offrire<br />
collaborazione e informazioni raccolte dal Governo, dall’Ufficio del Chief Information<br />
Officer, da aziende, dal settore accademico e quello della ricerca.<br />
Dalla metà del 2005 la VERS eroga nuove soluzioni e servizi ai clienti del Governo:<br />
ad esempio un processo di trasferimento più snello e veloce, un deposito sicuro e<br />
inviolabile per i documenti elettronici permanenti, il reperimento veloce e facile della<br />
documentazione.<br />
Nel trarre alcune conclusioni sull’esperienza acquisita dallo Stato del Victoria in<br />
Australia, possiamo imparare dalla sua visione, dalla strategia, dalla pianificazione ed<br />
erogazione di programmi, e dal finanziamento continuo. Questo programma rientra in un<br />
progetto di riforma a lungo termine, che vede come futuri obiettivi una mappa pratica,<br />
maggior supporto ai venditori, identificazione di determinati trasferimenti digitali,<br />
sostegno alla ADRI.<br />
NITYA KARMAKAR
Progressi nella conservazione digitale: un’esperienza australiana<br />
Per concludere, mi permetto la libertà di suggerire che dovremmo tutti conservare<br />
i documenti digitali nel lungo termine e registrarli prima possibile rispetto alla data di<br />
creazione. Dovremmo usare tutti un unico formato durevole nel tempo, sviluppare un<br />
mercato sostenibile per prodotti e servizi, perché la gente deve sapere che esistono questi<br />
servizi, e sviluppare degli standard su cui improntare tali servizi. I documenti digitali che<br />
necessitano di una manutenzione a lungo termine devono essere gestiti in maniera attiva<br />
attraverso un approccio pianificato, sistematico e documentato. I documenti digitali di<br />
particolare importanza dovrebbero essere gestiti e conservati prima che possano essere<br />
cancellati per incuria o superficialità.<br />
Chiudo con una nota positiva che riguarda il desiderio di collaborare che caratterizza<br />
i Governi dell’Australia e della Nuova Zelanda.<br />
0
I depositi digitali: requisiti e prospettive<br />
STEfANO PIGLIAPOCO<br />
(Università di Macerata)<br />
La digitalizzazione delle comunicazioni, dei documenti, dei servizi, dei processi<br />
è ormai un fenomeno che interessa ogni settore dell’attività umana, quindi il problema<br />
della conservazione digitale è un problema fortemente sentito. Se questo è vero in<br />
assoluto, è ancora più vero per la Pubblica Amministrazione italiana che si trova nella<br />
condizione di dover dare attuazione ad un complesso di norme, tra cui ricordo il codice<br />
dell’amministrazione digitale, il decreto che attiva il servizio di posta elettronica certificata,<br />
cioè il servizio di posta elettronica che dà garanzia del recapito, sicurezza e riservatezza<br />
nelle trasmissioni, ecc.<br />
Questo complesso di norme disegna uno scenario in cui i cittadini, le imprese,<br />
le Pubbliche amministrazioni devono interagire inviando documenti con le tecnologie<br />
informatiche; le imprese hanno il diritto di inviare dei documenti per via telematica alla<br />
Pubblica Amministrazione, gli enti pubblici si trovano nella necessità di attrezzarsi per<br />
permettere l’esercizio di questo diritto e quindi attrezzarsi anche poi per garantire la<br />
conservazione di questi documenti, prima di tutto la formazione degli archivi digitali e<br />
poi la loro conservazione nel tempo.<br />
Quindi, per la Pubblica Amministrazione italiana ci troviamo nella condizione di<br />
una certa difficoltà, perché la società utilizza sempre di più questi strumenti; ci sono le<br />
norme che abilitano certe operazioni, si stanno ancora cercando con impegno le soluzioni<br />
poi per la conservazione di tutti questi documenti che nascono e circolano in formato<br />
elettronico.<br />
Abbiamo visto che la complessità delle procedure, i requisiti giuridici da soddisfare,<br />
le competenze professionali che sono necessarie per la conservazione a lungo termine<br />
dei documenti informatici non sono alla portata della maggiore parte degli enti pubblici,<br />
richiedono costi, risorse economiche, richiedono personale qualificato, richiedono<br />
conoscenze che, se oggi ci muoviamo nella maggioranza degli enti problemi, purtroppo<br />
non troviamo. Quindi come fare? Perché nel frattempo aumenta in modo veramente<br />
esponenziale la quantità di documenti che vengono prodotti in formato elettronico ed oggi<br />
si cerca di risolvere la cosa stampando tutto.<br />
0
0<br />
Allora il tentativo che è stato fatto come continuazione del progetto “DocArea” di<br />
Bologna sta dando vita ad uno studio presso la Regione Emilia Romagna di costituzione<br />
di un centro di conservazione digitale, che possa erogare servizi di conservazione digitale<br />
per tutti gli enti del territorio.<br />
Quindi, l’idea di costituire queste strutture che sono dedicate alla conservazione<br />
della memoria digitale di più enti produttori per ovvi motivi di natura economica, di<br />
professionalità ed anche poi di uso di tecnologie adeguate, perché il problema tecnologico<br />
è assolutamente rilevante.<br />
STEfANO PIGLIAPOCO<br />
Il modello a cui si può fare riferimento, quindi, per la certificazione di qualità è<br />
un modello che è lo standard ISO per un sistema informativo per l’archiviazione e la<br />
conservazione delle risorse digitali, il modello “OAIS” (Open Archival Information<br />
System). Questo modello prevede l’attivazione di una struttura molto organizzata, cioè<br />
con tecnologie adeguate, ma anche con professionalità, con un’organizzazione, con un<br />
insieme di procedure, ovviamente, diciamo descritte, formalizzate, che permette di erogare<br />
servizi di conservazione ad un insieme di enti produttori. Questo modello si rivolge ad una<br />
comunità designata, cioè ad un insieme di enti che hanno esigenze compatibili.<br />
Quindi più enti produttori possono interagire con questa struttura che chiamiamo<br />
“deposito digitale”, a questo deposito digitale possono poi rivolgersi i consumatori, gli<br />
utenti per fare ovviamente operazioni di accesso e fruizione. Noi cerchiamo adesso di<br />
disegnare quali sono i requisiti e quali sono le prospettive per queste strutture, che abbiamo<br />
chiamato depositi digitali. Non si può garantire la conservazione di archivi che non si<br />
formano correttamente, non possiamo garantire la conservazione di documenti informatici<br />
se non adottiamo determinate precauzioni nel momento in cui questi vengono prodotti.<br />
Perciò questa struttura, che noi chiamiamo “deposito digitale”, deve erogare servizi ad un<br />
insieme di enti produttori, deve agire nella fase di produzione dei documenti e, quindi,<br />
tra i soggetti produttori e il deposito digitale. Deve essere stipulata una convenzione,<br />
un contratto, formalizzando le modalità con cui i soggetti operano e garantiscono la<br />
formazione prima e la conservazione dopo degli archivi digitali.<br />
Al minimo è necessario definire e stabilire quali formati elettronici sono abilitati, i<br />
problemi sui formati elettronici che sono ormai noti; sappiamo che non possiamo produrre<br />
dei documenti informatici, cioè la normativa vigente stabilisce che il formato non deve<br />
poter contenere delle macroistruzioni, sappiamo che il formato deve essere indipendente
dalla piattaforma tecnologica, perché se io scrivo un documento utilizzando dei caratteri<br />
molto particolari, oggi se trasmetto questo documento ad un mio collega, il quale non ha<br />
sul computer quel determinato “font”, windows lo sostituisce automaticamente con il suo<br />
“font” di default.<br />
Noi dobbiamo avere, quindi, nell’uso di formati un’attenzione particolare in modo<br />
tale che tutto quello che l’autore, di fatto, trasferisce nel documento deve essere riprodotto<br />
nella stessa forma e con lo stesso contenuto. Questi formati devono essere, quindi, stabiliti<br />
prima e devono essere concordati prima in modo che il deposito digitale, il centro di<br />
conservazione possa poi garantire la conservazione su queste determinate soluzioni<br />
piattaforme tecnologiche.<br />
Devono essere individuati i metadati di tutte le entità; qui quando parliamo di entità<br />
dobbiamo tener conto che l’entità, le unità documentarie, le unità archivistiche, i fascicoli,<br />
ma abbiamo anche i metadati relativi al soggetto produttore, relativi al contesto storico–<br />
istituzionale in cui quel soggetto produttore opera, cioè tutto un insieme di metadati che<br />
ci permettono di gestire il documento non solo come entità singola, ma come entità che<br />
è collegata ad un soggetto produttore il quale è chiamato a svolgere delle attività in un<br />
determinato contesto, questo insieme di metadati è quello che poi deve essere trasferito<br />
insieme ai documenti nel senso più stretto del termine.<br />
Devono essere stabiliti i tempi e le modalità di trasferimento quando questi documenti,<br />
che vengono prodotti dal soggetto che opera, quindi l’ente, che ovviamente interagisce<br />
con la sua utenza, dunque acquisisce i documenti e li protocolla, li classifica, forma le<br />
unità archivistiche, poi ad un certo punto si deve stabilire quando questi documenti con i<br />
dati ovviamente relativi devono essere trasferiti nel deposito digitale, quando e come.<br />
Devono essere evidenziate le responsabilità e definite, poi, le modalità di accesso<br />
perché, chiaramente, una volta trasferito il materiale informativo e documentario presso<br />
il deposito digitale noi dobbiamo sapere chi può accedere a quelle risorse e a quali altri<br />
soggetti invece deve essere inibito l’accesso. Tutto questo non può essere lasciato al caso,<br />
deve essere stabilito a monte, deve essere concordato tra la struttura che realizza il deposito<br />
digitale e il soggetto produttore.<br />
I depositi digitali: requisiti e prospettive<br />
Il processo, quindi, riguarda sia i documenti, ma riguarda anche le relazioni tra<br />
i documenti, riguarda le unità archivistiche che contengono i documenti, riguarda la<br />
relazione tra le unità archivistiche, le connessioni tra i documenti e le attività del soggetto<br />
0
0<br />
produttore, quello che noi dobbiamo sottoporre al processo di conservazione digitale non<br />
sono solo file che contengono la rappresentazione digitale del documento, ma dobbiamo<br />
sottoporre al processo di conservazione digitale il documento più l’insieme dei dati che ne<br />
determinano e ne specificano il contesto di produzione.<br />
Ovviamente, ci devono essere degli accorgimenti tecnici, quindi ogni volta che<br />
avviene un trasferimento di dati e documenti devo essere sicuro che quello che trasmette<br />
esattamente è quello che ricevo; devo a questo punto, prima di immettere i documenti nel<br />
mio sistema di conservazione, devo verificare che tutte quelle regole già concordate con<br />
il soggetto “fornitore”, sono “di proprietà”; quindi diciamo che prima del trasferimento<br />
al deposito digitale c’è una responsabilità del soggetto produttore, il deposito digitale<br />
acquisisce questo patrimonio informativo documentario, lo verifica e, a quel punto, lo<br />
prende in carico per espletare quelle che sono le funzioni della conservazione nel tempo,<br />
con tutte le problematiche della conservazione che noi abbiamo ascoltato nelle altre<br />
relazioni.<br />
Diciamo che questa struttura, quindi, di deposito digitale deve monitorare l’evoluzione<br />
delle tecnologie dei formati, non è una struttura che esegue solo il processo di migrazione<br />
dei documenti quando è necessario, deve monitorare costantemente l’evoluzione delle<br />
tecnologie per fornire indicazioni ai soggetti produttori in modo che i soggetti produttori<br />
siano, diciamo, portati ad un uso sempre corretto ed adeguato di questi strumenti. Devono<br />
essere eseguite le procedure di migrazione nel caso in cui la tecnologia sia superata,<br />
devono essere, però, monitorate tutte le registrazioni di sistema, cioè noi dobbiamo avere<br />
un sistema, quello della conservazione, che permette di auto-documentarsi, cioè dobbiamo<br />
avere delle registrazioni attraverso le quali un soggetto interno come il responsabile della<br />
conservazione, ed esterno, non dimentichiamoci che le Soprintendenze archivistiche<br />
svolgono la funzione di vigilanza; quindi come è possibile esercitare la funzione di<br />
vigilanza in un sistema che, per definizione, non è così semplice? Devono esserci delle<br />
registrazioni e deve esserci la capacità di valutare oggettivamente, anche da parte di un<br />
soggetto terzo, se quel sistema sta funzionando correttamente e se tutte le procedure sono<br />
state eseguite nei tempi e nei modi previsti.<br />
STEfANO PIGLIAPOCO<br />
Una volta inserita la base informativa e documentaria nel deposito, dobbiamo tener<br />
conto che sarà necessario provvedere alle operazioni di scarto. Abbiamo parlato di costi,<br />
i costi sicuramente della conservazione digitale sono alti, ma mi viene da pensare che
sarebbero incredibili se noi conservassimo nel tempo, in un tempo molto lungo, tutta una<br />
serie di oggetti digitali, di risorse, di documenti che potrebbero essere scartati ai sensi della<br />
normativa vigente; quindi quello che è stato sempre proposto, indicato, suggerito dalle<br />
Soprintendenze archivistiche, dal Ministero per i Beni archivistici, cioè di predisporre<br />
dei massimari per la selezione e lo scarto dei documenti, cioè di assegnare ai documenti<br />
un tempo di conservazione obbligatorio, ma dopo, trascorso il quale, valutare se quel<br />
documento può essere o meno sottoposto a scarto oppure conservato per altro tempo.<br />
Queste operazioni devono entrare nell’operatività del deposito digitale proprio per<br />
ridurre i costi che, in prospettiva, dovranno essere sostenuti; questo impegna i soggetti<br />
produttori, perché, chiaramente, devono predisporre questo che è, diciamo, il massimario<br />
di selezione o scarto predisporlo prima come strumento archivistico fondamentale. Bisogna<br />
tener conto che alcune funzioni di un soggetto produttore possono essere trasferite ad un<br />
altro, ad un’altra istituzione, in quel caso può essere necessario trasferire dei documenti,<br />
dei fascicoli, una parte dell’archivio può essere trasferita ad altra istituzione che magari<br />
si avvale di un’altra struttura di deposito digitale, o di centro di conservazione; quindi noi<br />
dobbiamo prevedere che questi depositi utilizzino dei metodi per interoperare, cioè che<br />
sia possibile trasferire dei dati e dei documenti da un centro ad un altro. Sono sicuramente<br />
delle sfide.<br />
Su questa strada, appunto, si è incamminato il progetto DocArea prima e la Regione<br />
Emilia Romagna oggi, stanno valutando proprio concretamente la fattibilità di queste<br />
soluzioni, cercando di analizzare l’aspetto anche economico che viene in qualche maniera<br />
connesso a questa realizzazione.<br />
L’impianto tecnologico deve essere assolutamente affidabile, parliamo di<br />
sicurezza informatica dell’impianto, parliamo delle procedure per il “disaster<br />
recovery”, cioè di un impianto tecnologico che deve essere posto in sicurezza per<br />
non rischiare di perdere nulla.<br />
Nella scelta della natura giuridica di questo deposito digitale si deve tener conto che<br />
questa struttura deve essere affidabile sotto ogni profilo per fornire certezze giuridiche,<br />
e deve garantire anche il rispetto, però, delle norme vigenti in materia di archivi, quello<br />
che dicevo prima.<br />
I depositi digitali: requisiti e prospettive<br />
Un esempio? Le Soprintendenze archivistiche devono esercitare la loro funzione di<br />
vigilanza, non c’è un modello che possa in qualche maniera far prefigurare strutture di
2<br />
questo genere, né nel codice dell’amministrazione digitale, né nel codice dei beni culturali.<br />
In questo momento ci troviamo in una situazione in cui, per dare delle risposte concrete<br />
al problema della conservazione a lungo termine stiamo pensando a delle strutture che,<br />
in qualche maniera, riescano ad erogare questi servizi ad un insieme di enti, questo per<br />
ovvi motivi, perché altrimenti ogni ente non sarebbe in grado di fare questo in modo<br />
autonomo.<br />
Non abbiamo, però, un equivalente, non abbiamo nessuna parte sulla base normativa<br />
che ci porta a disegnare, ad inquadrare questa struttura in quella che oggi è l’operatività<br />
nella gestione, formazione e conservazione degli archivi.<br />
Infine, emerge l’esigenza di valutare i processi formativi. Come abbiamo detto, in<br />
questa struttura ci sono operazioni da compiere quotidianamente che sono operazioni<br />
di natura archivistica, operazioni di natura informatica, dobbiamo gestire dei complessi<br />
tecnologici che hanno la loro difficoltà di gestione e poi aspetti di natura giuridica.<br />
Abbiamo bisogno di figure professionali qualificate, abbiamo bisogno di mettere in<br />
campo dei percorsi formativi che mirino a preparare queste figure. Si sta già riflettendo<br />
su questi temi a livello universitario, allo stato attuale abbiamo lanciato alcune iniziative,<br />
di cui una vi presento oggi, che è quella di un master interateneo che, di fatto, è stato<br />
predisposto in collaborazione tra l’Università degli Studi di Padova e l’Università degli<br />
studi di Macerata, master interateneo per la formazione, gestione e conservazione di<br />
archivi digitali in ambito pubblico e privato.<br />
Abbiamo bisogno di figure professionali che riescano a coniugare gli aspetti<br />
tecnologici con quelli archivistici, le problematiche della conservazione con la difficoltà<br />
di organizzare certe attività nelle pubbliche amministrazioni. Sicuramente quella del<br />
cambiamento dei modelli organizzativi è la parte diciamo complessa a livello paragonabile<br />
alla conservazione digitale; conservazione digitale sicuramente ha una sua complessità, ma<br />
presuppone che si agisca su archivi formati. Se all’interno delle singole amministrazioni<br />
ci limitiamo ad effettuare la registrazione di protocollo come semplice registrazione ai<br />
fini giuridici di attestazione che quel documento è stato ricevuto, o è stato trasmesso e<br />
non si esegue la classificazione, non si esegue la formazione delle pratiche e dei fascicoli,<br />
sicuramente quando vado a fare la conservazione digitale, potrò conservare solo una parte<br />
della memoria.<br />
STEfANO PIGLIAPOCO
Il Deposito Digitale Clinico<br />
dell’<strong>ULSS</strong> di Asolo<br />
MARIO PO’,<br />
ANNAMARIA BROSOLO<br />
(rispettivamente: Direttore Amministrativo e Direttore Sanitario - <strong>Azienda</strong> <strong>ULSS</strong> n. 8 di<br />
Asolo)<br />
Negli ultimi tre anni la <strong>ULSS</strong> n. 8 – Asolo ha posto solide basi per un utilizzo<br />
intenso della tecnologia digitale in diversi settori di attività, sia in ambito amministrativo<br />
che clinico, con l’obiettivo di mettere in rete alcuni servizi (referti clinici, e-learning,<br />
PACS radiologico territoriale, prenotazioni on-line, estratti conto dei fornitori, flussi dei<br />
farmaci, ecc.) nella prospettiva di operare sempre di più “senza carta”.<br />
In questo contesto si colloca la realizzazione del nuovo sistema documentale, derivante<br />
da un progetto che ha avuto inizio nel 2004, con pochi e controllati step attuativi.<br />
Il primo passo, avvenuto nella primavera 2005, è stato la realizzazione di un nuovo<br />
Archivio unico centralizzato, costruito all’esterno degli ospedali e delle altre sedi sanitarie<br />
e pensato secondo criteri, standard, obiettivi suggeriti da una complessa progettualità di<br />
logistica, in quanto l’Archivio è inserito nel contesto strutturale – organizzativo del nuovo<br />
Centro Servizi Logistici dell’<strong>ULSS</strong>. Ciò consente di massimizzare i vantaggi derivanti da<br />
diverse sinergie operative con altre attività.<br />
L’immobile dell’Archivio misura metri lineari 45,8 x 21 e ha una superficie<br />
complessiva di mq. 1110.<br />
Nell’archivio unico viene inserita tutta la documentazione sanitaria ed amministrativa,<br />
sia la parte storica, sia la parte corrente derivante dalla normale attività aziendale. La<br />
documentazione da trasferire nell’Archivio centralizzato, depositata in 27 vecchi archivi<br />
(di cui è stata disposta la chiusura), aveva una consistenza pari a circa 11 km, con quasi sei<br />
milioni di cartelle cliniche dal 1905 ad oggi.<br />
3
Lo stato preesistente degli Archivi<br />
Numero di sedi Consistenza in metri lineari<br />
Documentazione amministrativa 14 3.345<br />
Documentazione sanitaria 2 1.695<br />
Cartelle cliniche (dal 1905) 11 5.771<br />
27 10.811<br />
Il trasferimento dei documenti nell’Archivio unico è stato preceduto da una serie<br />
di operazioni miranti alla salvaguardia del materiale: tutti i contenitori (faldoni) sono<br />
stati catalogati ed etichettati e le informazioni di ciascuno (tipo documentazione, anno,<br />
uffico/reparto, numero cartella/fascicolo, oggetto, etc..) trasferite in apposito programma<br />
software che ha permesso la generazione di etichette individuali a lettura ottica; ciascun<br />
contenitore è stato poi cellofanato per garantire integrità durante il trasporto e migliore<br />
conservazione contro deposito di polvere in archivio, ecc..<br />
Nel nuovo Archivio è stata registrata la posizione assegnata ad ogni contenitore<br />
trasferito, utilizzando dei computer palmari e la radiofrequenza per la lettura dei<br />
codici a barre dell’etichetta e per l’aggiornamento della banca dati dell’Archivio.<br />
Tutti i documenti conferiti nell’archivio centralizzato, grazie all’introduzione di<br />
procedure di catalogazione ICT, possono essere in ogni momento facilmente reperite per<br />
qualsiasi esigenza di consultazione. Per facilitare le operazioni di reperimento sono state<br />
sviluppate specifiche funzioni di ricerca nella banca dati delle singole sezioni di archivio:<br />
sezione cartelle cliniche, sezione documenti sanitari, sezione documenti amministrativi,<br />
sezione storica d’archivio, sezione di deposito dei documenti in attesa delle operazioni<br />
di scarto. La procedura permette anche di gestire il “processo produttivo” dell’Archivio<br />
cartaceo dando conto in ogni momento dello stato e delle modalità di utilizzo degli spazi<br />
di deposito.<br />
MARIO PO’, ANNAMARIA BROSOLO
1 0 %<br />
2 100 %<br />
3 100 %<br />
4 100 %<br />
5 100 %<br />
6 100 %<br />
7 100 %<br />
8 0 %<br />
9 0 %<br />
10 100 %<br />
11 100 %<br />
12 100 %<br />
13 100 %<br />
14 71,2 %<br />
15 40 %<br />
16 60 %<br />
17 100 %<br />
La figura, visibile sulla pagina WEB, rappresenta graficamente la percentuale di spazio fisico<br />
del primo piano del modulo A (cartelle cliniche) dell’Archivio, che è stato occupato da documenti<br />
sino ad ora trasferiti. Dei 17 blocchi d’archivio del modulo A risultano non occupati i blocchi 1,<br />
9, 10 e 17.<br />
Il Deposito Digitale Clinico dell’<strong>ULSS</strong> di Asolo<br />
Statistiche<br />
Capacità totale: 1833 m.<br />
Spazio utilizzato: 1288,5 m.<br />
Spazio inutilizzato: 544,5 m.<br />
Percentuale utilizzo: 70,29 %<br />
Unità allocate: 7046<br />
La struttura del nuovo Archivio è costituita da locali distinti: un locale d’ingresso è<br />
destinato alla ricezione ed alla spedizione della documentazione, un locale al primo piano<br />
è destinato alle attività di digitalizzazione delle cartelle cliniche e due spazi a se stanti<br />
(con una superficie complessiva di 650 mq., attrezzata in 3 piani, 17 blocchi e 19 ripiani)<br />
sono utilizzati per la conservazione materiale dei documenti cartacei (Modulo A: cartelle<br />
cliniche; Modulo B: altri documenti sanitari e documenti amministrativi).
Sezione d’archivio allestita con armadi<br />
compattabili per la raccolta e la<br />
conservazione dei documenti storici<br />
Con scaffalature tipo Modulblock<br />
sono allestiti tutti i rimanenti spazi che<br />
compongono i due moduli A e B (19 ripiani<br />
su 3 piani)<br />
I locali adibiti ad archivio sono attrezzati con scaffalature per archivi di grandi<br />
capacità e sviluppano una disponibilità di archiviazione complessiva di circa 15.000 metri<br />
lineari; una sezione distinta, attrezzata con armadi compattabili, è destinata a raccogliere<br />
i documenti storici più significativi.<br />
MARIO PO’, ANNAMARIA BROSOLO
L’Archivio è dotato di impianto antincendio con rivelatori ottici di fumo connessi<br />
alla centrale elettronica del sistema automatico di spegnimento a gas inerte. Per l’intero<br />
stabilimento è stato allestito un impianto di videosorveglianza per vigilare sugli ingressi<br />
e sull’intero perimetro esterno; la presenza di personale estraneo durante i periodi di<br />
mancato servizio attiva il sistema d’allarme collegato con un istituto di vigilanza. Anche<br />
l’ingresso del personale allo stabilimento è monitorato da un sistema di controllo degli<br />
accessi; il personale è dotato di un badge ed è abilitato al passaggio nelle sole aree di<br />
competenza, in quanto l’accesso all’area di conservazione dei documenti è consentito<br />
soltanto agli archivisti autorizzati.<br />
La gestione dell’Archivio centralizzato è stata affidata ad una società privata (il R.T.I.<br />
costituito da Ascotlc S.p.A., Argentea S.p.A., Cooperativa N.O.I. s.c.ar.l. e Intema S.r.l<br />
che ha nella sua compagine societaria SMARTEST, un’azienda di archiviazione ottica),<br />
in possesso di specifico know-how e le attività sono state puntualmente disciplinate da<br />
appositi regolamenti:<br />
• Progetto per la realizzazione dell’archivio centralizzato delle cartelle cliniche e<br />
della documentazione amministrativa e sanitaria;<br />
• Regolamento per la gestione dell’archivio centralizzato;<br />
• Protocollo per la sicurezza.<br />
L’<strong>ULSS</strong> non ha esternalizzato però la funzione vera e propria di archivio, che resta nelle<br />
attribuzioni dell’ente.<br />
Il Deposito Digitale Clinico dell’<strong>ULSS</strong> di Asolo<br />
Le principali attività svolte dall’Archivio sono:<br />
• la gestione dell’archivio fisico: riguarda la documentazione amministrativa<br />
e sanitaria (classificazione, ritiro, allocazione e custodia); sono comprese anche le<br />
eventuali richieste di documenti in originale.<br />
• l’archiviazione digitale: riguarda le cartelle cliniche. La digitalizzazione avviene<br />
in modo sistematico per le cartelle cliniche correnti a far data dal 2002 e, on-<br />
demand, per le cartelle cliniche relative al periodo antecedente al 2002;<br />
• la gestione del sistema per la consultazione on-line: le cartelle cliniche<br />
digitalizzate sono disponibili per la consultazione(tramite la rete intranet aziendale)<br />
da parte di tutti i reparti ospedalieri;
• la gestione web-cam: per le consultazione e la riproduzione dei documenti<br />
amministrativi.<br />
• la conversione e la sostituzione nel digitale dei documenti clinici in microfilm:<br />
questa funzione viene assolta per le cartelle cliniche microfilmate nel biennio<br />
1984 / 1985.<br />
Ospedale<br />
Richiesta cartella<br />
clinica cartacea<br />
Cartella<br />
Clinica<br />
La gestione delle cartelle cliniche<br />
Cartella<br />
Clinica<br />
MARIO PO’, ANNAMARIA BROSOLO<br />
Prestito cartella<br />
clinica cartacea<br />
La cartella clinica viene prelevata dall’ospedale e trasferita all’archivio ove è sottoposta a<br />
digitalizzazione ma anche una archiviazione cartacea. Immediatamente l’immagine digitale<br />
è disponibile on-line per la consultazione clinica. In caso di particolare necessità può essere<br />
richiesta la copia originale della cartella clinica.<br />
Digitalizzazione<br />
Archivio<br />
cartelle<br />
cliniche<br />
Cartelle<br />
cliniche<br />
(immagini)<br />
Dai presidi ospedalieri vengono prelevate periodicamente le cartelle cliniche<br />
da prendere in carico; successivamente le stesse vengono sottoposte al processo di<br />
digitalizzazione ed infine vengono archiviate. Le immagini digitali, dopo la validazione,
vengono registrate su un data base server e rese disponibili per la consultazione on-<br />
line da parte del personale sanitario (medici e capisala) dell’ospedale. E’ prevista anche<br />
analogo trattamento per le cartelle cliniche del periodo dal 1919 (l’anno più vecchio di<br />
conservazione) al 2002 che, a qualsiasi titolo, sono oggetto di richiesta di consultazione o<br />
di riproduzione.<br />
Ciò evidenzia che, tranne per l’ipotesi di disponibilità dell’originale richiesto<br />
dall’Autorità giudiziaria ed altri casi del genere, la cartella clinica nel suo “originale<br />
cartaceo” non conoscerà più movimentazioni / utilizzi esterni alla struttura archivistica.<br />
Per soddisfare richieste urgenti è prevista l’attivazione di un servizio di pronta<br />
disponibilità nell’Archivio, con copertura del servizio da parte di personale sulle 24 ore<br />
e per tutti i giorni dell’anno, per rendere fruibili in linea cartelle cliniche ancora non<br />
digitalizzate.<br />
Il deposito digitale delle cartelle cliniche<br />
La cartella clinica, strumento di lavoro sanitario con origine antica, da semplice<br />
insieme di annotazioni ha assunto negli anni sempre di più un ruolo di fondamentale<br />
importanza giuridico-documentale ed è considerata oggi un supporto di valutazione<br />
dell’assistenza sanitaria.<br />
Il Deposito Digitale Clinico dell’<strong>ULSS</strong> di Asolo<br />
La Direzione medica è individuata dalla legge quale responsabile della tutela della<br />
integrità della cartella clinica, della regolamentazione dell’accesso agli aventi diritto e<br />
della sua conservazione illimitata nel tempo. La carenza di spazi da destinarsi ad archivio<br />
all’interno degli ospedali ha portato negli anni ad un proliferare di luoghi destinati alla<br />
conservazione della documentazione sanitaria (11 archivi) e la necessità del mantenimento<br />
delle cartelle cliniche di molti anni all’interno delle Unità Operative.<br />
Allo scopo di conservare e gestire in un unico luogo tecnicamente adeguato tutta<br />
la documentazione secondo standard di sicurezza e modalità di legge, è stato costituito<br />
nel 2004 l’Archivio unico centralizzato in cui sono state trasferite tutte le cartelle<br />
cliniche. E’ stato inoltre realizzato un sistema di digitalizzazione, garantendo la facilità<br />
e la velocità nel reperimento della documentazione, realizzando una soluzione che,<br />
indipendentemente dalla possibilità della sostituzione del documento e la sua distruzione,<br />
eviti la necessità di spostamenti fisici esterni alla struttura, operando comunque secondo
20<br />
criteri dell’archiviazione sostitutiva. E’ stata una importante occasione in quanto sono<br />
state ridefinite, da parte della Direzione Medica, tutte le procedure, effettuando una<br />
revisione dei processi relativi alle varie fasi, dalla consegna da parte delle UU.OO. alla<br />
conservazione nell’Archivio centrale, dalla consultazione al rilascio agli aventi diritto<br />
della riproduzione del documento.<br />
La digitalizzazione delle cartelle cliniche consente al personale sanitario abilitato<br />
la loro rapida consultazione, mediante connessione telematica ad una rete intranet; la<br />
consultazione on-line può avvenire da una delle 70 postazioni remote dotate di monitor<br />
ad alta risoluzione in modo controllato e sicuro mediante nome utente e password e con<br />
l’utilizzo di smart card. Ulteriori vantaggi si sono ottenuti in termini di garanzia e sicurezza<br />
e privacy, essendo stati eliminati gli archivi nei reparti, e di una maggiore tempestività nel<br />
rilascio della documentazione sanitaria.<br />
MARIO PO’, ANNAMARIA BROSOLO<br />
I moduli principali di questa applicazione sono:<br />
1) gestione dell’archivio: comprende le funzionalità per la gestione dell’archivio nelle<br />
diverse fasi operative: censimento, classificazione e registrazione della documentazione,<br />
stampa etichette identificative, allocazione dei documenti in archivio, ricerche e<br />
prestiti;<br />
2) creazione banca dati immagini: dematerializzazione della cartella clinica e creazione<br />
di un file con le relative immagini in formato PDF, verifica di conformità rispetto al<br />
documento originale e firma digitale, popolamento della banca dati delle immagini;<br />
3) consultazione on-line: ricerca di documenti e visualizzazione delle relative immagini<br />
da parte del personale autorizzato.<br />
I primi due moduli sono utilizzati prevalentemente dal personale del Centro Servizi per<br />
la costituzione e la gestione dell’archivio fisico e digitale; le funzionalità del terzo modulo<br />
sono fruibili direttamente dal personale medico autorizzato per la consultazione on-line<br />
delle cartelle cliniche<br />
L’architettura logica dell’applicativo è web-based a tre livelli (interfaccia utente,<br />
applicazione, dati) come mostrato in figura:
Architettura per l’interoperabilità applicativa Web-based a tre livelli<br />
In essa è possibile riconoscere le seguenti componenti:<br />
Browser Web :<br />
L’utente vede le informazioni e fruisce dei servizi attraverso un browser internet.<br />
Server Web :<br />
Workstation<br />
Scanner<br />
Il server Web fornisce una visione interattiva delle informazioni e supporta le transazioni<br />
avviate dall’utente.<br />
Application Server:<br />
Il server applicativo gestisce i servizi e le informazioni, li rende disponibili per la<br />
visualizzazione e porta a termine le transazioni.<br />
Consultazione on-line<br />
Questa funzione è organizzata in alcune fasi:<br />
Amministrazione<br />
Il Deposito Digitale Clinico dell’<strong>ULSS</strong> di Asolo<br />
Scanner<br />
Computer<br />
Scanner<br />
Acquisizione Documenti<br />
Internet/Intranet Server Web<br />
Portatile<br />
Computer<br />
Scanner<br />
Firewall<br />
Internet<br />
information services<br />
Server applicativo<br />
Server MS-SQL<br />
+ Storage<br />
Questa funzionalità permette di effettuare tutte le operazioni di amministrazione<br />
necessarie alla gestione ed all’utilizzo dell’applicazione (definizione di utenti e di gruppi,<br />
configurazione di profili, gestione di password di accesso e di certificati).<br />
Database<br />
Archivio<br />
Documenti<br />
Gli utenti, per utilizzare l’applicazione, devono essere configurati mediante definizione<br />
di un account name (univoco per ciascun utente). L’amministratore attribuisce a ciascun<br />
2
22<br />
utente un profilo, in termini di privilegi e di funzionalità utilizzabili dall’utente.<br />
Il sistema permette di definire anche dei gruppi di utenti, caratterizzati anch’essi da un<br />
profilo. L’associazione di un utente a un gruppo fa sì che l’utente ne acquisisca i privilegi<br />
automaticamente.<br />
Autenticazione<br />
L’accesso al sistema da parte degli utenti avviene con un normale browser internet tramite<br />
una connessione sicura SSL. Il login al sistema è garantito mediante l’inserimento di<br />
userid e password e di una smart-card. Una volta avuto accesso al sistema l’utente potrà<br />
effettuare tutte le operazioni per le quali è autorizzato.<br />
Ricerca documenti<br />
Ogni cartella clinica è caratterizzata da una serie di attributi che ne permettono la ricerca.<br />
E’ possibile effettuare ricerche per nome e cognome, per numero cartella clinica o per<br />
qualsiasi altro attributo o combinazione di attributi.<br />
Il risultato della ricerca è un elenco di cartelle cliniche che soddisfano i parametri di<br />
ricerca:<br />
Visualizza<br />
documento<br />
MARIO PO’, ANNAMARIA BROSOLO<br />
Formato del file Possibile<br />
consultazione on line<br />
Visualizza dettagli<br />
documento
Per ogni cartella clinica vengono riportati i principali attributi che rendono agevole<br />
l’individuazione del documento ricercato:<br />
• L’icona croce rossa rappresenta la tipologia del documento cartella clinica; è<br />
possibile selezionare tale elemento con il mouse accedendo automaticamente alla<br />
visualizzazione degli ulteriori elementi di dettaglio del documento;<br />
• L’icona PDF indica il formato del file immagine associato alla cartella clinica;<br />
• L’icona con il segno di spunta verde indica che il documento è consultabile on-<br />
line; è possibile selezionare tale elemento con il mouse accedendo automaticamente<br />
alla visualizzazione delle immagini della cartella clinica.<br />
• Visualizzazione dei documenti<br />
Il Deposito Digitale Clinico dell’<strong>ULSS</strong> di Asolo<br />
Eesemplifichiamo i dettagli del documento:<br />
23
2<br />
L’area a sinistra mostra gli attributi della cartella clinica raggruppati logicamente in:<br />
• Proprietà documento: sono gli attributi più importanti della cartella clinica che sono<br />
sempre visibili quando si apre questa pagina.<br />
• Avanzate: sono attributi della cartella clinica meno importanti che possono essere<br />
visualizzati ciccando sulla doppia freccia a destra della omonima barra.<br />
• Dettagli archiviazione: sono attributi che riguardano l’archiviazione del documento<br />
nel sistema (es. data scansione, data immissione nel sistema, utente che ha inserito il<br />
documento ecc.)<br />
Nella parte destra è presente l’immagine del documento, tipicamente in formato PDF, che<br />
può essere sfogliato utilizzando le funzionalità proprie dell’Acrobat Reader.<br />
Tutte le cartelle cliniche prima di essere digitalizzate sono trattate secondo una procedura<br />
di “cartellinatura” e firmate con dispositivo di firma digitale da un operatore addetto<br />
alla verifica di conformità, per garantire l’integrità del documento e l’autenticità delle<br />
informazioni ivi contenute rispetto all’originale. Con l’attivazione di tale processo viene<br />
garantita la conformità del “nuovo originale” di cartella digitale al “vecchio originale”<br />
cartaceo conservato in archivio.<br />
Tutti gli operatori autorizzati possono accedere anche da postazioni a distanza<br />
all’archivio digitale ed estrarre copia da una cartella clinica digitale con la certezza di<br />
ottenere, da una eventuale stampa, una copia corrispondente all’originale digitale.<br />
Gli standard applicativi introdotti sono conformi a quelli previsti dalla Deliberazione<br />
C.N.I.P.A. 19 febbraio 2004 n. 11 (regole tecniche per la riproduzione e conservazione<br />
di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli<br />
originali) per l’archiviazione sostitutiva. Tuttavia l’<strong>Azienda</strong> <strong>ULSS</strong> ritiene, per il momento,<br />
di non procedere alla distruzione dei documenti cartacei archiviati, pur declassandoli dal<br />
precedente rango di “originali”.<br />
MARIO PO’, ANNAMARIA BROSOLO<br />
Nello stesso tempo viene assicurata una lettura eccellente del documento (dati e<br />
immagini) archiviato, in quanto la consultazione on-line può avvenire da circa 70 postazioni<br />
remote (dall’ufficio della Direzione Sanitaria dell’Ospedale al Pronto Soccorso, alla Sala<br />
Operatoria, al Reparto, ecc.) attraverso monitor ad alta risoluzione.<br />
Molte informazioni, contenute nelle cartelle cliniche soggette a digitalizzazione,<br />
vengono riportate nella banca dati digitale che le archivia. Oltre alle informazioni
iguardanti i dati del paziente e del ricovero è prevista l’annotazione sulla stessa banca<br />
dati di altre informazioni relative alla diagnosi ed al tipo di intervento o trattamento. E’<br />
prevista l’implementazione di ulteriori campi per informazioni di carattere clinico.<br />
La banca dati digitale, implementata nel modo sopra indicato, contenente cioè le<br />
informazioni anche di carattere clinico dei singoli pazienti, è destinata ad incrementarsi<br />
nel tempo di nuove preziose informazioni cliniche. Un importante archivio clinico,<br />
disponibile sempre a portata di mouse, conserverà la storia di una determinata popolazione,<br />
sotto il profilo sanitario, evidenziando l’insorgenza delle patologie, il loro sviluppo, il<br />
quadro clinico evolutivo e il trattamento medico che, nel corso degli anni, si è andato<br />
sviluppando. Anche ciò potrà rappresentare un valido punto di partenza per effettuare<br />
studi epidemiologici, ricerche sanitarie interne ed esterne all’<strong>Azienda</strong>.<br />
Sistemi di sicurezza<br />
La struttura e l’attività del nuovo Archivio sono protette da alcuni sistemi di sicurezza con<br />
soluzioni di tipo organizzativo e tecnologico:<br />
q soluzioni organizzative<br />
• Ingresso locali d’archivio: l’accesso viene autorizzato da personale dell’archivio che<br />
opera presso la portineria e controlla le telecamere di sorveglianza esterne e soprintende<br />
ai dispositivi di controllo ai locali d’archivio. Il visitatore ammesso all’archivio, viene<br />
identificato, dotato di pass temporaneo e accompagnato a destinazione. Il personale<br />
che opera all’interno dell’archivio può accedere solo ai locali d’ingresso e ai locali del<br />
primo piano nei quali presta la propria attività lavorativa, con esclusione di accesso ai<br />
locali nei quali sono conservati i documenti.<br />
• Accesso ai documenti: solo alcuni operatori possono accedere ai locali (modulo A e<br />
modulo B) nei quali sono conservati i documenti: essi dispongono di apposito badge<br />
che viene letto da dispositivo collocato sulla porta d’ingresso e ne autorizza l’ingresso.<br />
Qualsiasi altro tentativo d’ingresso da parte di persona non autorizzata attiva l’impianto<br />
d’allarme.<br />
Il Deposito Digitale Clinico dell’<strong>ULSS</strong> di Asolo<br />
• Dispositivi antincendio: i locali sono dotati di rilevatori ottici di fumo connessi a<br />
centrale elettronica di spegnimento a gas inerte.<br />
• Video sorveglianza aree esterne: con la cessazione dell’attività giornaliera nei locali<br />
2
2<br />
d’archivio vengono automaticamente attivati i dispositivi di allarme, collegati mediante<br />
linea telefonica con la sede dell’Istituto di Sorveglianza. Con l’attivazione degli allarmi<br />
viene attivato anche il dispositivo di registrazione da parte delle telecamere, collocate<br />
all’esterno dei locali, che rilevano l’eventuale presenza di persone.<br />
q soluzioni tecnologiche<br />
• backup dei dati: per garantire la salvaguardia dei dati aggiornati, vengono eseguiti<br />
dei backup giornalieri dei data-base su unità nastro (DAT); le immagini delle cartelle<br />
cliniche vengono archiviate su supporto ottico in duplice copia e conservate in armadi<br />
ignifughi in locali diversi e distanti tra loro.<br />
• Sistema di Firewall: dispositivo di protezione del sistema informatico da tentativi di<br />
intrusione non autorizzati.<br />
• Rete Wireless: la rete wireless, installata all’interno dell’archivio utilizzata per la<br />
comunicazione con i sistemi di elaborazione palmari, è protetta e cifrata.<br />
• Sistema Antivirus: è previsto un sistema antivirus installato su ogni postazione del<br />
back-office che viene regolarmente aggiornato.<br />
Per ciò che riguarda la sicurezza informatica nella gestione delle cartelle cliniche, sono<br />
state definite soluzioni sia per gli aspetti relativi alla integrità dei dati che alla loro<br />
riservatezza:<br />
• Identificazione degli utenti: l’accesso al sistema avviene con un normale browser<br />
internet, il login al sistema è garantito mediante l’inserimento di userid, password e di<br />
una smartcard.<br />
• Log degli accessi: tutte le attività effettuate dagli utenti all’interno del software<br />
vengono registrate ed archiviate in un data-base. E’ possibile interrogare il sistema per<br />
visualizzazione il file di log e verificare gli accessi effettuati nel sistema, le operazioni<br />
effettuate ed i documenti visualizzati.<br />
MARIO PO’, ANNAMARIA BROSOLO<br />
• Cifratura delle trasmissioni: l’accesso al sistema di gestione delle cartelle cliniche<br />
avviene esclusivamente tramite browser su connessione protetta SSL. Tutti i dati<br />
scambiati tra il browser e il server web sono cifrati. L’utente che si connette può<br />
assicurarsi dell’autenticità del sito web visionando il certificato digitale del server.
• Cifratura dei dati su disco: i dati relativi alle immagini delle cartelle cliniche<br />
sono cifrati su disco e sono inaccessibili anche al personale addetto alla gestione del<br />
sistema.<br />
• Sistemi Informativi Ridondanti: per aumentare le prestazioni del sistema ma<br />
soprattutto la tolleranza ai guasti, sono predisposti due Server Web gemelli, sia nella<br />
configurazione hardware che software, che costituiscono un Cluster di bilanciamento<br />
di rete. Il Middle-End, che ha il compito di servire le richieste effettuate al Database<br />
e memorizzare i documenti, inoltre implementa un’architettura di tolleranza ai guasti<br />
che consiste in un Cluster di Server composto da 2 nodi con memoria condivisa.<br />
Tutte le attività effettuate dagli utenti all’interno del sistema vengono registrate ed<br />
archiviate in un data base. Gli utenti autorizzati alla visualizzazione possono interrogare<br />
il sistema per conoscere la storia di un documento, di un utente, di una sessione di<br />
utilizzo della procedura o semplicemente per controllare chi ha avuto accesso al sistema<br />
o al documento in un determinato giorno. Il sistema mantiene traccia scritta di tutte le<br />
operazioni di visualizzazione e stampa che ogni operatore effettua quando consulta una<br />
cartella clinica.<br />
Il sistema di archiviazione digitale delle cartelle cliniche interagisce con gli altri<br />
sistemi aziendali a costituire il data repository: esso permette l’accesso da arte del<br />
personale clinico autorizzato ai documenti che costituiscono la storia clinica del cittadino<br />
in qualunque parte dell’azienda siano stati generati.<br />
La costituzione del fascicolo sanitario elettronico a regime permetterà ai cittadini di<br />
poter disporre di un più elevato e nello stesso tempo facile accesso a rilevanti informazioni.<br />
I professionisti potranno disporrei informazioni sempre più accurate ed integrate senza<br />
le quali appare ingestibile la complessità aziendale fatta sempre di più di molteplici<br />
inter-relazioni tra le varie componenti dell’ospedale, tra queste e il territorio, con le altre<br />
aziende sanitarie della provincia con u tempestivo e facile reperimento al fine di migliorare<br />
l’efficacia diagnostica e terapeutica.<br />
Il Deposito Digitale Clinico dell’<strong>ULSS</strong> di Asolo<br />
2
ROSSELLA BONORA<br />
(Provincia di Bologna)<br />
Progetto DocArea<br />
Ci tengo molto a dire, a sottolineare che il Progetto “DocArea” è terminato; è da<br />
questa primavera che non faccio altro che ripetere questo, uno perché non voglio morire<br />
con “DocArea” sulla testa come etichetta, perché è un po’ come gli attori che una volta<br />
che interpretano un ruolo devono continuare a fare quello per tutta la vita, ma l’altro<br />
perché - questa è una battuta, ovviamente - la cosa più importante è che sarebbe stato<br />
assolutamente inutile fare tutte l’esperienza che abbiamo fatto se non si entrasse e non<br />
si fosse già entrati, come per il resto è, in una dimensione di quotidianità e quindi si<br />
rimanesse sempre sotto l’etichetta del progetto, progetto applicativo piuttosto che progetto<br />
di ricerca, piuttosto che progetto, progetto, ma progetto è sempre in antitesi con il lavoro<br />
quotidiano a cui noi siamo tutti chiamati.<br />
Volevo richiamare due/tre concetti principali. Un tema è quello del rapporto tra la<br />
conservazione e tutte le problematiche connesse alla conservazione ad una produzione<br />
corretta. Cioè se non si produce correttamente e se non si gestisce quindi correttamente<br />
questo è il requisito base per poter procedere ad una conservazione corretta. Dunque<br />
accedere al tema della conservazione, porsi il problema e cercare di risolverlo.<br />
Condizione necessaria non sufficiente, però, perché l’altro tema importante, quindi<br />
che deve essere risolto, è appunto come si affronta poi il processo di conservazione. In<br />
questo secondo ambito l’altra affermazione che è stata fatta – adesso la dico con parole<br />
mie, io non sono un archivista, sono un matematico che è andato verso l’informatica,<br />
quindi non ha senso parlare di conservazione del documento o conservare l’oggetto, ma<br />
dobbiamo preoccuparci di conservare come questo si trasforma e continua ad essere un<br />
patrimonio accedibile in sicurezza con la garanzia che, quello che vado ad accedere oggi,<br />
è la stessa cosa in qualche modo che avevo prodotto a suo tempo, all’inizio di tutta la mia<br />
storia digitale in quanto, come è stato detto, nel momento in cui lavoro nativamente in<br />
digitale la prima volta che io tocco quell’oggetto non è più quello che avevo fatto anche<br />
un minuto prima.<br />
2
30<br />
Quindi, praticamente, come i due sistemi della gestione e della conservazione stanno<br />
tra loro in maniera indissolubile anche se sono due momenti, diciamo che da un certo<br />
punto di vista possono essere visti come separati, ma indissolubilmente legati, e come<br />
conservazione oggi sia parlare di una conservazione di processo, cioè avere l’occhio sul<br />
processo oltre che sul contenuto. Però il processo di trasferimento, di migrazione, di<br />
cambiamento, di riversamento, chiamatelo come vi pare, è fondamentale. Questo evoca<br />
l’altro secondo concetto importante ed è quello della tecnologia che si evolve con una<br />
velocità incredibile, il fatto che tutti quelli che hanno vissuto l’era digitale sono qui, in<br />
questo ventennio sono ancora vivi e quindi è questa accelerazione fortissima del processo<br />
che mi fa dire nel caso concreto, allora noi non è che possiamo porci il problema se<br />
gestiamo o non gestiamo il digitale, se costa molto, se costa poco, se qua o se là, il problema<br />
è che noi dobbiamo affrontare la nostra società che pone questo tipo di problematica, la<br />
gestione digitale, tutto è digitale e, quindi noi dobbiamo, in un modo o nell’altro trovare<br />
una soluzione. Una soluzione che magari non è quella perfetta, che potrebbe essere<br />
perfettibile perché sempre si può fare di meglio, ma io continuo sempre a pensare che<br />
il meglio è nemico del bene, e quindi che bisogna accettare i limiti, che si può arrivare<br />
forse solo fino ad un certo punto, che domani sarà diverso da oggi, ma non ho la sfera di<br />
cristallo, e quindi non so immaginare che cosa succederà.<br />
Dunque, mi devo porre nell’obiettivo di poter continuare, poter ragionevolmente<br />
gestire il processo futuro, ma non deve essere questo uno stop alla mia attività presente.<br />
Insomma, devo, secondo me, proprio da tutte le cose che sono state dette oggi dire: “Bene,<br />
a questo punto devo fare perché più lascio passare il tempo e meno faccio per affrontare<br />
l’era digitale e la gestione della conoscenza, quindi nel mondo digitale, e più perderò<br />
terreno e più perderò rispetto a quello che devo fare oggi e a quello che potrò scoprire di<br />
me oggi, domani e lasciare ai miei figli”.<br />
ROSSELLA BONORA<br />
A questi concetti aggiungo il terzo, che ho appena accennato, e cioè il concetto<br />
del patrimonio informativo pubblico. Per me la risorsa dell’informazione è una risorsa<br />
oggi ancora più fondamentale, credo che nel passato, e tutto il nostro vivere si fonda<br />
sulla conoscenza e si può avere maggiore efficacia nel nostro agire, maggiore efficienza,<br />
e quindi costi anche minori se incominciano a gestire un po’ meglio questa conoscenza<br />
che abbiamo, però nel momento in cui la dobbiamo gestire la dobbiamo gestire in una<br />
proiezione, non tanto o non solo perché i nostri figli dovranno sapere che cosa abbiamo
fatto oggi, ma perché c’è subito il posdomani potrebbe essere che quello che ho gestito<br />
oggi con le tecnologie attuali non riesco più a leggerlo, gestirlo, dominarlo e quindi mi<br />
allargo rispetto al concetto della conservazione dei documenti amministrativi proprio per<br />
un processo di gestione a tutto tondo del patrimonio informativo pubblico e della nostra<br />
conoscenza. E questo si sposa, ed era l’ultima domanda che aveva fatto la signora, cioè<br />
tutto ciò si chiude con i temi dell’accesso, accesso, quindi fruizione che però contrastano<br />
parecchio con quelle che sono attualmente le normative sulla privacy, e quindi come fare<br />
tutto ciò in maniera da coniugare due diciamo obiettivi opposti nel rispetto della sicurezza<br />
di tutto ciò che sto facendo.<br />
Non so, forse inconsapevolmente, perché quando si parte magari non si hanno a<br />
fuoco tutti questi problemi, e noi siamo partiti tre anni fa, però quello che è certo è che<br />
“DocArea” nel suo percorso di sviluppo ha sempre cercato di tenere presente tutti questi<br />
elementi e questi punti chiave che ho detto fino a questo momento. Quindi siamo partiti<br />
dalla gestione corrente, dalla produzione, dalla fase attiva delle pratiche.<br />
Questo progetto – ci tengo a dire – è un progetto che è stato compartecipato e molto<br />
democratico, creato all’interno delle Amministrazioni, fatto dalle Amministrazioni,<br />
12 Province, circa 200 Comuni, la Regione Emilia Romagna, cioè una platea di gente<br />
numerosa accomunata da un problema, e cioè il problema, già tre anni fa si poneva – quello<br />
che ho detto prima – e cioè ogni minuto che passa perdo terreno, perdo opportunità e<br />
dopo non recupero più. Queste Amministrazioni erano accomunate dal fatto che volevano<br />
cambiare il loro modo di lavorare ed andare verso una gestione digitale dell’attività<br />
amministrativa, in moltissime di queste era una volontà che andava al di là di quello<br />
che erano gli adempimenti di legge che allora erano usciti con tanta forza, cioè entro il<br />
2005 si doveva andare a norma con la gestione del protocollo, dell’archivio, ecc. ecc., cioè<br />
tutte cose che do per scontato che siano note. Quindi ci siamo occupati della gestione<br />
corrente.<br />
Rispetto alla gestione corrente, quindi, che cosa abbiamo fatto? Partiamo dalla cosa<br />
che è più vicina, cioè la parte informatica; è vero, Mariella Guercio diceva che i prodotti<br />
software erano assolutamente poveri all’inizio di questo percorso, lei l’ha usato un pochino<br />
di più al presente questa frase, cioè il fatto che siano poveri tuttora, dal nostro punto di<br />
vista quello che abbiamo potuto vedere è che c’è stata comunque una crescita da parte dei<br />
fornitori.<br />
Progetto DocArea<br />
3
32<br />
ROSSELLA BONORA<br />
Il nostro giudizio è che oggi quanto meno tutte le aziende, già presenti all’interno<br />
dei Comuni e delle Province, che hanno aderito al nostro progetto con questa forma<br />
degli accreditamenti, hanno avuto l’opportunità di evolvere e di adeguare i loro prodotti<br />
software, secondo standard specifici che erano stati costruiti all’interno dei gruppo di<br />
progetto di “DocArea”, e sono stati dati a tutti i fornitori.<br />
Da qui, diciamo questo percorso è stato completato da 18 aziende che hanno<br />
certificato 19 prodotti, questi prodotti attraverso una Commissione che vedeva la nostra<br />
Sovrintendenza archivistica e questo mi dà il destro per dire rispetto all’ultimo discorso<br />
che è stato fatto, una caratteristica di “DocArea” è stata quella di mettere sempre in<br />
comunione, tenere sempre insieme gli archivisti, gli amministrativi, cioè chi si occupava di<br />
tutto l’aspetto normativo, regolamentare che si traduce nelle regole del gioco a cui gli enti<br />
si devono poi.., quindi le regole di organizzazione interna, il regolamento su procedimento<br />
amministrativo piuttosto che altro e gli informatici.<br />
Queste tre figure sono sempre andati di pari passo all’interno del nostro progetto,<br />
quindi le soluzioni che sono venute fuori sono soluzioni che tengono conto sia della<br />
fattibilità tecnica informatica, di quello che ci chiede l’archivistica, e quindi quello che ci<br />
chiedono le norme, le prassi che presidino questa disciplina e l’impatto organizzativo e<br />
regolamentare che doveva essere portato all’interno degli enti.<br />
Su tutta questa area hanno lavorato dei gruppi interdisciplinari con la Sovrintendenza<br />
archivistica dell’Emilia Romagna che è sempre stata insieme a noi in tutto il percorso e<br />
sono stati prodotti tutta una serie di linee guida oltre che manuali di gestione di riferimento<br />
piuttosto che direttive tipo, piuttosto che il titolario delle Province che è nato nell’ambito<br />
del contesto “DocArea”, perché indifferentemente dalle aziende sanitarie piuttosto che<br />
dai Comuni, che delle Regioni c’erano già gruppi diciamo attivi su questi filoni, quello<br />
delle Province è nato all’interno di “DocArea” ed è arrivato a compimento quindi con<br />
un titolario standard. Il progetto si è preoccupato anche di portare tutti gli strumenti a<br />
corredo di una gestione diciamo documentale, seria e coerente con tutti questi principi<br />
che ho detto. Ovviamente, in termini di linea guida e di documento tipo di riferimento<br />
perché ben sappiamo che tutti questi strumenti, per essere effettivamente poi efficaci<br />
devono essere adeguati, devono essere propri dell’ente che li usa e li adotta. Quindi il<br />
nostro obiettivo era di cercare di essere il più possibile vicini, avere quindi un margine di<br />
personalizzazione il più ridotto possibile. Ci siamo occupati di tutti i problemi dell’accesso,
quindi le piattaforme tecnologiche che sono state messe in piedi prevedono un sistema<br />
tecnologicamente sicuro secondo quelle che sono norme minime di sicurezza dettate dalla<br />
privacy, che sono sostanzialmente poi quelle più restrittive che ci sono attualmente in<br />
giro, quindi allargando a tutto il sistema documentario corrente, le norme che valgono per<br />
i dati personali, sostanzialmente, e tutto ciò è stato fatto dai vari soggetti produttori che<br />
oggi, a tre anni dalla partenza del progetto, dunque alla sua conclusione come progetto<br />
diciamo di “e-government” hanno installato in senso lato, quindi non sto parlando solo di<br />
installazione informatica, anche se uso un termine informatico, cioè hanno portato dentro<br />
le proprie amministrazioni. Il tutto accompagnato evidentemente da formazione a go-go<br />
ed assistenza all’avvio nei vari contesti.<br />
Poi è chiaro che con tante amministrazioni c’è chi è più avanti, c’è chi è più indietro,<br />
però la linea, il percorso è stato questo comune per tutti e bene o male tutti sono già<br />
piuttosto avanti in questa via.<br />
Progetto DocArea<br />
Oggi dove siamo? Oggi ci sono due filoni di ragionamento: uno è quello di dire<br />
se un progetto è finito e quindi una piattaforma tecnico–organizzativa e strumentale a<br />
360 gradi è stata data, non possiamo pensare di essere arrivati in fondo, forse le nostre<br />
amministrazioni non saranno tra quelle commissariate che si diceva stamattina, ma tra<br />
qui e dire che la gestione documentale fatta al bacio all’interno di tutti noi, che tutte le<br />
strutture di line siano consapevoli di cosa dovrebbero fare in ogni momento, credo che<br />
siamo tuttora ancora lontani anche se facciamo una gestione documentale a livello di<br />
archivio, protocollo, servizi archivistici fatti ecc. sicuramente adeguata a quello che la<br />
norma ci prescriveva, e probabilmente abbiamo anche qualcosa di più. Quello che dico<br />
c’è ancora una frattura tra l’unione che si è realizzata nelle nostre organizzazioni tra<br />
l’informatica, l’archivio e la parte amministrativa, segreteria generale diciamo, e il resto<br />
delle strutture operative che pian piano arrivano sul pezzo.<br />
Quindi il primo filone quello di lavorare nel quotidiano, su quella che è la penetrazione<br />
nell’attività quotidiana, dunque portare tutta la nostra attività amministrativa a diventare<br />
un’attività che si fonda sulla gestione documentale digitale, quindi la Provincia di Bologna<br />
in questo momento sta lavorando su questo con una task-force sempre mista con tutti questi<br />
“schil” che vi ho detto prima, in più è salita a bordo l’organizzazione, che va presso tutti<br />
i settori secondo una metodologia che ci siamo studiati in casa, e abbiamo progettato in<br />
casa per portare tutti i settori e i servizi dell’ente a spostare la propria attività non usando<br />
33
3<br />
più la carta, ma usando il digitale, quindi andando sui processi che questi hanno, siano<br />
essi strutturati piuttosto che non, e vi assicuro che sono molto più quelli non strutturati<br />
di quelli strutturati, rendendo praticamente fruibile, facendo vedere e toccare con mano<br />
sulle loro cose come tutta la strumentazione che è stata predisposta, può essere utilizzata<br />
da domani mattina. E si sta accompagnando in questo processo.<br />
L’altro filone è quello, appunto, del polo di conservazione regionale. Noi non abbiamo<br />
spinto l’acceleratore sulla digitalizzazione dei documenti analogici assolutamente, per noi<br />
deve venire un momento zero e da quel momento zero si parte sul digitale, si parte digitale<br />
e si va avanti digitale, nella consapevolezza che ci sarà un lungo periodo di archivi misti,<br />
senza nessuna pretesa di andare a correre dietro rispetto a quello che è successo invece nel<br />
passato, quindi sui fascicoli chiusi.<br />
Non abbiamo spinto l’acceleratore perché per noi doveva essere risolto il problema<br />
della conservazione prima, altrimenti tutto quello che facevamo spostandolo sul digitale<br />
rischiava di essere roba buttata al vento, e quindi memoria perduta, ma soprattutto non<br />
possibilità poi di testimoniare realmente che l’azione amministrativa era stata un’azione<br />
corretta.<br />
Sotto il profilo dei contenuti il problema lo crediamo risolto con quelle precisazioni<br />
che ho detto prima, perché dire da me risolto con tutti i problemi aperti che ho sentito<br />
stamattina sembra quasi sfoggio di strafottenza, invece non è questo. Nella consapevolezza<br />
che tutto non si risolve che bisogna accettare dei vincoli che ci sono e che ci sono dei<br />
limiti. Noi un sistema di gestione della conservazione l’abbiamo delineato, in termini<br />
software abbiamo costruito le applicazioni di gestione di questo sistema, stiamo definendo<br />
l’organizzazione e questa organizzazione sarà evidentemente a scala regionale perché<br />
questa è la scala che noi riteniamo valida e sostenibile sotto il profilo dei costi – benefici<br />
da un lato, ma anche da perseguire nell’ottica di una gestione di un patrimonio informativo<br />
pubblico che deve vedere più attori possibile a far convogliare informazioni in un deposito<br />
digitale comune.<br />
ROSSELLA BONORA
Il Registro delle imprese<br />
della Camera di Commercio di Pesaro - Urbino<br />
LORENO ZANDRI<br />
(Camera di Commercio di Pesaro - Urbino)<br />
Poiché le Camere di Commercio sono organizzate in un sistema a rete e sono<br />
collegate da una rete telematica completamente proprietaria e gestita da Infocamere,<br />
la società di informatica delle Camere di Commercio, quello che dirò vale per tutte le<br />
camere di commercio. Nel sistema camerale le procedure seguite sono omogenee con<br />
conseguente omogeneità di risultati (da Cuneo a Caltanisetta), con analoghe modalità di<br />
accesso, con omogeneità nelle tecniche di conservazione, perché questa è effettuata con<br />
modalità centralizzate (in ASP).<br />
Ronchi dice “siamo in mezzo al guado, non possiamo più tornare indietro, non<br />
possiamo pensare di digitalizzare, di stampare il digitale”; la professoressa Duranti<br />
sottolinea l’affidabilità dei documenti, la stabilità e anche l’affidabilità del contenuto dei<br />
documenti. Il registro delle imprese, proprio per la sua natura giuridica e per la funzione di<br />
pubblicità legale d’impresa che svolge, deve assicurare i requisiti citati dalla professoressa<br />
Duranti.<br />
Il Registro delle Imprese è l’anagrafe dei quasi sei milioni di imprese italiane, di cui<br />
oltre due milioni e mezzo sono imprese societarie ed ha la caratteristica di dover perseguire<br />
l’obiettivo della trasparenza del mercato, e quindi viene costantemente osservato, valutato.<br />
L’accesso alle informazioni del Registro (dati e atti) è quotidiano; le informazioni contenute<br />
nei documenti digitalmente gestiti sono informazioni che, per loro caratteristica, hanno<br />
un contenuto affidabile, in quanto sono atti redatti da pubblici ufficiali; pensiamo ad una<br />
fusione, ad una scissione societaria, ad un atto costitutivo stilato da un notaio, a un verbale<br />
di assemblea che nomina gli amministratori di una società di capitali.<br />
A questi temi (digitalizzazione dei documenti) il sistema camerale ha dato una<br />
risposta, sulla base dell’assetto normativo e tecnico vigente al momento in cui è stato<br />
costruito il registro delle imprese, il 19 febbraio 1996, quando tutti i libri dei registri<br />
societari che erano tenuti dal Tribunale, sono stati consegnati alle Camere di Commercio<br />
ed è iniziata l’opera di digitalizzazione.<br />
3
3<br />
Altre risposte che cerco di dare sono quelle sui costi, quelle sul concetto di soggetto<br />
produttore, perché il soggetto produttore mi sembra individuato come l’ente che produce<br />
la documentazione, ma il nostro caso è un po’ diverso in quanto il soggetto produttore è lo<br />
stesso utente, cioè i milioni di imprese che producono documenti dentro le loro aziende, o<br />
presso gli studi dei professionisti che li assistono, in formato digitale sin dall’origine, e poi<br />
li trasmettono con modalità telematica, attraverso sistemi di trasmissione sicura.<br />
Si è dovuto quindi affrontare il problema della formazione dell’utenza e non vi dico<br />
quanto questo sia stato difficile specialmente quando l’utenza che a volte fa resistenza ad<br />
adeguarsi ritenendo, e spesso a ragion veduta, che la digitalizzazione possa comportare<br />
delle complicazioni.<br />
Poi per quanto riguarda l’accesso alle informazione e agli atti del registro, abbiamo<br />
detto che la pubblicità d’impresa è fondamentale per le esigenze di trasparenza del<br />
mercato, ed è efficace solo nel momento in cui è “portabile”, cioè arriva immediatamente<br />
a destinazione. La pubblicità legale d’impresa non deve essere una pubblicità soltanto<br />
teorica, formale, ma deve essere, per sortire tutti i suoi effetti, una pubblicità concreta, che<br />
deve andare dentro la casa dell’imprenditore, e soprattutto deve essere “ready”, cioè pronta,<br />
in tempo reale. Per ottenere questo risultato tutte le pratiche che vanno a modificare gli<br />
assetti delle imprese vengono trasmesse telematicamente, vengono trattate in tempo reale<br />
e il tempo, che la norma mette a disposizione del funzionario camerale per protocollare,<br />
trattare ed evadere la pratica, archiviarla otticamente, e renderla disponibile sul Web (fino<br />
a casa dell’ultimo utente che vuole collegarsi e andare a controllare), è fissato in 5 giorni. Il<br />
rispetto della tempistica citata è oggetto di controlli anche ispettivi da parte del Ministero<br />
dello Sviluppo Economico (nel mese di maggio scorso anche il mio ufficio è stato oggetto<br />
di una ispezione finalizzata a verificare i tempi di evasione).<br />
Come funziona il Registro delle Imprese? Cercherò di dirlo con poche slide, cercando<br />
di spiegare le difficoltà affrontate e la gradualità seguita per il passaggio dalla carta alla<br />
telematica.<br />
Nel ’90 eravamo ancora ad una gestione diciamo informatica della banca dati<br />
(all’epoca si trattava del registro ditte) che alimentavamo a seguito della ricezione di<br />
istanze cartacee.<br />
LORENO ZANDRI<br />
Nel 2000 si è iniziata la sperimentazione, istanze parzialmente cartacee con dei floppy<br />
disk che contenevano informazioni strutturate in tracciati record che le procedure interne,
ealizzate da Infocamere, importavano consentendoci di non ridigitare le informazioni<br />
medesime ed alimentare automaticamente le basi di dati.<br />
Dal 1° novembre 2003 gli atti societari sono iniziati a giungere con modalità<br />
telematiche e in formato informatico in quanto il legislatore ha imposto la trasmissione di<br />
atti telematici, sottoscritti con la firma digitale. A seguito di ciò il sistema delle Camere di<br />
Commercio ha distribuito oltre due milioni e mezzo di dispositivi di firma digitale. Una<br />
provincia piccola come quella di Pesaro, con 45.000 sedi di impresa, ha distribuito oltre<br />
20.000 dispositivi di firma digitale.<br />
Dalla fine del 2004 in avanti c’è stato l’aumento esponenziale delle pratiche digitali.<br />
Infatti nel 2003 abbiamo avuto circa 22.000 pratiche completamente digitali, mentre nel<br />
2004 siamo passati a diverse centinaia di migliaia, fino al 2005 anno in cui il sistema ha<br />
ricevuto quasi 2 milioni e mezzo di pratiche digitali. Nel 2005 abbiamo avuto 2.493.000<br />
pratiche digitali. E’ vero che qui dobbiamo parlare di conservazione digitale che però<br />
abbiamo anche detto che bisogna pensare alla conservazione in digitale già dal momento<br />
in cui si crea l’archivio, già dal momento in cui si tratta la pratica, già dal momento in cui<br />
si creano i metadati, non solo per l’identificazione della pratica, ma anche i metadati che<br />
consentono di descrivere il trattamento che ha avuto questa pratica, chi l’ha trattata, come<br />
l’ha trattata, quali decisioni sono state prese, e come è stata archiviata.<br />
Questa è l’infrastruttura e l’interfaccia che ogni dipendente usa per la trattazione<br />
delle pratiche digitali. La mattina il dipendente vede le pratiche che arrivano, con una<br />
serie di informazioni preliminari, una sorta di elenco di protocollo, e da qui poi apre la<br />
pratica.<br />
Questa è la scheda della pratica con tutti i metadati che rimangono nel tempo, questa<br />
solo è la scheda, poi questo è l’elenco degli allegati, questa, per esempio, è l’immediata<br />
risposta del sistema centrale della “Certification Authority” (Infocamere), che mi dice<br />
che quei file, per esempio la distinta, (convenzionalmente denominata distinta “Fedra”)<br />
rappresenta il modello di domanda, gli altri file sono gli atti allegati alla domanda<br />
medesima.<br />
Una pratica è composta da un modello di domanda sufficientemente articolato,<br />
complesso e lungo, e da una serie di atti che sono gli atti che vengono redatto presso<br />
l’impresa, (ad esempio: il verbale d’assemblea, la relazione dei Sindaci, il bilancio e<br />
quant’altro).<br />
Il Registro delle imprese della Camera di Commercio di Pesaro - Urbino<br />
3
3<br />
LORENO ZANDRI<br />
Anche le attività di trattazione del procedimento sono informatizzate (flussi,<br />
assegnazioni, controllo, scadenziari ecc..) Dopo la trattazione la pratica viene archiviata<br />
in un archivio impropriamente denominato storico, ma che in realtà viene alimentato a<br />
partire dal sesto giorno successivo a quello di arrivo della pratica. In certo casi anche<br />
al secondo e al terzo giorno, perché tutte le pratiche d’iscrizione che hanno effetto<br />
costitutivo, (è noto che una società non nasce quando i soci sottoscrivono il contratto<br />
sociale davanti al Notaio, ma nasce nel momento esatto in cui noi la “carichiamo” cioé<br />
effettuiamo l’inserimento delle informazioni nella memoria informatica del sistema.<br />
Quindi il momento dell’evasione della pratica è il momento costitutivo a tutti gli effetti<br />
giuridici, sia civili che fiscali. A quel punto quindi normalmente le pratiche a carattere<br />
costitutivo vengono trattate nella stessa giornata della loro ricezione. Queste pratiche,<br />
infatti, viene istradate attraverso un canale preferenziale attraverso una procedura di<br />
flusso, che chiamiamo “smistatore”.<br />
Questo è un elenco con il numero di pratica e con alcuni metadati; Bisogna tener<br />
presente che questi metadati ce li ritroveremo poi nel sistema di conservazione a lungo<br />
termine, che per noi inizia dal quinto giorno in avanti fino a più infinito. Poi se questo<br />
“più infinito” sarà nel , come dice la professoressa Guercio, benissimo. E anche<br />
per quanto riguarda l’accesso nella “slide” vediamo i registri del Tribunale e i vecchi<br />
certificati cartacei, poi dal 2000 in avanti abbiamo cominciato a cercare di perseguire<br />
l’obiettivo della completa democrazia dell’accesso, adesso (ai tempi di oggi) qualunque<br />
cittadino può, sottoscrivendo un contratto gratuito, accedere e “tirare giù” visure, elenchi,<br />
certificati, “tirare giù” gli atti. SI sappia che molti scoop giornalistici sono dovuti al fatto<br />
che i giornalisti ormai l’hanno capito, consultano gli atti del registro imprese, e vedono<br />
che cosa ha deciso un Consiglio di Amministrazione di Telecom piuttosto che di Pirelli.<br />
La consistenza del registro nel 2005 è di 6 milioni di imprese iscritte, e i documenti<br />
estratti sono di diverse tipologie, si possono leggere dalla slide, ma soprattutto la quantità di<br />
documenti estratti dall’utenza esterna, che se ne serve per sapere per esempio se colui che<br />
gli ha proposto l’acquisto di 500.000 euro di legname è veramente il legale rappresentante<br />
della società che dice di essere, e con il quale può sottoscrivere un contratto. Abbiamo<br />
avuto dal 1997 al 2005 un incremento del 204% con 26 milioni di documenti estratti.<br />
Diciamo che la strutturazione delle informazioni ne consente un’estrazione<br />
parcellizzataciò consente di scegliere quale parte di informazione mi interessa.
Il Registro delle imprese della Camera di Commercio di Pesaro - Urbino<br />
L’informazione deve essere attuale, deve essere interessante, io non devo estrarre un<br />
documento lunghissimo per andare a cercare poi con difficoltà l’informazione che mi<br />
interessa. Se seleziono tutti i blocchi informativi che riguardano la posizione di un’impresa<br />
ho il fascicolo intero della società che non è il fascicolo degli atti, ma la somma dei<br />
metadati descrittivi degli atti contenuti in quel fascicolo, perché in una visura c’è la storia<br />
della società, comprese tutte le variazioni. Come si può vedere la prima parte del fascicolo<br />
contiene l’indice degli atti contenuti all’interno. Quel fascicolo, che noi lo chiamiamo così,<br />
non è un fascicolo, ma è una scheda. Noi guardiamo questa scheda, in cima c’è protocollo,<br />
numero di protocollo 9344/2005, con quel numero di protocollo noi andiamo a cercare<br />
tutti gli atti che riguardano quella pratica così protocollata; e così che cosa facciamo?<br />
Inseriamo il numero di protocollo, l’anno nella maschera di ricerca, vediamo gli atti che<br />
riguardano quella pratica a quel punto selezioniamo gli atti che ci interessano, li chiediamo,<br />
e l’erogazione dell’atto è in tempo quasi reale (mentre viene spiegata la sequenza delle<br />
operazioni vengono mostrate delle immagini che rappresentano le varie videate della<br />
procedura utilizzata). Poi a quel punto quando abbiamo l’erogazione effettuata possiamo<br />
generare un PDF unico degli atti selezionati, oppure possiamo generare un PDF che il<br />
dipendente camerale può rilasciare all’utente come copia conforme. L’utente comunque<br />
può accedere a questi atti sia recandosi allo sportello camerale, sia via internet accedendo<br />
all’infrastruttura “Telemaco”.<br />
Le Camere di commercio hanno sempre rispettato la normativa tecnica vigente nel<br />
periodo in cui venivano approntati gli archivi ottici.<br />
Ogni anno normalmente vengono ricevuti 850.000 bilanci di società di capitali, e,<br />
come è noto, i bilanci di società di capitali sono atti complessi, che hanno una serie di<br />
firme digitali che vanno controllate in tempo reale dal nostro sistema.<br />
Il deposito digitale delle Camere di Commercio è la società Infocamere, che è una<br />
società completamente partecipata dalle Camere di Commercio. Attualmente noi abbiamo<br />
100 milioni di documenti digitali, (non di pagine ma di documenti che possono avere<br />
anche 20 – 30 – 40 – 50 o più pagine in formato A4), o generati da file PDF o generati con<br />
altri sistemi come la scansione.<br />
Infocamere svolge il ruolo di responsabile della conservazione. Viene mostrata una<br />
immagine di una nota dell’AIPA datata 1995 la quale afferma che il sistema di archiviazione<br />
digitale di infocamere dei documenti all’epoca cartacei, era a norma con la delibera del<br />
3
0<br />
’94. man mano che la normazione tecnica mutava il sistema si adeguava.<br />
Ora il sistema di archiviazione del registro delle imprese si è evoluto in un nuovo<br />
sistema che si chiama Legal Doc, questo sistema ha la caratteristica, intanto di non essere<br />
solo dedicato al registro di imprese, ma di essere fruibile per ogni esigenza di archiviazione<br />
tanto da essere messo a disposizione di tutte le Pubbliche Amministrazioni.<br />
La settimana scorsa mi si è presentato il caso di un utente che voleva una copia<br />
cartacea, dichiarata conforma all’originale informatico, non è una cosa semplice da fare,<br />
perché il quadro normativo non è chiaro, in quanto l’art. 23 comma 2 bis del Codice<br />
dell’amministrazione digitale, dice >. E qui chiedo agli esperti: quali sono queste componenti? Il<br />
tracciato record, il formato dei file, la distanza tra un bit e l’altro, il programma utilizzato<br />
per la visualizzazione? E ancora dubbi sulla individuazione del <br />
LORENO ZANDRI<br />
Tornando al problema della dematerializzazione nel 2006 abbiamo iniziato<br />
seriamente a riflettere su che fine far fare a quei 55 milioni di documenti cartacei già<br />
digitalizzati. Forse la Sovrintendenza archivistica potrebbe non essere d’accordo, ma<br />
la digitalizzazione da noi effettuata è rispettosa delle norme e quindi la Camera mia e<br />
la Camera di un mio collega stanno iniziando un percorso sperimentale che dovrebbe<br />
portare verso la distruzione della carta oramai digitalizzata.<br />
E’ nostra intenzione collaborare al massimo con le Autorità preposte alla materia<br />
ma al contempo siamo qui a chiedere un tempestivo completamento del quadro normativo<br />
(qualora non lo fosse già), anche perché quando la Corte dei Conti ci verrà a cercare e<br />
ci dirà “perché spendete tanti soldi per tenere l’archivio cartaceo quando la norma vi<br />
consente di digitalizzare distruggendo la carta?”.<br />
La tecnologia non ne parliamo; i formati sono importanti, lo dico al volo, text, xml,<br />
xbrl, prima avete visto a volo un articolo del “Sole 24 Ore” di ieri, nel 2007 tutte le società<br />
di capitali d’Europa adotteranno il citato standard XBRL che noi abbiamo adottato per<br />
primi, Lo standard XBRL di trasmissione dei bilanci, consente alle società dei capitali di<br />
trasmette il bilancio alla Camera di Commercio e poi quest’ultima potrà scorporare alcune<br />
delle informazioni ivi contenute per inoltrarle agli uffici finanziari competenti sollevando
Il Registro delle imprese della Camera di Commercio di Pesaro - Urbino<br />
così l’impresa da alcune incombenze fiscali.<br />
Per quanto riguarda il processo di riversamento quinquennale delle pratiche digitali<br />
possiamo dire che è a norma ISO, e per il momento è stato effettuato con successo senza<br />
la perdita di alcun dato o informazione. Tenendo presente che le prime pratiche digitali<br />
sono del 2002, i tecnici di Infocamere hanno fatto, senza perdere nemmeno un bit, la<br />
conversione di 22.000 pratiche, e quindi abbiamo applicato quella parte, (non credo<br />
che ci sia nessun altro che l’abbia ancora fatto), della delibera dell’Aipa che prevede la<br />
conversione e il trasferimento dei file dopo 5 anni.
ELETTRA CAPPADOZZI<br />
(C.N.I.P.A. - Roma)<br />
Gli Archivi di Stato Civile<br />
Il CNIPA è stato chiamato in causa diverse volte nel corso del convegno sul più<br />
generale tema della dematerializzazione della documentazione amministrativa, ma nel<br />
mio intervento parlerò del progetto di automazione dello Stato civile.<br />
Presuppongo che la problematica dello stato civile sia abbastanza nota, pertanto<br />
mi limiterò ad evidenziare solo alcune questioni indispensabili per capire la complessità<br />
dell’automazione di questo tipo di registri.<br />
Lo stato civile è gestito in tutti i Comuni, inoltre, in tutto il mondo ci sono i consolati<br />
italiani che operano come delegazione di stato civile.<br />
Gli atti di stato civile di ciascun anno sono registrati in quattro registri cartacei,<br />
in base all’evento cui si riferiscono (nascita, cittadinanza, matrimonio e morte). La<br />
documentazione correlata agli atti registrati è raccolta per formare dei fascicoli, organizzati<br />
in modo cronologico. E’ infine redatto un indice annuale con gli estremi degli atti trattati<br />
nell’anno in questione. I registri sono tenuti in doppio originale, uno in Comune e un altro<br />
in Prefettura.<br />
La gestione degli archivi di stato civili ha un’importante finalità giuridica che<br />
riguarda i diritti fondamentali del cittadino, poiché attesta lo stato giuridico della persona,<br />
e nel tempo si è consolidato un modo di organizzare, gestire e conservare i registri che<br />
privilegia questa loro caratteristica fondamentale.<br />
Tutti gli atti sono sottoscritti dall’ufficiale di stato civile, alcuni atti sono sottoscritti<br />
anche dalle parti, cioè da cittadini che partecipano all’atto. Le annotazioni, le rettifiche,<br />
gli annullamenti, sono riportati sempre in aggiunta: in altri termini rimane evidenza di<br />
ogni modificazione apportata al contenuto originario. Se osserviamo un registro di stato<br />
civile troviamo una sequenza cronologica di atti e per ciascun atto si possono trovare una<br />
serie di altre annotazioni e rettifiche aggiunte, sempre in stretto ordine cronologico, a<br />
margine dell’atto cui si riferiscono. Il registro di stato civile è quindi un’entità complessa.<br />
Non basta considerare il singolo atto che viene riportato in un registro, il quale a sua<br />
volta viene congelato a fine anno ed in seguito viene conservato, ma bisogna pensare al<br />
3
egistro di stato civile come una entità costituita da un complesso di registrazioni che<br />
sono aggiunte nel tempo, in posizioni specifiche, legate dalla cronologia degli eventi che<br />
rappresentano.<br />
Ogni singola registrazione (sia essa un atto, una annotazione o una rettifica) viene<br />
scritta nel registro e non viene mai aggiornata, ma vi sono sempre e solo “pezzi” che si<br />
aggiungono. Il registro di stato civile come entità documentale complessiva è invece un<br />
oggetto che viene aggiornato nel tempo e per un tempo molto lungo(dalla nascita alla<br />
morte vanno considerati almeno 100 aggiornamenti).<br />
Evidenzio inoltre l’importanza dello Stato civile in quanto costituisce la fonte<br />
primaria da cui deriva l’aggiornamento di diversi altri archivi. Molti dati sono infatti<br />
riportati nei registri di anagrafe e gli eventi di stato civile causano modifiche negli archivi<br />
dell’INPS, dell’Anagrafe tributaria ed in moltissimi altri.<br />
Un altro fattore di complessità è lo scambio sistematico di comunicazioni tra gli<br />
ufficio di stato civile, tra gli uffici di stato civile e l’anagrafe di un Comune o di un altro<br />
Comune e anche verso il Centro Nazionale di Raccolta presso il Ministero dell’interno<br />
(come previsto dal DPR 369/2000). Ci sono anche scambi informativi con le strutture<br />
ospedaliere, con gli uffici parrocchiali, con gli uffici giudiziari, con i consolati stranieri<br />
in Italia, e come abbiamo detto con i consolati italiani all’estero. La gestione dello stato<br />
civile, come vedete, è un sistema estremamente complesso.<br />
L’art. 10 del DPR 369/2000 stabiliva l’automazione degli archivi di stato civile, con<br />
la previsione di poter definire entro un anno, con un successivo atto normativo, le regole<br />
tecniche per l’automazione, con la finalità di arrivare in breve tempo alla gestione dei soli<br />
archivi digitali, eliminando gli archivi cartacei. In tale visione sono state sottovalutate<br />
le problematiche inerenti la garanzia dell’inalterabilità e della conservazione di lunga<br />
durata dei contenuti digitali, problemi che ci hanno portato a ridimensionare gli obiettivi<br />
di automazione.<br />
ELETTRA CAPPADOZZI<br />
Cerco di focalizzare gli obiettivi generali che l’automazione dello stato civile deve<br />
garantire. In considerazione dell’importanza delle informazioni trattate, l’automazione,<br />
in primo luogo, deve assicurare la certezza, l’autenticità e la storicità del contenuto degli<br />
archivi con la coerenza, la persistenza, nonché la riservatezza delle informazioni registrate.<br />
La riservatezza è un fattore da non trascurare poiché nello stato civile ci sono molti dati<br />
sensibili che non sono liberamente accessibili e devono essere tutelati.
L’automazione ha anche lo scopo di gestire, o perlomeno di supportare, il complesso<br />
sistema di comunicazioni, per eliminare errori e per velocizzare i processi. Anche il<br />
sistema attuale, basato su registri cartacei, non è un sistema perfetto e diversi problemi<br />
sono evidenti. Tra questi i più comuni riguardano gli errori materiali di trascrizione,<br />
l’incoerenza delle annotazioni o comunicazioni che si “perdono”. Un altro problema<br />
non trascurabile, nella gestione tradizionale, è costituito dai tempi di lavorazione delle<br />
pratiche all’interno degli uffici e dalla ricerca degli atti. Qui si apre tutta la tematica della<br />
fruizione, compresa l’emanazione dei certificati. Se è evidente che abbiamo dei problemi<br />
nella conservazione di lungo periodo dei registri digitali è bene non nascondersi che ci<br />
sono problemi anche nella gestione del cartaceo così com’è.<br />
Rispetto a quanto si pensava nel 2000 abbiamo un po’ ridimensionato l’automazione.<br />
Oggi, in modo realistico, alla domanda se ridurre o eliminare il cartaceo possiamo<br />
rispondere pensando ad una riduzione.<br />
Gli Archivi di Stato Civile<br />
Su iniziativa dell’Università di Roma - Tor Vergata è stato costituito un gruppo di lavoro<br />
tecnico scientifico con lo scopo di studiare le problematiche relative alla conservazione.<br />
Nell’approfondire queste tematiche ci siamo convinti che per poter conservare un registro<br />
digitale bisognava prima pensare di formare correttamente gli atti in modalità digitale. Il<br />
problema affrontato non riguarda tanto l’acquisizione del pregresso, cioè la digitalizzazione<br />
di atti analogici, quanto quello della formazione di nuovi atti di stato civile in modalità<br />
digitale e della loro gestione nel tempo all’interno di un registro digitale.<br />
Il gruppo tecnico-scientifico ha operato con un metodo di lavoro multidisciplinare<br />
e si è confrontato con gli altri tavoli tecnici che, contemporaneamente, stavano lavorando<br />
sul problema più generale della dematerializzazione, come è stato anche ricordato dal prof.<br />
Ridolfi del C.N.I.P.A. E’ stata portata avanti una approfondita analisi della problematica<br />
specifica dello stato civile come automazione di processo, quindi sono stati affrontati gli<br />
aspetti tecnici correlati. E’ stata posta attenzione all’intero ciclo di vita dei registri di stato<br />
civile - dalla formazione dell’atto alla formazione della gestione del registro, alla gestione<br />
delle annotazioni e delle rettifiche fino alla conservazione finale presso gli archivi di Stato<br />
- con lo scopo di individuare una soluzione complessiva praticabile e sostenibile, tenuto<br />
conto degli aspetti economici connessi alla gestione (che come abbiamo sentito in altri<br />
interventi sono tutt’altro che trascurabili), degli aspetti organizzativi e delle competenze<br />
che si richiedono alla platea così distribuita e variegata degli 8100 Comuni italiani, oltre
ai Consolati, che sono tenuti ad alimentare questo sistema.<br />
Vi riporto ora, brevemente, le criticità che abbiamo trovato. La principale riguarda<br />
il modo di assicurare nel tempo l’autenticità, l’inalterabilità e la coerenza dei registri e i<br />
requisiti di conservazione, considerando il fatto che i registri sono movimentati durante<br />
tutto il periodo di vita dei cittadini e, successivamente, sono conservati negli archivi di<br />
stato civile.<br />
ELETTRA CAPPADOZZI<br />
La discussione dentro il gruppo di lavoro, tra archivisti, esperti informatici ed altri<br />
esperti, è stata molto ampia. Alla fine si è consolidata la convinzione che la firma digitale,<br />
in luogo della firma autografa, ben si presti ad attestare l’autenticità dei “pezzi” che<br />
costituiscono il registro, cioè del singolo atto piuttosto che della singola annotazione, o<br />
della singola rettifica. La firma digitale non è, però, uno strumento adatto a coprire tutti i<br />
requisiti di conservazione né le altre problematiche che ho prima illustrato.<br />
A scanso di equivoci, devo evidenziare come ma gli approfondimenti del gruppo di<br />
lavoro non sono stati finalizzati a procrastinare o a complicare l’automazione dello stato civile,<br />
ma, al contrario, sono stati mossi dalla volontà di trovare una soluzione realmente praticabile<br />
e complessivamente utile. Per questo abbiamo considerato anche le esigenze di operatività,<br />
di coerenza complessiva del sistema, nonché delle funzioni di vigilanza, tutti aspetti che<br />
possono essere facilitati con un sistema informatizzato di gestione dello stato civile.<br />
Il gruppo di lavoro -premesso che stiamo ancora lavorando- in conclusione, ritiene<br />
comunque utile e necessario intraprendere un processo di automazione che, debba<br />
necessariamente essere graduale, tenuto conto delle problematiche ancora aperte.<br />
La soluzione che abbiamo configurato al momento, come proposta del gruppo tecnico-<br />
scientifico, è quella di una automazione ibrida, dove è bene mantenere una parte cartacea<br />
fintanto che non sia possibile “collaudare” sia l’esperienza di effettive “migrazioni” con<br />
cambiamenti sostanziali di tecnologie, sia la capacità della presa in carico degli archivi<br />
digitali da parte degli archivi di Stato, dove alla fin fine confluiscono i registri.<br />
Si propone quindi di mantenere un archivio cartaceo tradizionale, che costituisce<br />
l’originale, formato e tenuto presso il Comune, in quanto è l’unica forma che ad oggi è in<br />
grado di assicurare di conservazione di lungo termine. L’archivio informatizzato nasce<br />
ed è tenuto presso il Comune, ma confluisce presso il Centro Nazionale di Raccolta del<br />
Ministero dell’Interno. La copia degli archivi informatizzati conservata presso il Centro<br />
Nazionale di Raccolta è disponibile alla Prefettura, per le funzioni di competenza, e funge
anche da copia di sicurezza e di supporto per i Comuni, secondo quanto previsto dall’art.10<br />
del citato DPR del 2000.<br />
La presa in carico dei registri di stato civile da parte degli archivi di Stato avviene<br />
dopo molti anni dalla formazione del registro (circa 120 anni dall’anno di formazione<br />
del registro di nascita) e si ha l’esigenza di gestirne la conservazione per un periodo di<br />
latenza non trascurabile (circa 40 anni) dall’ultima movimentazione. Faccio riferimento<br />
all’intervento dell’ing. Pigliapoco sulla gestione di un deposito digitale, per evidenziare<br />
come l’onere della conservazione del deposito digitale non possa essere lasciata al singolo<br />
Comune; ritengo anche che non sia sufficiente stabilire delle regole a livello nazionale, ma<br />
occorra un supporto operativo sistematico. Per questo è raccomandabile che gli archivi<br />
digitali comunali siano raccolti e gestiti come deposito digitale in modo unitario presso il<br />
Centro Nazionale di Raccolta del Ministero.<br />
Una gestione ibrida comporta il problema di mantenere allineato il contenuto<br />
dell’archivio cartaceo e di quello digitale, rispetto al quale possiamo trovare delle valide<br />
soluzioni tecniche, dei “marchingegni”, che supportino l’operazione; resta in ogni caso<br />
fondamentale la responsabilità dell’ufficiale di stato civile nella verifica del ciclo di<br />
processo all’interno dell’ufficio.<br />
E’ bene non ignorare che anche oggi ci sono problemi di allineamento, tra gli archivi<br />
presso il Comune e quelli presso la Prefettura, nonché quelli relativi alla coerenza delle<br />
annotazioni in un registro con gli atti presenti in altri registri (per esempio tra quello di<br />
nascita e tutti gli altri registri).<br />
Gli Archivi di Stato Civile<br />
L’automazione che si sta configurando consente in ogni caso delle semplificazioni,<br />
poiché permette di eliminare il secondo originale presso le Prefetture e di semplificare i<br />
processi di gestione documentale. Ad esempio l’automazione può consentire di eliminare<br />
la trascrizione, prevista dalla normativa in vigore, degli atti di stato civile presso il<br />
Comune di residenza. L’introduzione di questa prescrizione era motivata dalla volontà<br />
di facilitare il cittadino nell’avere certificati. Bene, l’automazione consente di ottenere<br />
con facilità questo obiettivo senza che sia più necessario prevedere la trascrizione degli<br />
atti nel comune di residenza. Inoltre, come abbiamo detto, il fatto di prevedere anche<br />
l’automazione delle comunicazioni tra i diversi uffici consente una maggiore coerenza<br />
dell’intero sistema di gestione dello stato civile.<br />
Lo studio ha evidenziato anche come alcuni interventi non di carattere tecnologico,
possano razionalizzare l’uso delle risorse disponibili, come ad esempio la razionalizzazione<br />
e la standardizzazione del contenuto dei fascicoli, che raccolgono un gran volume di<br />
carta. Oggi è diffuso il comportamento dell’amministrativo comunale, magari non<br />
sufficientemente preparato su tematiche anche molto complesse, che, nel dubbio, ha<br />
la tendenza a conservare tutto. Anziché porci il problema dello “scarto” alla fine del<br />
processo di gestione del fascicolo -ovvero quando l’archivio diventa storico e di interesse<br />
degli archivi di Stato- sarebbe utile stabilire un piano di conservazione standardizzato a<br />
livello nazionale e predisporre il contenuto del fascicolo in modo coerente.<br />
Il Centro Nazionale di Raccolta, presso il Ministero dell’Interno, si configura come<br />
il deposito digitale che raccoglie l’insieme degli archivi digitali comunali, nel senso e con<br />
le problematiche ampiamente discusse negli interventi precedenti, in particolare dell’ing.<br />
Pigliapoco.<br />
La normativa attuale prevede che i registri di stato civile confluiscano negli archivi<br />
di Stato. L’automazione completa, con l’eliminazione del cartaceo, potrà avvenire solo<br />
quando gli archivi di Stato saranno organizzati e pronti a recepire i contenuti digitali.<br />
Ad esempio, per 100-120 anni il registro di nascita dovrà essere conservato dal Centro<br />
Nazionale di Raccolta del Ministero dell’Interno, dopo tale periodo si dovrà prevedere<br />
che sia preso in carico da qualche altro centro o si dovrà incaricare il Ministero anche<br />
della successiva conservazione: i contenuti digitali, a differenza del cartaceo, se non sono<br />
mantenuti attivamente, come abbiamo ampiamente visto questa mattina, si perdono e, nel<br />
caso dello stato civile, perderemmo un patrimonio di informazione fondamentale.<br />
Rispetto alla soluzione tecnica fornisco solo alcuni spunti. Abbiamo approfondito la<br />
strutturazione del singolo atto, come contenuto e come metadati, nonché del registro come<br />
entità complessa.<br />
L’architettura proposta è basata su:<br />
• modelli XSD dei dati, per la definizione delle strutture dei documenti e dei registri,<br />
• metadati per la descrizione delle informazioni di identificative, di contenuto e di<br />
contesto,<br />
• XML per la rappresentazione dei dati,<br />
ELETTRA CAPPADOZZI<br />
• XML-Enabled DBMS in una fase iniziale per la memorizzazione, aggiornamento e<br />
interrogazione dei dati prevedendo la sperimentazione di XML-Native DBMS per<br />
verificare la loro affidabilità nel trattare grossi quantitativi di informazioni.
Abbiamo analizzato la possibilità di una strutturazione degli atti completamente<br />
XML, con metadati integrati nella struttura, oppure l’atto acquisito con formati tradizionali<br />
(es. tipo JPEG, PDF/A o TIFF) ed i metadati esterni.<br />
E’ stata anche effettuata una approfondita un’analisi dei possibili tipi di contesto,<br />
normativi, tecnologici e organizzativi, da considerare e alle modalità per gestirli.<br />
Identificativi dell’atto<br />
Segnatura / Chiave dell’atto<br />
Parti<br />
Identificativi delle parti<br />
- comune,<br />
- luogo,<br />
- anno, mese, giorno e ora dove e quando è formato l’atto<br />
- Anno<br />
- Parte<br />
- Serie<br />
- Numero<br />
Persone citate nell’atto in qualità di:<br />
- Soggetti cui l’atto si riferisce<br />
- dichiaranti;<br />
- testimoni.<br />
- nome,<br />
- cognome,<br />
- luogo e data di nascita,<br />
- residenza,<br />
- cittadinanza<br />
Chiave delle parti Codice fiscale<br />
Fonti Documenti presentati dalle parti<br />
Oggetto Natura dell’atto/tipo di atto /evento<br />
Sottoscrizione<br />
Gli Archivi di Stato Civile<br />
- Ufficiale Civile che fa formato l’atto<br />
- tipo di firma digitale<br />
- firma digitale<br />
-Tav. 1- Contenuto degli atti
0<br />
L’Atto e le annotazioni/rettifiche sono<br />
strutturate in XML con integrati i metadati.<br />
ELETTRA CAPPADOZZI<br />
-Tav. 2 – Struttura degli atti<br />
L’atto e le annotazioni/rettifiche sono<br />
oggetti rappresentati come in stampa<br />
(formati possibili: JPEG, PDF/A, TIFF). I<br />
metadati sono gestiti a parte
Tipo di contesto Contenuto Modalità possibili di gestione<br />
Contesto<br />
documentario e<br />
archivistico del<br />
singolo atto<br />
Contesti<br />
amministrativi<br />
del deposito<br />
comunale<br />
responsabilità<br />
archivistica<br />
Contesti<br />
tecnologici<br />
del deposito<br />
comunale<br />
Segnatura<br />
Identificativi (Parti+Documenti)<br />
Contenuto<br />
Comune<br />
Data di passaggio dalla procura<br />
alla prefettura<br />
Data di automazione<br />
Periodo di riferimento<br />
- Prefettura di competenza<br />
- Responsabili (certificati digitali<br />
degli stessi)<br />
Comune<br />
Periodo di riferimento:<br />
- Algoritmi e modalità di firma<br />
- Data base<br />
- Ambiente software<br />
- Applicativi<br />
- Sicurezza<br />
- ….<br />
Contesto giuridico Ministero Interno x periodo<br />
Normative,<br />
Procedure<br />
Formulari … (XSD)<br />
Contesti<br />
amministrativi<br />
del deposito<br />
Nazionale<br />
responsabilità<br />
archivistica<br />
Contesti<br />
tecnologici<br />
del deposito<br />
Nazionale<br />
Gli Archivi di Stato Civile<br />
Raccolta dei contesti amministrativi<br />
dei comuni<br />
+<br />
Contesto amministrativo del CNSD<br />
Periodo di riferimento<br />
- Procedure organizzative<br />
- Responsabili (certificati digitali<br />
degli stessi)<br />
CNSD<br />
Periodo di riferimento:<br />
- Algoritmi e modalità di firma<br />
- Data base<br />
- Ambiente software<br />
- Applicativi<br />
- Sicurezza<br />
- ….<br />
-Tav. 3 - Contesti<br />
Formato contestualmente<br />
all’atto dal singolo comune;<br />
parte integrante dell’atto stesso<br />
Gestito dal singolo comune,<br />
secondo modalità<br />
standardizzate a livello<br />
nazionale<br />
Gestito dal singolo comune,<br />
secondo le linee guida<br />
standardizzate a livello<br />
nazionale<br />
Definito e gestito dal Ministero<br />
dell’interno<br />
Ministero dell’interno<br />
Sorveglianza archivi<br />
di Stato e Privacy<br />
Ministero dell’interno/<br />
terza parte fidata<br />
Sorveglianza archivi<br />
di Stato e Privacy
L’archiviazione digitale tra storia<br />
e conservazione: il Tabularium Urbis<br />
GIANGIULIO RADIVO<br />
(Delegato Vicariato di Roma presso Radio Vaticana, Roma)<br />
Uno stato civile del 1500, questo è l’archivio storico del Vicariato di Roma, il<br />
Tabularium Urbis semplicemente, o Tabularium Vicariatus Urbis; è vero che la costituzione<br />
dell’archivio è del 1824, con decisione di Papa Leone XII, ma i primi documenti risalgono<br />
a metà del ‘500, proprio con le decisioni del concilio di Trento.<br />
Dopo il Concilio di Trento, nel 1563, nasce l’obbligo definitivo di tenere i registri<br />
parrocchiali, che erano anche registri di stato civile. Nel 1566 San Pio V avvia la riforma<br />
del clero di Roma e adotta un documento sotto il suo pontificato, “dei libri da tenersi per<br />
li curati”, quindi in italiano in modo che anche i curati potessero capirlo meglio. Nel 1584<br />
con il rituale “Sacramentorum Romanum” si prescrive come deve essere tenuto il libro<br />
di registrazione dell’avvenuta amministrazione per esempio del battesimo, che quindi era<br />
anche l’atto di nascita; dei matrimoni; dei morti. Quindi fungeva da anagrafe di stato<br />
civile, ma - e questa è la grande ovità - che non c’è nemmeno oggi negli archivi dello<br />
Stato italiano - nel Comune oggi non esiste lo “stato delle anime”. Cioè si sa, dall’ultimo<br />
decennio del 1500, a Roma chi abitava effettivamente in ogni singola casa, qual era il<br />
suo stato civile, qual era la sua condizione religiosa, oltre che l’età e il resto. Quindi una<br />
vera situazione completa della città di Roma. Questo non ce l’ha nessuno al mondo, ecco<br />
perché è così importante.<br />
Poi dall’ultimo decennio del ‘500, oltre a questi quattro registri stabiliti dal Concilio<br />
di Trento, inizia la statistica con l’archivio della città di Roma, perché si fanno le liste<br />
“Animarum almae urbis Romae”, che dall’ultimo decennio del ‘500 fino al 1870 tengono<br />
conto dei dati numerici presi da tutti i registri parrocchiali, anno per anno, fatto da Pasqua<br />
a Pasqua, anno per anno è interamente indicato: tutto il numero degli abitanti, tutti i nati,<br />
tutti i morti.<br />
Attualmente l’archivio storico del Vicariato di Roma è costituito da 150 fondi, il fondo<br />
dei registri parrocchiali è solo uno di questi fondi, ed è costituito da circa diecimila registri;<br />
ogni registro contiene dai 150 ai 250 fogli recto e verso, quindi pagine doppie. L’Archivio<br />
3
ha deciso di effettuare la digitalizzazione di questo fondo ispirandosi all’archivio storico<br />
della Compagnia di Gesù, che ha adottato una digitalizzazione che non ha danneggiato i<br />
documenti, perché ovviamente questi fondi cartacei si conservano.<br />
Sino ad ora sono stati trattati quattromila registri, e sono stati riprodotti digitalmente<br />
sia in bianco e nero che a colori, con un’attrezzatura di tipo fotografico in modo da non<br />
danneggiare il documento, con modalità che consentano la pulizia del fondo del foglio,<br />
l’esaltazione del tratto della scrittura, il bilanciamento dell’espansione del colore e poi la<br />
possibilità evidentemente anche di ingrandire o ridurre l’immagine.<br />
Da questo archivio digitale sono emersi, tra gli altri, l’atto di battesimo di Gioacchino<br />
Belli nel libro della parrocchia di Sant’Eustacchio del 10 maggio 1756, l’atto di matrimonio<br />
di Gian Lorenzo Bernini, l’atto di morte di Francesco Borromini del 3 agosto 1667, ecc.<br />
La preoccupazione oggi è quella della perdita della memoria; il rischio che se il<br />
documento è solo digitale, si possa perdere il documento originale, ci possa essere un<br />
pericolo di manipolazione. Se vogliamo dare però un valore aggiunto a tutti i nostri<br />
archivi, ciò accadrà quando si potranno incrociare tutti i dati disponibili e trarne elemento<br />
di conoscenza nuova, che abbia una ricaduta economica, ma soprattutto una ricaduta<br />
culturale ed educativa.<br />
GIANGIULIO RADIVO
MARIELLA GUERCIO<br />
(Università di Urbino)<br />
Conclusioni<br />
Mi pare che tutti abbiamo le idee chiare:siamo tutti alle prese con un problema<br />
molto complesso. La complessità è forse l’elemento che è emerso da tutti gli interventi che<br />
abbiamo sentito, anche dagli interventi della tavola rotonda.<br />
Il tempo a disposizione era poco, se avessimo dato a tutti i relatori il tempo per<br />
affrontare i nodi che ci sono, che hanno affrontato, avremmo potuto vedere quanto<br />
impegnativi siano tutti i processi avviati finora, e anche quanto alcuni siano costosi.<br />
Certo, costi che a lungo termine potranno restituire risparmi significativi per le<br />
amministrazioni, sia in termini di qualità e di efficienza, ma anche in termini di risorse<br />
finanziarie. Oggi sono richiesti grandi investimenti, sia di ordine economico, sia di<br />
persone, sia di organizzazione.<br />
Ho preso oggi dei brevi appunti, degli input di riflessione che, rapidamente e senza<br />
troppi approfondimenti, vi metto a disposizione per il prossimo convegno naturalmente.<br />
Innanzi tutto, gli interrogativi. A me sembra che dobbiamo partire dagli interrogativi<br />
che si è posto “Interpares 1” e “Interpares 2”, interrogativi riferiti soprattutto agli archivi<br />
dinamici, agli archivi più complessi e, vorrei aggiungere, agli archivi del futuro: saranno<br />
solo o quasi solo archivi dinamici.<br />
Se vogliamo pensare ad un’innovazione e all’uso delle tecnologie come strumento di<br />
semplificazione, di miglioramento e di servizio dobbiamo andare nella direzione non di<br />
una fotocopia dello scambio di documenti del cartaceo, dobbiamo andare nella direzione<br />
di pensare che si lavora con i portali, che si lavora con database, si lavora con sistemi<br />
archivistici condivisi e, allora, il futuro digitale ci presenta molte più complessità di quelle<br />
che oggi dobbiamo trattare quando pensiamo semplicemente alla posta elettronica, al<br />
documento di videoscrittura e, quindi, complessità destinate a crescere.<br />
Alcuni punti fermi: sicuramente al centro del processo di conservazione va posto<br />
non solo l’oggetto, ma le condizioni e i requisiti in cui l’oggetto viene prodotto, quindi i<br />
contesti, l’oggetto documentale non è mai un oggetto isolato. Gli interrogativi aperti sono<br />
interrogativi che riguardano questioni tecniche, formati; si è parlato poco, ma un nodo
molto grosso è quello dei formati.<br />
Le risoluzioni - se ne è parlato anche qui -, le “polis” che le amministrazioni, gli<br />
enti e le strutture devono adottare. Se saremo bravi e investiremo correttamente forse<br />
potremmo conservare le memorie digitali delle amministrazioni o comunque delle<br />
organizzazioni che hanno un governo della memoria. Sicuramente non sapremo, non<br />
potremo conservare in futuro il digitale prodotto negli ambiti della ricerca scientifica,<br />
negli ambiti delle relazioni interpersonali, gli archivi dei privati perché sono sicuramente<br />
archivi, almeno per ora, prodotti in digitale, ma senza nessuna forma di controllo.<br />
La ricerca. Si è parlato molto di ricerca: è chiaro che è una ricerca continua, che deve<br />
accompagnare le realizzazioni concrete, che si deve sposare con le realizzazioni concrete.<br />
Ciò sino ad ora non è avvenuto, quasi da nessuna parte. Vedo pochissimi casi in cui la<br />
ricerca si è accompagnata con un reale lavoro di implementazione. Luciana Duranti ha<br />
citato alcuni casi, sicuramente gli archivi nazionali di Washington hanno mandato i loro<br />
migliori archivisti a seguire “Interpares 1” e “Interpares 2” con forze consistenti e hanno<br />
applicato in casa un progetto che aveva ben 11 anni di vita prevista, quindi con grandi<br />
investimenti per rendere possibile il fatto che i risultati della ricerca diventassero risultati<br />
operativi.<br />
Un’altra preoccupazione riguarda la ricerca in Italia. Qualcuno ha detto oggi che<br />
le italiane e gli italiani hanno un ruolo nella ricerca archivistica internazionale. Certo,<br />
ma abbiamo tutti 50 anni e più. Luciana Duranti, per esempio, ha appena avuto un<br />
premio importante in Canada. E’ la prima donna che riceve questo premio ed è la prima<br />
ricercatrice, o ricercatore, nel settore umanistico ad avere questo riconoscimento per<br />
l’innovazione nella ricerca. Sicuramente, come lei diceva, il fatto di essere italiana ha<br />
giocato un ruolo importante nella sua capacità poi di portare innovazioni e riflessioni. I<br />
nostri giovani in Italia oggi non sono in condizioni di fare ricerca, perché non hanno le<br />
condizioni per operare, per operare liberamente. Questo è un nodo di cui ci dobbiamo<br />
sicuramente preoccupare.<br />
MARIELLA GUERCIO<br />
Un modo per affrontare questo problema è sicuramente quello di creare delle<br />
reti, dei sistemi ancora più che reti, di cooperazione e di condivisione. Io ho lavorato<br />
insieme a Seamus Ross nel progetto di “Herpanet” dell’Unione Europea. La Commissione<br />
finanzia anche generosamente, per due - tre anni, progetti di ricerca. E dopo? Qui le reti si<br />
sviluppano, si fanno grandi sforzi e poi si fermano e muoiono. Allora credo che, almeno a
livello nazionale, noi dobbiamo provare a costruire delle reti permanenti di cooperazione,<br />
di condivisione, di ricerca e di assistenza ad alto livello e di alta formazione. Questo è un<br />
mio sogno e, dato che sono determinata, prima o poi mi ci dedico. Non dico che i sogni<br />
si realizzano, ma ci metto proprio l’anima per ottenere che, chi può mettere insieme le<br />
risorse, le volontà politiche e amministrative, si metta su questa strada. Senza un sistema<br />
di cooperazione noi non andremo da nessuna parte come sistema paese, in questo come<br />
in altre situazioni. Ma questa è una situazione centrale, come, per altro, ci diceva anche<br />
l’Assessore della Regione Veneto.<br />
Il nodo della cooperazione è un nodo che in passato forse poteva essere risolto<br />
diversamente, l’Amministrazione archivistica era il luogo dove si cooperava, dove si davano<br />
regole, dove si concentrava il cuore della riflessione. Oggi l’Amministrazione archivistica<br />
è in grande difficoltà, pochissimi funzionari, tutti ultracinquantenni con difficoltà a<br />
formarsi, ad aggiornarsi, a continuare a riflettere in questo settore. Sta crescendo, da tanto<br />
tempo ormai, un mondo diverso di archivisti che stanno fuori dell’Amministrazione,<br />
di Amministrazioni, di cui abbiamo sentito anche le esperienze in questa giornata, che<br />
investono con qualità e con costanza nella riflessione in questo settore. Comunque oggi<br />
l’Amministrazione archivistica non potrebbe che essere uno dei partner fondamentali, ma<br />
non l’unico.<br />
Credo che un altro messaggio, che emerge un po’ da tutti gli interventi di oggi, dice<br />
che è necessario investire in una ricerca multi disciplinare. Ma la multidisciplinarietà<br />
costa, costa in termini di tempo, in termini di energie anche se la consideriamo vitale per<br />
affrontare questi nodi. Costa di meno se ci mettiamo insieme come patrimonio comune ciò<br />
che ognuno a casa propria o nei propri ambienti di lavoro ha approfondito, ha sviluppato<br />
e ha prodotto.<br />
La conservazione digitale è chiaramente un elemento vitale: dobbiamo sentirci tutti<br />
responsabili in questo lungo percorso nella continuità delle iniziative, degli sforzi e delle<br />
riflessioni.<br />
Conclusioni
<strong>Azienda</strong><br />
UL.SS. n. 8<br />
Asolo<br />
CONVEGNO INTERNAZIONALE<br />
“<strong>CONSERVARE</strong> <strong>IL</strong> <strong>DIGITALE</strong>.<br />
<strong>UN</strong> CONfRONTO INTERNAZIONALE”<br />
(Asolo – 29 settembre 2006)<br />
MEMORANDUM<br />
(Diffuso e condiviso on-line)<br />
I contenuti emersi nella giornata di studio “Conservare il digitale”, tenutasi ad<br />
Asolo il 29 settembre 2006, impongono un’ulteriore riflessione. Il sito web dell’Ulss 8<br />
da oggi apre un forum e invita tutti i partecipanti al Convengo e quanti sono interessati<br />
alla questione a intervenire. I risultati di questo approfondimento verranno integrati nel<br />
documento finale e sottoposti all’attenzione della “Commissione europea per lo sviluppo<br />
della società dell’informazione” presieduta da Viviane Reding.<br />
Quanto prima il mondo politico, sociale e della cultura dovranno dare risposte agli<br />
interrogativi che la conservazione digitale apre. Ecco un elenco dei più pressanti.<br />
1. I documenti che nascono in digitale come si possono conservare identici a quando<br />
sono stati creati?<br />
2. I manoscritti più antichi conservano conoscenze resistendo per centinaia di anni, la<br />
nostra conoscenza affidata ai bit quanta speranza ha di sopravvivere se non viene<br />
continuamente “riaperta e risalvata”?<br />
3. Quale rapporto potrà esistere tra sistemi e software di conservazione proprietari e<br />
quelli aperti affinché sia garantita nel futuro la loro continua implementazione?<br />
4. Quali sono i luoghi fisici ottimali per la conservazione digitale?<br />
5. Come conservare e gestire i “metadati” (creazione, modifiche, accessi, privacy) e quale<br />
dovranno essere i parametri etici del “custode digitale”. Dal confronto internazionale<br />
di Asolo emergono pure alcuni punti fermi da cui partire per la riflessione. Anche di<br />
questi diamo un elenco.<br />
Politecnico<br />
di Milano<br />
Rilievo ed attualità del tema: il tema trattato della conservazione nel lungo periodo
0<br />
del digitale ha oggi un rilievo di primo piano sotto un profilo scientifico, giuridico,<br />
tecnologico, gestionale.<br />
Informazione: ciascun operatore può utilmente sostenere il tema con un’azione<br />
di informazione verso il proprio ambiente accademico, di studio, di amministrazione,<br />
professionale e verso gli organismi preposti agli interventi normativi.<br />
Multisettorialità: tale tema riguarda direttamente numerosi settori: cultura, storia,<br />
cittadinanza, pubblica amministrazione, giustizia, arte, economia, produzione, ricerca,<br />
privacy, sicurezza, etc. E’ una problematica globale e generalizzata strettamente legata<br />
ad una vasta serie di aspetti: diritto d’autore, certificazione del contenuto, certificazione<br />
dell’originale, certificazione dell’autore, concetto di originale, reperibilità nel tempo,<br />
accessibilità nel formato originario, creazione e conservazione di annotazioni, meta-dati<br />
a corredo, “tracciabilità” storica degli accessi e degli utilizzi, etc.<br />
Approccio al tema: E’ richiesto un approccio a livello sistemico guidato dalle<br />
specifiche necessità e bisogni dell’utenza non solo attuale ma anche, per quanto possibile,<br />
futura. La problematica deve essere affrontata fin dall’inizio del ciclo vitale dell’oggetto<br />
digitale. Non devono essere trascurate le varie implicazioni economiche sia legate alle<br />
risorse necessarie alla conservazione sia alla diversa percezione del valore di determinati<br />
beni.<br />
Soluzioni prospettate: La problematica non ammette una soluzione unica bensì una<br />
vasta gamma di azioni, scalabili, tra l’altro, in funzione della tipologia del dato e del<br />
contesto, del periodo di tempo d’archiviazione e delle risorse disponibili.<br />
Diffusione di buona pratica: a supporto delle possibili soluzioni devono essere diffuse<br />
buone pratiche su base internazionale con conseguente ricerca e studio degli interventi<br />
già realizzati in vari settori degli enti governativi, regionali e locali, delle imprese, delle<br />
banche, delle università, delle aziende sanitarie, degli enti culturali, ecc.<br />
Iniziative future: risulta giustificata la costituzione di una rete di collaborazione<br />
internazionale aperta a tutti; appare utile la ricerca di potenziali sinergie con altri soggetti<br />
interessati a vario titolo a questa problematica; risulta possibile organizzazione di gruppi<br />
di lavoro dedicati a temi specifici (es. economia della conservazione); si può proporre di<br />
dare cadenza annuale all’organizzazione di un incontro come quello odierno.<br />
Asolo, 29 settembre 2006
Sottoscrittori:<br />
CHEN BITAN<br />
(Cyber-Ark Software – Tel Aviv – Israel)<br />
ROSSELLA BONORA<br />
(DocArea Project – Province of Bologna<br />
– Italy)<br />
GIORGETTA BONfIGLIO DOSIO<br />
(University of Padua - Italy)<br />
ELETTRA CAPPADOZZI<br />
(C.N.I.P.A. – Italy)<br />
PAOLA CARUCCI<br />
(Manager of Historical Archives of the<br />
President of the Republic – Rome - Italy)<br />
LUCIANA DURANTI<br />
(School of Library, Archival and<br />
Information Studies of The University of<br />
British Columbia - Canada)<br />
GIUSTINIANA MIGLIARDI O’RIORDAN<br />
(Archives curator of Veneto - Italy)<br />
Mariella Guercio (University of Urbino -<br />
Italy)<br />
NITYA KARMAKAR<br />
(University of Western Sydney, Sydney,<br />
Australia)<br />
GUENTHER KOLAR<br />
(Ludwig Boltzmann Institute Media.Art.<br />
Research & Ars Electronica Futurelab<br />
– Linz, Austria)<br />
MATHIAS JEHN<br />
(German National Library – Frankfurt on<br />
Main - Germany)<br />
APR<strong>IL</strong> M<strong>IL</strong>LER<br />
(The World Bank – Washington DC - US)<br />
STEfANO PIGLIAPOCO<br />
(University of Macerata – Italy)<br />
MARIO Pò<br />
(Management <strong>ULSS</strong> 8 Asolo – Italy)<br />
ANNAMARIA BROSOLO<br />
(Management <strong>ULSS</strong> 8 Asolo – Italy)<br />
MICAELA PROCACCIA<br />
(Ministry for the cultural assets and<br />
archives – Directors General’s Office for<br />
Archives - Italy)<br />
GIANGIULIO RADIVO<br />
(Delegated Diocese of Rome c/o Vatican<br />
Radio – Vatican State)<br />
ALfREDO M. RONCHI<br />
(MEDICI Framework – Politecnico di<br />
Milano - Italy)<br />
SEAMUS ROSS<br />
(Humanities Advanced Technology and<br />
Information Institute (HATII) - University<br />
of Glasgow - UK)<br />
IRMGARD SCHULER (Vatican Library –<br />
Vatican State)<br />
KIM HENRY VELTMAN<br />
(Scientific Manager of Maastricht<br />
McLuhan Institute – The Netherlands)<br />
LORENO ZANDRI<br />
(City of Pesaro – Urbino – Italy)
LONG TERM DIGITAL PRESERVATION<br />
AN INTERNATIONAL FOCUS<br />
Proceedings of the International Conference,<br />
held in Asolo, on friday 29 th September 2006
<strong>Azienda</strong><br />
UL.SS. n. 8<br />
Asolo<br />
This volume brings includes all of the reports presented at the Convention held in Asolo<br />
on 29th September 2006 on “Preserving digital. An international comparison”, by Italian<br />
and foreign experts who, faced with almost four hundred participants, from Northern and<br />
Southern Italy, from public and private Companies, from Archives, Libraries, Local Health<br />
Authorities, Computer companies, Universities and Research authorities all provided their<br />
own interesting contribution. Some of these expert speakers are famous throughout the<br />
world and were chosen thanks to their originality and the importance of their scientific<br />
work.<br />
The structure of the Convention was divided up into four parts:<br />
- The first part was dedicated to subjects related to general classification of the topic<br />
and the profiles of norms;<br />
- The second part aimed at the specialised aspects of general interest;<br />
- The third part referred to some digital applications and solutions in advanced<br />
environments;<br />
- The fourth part was dedicated to some of the best Italian practices.<br />
The objective that we have given to the Convention is to focus attention on an extremely<br />
current topic, standards and the guarantees for long term preservation of digital, in an<br />
attempt to snatch up the novelties that have been defined or are currently being defined<br />
throughout the world.<br />
This is obviously not only in health environments but in all possible applicative environments,<br />
considering that this problem can only be considered with unique solutions.<br />
But what has moved our Company to organise this Convention?<br />
We started with the experience matured during the last few years, with the vital support<br />
of the Office of Archived Goods of the Veneto Region in terms of document management<br />
and in particular in the creation of the sole Archives of Caerano San Marco and the<br />
Clinical Digital Deposit. This experience has led us responsibly and inevitably to ask<br />
ourselves about the validity in time of digital documents.<br />
The architecture of the Convention has been suggested by Professor Guercio who provided<br />
her extremely precious contribution in the scientific layout of this meeting. But we wanted<br />
to share our work with the Polytechnic of Milan and the Global Forum of Paris in order to<br />
guarantee the event the vital international touch that this topic must have in order to count<br />
on current scientific contributions.<br />
Asolo, 8 th May 2007<br />
Gino Redigolo<br />
General Manager
Ministero per i Beni e le Attività Culturali<br />
SOPRINTENDENZA ARCHIVISTICA PER <strong>IL</strong> VENETO - VENEZIA<br />
The Archives Department also supervises sanitary archives. Supervision is a rather<br />
serious word as it refers to collaboration and agreements that are mutually undertaken.<br />
As far as the Department is concerned it is often a very good result if they succeed<br />
in maintaining the archives, keeping them tidy and keeping up a stock list. However, what<br />
often happens is that once the manufacturing authorities have organised the archives they<br />
tend to close them, therefore not allowing any further consultation. But subsequent stages<br />
should also be covered, not only cultivating information but also the correct development<br />
of documents and an awareness of reality and communication.<br />
Justified praise goes, without a doubt, to the Local Health Authority of Asolo for the<br />
results achieved.<br />
The life of the archives of this Local Health Authority and the procedures adopted for<br />
management are documented in the acts of the file that currently exists in the Department.<br />
It began in 1986 with a detailed written report following an inspection visit. Numerous<br />
requests for collaboration and information exist, especially with regards to reproduction<br />
and numerous authorisation requests exist for the transfer of the peripheral archives of the<br />
ex hospitals that are now located in the new central Archives in Caerano San Marco.<br />
During the presentation and opening of the Service Centre of this Local Health<br />
Authority and the new central Archives in April 2006, Doctor Testa, in charge of relations<br />
with the Local Health Authority of Asolo in the Department, remembers how other Local<br />
Health Authorities faced the management and preservation of their archives in outsourcing.<br />
The Local Health Authority of Asolo has, however, preferred to solve the problem directly,<br />
using its own personnel for filing, keeping all filing material in a building of its own and<br />
therefore only entrusting some activities to external companies. In this way it maintains<br />
total control of documentation management.<br />
Storage of the clinical files in particular is a well known and extremely serious<br />
problem for many Local Health Authorities. Here in Asolo there has been constant<br />
and mutual contact and the solutions adopted have been coherent on this topic, with the<br />
statements made by the Superintendence and suggested by experts on this topic.<br />
Venice, 8 th May 2007<br />
Giustiniana Migliardi O’Riordan<br />
Archive Superintendent for Veneto Region
Regione Veneto<br />
The topic, discussed by the Local Health Authority n. 8 with this international<br />
Convention, is a topic of extreme importance related to diffusion in the private market but<br />
also in the public market of digital technologies that are now faced with new problems: the<br />
correct preservation of data, therefore preserving them from possible destruction; profiles<br />
related to the subject of privacy, representing a range of aspects related to organisation<br />
and norms.<br />
As in all new things, this problem should also be checked on site and must come<br />
up with positive experience and good practices to be diffused. In order to develop the<br />
regional e-government, that we have been working towards for many years now, we have<br />
chosen the open road, the road of interchanges not only in terms of experience but also<br />
processes. This has allowed us to develop the digital field in public administration. We<br />
also believe that this field can, in reality, become and has become a motor related to<br />
growth, innovation and the economic development of a specific territory.<br />
This is why my duties are aimed at the new demands of development, introducing<br />
all of the aspects into this field that may transversally refer to the field of local economy;<br />
therefore, not only production activities but also research and innovation, e-government,<br />
energy and European structural funds.<br />
In order to create an effective and complete pictures of these topics, the knot of<br />
access to information, in which the potentials of the broad band are very important, must<br />
be overcome. This is one of the fields in which the Veneto Region has a gap that needs<br />
filling and we intend to do so in the next two and a half years, bearing in mind that the next<br />
European programming of 2007-2013 includes competitiveness as its final objective: this<br />
aspect is clearly strongly connected with the achievement of competitiveness.<br />
Another subject to be kept in mind is the topic related to the diffusion of skills, modern<br />
culture for all of those that find themselves working in organisational terms with these<br />
new systems. Therefore all of the interesting experience and the prestigious experience<br />
matured, as in the case of the Local Health Authority n. 8, may be considered an element<br />
for comparison and diffusion by other Administrations as situations of excellence.<br />
Venice, 8 th May 2007<br />
Fabio Gava<br />
Councillor from the Veneto Region<br />
For Economic Policies, Development,<br />
Research and Innovation and Institutional Policies
Astronomy, Aesculapius and long term<br />
preservation<br />
KIM HENRY VELTMAN<br />
(Scientific Manager of McLuhan Maastricht Institute and European Network of the<br />
cultural digital heritage high centres)<br />
In a world where technologies are evolving and changing rapidly, preservation even<br />
across a few generations of so-called standard is more than a trivial issue. In this context<br />
long-term preservation is often in terms of a decade or a century. This paper focuses on<br />
Aesculapius and astronomy to introduce a larger time framework. In addition to obvious<br />
distinctions between preservation of tangible and non-tangible, our maps of the skies raise<br />
important questions of long term preservation that have serious consequences for our<br />
collective memory of culture.<br />
Introduction<br />
My name is Ozymandias, king of kings:<br />
Look on my works, ye mighty, and despair!<br />
Nothing beside remains: round the decay<br />
Of that colossal weck, boundless and bare,<br />
The lone and level sands strech far away, 1<br />
The words of Shelly’s Ozymandias are one reminder that the challenge of preservation<br />
is as old as the problem is enduring. Horaces’s Ode 3.30 reminds us that the challenge<br />
of creating something enduring was a conscious goal in Roman times. 2 The enormous<br />
technical problems posed by this quest are concern of organizations such as the European<br />
Commission on Preservation and Access (ECPA), 3 the UK Digital Curation Centre of<br />
American organizations such as the Northeast Document Conservation Center (NEDCC). 4<br />
This paper offers no miraculous solution to these enormous challenges. Rather it focuses on<br />
problems of long-term preservation related to astronomy, which deserve closer attention.<br />
Astronomy is one area where long-term preservation does not seem to matter.<br />
Granted, there are problems of the death of stars and solar systems but these are in scales<br />
1 Ozymandias, Wikipedia: http://en.wikipedia,org/wiki/Ozymandias<br />
2 Horace Ode 3.30: http:””www.kiskern.com/Robin/classics/horace/03.30.html Wxegi monumentum aere<br />
perennius reglalique situ pyramidum altius…”<br />
3 ECPA: http//www.knaw.nl/ecpa/<br />
4 NEDCC: http://nedcc.org/<br />
3
KIM HENRY VELTMAN<br />
of multiple and often millions of light years. We are told that one day the sun will no longer<br />
exist. Estimates vary between 250 million and a few thousand million years. When that<br />
happen, the concerns of preservation facing this conference will be of little use. Hence,<br />
this paper will concentrate on more immediate problems. 5<br />
From the view point culture, astronomy plays an integral in cosmology and in<br />
mythology, This entails a large range of imagery. Around 130 AD, Ptolemy’s Almagest 6<br />
provided a catalogue of stars and 48 major constellation, which are still used today. The<br />
list included 21 Northern constellations, 12 Zodiacal constellations and 15 Southern<br />
Constellations. Reading though this list is like reading n index of Greco-Roman mythology.<br />
For instance, we encounter Andromeda, Argo Navis (of the Argonauts), Cassiopea, Orion,<br />
Pegasus, Perseus, Ursa Maior and Ursa Minor, the Big and the Little Dipper and, of course<br />
the signs of the zodiac.<br />
If we read the stories attached to those names in the sequence of the zodiac signs,<br />
they become more than outdated tales of centaurs and mythical creatures. They become<br />
allegories of cosmic order and of evolution of mankind: first from half.fish to half-animal<br />
(Cetus); then from half-animal to half-man (Centaurus) and finally as full scale human<br />
beings.<br />
Some names such as Capricorn are very familiar but their origins are frequently<br />
forgotten. In Egypt the sign for Capricorn and for the Ankh are related, but the half-fish<br />
/ half-animal form originates in India where it is called a Makar(a) and is linked with the<br />
first avatar (incarnation) of Vishnu. This example introduces the problem that concerns<br />
us. We should be eternally grateful to Ptolemy for codifying the maps of the heavens. At<br />
the same time his codification obscured earlier traditions. Indeed it became so famous that<br />
most of us need reminding that Prtolemy’s constellations are but one of the interpretations<br />
of what the constellations might represent. Ptolemy helped to preserve a picture of sky.<br />
Larger challenges lies in preserving the further links implied in that picture, and especially<br />
in relating this to skies in other major cultures. For the purpose of this paper we shall<br />
focus on two days of the year and on two constellations to illustrate the problems.<br />
5 Within the framework of our lifetime, some long.term preservation problems in astronomy re being addressed.<br />
There is so much material that arrives daily from radio telescopes and observatories daily that there is as yet<br />
no means to send it efficiently form remote observatories to centres where the materials can be studied. Nor<br />
are there proper means to store these enormous quantities. As a result, come scientists claim that as little as one<br />
percent of the potential data that initially exists is actually available for study. Fortunately, this problem has been<br />
recognized and addressed by groups such as SERENATE: http://www.swerenate.org/<br />
6 Megale Syntaxas tes Astronomias.
Spring Equinox (21 March)<br />
We are familiar with the first day of spring which occurs at the time of the equinox<br />
on 21 March. In terms of astronomy this is the day when the sun on its oblique path<br />
northwards along the ecliptic encounters the line of the equator as it moves towards the<br />
tropic of Cancer which it reaches at the summer solstice (21 June) before returning back<br />
south to the tropic of Capricorn (21 December) and then return North again to complete its<br />
annual cycle. This annual path of the ecliptic between the tropics Of Cancer and Capricorn<br />
is effectively a Saint Andrew’s Cross. If we focus only on the area around the Equator the<br />
path resembles an X, which helps to explain why the sun is symbolically often shown as<br />
an X. Three such lines together create a form of triple-cross (figure 1). If we reduce this<br />
path to a single line and draw it horizontally we arrive at a single line ______ . Three of<br />
these together produce the familiar trigram of the Chinese I Ching .<br />
Figure 1. Three intersecting oblique lines.<br />
If we now join the lines of the three intersecting oblique lines we arrive at a mystic<br />
knot. This is not a co-incidence. Today the first day of spring is in Aquarius (whence the<br />
age of Aquarius). Due to procession of the equinoxes the zodiac sign for the first day of<br />
spring changes approximately every 2160 years. Previously it was in Pisces. If we look to<br />
the constellation of Pisces we find that the two fish are bound together at their tails with a<br />
string that ends in a knot. This point of convergence is the star, Al Risha, an Arabic word<br />
that means, the knot.<br />
This knot has multiple meanings. In Buddhism, it is one of the eight auspicious signs.<br />
Another is the sign of two fish: Pisces. Another is a vase with the waters of immortality<br />
(Khumb), which is also the Sanskrit word for the zodiac sign Aquarius. Hence, aside<br />
from their obvious religious symbolism the auspicious signs of Buddhism have a deeper<br />
astronomical significance. They reflect key moments in the annual cycle, in which the<br />
moment of the Vernal Equinox plays literally a central role, such that, so to speak, triple<br />
X marks the spot.<br />
Astronomy, Aesculapius and long term preservation
KIM HENRY VELTMAN<br />
The knot was but one of the symbols for the equinox. In the Indian tradition the<br />
sun was typically seen as a serpent. Hence, the annual path of the sun was effectively the<br />
shape of a snake in the form of a figure eight (ourobouros). In the Indian tradition also,<br />
one og the mansions of the moon associated with this period was Satabisha (nakshatra 24),<br />
which was symbolized as an empty circle and linked also with Delphinus (as in Delphic<br />
oracle and dolphin). Accordingly one of the images of the equinox became a ring-like<br />
circle through which two intertwined serpents or dragons ascended. Arcangela Santoro<br />
has drawn attention to examples in Gandhara Qal’eh- I Yazdigird and Pendzikent 7 . We<br />
find such interwined dragons on the façade of San Ciriaco (Ancona) and in the courtyard<br />
of Filarete’s Ospedale Maggiore, now the Università Statale, Milan. These intertwined<br />
beast have relatives on the Palette of Narmer and Sumerian cylinder seals.<br />
This leads us to two preliminary conclusions. First, preservation entails not only<br />
physical artefacts, but also stories and symbolism. Second, as the above example show, it<br />
is not just the symbols that need to be preserved but also their history. The connections<br />
between objects and the cultures they represent are often as meaningful as the objects<br />
themselves. In the West, we have created a cultural history that focuses on the Greco-<br />
Roman tradition and very frequently forgets sources or at parallels in the East.<br />
Autumn Equinox (21 September)<br />
The first day of spring and the first day of autumn are directly related as equinoxes<br />
when there is a balance between the an equal length of the day and night. In astronomical<br />
terms, the autumnal equinox is linked with Libra, laterally, the balance. The sign of Libra<br />
is linked with Omega (Ω), while the sign of Aries is linked with Alpha and also with<br />
Omega sign inverted.<br />
Today the scales are closely associated with Libra that we often forget that they were<br />
officially declared as parta of the zodiac by Julius Caesar (c. 42 B.C.). It clearly has more<br />
ancient roots. The handles of the scales are clearly linked with the form of Irminssul, a<br />
Teutonic version of the world tree. They are also linked with the shape of a bishop’s mitre,<br />
witch typically shows two serpents in equilibrium. Such balanced astronomical snakes, in<br />
7 Arcangela Santori, “On the two Interwined Dragons from Pendzikent…” Webfestschrift Marshak, 2003: http://<br />
www.transoxiana.org/Eran/Articles/santori.html
turn are frequently found in Christian, and Arabic motifs and go back to ancient Persia.<br />
In Egypt, we find examples where the annual equinox is shown as a fountain with<br />
equal spouts of water. Such imaginary becomes linked with the notion of a crouching lion<br />
for the winter time, such that we find in the Arabic tradition (e.g. Granada), fountains with<br />
crouching lions, a theme that becomes a commonplace especially in Italy and Germany<br />
(Loewenbrunnen). Such automatic or mechanical examples represent a late phase of the<br />
symbolism.<br />
An older tradition links the keeping of balance with human intervention, Some<br />
Christian examples, for instance, show Adam and Eve maintaining or creating this<br />
balance. Older traditions link this with Aesculapius, the father of Greek medicine. Among<br />
the constellations of Ptolemy, Aesculapius is present but under an assumed name. In some<br />
versions he appears as Ophiucus, the snake bearer. In other versions, the Latin translation,<br />
Serpentarius is used.<br />
In the map of the sky as shown by Ptolemy, Aesculapius (Ophiucus) is associated with<br />
Scorpio (i.e. 21 October). Again, it is important to recall the precision of the equinoxes<br />
whereby signs of the zodiac were previously in earlier months. One month earlier (i.e.<br />
2160 years in astronomical terms). Aesculapius would have been connected with the<br />
Autumnal equinox. An 11 th century astronomical manuscript, the Phaenomena by Aratus<br />
shouws us this situation. Here we see Aesculpius standing directly over the point where<br />
the ecliptic intersects the line of equator, his feet on a container which is presumably<br />
the vase with the elixir of immortality with witch he saved Orion’s life. Symbolically,<br />
therefore, Aesculapius is keeping in balance the forces of light and darkness.<br />
But there is more to this story. The snakes he bears are actually two parts of a single<br />
snake. In Latin their names are Serpentes caput (head of the serpent) and Serpentes cauda<br />
(tail of the serpent). They are the North and south lunar nodes that determine eclipses. In<br />
India, these nodes are called Rahu and Ketu and are considered so important that they<br />
are given the status of planets. Hence, while the classical West traditionally has 7 planets,<br />
India has 9 planets (Navagraha). We noted earlier that the Omega sign and its inverted<br />
form are symbols of Libra and Aries. They also the symbols for Rahu and Ketu, the North<br />
and South lunar nodes.<br />
Astronomy, Aesculapius and long term preservation<br />
In this context, the struggles of Aesculapius with two parts of a snake are about<br />
much more than a simple battle, so to speak, for daylight saving time. To be sure this
KIM HENRY VELTMAN<br />
annual struggle has its significance. But there is a more perilous battle of saving mankind<br />
from threats of eclipses of the sun and moon, determined by a 56 year cycle linked with<br />
the planet Saturn.<br />
Once we are familiar with this symbolism we look afresh at mediaeval art from San<br />
Giovanni in Borgo, Pavia (musei civici, 12 th c.) shows a Christian version of Aesculapius<br />
struggling to keep his snakes in balance. Freud would note that here the cosmic struggles<br />
have also acquired a human dimension. Struggles with astronomical serpents are now<br />
intertwined with conquering the snakes inside. In the cloisters of the Basilica of San<br />
Giovanni in Laterano we find a related figure. But he appears in a series where various<br />
animals and planets are all entwined a mainly. Looking at such figures we might easily be<br />
swayed to think that this was a mainly Christian interpretation. But is hardly the case. We<br />
discover that Cernunnos in the Celtic tradition was engaged in similar activities as part of<br />
a pagan tradition that existed long before Christianity.<br />
Aesculapius as serpent bearer or Ophiucus is clearly an important figure. But the idea<br />
of snake wrestler is not an uniquely male activity. If we go futher back, before the time of<br />
the historical Hippocrates, who is supposedly the human version on the island of Kos of the<br />
divine Aesculapius, we find women in the role of serpent goddess on the island of Crete, as<br />
Tanit in North Africa, and other snakes goddesses that go back to at least 6,000 B.C.<br />
Such snake goddesses are found also in ancient Sumer. On the Talisman gate in<br />
Bagdad we find Eastern equivalent of Aesculapius, keeping two dragon-like serpents in<br />
balance by holding their tongues. If we go further East again to India, we find Edumban<br />
(Idumban) charring the two hills Sivagri and Saktigiri on a kavadi on behalf of the sage<br />
Agyasta the founder of Ayurveda and friend of Murugan. These two hills, called Palani<br />
Hill and Edumban Hill respectively in Tamil Nadu in South India.<br />
According to legend, Agastya carried the wisdom of Ayurvedic medicine from the<br />
North to the South of India, while his friend Edumban carried the actual hills where the<br />
temples of Palani now stand. Edumban achieved this using a kavadi, a weigh scale like<br />
beam support. The kavadi as a balancing instrument is almost certainly much older than<br />
the weigh scales introduced as Libra by Julius Caesar. Edumban’s friend, Agastya, was<br />
one of the seven wise men (Sapta Rishi) symbolized by the stars of what we call Ursa<br />
Maior in the West. He is said to have had the power of restoring the life those who had<br />
died, a fest attributed also to Aesculapius.
In some version there are direct between Agastya and Dhanvantari (Lord of<br />
Immortality), another legendary figure who is the Indian equivalent of Aesculapius who,<br />
at the same time, is said to have present at the time of creation where he appeared holding a<br />
vase with the elixir of immortality. So the stories connected with the equinox and balance<br />
which take us to the Greek god of medicine, who had access to the elixir of immortality,<br />
take us a much older set of stories via Edumban, to Agaysta and Dhanvantari, the god<br />
who carried the original vase with the divine nectar of immortality (amrita) at the time of<br />
creation itself. The vase of Dhanvantari, known in Sanskrit as a Khumb, is symbolically<br />
related with the Indian zodiac sign Khumb, which corresponds to Aquarius in the West.<br />
This is the same Khumb which we encountered earlier as one of the eight auspicious<br />
symbols of Buddism.<br />
In the West, Aquarius is a water bearer, associated with Ganymede, the wine bearer<br />
of Zeus. In the East, the corresponding Khumb is not the bearer of the vase, but the<br />
vase itself, the source of immortality, long term preservation at its best. It is linked with<br />
Dhanvantari who is accompanied by the Goddess of wine, Madira, who is responsible for<br />
bout wine and soma.<br />
As these stories went West, wine and soma also become linked with the nectar of<br />
immortality. As the original vase moved West it became a beaker, a cup and a chalice, and<br />
went on to inspire legends of the Holy Grail and many other wonderful stories in religion<br />
and mythology. In the Da Vinci Code, Dan Brown thought the secret of his quest lay in the<br />
basement of the Louvre. Its source lay many miles eastwards.<br />
Previous Skies<br />
Astronomy, Aesculapius and long term preservation<br />
This all too quick treatment of some of the central themes of world literature<br />
departing from the two equinoxes, is deliberately almost frivolous and ultimately serves<br />
also al an anecdotal entry into a vast subject for future research.<br />
The skies we see have familiar constellations for the culture in which we happen to<br />
live. In the West, we are all familiar to some extent with Orion. The earliest extant star<br />
chart of Orion is said to be 32,500 years old. The star that forms Orion’s left shoulder is<br />
Betelgeuse, which comes from the Arabic for “The Armpit of Central One”. At an earlier<br />
stage in history, this constellations was linked with the twuins of Gemini who, in the<br />
Indian tradition go back to the two gods, Mitra and Varuna. In India, the constellation we<br />
call Orion is linked with Prajapati the creator, a god who has been related to Cernunnos
0<br />
KIM HENRY VELTMAN<br />
on the Gundestrup Cauldron in the Celtic tradition. Aspects of this rich history are still<br />
preserved in the stories of individual stars, and isolated objects, but the context of these<br />
stories has been largely forgotten.<br />
Every codification that establishes a coherent view also tends to hide, obscure,<br />
confuse, conflate, forget or even distort earlier views. Every history tends to reflect the<br />
interests of the ruling party, those who commissioned the story. Long term preservation<br />
needs to be about more than maintaining the artefacts of material culture. It needs to<br />
include intangible culture, whereby the stories of the sky of earlier peoples will come<br />
alive once more. Here the present day rhetoric of long term in terms of decades or even<br />
centuries is much too little. Long term needs to expand to the whole of recorded history<br />
even if, compared with the thousands of millions of light years of the universe this may<br />
still only be short term in a deeper sense.
Introduction to the Convention<br />
PAOLA CARUCCI<br />
(Manager of the Historical Archives of the Presidency of the Republic - Rome)<br />
This convention, due to the interest of the topic, brings together important speakers<br />
in terms of studies, experience and theoretical considerations. It is undoubtedly a crucial<br />
topic for the contemporary society, not only long term preservation but also medium term<br />
preservation of digital documentation that not only involves digital documents but also<br />
documents that are generated in a printed form and subsequently transferred onto digital<br />
supports.<br />
It is a topic that is combined with some radical transformations compared with<br />
printed documents that, despite many studies and a lot of progress made, we still have<br />
not succeeded in coming up with total satisfactory answers. I am thinking of separation<br />
in the electronic document from its contents, into a form that depends on equipment and<br />
technological applications, from groups of information of different kinds that are logically<br />
connected.<br />
I am thinking of the problems of the concept of selection and rejection with decisions<br />
that are often made at the beginning when the software is elaborated, but I believe that<br />
in time they should be re-proposed when the decision should be made whether or not to<br />
migrate the groups of documentation preserved.<br />
Preservation no longer of originals, but preservation based on the migration of data<br />
through technologies in rapid and constant transformation and therefore the creation of<br />
new documents, preservation based on the creation of new documents that are much more<br />
similar to the concept of a copy, but perhaps they are not exactly the same thing as an<br />
authenticated copy, this is also the concept that best represents the preservation of copies<br />
of copies.<br />
There is also the progressive transformation of traditional administrative documents<br />
into simple information or data or a range of information of data, the majority of<br />
interlocutory documentation which is the most interesting part for experts involved in<br />
research: there is also a need to focus attention on the formal and substantial characters of<br />
electronic documents that represent the decision making acts of the Public Administration.
2<br />
Preservation implies maintaining the legal value, having power for proof or the ability to<br />
acknowledge a fact. It also represents the possibility of interrogating and navigating within<br />
a documentary system that should remain loyal to the original configuration of documents<br />
after a long period of time for administrative reasons and also for research reasons.<br />
There are also new legal implications related to the safety of data and often related to<br />
relations with institutions outside of the Public Administration that produces documents<br />
following the professional skills of those that need to intervene in training and management<br />
of electronic documents. As far as I am concerned, this is an extremely delicate problem.<br />
The Public Administration has always been the sole preserver of its own documentation<br />
and now it uses the services of external structures that are not bound by the same oath of<br />
loyalty to the State, even if bonds do exist.<br />
There are also implications related to the development of technologies of<br />
communication systems, archive related implications also in terms of protection norms.<br />
The Italian norms are extremely rich even if they are not easy to interpret, they contain<br />
plenty of contradictions, they are too alluvial, but in many cases they definitely highlight<br />
current archive problems and problems related to the construction of networks.<br />
Perhaps there is some distance between the problems dealt with by the norm<br />
and the computer culture diffused in Public Administrations, especially in the central<br />
Administration. But this may be a stimulation and, therefore, it may not be negative, in<br />
any case a lot of work has been done for professional updating. The code of the electronic<br />
document speaks of national databanks with the possibility of interrogation by other<br />
individuals and this is in perfect antithesis with recommendations made by the guarantor<br />
of the protection of privacy, contrary to the strong concentration of data with a preference<br />
for much more specific and impervious databanks.<br />
The norm on electronic documents is a little vague in terms of preservation.<br />
Sometimes it indicates the possibility of preserving printed documents with any form<br />
of historical and filing importance, which is only right: but at the same time it indicates<br />
electronic preservation of documents that should be preserved, by law or according to<br />
regulations: in this case we are no longer in the field of historical research, perhaps if<br />
we think of documents of a fiscal nature, bookkeeping documents, documents that are<br />
required for practical action and printed documents are accepted but for management<br />
only.<br />
PAOLA CARUCCI
Introduction to the Convention<br />
An article speaks of the recovery of printed documents on computer supports for<br />
which preservation is obligatory or opportune. They are all expressions that lead us to<br />
believe in an unclear awareness of the demands of preservation of digital documents.<br />
Preservation does not also include active administration as can be seen by the activities<br />
performed by the Local Health Authority that organised this convention, we should think<br />
of the clinical files, personal files, permanent files, basically whose duration in time will<br />
definitely require the migration of data or intervention for electronic preservation. Then,<br />
naturally, there is also preservation for historical purposes.<br />
The problem exists of whether or not it is best to concentrate these sources in<br />
specific locations, with traditional historical archives, or keep them on the premises of<br />
the manufacturer, even though it is important that it is performed through a third party<br />
organisation compared with the manufacturing authority, even in the case of the historical<br />
archives of a Region or a public authority, not necessarily with concentration in one single<br />
location but by entrusting them to people with interests apart from active administration.<br />
I believe that this is the best guarantee for long term preservation.<br />
These problems are very much alive and important: they represent a challenge that,<br />
without a doubt, refers to administrators, archivists and researchers.<br />
3
Documentary certainty and digital memories<br />
MARIA GUERCIO<br />
(University of Urbino)<br />
We cannot speak of the preservation of digital memories without referring first of<br />
all (and most of all) to a demand of certainty: this is the peculiarity of archive documents.<br />
As archivists have been reminding us for a very long time that documentary production<br />
is an integral part of a system of legal certainties, in turn characterised by variable<br />
balances: the need for certainty in social relations is connected with demands related<br />
to integrity and reliability of the memory and represents the first impulse towards the<br />
formalisation of procedures and “legally relevant” activities that can be translated into<br />
the production of documents and, most importantly, of control instruments for their<br />
training and maintenance. The close relationship that has always connected the creation<br />
of documents with the main needs for stability of the organised communities has very<br />
concrete results on how the documents (especially public ones) are formed, are handled<br />
and are accessible, are filed so as to establish (throughout the world for centuries) the<br />
existence of a network of specific institutions, entrusted to the government or at least to<br />
government control (in Italy the network of government archives, offices and historical<br />
archives of all public administrations currently obliged to create specific services to<br />
handle current archives). The digitalisation processes underway not only cannot/should<br />
not weaken this structure, but they should (and in some way this has already occurred by<br />
means of some clear contradictions and in an insufficient manner) strengthen functions<br />
and authority. Speaking of a legal certainty and digital memories therefore means facing<br />
the general problem of responsibilities before anything else together with the national<br />
and internal competences performed by individuals in order to create the documents and<br />
conditions that can guarantee stability during their life cycle.<br />
This is the role of this intervention that will never be limited to a simple analysis of<br />
the critical aspects that, ten months after the launch of specific measures in Italy, are still<br />
awaiting solutions and even adequate reflection.<br />
Some considerations are worth being made exactly when a decade of intervention<br />
on the national technical legislator comes to an end (Aipa created the first work group on
the so-called computer protocol at the end of 1996) and at the end of a long period (even<br />
though this period has not always been positive) of experimentation. For those that have<br />
had active participation – and this is the case of the writer 8 - in this season of “reforms”<br />
of the documentary system, taking stock of the situation is not a painless operation as it<br />
is all about comparing a season of initiatives of various kinds, unfortunately not always<br />
coherent with the development demands of the documentary field. The absence of a<br />
coherent and organic line of intervention and development (for example in the field of e-<br />
government) has often obstructed the necessary technical-scientific investigation process<br />
and has forced archive institutions to dedicate a lot of energy and plenty of time to prevent<br />
them from committing serious mistakes and misunderstandings. Time and energy that<br />
could have been used in a much more profitably manner in order to develop and guide<br />
innovation.<br />
MARIA GUERCIO<br />
Despite the tiring and incessant commitment of archivists in sensitisation activities<br />
aimed at public administration and aimed at limiting mistakes and “oversights” performed<br />
by the technical legislator in the definition of rules for the production of computer<br />
instruments, there is still a lot of work to be done in order to expand the awareness of<br />
those providing interest (creators of documents, software developers, computer system<br />
managers). We can now consider some essential requirements as acquired, but there are<br />
still plenty of delays and the doubts appear to increase, even in light of technological and<br />
organisational settings that are undergoing constant development.<br />
For example, it is possible to imagine some success on our difficult journey<br />
towards greater and much more diffused awareness of the complexity of the question<br />
that some people still underestimate. First of all the fact that information technology and<br />
documentary needs (old and new) only have solutions and answers if the organisational<br />
layouts, the responsibilities and the management and preservation instruments are not<br />
defined separately but in true recognition and respect of mutual interrelations is widely<br />
(once again with reference to a limited circle of work) has been broadly accepted: the<br />
information technology systems in general and the documentary ones in particular<br />
together with the organisational models that should be adopted, represent aspects that<br />
are strictly related and cannot be separated, as proved by the substantial failure of many<br />
8 As representative of the Ministry for Cultural Activities and Heritage, between 1996 and 1998 I took part in<br />
the preparation of the norm on computer management of documents that was approved by the Public Regional<br />
Decree 428/1998, subsequently involved in harmonisation during preparation of the sole text on administrative<br />
documents (Public Regional Decree 445/2000).
national and international projects mainly due to not having known how to (and wanted<br />
to) see the positive power of these connections and the incapacity of a strategic vision and<br />
realistic picture of the problems that information technology can resolve, but only at the<br />
condition that discounts are not accepted compared with the complexity and richness of<br />
the real world to be “virtualised”.<br />
Documentary certainty and digital memories<br />
The most critical knot on which archivists have focused attention and commitment<br />
throughout the years refer to the difficult (and often neglected or even denied) relationship<br />
between information technology processes and guarantees of documentary certainty:<br />
having underestimated the demands of stability of important memories for legal reasons<br />
but also for information technology purposes, having searched for too many shortcuts<br />
in norms in order to eliminate or ignore the organisational and technical knots of<br />
documentary preservation considered, incorrectly and unhappily, as a pure impediment<br />
to total development of the innovative and relieving power of technologies, and in any case<br />
a burden to be left behind for those in charge of protection, have had important negative<br />
effects and have had discreet results on the national e-government projects in the field of<br />
documentation (it is not by chance that Docarea, that is to say the sole project that really<br />
dealt with the organisational aspects of the documentary function, represents one of the<br />
sole exceptions in the rather demoralising panorama of the projects in question that, in the<br />
very best hypothesis, have been limited to introducing information technology registration<br />
systems of documents with authorities without even improving the existing ones).<br />
Greater sensitivity has definitely been created in much more attentive organisations<br />
but in some cases choices of unguided externalisation (in the field of a phenomenon<br />
that is becoming more and more diffused and imposed by saving requirements) have<br />
resulted in a renunciation to any form of true innovation in public management in this<br />
field. Innovation does require an in-depth knowledge of routines, direct involvement<br />
in the processes to be changed. It is not by chance that I referred to the documentary<br />
function and not simply to the conservative one. International normalisation authorities<br />
and research groups have been moving in this direction (therefore in the case of the<br />
community of principles, of basic training processes and the sharing of responsibilities) for<br />
a long time: the preservative function (also understood in its traditional and limited form)<br />
is in reality a boundary function (an opening rather than a limit) that the digital dimension<br />
now forces us to exceed in many direction. The preservation of digital documents of public
MARIA GUERCIO<br />
administrations is difficult to externalise without causing damages as the administration<br />
management function and the up-keeping of the archivist heritage cannot be separated<br />
from their original, adequate and aware production, as confirmed by the rich elaboration<br />
of international standards in this field9: the documents, as instruments of certainty, may<br />
be maintained in time, guaranteeing that the original function is respected only if those<br />
producing them have operated correctly and prematurely:<br />
– Using long-term formats,<br />
– Organising documents rationally and in coherence with personal everyday activities<br />
(for example by classifying and filing the documentation produced),<br />
– Documenting, in a complete and accurate manner, all management procedures for the<br />
entire life cycle of the document and archive, as the InterPARES etc. projects have<br />
taught us.<br />
Who is able to carry out this role in the adequate forms? How can organisations help<br />
each other to operate correctly? In order to answer these questions we must remember<br />
that there is still a lot to be done in terms of criticality:<br />
- The absence of clear and efficient identification of responsibilities within the structures,<br />
despite (with regards to the Italian public administration), a specific and detailed<br />
norm, the Public Regional Decree 445/2000, that assigns specific technical-archive<br />
skills and important duties to documentary management: in the majority of cases,<br />
administrations have ignored this need and have often delegated protocol operators<br />
with the information technology re-organisation functions of documentary memory,<br />
understood as document digitalisation: not only, the digital administration code has<br />
introduced the figure of a preservation manager without having clarified the bond<br />
between the two figures with the far from remote risk that the same authorities ignore<br />
them both and limit their activities to attributing information technology systems to<br />
the managers with very little experience in this field, that is to say the acquisition of<br />
software and management of safety procedures;<br />
- Non recognition (in this case for decades) even by archivists, but most importantly<br />
by manufacturers (even in the case of the public field) of the importance of current<br />
9 In particular reference is made to the work of the TC 46 SC 11 (Record Management) of the International<br />
standard organization. For a summary refer to G. Michetti, A standard for documentary management: the ISO<br />
15489 model, in “Archives & Computer”, 2005, 1, pages....
management activities of the documentary memories and, therefore, the need for<br />
specific skills, adequate instruments (classification and filing plans, information<br />
recovery systems) of efficient procedures;<br />
- Insufficiency of the basic and advanced training systems dedicated to the definition<br />
and development of training systems of documents during the active phase. High<br />
level training has not yet become familiar with important initiatives, but only<br />
some university masters (including the University of Urbino managed by advanced<br />
documentary systems) that only the archivists take part in together with some local<br />
administration officials: the training schools on a regional and national level are<br />
generally limited to several hours of updates dedicated to officials and protocol<br />
operators or they propose initiatives related to the real needs of the organisations; a<br />
form of updating is missing in this field for those that develop information technology<br />
systems. The completion course that, led by Elena Aga Rossi and with the contribution<br />
of the writer, SSPA has developed in this field (three weeks on advanced documentary<br />
systems), still underway in many branches of the School, is extremely successful as<br />
it deals with a unique experience after the important training project set up by AIPA<br />
in 2000-2001, training commitment aimed at training more than informing high<br />
profile operators and managers of the documentary informative systems with the very<br />
ambitious objective of transferring technical and organisational skills at the same<br />
time and providing participants with extremely modern development and assessment<br />
instruments compared with the modest (and without a doubt insufficient) market<br />
product offers. The high number of requests appears to be a good sign with regards<br />
to the fact that administrations know that they do not know and plan to fill this gap by<br />
investing in human resources and training processes, considered vital for growth in<br />
terms of competence and quality.<br />
Documentary certainty and digital memories<br />
The way in which technical and organisational responsibilities can be operative in<br />
future systems of digital preservation is worth a specific mention.<br />
There is no doubt that the current management method of responsibilities that has<br />
clearly identified the roles among those that preserve historical memories and those<br />
working in the active phase (in Italy less than elsewhere and in any case with growing<br />
corrective action in all traditions) will not succeed in achieving tangible results in an
0<br />
organisational situation characterised by the complete separation of roles and resources.<br />
Also in the field of physical preservation of digital archives, considering the costs and<br />
complexities of the connected activities, new solutions must be promoted, for example<br />
consortium solutions that include the creation of intermediate archives entrusted to third<br />
party authorities and handled (with the archive administration always involved) right from<br />
the very first semi-current stage of digital archives, in forms and methods that require<br />
further reflection and analysis.<br />
The predisposition of multi-purpose public deposits in the case of networks<br />
of institutions or the development of consortiums/federations of institutions (public as<br />
well as private have always include the preservation of memories for the community)<br />
for the preservation and valorisation of sources, connected to research centres, can offer<br />
architecture and methods of preservation possible for which easy to implement models<br />
are only available in Italy with reference to the field of chambers of commerce (in the<br />
case of company registration) or in disputable cases of real outsourcing of chargeable<br />
documentary services with companies aimed exclusively at profit logics. In this field, the<br />
experience underway has not been encouraging because it is translated into the substantial<br />
delegation to suppliers of the majority of documentary functions, often progressively<br />
expended to current archives that should however remain an exclusive prerogative of the<br />
manufacturers.<br />
However there are many negative consequences (including those of an economic<br />
nature) of this privatisation process of the primary function of documentary memories: in<br />
particular, on the one hand the progressive and important growth of costs for manufacturers<br />
is developed, while on the other hand the archival skills of those that should guide the<br />
processes of so-called management through a phase in which diffused experimentation<br />
represents or should represent the vital grounds to acquire and develop knowledge,<br />
methods and experience within the single structure by also for the entire professional<br />
community become poorer and poorer (at least for a long period of time until the process<br />
crisis itself).<br />
MARIA GUERCIO<br />
Some good practices with regards to the creation of conservative and management<br />
infrastructures in a public environment (for example the development prospects of Docarea<br />
thanks to the commitment provided by the Emilia Romagna Region and the Province of<br />
Bologna, but also the conservative model of the archives of chambers with regards to the
Documentary certainty and digital memories<br />
registration of companies, or the digitalisation process of civil state archives by the Home<br />
Office) are for now (with the exception of the system of chambers that have accumulated<br />
and matured, or have matured the consortium company that handles the service) at least<br />
two years experience on this subject, during the development phase and analyses and<br />
control activities should concentrate on these models in order to provide a concrete<br />
assessment of the nature of the new functions and the renewed distribution of duties that<br />
similar concentrations require, as well as guarantees on a legal and technological level<br />
with the objective of proceeding with due care in fields that are extremely important for<br />
the life of citizens (for example the legal-documentary function of the civil state).<br />
Those that are concretely experimenting on organisational solutions to new<br />
challenges and can now share concrete reflections on the bonds and critical aspects of<br />
the solutions adopted are destined to play a very important role as a forerunner, not only<br />
for the identification of operative methods and solutions but in general with reference<br />
to the development and opportunities of new working and documentation environments.<br />
Therefore it is extremely important to create a system (or at least a network) of cooperation<br />
and exchange that can allow and promote intelligent sharing of experience. It is not<br />
productive to leave the success of a vital cooperative method and sharing of knowledge to<br />
chance (the “good conventions or any training event of high quality). The possibility of<br />
creating efficient instruments in order to share and sustain the adoption of standards, rules<br />
and models by following a direction in Italy that other European countries undertook a long<br />
time ago through the creation of collaboration networks/systems for research, development<br />
and confrontation in this field is now more than mature. It would also be best to review the<br />
current system of ministerial skills with a little more courage with regards to the role and<br />
current position of the archive administration as well as the Cnipa, just like other countries<br />
have started to do. On the one hand I refer to the network of collaborations developed<br />
in Great Britain (where a connection structure, the Digital Preservation Coalition exists,<br />
together with a research structure, the Digital Curation Centre, but also a system of sharing<br />
of experience in this field has also been created in Germany through the Nestor network),<br />
but in particular I also refer to the courageous decision made by the British government<br />
to entrust management of innovation activities related to public information technology,<br />
previously run by a specific structure very similar to our Cnipa, to the National Archives<br />
in June of this year (presumably thanks to the high level of dynamism and the promising
2<br />
innovation skills that the archives institution has proved to have throughout the years). As<br />
an example rather than due to the concrete hope of intervention by the legislator in this<br />
direction, due to the historical incapacity of our country on the one hand in courageously<br />
rationalising the existing structures, on the other hand giving strength to the national<br />
archive institutions that have always recognised a reduction of financial and personal<br />
resources and a position within an overblown state organisation that has taken visibility<br />
and political weight from the technical apparatus.<br />
The main critical knot that must be eliminated in this field refers to the ability to<br />
acquire total involvement of the manufacturers and efficient application during the active<br />
phase of behaviour and of the procedures that preservation requires, aware of the fact<br />
that legal obligations are not sufficient (in a country that lives, or dies, under the weight<br />
of 200,000 measures and justice that is on the brink of paralysis) in order to achieve the<br />
good practices of some that become good common practices. Some factors (of risk and/or<br />
success) are optimistic. In particular, changes can be generated in the passive behaviour<br />
of:<br />
– Technological obsolescence and the risks of manipulation and loss not only threaten<br />
the historical memories but also the short and long term documentary resources;<br />
– Investments aimed at the normalisation of contents, structures, metadata are not<br />
only necessary for long term transmission of the data but also for the transmission of<br />
resources in space and in their inter-operativeness;<br />
– Intervention aimed at guaranteeing the persistence of costly and binding documents,<br />
including coherence and quality in routing procedures also: the increasing costs of the<br />
documentary system in a digital environment may paradoxically imply the recognition<br />
of their value and the need to guarantee duration (in the name of the investments that<br />
the system has requested).<br />
MARIA GUERCIO<br />
Finally, the need to deal with the permanence of digital memories right from the<br />
birth of the products (for the simple reason that without this integrated and far-sighted<br />
effort for the future, persistent and reliable methods of the present are lost) implies new<br />
forms of collaboration that are presumably (as well as hopefully) destined for the aware<br />
and qualified creation of the documents themselves.<br />
The archive guardians in this process may represent the strong point or the weak
element of change according to whether or not they can actively play the role of definers of<br />
standards and requirements, planners and certifiers of systems. The experience underway<br />
does give us some hope: almost all of the international and national work groups that<br />
define standards, norms and procedures include the growing presence of archive figures<br />
in important roles and roles that do not compete with other profiles, including those<br />
in charge of handling current archives. In many traditions the latter (as in the case of<br />
Italy) are very often professionals from the same “archive militancy” background with<br />
further specific management experience. Finally, an effective environment of multi-<br />
disciplinary cooperation starts to appear. The European projects funded this year in the<br />
field of preservation of digital resources that include the strong participation (let’s hope<br />
also in real research terms) of companies such as IBM, Microsoft itself, the company<br />
Engineering and the company Metaware from the Infocamere group for Italy, represent<br />
an example.<br />
In this field the main requirement (not yet adequately recognised and not yet<br />
sustained in the archive community) of an intellectual leadership suitable for responsibilities<br />
in the technical-scientific community, based on the credibility and authority of its<br />
representatives and its ability to propose convincing integrated and modern solutions<br />
inside and outside of the reference professions. The existence of skills and competence of<br />
this kind and of a very high quality is without a doubt taken for granted even if the success<br />
of some international and national experience appears to derive from the presence of these<br />
conditions that, in my opinion, include:<br />
– Control of the coherent theoretical principles and the rigorous methods;<br />
– Diffused technical skills in the field of archives and technology and organisation<br />
(achieved through the constant cooperation of specialists from various fields of<br />
qualifying projects);<br />
– Adequate levels of diffused training (mass training) that include open training<br />
systems capable of providing constant updates, research and experimentation, initially<br />
redesigning the existing model with regards to the archive Schools and with reference<br />
to the contents, the quality and the methods of education on a university level and<br />
with regards to the problems of ongoing training that, in this field, represents a vital<br />
condition for the coherency and adequacy of everyday management of personal<br />
duties;<br />
Documentary certainty and digital memories<br />
3
– National institutions supported by illuminated management activities as they are<br />
guided by technical and political understanding of the challenges underway and their<br />
complexity;<br />
– Public administrations and companies seriously involved in the execution of their<br />
mandates and aware of the weight of the documentary memory (digital and not) can<br />
have for the efficient and effective involvement of the mandate itself (as the Local<br />
Health Authority of Asolo seems to be).<br />
The critical nature of this process is therefore strictly connected with the definition<br />
of highly qualified training courses, unique in their basic definition and specialised in terms<br />
of their internal components, as well as full understanding by all of the actors involved in<br />
the new processes of the fact that the technological revolution of the documentary systems<br />
does not consist in passive transposition of traditional behaviour in new environments,<br />
nor in the creation of abstract digital systems that are not capable of offering realistic<br />
and efficient hybrid solutions (for example as in the positive case of the Inland Revenue<br />
that has courageously chosen an in-sourcing solution, it has employed four archivists, it<br />
has decided on a modern, cautious and binding digitalisation policy, compared with the<br />
previous one, without trying to impugn the flag of technological innovation at all costs,<br />
which in this specific case would definitely be paid by honest tax payers) or that ignores<br />
the importance of organisational problems. Most importantly it is vital, after too many<br />
years spent defining norms, to launch a phase of experimentation and control with honest<br />
and credible objectives: that is to say to use the potentials of technological innovation<br />
without loosing sight of the need to form and maintain stable and qualified memories for<br />
the future.<br />
MARIA GUERCIO
The long-term preservation of digital records:<br />
a view of international research<br />
LUCIANA DURANTI<br />
(School Of Library, Archival and Information Studies of the University of British<br />
Columbia – Vancouver)<br />
To present a panorama of research on digital preservation is a daunting task,<br />
because the problem that it is meant to address is so generalized and pervasive that every<br />
organization and individual is touched by it and new research projects are initiated almost<br />
every day in some part of the globe. Thus, the purpose of this article is not to identify and<br />
discuss past, present and planned research endeavors, but to present the general pattern<br />
followed by research in digital preservation in past and present times and to indicate<br />
future directions, further limiting the scope of my views to the projects whose focus is<br />
digital records as specific preservation objects.<br />
The goal of the first research projects was to define the problem and the<br />
conceptual framework surrounding it. A recent article by David Bearman briefly outlines<br />
that purpose by discussing in detail the initiatives that developed in the early 1990s, such<br />
as the Pittsburgh and the UBC-MAS projects. 10 Although I might disagree with some of<br />
the opinions expressed by Bearman on the conclusions reached by those projects, there is<br />
no doubt that their primary objectives were to define the entity to be preserved (i.e., the<br />
record) and the concepts linked to preservation (e.g., life-cycle, metadata, recordkeeping). 11<br />
The characteristics of the research that, towards the end of the century, developed from<br />
and built on the initial definition of issues, theory and methods, were: 1) international<br />
collaboration, 2) inter-, multi-, trans-disciplinarity, 3) the globality and generality of the<br />
problems addressed, and 4) the tendency to subdivide such problems into components that<br />
could be separately and autonomously solved.<br />
Some discussion of each of these characteristics is warranted. The interest in<br />
building international partnerships derived from a general sense that the solution to digital<br />
10 Bearman, David. “Moments of Risk: Identifying Threats to Electronic Records,” Archivaria 62 (Fall 2006): 15-46.<br />
11 See Duff, Wendy. “Ensuring the Preservation of Reliable Evidence: A Research Project Funded by the<br />
NHPRC.” Archivaria 42 (Fall 1996): 28-45; Duranti, Luciana and Heather MacNeil. “The Protection<br />
of the Integrity of Electronic Records: An Overview of the UBC-MAS Research Project.” Archivaria<br />
42 (Fall 1996): 46-67. Duranti, Luciana, Terry Eastwood and Heather MacNeil, The Protection of the<br />
Integrity of Electronic Records. Dordrecht: Kluwer Academic Publishing, 2002.
preservation could not be directly linked to cultural, social, political or legal contexts, but<br />
needed to be shared across many contexts while being valid in each, and that the need for<br />
the research community to have an impact on the information technology industry required<br />
the development of international standards that could only derive from the agreement of<br />
wide international networks of researchers. 12 At the same time, it was clear that the solution<br />
to the problems presented by digital preservation could not be found in the context of a<br />
strictly disciplinary approach, but needed the support of a variety of disciplines whose<br />
body of knowledge focused on individual aspects of those problems, such as diplomatics<br />
(e.g. for the characteristics and attributes of the entities to be preserved), law (e.g., for the<br />
intellectual rights issues involved in migration), chemistry (e.g., for the components of<br />
preservation media), computer science and engineering (e.g., for the design of prototypes),<br />
etc. This understanding required an interdisciplinary approach, that is, a way of conducting<br />
research that would integrate several methodologies, concepts, principles, and techniques<br />
from a variety of fields as needed. The integration of different bodies of knowledge<br />
and the subsequent elaboration and development of its result would indeed produce new<br />
knowledge, consistent with that of each separate field. The interdisciplinary process is<br />
very different from the multidisciplinary one, which is tends to examine the same problem<br />
in the context of each separate discipline and to solve it within such discipline, without any<br />
integration of theory or methods. Then the results are compared and the best solutions<br />
adopted.<br />
LUCIANA DURANTI<br />
In comparison with interdisciplinarity and multidisciplinarity, transdisciplinarity<br />
is multireferential and multidimensional. Whereas interdisciplinarity involves the transfer<br />
of one or more methods or ideas from a discipline to another, and multidisciplinarity<br />
involves the analysis of the same object by many disciplines, transdisciplinarity, as the<br />
prefix “trans” indicates, involves thinking at the same time within, across and outside<br />
each discipline, and beyond all disciplines. Its purpose is to gain an understanding of<br />
present reality, one imperative of which is the unity of knowledge. “Rigor, openness,<br />
and tolerance are the fundamental characteristics of the transdisciplinary attitude and<br />
vision. Rigor in argument, taking into account all existing data, is the best defense against<br />
possible distortions. Openness involves an acceptance of the unknown, the unexpected<br />
12 See for example the InterPARES Project: Luciana Duranti, ed. The Long-Term Preservation of Authentic<br />
Electronic Records: The Findings of the InterPARES Project (San Miniato: Archilab, 2005), also online at<br />
http://www.interpares.org/book/index.cfm.
The long-term preservation of digital records: a view of international research<br />
and the unforeseeable. Tolerance implies acknowledging the right to ideas and truths<br />
opposed to our own.” 13 Indeed, transdisciplinarity is the most creative of all research<br />
perspectives, because it does not deny disciplinarity while opening the option of rejecting<br />
all disciplines, and therefore the most useful approach when one is confronted with issues<br />
that appear, but have yet to be proven, to be entirely new. 14<br />
The other two characteristics of the fin-du-siecle research projects were their<br />
generality, as they attempted to address the entire issue of digital preservation at one time<br />
as it applied to any kind of entity; their globality, in that they did not have their roots in<br />
the problems encountered by a specific organization but in the idea of what, in the mind<br />
of world experts, were the issues that every organization was already struggling with or<br />
would eventually encounter; and their tendency to break down those issues in separate<br />
manageable parts, so that the findings related to each part would not be invalidated by the<br />
possible lack of validity of those related to another part, and solutions could be tested and<br />
implemented as modules of a larger complex which could vary from a place to another.<br />
Thus, for example, the issue of metadata would be dealt separately from that of security,<br />
or of conversion.<br />
In addition to sharing the characteristics discussed above, those research<br />
projects found a strong consensus on a series of statements the have since become the<br />
foundation of all current research projects. These points of agreement are the following:<br />
1) technology cannot determine the solution to the problem of digital preservation: the<br />
needs of the organization must define the problem and archival principles must establish<br />
the correctness and the adequacy of each prospected technical solution; 2) digital<br />
preservation is a continuing process that begins with the creation of the record; 3) it is<br />
not possible to physically preserve a digital record; it is only possible to maintain the<br />
capacity of reproducing it; 4) the only way of preserving a record that is no longer active<br />
is to make an authentic copy of the last manifestation used by the creator in the course of<br />
activity; 5) the purpose of digital preservation is to transmit across space and through time<br />
13 See Charter of Transdisciplinarity online at http://nicol.club.fr/ciret/english/charten.htm (accessed on<br />
01/02/2007). Every transdisciplinary project is by definition also disciplinary, interdisciplinary, and<br />
multidisciplinary.<br />
14 A typical project using this approach is Transnet, online at http://www.sfu.ca/transnet/. The research project<br />
on digital preservation that has de facto made the largest use of transdisciplinarity is InterPARES 2, in its effort<br />
to involve in the research the disciplines of individuals and organizations that create records in the course of<br />
artistic, scientific, business and e-government activities. See the project online at http://www.interpares.org/ip2/<br />
ip2_index.cfm. A typical interdisciplinary project is ERPANET, online at http://www.erpanet.org/. Most of the<br />
other international collaborations have been multidisciplinary.
LUCIANA DURANTI<br />
records that remain accessible and can be proven authentic and accurate; 6) dynamic and<br />
interactive records constitute a serious challenge to our ability to preserve them, as they<br />
require to be either fixed or re-performed; and 7) long-term preservation beyond the limit<br />
of obsolescence (i.e. for decades and centuries) requires unbroken legitimate custody and<br />
brings forward the much debated persona of the trusted custodian. 15<br />
Although the points of agreement listed above are of fundamental importance, the<br />
shared statement that is going to have the most consequences for the future directions of<br />
research on digital preservation is that there is not one solution to digital preservation.<br />
Solutions are situation specific and must be devised by preservers in light of: a) the<br />
cultural, legal, administrative, and functional context in which they operate; b) the nature<br />
and characteristics of the organization or person producing the digital material; c) the<br />
typology of the material produced and its documentary and technological features; d) the<br />
limitations imposed by the available financial and human resources; e) the organizational<br />
culture of both the producer of the material and the preserver itself; and g) their access to<br />
educated professionals or educational programs. A corollary of this position is that, while<br />
the theory and methods developed by large networked projects may be readily applicable<br />
to the strategic and procedural structure of large archives rich in resources, they cannot be<br />
directly applied to small or medium sized archival organizations or programs (units within<br />
records creating organizations) without 1) the support of their regulating, controlling, and<br />
auditing bodies, 2) major adaptations of the recommended methods and strategies, 3) their<br />
translation into concrete action plans for each given body of records or data, and 4) the<br />
development of appropriate competences and skills in the responsible professionals. This<br />
is the reason why major research projects have tended to break down the problem in its<br />
components: this subdivision allowed international projects to develop solutions adaptable<br />
to national circumstances without compromising the whole. However, what has been<br />
done is still a far cry away from what needs to be done. Current research projects are<br />
increasingly larger endeavors which do not originate from grassroots movements, continue<br />
to involve large and wealthy institutions and the best academic minds quite detached<br />
from the daily reality of digital preservation, have mostly functions of clearinghouses and<br />
dissemination of other research projects or best practices, and have the tendency to limit<br />
15 The concept of trusted custodian has been theorized and described in the context of InterPARES 2 and has a<br />
prevalent role in the InterPARES 2 framework for policies, guidelines for making and maintaining records, and<br />
guidelines for preserving records.
The long-term preservation of digital records: a view of international research<br />
mobilization of knowledge to offering workshops and seminars. 16 The findings of a study<br />
of the effectiveness of existing workshops and seminars aimed at increasing archivists’<br />
skills in digital preservation and their ability to implement them in their repositories<br />
has shown, however, that very few participants were able to implement the skills once<br />
they returned to their work environments. 17 Thus, there is the twofold issue of finding<br />
concrete solutions to existing problems in real situations and to enable those in charge of<br />
implementing such solutions to do so. And there is a noticeable absence of adequately<br />
funded research projects that address such issue. To complement existing international<br />
networked initiatives, we need another type of research projects.<br />
In my view, future research projects must address this twofold issue by attacking it at<br />
the same time from two opposite directions: from the top down (i.e. sensitizing those who<br />
have the power to create a supportive environment for digital preservation) and from the<br />
bottom up (i.e. developing practical solutions for real imperfect circumstances. Among<br />
the objectives of future research projects, I see the following:<br />
• promoting an environment supportive of digital preservation by demonstrating to<br />
regulatory and auditing bodies, and policy makers that it is essential to integrate<br />
preservation requirements in any activity that they regulate, audit or control;<br />
• collaborating with small and medium sized archival organizations and programs<br />
in the development of scalable policies, strategies, procedures, and/or action plans<br />
that they can implement in order to preserve the digital materials that they expect to<br />
acquire or have already acquired, using the recommendations and products of leading<br />
edge research projects;<br />
• assessing the applicability of the recommendations of international research projects<br />
about trusted record-making and recordkeeping to the situations of specific small and<br />
medium sized archival organizations or programs, and in particular the validity of<br />
statements about the relationship between preservers and the records creators;<br />
• assessing the applicability of international research projects’ preservation solutions to<br />
16 For example, see Digital Preservation Europe digitalpreservationeurope.eu/about/. While its<br />
purpose of promoting collaboration and synergy among projects is important and laudable,<br />
where are the other projects, the ones that have roots in the communities but are supported<br />
at high international levels?<br />
17 Duff, Wendy M., Amy Marshall, Carrie Limkilde, and Marlene van Ballegooie. “Digital Preservation Education:<br />
Educating or Networking?” The American Archivist 69, 1 2006): 188-212.
200<br />
concrete cases identified by specific organizations or programs as needing immediate<br />
attention, both when the records in question are already in their custody and when<br />
they still reside with their creator;<br />
• refining and further elaborating the theory and methods, concepts and principles<br />
developed by international research projects on the basis of the results of the above<br />
activities;<br />
• establishing when such theory and methods, concepts and principles apply across<br />
jurisdictions, regardless of legal/administrative, social and cultural environment; and,<br />
in the situation where they do not apply, to identify why, and determine the measures<br />
that are required to ensure the preservation of digital records;<br />
• assisting small and medium sized archival organizations or programs in addressing<br />
the legal issues that have been identified by the relevant research projects as providing<br />
obstacles to long term digital preservation, and those that could be specific to their<br />
situation;<br />
• formulating models that, for each choice of preservation methods and of digital objects<br />
to be preserved, identify the ethical consequences for individuals and society;<br />
• creating evaluation models capable of measuring the success of the preservation<br />
solutions that have been proposed and implemented;<br />
• developing models of preservation costs for various types of records and archives;<br />
• developing awareness and educational materials that can a) enable the staff of small<br />
archival organizations and programs to plan for and carry out digital preservation, b)<br />
assist professional associations in promoting career development of their members,<br />
and c) provide university programs with content and structure for university courses<br />
on digital preservation; and identifying effective delivery methods;<br />
• ensuring transfer of the knowledge generated by this action research—including<br />
actual examples and success stories—to appropriate local, national and international<br />
stakeholders; and<br />
LUCIANA DURANTI<br />
• establishing a strong network of research and education on digital preservation that<br />
is deeply rooted in the various communities served by each research project, and that<br />
integrates academic work with social and community action.
The long-term preservation of digital records: a view of international research<br />
The envisioned products of these research projects would be:<br />
• policies, strategies and procedures for small and medium sized archival organizations<br />
or programs, and guidelines for the records creators whose records fall under their<br />
responsibility;<br />
• action plans for the specific case studies carried out in the course of the research;<br />
• analyses of the validity, applicability or adaptability of action plans developed in the<br />
specific cases studied to different organizations, contexts or countries;<br />
• comparisons among the action plans developed for the preservation of records at<br />
different stages in their lifecycle (i.e. creation, use, maintenance, modification,<br />
preservation);<br />
• criteria to determine “most-at-risk” materials, such as date created, date last accessed,<br />
carrier, operating system, software used, equipment required and its availability, etc.;<br />
• guidelines for addressing preservation requirements that apply to specific types of<br />
digital records, but not to others, and may be used in the context of low resources<br />
environments;<br />
• evaluation models for assessing the degree of success of the chosen preservation<br />
action;<br />
• cost-benefit models for various types of archives or programs, records, and/or<br />
systems;<br />
• ethical models that identify and make explicit the consequences for individuals and<br />
society of various types of preservation measures or lack thereof;<br />
• training and education modules for archival organizations or programs, professional<br />
associations, and university programs; and awareness and education modules for non<br />
archivists, such as IT professionals, vendors, and service providers; human resources<br />
and financial managers; communities of practice; members of the general public, etc.;<br />
and a strategy for delivering them; and<br />
• “white papers” directed to key regulating, controlling, auditing and policy making<br />
bodies, advocating the vital need of integrating planned digital preservation in the<br />
requirements they issue for the activities they regulate, control or audit.<br />
20
202<br />
LUCIANA DURANTI<br />
This type of research project calls for action research. 18 Action research is a<br />
collection of participative and iterative methods, which pursue action (in this case, the<br />
preservation of digital records) and research at the same time. As a matter of course, this<br />
method of research forges collaborations between community members and researchers<br />
in a program of action and reflection toward positive change. 19 Action research makes<br />
extensive use of case study methodology and of direct communication and interaction<br />
with the subjects of the research, which are at the same time participants and contributors<br />
in the research activity. Stakeholders and action researchers create knowledge that is<br />
pragmatically useful. In the process, they jointly define research objectives and political<br />
goals, co-construct research questions, pool knowledge, hone shared research skills, and<br />
develop interpretations and performance tests that implement specific strategies for social<br />
change. Action research as a form of inquiry is said to re-conceptualize science as a<br />
collaborative, communicative, communitarian, context-centered, and moral project.<br />
In the case of research on digital preservation, one can include under the umbrella of<br />
action research two distinct methods of research: prototype development research method<br />
and ethnography. Prototype development is a user-centered approach that allows for<br />
exploration of the interplay between theory and practice, advancing the practice, while<br />
also offering new insights into theoretical concepts. Developing a system in a research<br />
context can serve as proof-by-demonstration of the underlying theory, while producing<br />
something that can form the basis of ongoing and expanded research. 20 Ethnography,<br />
instead, is a form of inquiry characterized by the position of the researchers vis-à-vis<br />
the phenomena being studied: they place themselves within an archival environment<br />
(including records creators, archivists, and users, who together constitute a community of<br />
practice within which social interaction defines values and creates meanings) to gain the<br />
cultural perspective of those responsible for records. The process of ethnographic research<br />
includes a careful observation of the environment that results in detailed descriptions, the<br />
extensive interviewing of the community members, and the analysis of the documents<br />
produced or accumulated in the first two activities. 21<br />
18 McNiff, Jean, and Jack Whitehead. All You Need to Know About Action Research. London: SAGE Publications<br />
Ltd., 2006.<br />
19 Greenwood, David J. and Morten Levin. “Reconstructing the Relationships between Universities and Society<br />
through Action Research,” in Norman K. Denzin and Yvonna S. Lincoln, ed. The Landscape of Qualitative<br />
Research: Theories and Issues, 2 nd . Thousand Oaks: SAGE Publications, 2003, 131-166.<br />
20 This method was used in InterPARES 2. See Evans, Joanne and Nadav Rouche. “Utilizing Systems Development<br />
Methods in Archival Systems Research: Building a Metadata Schema Registry,” Archival Science 4, 3-4<br />
(September 2004): 315-334.<br />
21 Gracy, Karen F. “Documenting Communities of Practice: Making the Case for Archival Ethnography,” Archival<br />
Science 4, 3-4 (September 2004): 335-365.
The long-term preservation of digital records: a view of international research<br />
How will the researchers and the stakeholders assess the degree of success or<br />
failure of these careful research processes, which aim to bring international high level<br />
knowledge to those who need to apply it and the experience of such implementations to the<br />
international scene in order to refine and elaborate theory and methods and proceed to the<br />
next stage of knowledge development? Performance indicators for this type of research<br />
must necessarily relate to the effectiveness and productiveness of the collaboration. In<br />
fact, whether the policies, strategies or action plans developed for each research subject<br />
and participant are capable of resulting in the permanent preservation of the materials<br />
that are their object is impossible to know within the short duration span of any research<br />
project. Thus, any research alliance will have assess the participants’ motivation and<br />
purposefulness in contributing to the projected outcomes; the quality, continuity, and<br />
effects of their contributions; and the products’ effectiveness in establishing appropriate<br />
relationships among stakeholders within each archival environment, in addressing the<br />
most urgent preservation issues, and in informing and guiding both the staff of each<br />
participating organization and the bodies that control and audit them. The ultimate<br />
indicator of the success of each research project would indeed be the satisfaction level of<br />
its stakeholders, both from the community (based on their perception of the ability they<br />
have acquired to plan and carry out digital preservation) and academia (based on the body<br />
of knowledge produced in the research process). In the end, the final assessment will rest<br />
with the next generations.<br />
This article has presented a brief bird-eye view of where research on the long-term<br />
preservation of digital records has been and where it is now, and my personal view of<br />
the direction towards which such research needs to move. I believe that much has been<br />
achieved in the past decade. Indeed, a research community has been created where none<br />
existed, and some strong pillars of fundamental knowledge have been built. Now, it is our<br />
responsibility to enable individuals and organizations to implement such knowledge and, in<br />
the process, to develop ways of adapting it to and through always changing circumstances.<br />
Ultimately, this is the greatest challenge that research on digital preservation will have to<br />
deal with: the volatility of its solutions. It is not impossible to confront it if we focus on<br />
developing methods of and establish frameworks for fast and effective action in the field,<br />
where it is needed.<br />
203
The Italian picture of norms<br />
MICAELA PROCACCIA<br />
(Ministry for cultural heritage and activities – General Archives Management, Rome)<br />
In the last fifteen years Italy has accumulated norms on the topic of document<br />
computerisation and therefore on the archives of public administration, generally very<br />
advanced, of which the code of digital Administration is one of the latest results. This<br />
elaboration is articulated within two systems of norms, developed in parallel but with<br />
mutual interaction: the one that deals with subjects of transparency, confidentiality,<br />
administrative documentation, computerisation of protocols, digital signatures and the<br />
code of digital administration and the topic of cultural heritage.<br />
We can choose the law n. 59 of 15 th March 1997 as the initial period of this extremely<br />
rapid review that, in article 15, paragraph 2, stated that “the acts, data and documents<br />
created by the public administration and private individuals with computerised instruments,<br />
the contracts stipulated in the same forms, as well as their archiving and transmission by<br />
means of computerised instruments are valid and important according to all legal effects”,<br />
delegating the approval of specific regulations to the Government.<br />
The Public Regional Decree n. 513 dated 10 th November 1997 and the subsequent<br />
decree dated 8 th February 1999 were approved in execution of this delegation. Therefore<br />
these measures created the foundations for the launch of important projects and concrete<br />
experience related to “dematerialisation” related to archives of an extraordinarily important<br />
impact on the social system and on the status of citizens, however, not dealing directly<br />
with the preservation of digitalised documents. The Public Regional Decree n. 428 dated<br />
20 th October 1998 intervened on this point, with articles from 12 to 20 dictating the norms<br />
on the organisation of archive services and, among other things, sanctioning the need to<br />
implement deposit and historical archives of public administrations.<br />
This legislation then converged into the Public Regional Decree n. 445 dated<br />
28 th December 2000, the sole text on legislative and regulation measures related<br />
to administrative documentation. In particular, the measures related to protocols<br />
and archives, contained in articles 51 to 69 of the Public Regional Decree<br />
445/2000, still valid following approval of the digital administration code and<br />
20
20<br />
the implementation measures indicate the obligation of public administrations to<br />
be equipped with classification tables or preservation plans and the management<br />
manual as a presupposition for the correct creation of archives.<br />
These measures seem to refer to the printed archives, as the text of the norm<br />
has highlighted the measures related to the material produced on a computer<br />
support destined to be used in subsequent intervention: they must be remembered<br />
when the code of digital administration is examined.<br />
In the measures of the Code, even if the computer document is generally<br />
treated as an context free objective, it is possible to outline references to a<br />
substantially correct archive structure and measures that involve the skills of the<br />
government archive administration, through which this norm is connected with<br />
the one indicated by the code of cultural heritage and landscape.<br />
All of the above starting with the definition of computerised management of<br />
documents (article 1 letter u) that, for purposes related to the code represents “the<br />
activities aimed at registration and marking of a protocol as well as classification,<br />
organisation, allocation, sourcing and preservation of administrative documents<br />
created or acquired by administrations in the field of the archive classification<br />
system adopted, performed by computerised systems”.<br />
Even though the language, with regards to the correct technical description<br />
of the management procedures of documents, is less accurate than the one used in<br />
the Public Regional Decree 445/2000, the principles indicated in the norm are also<br />
included in the creation of an archive on a non conventional support.<br />
Maria Grazia Pastura has rightly pointed out that this formulate exceeds<br />
a “much more apparent than real” caesura that may have occurred among the<br />
measures of the Public Regional Decree 445/2000, related to printed files, and the<br />
Code 22 .<br />
MICAELA PROCACCIA<br />
Reference to the competence of the Ministry for cultural heritage included in<br />
paragraph 4 of article 22: “the technical rules related to training and the preservation<br />
of computerised documents of public administrations are defined in accordance with<br />
article 71, in agreement with the Ministry for cultural heritage and activities, and also in<br />
agreement with the unified Conference as per article 8 of the Legislative Decree n. 281<br />
22 M.G. Pastura, Code of digital administration: archive problems and perspectives, in “ The Cnipa books” n. 25<br />
(May 2006), pages 21-30, page22.
The Italian picture of norms<br />
dated 28 th August 1997 and having listened to the Guarantor for the protection of personal<br />
details”, is further proof of the correct preservation of digital documents.<br />
Article III contains the measures related to the formation, management and<br />
preservation of documents. Article 43, related to the reproduction and preservation of<br />
documents, including those originally created on paper, in paragraph 1, that partially<br />
repeats the measures of article 1, paragraph 1, of the Public Regional Decree 445/2000<br />
states that “archive documents, bookkeeping entries, correspondence and every act,<br />
data or document for which preservation is required according to laws or regulations, if<br />
reproduced on computer supports, are valid and important according to all legal effects,<br />
if reproduction has been performed in such a way as to guarantee the compliancy of<br />
documents with originals and their preservation in time, in accordance with the technical<br />
rules defined according to article 71”. Compared with the similar measure of the Public<br />
Regional Decree 445/2000, authorising the destruction of original documents if compliant<br />
with the technical rules defined by AIPA (that issued the laws initially through the<br />
deliberation n. 42 of 2001 and subsequently re-elaborated and republished it in 2004 n.<br />
11) the new discipline introduces an element of guarantee, therefore compliancy with the<br />
regulation to be issued having heard the administrations involved. Furthermore, paragraph<br />
4 states that “the control powers of the Ministry for cultural heritage and activities of<br />
public administration and private archives declared of important historical interest are<br />
safe”. This measure, just like the ones indicated in the Public Regional Decree 445/2000<br />
represent some kind of bridge that joins this system with coding of cultural heritage.<br />
With reference to digital reproduction, General Management for Archives issued a<br />
circular letter n. 8 dated 11 th February 2004, containing the following indications:<br />
“As the delicate question of permanent preservation of electronic documents (…)<br />
has not yet been discussed and resolved, the Authorities, and in particular the archive<br />
Departments in charge of the documents preserved by non governmental administrations,<br />
will not authorise the destruction of original printed documents destined for permanent<br />
preservation”, even when reproductions have been performed according to the methods<br />
defined by the directive 42/2001 of AIPA. As further proof of the uncertainty that still<br />
exists with regards to such methods, the circular letter mentions the decision made by<br />
Minister Stanca to set up a combined technical table in order to identify and experiment<br />
on the standard rules and methods for permanent preservation of electronic documents.<br />
20
20<br />
In this regard, unfortunately, it is important to point out that the technical table has not<br />
to date completed its work and it has been reconfirmed by the new competent Minister.<br />
Hopefully the necessary indications will soon be issued.<br />
The organisation code and regulations of the Ministry for cultural heritage and<br />
activities (Public Regional Decree) therefore provide the archive Administration with<br />
surveillance and control powers on public archives and at the same time support functions<br />
to public administrations in the development and creation of their own archive system,<br />
with the objective of guaranteeing preservation in time.<br />
Some time ago the general Management launched this second aspect of its<br />
activities, even before the emission of the aforementioned norm, through various forms<br />
of initiatives (in collaboration with other Authorities), all in sign of the elaboration of<br />
Holders, Regulations and management Manuals for documentation (as well as for<br />
Chambers of Commerce, Universities, Local Health Authorities, Regions, Provinces and<br />
Municipalities). They are initiatives that have accelerated due to the forthcoming expiry<br />
date (January 2004) defined by the legislative decree 445 for the adoption of computerised<br />
procedures in management of the protocol and archive service. The instruments and<br />
conditions required to create organic archives in a digital environment must be created<br />
and ready for use in the immediate future to internal users (archivists and administrators)<br />
and to external users (citizens) and, at the same time, assuring the necessary grounds for<br />
their permanent preservation.<br />
A crucial point, remembered more than once, is the fact that in order to provide some<br />
form of long term guarantee, the creation phase of digital archives, not unlike the creation<br />
phase of printed archives, should be designed in view of this form of preservation. The<br />
system should be imagined by taking into consideration the possibility of preserving it.<br />
The debate held among the archivists was all about this: the guide elaborated by the<br />
committee on electronic archives of the international Board of archives states that the<br />
fundamental requirement for execution of the preservative function is to maintain the<br />
authenticity of legibility and accessibility in time of digital documentary production. And<br />
the code of digital administration, with regards to this point, speaks of integrity, legibility<br />
and traceability.<br />
MICAELA PROCACCIA<br />
As we have seen the problem is also about relations, all to be considered in new<br />
terms between originals and copies. In the field of reproduction of digital documents,
this implies that apart from guaranteeing the integrity and unique identification of the<br />
document, the upkeep of relations between documents must be guaranteed, therefore the<br />
data that expresses belonging of a single document to an archive in which it has been<br />
organically and hierarchically inserted.<br />
As previously mentioned, we must aim at the certainty and guarantee of the future of<br />
documentation once it has left behind its current use, the certainty of preservation, of the<br />
structure of data, also referred to the structure in which the document has been correctly<br />
inserted.<br />
The Italian picture of norms<br />
Therefore, development when a documentation flow system has been created,<br />
preservation of documentation and its passage through a process that is marked by periods<br />
of guarantee of preservation in all of these elements. An extremely complex problem that<br />
is currently being examined, with special reference for example to certification processes<br />
of medical reports and radiology reports or, generally speaking, diagnosis by images, but<br />
a problem whose solution cannot be avoided.<br />
20
2 0
Records in danger: learning from disaster recovery.<br />
World Bank Institutional and Client Perspectives<br />
APR<strong>IL</strong> M<strong>IL</strong>LER<br />
(World Bank - Washington)<br />
There are many types of disasters, both natural and man-made. Disasters can be of<br />
any magnitude: they can be small, like a temporary power shortage or a leaking water<br />
system; but they can also be large, like a large chemical fire or international wars, or a<br />
tsunami that devastates countries across two continents. Sabotage, fraud, theft and other<br />
white-collar crimes are increasing in frequency by employees that may be compromised<br />
or disgruntled. Theft of and tampering with records is easy to detect in hard-copy formats,<br />
but it is very difficult to detect in the electronic environment.<br />
In all cases whether the disasters are large or small, man-made or natural, the integrity<br />
of the records is compromised. How can the web, and on-line access to electronic records,<br />
help organizations when a disaster strikes? What do disasters like the World Trade Centre,<br />
hurricane Katrina and the tsunami in the Indian Ocean teach us?<br />
The literature and media that appeared after many of these disasters show us that<br />
society in general is surprised by the effects that disasters have on recorded information.<br />
And yet to archivists, records managers and other custodians of recorded information and<br />
cultural material, the outcomes of disasters like the World Trade Centre and hurricane<br />
Katrina are of no surprise.<br />
The first and most important lesson to be learnt is that of duplication and dispersal.<br />
For records on paper and other hard-copy formats, the minimum requirement is to copy<br />
the records and store them in an off-site location.<br />
For electronic records, duplication entails backups of computer data and other<br />
electronic records.<br />
In both cases security of the off-site storage facility is important, as is its location.<br />
There is a higher risk of being affected by the same disaster in both the primary and the<br />
off-site locations if the off-site location is near to the primary business office. However<br />
if the location is very far from the business office, there is a lower risk of being affected<br />
by the same disaster in both locations, although sometimes this can prove more costly for<br />
retrieval.<br />
2
2 2<br />
Some studies encourage off-site locations to be on a different continent from the<br />
primary business office or, at least, on the other side of the same continent.<br />
Duplication and dispersal also point to a related, very important lesson: the need for<br />
organizations to clearly and consistently identify vital records. The World Bank defines<br />
vital records as follows: “Records needed following a disaster to restore the operations of<br />
the institutions, or any other critical units; to re-create the institutions’ legal and financial<br />
position and/or to preserve the rights of the institutions, their staff, their shareholders and<br />
their stakeholders”.<br />
A lot of organizations do document imaging for a number of processes, to allow<br />
access and sometimes for business continuity; they will spend quite a lot of money every<br />
month depending on how many documents they want to have imaged. Besides document<br />
imaging, they also spend on backups of electronic data and file storage services, but not<br />
all of them budget the costs of maintaining these documents or images and ensuring that<br />
they are preserved in the long term as authentic copies of vital records. In fact, long-term<br />
preservation is very expensive.<br />
Records management programs are very important to organizations. They embrace<br />
the entire lifecycle of the records, from creation to final disposition. Important items<br />
are the capture of electronic records and the implementation of retention schedules for<br />
disposal.<br />
Disasters also remind us of the importance of training staff on records management<br />
and other IT systems, and also on business continuity procedures, should a disaster occur.<br />
A study done by the Association of Records Managers in 2004 revealed some<br />
interesting statistics about the state of records management programs in the developed<br />
world: 46% of companies are not managing their electronic records throughout their life<br />
cycle, and 59% of companies do not have a policy for capturing or maintaining electronic<br />
records.<br />
At the World Bank the function of records management is completely decentralized.<br />
This means that all staff - 18.000 people in 130 countries worldwide - are responsible<br />
for caring for the records they create according to the rules and standards of the World<br />
Bank. The policy aspect of this program is part of the archives’ mandated responsibilities<br />
and it embraces procedure, standards, policy, outreach, training and also record-center<br />
operations.<br />
APR<strong>IL</strong> M<strong>IL</strong>LER
However as in most decentralized operations it is difficult to ensure that all staff<br />
are following the rules, especially when it comes to capturing electronic records into<br />
our institutionally funded electronic recordkeeping system. In the archives of the World<br />
Bank this has become a major concern related to business continuity. If electronic records<br />
and paper records that are scanned are not captured into our institutionally supported<br />
recordkeeping system, then the discussion on post-disaster access becomes pointless. It is<br />
nonsense to allow people access records via the web or other facility put into effect after<br />
a disaster, if the content does not exist in the first place.<br />
Another major lesson is that of implementing, budgeting and routinely testing a<br />
Business Continuity Plan. Disasters in the developed world, such as the World Trade<br />
Center and hurricane Katrina disasters, have inspired decision-makers in organizations<br />
to create Business Continuity Plans. The World Bank has developed one as well, that is<br />
rigorous and uses several off-site storage facilities for paper and electronic records.<br />
In order to understand the importance of record management for developing nations,<br />
we need to look at the conclusions of the World Summit on the Information Society in<br />
December 2003. This summit created an action plan to promote the development of<br />
information and communication technology worldwide that contained 10 targets for ICT.<br />
These targets are to be developed in all countries - including developing countries and<br />
third-world countries - and to be completed by 2015. These were the first globally agreed<br />
targets that could be used in development plans.<br />
Among these, three are worth mentioning on this occasion, and they are D, F and I.<br />
D is about connecting public libraries and archives.<br />
Target F is about connecting local and central governments; this target requires that<br />
the government have a web presence and that basic public services are available on line. If<br />
this target is met, governments will be creating more and more electronic records and may<br />
provide access to more and more records and information on line: for example, creating<br />
property deeds or birth certificates on the web. The need for disaster recovery planning<br />
will start to encompass not just paper and other hard-copy records but also electronic<br />
records and content.<br />
Records in danger: learning from disaster recovery.<br />
World Bank Institutional and Client Perspectives<br />
Target I is about encouraging the development of a local content for rural populations,<br />
because it seems to have more value than national or international content.<br />
2 3
2<br />
The WSIS targets can be the infrastructure on which business continuity and disaster<br />
recovery programs can be based in developing nations. Organizations in the developed<br />
world need to realize that having information and communication technologies in place<br />
is simply not enough. Electronic records and data are still at risk if business continuity<br />
planning is not completed, budgeted and implemented, and if solid records management<br />
programs are not extant or functional.<br />
The World Bank is a multilateral institution comprising 184 member countries<br />
and was established in 1946; its vision is one of a world free of poverty, which it tries<br />
to achieve by pursuing economic development in the world’s poorest countries. When<br />
disasters strike developing nations, the World Bank proceeds to create and implement<br />
development projects that will help the recovery efforts of the affected countries. This<br />
includes infrastructure development, strengthening government institutions, and health<br />
and education services for the displaced. Occasionally record keeping projects are included<br />
in the delivery objectives.<br />
Currently at the World Bank we have 69 active projects that involve a record keeping,<br />
archives or government information delivery component. Their objectives primarily fall<br />
into 3 groups:<br />
1. rural development and promotion of industries via increased access to government<br />
services and market information;<br />
2. enabling efficiency, transparency and accountability in government;<br />
3. disaster recovery.<br />
The disaster that struck Indonesia on December 26, 2004 devastated countries in<br />
Asia, India and even East Africa. The tsunami swept clean an 800-km coastal strip at Aceh,<br />
Indonesia, which is the equivalent to the coastline from Venice to Bari. Some 130,000<br />
people were killed, 90,000 remain missing and 700,000 are displaced. Many projects are<br />
being implemented by the Bank, who are trying to aid in reconstruction and recovery in<br />
Indonesia. One of these is the Reconstruction of the Aceh Land Administration System<br />
Project at the World Bank.<br />
When the tsunami hit Indonesia, among other things also the land books, cadastral<br />
maps and land deeds were destroyed. The lands office lost 41 staff and local citizens also<br />
perished, thereby destroying any implicit knowledge of property areas or concerns in the<br />
area.<br />
APR<strong>IL</strong> M<strong>IL</strong>LER
300,000 parcels of land were affected, but only 60,000 of them were actually<br />
registered at the land office and 27% of all public records were destroyed. 10% of the land<br />
registrars were destroyed and the other 90% are in critical physical condition. 80% of the<br />
other land records and cadastral maps were completely destroyed.<br />
The goal of the project is to improve land tenure security in Aceh after the devastation<br />
and after the destruction of evidence of ownership, which is being achieved through<br />
a number of things. To mention a few: reconstructing and conserving the official land<br />
records, reconstructing the actual land office, digitization of paper records and subsequent<br />
back-up of those digitized copies.<br />
The total amount of the loan is 28.5 million USD.<br />
The recovery of land records is important for further reconstruction work, long-term<br />
economic development and for establishing social justice, as well as ensuring the rights of<br />
vulnerable groups, like orphans and female heirs. Services and maps will be created and<br />
compared with pre-tsunami records to determine land ownership. In particular satellite<br />
mapping will be used.<br />
Of course duplicate copies of the records did not exist; the damaged records were<br />
sent away for conservation. Once conserved, the records will be imaged digitally.<br />
Development of a computerized land records management system to store the imaged<br />
records is actually happening right now, and an off-site backup system will be developed<br />
for the digitized copies.<br />
Projects like this are a source of concern for many players, especially for archivists.<br />
In this case, for example, the funding for the project is expected to end by 2008, with<br />
no further provisions for on-going management and preservation of the digital copies.<br />
Moreover the precise location of the off-site backup site is not defined and the project<br />
leaders believe that the digital copies are not so susceptible to disaster as are the original<br />
paper records.<br />
Clearly this project does not teach the lessons that the World Bank has learnt on<br />
disaster recovery linked to records keeping. First, duplication and dispersal is not clearly<br />
defined in this project: records management capacity building for the client government is<br />
not included in this loan. Secondly, disaster planning is limited only to hard-copy objects<br />
and not to their digital copies.<br />
Records in danger: learning from disaster recovery.<br />
World Bank Institutional and Client Perspectives<br />
2
2<br />
Economic and sector research in the development community is primarily focused<br />
on access to information via the web and other Information Communication Technologies.<br />
Those concerned with records and their preservation realize that the real question is not<br />
access for everybody, but access to content. Just consider that 27% of public records<br />
were destroyed in Indonesia, and there was additional damage to other records in other<br />
countries. Electronic records and other contents first need to be captured and managed,<br />
and also this is subject to disaster plans and long-term preservation strategies. After that it<br />
is necessary to separate imaging paper records and duplication by way of off-site backup<br />
for business continuity on one hand, and long-term preservation of electronic records on<br />
the other.<br />
The motives, methods and outcomes are different in each case.<br />
According to a survey completed this year by the World Bank’s International<br />
Evaluations Group, there were less than 100 natural disasters in 1975; in 2005 there were<br />
400. Material losses from natural disasters are 15 times higher now than they were 50 years<br />
ago, and this does not include the loss of priceless materials such as records. Disasters like<br />
the tsunami bring to our attention the importance of access to vital records and copies, of<br />
retention scheduling, of the efficiencies that can be gained by providing on-line access to<br />
authentic and reliable electronic records.<br />
In the end, if we want to use the web to access records after a disaster, then the<br />
records required to continue business must be captured into a defined institutionally-<br />
supported records management system; that capture has to be regulated as per institutional<br />
procedures.<br />
APR<strong>IL</strong> M<strong>IL</strong>LER<br />
Monitoring our own performance is important with regards to the lessons of large-<br />
scale disasters, but it is also important to pass along these lessons to our client countries<br />
by way of the development projects that we implement.
Problems and perspectives of digitalisation<br />
of manuscripts.<br />
The experience of the Vatican Apostolic Library<br />
IRMGARD SCHULER<br />
(Vatican Apostolic Library - Vatican City)<br />
The objective of this report is to briefly illustrate the experience matured and the<br />
problems that emerged during the photographic, analogical, digital, material and most<br />
important library reproduction projects carried out by the Vatican Apostolic Library.<br />
First of all a small excursus on the backgrounds of the Vatican Library: it contains<br />
hundreds of thousands of volumes printed during the last centuries, tens of thousands of<br />
ancient incisions and drawings, and one of the most important collection of medals in<br />
the world with more than 400,000 coins and medals. Even with such richness of works<br />
of art and proof of culture, manuscripts and the collection of ancient printed documents<br />
are the most important in terms of value, prestige and rarity and they represent the main<br />
field of survey of experts and researchers that visit the Vatican. There are approximately<br />
150,000 manuscripts, half of which are of an archival nature (the majority from some of<br />
the most important families in the history of the Church and the city of Rome such as<br />
Barberini, Chigi and many more); the other half is represented by library manuscripts,<br />
including 60,000 Latin ones (therefore written using the Latin alphabet), 9,000 oriental,<br />
5,000 Greek and 801 Hebrew. With this the Library continues its long and uninterrupted<br />
service tradition “pro communi commodo doctorum virorum”, therefore common utility<br />
of erudite men, created right from the beginning, with provident and generous rapidity, by<br />
its modern founders, Pope Nicolò V and then Sisto IV.<br />
The precious relics stored, however, should not only be accessible and consultable but<br />
also adequately preserved, together with their contents. The books are fragile: evanescent<br />
writings, inks that corrode paper, pigments that detach: together with due restoration<br />
intervention therefore it is necessary to allow for reproduction so that the possibility of<br />
consulting and studying the manuscript is not necessarily related to its physical dimension<br />
and preservation problems.<br />
2
2<br />
Please allow me to briefly illustrate the efforts made by the Vatican in this regard,<br />
where the awareness for the need for intervention in this direction, and it could not be in<br />
any other way, is always alive and present:<br />
IRMGARD SCHULER<br />
Ever since the Fourties the habit of reproducing the manuscript heritage on<br />
microfilms has always remained: the “material” dimension of the microfilm allows for<br />
the film to be processed in several ways, creating final products that are all extremely<br />
different (printed versions can be created, projects and microfilm readers easily adapt to<br />
films created fifty years ago and vice versa, and they can also be converted into a digital<br />
format, therefore creating an easy to handle and practical instrument for computer study).<br />
At worst, a good magnifying glass can represent the extrema ratio for consultation and<br />
for the study of the manuscripts produced using traditional systems. In our case, almost<br />
80% of the manuscripts, excluding those related to the Archive Section, has already been<br />
reproduced in a negative microfilm, and the hope is to start on archive materials very soon.<br />
Furthermore, two large collections of ancient works already exist, the Palatini printouts<br />
and the Cicognara editorial, integrally reproduced in micro-fiches.<br />
A special micro-film project was undertaken after the last war: the material<br />
destructions, a result of military operations, and the awareness of the possibility that new<br />
war events could lose what was saved from previous attacks, led Pope Pio XII to create<br />
a safety deposit of microfilms of the Vatican manuscripts overseas. Therefore in the<br />
Fifties, during a micro-film campaign that lasted almost 10 years, approximately 70% of<br />
all Vatican manuscripts was reproduced. The Library created the consultation of such<br />
microfilms at the Pius XII Memorial Library (also known as the Vatican Film Library),<br />
created especially in the Saint Louis University (U.S.A). Other deposits of microfilms,<br />
important but smaller, mainly created for study purposes, can be found in the IRHT of<br />
Paris and in the Hebrew University of Jerusalem. The only thing left of Pope Pio XII’s<br />
project are the positive microfilms that are still used on a very limited basis and in time<br />
tend to deteriorate, resulting in the need for a new micro-film of codes. We can consider<br />
these inconveniences as a kind of warning on the need to plan intervention of this kind in<br />
order to avoid the danger of having to repeat the reproduction campaign.<br />
Furthermore, other types of reproduction are performed in the analogical<br />
Photographic Laboratory: in particular the production of ektachromes has never been<br />
abandoned because they can, thanks to their extremely high definition (still difficult to
exceed by digital reproduction) be used to print books of art or copies and, despite the<br />
fact that their cost during the production phase is very high, their preservation is easy and<br />
cheap (basically just the air conditioning of the environment). As far as their “materiality”<br />
is concerned, the information provided on the microfilms also applies in this case.<br />
The first approach of the Library with digital reproduction began in 1994 when,<br />
together with the collaboration of IBM and the Pontifical University of Rio de Janeiro, the<br />
experimental phase of a recovery project began by means of a scanner (two TDI-Scanners,<br />
capable of producing images with a resolution of 3000 per 2500 pixel, an extremely high<br />
value at that time, and in a TIFF format), of entire manuscripts, with the sole objective of<br />
being able to consult them on the screen. Special attention was given to the protection of<br />
precious original documents, guaranteed by air conditioning of the working environments,<br />
lighting with constant quartz halogen lamps fitted with a filter device for ultraviolet rays and<br />
a support for the codes: a kind of variable lectern closed with a glass top, made especially<br />
and rather innovative during that period. After test period, the production phase began:<br />
in just four years approximately 55,000 images were acquired, corresponding to 150<br />
complete manuscripts. The images, with relative catalogue data, and initially consultable<br />
on the internal server, were stored on magnetic supports for long term storage.<br />
The subsequent attempt to perform re-conversion from tape to a hard disk registered<br />
a 5% corruption of the tapes: a huge loss of data, considering the quantity of images<br />
acquired. Furthermore, during conversion transmission errors along the network often<br />
occurred, translated into errors in colour reading, often altered. Another problem is<br />
represented by the absence of colour profiles during the acquisition phase, that now results<br />
in an imperfect chromatic yield with renewed screens. All of these aspects, combined<br />
with the criteria defined at that time, for obvious reasons related to space, of not acquiring<br />
all of the material but just the sheets with the miniatures, decorations or colours, while the<br />
pages of text were scanned in black and white, have made this heritage partially usable<br />
with limits that include high quality printing (which, in truth, was not one of the objectives<br />
of the project) and the scientific analysis of colours.<br />
After this project the Vatican gradually started to equip itself and created its own<br />
digital Laboratory in which digital images are acquired with the objective of study and<br />
publication through various procedures chosen according to the nature of the material to<br />
be reproduced:<br />
Problems and perspectives of digitalisation of manuscripts.<br />
The experience of the Vatican Apostolic Library<br />
2
220<br />
• with digital cameras for shots taken from the originals;<br />
• with scanners for the translucent images already included in our photographic Archives<br />
and<br />
IRMGARD SCHULER<br />
• with a planetary scanner, for ancient catalogues and manuscripts, that can be freely<br />
consulted by experts and are still as precious as the codes that list and describe,<br />
threatened by time and, most importantly, by frequent use. In order to solve this<br />
problem images have been set up in black and white, PDF files for easy consultation,<br />
that will gradually replace the originals in the consultation room: the absence of<br />
colour and rapid acquisition will make this project easy to handle.<br />
The resolution of all of these systems that is not very high, has guided us, for special<br />
projects, towards acquisition systems that guarantee a much higher level of quality.<br />
A recent digitalisation project has been inspired by this criteria, through the use of a<br />
digital Leaf 33 Megapixel back, that has allowed us to acquire high resolution images with<br />
four precious Hebrew codes, as well as one of the most venerable relics of the Vatican,<br />
the Vat. Lat. 1209 (also known as the B Code), one of the most ancient manuscripts that<br />
currently exists in the Bible, written in the IV century.<br />
In the meantime technological innovation in this field (starting with the<br />
“Kinderschule”, as used in German), has made a huge amount of progress: the value of<br />
the digital heritage has increased from the very high resolution (5.000 x 7.000 pixel), that<br />
will allow us to allocate the images generated to several uses and the good performance<br />
of gold, guaranteed by the use of a much more flexible illumination compared with that of<br />
a scanner. Therefore for this project three archive formats have been chosen for now: the<br />
files generated are stored in their DNG digital negative, in their TIFF photographic format<br />
and in a JPEG compression format (I will discuss archive formats at a later stage).<br />
The decision, made following digitalisation work, to produce a copy from one of the<br />
four Hebrew codes, has led us to reconsider all of the acquisition procedures of images:<br />
initially the codes, unified according to a shared procedure and sometimes specifically<br />
requested as well as aesthetically accepted, were used without any special details in terms<br />
of flattening of the sheets and homogeneity of the shot. Creation of the copy requires<br />
the application of such details in a new digitalisation campaign, carried out on the code<br />
removed from its file. The images of one of the Hebrew codes, however, were subsequently<br />
prepared by a specific programme, in a “consultable” version: the manuscript book in its
physical dimension is simulated, including the possibility of electronically emulating the<br />
act of flicking through it, something that is of a pleasant visual impact and very much<br />
appreciated by the public but not very useful for scholars who have to work on single high<br />
resolution files.<br />
Problems and perspectives of digitalisation of manuscripts.<br />
The experience of the Vatican Apostolic Library<br />
Another recent project of electronic recovery undertaken by the Library refers to<br />
manuscripts that, due to their extremely high level of prestige, preciousness and ancient<br />
nature or state of preservation are stored, with special precautions, in the Reserve of our<br />
Deposit of manuscripts. Considering the special nature of this material, it was agreed that<br />
the reproductions are of an extremely high resolution and with a very reliable chromatic<br />
performance, in order to extract the images that can satisfy any possible future need for<br />
use (copies, art prints, reproductions for scholars, multi-page files in a PDF format, images<br />
to be published on the internet and many more) and that can gradually replace the originals<br />
in studies and in scientific research.<br />
The equipment chosen, a planetary scanner, therefore not in contact with the original,<br />
can acquire up to 400 and 600 native dpi ‘s for each original, of a maximum dimension<br />
of 50x70cm, generating an image of a resolution of approximately 12,000 for every 8,000<br />
pixels, and a weight of approximately 30 Mb: lighting is of a “blade light” kind (without<br />
any IR/UV), therefore without any shadows: the performance of gold due to vertical<br />
illumination is good: finally, the original is only exposed to light when the sensor passes<br />
across it. Protection of the material is guaranteed further by an electronic weighing surface<br />
that provides a very accurate regulation of pressure. The option that allows for work to<br />
be carried out without crystals is very important, maintaining resolution, focusing and<br />
the correct enlargement unchanged, therefore being able to photograph the material that<br />
cannot be subject to any pressure. As an alternative to the weighing surface an accessory<br />
exists, designed especially to copy books that a limited opening angle: this also allows us<br />
to choose whether or not to use the glass. Acquisition occurs through 12 bits (the levels of<br />
colour that can be reproduced for each RGB channel in a pixel), 8 bit storage.<br />
During this project we have seen that a resolution increased to 600 dpi is, for our<br />
purposes, excessive: it increases the space required for archives compared with a 400 dpi<br />
resolution four fold and requires a quadruple illumination power that is more difficult to<br />
set and handle, it lowers the field depth during reproduction and at the same time increases<br />
the acquisition time and the supplementary information that this resolution creates would<br />
22
222<br />
IRMGARD SCHULER<br />
be concretely visible only under a microscope. In an enlargement ratio of 1:1 (for example<br />
when copies are made) 600 dpi is so strong that it almost “kneads” the image. Special<br />
types of materials (burin prints or drawings with thick or very thin lines) or specific<br />
fields of application (printing of posters for example) may, however, take advantage of this<br />
resolution. In general this reproduction system is an excellent compromise between quality<br />
and very high resolution, protection of originals and fast and practical reproduction (also<br />
thanks to the automatisms in cuts and of the macros for the naming of files). The archive<br />
spaces to be destined to the results of this project are, understandably, very important and<br />
therefore require an in-depth analysis that we will discuss later.<br />
In the last few years many efforts have been made by the international scientific<br />
community in order to gain access once again to the palimpsest scripts, that is to say<br />
to the scripts scratched or washed away by sheets of parchment, used as a support for<br />
new text. Another project of this kind, currently underway, was started in 2005 with the<br />
collaboration of a Japanese printing company. After a period of study and preliminary<br />
work, the initiative of BAV in the study of these palimpsests with electronic instruments<br />
resulted in the installation of one and subsequently a second scanner that generated two<br />
identical files of the same manuscript, one illuminated by a natural light and the other by an<br />
ultraviolet light, generated at an extremely high resolution (1,200 dpi). In this case also all<br />
necessary precautions have been made to protect the material, for example by constructing<br />
a flexible lectern that can be regulated from90° to 180°, preserving the integrity of the<br />
bookbinding and acquiring codes that a limited corner. After its reproduction, a specific<br />
software programme superimposes the two images, elaborating them and integrating<br />
them with the objective of isolating and extracting the various layers of the script (upper,<br />
lower and, if available, middle). This software, just like the equipment, is undergoing<br />
constant development, in an attempt to adapt its potentials and possibilities to the needs<br />
and requirements expressed by our specialist.<br />
This is still the experimental phase of a research and collaboration project, whose<br />
results are used directly by our “scriptores”, the real beneficiaries of the project, capable of<br />
efficiently using the analysis software, as real experts of the palaeographic and philological<br />
disciplines. The extremely slow recovery of ultraviolet light (that may vary between 10<br />
minutes for a 400 dpi format up to one hour and fifteen minutes for 1,200 dpi), together<br />
with the understandable weight of an image (1.5 GB) has on the one hand slowed down
acquisition and, on the other hand, resulted in the need to predispose archive spaces that<br />
are therefore very expensive.<br />
Another limit in the use of the system is represented by the unchangeable frequency<br />
of ultraviolet light during reproduction, therefore excluding the possibility of using the<br />
numerous possibilities offered by the multi-spectral technique. The extremely slow<br />
process, even with the same analysis software of the palimpsests, the elaboration processes<br />
of an image that take up a huge amount of memory, have promoted a 24 bit reproduction<br />
rather than 48 bit, therefore reducing the archive space necessary by half, without having<br />
to give up the 1,200 dpi resolution, vital to create enlargements of images, enlargements<br />
required by specialists working on the shape, the ductus and the hatching of single letters,<br />
and suitable to use the images in a future perspective, awaiting the constant and rapid<br />
technological progress in this field.<br />
Therefore this is a long term project in which the adoption of the very best technical<br />
standards currently available is extremely important. The images generated are in reality<br />
archived bit by bit, even though an analysis of the scripts may, in some cases, only occur in<br />
many years to come: nevertheless it is important and vital that the acquisition of images is<br />
completed as fast as possible: the treatment of palimpsest sheets with Gallic acid, applied<br />
during the XIX century in order to make the writing underneath visible, is making the<br />
scripts more and more illegible, resulting in the irreversible deterioration of the oxidation<br />
processes caused by the Gallic acid itself. According to an estimate, the palimpsest pages<br />
of Vatican manuscripts should amount to approximately 25,000.<br />
In order to end this note, I would like to point out some elements that I consider<br />
important in the definition of collection, management and preservation strategies of digital<br />
data:<br />
Problems and perspectives of digitalisation of manuscripts.<br />
The experience of the Vatican Apostolic Library<br />
• The format to be adopted in order to archive images is constantly discussed: is it really<br />
worth choosing the TIFF format for long term preservation as the most important<br />
libraries in Europe are currently doing or should we ask ourselves if this is perhaps a<br />
choice determined by habits and probably influenced by commercial strategies? The<br />
JPEG format, even though it is a free format, is not recommended as an archive format<br />
as it may present different parameters every time it is opened, but can PNG or Bitmap<br />
be considered a possible alternative? We must ask ourselves if they provide less useful<br />
information or less excessive information (such as, for example, advanced regulation<br />
223
22<br />
channels and technical and commercial metadata)? In favour of TIFF it is important<br />
to state that it represents images with various spaces of colour and, furthermore, it<br />
is the only format with the possibility of saving images with 16 bit of colour depth,<br />
required to guarantee greater precision in rounding off of calculation values during<br />
elaboration.<br />
IRMGARD SCHULER<br />
• In the case of digital cameras the procedure of filing images in the output format of<br />
the equipment itself is commonly accepted, but it is legitimate to ask ourselves if it is<br />
worth doing so without filing of the respective TIFF or other format.<br />
• Is a high or extremely high resolution really necessary? Often there is no real need for<br />
such high resolutions, in reality it all depends on the use of the image and what is to be<br />
achieved (for example a whole range of images to be inserted in the internet can be of<br />
a lower quality, but a manuscript to be reproduced for preservation and study reasons<br />
must be as high as possible!). Naturally resolution is not the only parameter used to<br />
assess a reproduction system: it is the synergy between sensor, optics and illumination<br />
that determines the final quality of the image.<br />
• Can we trust copies and constant back-up procedures of data on hard disks or should<br />
we think of systematically creating further copies of all of the material on a tape and/<br />
or optic support (despite proven unreliability of both of them)?<br />
We often ask ourselves about the relation between costs and benefits of an archive in<br />
TIFF, that obviously has special demands in terms of space: the hypothesis of the creation<br />
of a global storage space of 50 terabytes of all digital data, protected by a firewall and<br />
that can guarantee the copies of data and the disaster recovery processes as well as use<br />
of this data through a LAN network in 10 gigabit XGLO (a development of the Ethernet)<br />
as a transfer vehicle of data within the various offices has been elaborated in the Vatican,<br />
while the digital photographic Laboratory would be left in charge of the skills and archive<br />
methods and management of all related servers. But the very high costs (approximately<br />
300,000 Euro) have resulted in the selection of a smaller alternative project, at least for the<br />
moment, of archives in the Oxiria server and on single external hard disks positioned in<br />
storage towards (in the network), a practical solution for the transportation of data.<br />
Despite the fact that digital technology is now very much diffused and applied,<br />
there are still many questions and uncertainties, therefore every decision must be made<br />
with extreme caution and far-sightedness: looking towards to the future, comparing and
Problems and perspectives of digitalisation of manuscripts.<br />
The experience of the Vatican Apostolic Library<br />
updating constantly in a field that is undergoing rapid development is obligatory, always<br />
bearing in mind the criteria of practicality and economy. We need approved standards in<br />
order to protect the integrity of our digital contents, a heritage that will never replace the<br />
originals completely but that will be very useful to preserve them and understand them<br />
better, therefore contributing to maintaining the spirit of the person that created them.<br />
22
CHEN BITAN<br />
(Cyber-Ark Software – Tel Aviv)<br />
Management and protection<br />
of medical digital data<br />
In the recent years we have experienced an ever-growing presence of digital media<br />
in the world. The digital heritage is increasing; our cultures and societies are becoming<br />
more and more digital in all aspects. Almost every day some materials, as newspapers, are<br />
available in both physical and analogue methods; in addition they are produced through<br />
a digital method in order to be shared by a huge number of people. Some information is<br />
even “born digital”, which makes the situation even worse because we do not have this<br />
information on a physical medium since data are originated with a digital method only.<br />
Recently the awareness has grown on the need to preserve information and on how<br />
to preserve it, in order to safeguard our culture and our history, too. The primary risk<br />
is that of mismanaging information security: this might be very critical and even cause<br />
disasters starting from a simple critical information loss. We often keep a lot of sensitive<br />
and critical information in our archives: in some cases some people might have an interest<br />
in altering or deleting such sensitive information. Mismanagement of the security access<br />
to information might lead to destroy this information either accidentally, or intentionally,<br />
or to alter it illegally. The result of this activity could lead to a kind of history re-writing<br />
by someone changing the records of the history that we keep for the next generations.<br />
Sensitive information is even more topical, of course. In many cases it consists in<br />
research that might be accessed by people who are not allowed to. Much damage can<br />
be done to the group of people who work on a specific research work by unauthorised<br />
individuals who find a way to this information.<br />
In the past archiving was mainly physical, i.e. physical material was stored in the<br />
archives. It was relatively simple, then, to find a security policy on the physical access to<br />
the archives and to the material. We could define specific areas which people would not<br />
be allowed to access unless permitted to. Or still, we could put very sensitive material<br />
in a physical safe, either in banks or in a well-controlled physical archive, thus gaining<br />
excellent control of the people who were allowed to access the materials stored in that<br />
specific environment.<br />
22
22<br />
When moving to a digital environment the whole matter becomes much more<br />
complicated on the one hand, because the stored information is exposed to new risks<br />
and new potential attacks. But on the other hand we must remember that moving to a<br />
digital environment brings us a lot of benefits, since the technology associated to this<br />
environment gives us a much better security level.<br />
When talking about information security in archiving, there are some specific<br />
requirements on how to protect this information. To mention just a few: data security<br />
regardless of the network security level; long-term availability; granular access control;<br />
separation of duties; version control, and others.<br />
First, high level security regardless of overall network security. In most cases when<br />
we keep information in archives, we want to share this information worldwide and the best<br />
way to do it is through the Internet, which is a public network exposed to many forms of<br />
attacks. But if, on the other hand, this information is really critical and sensitive, we must<br />
provide it with the best security level. Such a security level shall be the highest regardless<br />
of the security level of the Internet. This means we have to isolate the archive within<br />
the network and bring it to the highest level of security. This is a great challenge when<br />
studying information security.<br />
The next requirement is, of course, long-term availability. It may sound obvious<br />
but we must make sure that the applications and the systems we use include – within the<br />
application – a mechanism to keep this information in the long term, in such a way that<br />
nobody will be able to delete it unless the period of time set to keep the information has<br />
expired. This mechanism must be part of the application and of the system that we need<br />
to build if we are to protect our data.<br />
CHEN BITAN<br />
Thirdly, granular access control. When it comes to archiving information, part of this<br />
information is public information to be shared among all the people, while part is private<br />
information. If and when such private information becomes sensitive for public work, we<br />
may need to share it with a wider audience while restricting access according to the access<br />
control rules we want to provide. Therefore the system must provide a built-in access<br />
control mechanism and content authenticity. In the physical world content authenticity is<br />
represented by the signature of the author on a document or research; in the digital world<br />
it is very difficult to assign an identity to the content of information.<br />
Archiving systems can benefit from additional technological improvements; for
example there are many methods to apply a digital signature on the documents stored in<br />
archives. A digital signature means that we can associate the person who stored a piece<br />
of information to that specific information; moreover, the person signs the content in such<br />
a way that if the content is changed the signature will not be valid for that document any<br />
longer. This is a necessary step to guarantee content authenticity.<br />
The issue of separation of duties concerns system administrators. In the digital<br />
environment some privileged users have the task to manage the system, and also to upload<br />
and change information if need be. Also with the archives that store extremely critical<br />
information we need technical system administrators to manage and maintain the system,<br />
but without the ability to access and to touch the information and, in some cases, even<br />
to be aware that specific information exists in that archive. Let us not forget that some<br />
subjects may have an interest in changing some pieces of information. There is a great<br />
challenge in maintaining the system and, at the same time, preventing access by illegal<br />
administrators or powerful users.<br />
Long-term repository requires strict version control, because information is<br />
dynamic. Many new versions of the same piece of information can be created, so one<br />
of the requirements we would like to achieve is a built-in version control whereby every<br />
time new information is stored in the archive the system creates a new version instead<br />
of destroying the old one. This way we can have a full record of the information in our<br />
archive.<br />
Management and protection of medical digital data<br />
Full audit trail is another important feature that allows to know who accessed<br />
information and to track all log activities. This feature can create a historical report<br />
stating who accessed this information, what they did with it, was it legal or not. This may<br />
be either for statistical reports or, in most cases, for security reasons.<br />
In the last few years we at Cyber-Ark have been working on a method for the secure<br />
repository of a digital archive. We call it Cyber-Ark Digital Vault. Basically, it consists<br />
in taking the concept of the physical vault and bringing it to the digital environment,<br />
creating a digital vault that is very similar to the physical vault we know from our day-<br />
to-day environment. The security depositor of digital archiving is based on Cyber-Ark<br />
patented technology; based on it, we succeeded in creating an environment that is highly<br />
secure regardless of the overall network security. It can be located on the Internet, which<br />
is really insecure, or it can be located in an organization’s own network, which might be<br />
22
230<br />
more secure, but the security of this area will not change no matter which network the<br />
security depository is placed.<br />
What is the Digital Vault exactly?<br />
First, it is a dedicated server that was built specifically to serve as a secure depository<br />
for archived data. No application and no software run on this server except for the digital<br />
vault application. Any access to data must go through the digital vault application, so the<br />
latter has full control over access to data; no one can bypass the security of the digital<br />
vault because there is no other software, in this server, that can provide access to the data<br />
in the vault.<br />
This application is built by multiple layers of security that provide all the security<br />
requirements discussed above. For example, any access to the digital vault will be encrypted<br />
and signed in the network. It means that if I am located in Washington and I want to access<br />
some archive server located in London through the Internet, I can securely access this<br />
archive because all the information between my location and the archive location will<br />
be encrypted and signed: nobody will be able to see or change the information that I<br />
am exchanging through the archiving mechanism. An internal firewall protects the vault<br />
server from any communication coming from outside the vault.<br />
Thanks to the digital vault security system, I can see immediately which person<br />
accessed every file containing information and what exactly they did with it. It is a way<br />
to keep control over information. If we want people to trust our archiving mechanism, we<br />
need to provide them with the capability to see exactly what happens with the information<br />
they store in our archive and to see exactly if their information is used in the way their<br />
owner intended to. This is the auditing function I mentioned earlier; audit can be provided<br />
on a lot of records in order to produce the historical view of scanning activities and to<br />
create some statistical reports stating who asked for specific information, or for what<br />
purpose. We can learn a lot from this activity and we can improve archiving according to<br />
this log-audit system.<br />
CHEN BITAN<br />
As I said earlier, separation of duties when dealing with sensitive information is<br />
mandatory. Just to give an example, in a standard file-server environment and in a database<br />
environment the system administrator usually has the ability to manage and maintain it,<br />
and also has full authority to see and read information and even change it. Within the vault<br />
environment we do not want this to happen, so we have created a full separation of duties
etween the administrator – i.e. the person who manages the system - and the owner of<br />
the system who can access information. Therefore administrators can access this space<br />
to increase storage space for example, if I request them to, but they will not be able to see<br />
what there is in the archives.<br />
Management and protection of medical digital data<br />
The method is very useful to protect information and to share it all around the<br />
vault. It provides the ability to communicate with the vault using the public network, the<br />
Internet, but securely without the need to rebuild security rules and mechanisms. The<br />
vault includes all the security mechanisms within the system.<br />
To summarise, the vault is a secure repository where you can store any critical<br />
document or information that you have, and also share it. It is highly secure from the<br />
risks of alteration and of exposure, regardless of overall network security. It provides full<br />
auditing and full control over every single data and document within the vault. And it also<br />
provides a very advanced disaster-recovery back-up capability.<br />
23
232
The role of networks<br />
SEAMUS ROSS<br />
(Humanities Computing and Information Management – University of Glasgow)<br />
My speech will describe some projects that are involved in trans-disciplinarity and<br />
collaboration run by the University of Glasgow.<br />
When I thought about networks, which is the topic I was asked to talk about, I was<br />
not sure whether they wanted me to talk about technical networks, like lots of copies to<br />
keep stuff safe, a distributed mechanism for preservation, great storage or federations of<br />
repositories. I decided that perhaps they wanted me to talk about collaboration between<br />
groups in terms of research and of shared activity. More specifically, the projects<br />
ERPANET, the Digital Curation Centre, and Digital Preservation Europe.<br />
One of the first projects in the field was ERPANET. It was a formative project for a<br />
number of us in terms of trying to understand how we could raise awareness, how we could<br />
find educational programs in Europe and, most importantly, it helped us to understand the<br />
objectives of companies and how they were reacting to the digital preservation challenge.<br />
We ran seminars and workshops, we reviewed literature, we produced websites and we<br />
engaged people. And, most importantly, we did some case studies in a wide range of<br />
European companies, across a number of sectors. Interestingly they showed that the<br />
companies – both public-sector and commercial organizations – are waiting for external<br />
companies to provide them with technical solutions. Most organizations are extremely<br />
poorly prepared for digital preservation. Consistently we found that there was a lack of<br />
understanding, of appreciation, and of policies within organizations to support preservation:<br />
raising awareness remains a major issue.<br />
Sectors such as broadcasting are marked by a lot of collaboration, therefore they record<br />
far more effective results from collaborative projects. They have produced real, genuine,<br />
usable technologies to improve the preservation arena. In areas like pharmaceuticals,<br />
where there is not that same level of collaboration but there is a realization of the<br />
tremendous importance of preservation in terms of business continuity and of business<br />
productivity, the organizations continually invest huge sums of money to maintain their<br />
digital materials over time. The broadcast sector is being much more effective because<br />
they are collaborating.<br />
233
23<br />
ERPANET showed that if you can bring a team of people together, they could<br />
demonstrate the power of collaboration.<br />
Another project, Delos - a digital libraries’ project - has shown that if a group of<br />
people work together on research problems and they focus on the small way, it is possible<br />
to convert those results into larger support for bigger projects. In the digital preservation<br />
cluster within Delos we built our project to look what the research needs in preservation<br />
were. We focused on a small number of preservation arenas, one of which resulted in<br />
a project called Planets, which is the development of a test-bed and sets a matrix for<br />
evaluating preservation methodologies. This is very important because often a lot of<br />
preservation work is theoretical, not enough of it is being validated in any way or based<br />
on test-beds. In Planets we were building on the work done in Delos to deliver a test-bed<br />
environment that would allow assay the design preservation experiments.<br />
Delos has had impact on three projects: CASPAR, which is a data-science project<br />
in which professor Guercio and I were involved and is led by the CCIRC in the UK;<br />
Digital Preservation Europe which Maurizio Longhi and I were involved in; and Planets,<br />
which also has chair in Pisa. The interesting thing about all of these projects is that they<br />
have a very heavy Italian involvement in collaboration. Italy has a tremendous amount of<br />
leadership in the digital preservation arena.<br />
The Digital Curation Centre in the United Kingdom takes a very different approach<br />
to the concept of digital preservation. It says that we have to bring together four core<br />
activities: outreach, i.e. we have to reach out and tell people what preservation is; we have<br />
to bring together collaborations of networks of associates in those outreach activities;<br />
we have to have services, i.e. what is a registry, how do you get information on a file<br />
format, representation, information registries. We have to develop new tools and we have<br />
to conduct research that is aimed at shaping the services people say they need.<br />
Research achievements are extremely important and I would single out certain<br />
research we are doing in the area of the origin of digital materials. Provenance is an<br />
extremely important topic in terms of digital materials and especially important in the<br />
scientific area, where scientists build on older datasets to draw their conclusions. When<br />
we look at longevity, we want to be sure that we know the provenance as well as the<br />
authenticity of the material over hundreds, if not thousands of years.<br />
Finally, my own group in Glasgow is doing a work on certification and automated<br />
metadata extraction.<br />
SEAMUS ROSS
Automated metadata extraction is necessary because the sheer volume of material<br />
that we are going to deal with in the digital preservation arena compels us to automate as<br />
many processes as possible. Automation of the processes can only be done by different<br />
groups working on different aspects of the problem and putting the pieces together into a<br />
preservation pipeline.<br />
We have a new project called Digital Preservation Europe, which builds on ERPANET<br />
and is designed to take the collaboration roles and to create synergies between different<br />
research groups to ensure that there is an understanding of what is happening within the<br />
European research area. The project runs for 36 months and, very importantly, it is going<br />
to develop a research agenda. It will provide briefing papers and fact sheets, awareness-<br />
raising workshops.<br />
If collaboration is important, competition is important, too. We need to catalyse more<br />
young resources, especially in engineering and computing science, to take an interest in<br />
digital preservation. We hope that the digital preservation challenge will give them a clear<br />
activity to perform and a clear measurement of that activity performance; and for those<br />
who are really successful, a prize. I hope these can catalyse the interest of young people<br />
in digitalization preservation. So collaboration is important, because they have to work in<br />
teams, but competition too, because they compete with other teams to take it forward.<br />
Moving to repositories, we feel that Digital Preservation Europe is going to do some<br />
work to federate them, trying to ensure that when we view a digital repository and need to<br />
have some kind of redundancy, or dispersal, then we are able to collaborate with another<br />
repository somewhere and share resources, and thus have a redundant copy in case of a<br />
disaster. This meets some of the issues related to security in long-term preservation.<br />
Audit and certification is another big area we will be doing work in. There is some<br />
general assumption that libraries and archives, being traditionally very good in caring for<br />
print materials, are a great place to care for digital materials. That argument is unproven<br />
and if they are going to compete effectively they have to demonstrate that they have good<br />
procedures and policies in place. In the US, some entities are working hard to create<br />
certification schemes that will allow the public have faith in the authenticity of the digital<br />
materials that repositories are holding.<br />
The role of networks<br />
Another big thing we are trying to deliver is a community-driven research roadmap.<br />
Building on the “Invest to Save” Report, we are trying to develop a research roadmap -<br />
that will be going out in the next six weeks or so - which will focus on core research issues.<br />
23
23<br />
SEAMUS ROSS<br />
We are trying to deliver it in a timely fashion, so that when the first call for FP7 funding<br />
goes out this research will inform how evaluators typically respond to the cause, which<br />
ensures that the user community – libraries and archives – are getting research results that<br />
actually deliver the products and services that they really need.<br />
Why in the end should we collaborate? Because research is expensive, and we want<br />
to eliminate duplication of effort. We want to distribute the work across the community<br />
as a whole, so that more and more of us are aware of and benefit from the work done by<br />
others. We need to build communities of practice, we can no longer assume that we can<br />
operate as individual entities. We have to share expertise, we have to share efforts, and we<br />
can only do that if we work in teams. But in order to be able to collaborate by building up<br />
teams, we have to improve public awareness of the problem.<br />
And we also need to raise awareness within our educational perspective, not just<br />
in the archival and records-management community, but also among data scientists and<br />
researchers in the science community. Collaboration and networks like Digital Preservation<br />
Europe, InterPARES and ERPANET are absolutely fundamental to our ability to deliver<br />
preservation, technologies, preservation capability into the future. I hope that by attending<br />
here today you are going back to your workplace and you are going to make new friends<br />
with whom you collaborate, feeling the desire to work together against the preservation<br />
risk and to address the preservation challenge.
From Hammurabi codex to digital Rosetta Stone.<br />
Long term preservation of digital content<br />
ALfREDO M. RONCHI<br />
(Politecnico di Milano / MEDICI Framework)<br />
Graffiti from the digital era<br />
In the last decades we faced two related processes, the increasing role of electronic<br />
devices in our every day life and the “rush to digital formats”. Institutions, organisations<br />
and private companies launched a mid term programme converting their own archives in<br />
digital format. Even people at home started a “personal data” conversion toward digital<br />
format: documents, music, movies, drawings and photos left their original format and<br />
medium reshaped in “bitstreams” on digital media. It was a common understanding that<br />
digital format was the “ultimate format” in order to “freeze” information “forever”. The<br />
idea to perpetuate texts, images, artefacts once converted in “digital” has been widely<br />
shared and supported / sponsored. As a result large part of our future heritage, our legacy<br />
to future generation relies on digital technology. Here comes the major concern: is digital<br />
technology suitable for long term preservation? Is electronic machinery, actually the<br />
implementation base of digital technology, enough durable in order to guarantee future<br />
access to information? If not how can we face this problem?<br />
Rapid changes in technology make preservation of digital content a challenge. Taking<br />
into account the huge amount of data to be filed, the amount of time to accomplish with<br />
this task and more over the period of time we need to store such information, we have to<br />
value objectively a problem up to now widely underestimated and that is the conservation<br />
for long periods of time of digital information. This subject takes us to consider two<br />
aspects, the first is technological obsolescence and the second the ‘temporary instinct’ of<br />
the so-called ‘permanent supports’. The biological clock of ICT beats smaller time slices<br />
compared to those considered worldwide in the field of cultural heritage. Digital formats<br />
becomes suddenly obsolete and disappear. An extraordinarily long-lived solution, such as<br />
the PC/DOS in great favour for over twenty years, represents a short-lived apparition if<br />
compared to the time spent in state owned archives. Computer systems are aging, media on<br />
which information is stored are disintegrating; the magnetic technology diskette survives<br />
23
23<br />
without problems for thousands of hours but not enough to be considered ‘permanent’ for<br />
those aims. Which are the long-term implications if we rely on current digital technology<br />
to preserve our cultural memory? Long term preservation of digital archives is an issue not<br />
only for cultural content but even for e-government and social services. Electronic devices<br />
are disappearing because some key components are no more available on the shelf so the<br />
only chance is update the devices if possible or have a look at vintage market, if any.<br />
On May 2004 a panel on long term preservation of digital content was held in New<br />
York on the occasion of the World Wide Web Conference 23 . Later on, on September 2006<br />
on the occasion of an event held in Asolo a set of recommendations was issued. The<br />
present section provides the basics about critical issues and concerns related to long term<br />
preservation of digital content.<br />
Already lost and ..... to be lost<br />
A Digital Black Hole should capture major part of our recent heritage; today we<br />
can only imagine the “Battaglia di Anghiari” fresco by Leonardo da Vinci, Alexandria<br />
Library, some lost plays of Aeschylus or the original content of Palimpsests and Egyptians<br />
Papyri.<br />
Will future generations, even not very far in the future, be able to access the content<br />
we produced? Do they will be able to play our electronic music, experience computer art,<br />
browse our multimedia archives or play our archaic video games?<br />
Rolls Royce recently celebrate its first century of history enjoying a huge parade of<br />
vintage cars from the early years of last century, do future generation enjoy the second<br />
century of life of the company thanks to a similar parade? If this will happen they will<br />
probably see the same cars from the early XX century because if there is still someone<br />
able to build a carburettor from the twenties we do not meet anyone able to refurbish<br />
or rebuild a PNP transistor or early ICs. What will happen to my electronic Leica R4<br />
in the near future if simply the disappearing of PX625 cells created big troubles to the<br />
mechanical Leicaflex SL2? Pre amplifier such as the glorious Mc Intosh C28 will survive<br />
to the extinction of thermo ionic valves?<br />
ALfREDO M. RONCHI<br />
ICT and its “fragility” is deeply merged with our every day life, we do not care too<br />
much about this until malfunctions, viruses, black outs or “millennium bugs” take us to<br />
consider the dark side of technology. Does future generation have the opportunity to enjoy<br />
23 Please refer to the url www.medicif.org or the printed report on Long term preservation of digital content.
today exhibits of Ars Electronica? Or some impressive products from MIT MediaLab?<br />
Similar considerations might have a clear feedback on the perception of objects’<br />
value and their everyday use.<br />
Of course we cannot preserve every thing, there are products and contents that does<br />
not necessary reach future generation, sometimes this will simply affect the economic<br />
value of the object, “pre-owned” electronic wristwatches are usually less expensive<br />
then the mechanical ones. Perhaps we might devote some time to choose what must be<br />
destroyed. This appears clearly to whom were used to shoot 36 pictures saving 30 of<br />
them as acceptable, today we shoot 360 digital pictures finding later on only 10 of them<br />
acceptable. What should we do for the 350 left?<br />
Anyway there are some “objects” we need to safely transfer to future generation; we<br />
cannot leave as our legacy a “black hole”. Let us think to the family photo album. We still<br />
have pictures from the last part of the XIX century but we risk to do not trasfer to future<br />
generations early years of the XXI century. We risk to transfer a photo album with many<br />
blank pages...<br />
The ability of a culture to survive into the future depends on the richness and acuity<br />
of its members’ sense of history.<br />
Society, of course, has a vital interest in preserving materials that document issues,<br />
concerns, ideas, creativity, art, discourse and events. Even if we simply focus, at the<br />
moment, on basic digital content such as text, continued access indefinitely into the<br />
future of records stored in digital electronic form cannot under present circumstances<br />
be guaranteed within acceptable limits. As already outlined, although loss of data<br />
associated with deterioration of storage media is an important consideration, the main<br />
issue is that software and hardware technology becomes rapidly obsolescent. Computers<br />
and microchips are aging very quickly even because this is the core of the market model<br />
for ICT based products. Companies cannot afford long life cycles; customers must provide<br />
them financial support by updating their equipment periodically even because as Nathan<br />
Myhrvold said software is like a gas expanding in order to fill all the room (computer<br />
resources). Sometimes technology advances are so relevant that backward compatibility<br />
is no more possible.<br />
From Hammurabi codex to digital Rosetta Stone.<br />
Long term preservation of digital content<br />
Some decades ago hardware was so valuable that major efforts where addressed<br />
to the reuse of devices from generation to generation, thus punching machines, printers,<br />
23
2 0<br />
tape units where adapted to new mainframes. Software drivers where written ad hoc and<br />
applications where re-designed or adapted to the scope.<br />
Nowadays we face the opposite problem, hardware following Moore’s Law is going<br />
to cost less and software together with content is to real asset to be preserved.<br />
Storage Media are subject to degradation, they are not designed in order to survive<br />
for a long period of time if we consider units of time taken from archives and cultural<br />
heritage. Magnetic technology does not guarantee long term access to stored information,<br />
tapes and disks are loosing they property and are sensitive to environmental conditions<br />
such as: heat, humidity, magnetic fields, static electricity, dust, fire etc..<br />
In addition they becomes obsolete as do devices capable of reading such media, how<br />
can we read today a 9600 bpi magnetic tape, a 8” floppy disk or even a 5” ¼ one. How can<br />
I use a RLL or IDE early hard disk? Reasonably old formats and standards give way to<br />
newer formats and standards.<br />
This happens even in software standards, the way to code information and the quality<br />
of information filed are getting better. This situation holds both for electronic records<br />
derived through conversion from some analog form (paper, film, video, sound etc.), and<br />
for records that originated in electronic form (born digital). Digital content derived from<br />
analog form, if till possible, could be digitised again in order to enjoy new standards and<br />
formats, content originated in digital format has to be preserved starting from the original<br />
record.<br />
ALfREDO M. RONCHI<br />
Until recently, documents were generally paper or microfilm based. Microfilm<br />
technology was largely appreciated because of efficiency, usability, robustness and we<br />
may say now because is almost “hardware” independent. Some decades ago people started<br />
to convert microfilm archives into digital archives, such a conversion took some resources<br />
in order either to digitise documents and sometimes convert them in formatted text either<br />
to do the same on drawings and sketches trying to store a vector version.<br />
Almost twenty years ago scanners with raster vector conversion where a best seller<br />
and companies started to turn their huge archives from paper and microfilm to digital.<br />
This rush to digitise was driven by powerful incentives, including the ability to<br />
make perfect copies of the so called digital originals, to publish them on a wide range<br />
of media, including a significant acceleration due to the Internet enabling distribution<br />
and dissemination over networks. Publication of contents on the Internet allow people to
eformat and convert them into alternate forms, to locate them, search their contents, and<br />
retrieve them, and to process them with automated and semi-automated tools.<br />
More recently they started the opposite process even asking for microfilm machines<br />
processing digital data in order to obtain microfiches. However, today’s data storage<br />
methods include digital storage and more and more organizations store more and more<br />
of their organizational information digitally. Surprisingly little attention is given to the<br />
preservation of digital information over long periods.<br />
Historical Background on Initiatives<br />
From Hammurabi codex to digital Rosetta Stone.<br />
Long term preservation of digital content<br />
In December 1994, in the United States the Commission on Preservation and Access<br />
and The Research Libraries Group created the Task Force on Digital Archiving. The<br />
purpose of the Task Force was to investigate the means of ensuring “continued access<br />
indefinitely into the future of records stored in digital electronic form.” Composed of<br />
individuals drawn from industry, museums, archives and libraries, publishers, scholarly<br />
societies and government, the Task Force was charged specifically to:<br />
1. “Frame the key problems (organizational, technological, legal24 , economic etc.)<br />
that need to be resolved for technology refreshing to be considered an acceptable<br />
approach to ensuring continuing access to electronic digital record s indefinitely into<br />
the future”;<br />
2. “Define the critical issues that inhibit resolution of each identified problem”;<br />
3. “For each issue, recommend actions to remove the issue from the list”;<br />
4. “Consider alternatives to technology refreshing”;<br />
5. “Make other generic recommendations as appropriate”.<br />
The Task Force issued a draft report in August, 1995. An extended comment period<br />
followed, during which a wide variety of interested parties located both in the United<br />
States and abroad contributed numerous helpful and thoughtful suggestions for improving<br />
the draft report, many of them were incorporated in the final report issued on May 1996.<br />
On the occasion of the International Conference on ICT for cultural heritage called<br />
CULT-H held in Vienna on 1999 a specific session and exhibit was devoted to aging<br />
of media and information preservation. Panels with disintegrated magnetic-tapes, dusty<br />
computers and “melted” floppy disks recalled merely the physical side of the problem.<br />
24 Autenticity of the document, integrity of the content, certification of the source and time related information.<br />
2
2 2<br />
Studies and research were carried out in the following period of time; in 2002 on the<br />
occasion of the International Conference on Digital Libraries sponsored by the Association<br />
for Computing Machinery a “Panel on digital preservation” was held.<br />
Reagan Moore from San Diego Supercomputer Centre introduced the levels of<br />
abstraction that are needed to create infrastructure independent representations for<br />
data, information, and knowledge; in addition a prototype persistent digital archive was<br />
presented. The persistent archive infrastructure has been developed for use by the National<br />
Archives and Records Administration and other Federal agencies.<br />
NARA’s Vision for the Electronic Records Archives states: “The Electronic Records<br />
Archives will authentically preserve and provide access to any kind of electronic record,<br />
free from dependency on any specific hardware or software, enabling NARA to carry out<br />
its mission into the future.”<br />
William Underwood reported on lessons learnt in preserving digital records created<br />
on personal computers and more specifically the digital records created on personal<br />
computers during the administration of President George Bush (1988-1992).<br />
Digital fragility: problems and issues<br />
ALfREDO M. RONCHI<br />
The general problem can be structured and analysed. On the top of a theoretical<br />
taxonomy we may identify two main branches:<br />
a) Hardware / firmware and software aging and disappearing; such problems are mainly<br />
but not only related with preservation of devices and computer controlled functions.<br />
This refers to car components, electronic devices such as cameras, video, Hi Fi Stereo,<br />
major part of artistic installations and even machinery usually designed for long lasting<br />
life (i.e. the ones controlled by relays in the past now incorporating micro chips).<br />
A significant overview on such a problem was provided by a 1995 report from the<br />
American National Research Council in the following statement: “The fact that most<br />
electronic hardware is expected to function for no more than 10 to 20 years raises very<br />
serious problems for long-term (more than 20 years) archival preservation. Even if the<br />
operating systems and documentation problems somehow are dealt with, what is the<br />
archivist to do when the machine manufacturer declares the hardware obsolete or simply<br />
goes out of business? There will be an IBM or Sony in the year 2200? If they still exist,<br />
will they maintain a 1980-1990 vintage machine? Moreover, it must be realized that no<br />
archival organization can hope realistically to maintain such hardware itself. Integrated
circuits, thin film heads, and laser diodes cannot be repaired today, nor can they be readily<br />
fabricated, except in multimillion-dollar factories.”<br />
b) Now leaving hardware preservation apart we can focus on the other side of the<br />
coin, “simply” content preservation. An even increasing number of Institutions,<br />
organizations and companies store more and more of their organizational information<br />
and content digitally. Furthermore, according with Moore’s law computer technology<br />
makes available new generations of systems, which are more powerful and more cost<br />
effective, and thus, are quickly adopted usually loosing some backward compatibility.<br />
As soon as old technologies are replaced by new generations of hardware and software,<br />
new data formats PICT, GIF, TIFF, BMP, JPG are introduced. Over time, we are<br />
losing our knowledge of how the previous generations of systems stored and accessed<br />
documents, simply consider vector graphics file formats over the last two decades:<br />
IGESs, DXFs, DWGs, Open Inventor, VRML, etc.<br />
Within many organizations today, world-wide, digital documents that are official<br />
records must be categorized and managed in accordance with approved records schedules<br />
that should differ from country to country but basically they force to retain, by law, data<br />
for at least a minimum period of time. These records must be retained and accessible<br />
throughout their life cycle in accordance with the same laws and standards that govern<br />
paper records.<br />
This means usually more then 90 years for medical records, ten years for basic<br />
technical documentation and accounting, 75 years for copyrights a “potentially unlimited”<br />
amount of time for historical records and state archives.<br />
In the United States, for instance, in the case of government documents the law<br />
dictates that an official Government record must be classified into one of 26 retention<br />
periods set forth by the Archivist of the United States. These retention periods range from<br />
30 days to Permanent storage and include time periods of 30 years, 50 years, and 75 years.<br />
In addition there are special requirements such as archives of copyrighted information<br />
created in order to preserve content till the expiration of copyrights and public domain<br />
fruition, this means in Europe more then 75 years storage.<br />
Let’s take a break and consider another point of view like in the story of optimist<br />
looking at the half full glass, the pessimist looking at the half empty glass and the engineer<br />
looking at the oversized container.<br />
From Hammurabi codex to digital Rosetta Stone.<br />
Long term preservation of digital content<br />
2 3
2<br />
Storing content in digital format we do not only face problems and potential danger,<br />
one of the positive aspects of digital object is “cloning”, this solves the eternal conflict<br />
between preservation and access. In order to add some more positive aspects, Internet<br />
technology thanks to de facto standards and almost platform independency has improved<br />
the potential life span of its own content.<br />
ALfREDO M. RONCHI<br />
In order to approach long term preservation of pure content we can list the different<br />
levels of complexity and function to be preserved. Content and functionalities to be<br />
preserved could range from:<br />
1. Plain text (for a long time the essence of interoperability and long term format);<br />
2. Text with specific formats and functions (such as camera ready pages, spreadsheets,<br />
database import/export formats)<br />
3. Multi/hypermedia content (images, movies, sounds in different formats, links, refs);<br />
4. Technical Sketches, 3D models (vector graphics, interactive scenarios);<br />
5. Content deeply merged with specific applications (archives, data base, , video games,<br />
custom applications);<br />
6. Interactive installations, enhanced virtual reality applications, etc<br />
7. Future applications involving a higher interaction with users and heterogeneous<br />
distributed data structure.<br />
Of course each of such different levels of content complexity requires different<br />
efforts in order to be preserved or restored. Is evident that plain text is easy to maintain<br />
whilst videogames requires usually emulation or preservation of original platforms,<br />
where emulation means even speed reduction of emulators in order to provide the original<br />
performance to the game.<br />
The rationale of preservation strategies and main approaches<br />
Preservation of digital and electronic assets covers a wide range of interests: from<br />
high level and mission critical information and applications to every day life “objects”.<br />
Such a relevant task will involve both high skilled ad hoc organisations and citizens, the<br />
first ones saving military or census records the second ones saving their photos, music,<br />
documents.<br />
The idea that once you have done the hard work to convert your original in digital<br />
format your reached the “safe” side of the river does not reflect reality, once you have
your digital data, bit streams, you simply start to consider a different strategy for<br />
conservation.<br />
One of the first things to consider is that content has its own life cycle, even if<br />
“paperless” office has created much more paper than ever and low cost storage technology<br />
has created terabytes of digital garbage we must take into account what is relevant and what<br />
is not, not only because preservation of data will cost some resources but even because<br />
un-useful data will simply increase “entropy”. Another relevant aspect in preservation of<br />
information is related to data refresh rate to understand fixed information and dynamic<br />
information.<br />
Once defined the life cycle of our data this will influence even their own creation 25<br />
and will generate an accounting record for resources to be invested in preservation.<br />
Prevent is better then care if we define preservation strategies we are half way to the<br />
solution. Accordingly with the nature of the problem and related potential strategies some<br />
interventions are:<br />
From Hammurabi codex to digital Rosetta Stone.<br />
Long term preservation of digital content<br />
• Refreshing – in order to avoid physical decay of data on magnetic storage media,<br />
information is simple refreshed every time a predefined time span is elapsed. There<br />
are specific software applications in order to look after such a process. If the storage<br />
media is write only or a significant portion of the life time of magnetic media has<br />
elapsed the system will move data on “fresh” storage media.<br />
• Printing / microfilming – sometimes the last resource, keep data in safe between one<br />
generation and the next one. Unfortunately there is some digital stuff that does not fit<br />
on paper or microfilm format. Under such a circumstance, technology does not help<br />
because delivers everyday new generations of “digital objects” increasingly different<br />
from traditional ones. How can we revert a digital signature in paper format or a<br />
cooperative document created in on the fly? How can we store permanently wikies or<br />
blogs? How can we manage interactive electronic art installations?<br />
• Multiple Instances (copies) – this should be considered as a human philogenetic<br />
approach. In order to increase the opportunity to survive they simply replicate as<br />
much as possible (refer to the Meme’eye Web 26 ).<br />
25 In terms of quality, quantity, technology, format, etc<br />
26 “The Meme’s Eye Web”. Susan J. Blackmore argues that memes have shaped human nature. By driving the<br />
evolution of the machinery that copies them, memes created the enormous human brain with its specialised<br />
capacity for language.<br />
2
2<br />
Now starts the hard stuff, we are not merely dealing with plain text or simple<br />
documents, the three approaches here under are often to be considered as alternatives. The<br />
choice amongst them is to be carefully considered both at the moment and long term.<br />
• System Preservation – this is the hard way to keep alive vintage technologies such as<br />
FORTRAN II or PDP11. To let old computer machinery work and perform properly<br />
for a reasonably long period of time is either very expensive and difficult. Some times<br />
this approach suggests buying used equipments in order to cannibalize them in case<br />
of need.<br />
ALfREDO M. RONCHI<br />
• Emulation – this approach looks like one of the most attractive even because of the<br />
chimera of the “universal emulator” enabling every vintage application to run on up<br />
to date computers without requiring the original system to be preserved. Referring to<br />
very common applications and single computer system emulation, video games like<br />
PAC MAN are usually preserved in such a way. Of course emulators could be shared<br />
amongst groups of applications originally running on the same platform. Problems<br />
arise if the application needs to interact with some specific software configuration of<br />
hardware device (i.e. Sega Goggles or Nintendo PowerGlove).<br />
• Migration – is an alternative both to preservation and emulation of vintage systems,<br />
the idea is to migrate/move the digital information and/or application to a new system.<br />
Migration technique is very useful and widely used in software industry in order to<br />
move applications and database management systems from one system generation<br />
to the next one. One of the key points in such a process, is to start migration before<br />
knowledge related to the application is lost. Dealing with personal information<br />
managed by desktop applications, internal data formats and functionalities are not<br />
known by the owner of information so he must rely on third parties for migration<br />
having no direct evidence of how fast knowledge is lost. In such a case it could help to<br />
have an additional copy of content coded in different standards (i.e. Internet technology<br />
standards). Open source software should help thanks to availability of the source code<br />
but, this is relevant only for users very skilled in software engineering, for major<br />
part of content producers is not relevant at all. Forward migration of digital objects<br />
to a new system generation is time consuming and costly, in addition if we consider<br />
one of the basic philosophical rule of conservation 27 , minimize harm, migration<br />
27 Conservation as a countinous process of taking care of things.
should instead maximize harm. Migration process involves data modification; such a<br />
modification will degrade the information if the new format will not incorporate some<br />
feature of the original format. Some test were carried out in the past, for instance,<br />
trying multiple migration in circle coming back to the original format, sometimes the<br />
two originals did not coincide.<br />
From Hammurabi codex to digital Rosetta Stone.<br />
Long term preservation of digital content<br />
• Standardisation - means migration from original proprietary formats to standard<br />
formats (i.e. Internet technology formats). If we are going to create long lasting digital<br />
content we must start from definition of the standards we are going to use taking into<br />
account how much they are stable and does support forward migration. The idea to<br />
move from proprietary formats to de facto standards means that knowledge of data<br />
formats should always be available even if the standard we choose will no longer be<br />
supported. Standardisation addresses two of the challenges outlined speaking about<br />
migration: loss of information due to loss of knowledge about it, degradation of the<br />
content due to multiple migrations. The question of course is how to choose the right<br />
standard in order to support the information necessary for organisational preservation<br />
and how will a future user determine what standard was actually used to preserve<br />
the information. A possible and reasonable solution for a similar problem is the use<br />
of metadata; such are XML, enabling the rich description of the standard used by<br />
original owners. This process is usually called encapsulation.<br />
• Encapsulation – this resource points to ensure future use of data wrapping the digital<br />
object to be preserved and accessed later on within a human readable skin. The<br />
wrapper could contain plain information that both supports organisational preservation<br />
and documents the preserved object in order to allow future users to decode and<br />
access it. Because there is not a unique and optimal solution encapsulation has two<br />
main challenges. The first considering actual applications is the need to generate<br />
encapsulated digital data directly from applications. Since current applications are<br />
not able to produce such data, an plug in or post processor must be developed and<br />
added to existing applications. The second challenge is the potential storage overhead<br />
due to the addition of encapsulated information; each record could be enriched with<br />
descriptive data. As a positive effect of mixing together preservation methods if we<br />
refer to data standard with our encapsulated records we can save a significant amount<br />
of storage but how long published standards will be available for?<br />
2
2<br />
Migration and encapsulation are in some sense related and dual, but if migration tries<br />
to solve the problem in advance when both detailed information about data and systems<br />
are available, encapsulation represents potential self-sufficient package of information and<br />
data that we deliver to future generation hoping to have included as much information as<br />
needed in order to let them be able to manage and read digital objects they received across<br />
the time.<br />
Trying to summarize this topic: there is not an unique or optimal solution to<br />
preservation problems, the basic approach is to refer to experts and consultants in order<br />
to identify the proper strategy and related physical implementation; as ironically stated by<br />
Jeff Rothenberg in Avoiding technological quicksand, “Digital documents last forever, or<br />
five years, whichever comes first”.<br />
Economy and Infrastructure<br />
The management of the whole problem involves several different aspects in addition<br />
to bare technological ones, there are administrative, procedural, organisational, legal, IPR<br />
and policy issues surrounding long term preservation of digital content. This increased<br />
complexity is due to the different nature of digital versus physical traditional documents.<br />
At least one aspect could be outlined before drawing the conclusions: the costs of<br />
preservation. This means to take into account from the beginning, on the occasion of the<br />
design phase of a long term data set, the best way to ensure future access to information.<br />
This approach could involve some feedbacks on the way to choose technology and<br />
standards and even the way to shape data sets. Once the data set is created running costs, in<br />
addition to infrastructure costs, could include: additional room on storage devices in order<br />
to archive copies and /or documentation and metadata, software application managing<br />
data refreshing, costs related to porting or emulation.<br />
Some remarks<br />
ALfREDO M. RONCHI<br />
Long term preservation of digital content is a big challenge in Information Society<br />
era, digital information in any form is at risk to be lost forever. Technology on which<br />
digital content relies becomes obsolete and application versions and files formats change,<br />
making data soon inaccessible. Even if content is coded in the simplest format, such as<br />
ASCII code, storage media degradation and obsolescence could make content disappear.
On-line information such as web pages and databases are vulnerable as much as their web<br />
structure become complex thanks to hyperlinks and cross references. There is a number<br />
of studies and projects actually carried out at world wide level starting for instance from<br />
the relevant work carried out care of the Task force on Archiving of Digital Information<br />
(94-96) on mandate of The Commission on Preservation and Access & The Research<br />
Libraries Group Inc.. OASIS Open Archival Information System project, CAMiLEON<br />
emulation and VERS Victorian Electronic Record Strategy together with the ERA activity<br />
launched by NARA, Interpares I,II and III are some of the most known. In addition a<br />
comprehensive vision on electronic record management standard is provided by the US<br />
Department of Defence within the report entitled “Design criteria standard for electronic<br />
records management software applications” (dod 5015.2 STD) 28<br />
Last remark, it is very important that both researches and studies on the present topic<br />
will be carried out by interdisciplinary groups in order to guarantee an effective approach<br />
to a problem that concerns the foundations of the “digital era”.<br />
Perhaps the only chance to avoid Technological Quicksand 29 is to find in the digital<br />
desert the (Digital) Rosetta Stone 30 .<br />
From Hammurabi codex to digital Rosetta Stone.<br />
Long term preservation of digital content<br />
28 Available at url: http://jitc.fhu.disa.mil/recmgt/standards.html<br />
29 Jeff Rothemberg, Avoiding Technological Quicksand.<br />
30 Alan R. Heminger, Steven B. Robertson, “The digital rosetta stone: a model for maintaining - long-term access<br />
to static digital documents”, Communications of the Association for Information Systems, volume 3 article 2 Jan<br />
2000.<br />
2
2 0<br />
ALfREDO M. RONCHI<br />
References<br />
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Information - Commissioned by The Commission on Preservation and Access and<br />
The Research Libraries Group, Inc. May 1, 1996 -http://www.rlg.org/ArchTF/tfadi.<br />
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2. The DigiCULT Report “Technological landscapes for tomorrow ’s cultural economy:<br />
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salzburgresearch.at/fbi/digicult<br />
3. Alan R. Heminger, Steven B. Robertson, “The digital rosetta stone: a model for<br />
maintaining - long-term access to static digital documents”, Communications of the<br />
Association for Information Systems, volume 3 article 2 Jan 2000<br />
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7. Rothenberg J. Ensuring the longevity of digital documents. Scientific American. 1995;<br />
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2000. http://www.dlib.org/dlib/october00/granger/10granger.html.<br />
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dlib.org/dlib/september00/lynch/lynch.html.
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D-Lib Magazine, June 2001. http://www.dlib.org/dlib/june01/06reich/reich.html.<br />
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15. Attributes of a trusted digital repository: Meeting the needs of research resources.<br />
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pdf.<br />
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20. Attributes of a trusted digital repository: Meeting the needs of research resources.<br />
An RLG-OCLC report. Draft for public comment. August 2001. http://www.rlg.org/<br />
longterm/attributes01.pdf<br />
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Information, May 1996, ftp://ftp.rlg.org/pub/archtf/final-report.pdf<br />
22. The Australian Government Locator Service (AGLS) Manual for Users, Version 1.1,<br />
National Archives of Australia and Office for Government Online, August 1999,<br />
http://www.naa.gov.au/govserv/agls/AGLS_User_Manual_1.pdf<br />
23. Bearman, D., Sochats, K., Metadata Requirements for Evidence, University of<br />
Pittsburgh, http://www.lis.pitt.edu/~nhprc/BACartic.html<br />
24. Bearman, D., Reality and Chimeras in the Preservation of Electronic Records, D-<br />
Lib Magazine, Vol 5 No 4,April 1999, http://www.dlib.org/dlib/april99/bearman/<br />
04bearman.html<br />
From Hammurabi codex to digital Rosetta Stone.<br />
Long term preservation of digital content<br />
25. Reference Model for an Open Archival Information System (OAIS), Consultative<br />
2
2 2<br />
Committee for Space Data Systems, CCSDS 650.0-W-4.0, White Book, September<br />
17, 1998, http://ssdoo.gsfc.nasa.gov/nost/isoas/ref_model.html<br />
26. Waugh, A., Wilkinson, R., Hills, B., & Dell’oro, J., Preserving Digital Information<br />
Forever, CSIRO CMIS Technical Report (forthcoming).<br />
27. Weibel, S., Kunze, J., Lagoze, C., Wolfe, M., Dublin Core Metadata for Resource<br />
Discovery, RFC 2413, September 1998, ftp://ftp.isi.edu/in-notes/rfc2413.txt<br />
28. Duranti, L., Eastwood, K., The preservation of the Integrity of Electronic Records,<br />
http://slais.ubc.ca/users/duranti/into.html<br />
29. Hedstrom, M., Migration Strategies (Draft), Prepared for Experts Committee on<br />
Software Obsolescence and Migration (1996), May 1997, http://www.sis.pitt.edu/<br />
~cerar/ftp-docs/Mig-Stra.doc<br />
30. Keeping Electronic Records (Policy for Electronic Recordkeeping in the<br />
Commonwealth Government), National Archives of Australia, http://www.naa.gov/<br />
govserv/techpub/elecrecd/KeepingER.html<br />
31. Recordkeeping Metadata Standard for Commonwealth Agencies, National Archives<br />
of Australia, Version 1.0, May 1999, http://www.naa.gov.au/govserv/TECHPUB/rkms/<br />
intro.htm<br />
32. Functional Requirements for Evidence in Recordkeeping, University of Pittsburgh,<br />
School of Information Sciences, http://www.lis.pitt.edu/~nhprc/<br />
33. Keeping Electronic Records Forever, Records Management Vision Development,<br />
prepared by Ernst & Young Public for Record Office Victoria, 1996, http://home.<br />
vicnet.net.au/~provic/vers/kerf.htm<br />
34. Victorian Electronic Record Strategy, Final Report, Public Record Office Victoria,<br />
1998, ISBN 0-7311 5520-3, http://home.vicnet.net.au/~provic/vers/final.htm<br />
35. Management of Electronic Records, Public Record Office Standard (PROS) 99/007,<br />
http://www.prov.vic.gov.au/vers<br />
36. Yergeau F., UTF-8, a transformation format of ISO 10646, RFC 2279, January 1998,<br />
ftp://ftp.isi.edu/innotes/rfc2279.txt<br />
37. Documenting the Future (Policy and Strategies for Electronic Recordkeeping in the<br />
New South Wales Public Sector), State Records New South Wales, 1995, ISBN 07310<br />
5038 X, http://www.records.nsw.gov.au/publicsector/erk/dtf/tofcont.htm<br />
38. Extensible Markup Language (XML) 1.0, W3C, 1998, http://www.w3.org/TR/REC-<br />
xml<br />
ALfREDO M. RONCHI
39. Resource Description Framework (RDF) Model and Syntax Specification, W3C,<br />
1999, http://www.w3.org/TR/REC-rdf-syntax/<br />
40. Levy, D., Heroic Measures: Reflections on the Possibility and Purpose of Digital<br />
Preservation, Proceedings of the third ACM conference on Digital Libraries,<br />
Pittsburgh, 1998, p152-161<br />
41. The Universal Preservation Format: Background and Fundanmentals, Sixth DELOS<br />
Workshop: Preservation of Digital Information, Tomar, 1998, http:/www.ercim.org/<br />
publication/ws.proceedings/DELOS6/upf.pdf<br />
42. Australian Standard on Records Management, AS4390-1996, Standards Australia,<br />
ISBN 0-7337-0306-2<br />
On Line References<br />
http://www.interpares.org (InterPARES project)<br />
shttp://www.ispo.cec.be/ida (Moreq project)<br />
shttp://jitc.fhu.disa.mil/recmgt/ (Standard 5015.2 “Design Criteria Standard For Electronic<br />
Records Management SoftwareApplications” US Department of Defense)<br />
shttp://ccsds.org/RP9905/RP9905.html (OAIS standard)<br />
shttp://sdsc.edu/NARA (National Archives and Record Administration)<br />
http://www.archives.gov/electronic_records_archives/ (18th Annual Preservation<br />
Conference Preservation Reformatting: Digital Technology vs. Analog Technology)<br />
http://www.npaci.edu.DICE/Pubs (National Archives Washington & S.Diego<br />
Supercomputer Center)<br />
From Hammurabi codex to digital Rosetta Stone.<br />
Long term preservation of digital content<br />
2 3
Activities and processes<br />
in the protection of long term digital contents<br />
MATHIAS JEHN<br />
(German national library – Frankfurt on the Maine)<br />
In the search for the various strategies for the protection of digital contents in<br />
Germany, it is necessary to characterise the single types and duties of the various libraries.<br />
The role of the German National Library is very specific: according to law it includes<br />
the entire scientific and cultural “production” of the country, more and more in a digital<br />
form. Therefore the German National Library must face the problem of not only archiving<br />
information according to text but also the audio-visual objects, web pages and respective<br />
programmes.<br />
Current interpretation of the law on the German National Library of 22nd June 2006<br />
includes an extension to the traditional form of collection with bodiless works, in other<br />
words with Internet publications such as e-mails, newsletters, digital magazines, Webloks,<br />
electronic books, data banks or, in general, pages on the Internet. According German<br />
author rights, the reproduction of protected author materials is prohibited. Consequently,<br />
users only need to use the works in the study room inside the Library. However the free<br />
objects, or the objects transformed as such through the author’s permit, are also used on<br />
the Internet or elsewhere. In the spirit of the new law the Library must provide this kind<br />
of use within 5, 10, 20 or more years.<br />
For this reason the German National Library is working towards the development<br />
of concrete protection of the preservation of long term digital contents and this is on a<br />
technical and strategic level.<br />
These procedures should also include the supports that in the past were sent to the<br />
Library with the old law and whose information is now difficult to use on a technical<br />
level due to the aged technologies and the obsolescence of data support. For example, if<br />
we think of the electronic publications on disks, on CD’s, on tapes or on cinema tape. In<br />
the near future the general formulation of the law of the German National Library on the<br />
obligation to collect all bodiless work will be discussed in order to expand and indicate<br />
the most specific regulation in the field of this new law.<br />
2
2<br />
MATHIAS JEHN<br />
As far as norms are concerned, the obligatory deliveries of objects must be regulated<br />
(“Pflichtablieferungsverordnung”) together with the collection measures. From an<br />
operative point of view, new procedures must be implemented in the German National<br />
Library in order to receive and elaborate the objects directly with the users. On a strategic<br />
level, an attempt will be made to find new members and national agreements in order to<br />
digitalise old supports that are currently in extremely bad conditions. New partners are<br />
important to solve problems in the field of audio, but also for better use of the publication<br />
of written texts. From a technical point of view, concrete work is carried out towards the<br />
development of an archive of long term digital contents.<br />
As indicated above, several institutions are involved in facing the challenge of new<br />
solutions for digital data and their relative distribution. With the support of the ministry<br />
of education and training of Berlin, the German National Library has created three large<br />
projects that I would like to introduce very briefly.<br />
1. nestor: Network of Expertise in Long-Term Storage and Availability of Digital<br />
Resources in Germany, from 2003 to 2006. Since 1st September the Nestor II project<br />
has been extended for another three years.<br />
2. kopal: a cooperative construction of archives of protection of digital information from<br />
2004 to 2007.<br />
3. epicur: Enhancement of persistent identifier services – comprehensive method for<br />
unequivocal resource identification from 2002 to 2005.<br />
On the first point, therefore the nestor project, we can see that not only the German<br />
National Library but many other national and international institutions are search for<br />
solutions for the long term contribution of electronic resources through reliable archives.<br />
In order to focus and transmit the various activities, the German National Library has<br />
created the nestor project. The objective of the project is the construction of a network of<br />
skills for the protection and disposal of long term digital contents for Germany.<br />
The project has now been extended until 2009 and guided by the German National<br />
Library it includes six members on a national level: the State Library of Munich, the<br />
Central Governmental Archives of Coblenz, the computer service and digital supports of<br />
the Library of the University “Humbold” of Berlin, the University of Hagen, the Institute<br />
of the Faculty of Museums in Berlin and the Library of the University in the province of<br />
Niedersachsen in Gottinga.
The necessary special skills for the duty of “protecting digital contents on the long<br />
term” is distributed across a wide spectrum of people in various institutions, organisations<br />
and economic companies. nestor wants to become a platform of information and<br />
communication in order to unify activities related to the protection of long term digital<br />
contents that have already started, including new measures. In this way the project<br />
creates a constant cooperative infrastructure in which the various special skills are<br />
mutually integrated. With regards to centralisation of special skills and duties related to<br />
the elaboration of practical advice and certifications, the nestor project offers concrete<br />
assistance to all of the questions related to the problem of protection of long term digital<br />
contents, the organisation of instructions in the field of this problem and, finally, the<br />
mediation of special experts.<br />
Furthermore, nestor works on another general concept of effective cooperation<br />
between all of the institutions and organisations. The objective is to provide concrete<br />
advice to protect the digital contents on a long term. The following results have already<br />
been achieved by the project:<br />
1. a portal of information, based in the Web network, in German and English with various<br />
offers and proposals for the protection and sharing of long term digital resources in<br />
Germany: furthermore, an attempt is made to collect all international activities. The<br />
page www.langzeitarchivierung.de includes material on specific topics related to the<br />
protection, documentation of conventions, databanks with information and tests on<br />
national and international publications and, finally, programmes and data on trade<br />
fairs or congresses.<br />
2. criteria for reliable digital archives and advice for a certification measure of digital<br />
archives.<br />
Activities and processes in the protection of long term digital contents<br />
3. the principles of protection of long term digital contents, also containing advice for the<br />
collection measures and the selection criteria of a digital archive<br />
4. public training for common awareness of the need to preserve digital sources in the<br />
field of small and large museums and archives<br />
5. a project for a long lasting organisation of the network of skills at the end of the project<br />
phase in 2009.<br />
2
2<br />
The objective of the second project kopal is the development, test and implementation<br />
of a cooperative archive system, allowing for long term connection with digital information.<br />
The base of the system is the “Digital Information Archiving System” (DIAS). DIAS has<br />
been created with the cooperation of the royal Library of Holland and the company IBM<br />
in Germany. In the field of kopal the project currently develops previous work according<br />
to their needs. Due to the fast technical progress in digital publications, new formats of<br />
data are applied more and more.<br />
Every format of data must correspond to special programmes for presentation and it<br />
is connected to certain kinds of computers and system managers. In order to develop the<br />
kopal a wide strategy for the protection of long term digital contents needs to be created,<br />
suitable to use the data contained in the future. At the same time, the same digital flow<br />
of data must be preserved because it is under danger due to the limited duration of data<br />
supports and relative technology in the field of preservation of data in the computer.<br />
The other duties are initially the definition of technical metadata and contents for<br />
the preservation of protection capacities of digital contents: secondly, the standardisation<br />
of the structures of objects and the transfer courses of data within the system. The project<br />
includes and puts the standardised applications among manufacturers of digital resources<br />
to the test together with the deposit systems and the document servers for services to end<br />
users.<br />
The connection through simple and effective openings of the system allows for<br />
the systems to be concentrated on their central duties in the publication and information<br />
process according to the order of succession. The project attempts to pursue in this way<br />
through the development of the system with the final objective of expanding cooperative<br />
use to other libraries, museums and archives and, in general, to the circle of the so-called<br />
“memory institutions” with its scientific archives of databanks. Since the beginning of<br />
this year the project has presented an initial prototype accompanied by intensive tests.<br />
Half way through the year the kopal project began the introduction of “real” data in the<br />
system.<br />
MATHIAS JEHN<br />
The third epicur project includes the development of the so-called Persistent<br />
Identifiers with the abbreviation URN. These Persistent Identifiers cerate special addresses,<br />
regardless of the area for digital objects. At the same time the system guarantees a long<br />
lasting application of digital resources. The method allows for a long term and reliable
Activities and processes in the protection of long term digital contents<br />
mention of the publications in the network in the form of stable links that are connected<br />
with the Uniform Resource Locator (URL’s) in the documents or in the catalogues as a<br />
test instrument. Research for the electronic publication becomes much more efficient<br />
as a unique and universal reference exists for electronic publications. How does this<br />
system work? An URN is a standardised number, similar to the ISBN of books. For<br />
example, the German National Library distributes numbers for network publications and<br />
for digitalisation and administers them on a central server.<br />
When a search is made on the internet for a URN, this number should be indicated<br />
in the access area of the browser. The browser translates the URN into the relative URL<br />
(especially in the original and archive URL) and moves to the document requested. The<br />
members of the project control numerous URL’s, the epicur includes a change. The<br />
URN, however, just like the reference number is always the same. Most of all scientific<br />
researchers can enjoy the advantages of this project. The project allows for fast and cheap<br />
publication on the Internet. Scientific researchers have a reliable and long lasting reference<br />
for text written on on-line publication. These three projects indicated prove that in the<br />
German National Library not only the knowledge of importance and the possibility of<br />
electronic resources has clearly increased in the last few years but, at the same time, the<br />
concrete use has also increased according to future demands.<br />
As far as we are concerned, the international change of experience is a vital aspect,<br />
highlighting most of all the universal need to preserve our cultural heritage.<br />
2
2 0
NITYA KARMAKAR<br />
(University of Sydney)<br />
Progress in digital preservation:<br />
an Australian experience<br />
First of all my special thanks to the organizing committee for inviting me here. It<br />
is a really exciting experience. I have some Italian connections also, as you know Sonia<br />
Gandhi is the most powerful person in India and I am of Indian origin. The second thing<br />
is that I also worked in Trieste as a theoretical physicist at the International Centre for<br />
Theoretical Physics, but for the last 15 years I have worked in the computing field, both in<br />
applications and also in development.<br />
My talk is a combination of both – some scientific and some management issues.<br />
I have taken part in some really nice presentations that I really am scared to think of<br />
my contribution to you now. One thing I like here is the audience: they are so quiet, so<br />
dedicated, nobody leaves, so it is a beautiful experience I’d like to have you on other<br />
occasions, too.<br />
No one has used the expression “paradigm shift” here, it is something new I will be<br />
talking about in digital preservation.<br />
The preservation challenge, like other challenges, is a big one. A few months ago<br />
Google has decided to digitize all textbooks and many authors were scared about what<br />
was going on. Then it was decided that with those who agreed, they would digitize their<br />
books for them. The idea of digitizing all is just scary.<br />
- Australia’s response: I am concerned more with the Australian development, because<br />
we are separate from the international development.<br />
- Australasian Digital Record-keeping Initiative. Whenever we talk of Australasia we<br />
consider only another country that is much developed: it is New Zealand.<br />
- Uniform Australian Approach: what does it mean? In Australia we have one government,<br />
we call it the Commonwealth government, which is similar to the American system.<br />
We have various states and a few territories; every state has its own key issues, so we<br />
have to bring about some uniformity.<br />
- Key issues<br />
2
2 2<br />
- I will show something about the Public Record Office in the Victoria State; they are<br />
very developed and pioneering in digital preservation. I will give you a snapshot of<br />
what the Public Record Office of Victoria is doing.<br />
- Then my concluding remarks.<br />
Why do I call it the paradigm shift? The information revolution has radically changed<br />
the concepts of our work and long-term preservation of all records. Corporate information<br />
is now shared via e-mail, websites, shared folders and relational databases. Documents are<br />
saved in digital forms in several media. The paper-based preservation has been replaced<br />
by digital preservation.<br />
You know that we have to keep paper also, but where shall we keep it? We have no<br />
space, because the population is growing, although not everywhere, and the government<br />
agencies are not going to spend money to preserve paper-based information.<br />
So what is the preservation challenge? We need reliable and authentic records<br />
accessible for many decades. Global competitiveness: someone talked about competition<br />
and this is also a challenge. Efficiency and time demands, electronic systems and formats,<br />
and digital solutions are unstable.<br />
What are the problems? Rapid obsolescence of: data formats, digital media, changing<br />
densities, hardware, software operating systems and applications. And physical instability<br />
of digital media. You know that so many things are coming, now we are moving to the<br />
USB drive; all is getting smaller and smaller.<br />
Australia’s track record in digital preservation<br />
Regarding Australia I can tell you something, because I have been living there for<br />
the last 20 years. I lived in Germany about 4 years then I went to Australia: it is very<br />
developed regarding Internet use. Library communities are very developed though NLA<br />
and PADI as we call these web resources. Another thing also much used in Australia is<br />
land preservation, all information, map and also archives and community. We will talk<br />
about archive and community more.<br />
Data migration: media deterioration, media obsolescence, we will talk of software<br />
and personnel. There is a shortage of skilled people; time cycles. Then emulation,<br />
presentation versus preservation.<br />
NITYA KARMAKAR<br />
It is not possible to preserve all the documents. I have heard that the WTC consortium<br />
in Europe is moving to XML. In Australia also preservation is being done in XML.
International standardization vs. proprietary; extensibility and adaptability, platform<br />
neutral and commodity status.<br />
The Australasian Digital Recordkeeping Initiative is very important. Number one<br />
is the National Archives of Australia managed by the Central Government, we call it<br />
the Commonwealth Government. Archives of New Zealand; Public Record Office of<br />
Victoria; State Records of New South Wales, I am from New South Wales the capital of<br />
which is Sidney. ACT Territory Records; Archives Office of Tasmania; Northern Territory<br />
Archives Service; Queensland State Archives. There you see the different states, we also<br />
have the State Records South Australia and State Records Office Western Australia. If<br />
you look altogether Australia is spending a lot of money in managing and preserving the<br />
records.<br />
The ADRI Framework is about making and managing digital records; keeping<br />
digital records (both in agencies and in the archives). Agencies are public agencies, in<br />
Australia by “public” we mean the government; and private agencies also. Transferring<br />
digital records to archives and using digital records.<br />
Making and managing digital records:<br />
Guidelines and tools for creating accurate and reliable records; classification and<br />
control of metadata for records, and technology-specific issues for records (e-mail,<br />
encryption, web-based resources); functional requirements for recordkeeping systems,<br />
model procurement specifications, compliance assessment and/or self diagnosis and<br />
schemes for record genres. Standard for recordkeeping metadata; methodologies for<br />
record-keeping system design and implementation. It is very standard so I do not need to<br />
explain.<br />
These are really all the things to be mentioned, plus the XML format in which<br />
records are kept in Australia.<br />
So when a record is kept, and used, and put in the archives, what is the guideline?<br />
What are the preferred data formats and methods for transferring records to archival<br />
custody? Whenever it comes to archival custody it is up to them, it could be state-based or<br />
community-based. It depends on where the record origin is and on the type of record.<br />
Methods for automatic transfer of recordkeeping metadata. Maintenance of<br />
provenance and authenticity.<br />
Standards for:<br />
Progress in digital preservation: an Australian experience<br />
2 3
2<br />
transfer between government agencies and from agencies to archival custody;<br />
minimum authenticity requirements and transfer media.<br />
We keep the databases and provide a website, www., plus different metadata sets<br />
(AGLS, AGIFT).<br />
The public standard is ISO 14721, I think that Europe has something similar: data-<br />
centre, up-front, comprehensive “whole-of-life” cover and implementation approaches. So<br />
this is how we keep material, it is like a data-flow chart in ISO 14721:2003.<br />
So how do we keep this approach? XML package wrapping; industry commodity<br />
platforms; open, documented formats; minimize migration requirements; provenance and<br />
authenticity mechanisms (checksums).<br />
We use not the same environment but a lot of technology: digital signature, digital<br />
certificate and strong password. The access regimes and implementation details are<br />
state-determined. What does it mean? Who will be granted access? Australian states are<br />
autonomous; sometimes they do not cooperate with the national implementation process<br />
and every state think they have the right personnel and technology. The issues to be<br />
resolved are authenticity mechanisms and storage media (RAID standard – redundant<br />
array of intelligent/inexpensive disks), technology migrations, capacity planning,<br />
repository management, scalability.<br />
How long to keep digital records?<br />
I have not heard from anybody any mention of the standard conservation duration, so<br />
it might not be interesting. The Australian Government agencies have legal responsibility<br />
under the Privacy Act 1988, the Freedom of Information Act 1982 and Archives Act 1983<br />
to ensure the ongoing maintenance and accessibility of their records.<br />
Accessibility to the records is determined by law and depends upon their value.<br />
One is the temporary value, that could be after a few years, or even 130 years, depending<br />
on how important it is. Another group is called “retain permanently in agency”: these<br />
documents cannot be destroyed. It is not a flexible group, they must maintain it for a long<br />
time.<br />
NITYA KARMAKAR<br />
As for the documents with an archival value, these can never be destroyed. Directories<br />
cannot be disposed of, instead they will be kept in the repository of the National Archives<br />
indefinitely. Agencies nominate groups of records when they develop a record disposal<br />
authority. So if some privates say they cannot keep certain documents, the National
Archives takes that responsibility and has to identify whose record they are keeping. In<br />
other words, the National Archives decides which records meet the criteria for archival<br />
value. As the official custodian of the Commonwealth Records, it has a significant role<br />
to play in ensuring the preservation and accessibility of digital records well beyond their<br />
creation. That is the commitment from the Government.<br />
The three distinct processes:<br />
- one is quarantine, i.e. the record is checked for viruses and for completeness against<br />
the list provided by government agencies;<br />
- preservation, i.e. records are preserved (normalized, or converted, into open formats)<br />
using an in-house developed software application that we call Xena (XML Electronic<br />
Normalizing Archives) and is based on XML;<br />
- storage, i.e. records deposited for a long-term storage in a digital archive.<br />
So it depends upon the agency that will keep it.<br />
This is again the data flow diagram showing how we preserve documents.<br />
Archival preservation<br />
Investigating what we should do; investigating the proposed solution; metadata;<br />
implementing the solution and implications of the solution.<br />
The objectives:<br />
- Don’t adopt preservation solutions which close off future options<br />
- Stop thinking about preservation as an end: it is a means to future access. So holding<br />
issue.<br />
Progress in digital preservation: an Australian experience<br />
is not the end, if we are preserving and nobody is getting access it makes no sense.<br />
Preservation comes at a price and we should not be afraid to articulate it. Influence<br />
decision-makers on their terms.<br />
Why should we be cheerful in Australia?<br />
Greater understanding of the issues: people understand that this is a very important<br />
Conceptual tools in place, means how can we preserve them?<br />
Cross-governmental responses: the government loves to spend money on it.<br />
E-government initiatives in Australia are very good, with e-commerce, e-services.<br />
These are unique opportunities.<br />
Heavy duty preservation projects.<br />
The problem is not fully internationalized yet, so I mean the international record<br />
2
2<br />
management, because we cannot do one solution only, we must keep en eye on other<br />
international development. Handcrafted preservation will not do, but we also have skill<br />
shortage. I think that professor Ross mentioned something as courses at university level in<br />
digital preservation; in Australia, in university we have no such thing.<br />
others.<br />
Archives are slow in learning how to manage change projects and to work with<br />
The newest skills, the necessary conceptual tools, a certain awareness is also<br />
developing…<br />
It is important to have easier access to records online; if so, it will useful to spend<br />
money on it because we have a number of projects on how to preserve.<br />
Creation of multiple copies of records for back-up and recovery in case of disaster.<br />
As for the threats, digital records are more vulnerable than records created in more<br />
traditional ways.<br />
We know that there is much technology available, but technology cannot solve the<br />
concerns on security. We need to do other things: policies, procedures, and also education.<br />
If you read the history of security about 70% is happening from inside, the own employees<br />
are violating security. So there is a lack of enforcing policy and inconsistent cyber law.<br />
When we deal with Internet it’s is very difficult to apply legal systems, because data flow<br />
from one country to another.<br />
I will go very quickly through the Victorian Electronic Record Strategy (VERS).<br />
Victoria is the name of a state, where a very nice VERS strategy was developed by the<br />
Public Record Office of Victoria, a governmental organization. The VERS mission is<br />
“to promote the understanding and effective adoption of VERS across the Victorian<br />
Government and beyond” – so they provide some consultancy – “and leading to accurate,<br />
reliable and authentic records, supporting open and accountable government and preserving<br />
digital heritage.”<br />
We already know what the digital heritage is. I like the mission very much, because<br />
everything is covered nicely there.<br />
These are the technologies in place. One is VARS In Agencies, that covers also<br />
private organization and smaller ones. They provide their work on digitization to the State<br />
Government.<br />
NITYA KARMAKAR<br />
Then there come the Commercial Shared Services; some jurisdiction, A and B. If
it is private information, it is jurisdiction A; if it is the Government, B. So you see that<br />
government and private information is divided this way.<br />
This is what happens in one state and the program has been developing. The period<br />
2004-2009 is seeing the adoption of VERS with 4.2 million Australian dollars, that is<br />
about 3 million euro. In total, 18 millions in Australian dollars.<br />
This is a government regulation that documents what we preserve in XML and on<br />
PDF files also, so nobody can change them. It is mandatory in the Victorian government.<br />
The VERS format<br />
Long-term format<br />
Encapsulation<br />
Self documenting<br />
Digital signature<br />
VERS Centre of excellence<br />
They do:<br />
Progress in digital preservation: an Australian experience<br />
market development<br />
build the digital archive<br />
agency implementation support<br />
colla boration and information delivery (they gather from Government, Office of the<br />
Chief Information Officer, Business, Academia, Research)<br />
This is how they implement different document management and record management.<br />
If I need something I can send them an e-mail and they will reply to me. If I need some<br />
certificate they can generate it. It is quite good.<br />
The new government client services:<br />
streamlined and quicker transfer process<br />
safe and secure storage for permanent electronic records<br />
quick and easy online retrieval of records<br />
Services are available since mid 2005.<br />
If you look at the whole process, you can see that it is relatively new. This is again<br />
another data flow chart (slide 46/59, N.d.T.).<br />
These are some on-line pages I took as a demonstration. You can click on them and<br />
you will be given some information. You can look at the documents. If I need something<br />
these organizations provide some support also.<br />
2
2<br />
Talking about this particular State, the lessons learnt are its vision, strategy, program<br />
planning and delivery, with continuing funding. This program is part of a long-term reform<br />
agenda.<br />
The future goals are: a practical route map, increased vendor support, targeted<br />
digital transfers, support of the Australasian Digital Recordkeeping Initiative. This means<br />
that we, in Australia, keep this program similar as in New Zealand and try to combine<br />
between the two.<br />
What is the main message of the VERS? Just do it! Don’t delay.<br />
As my concluding remarks, I would say:<br />
- keep digital records for the long term, and this is the main thing: we have to keep them<br />
for the long term;<br />
- capture records as close to creation as possible;<br />
- use a single long-term format;<br />
- to develop scaleable practical solutions;<br />
- build a sustainable market for products and services, because people need to be aware<br />
that these things are at every level;<br />
- be standards based;<br />
- Digital records requiring long-term maintenance need to be actively managed through<br />
a planned, systematic and documented approach. An earlier speaker talked about it,<br />
because there should be some planning and some standard format.<br />
- Managing and preserving relevant digital records before they are carelessly or<br />
unthinkingly deleted.<br />
- A positive note: the willingness to collaborate across and between governments in<br />
Australia and New Zealand.<br />
So that is the very positive aspect.<br />
NITYA KARMAKAR
Digital deposits: requirements and perspectives<br />
STEfANO PIGLIAPOCO<br />
(University of Macerata)<br />
The digitalization of communications, documents, services, and processes is a<br />
phenomenon investing by now every field of human activity; therefore the problem of<br />
digital preservation is strongly felt. If this is generally true, it is even truer for the Italian<br />
Public Administration, that now is due to implement a complex of norms, among which<br />
I’d like to mention the Code of digital administration, the decree activating the service<br />
of certified e-mail, that is, the e-mail service that guarantees the delivery, safety and<br />
confidentiality of each transmission, etc.<br />
This complex of norms devises a scenery in which citizens, companies, and the Public<br />
Administration offices interact dispatching documents by means of digital technologies;<br />
if companies are entitled to send documents by means of data transmission to the Public<br />
Administration, then public agencies need to equip themselves in order to allow the<br />
assertion of this right; moreover, they need to equip themselves in order to guarantee the<br />
preservation of these documents, first of all creating digital archives, and then securing<br />
their conservation in time.<br />
Because of the increasing exploitation of these instruments, the Italian Public<br />
Administration finds itself today in a difficult situation; the norms allowing certain<br />
operations exist, but the solutions for the preservation of all the documents created and<br />
circulating in electronic format are still being actively researched.<br />
We are aware that most public agencies don’t have the capability to manage the<br />
complex procedures, the legal requirements to be met, the professional competences<br />
necessary for the long-term preservation of digital documents; they require economic<br />
resources, qualified staff, and knowledge now unfortunately unavailable to the majority of<br />
public agencies. Therefore, what can be done? In the meantime the amount of documents<br />
produced in electronic format increases exponentially, and nowadays we try to solve the<br />
problem by printing everything.<br />
The attempt to carry on the “DocArea” project in Bologna is evolving in a research<br />
sponsored by the Emilia Romagna Region for the constitution of a digital preservation<br />
2
2 0<br />
center to provide digital conservation services for all public agencies in its jurisdiction.<br />
The idea of structures dedicated to the preservation of digital memory produced by<br />
many different agencies has obvious economic and professional reasons, and can address<br />
the preeminent technological issue thanks to the use of adequate technologies.<br />
The model of reference for the certification of quality is the “OAIS” model (Open<br />
Archival Information System) that constitutes the ISO standard in the field of computer<br />
systems, for the archiving and the preservation of digital resources. It envisions the<br />
creation of an organized structure endowed with adequate technologies, but also with<br />
professionalism, and obviously with a body of formalized procedures allowing the<br />
supplying of preservation services to a group of producing agencies.<br />
This model is meant for a designated community, that is, a group of agencies with<br />
compatible requirements. Therefore many producing agencies can interact with this<br />
structure, that we call “digital deposit”, and users can address themselves to the digital<br />
deposit, in order to obtain access and fruition. We now try to define requirements and<br />
perspectives for digital deposits. The preservation of archives not correctly formed<br />
cannot be guaranteed, nor the preservation of digital documents, if we do not adopt some<br />
precautions at the moment in which they are produced. If this structure, the “digital<br />
deposit”, is meant to supply services to a group of agencies, it will have to operate in<br />
the phase of the production of documents. Therefore, an agreement, or a contract, must<br />
be stipulated between the producers and the digital deposit, to formalize the modalities<br />
in which the subjects operate in order to guarantee the formation first, and then the<br />
preservation, of digital archives.<br />
STEfANO PIGLIAPOCO<br />
It becomes necessary at least to define and establish qualified electronic formats,<br />
whose problems are quite well known by now: we know that we cannot produce digital<br />
documents, that is, the norm now in force establishes that the format does not have to<br />
contain macroinstructions; then, we know that the format must be independent from the<br />
technological platform, because if I write a document using peculiar characters, and I<br />
send this document to a colleague of mine whose computer does not support that specific<br />
“font”, at present the windows program automatically replaces it with its default “font”.<br />
We must be especially careful in the use of formats, so that everything the author<br />
actually inserts in the document could be exactly reproduced in form and content. These<br />
formats therefore must be previously established and agreed upon, so that the digital
storage, the preservation center, could guarantee the preservation based on the given<br />
technological platforms.<br />
Metadata from all entities must be identified; when we speak of entities we must<br />
consider documentary units, archival units, files, but also the metadata related to the<br />
producing subject, to the historical-institutional context in which the producing subject<br />
operates, that is, a set of metadata that allow us not only to handle the document as a<br />
single entity, but also as an entity connected to a producing subject operating in a well<br />
defined context. This forms the set of metadata that must be transferred together with the<br />
document properly said.<br />
For these documents, transfer timing and modality must be established; they are<br />
produced by the operating subject, then the agency, interacting with its users, acquires the<br />
documents, protocols and classifies them, and forms the archival units; and at a certain<br />
point it must be established when and how these documents, with all related data, must be<br />
transferred in a digital storage.<br />
Responsibilities must be identified and access modalities defined because once the<br />
informative and documentary material is transferred in the digital storage, we must know<br />
who can access those resources and to which other subjects instead access must be denied.<br />
All this cannot be left to circumstances, but needs to be agreed beforehand by the structure<br />
that creates the digital storage and by the producing subject.<br />
The process, therefore, concerns both documents and the relations between<br />
documents, as well as the archival units containing the documents and their interrelation,<br />
the links between documents and the activities of the producing subject. We must preserve<br />
in digital format not only files containing the digital representation of the document, but<br />
the document plus the set of data that define and specify its production context. Obviously,<br />
there must be technical contrivances, since every time a transfer of data and documents<br />
occurs I need to be certain that what has been sent is exactly what is received; at this point,<br />
before inserting any document in my preservation system, I must verify that all those<br />
rules already agreed upon with the “supplying” subject, are “proprietary”; therefore, a<br />
responsibility of the producing subject exists before the transfer to the digital storage; the<br />
digital deposit acquires this documentary informative patrimony, verifies it, then absorbs<br />
it, in order to perform the preservation in time, with all the conservation problems we have<br />
examined in other papers.<br />
Digital deposits: requirements and perspectives<br />
2
2 2<br />
The structure of the digital deposit therefore will have to monitor the technological<br />
evolution of formats: it is not simply a structure performing when necessary the process<br />
of document migration, but needs to constantly monitor technological evolution in order<br />
to offer indications to producing subjects, so to help them to always use these instruments<br />
in a correct and suitable way. Migration procedures are to be performed when technology<br />
is outdated, but all system recordings have to be monitored, and the preservation system<br />
should be self- documented, with recordings that allow its control to a member of the<br />
structure, such as the preservation manager, as well as to an outside subject; let us not<br />
forget that the Archival Superintendences act as supervisors. How can vigilance be<br />
exerted in a system that, by definition, is not at all simple? There must be recordings, and<br />
even a third subject should have the possibility of objectively evaluate if the system works<br />
correctly and if all procedures are executed in the proper time and manner.<br />
Once the informative and documentary material has been introduced in the deposit,<br />
it will be necessary to arrange for discarding operations. Speaking of costs, surely the<br />
costs of digital preservation are high, but they would become incredible if we preserved<br />
in time, in a very long time, all kinds of digital objects, resources, and documents that can<br />
be instead discarded following the norm in force; it is therefore necessary to predispose<br />
what has always been proposed, indicated, suggested both by Archival Superintendences<br />
and Department of Archival Assets, some guidelines for the selection and discarding of<br />
documents, that assign to each document a mandatory preservation time, at the end of<br />
which the document can be discarded or preserved for some more time. These procedures<br />
must become part of the digital deposit operativeness, in order to reduce the costs that<br />
presumably will have to be met; this affects the producing subjects that evidently must<br />
predispose in advance these criteria of selection and discarding, as a fundamental archival<br />
instrument.<br />
We should moreover consider that some functions of a producing subject can be<br />
transferred to another agency, or another institution: in that case the transfer of documents<br />
and files becomes necessary; or, a part of the archive could be transferred to another<br />
institution, that may be availing itself of another structure of digital deposit, or preservation<br />
center; therefore we must envisage methods of interoperation for the deposits, so that we<br />
can transfer data and documents from a center to another. This certainly constitutes a<br />
challenge.<br />
STEfANO PIGLIAPOCO
Precisely along this way proceeded the DocArea project first and the Emilia<br />
Romagna Region today, concretely estimating the feasibility of various solutions, and<br />
trying to analyze the economic element connected to the realization of such a structure.<br />
The technological system has to be absolutely reliable in regard to the system’s data<br />
transmission safety, the procedures for “disaster recovery”, in order to avoid the risk of<br />
losing data.<br />
Digital deposits: requirements and perspectives<br />
In the choice of the digital deposit’s legal characteristics we should consider that the<br />
structure must be reliable under every point of view, in order to offer legal certainties, and<br />
must also guarantee the respect of the existing norms on archives, as said before.<br />
An example? The Archival Superintendences should exercise their role of vigilance,<br />
but a model that can in some way prefigure structures of this kind doesn’t exist, neither<br />
in the code of digital administration nor in the Code of Cultural Heritage. At this time<br />
the situation is such that in order to give concrete answers to the problem of long-term<br />
preservation we envision structures that would somehow succeed in distributing these<br />
services to a set of agencies, and this for obvious reasons, considering that no single<br />
agency could independently accomplish it.<br />
We do not have an equivalent model, we do not have any part in the normative<br />
body that can help us to design and frame this structure in today’s operations for the<br />
management, formation and preservation of archives.<br />
Finally, we need to evaluate the training processes. As said, the operations to be<br />
performed daily in this structure are of the archival or computer science kind, and we<br />
must deal with technological complexes difficult to manage, as well as with legal issues.<br />
We need qualified professional figures, and we need to create strategies to train<br />
these figures. These topics are already investigated at university level, and to date various<br />
initiatives have been launched, one of which I’d like to introduce to you today; it is the<br />
inter-university Master program created in a collaboration between the University of<br />
Padua and the University of Macerata, a master program in the construction, management<br />
and conservation of digital archives in public and private agencies. We need professionals<br />
to be able to conjugate the technological aspects and the archival ones, the problems<br />
of conservation with the difficulty to organize activities in the Public Administration.<br />
Certainly the modification of organizational models represents the most complex part;<br />
digital preservation has its own complexity, but presupposes to operate into already<br />
2 3
2<br />
formed archives. If each single administration only carries out the protocol entry as a<br />
simple recording for the legal purposes of attesting the reception or transmission of a<br />
document, and doesn’t complete the classification, then the configuration of cases and files<br />
is not carried out, and when their digital preservation is performed, only a part of the data<br />
will be preserved.<br />
STEfANO PIGLIAPOCO
ROSSELLA BONORA<br />
(Province of Bologna)<br />
DocArea Project<br />
I would like to point out that the “DocArea” project has reached its conclusion; I<br />
keep repeating it since the beginning of the spring, as I wouldn’t like to keep the process<br />
of project creation ongoing, like some actors who feel compelled to play the same role all<br />
their life once they played it. The most important aspect, I believe, is that the experience of<br />
creating a project would be meaningless unless it is liable to be applied on a daily basis, as<br />
we did; or else it would remain an applicable project or a research project but nevertheless<br />
a project which, I believe, is antithetical to the daily work we are committed to.<br />
I would like to mention two or three major aspects with regard to the subject<br />
discussed today. One is the relation between the preservation of the digital data, its<br />
management and the creation of Public Resources of Information. The first and crucial<br />
aspect is how preservation and its near problems are related to a correct production of<br />
digital data. The fundamental requirement for a correct preservation is that the production<br />
is correct, otherwise the management results inexact. It is important to set a standard for<br />
the preservation of digital data, search the issue and find a solution.<br />
With respect to the former, another major aspect is how to deal with the process of<br />
preservation. I will try to explain the latter aspect in my own words; I am not an archivist,<br />
I am a mathematician who developed an interest in information science and as such I<br />
believe it is not relevant to discuss the preservation of a document or of an object. Our<br />
main issue ought to be that the preserved document transforms itself in time and how<br />
to maintain it as a trusted accessible resource. In other words, the data accessible today<br />
must be exactly the same data I created sometime ago at the beginning of my ‘digital<br />
experience” as in digital terms the object I have access to is not exactly the same I created<br />
even a minute ago.<br />
So the two systems of management and preservation of digital data are indivisible,<br />
even though they are two distinct matters, but indissolubly bound. And a process of<br />
preservation is implicit in the preservation itself, as the process is equally important as<br />
the content. The process of migration of digital data – otherwise named “transferring” or<br />
“change” – is of the uttermost relevance, and it brings me to consider the other important<br />
2
2<br />
issue of how rapidly technology evolves. Considering that all the people involved in the<br />
creation of the “digital era” in the last twenty years are still alive, the forceful acceleration<br />
of the “digital process” reinforce my belief that we shouldn’t think whether to manage or<br />
not the digital data, whether it is costly or not but rather that we must face the problem of<br />
“digital management” – since everything is digital – as urged by our society, and find a<br />
solution to it. The solution might not be perfect and might need to be implemented and,<br />
since I believe that “perfection is the enemy of any sort of action,” we need to accept its<br />
limits and come to terms with the fact that it is only possible to reach a certain result, that<br />
the future is nothing similar to this moment and that we cannot foresee or imagine what<br />
will happen in the future.<br />
So my first goal is to continue working on the process and be able to manage the<br />
future process without making the latter an obstacle to my present work. Considering all<br />
the different opinions expressed at the meeting today, I can only say “Well, at this point<br />
I need to do something: the more I let time pass by and do not confront the “digital era”<br />
and the management of its knowledge, the more I recede in accomplishing what I have to<br />
do at present, what I could discover within myself today, tomorrow and eventually leave<br />
to my children.”<br />
A third important element in our debate today is the issue of Public Resources of<br />
Information. Nowadays information is a valuable and fundamental resource – more than<br />
in the past as our life is based on knowledge; we can be more efficient in our conduct and<br />
thus diminish costs simply by administering the knowledge we have at its best in view<br />
of its future use. Not only our children will want to know what we do today, but also the<br />
information I deal with today with the technology at disposal might not be readable, dealt<br />
with or mastered in a near future. The preservation of administrative documents is an<br />
issue that is part of a larger managing data process of the Public Resources of Information<br />
and of our knowledge. I wish to answer the last question asked earlier: today the whole<br />
debate is centered on the access and then fruition, which are in sharp contrast with the<br />
privacy policy norms and with the way we can associate two opposing goals ensuring the<br />
security of deeds.<br />
ROSSELLA BONORA<br />
When a project starts not all the problems are taken into consideration and we began<br />
this project three years ago; maybe unconsciously I kept in my mind all these problematic<br />
aspects while developing the “DocArea” project.
We started by dealing with the current management and the production of digital<br />
data on the basis of the actual files. I am proud of saying that “DocArea” project is a very<br />
democratic and shared project, created within the Public Administration by the former,<br />
twelve provinces, about two hundred municipalities and the Emila Romagna Region. They<br />
all joined their efforts in finding a solution to a problem which existed three years ago and,<br />
like I said before, is based on the assumption that the more time passes the more I recede<br />
in my accomplishment and lose opportunities I cannot recover again later. The previously<br />
mentioned Administrations shared a common desire to change their working procedures<br />
and develop a digital management of the administrative activity. In many cases their desire<br />
went beyond the mandatory fulfillment of a law imposing to conform the management of<br />
protocol, archives etc. (I trust you all know the norm I refer to). So, we started the project<br />
by dealing with the current management.<br />
What did we do, then, with regards to the current management? Let us start<br />
considering the immediate issue, that is information science; it is true, as Mariella Guercio<br />
said, that software products were entirely unsatisfactory at the beginning of the project.<br />
Actually she referred to the present situation, namely the fact that the software products<br />
are still inadequate, although we can affirm that there has been a growing offer made by<br />
the software suppliers.<br />
DocArea Project<br />
It is our opinion that all the companies that joined the project – on the basis that<br />
they were already established suppliers of Municipalities and Provinces – seized the<br />
opportunity to develop and adjust their software products to the specific standards they<br />
were provided, set by the “DocArea” project group. As a result, eighteen companies<br />
certified nineteen products thanks to the work of a Committee that also included the<br />
Archive Service. The joint work of archivists, administrative and information experts<br />
was the fundamental aspect of “DocArea” project. It ensured an active collaboration in<br />
creating a series of norms, translating them into standard rules applicable to all bodies in<br />
order to implement the management and all administrative procedures.<br />
Archivists as well as administrative and information experts paced with one another<br />
in the “DocArea” project to the extent that the solutions found include the technical<br />
feasibility of information science as well as the demands posed by archivists and laws,<br />
the procedures relevant to this new discipline and the impact on the management and<br />
regulations to be endorsed by the public bodies.<br />
2
2<br />
ROSSELLA BONORA<br />
An interdisciplinary task force, including the Archive Service of Emilia Romagna,<br />
worked to outline a set of standards, reference management manuals, policy lines and the<br />
“titolario,” a manual for the management of information protocol for the Provinces.<br />
The “titolario” for the Provinces was created in the context of “DocArea” project<br />
since the provinces involved in the project did not have a similar one, unlike health<br />
units and municipalities (while the regions were already actively working on a similar<br />
project) and it resulted in the creation of a standard “titolario”. Also, we ensured that the<br />
development of suitable instruments to accompany a document management would occur<br />
in accordance with the criteria set for the project. Those criteria would consider just the<br />
general public policy and a standard reference document because the instrument must be<br />
implemented in order to be effectively chosen and used by a body. In the general project<br />
we aimed at reaching a close fulfillment of each body’s request in order to avoid as much<br />
as possible any subsequent and excessive customization.<br />
We dealt with the problems related to the access of digital data and the technological<br />
platforms created rely on a trusted technological system in compliance with minimal<br />
existent privacy policy norms that, I believe, are rather restrictive. Taking the norms on<br />
privacy policy as our reference, we applied them to the entire existing document system.<br />
Three years after the beginning of “DocArea” project – that is, at the moment of its<br />
conclusion – the various producing subjects involved had successfully installed – or,<br />
better, their administrators have adopted – the new technological platform. I must point<br />
out that the adoption of a new system entails not only an installation of information system<br />
but also a specific training of the final users and a plan of assistance to them in the various<br />
stages of the project. Although all administrations shared the same project, soma have<br />
successfully completed it while others are still carrying it out.<br />
We could ask ourselves, where are we now? At the moment, two are the issues at<br />
stake: first of all, we may think the project has come to a conclusion exactly when the<br />
final subjects are given a technical and managerial platform but we cannot think we have<br />
accomplished the conclusion of the project. Secondly, the complete accomplishment of the<br />
project requires the creation of a Regional Preservation Unit.<br />
With reference to the former aspect, we created a “document management” for the<br />
use of the archive, protocol etc. according to the law (and even something more than what<br />
it prescribes) and it will ensure that none of the administrations participating in the project
will be under management supervision, even though the “document management” might<br />
not be carried out properly nor can we be certain that all subjects know how they should<br />
work at any moment. It is my opinion that there is still a discontinuity in the association<br />
of our organizations with regards to information science, archives, administrations,<br />
management and the rest of the “operative structures” that slowly arise.<br />
It is an absolute priority to work on the daily management and make the administrative<br />
activity one that is based on the “digital documentation management.” The Province of<br />
Bologna created a task force that deals with the issues previously mentioned; also we<br />
developed a plan that allows any organization to carry out all services and departmental<br />
activities not on paper but rather on a digital format. We worked on the statutory and non-<br />
statutory procedures (the latter being more abundant) making them understand how the<br />
available platform can easily and immediately find application.<br />
Regarding the creation of a Regional Preservation Unit, I can affirm that we did not<br />
hasten the digitalization of analogical documents; we preferred to set a starting point from<br />
which any document produced should be in a digital format only, although we acknowledge<br />
that there could be along time in which analogue and digital archives coexist. Once again<br />
I would like to emphasize the fact that we did not hasten the digitalization in the belief<br />
that preservation is our first concern. Had we decided differently, we might have lost all<br />
information upon transferring it to a digital format, all possible memory of it and the<br />
opportunity to certify that the administrative actions we took were correct. With reference<br />
to the information specified above we can conclude that we solved the issue of digital<br />
preservation and management successfully although I would not like to disregard other<br />
speakers’ opinions expressed today and sound arrogant. I am aware that problems cannot<br />
be solved fully and that we must account for responsibilities and limits. Yet, we were able<br />
to plan a framework for the management of information preservation, with regards to the<br />
software system we created management applications for the system itself. At present, we<br />
are planning the framework for an organization on a regional scale since we are convinced<br />
it is the only valid and sustainable solution concerning costs and benefits. It is also the only<br />
pursuable solution, which would allow us to manage the Public Information Resources<br />
with the contribution of as many subjects as possible so to guarantee that all information<br />
is kept in a shared digital deposit.<br />
DocArea Project<br />
2
2 0
Asolo’s <strong>ULSS</strong><br />
Digital Clinical Deposit<br />
MARIO PO’,<br />
ANNAMARIA BROSOLO<br />
(Administrative Director and Health Director, respectively – <strong>ULSS</strong> n. 8– Asolo)<br />
In the last three years <strong>ULSS</strong> n. 8- Asolo has laid down solid foundations for the<br />
intensive use of digital technology in various sectors, in both administrative and clinical<br />
domains, with the objective of placing various services on line (clinical reports, e-learning,<br />
territorial PACS x-ray, on-line bookings, supplier’s bank statements, pharmaceutical<br />
circulation, etc.) with the prospect of an increasingly “paper free” operation.<br />
With this in mind comes the creation of a new documentation system, derived from<br />
a project that initiated in 2004, which implements few, controlled steps.<br />
The first step, which took place in the spring of 2005, was the realization of a new,<br />
singular centralized Archive, constructed exterior to hospitals and other health centres.<br />
It was thought out according to criteria, standards and objectives suggested by complex<br />
logistical planning, as the Archive is integrated into the new <strong>ULSS</strong> Logistics Service<br />
Centre’s structural-organizational context. This maximizes advantages derived from<br />
various operative synergies with other establishments.<br />
The Archival building measures 45.8 x 21 linear meters and has an overall area of<br />
1110 sq. m.<br />
All health and administrative documentation, both the historical part and the current<br />
part, which concerns normal establishment activity, is placed within this singular archive.<br />
Documentation to be transferred to the centralized Archive, stored in 27 old archives<br />
(which will all be closed), had a consistency equal to about 11 km, with almost six thousand<br />
clinical folders from 1905 to present.<br />
2
2 2<br />
The pre-existent state of the Archives<br />
Number of Centres Consistency in linear meters<br />
Administrative Documentation 14 3.345<br />
Health Documentation 2 1.695<br />
Clinical Folders (since 1905) 11 5.771<br />
27 10.811<br />
Document transfer to the singular Archive was preceded by a series of operations that<br />
focused on the preservation of materials: all containers (files) were catalogued and labelled<br />
and specific information of each one (type of document, year, office/department, folder/<br />
file number, subject, etc.) was transferred to a relevant software programme that allowed<br />
for the generation of individual bar codes to be optically read; then each container was<br />
covered with cellophane to guarantee integrity during transport and a better preservation<br />
against dust deposits in the archive etc.<br />
The new position assigned to each transferred container was registered in the new<br />
Archive using palm computers and radio frequency for the reading of bar code labels and<br />
for the updating of the Archive’s data bank.<br />
MARIO PO’, ANNAMARIA BROSOLO<br />
Thanks to the introduction of the ICT cataloguing procedure, all documents assigned<br />
to the centralized archive can be easily retrieved for any consultancy need at any moment.<br />
Specific search functions have been developed in the data bank of the singular sections<br />
of the archive in order to facilitate retrieval operations: the clinical folder section, the<br />
health document section, administrative documents section, historical section, and the<br />
storage section of documents waiting to be disposed of. The procedure also permits the<br />
management of the paper Archive’s “productive process” giving an account of the state<br />
and of the modality of storage space use at any given moment.
1 0 %<br />
2 100 %<br />
3 100 %<br />
4 100 %<br />
5 100 %<br />
6 100 %<br />
7 100 %<br />
8 0 %<br />
9 0 %<br />
10 100 %<br />
11 100 %<br />
12 100 %<br />
13 100 %<br />
14 71,2 %<br />
15 40 %<br />
16 60 %<br />
17 100 %<br />
This chart, visible on the WEB site, graphically represents the percentage of physical space of<br />
the first floor of module A (clinical files) of the Archive that has been occupied by documents<br />
transferred up to now. Of the 17 blocks in module A, blocks 1,9,10 and 17 are shown to be<br />
unoccupied.<br />
The new Archive’s structure is made up of distinct spaces: an entrance space is<br />
destined to the reception and shipping of documents, a space on the first floor is destined<br />
to the digitalisation of clinical files and two separate spaces (with an overall area of 650 sq.<br />
m., fitted out with 3 floors, 17 blocks and 19 shelves) are used for the material preservation<br />
of paper documents. (Module A: clinical files; Module B: other health and administrative<br />
documents).<br />
Asolo’s <strong>ULSS</strong> Digital Clinical Deposit<br />
Statistics<br />
Total Capacity: 1833 m.<br />
Used Space: 1288,5 m.<br />
Unused Space: 544,5 m.<br />
Percentage Used: 70,29 %<br />
Allocated Units: 7046<br />
2 3
2<br />
Archive section equipped with cabinets<br />
suitable for the collection and conservation<br />
of historical documents.<br />
MARIO PO’, ANNAMARIA BROSOLO<br />
All remaining spaces that make up the two<br />
modules A and B (19 shelves in 3 floors) are<br />
equipped with Modulblock type shelving)<br />
Allocated archive spaces are equipped with high capacity shelving and have storage<br />
availability of about 15,000 linear meters total; a distinct section, fit out with suitable<br />
cabinets, is destined to the collection of the most significant historical documents.
The Archive is equipped with a fire alarm system with optic smoke detectors that<br />
are connected to the inert gas automatic switch off system’s electronic plant. A video<br />
surveillance system was set up for the entire establishment to supervise entrances and the<br />
entire exterior perimeter; the presence of intruders during off hours activates an alarm<br />
system that is connected to a surveillance institute. Even the entrance of personnel to the<br />
establishment is monitored by an entrance control system; staff carry a badge and are only<br />
given access to areas of competence, as the access to the conservation of documents area<br />
is only allowed to authorized archivists.<br />
Management of the centralised Archive was handed over to a private company (R.T.I.<br />
made up of Ascoltlc S.p.A. Argentea S.p.A., N.O.I. Cooperative, s.c.ar.l. and Intema S.r.l.<br />
which has SMARTEST, an optics filing company, in its company structure) that possesses<br />
specific know-how. The activities were duly regulated by relevant regulations:<br />
• Plan for the creation of the centralised archive of clinical files and of health and<br />
administrative documentation;<br />
• Centralised Archive management regulations;<br />
• Safety protocol.<br />
However, <strong>ULSS</strong> has not externalised the regular archival function, which remains in<br />
the powers of the institution. The principle activities carried out by the Archive are:<br />
• management of the physical archive: deals with administrative and health<br />
documentation (classification, retrieval, allocation and custody); requests for original<br />
documents are also included.<br />
• digital filing: deals with clinical files. Digitalisation occurs in a systematic fashion<br />
for current clinical files dated from 2002 and, on-demand, for clinical files relative to<br />
the period prior to 2002;<br />
• management of the on-line consultation system: digitalized clinical files are<br />
available for consultation (on the company intranet) by all hospital departments;<br />
• web-cam management: for the consultation and reproduction of administrative<br />
documents.<br />
• the conversion and digital substitution of microfilm clinical documents: this<br />
function is carried out for all of the microfilm clinical files of the 1984/1985 two-year<br />
period.<br />
Asolo’s <strong>ULSS</strong> Digital Clinical Deposit<br />
2
2<br />
Hospital<br />
Clinical file hard-copy<br />
request<br />
Clinical File<br />
Clinical<br />
Files<br />
MARIO PO’, ANNAMARIA BROSOLO<br />
On-line consultation<br />
Clinical file hard-copy<br />
loan<br />
Digitalisation<br />
Clinical file<br />
archive<br />
The clinical file is taken from the hospital and transferred to the archive where it undergoes<br />
digitalisation as well as hard-copy storage. The digital image is immediately available for on-line<br />
clinical consultation. In certain cases the original copy of the clinical file may be requested.<br />
Clinical files to be dealt with are periodically withdrawn from hospital premises.<br />
Afterwards the same files undergo a process of digitalisation and are then archived.<br />
Following validation, the digital images are registered on a data base server and are made<br />
available for on-line consultation by hospital health personnel (doctors and heads of wards).<br />
A similar treatment of clinical files for the period of 1919 (the oldest date of conservation)<br />
to 2002 is also foreseen. Any file is subject to requests for consultation or reproduction.<br />
This emphasises that, except for the availability of the original requested by judicial<br />
authorities and other such cases, the clinical file, in its “original hard copy”, will not<br />
undergo any other movement or use external to the archival structure.<br />
Urgent, immediate on-line access to clinical files not yet digitalised has been<br />
facilitated by a 24 hour, 365 day a year service run by staff.<br />
Clinical files<br />
(images)
Digital storage of clinical files<br />
The clinical file is an important tool used in the health industry and has roots in<br />
antiquity. With time this simple ensemble of annotations has taken on a role of fundamental<br />
judicial-documentary importance. Today it is considered a health service evaluation<br />
support.<br />
Medical management is held responsible by law for the protection of the clinical<br />
file’s integrity, for the regulation of access to those entitled to it and for its unlimited<br />
conservation over time. Over the years, the lack of space to be destined to archives<br />
within hospitals has lead to a proliferation of sites destined to the conservation of health<br />
documentation (11 archives) and to the necessity to maintain numerous years worth of<br />
clinical files within the Operative Unit.<br />
A sole, centralized Archive was established in 2004. The quest was to conserve<br />
and manage all documentation according to security standards and law modalities<br />
in one technically suitable place. All clinical files were transferred there. Moreover,<br />
a digitalisation system was realized, guaranteeing quick and easy document retrieval.<br />
Independent to the possibility of document substitution and to its destruction, this solution<br />
avoids the necessity of the document’s physical displacement outside the structure, yet<br />
operating according to substitutive filing criteria. It was an important undertaking in that all<br />
procedures were redefined on the part of Medical Management. A review of all processes<br />
relative to various phases, from consignment on behalf of the UU.OO., to conservation in<br />
the central Archive, from consultation to the release copies to those entitled, was carried<br />
out.<br />
Digitalisation of clinical files allows quick consultation to qualified health personnel<br />
by means of telematic connections to an intranet network; access to on-line consultation<br />
occurs from 70 remote locations equipped with high-resolution monitors. Access is<br />
controlled and secure requiring user name, password and the use of a smart card. With<br />
archives being eliminated from departments, ulterior advantages are gained in terms<br />
of guarantee, security and privacy. Quicker release of health documents is yet another<br />
advantage.<br />
Asolo’s <strong>ULSS</strong> Digital Clinical Deposit<br />
2
2<br />
Principle modules in the application are:<br />
1) archival management: includes practical aspects for archive management in<br />
various operative phases: census, document classification and registration, printing of<br />
identifying labels, allocation of documents in the archive, research and loans;<br />
2) image data base creation: dematerialisation of clinical files and the creation of one<br />
file with relative images in PDF format, verification of conformity with respect to<br />
original document and digital signature, filling up of the image data bank;<br />
3) on-line consultation: search for documents and visualisation of relative images on<br />
the part of authorized personnel.<br />
The first two modules are mainly used by Service Centre personnel for the setting<br />
up and management of the physical and digital archive; the practical aspects of the third<br />
module are directly enjoyed by authorized medical staff for the on-line consultation of<br />
clinical files.<br />
The logical applications structure is web-based and is composed of three levels (user<br />
interface, applications, data) as shown in the diagram:<br />
Workstation<br />
Scanner<br />
Computer<br />
Scanner<br />
Scanner<br />
Document Acquisition<br />
MARIO PO’, ANNAMARIA BROSOLO<br />
Internet/Intranet Web Server<br />
Portatile<br />
Computer<br />
Scanner<br />
Firewall<br />
Internet<br />
information services<br />
Applications Server<br />
SMS-SQL Server +<br />
storage<br />
Database<br />
Document<br />
Archive<br />
Three level Web based inter-operative applications structure
It is possible to distinguish the following components within it:<br />
Web Browser:<br />
The user sees the information and benefits from services via an internet browser.<br />
Web Server :<br />
The Web server supplies an interactive vision of information and supports<br />
transactions sent by the user.<br />
Applications Server:<br />
The applications server manages services and information, making them available for<br />
viewing and it completes transactions.<br />
On-line consultation<br />
This function is organized in a few phases:<br />
Administration<br />
This function permits administrative operations necessary for the management and use of<br />
applications (definition of users and of groups, profile configurations, access password and<br />
certificate management) to be carried out.<br />
In order to use the application, the users must be represented by definition of an account<br />
name (unequivocal for each user). The administrator gives each user a profile, in terms of<br />
privileges and functions available to the user.<br />
The system also allows for the definition of group users, again characterised by a profile.<br />
The connection of a user to a group sees to it that the user does not automatically acquire<br />
privileges.<br />
Authentication<br />
User access to the system is done through a normal internet browser via a secure SSL<br />
connection. Logging on to the system is ensured by inserting a user ID, password and<br />
smart card.<br />
Asolo’s <strong>ULSS</strong> Digital Clinical Deposit<br />
2
2 0<br />
Document Research<br />
Each clinical file is characterized by a series of features that permit the search. It is<br />
possible to carry out a search by inserting a name and surname, a clinical file number or<br />
by inserting any other singular feature or combination of features.<br />
The result of the search is a list of clinical files that satisfy research parameters:<br />
Authentication<br />
User access to the system is done through a normal internet browser via a secure SSL<br />
connection. Logging on to the system is ensured by inserting a user ID, password and<br />
smart card.<br />
Document Research<br />
MARIO PO’, ANNAMARIA BROSOLO<br />
View document File format Possible on-line<br />
consultation<br />
Each clinical file is characterized by a series of features that permit the search. It is<br />
possible to carry out a search by inserting a name and surname, a clinical file number or<br />
by inserting any other singular feature or combination of features.<br />
View document<br />
details
The result of the search is a list of clinical files that satisfy research parameters:<br />
The area to the left shows the features of the clinical file logically regrouped in:<br />
• Document Properties: are the most important features of the clinical file that are<br />
always visible when this page is opened.<br />
• Forwards: are less important clinical file features that can be viewed by clicking on<br />
the double arrow to the right of the bar.<br />
• Filing details: are features that deal with the storing of the document within the system<br />
(ex. data scanning, data entry into the system, the user that entered the document<br />
etc.)<br />
Asolo’s <strong>ULSS</strong> Digital Clinical Deposit<br />
The image of the document is present in the right part of the page and is typically in PDF<br />
format. It can be browsed by using Acrobat Reader functions.<br />
2
2 2<br />
Prior to being digitalised, all the clinical files are dealt with according to a “file type”<br />
procedure and an operator assigned to verify their compliance signs them using a digital<br />
signature device. This is done to guarantee the document’s entirety and the authenticity<br />
of the information included therein with respect to the original. The compliance of the<br />
digital file, “new original”, with the hard copy, “old original”, which is conserved in the<br />
archive, is guaranteed through the activation of such a process.<br />
Even at a distance all authorized operators can access the digital archive. They can<br />
extract a copy from a digital clinical file with the certainty of eventually being able to<br />
obtain a print out of the file that corresponds to the digital original.<br />
Enforced standards conform to those provided for by the C.N.I.P.A. Decree of February<br />
19, 2004 n. 11, (technical rules for the reproduction and conservation of documents stored<br />
using an optic medium, suitable to guarantee conformity of documents with originals) for<br />
substitutive storage. Nevertheless, for the moment, the <strong>ULSS</strong> establishment maintains that<br />
they will not proceed with the destruction of archived hard copy documents, even though<br />
they have downgraded them from their previous status of “originals”.<br />
At the same time, high quality reading of archived documents (data and<br />
images) is assured in so far as on-line consultation can take place from about 70<br />
remote locations (from the Hospital’s Health Management office to Emergency, to<br />
the Operating Room, to the Ward, etc.) by means of high-resolution monitors.<br />
Much of the information, contained in the clinical files subject to digitalisation,<br />
is transferred to the digital data bank that stores it. Apart from information regarding<br />
the patient and his/her admission to hospital, entry of other information relative to the<br />
diagnosis and to the type of surgery and treatment, in the same data bank, is provided<br />
for.<br />
The implementation of ulterior fields to accommodate other data of a clinical nature<br />
is also provided for.<br />
MARIO PO’, ANNAMARIA BROSOLO<br />
Implemented in the aforementioned manner, the digital data bank, containing<br />
individual patient’s information even of a clinical nature, is destined to increase in time<br />
with valuable new clinical information. An important clinical archive, always available<br />
at the click of a mouse, will preserve a health profile history of a specific population,<br />
pointing out the onset of pathologies, their development, the evaluative case history and<br />
the medical treatment that, over the years, has been developed. This could also represent
a valid point of departure to carry out epidemiological studies, health research within and<br />
external to the establishment.<br />
Security System<br />
The structure and the functions of the new Archive are protected by various security<br />
systems with solutions of an organizational and technological type.<br />
q organizational solutions<br />
• Entry to the Archive premises: access is authorized by Archive personnel that is on<br />
duty at the porter’s office and who control external surveillance cameras and supervise<br />
control systems in archival areas. The visitor who is allowed access to the archive is<br />
identified, provided with a temporary pass and accompanied to his/her destination.<br />
Personnel who work within the archive may only access entrance areas and first floor<br />
areas that are related to their specific job with the exclusion of access to areas where<br />
documents are stored.<br />
• Access to documents: only some operators can access areas (modules A and B) where<br />
documents are conserved: they are equipped with an appropriate badge that is read by<br />
a device which is located on the entrance door and authorizes entry. Any entry attempt<br />
by a non-authorized person activates the alarm system.<br />
• Smoke detector system: areas are equipped with optic smoke detectors which are<br />
connected to the inert gas automatic switch off system’s electronic plant.<br />
• Video surveillance of external areas: alarm systems are automatically activated once<br />
daily activity ceases in the Archive. The system is connected by means of a telephone<br />
line with the Surveillance Institute office. Along with the activation of the alarms<br />
comes the activation of external video registration devices that detect the eventual<br />
presence of people.<br />
q technological solutions<br />
• Data backup: data-base backups on tape (DAT) are carried out daily in order to<br />
guarantee the safe-keeping of up to date data; clinical file images are filed, in duplicate,<br />
on an optic medium and are conserved in fire proof cabinets in different locations and<br />
at a distance from each other.<br />
Asolo’s <strong>ULSS</strong> Digital Clinical Deposit<br />
2 3
2<br />
• Firewall system: a computer protection device that protects from unauthorized<br />
intrusions.<br />
• Wireless network: the wireless network installed within the archive, and used for<br />
communication with palm processing systems, is protected and coded.<br />
• Anti-virus system: a regularly updated anti-virus system is installed at each port of<br />
the back-office.<br />
Where computer safety in the management of clinical files is concerned, solutions have been<br />
defined both for aspects relative to the integrity of data and to their confidentiality.<br />
• User identification: access to the system takes place with a normal internet browser.<br />
Login to the system is guaranteed by means of insertion of a user ID, a password and<br />
a smart card.<br />
MARIO PO’, ANNAMARIA BROSOLO<br />
• Access log: all user activity within the software is registered and stored in a data- base.<br />
It is possible to ask the system to visualize the log file and to verify user access to the<br />
system, operations that were carried out and documents viewed.<br />
• Transmission coding: access to the clinical file management system takes place<br />
exclusively by means of a SSL protected browser connection. All data exchanged<br />
between the browser and the web server are coded. The connected user can be assured<br />
of web site authenticity by visualizing the server’s digital certificate.<br />
• Data coding on disc: data relative to clinical file images are coded on disc and are not<br />
even accessible to personnel responsible for system management.<br />
• Redundant informative systems: two twin Web Servers are made available, for both<br />
hardware configuration and software, that constitute a cluster of network balancing.<br />
This enhances system performance and, above all, helps prevent system breakdown.<br />
The Middle-End, which has the task of serving the Database with requests made and<br />
of memorizing documents, also implements a breakdown prevention structure that<br />
consists of a Cluster of Servers composed of 2 nodes with shared memory.<br />
All activities carried out by the users within the system are registered and stored in<br />
a database. Authorized viewers can question the system in order to know the history of<br />
a document, of a user, of a session of use of procedures or simply to control those who<br />
have had access to the system or to the document on any given day. The system maintains
written evidence of all the viewing operations and printouts that each operator carried out<br />
when he/she consulted a clinical file.<br />
The digital filing system of clinical files interacts with the other company systems to<br />
constitute the data repository: it permits deliberate access by authorized personnel<br />
to documents that constitute the citizen’s clinical history no matter where they were<br />
generated.<br />
Asolo’s <strong>ULSS</strong> Digital Clinical Deposit<br />
The constitution of the regulated electronic health file will permit the citizen to be able to<br />
have more efficient, yet at the same time easier access to relevant information. Professionals<br />
will be able to have increasingly more accurate and integrated information at their<br />
disposal with quicker and easier access to files thus improving diagnostic and therapeutic<br />
efficiency. Without this, the complexity of the establishment would be unmanageable,<br />
given the increasing multiple inter-relations between the various hospital departments,<br />
between these and the territory and other medical establishments of the province.<br />
2
The Business Registry of the Chamber of<br />
Commerce of Pesaro - Urbino<br />
LORENO ZANDRI<br />
(Chamber of Commerce of Pesaro - Urbino)<br />
Since all Chambers of Commerce are organized in a network system, and are<br />
connected by a telematic data transmission net of their own propriety, managed by<br />
Infocamere, the society of informatics of the Chambers of Commerce, what I will say is<br />
valid for all Chambers of Commerce.<br />
In the chamber system the procedures to follow are homogenous, with a consequent<br />
homogeneity of the outcomes (from Cuneo to Caltanisetta), analogous access modalities,<br />
and identical preservation techniques, since the latter is carried out through centralized<br />
modalities (in ASP).<br />
Ronchi says: “We stand in the middle of the ford, and cannot turn back any more,<br />
we cannot think of digitize, and then print the digital;” professor Duranti emphasizes the<br />
reliability of digital documents, their stability and also the reliability of their content.<br />
The Business Registry, precisely because of its legal nature and of the function of legal<br />
publicity for enterprise that it performs, must guarantee the requisites of which professor<br />
Duranti is speaking.<br />
The Business Registry functions as registry for nearly six million Italian enterprises,<br />
of which more than two million and half are companies. Since one of its main features<br />
is the pursuing of market transparency, it get constantly observed and evaluated. The<br />
Registry’s information (data and deeds) is accessed on a daily basis; information contained<br />
in documents digitally handled has, because of their nature, a reliable content, since the<br />
deeds are drawn up by public officials; consider for example a memorandum of association<br />
or dissolution of a company, a deed of incorporation drawn up by a notary, an assembly<br />
report that nominates the company administrators.<br />
The answer of the chamber system to this issue (the digitalization of documents) is<br />
based on the normative and technical law in force at the moment in which the Business<br />
Registry has been created, on February 19, 1996, when all the books of corporate registries,<br />
till then deposited at the Court, were delivered to the Chambers of Commerce, and the<br />
digitalization work begun.<br />
2
2<br />
Other issues are those of costs, and that of the definition of a producing subject: the<br />
producing subject seems to be identified with the agency producing the documentation, but<br />
our situation is a bit different since the producing subject is the user itself. That means that<br />
million enterprises produce within their structures, or at the offices of the professionals<br />
assisting them, documents originated in digital format and then transmitted by data<br />
transmission modality, through safe transmission systems. It has been therefore necessary<br />
to face the problem of training the user, and everybody can imagine how difficult this has<br />
been, especially when the user sometimes resisted to conforming, often correctly thinking<br />
that the digitalization would have involved complications.<br />
Regarding the access to the information and deeds in the Registry, we said that<br />
enterprise publicity is fundamental for the requirements of market transparency, and can<br />
be effective only when is “portable”, that is, it arrives immediately to its destination. The<br />
legal publicity of enterprise shouldn’t simply be theoretical, formal publicity but, in order<br />
to be effective, needs to be a real publicity available to each entrepreneur, and above<br />
all “ready,” in real time. In order to achieve this result all documents that modify the<br />
enterprises’ set-up are telematically transmitted, and are dealt with in real time. The law<br />
fixes in 5 days the time at disposal of the chamber employee to record in protocol, deal<br />
with and clear the file, archive it optically, and render it available on the Web to whoever<br />
wants to connect and control. This timing is subject to controls and inspections from the<br />
part of the Ministry of the Economic Development (in the past May, my office as well has<br />
been inspected to verify the clearance time).<br />
How does the Business registry work? I will try to describe it with a few slides,<br />
attempting to explain the difficulties we tackled and the graduality of the passage from<br />
paper documents to telematic data transmission.<br />
In the ‘ 90s we were still managing informatically our data bank (then a firm registry)<br />
that we fed following to the reception of paper documents. In the 2000 an experimentation<br />
begun, with applications coming partially on paper but with a floppy disk containing<br />
information structured in record plots that our procedures, created by Infocamere,<br />
imported, thus enabling us to feed automatically the data bases without retyping in the<br />
same information.<br />
LORENO ZANDRI<br />
From November 1 st , 2003 company deeds begun to appear in data transmission<br />
modality and in digital format, since the law imposed the transmission of telematic
deeds, endorsed by digital signature. As a consequence, the system of the Chambers of<br />
Commerce distributed more than two million and half of devices for digital signature. A<br />
small province like Pesaro, with 45.000 companies, distributed more than 20.000 devices<br />
for digital signature.<br />
From the end of 2004 on there has been an exponential increase of digital dossiers.<br />
In fact in 2003 we have had approximately 22.000 completely digital dossiers, while in<br />
2004 we reached an amount of several hundreds of thousands, and in the year 2005 the<br />
system has received nearly 2 million and half of digital dossiers. In 2005 we have dealt<br />
with 2.493.000 digital dossiers.<br />
If it is true that here we must speak about digital preservation, we also said that it is<br />
necessary to plan digital preservation from moment in which archives are created, from<br />
moment in which dossiers are drafted, when metadata are created, not only the ones for<br />
the dossier identification, but also the metadata enabling to describe the handling of the<br />
dossier, who has dealt with it and how, which decisions have been taken, and how it has<br />
been archived.<br />
This is the infrastructure and the interface that every employee uses when dealing<br />
with digital dossiers. In the morning the employee sees the applications that arrive, with<br />
a series of preliminary information, a sort of protocol directory, and from this he/she<br />
opens the dossier. This is the file of the dossier, with all the metadata that will remain<br />
in time, this is only the file, then this is the list of attachments, this, for instance, is the<br />
immediate reply of the central system of “Certification Authority” (Infocamere), than tells<br />
me that those files, for example the slip, (conventionally called “Fedra” slip) represents the<br />
application model, while the other files are attachments to the application itself.<br />
An application model quite articulated, complex and long composes a dossier, and<br />
then a series of deeds that are drawn up by the company (such as the assembly minutes,<br />
the Auditors’ report, the budget, etc.).<br />
The handling of the dossier is also computerized (flows, allocations, control, bill-<br />
books, etc.) and after the handling, the dossier is archived in what is improperly called<br />
the historical archive, which in truth is fed from the sixth day following the arrival of the<br />
application.<br />
The Business Registry of the Chamber of Commerce of Pesaro - Urbino<br />
Sometimes this happens even from the second or third day, especially with all the<br />
applications for incorporation deeds (it is well known that a company is born not when<br />
2
300<br />
the associates underwrite the incorporation deed in front of a Notary, but in the exact<br />
moment in which we “load it”, we insert the information in the informatic memory of<br />
the system). Therefore the moment in which the application is cleared corresponds for all<br />
legal purposes, both civil and fiscal, to the coming into existence of the deed. These deed<br />
applications are usually handled on the same day of their reception, and actually, follow<br />
a preferential channel thanks to a flow procedure, that we call “smistatore” (sorter). This<br />
is a directory with the dossier number and some metadata that we will find again in the<br />
long-term preservation system, than for us begins from the fifth day on, until the plus<br />
infinity. Then if this “plus infinitely” corresponds, as professor Guercio says, in ,<br />
fine with us.<br />
LORENO ZANDRI<br />
As far as the access is concerned, in the slide we can see the Court registries and the<br />
old paper documents; then from 2000 on we begun to pursue the objective of the complete<br />
democracy of access, and nowadays every citizen can, by signing a free contract, access<br />
and download surveys, lists, certificates, deeds. Many journalistic scoops are due to the<br />
fact that journalists by now have discovered it, and consult the deeds of the Business<br />
Registry, to see that what the Board of directors of Telecom, or of Pirelli, has decided.<br />
In 2005 the registry consisted of 6 million companies enrolled, and the downloaded<br />
documents are of various typologies, as can be read from the slide, but mostly the<br />
documents are downloaded by the external user, who needs to know, for example, if<br />
whoever proposed him the purchase of 500.000 Euro of lumber is truly the company legal<br />
representative, as he affirms, and can therefore undersign a contract. From 1997 to 2005<br />
increment corresponds to the 204% with 26 million downloaded documents.<br />
The structure of the information allows for a fragmented download, and allows to<br />
choose the information one is interested in. Information must be updated, interesting, and<br />
the user shouldn’t download an extremely long document in order to extract, with difficulty,<br />
the information he’s interested in. If one selects all information blocks pertaining to a<br />
company, one gets the whole company dossier, that is not just the deed dossier, but the<br />
sum of the metadata describing the deeds contained in that dossier, because a survey<br />
shows the company history, all variations included. As you can see the first part of the<br />
file shows the index of the deeds it contains. That file is actually a form, showing at the<br />
top a reference number, for instance 9344/2005; with that reference number we search<br />
for all documents regarding the dossier registered with that reference number. What do
we do then? We insert the reference number, and the year, in the search mask, we read<br />
the list of the deeds in that dossier and we select the ones that interest us, then we request<br />
them, and their distribution comes almost in real time (while the sequence of operations<br />
is explained, images are shown to illustrate each operation of this procedure). At this<br />
point, we can generate a PDF with the selected deeds, or we can generate a PDF that the<br />
chamber employee can issue to the user as a certified copy. The user can however accede<br />
these documents both going in person to the chamber desk or via Internet, through the<br />
infrastructure “Telemaco”.<br />
The Chambers of Commerce have always respected the technical norm in force in the<br />
moment in which the optical archives were created. Every year we usually receive 850,000<br />
company budgets that are complex documents, with a series of digital signatures that our<br />
system needs to control in real time. The digital deposit of the Chambers of Commerce<br />
is Infocamere, a company completely controlled by the Chambers of Commerce. We<br />
currently have 100 million of digital documents, (not pages, but documents corresponding<br />
to 20 - 30 - 40 - 50 or more pages in A4 format), generate from PDF files or with other<br />
systems, like the scanning. Infocamere is responsible of their conservation. Here is the<br />
image of an AIPA note of 1995, asserting that the Infocamere system of digital recording<br />
of documents then on paper, complied with the deliberation of 1994. The system has since<br />
adapted to the changes in the technical norms.<br />
Now the archiving system of the Business Registry has evolved in a new system,<br />
called Legal Doc, that is not only dedicated to the Business Registry, but can be available<br />
for all kinds of archival needs, and can be put at disposal of the Public Administration as<br />
a whole.<br />
The Business Registry of the Chamber of Commerce of Pesaro - Urbino<br />
Last week we had a user requesting a certified paper copy to the informatic original,<br />
and this is not a simple request, because the norm is unclear, since the art. 23 codicil 2<br />
bis of the Code of digital administration says: “Copies on paper of a digital document …<br />
substitute for all legal purposes the original digital document if their conformity with<br />
the original in each part is certified by an authorized public official”. And here I ask the<br />
experts: which are these parts? The tracing record, the file format, the distance between<br />
bits, the program used for the visualization? And other doubts exist on the identification<br />
of an “authorized public official”. Back to the issue of dematerialization, in the 2006<br />
we begun to consider seriously the destiny of those 55 million paper documents already<br />
30
302<br />
digitized. The Archival Superintendence may not agree, but the digitalization we carried<br />
out is respectful of the norms and therefore the Chambers a colleague of mine and I work<br />
for are applying an experimental method that should end in the destruction of the papers<br />
already digitized.<br />
It is our intention to offer maximum collaboration with the Authorities in charge of<br />
this matter but at the same time we are here to ask a timely definition of the law (if it is<br />
not ready yet), because we fear the moment when the State Auditor’s Department will ask<br />
us “why are you spending so much money to keep the paper archives when the law allows<br />
you to digitize and then destroy the papers?”<br />
Of technology I will not speak; formats are important, I’ll name them in a flesh,<br />
text, xml, xbrl, you saw before an article from yesterday’s “The Sun 24 Hours”: in 2007<br />
all European companies will adopt the standard XBRL that we have adopted for the first.<br />
The standard XBRL for the transmission of budgets allows to the companies to transmit<br />
the budget to the Chamber of Commerce, who then will be able to parcel some of the<br />
information contained in order to forward them to the financial offices in charge, relieving<br />
therefore the company of some fiscal duties.<br />
LORENO ZANDRI<br />
About the process of quinquennial copying of digital files, we can state that it<br />
conforms to ISO standards, and for the moment has been carried out with success, with<br />
no loss of any data or information. Considering that the first digital dossiers were created<br />
in 2002, Infocamere technicians have converted, not losing even a bit, 22.000 dossiers,<br />
and therefore we have applied that part of the Aipa deliberation, and I think we are the<br />
only ones as yet, that requires the conversion and the transfer of files after 5 years.
The Civil Status Register Archives<br />
ELETTRA CAPPADOZZI<br />
(National Information Center for the Public Administration C.N.I.P.A., Rome)<br />
The National Information Center for the Public Administration was evoked many<br />
times during the meeting today on the general issue of the “dematerialization” of<br />
administrative documents; however, I would like to talk about the automation of the Civil<br />
Status Register.<br />
I assume you all are aware of the problems regarding the Civil Status Register,<br />
therefore I will confine my talk to the major aspects of the matter to explain the complexity<br />
in the automation of this type of register.<br />
The Civil Status Register is administered by the Municipalities and, moreover, the<br />
Italian Consulates around the world are authorized to manage it as well.<br />
Every year the Civil Status Register certificates are filed in four different paper<br />
registers according to the circumstance they refer to (birth, citizenship, marriage and<br />
death). Then the documents corresponding to the registered certificates are gathered in files<br />
in chronological order. Finally, an annual index is drawn up containing the information of<br />
the certificates registered during the year. Two originals are created for every register; one<br />
is kept at the Municipality and the other at the Prefecture.<br />
The management of the Civil Status Registers entails a major legal aim concerning<br />
the fundamental rights of any citizen, as it certifies the legal status of the person. In<br />
the later years the development of the organization, management and preservation of the<br />
registers privileged the fundamental characteristic earlier mentioned.<br />
All certificates are signed by the registrar and some also by all parties, that is by<br />
the citizens who take part in the certificate. Any annotation, correction or cancellation<br />
is added to the certificate separately; so any modification to the original content is<br />
documented. A Civil Status Register contains all certificates in chronological order; it is<br />
possible to find a series of added annotations and corrections in each certificate, placed in<br />
chronological order, at the margin of the certificate they refer to. The Civil Status Register<br />
is a complex matter, yet, it is not sufficient to take into account the individual certificate<br />
filed in the register (which finds its own conclusion at the end of the year and then is held<br />
303
30<br />
in a deposit). It is of the uttermost importance to think of the Civil Status Register as an<br />
entity composed of a series of records filed in a long time, in specific spaces and strictly<br />
bound to the chronological order of the events they represent.<br />
Any single record – may it be a certificate, annotation or correction – is filed in<br />
the register and never revised while only “parts” are added. The Civil Status Register, a<br />
complex documental entity, is an object widely updated with the passing of time and for a<br />
long period of time (no less that one hundred updates occur form birth to death).<br />
I would like to emphasize the importance of the Civil Status Register as a primary<br />
source of update for many other archives. Most of its information is written out in the<br />
Vital Statistics Register and any change in the civil status modifies the archives of the<br />
National Institute of Social Security (INPS), of the Tax Register Office and of many other<br />
registers.<br />
The regular exchange of communication among the different offices is a complex<br />
matter; it occurs between the Civil Status offices and the Vital Statistics Register of a<br />
particular Municipality or with a different Municipality and also with the National Data-<br />
Gathering Center at the Ministry of Interior Affairs (as prescribed by the decree 369/2000).<br />
Other information exchanges occur with hospitals, parish offices, court offices, foreign<br />
consulates in Italy and, as said before, Italian Consullates abroad. As you can see, the<br />
management of the Civil Status Register is an extremely complex matter.<br />
Article 10 of the decree 369/2000 established the automation of all Civil Status<br />
Registers; the aim was to create the conditions to set criteria for the automation with a<br />
subsequent decree in the following year, so to achieve the management of digital archives<br />
in a short period of time, thus eliminating all paper archives. Yet, many aspects of the<br />
problem were underestimated, particularly regarding the guarantee that all digital contents<br />
remain unaltered and that their preservation is long lasting. Inevitably, these problems<br />
brought us to limit the goals of automation.<br />
ELETTRA CAPPADOZZI<br />
I would like to focus your attention on the general goals the automation of the Civil<br />
Status Register should guarantee. Considering the importance of the information involved,<br />
first of all automation should ensure the certainty, accuracy and historical authenticity of the<br />
archives content which must be dealt with in coherence, persistence and discretion of any<br />
filed information. In particular, discretion should not be neglected as the Civil Status Register<br />
contains sensitive data that are not of public or free access and should be protected.
It is the object of automation to manage or, at least, to support the complex system of<br />
communication exchange in order to eliminate any mistake and also hasten the processes.<br />
Even the present system, based on the use of paper registers, is not perfect and shows<br />
evident problems. Among the most common are the material errors of transcription,<br />
incoherent annotations or communications which are “lost”. A problem implicit in the<br />
traditional management is the lenght of time offices spend to process files and search for<br />
certificates. And here we approach the matter of fruition and issuing of certificates. Even<br />
though it is obvious that there are problems in the preservation of digital registers for a long<br />
time, it is also to be noted that many problems occur in the present paper archives too.<br />
In the year 2000 we planned a type of automation which then we had to put into<br />
perspective and set limits to. At present, we are more realistic and if urged whether we<br />
should eliminate or reduce the paper register our answer is that we think of reducing it.<br />
On the initiative of the University of Rome – Tor Vergata a technical-scientific task<br />
force was created in view of investigating any problem relating to preservation. Delving<br />
into the problem, we convinced ourselves that we needed to create certificates in a correct<br />
digital format in order to preserve a digital register. The problem we confronted did not<br />
deal with the acquisition of the previous material, that is the digital formatting of analogical<br />
certificates but rather with the creation of new Civil Status certificates in a digital format,<br />
as well as managing them for a prolonged time in a digital register.<br />
The technical-scientific task force worked in a multidisciplinary manner and with<br />
other task forces which, at the same time, were dealing with the more general issue of<br />
“dematerialization” as pointed out by Prof. Ridolfi of the National Information Center for<br />
the Public Administration (C.N.I.P.A.). The task force developed an elaborate analysis of<br />
the particular problem of the Civil Status relating to the automation of the process, and then<br />
also of the correlated technical aspects. The task force focused its work on the whole life<br />
cycle of the Civil Status Registers – from the creation of the certificate to the planning of<br />
the register management, from the management of annotations and corrections to the final<br />
preservation in the State Archives. The aim was to identify a practicable and sustainable<br />
general solution on account of the economic aspects relating to the management (as we<br />
heard in other speeches today, they cannot be neglected), of the organizational aspects and<br />
of the qualifications required to a vast audience of 8,100 Italian Municipalities, and also<br />
Italian Consulates, which supply the system.<br />
The Civil Status Register Archives<br />
30
30<br />
I would like to talk briefly about the problems we encountered. The major problem<br />
concerns the modality of ensuring authentic, unalterable and coherent registers as well as<br />
establishing criteria for their preservation in view of the fact that registers are used and<br />
updated during the entire life of citizens and, later, are kept in the Civil Status Archives.<br />
A lively debate arose in the task force among archivists, information science<br />
experts and other experts. In the end there prevailed the opinion that the digital signature,<br />
instead of the autograph signature, can fully testify the authenticity of the “pieces” that<br />
form a register, that is the individual certificate rather than the individual annotation or<br />
correction. Yet, the digital signature is not a suitable instrument to fullfill all preservation<br />
requirements nor other problems I described earlier.<br />
To avoid any misunderstanding, I would like to point out that the task force elaborate<br />
analysis did not aim to procrastinate or complicate the Civil Status automation but, on the<br />
contrary, was driven by the desire to find a solution both practicable and generally useful.<br />
For this reason we included the need for automation, the general coherence of the system<br />
as well as supervision functions which can be easily developed using a data processing<br />
system management of the Civil Status.<br />
I must say, first of all, that we are still working on the project and the task force<br />
is convinced it is useful and necessary to undertake an automation process which must<br />
develop gradually in view of the problem still unsolved.<br />
At present, the solution outlined and suggested by the task force is composed of a<br />
hybrid automation in which the paper register is still in use. This will continue until the<br />
“testing” of real “migrations” - implying major changes in technology – occurs as well as<br />
the State Archives ability to acquire the digital archives, given that all registers gather in<br />
the State Archives in the end.<br />
ELETTRA CAPPADOZZI<br />
We suggest the preservation of the traditional paper archive, as a source document,<br />
and that it is kept at the Municipality offices; at present we believe it is the only form<br />
capable of satisfying the preservation in the long term. The digital archive is created<br />
and kept at the Municipality offices but eventually it meets the National Data-Gathering<br />
Center at the Ministry of Interior Affairs. A copy of the digital archives kept at the<br />
National Data-Gathering Center is at disposal at the Prefecture (to be used in accordance<br />
with its jurisdiction) and functions as support and security copy for the Municipalities, as<br />
prescribed in Article 10 of the decree 369/2000.
The acquisition of the Civil Status Registers by the State Archives occur several<br />
years after the creation of the Register (about 120 years after the creation of the Vital<br />
Statistics Register) and the management of its preservation is expected to be latent for<br />
forty years from the last time in use. In reference to Prof. Pigliapoco’s speech, I would like<br />
to call attention to the fact that the economic cost for the preservation of the digital deposit<br />
cannot be charged to the individual Municipality; also, I believe that the creation of a<br />
frame of rules on a national scale is not sufficient as there is a strong need for an operative<br />
system support. For this reason, it is advisable that the Municipality digital archives are<br />
assembled and managed as a unit digital deposit at the National Data-Gathering Center at<br />
the Ministry of Interior Affairs.<br />
The Civil Status Register Archives<br />
A hybrid management implies a problem in maintaining the content of the paper<br />
and digital registers alligned; it is possible to find some good technical solutions, some<br />
“tricks”, to support the procedure. Anyway, the registrar’s responsability in verifying that<br />
the office procedure is correct is extremely relevant.<br />
It is important to remember that at present there are some problems in the allignment<br />
of the Municipalities’ and Prefectures’ archives, as well as others relating to the coherence<br />
of the annotations in a register when the same certificates are also present in other registers<br />
(e.g. the Vital Statistics Register and all other registers).<br />
The automation in progress allows simplifications: it promotes the obsolescence and<br />
elimination of the second original at the Prefecture and the simplification of the processes<br />
of document management. For example, automation favors the elimination of copying<br />
down the Civil Status certificate at the Municipality where the citizen resides. At present<br />
it is a norm established by law and created in order to facilitate the citizen in obtaining<br />
the certificates. Well, automation allows to reach this aim easily without copying down<br />
the certificates in the offices of the Municipality where the citizen resides. Besides, as said<br />
before, planning the automation of communications among the different offices promotes<br />
a greater coherence in the whole system of Civil Status management.<br />
Our study brings to the fore how certain non technological operations can rationalize<br />
the use of the resources at our disposal; this is true in the case of rationalization and<br />
standardization of the file content which creates a large amount of papers. Nowadays it<br />
is widely held that the Municipality administrative personnel tends to keep everything<br />
whether in doubt or simply because not sufficiently trained on rather complex issues.<br />
30
30<br />
Instead of thinking about the “discart” at the end of the process of a file management<br />
– that is, when the archive becomes historical and meets the State Archives – it would be<br />
convenient to outline a standard preservation plan on a national scale and prepare the file<br />
content in a coherent way.<br />
The National Data-Gathering Center, at the Ministry of Interior Affairs, takes the<br />
shape of a digital deposit where all the Municipalities digital archives meet, with the<br />
problems illustrated earlier, particularly by Prof. Pigliapoco.<br />
The present law prescribes that all Civil Status Registers gather in the State Archives.<br />
The full automation, and the consequent automation of all paper registers, can happen<br />
only when the State Archives are better organized in order to acquire the digital content.<br />
For example, for 100-120 years the Vital Statistics Register is kept at the National Data-<br />
Gathering Center at the Ministry of Interior Affairs; after that time the Register has to<br />
be captured by some other centers or the same Ministry will have to manage its future<br />
preservation. Unlike the paper registers, the digital contents may be lost unless they are<br />
actively preserved (as explained earlier today); in the case of the Civil Status Register, we<br />
would lose resources of information of the highest relevance.<br />
I would like to outline some aspects concerning the technical solution. We increased<br />
and delved into investigating the structure of the individual certificate, both in content and<br />
as metadata, as well as of the register as a complex entity.<br />
The suggested frame is based on:<br />
• XSD data models to define the documents’ and registers’ structures;<br />
• metadata for the description of identity, content and context informations;<br />
• XML for the representation of data;<br />
ELETTRA CAPPADOZZI<br />
• XML-Enabled DBMS in the first phase for the storage, updating and examination of<br />
data, planning the experimentation of XML-Native DBMS to verify their reliability<br />
in dealing with large amounts of informations.<br />
We studied the possibility of creating either a frame of certificates completely<br />
based on XML, with the use of integrated metadata within the structure, or to attain the<br />
certificates in a traditional form (e.g. JPEG, PDF/A or TIFF) and external metadata.<br />
Also we analized any possible accountable context as the legislative, technological<br />
and organizational as well as their management instructions.
Characteristics identifying<br />
the Certificate<br />
Marking / Key attributes of<br />
the certificate<br />
Parties<br />
Characteristics identifying<br />
the Parties<br />
- Town/city,<br />
- Place,<br />
- Year, month, day and time, where and when the certificate<br />
originated<br />
- Year<br />
- Party<br />
- Series<br />
- Number<br />
People cited in the certificate as:<br />
- Subjects the certificate refers to<br />
- Declarants<br />
- Witnesses.<br />
- Name,<br />
- Last name,<br />
- Place and date of birth,<br />
- Residence,<br />
- Citizenship<br />
Key attribute of the Parties Social Security Number<br />
Sources Documents presented by the Parties<br />
Object Nature of the certificate/type of certificate /event<br />
Signing<br />
The Certificate and annotations/corrections<br />
are structured in XML with integrated<br />
metadata.<br />
The Civil Status Register Archives<br />
- Registrar who creates the certificate<br />
- Type of digital signature<br />
- Digital signature<br />
Table 1 - Content of the Certificates<br />
Table 2 – Structure of the Certificates<br />
The Certificate and annotations are objects<br />
represented as on a printed support (possible<br />
formats: JPEG, PDF/A, TIFF).<br />
Metadata are dealt with aside.<br />
30
3 0<br />
Type of Context Content Possible Management Modalities<br />
Documental and<br />
archivist context of the<br />
individual certificate<br />
Administrative<br />
contexts<br />
of the Municipality<br />
deposit<br />
Archivist<br />
responsibility<br />
Technological contexts<br />
of the Municipality<br />
deposit<br />
Marking<br />
Identifying<br />
Characteristics (Parties+Documents)<br />
Content<br />
Town/City<br />
Date of the acquisition of the certificate<br />
by the Prefecture from the Municipality<br />
Date of automation<br />
Reference period<br />
- Prefecture jurisdiction<br />
- Archive organizers (digital<br />
certificates of the same subjects)<br />
Town/City<br />
Reference period:<br />
- Algorithms and signature modality<br />
- Data base<br />
- Software domain<br />
- Applications<br />
- Security<br />
Legislative Context Ministry of Interior Affairs for a certain<br />
period<br />
Norms,<br />
Procedures<br />
Forms … (XSD)<br />
Administrative Context<br />
of the National Deposit<br />
Archivist responsibility<br />
Technological Contexts<br />
of the National Deposit<br />
ELETTRA CAPPADOZZI<br />
Collecting of the various administrative<br />
context of the Municipalities<br />
+<br />
Administrative context of National<br />
Center for Demographic Services<br />
(CNSD)<br />
Reference period<br />
- Organizational procedures<br />
- Archive organizers (digital<br />
certificates of the same subjects)<br />
National Center for Demographic<br />
Services (CNSD)<br />
Reference period:<br />
- Algorithms and signature modality<br />
- Data base<br />
- Software domain<br />
- Applications<br />
- Security<br />
- Table 3 - Contexts<br />
Created contextually to the<br />
certificate by the individual<br />
Municipality;<br />
Integral part of the certificate itself<br />
Managed by the individual<br />
Municipality, according to standard<br />
modalities set on a national scale<br />
Managed by the individual<br />
Municipality, according to standard<br />
public policy on a national scale<br />
Defined and managed by the<br />
Ministry of Interior Affairs<br />
Ministry of Interior Affairs<br />
Surveillance of the State Archives<br />
and of Privacy Policy<br />
Ministry of Interior Affairs/<br />
Third trusted party<br />
Surveillance of the State Archives<br />
and of Privacy Policy
Digital filing in history<br />
and conservation: the Tabularium Urbis<br />
GIANGIULIO RADIVO<br />
(Vicariate Delegate of Rome at Radio Vaticana, Rome)<br />
A civil state of the 16 th century, this is the historical archive of the Vicarship of<br />
Rome, simply the Tabularium Urbis, or Tabularium Vicariatus Urbis; it is true that the<br />
constitution of the archive is from 1824, with the death of Pope Leone XII, but the first<br />
documents date back to the middle of the 16 th century, with the decisions of the Council<br />
of Trento.<br />
In 1563, after the Council of Trento, the definitive duty to keep parochial records<br />
begins. These records were also marital status registers. In 1566 Saint Pious V initiated<br />
the reform of the clergy of Rome and adopted a document under his pontificate, “On<br />
books to keep for curates”, written in Italian so that even the curates could understand it<br />
better.<br />
In 1584, the “Sacramentorum Romanum” ritual prescribes how must be kept the<br />
registration book of proceedings, for example, for the administration of baptisms, therefore<br />
also of births; of marriages; of deaths. The book thus acted as register of marital status,<br />
and more - and this is the big news, because it doesn’t even appears in today’s archives of<br />
the Italian State, as well as today in city councils the “state of souls” doesn’t exist.<br />
From the last decade of the 16 th century, one knows who actually lived in every<br />
single house in Rome, what their marital was, which religion they practiced, apart from<br />
their age and other details. Hence, it was a very complete profile of the city of Rome. No<br />
one in the world has this and that is why it is so important.<br />
Again, from the last decade of the 16th century, apart from these four registers<br />
established by the Council of Trento, statistics begin with the city of Rome’s archive. Lists<br />
were made, “Animarum almae urbis Romae” that, from the last decade of the 16 th century<br />
until 1870, keep track of numerical data taken from all of the parochial registers, and<br />
precisely state year by year, carried out from Easter to Easter, all numbers of inhabitants,<br />
of births and of deaths.<br />
3
3 2<br />
Presently the Vicariate historical archive is made up of 150 collections; the<br />
collection of the parochial registers is only one of these, and is made up of about ten<br />
thousand registers; each register contains from 150 to 250 pages front and back, hence<br />
double sided. The Archive decided to proceed with the digitalization of this collection<br />
drawing inspiration from the historical archive of the Fellowship of Jesus, that adopted<br />
a digitalization process that did not damage documents, because obviously these paper<br />
documents will be preserved.<br />
To date, four thousand registers have been treated, and have been digitally reproduced<br />
both in black and white and in color, with a type of photographic instrument that doesn’t<br />
damage the document, and a modality that allows for the cleaning of the background of<br />
the sheet, the exaltation of the strokes of the script, the balancing of the effusion of color,<br />
and offer the possibility to enlarge or reduce the image size.<br />
From this digital archive emerged, among others, the record of the act of baptism<br />
of Gioacchino Belli, included in the parochial book of Sant’Eustacchio of the 10 th of<br />
May, 1756. The marriage act of Gian Lorenzo Bernini, and the death act of Francesco<br />
Borromini, August 13 1667, also emerged.<br />
GIANGIULIO RADIVO<br />
The preoccupation nowadays is the loss of memory; the risk that if the document is<br />
only digital, one can lose the original document, or there can be a risk of manipulation.<br />
However the added value we whish for our archives will happen when we will be able<br />
to cross reference all available data and extract from them elements of new knowledge,<br />
that can have an economic gain but above all a cultural and educational gain.
MARIELLA GUERCIO<br />
(University of Urbino)<br />
Conclusions<br />
It seems to me that we all share a clear idea: we are dealing with a very complex<br />
problem. In all the speeches delivered today, including the panel discussion, complexity<br />
was a common element.<br />
Yet, the time available for each speaker was limited: had all of them been granted<br />
more time, they could have dealt with the fundamental difficulties in depth so to illustrate<br />
how demanding as well as how expensive the projects are.<br />
It is certain that in the future these costs will become for the administrations a<br />
significant saving, both in quality and in efficiency but also in terms of financial<br />
resources. At present the projects imply a considerable investment in costs, people and<br />
organization.<br />
Today I wrote down some notes, considerations and sketches I would like to share<br />
with you in view of a next meeting.<br />
First of all, I considered the issues still unsolved. I believe we should start considering<br />
the questions “Interpares 1” and “Interpares 2” urge concerning the dynamic archives and<br />
the future archives that will be only and exclusively dinamic archives.<br />
Considering that innovation and the use of technology are instruments of<br />
simplification, improvement and utility, we should develop an interest not in the exchange<br />
of paper documents but rather in working with portals, database, shared archive systems.<br />
Yet, in the digital future many complex problems might arise, for example relating to the<br />
use of e-mail or computer programs, and they are bound to increase.<br />
Still there is one certainty: at the center of the preservation process we should place<br />
not only the object but also the conditions and requirements in which it is produced, that is<br />
the contexts, since a document is never created in isolation. The questions to be answered<br />
concern technical matters and formats, an issue we did not discuss in depth but which, I<br />
believe, is very important.<br />
I would like to talk about the solutions that all administrations, bodies and structures<br />
should acquire. It is important to create a correct investment in order to preserve the digital<br />
databank of all administrations or organizations that share a similar project. There is no<br />
3 3
3<br />
certainty that in the future we will be able to preserve the digital information created in a<br />
scientific research, in interpersonal relations or in the private archives that are archives in<br />
a digital format but devoid of any definite structure.<br />
Research is a very important element in the process we deal with; it has to be “in<br />
progress” and develop according to the actual achievements although it rarely happens.<br />
Only in rare cases it is accompanied by a real work of implementation and Luciana Duranti<br />
mentioned the existence of some. Certainly the best archivists of the National Archives<br />
of Washington were trained in the use of “Interpares 1” and “Interpares 2” and then<br />
developed a project with a life span of eleven years, investing a large amount of economic<br />
and work efforts to achieve actual results.<br />
I am particularly interested and concerned about the status of research in Italy. It<br />
is said that Italian researches play an important role in the international archive research.<br />
Unfortunately, our average age is around fifty years old. A positive example is Luciana<br />
Duranti who was just awarded an important prize in Canada. She is the first woman<br />
to be awarded such a prize and also the first researcher to receive it for the innovation<br />
in the humanities research. As she said, the fact of being Italian granted her with an<br />
unsual ability to create innovations and bring new considerations to the research field.<br />
Yet, the young researchers in Italy are not in the position to work freely and we should be<br />
concerned about it.<br />
We could tackle the problem by creating some networks or, better, some systems of<br />
cooperation and sharing. I worked together with Seamus Ross in the European Community<br />
project “Herparnet” and I know that the European Commission is willing to finance with<br />
generosity some research projects for two or three years.<br />
What happens then? We invest great effort in developing networks that do not have<br />
a future. I believe we should join our efforts in creating, at least on a national scale, some<br />
permanent networks of cooperation, of sharing, research and assistance on a high level and<br />
high quality training. This is a dream I would like to come true and am resolute enough<br />
to work on it. Dreams may not always come true but I am convinced that it is possible to<br />
share resources as well as the political and administrative will to make things happen.<br />
Our country will never develop any real project unless we create an efficient coooperation<br />
system that must be planned on a national scale, as pointed out by the member of the<br />
Veneto Regional Council.<br />
MARIELLA GUERCIO
In the past the problem of cooperation could have been solved somehow; the Archive<br />
Administration based its work on a real cooperation but today the same is experiencing<br />
difficulties. There are only few public officials, mostly above fifty years old, who find any<br />
training or updating difficult. Yet, a new and active group of archivists exist and work<br />
outside the Administrations and we were told about their experiences today. They work<br />
and invest their energies in several projects with high quality and professionality. Thus,<br />
the Archive Administration is only one of the many partners to work with.<br />
I would like to emphasize how most of the speakers today affirmed the need to invest<br />
their energies and time in a multidisciplinary research. Even if we should remember that<br />
multidisciplinary projects are costly in terms of time and energies, it is also important to<br />
tackle the matter.<br />
Conclusions<br />
It is certainly more valuable and less costly to share communal resources of all the<br />
projects studied, developed and produced individually.<br />
The digital preservation is a vital element and we all should feel responsible for<br />
developing initiatives, efforts and considerations.<br />
3
<strong>Azienda</strong><br />
UL.SS. n. 8<br />
Asolo<br />
LONG TERM DIGITAL PRESERVATION:<br />
AN INTERNATIONAL FOCUS<br />
MEMORANDUM<br />
Integrated conclusions of the International expert meeting held in Asolo<br />
The papers presented at the symposium “Conservare il digitale”, held in Asolo on<br />
September 29, 2006, demonstrate the need for further reflection, the results of which<br />
will be submitted to national and international authorities and to the institutions and<br />
organizations involved in digital preservation. This reflection must start from some points<br />
of principle that all experts attending this international event share. They are expressed in<br />
the following agreed upon statements.<br />
Importance and timeliness of the topic: We confirm and emphasize the significance<br />
and timeliness of the above mentioned topic, which directly concerns the arts, the sciences,<br />
administration and governance.<br />
Information needs: We express the need for experts on this and allied areas of<br />
knowledge to be actively involved in outreach activities aimed at promoting awareness<br />
of the challenges presented by the long term preservation of digital entities among the<br />
institutions and organizations whose materials are potentially endangered either by lack<br />
of adequate strategies or by lack of understanding of the issues involved.<br />
Complexity of the issue: We note the complexity of the issue of digital preservation,<br />
which directly affects many sectors: culture (i.e. history, liberal, visual & performing<br />
arts, cultural heritage, archives, etc), citizenry, public administration, justice, economy,<br />
research, privacy, security, etc. This issue is also global and pervasive, being strictly related<br />
to a wide variety of other issues, such as copyright, certification of documents and authors,<br />
the concept of “original”, accessibility of original formats, creation and conservation of<br />
annotations, metadata, historic “traceability” of accesses and users, etc.<br />
Politecnico<br />
di Milano<br />
Technological neutrality of the approach: We firmly believe that the approach<br />
chosen to address the issue of digital preservation must not be based on or guided by<br />
technological advances, requirements or interests but on the functional needs and legal<br />
requirements of the organisations that create, maintain or preserve the material. We agree<br />
3
3<br />
that the range of practical solutions is ample and varied, and the choice of the one or the<br />
other has to depend in part on available resources and specific contextual conditions,<br />
but, whatever the adopted solution, it must descend from the preservation principles<br />
internationally shared by the experts in this area of knowledge.<br />
Preservation principles: We believe that the principles that should guide the design of<br />
an organizational preservation strategy relate to the protection of the identity and integrity<br />
of the digital entities from the moment of their creation, through their maintenance, use<br />
and continuing preservation; the selection of the appropriate metadata sets to attach to<br />
the digital entities at various stages of their life-cycle; the use of the open source software<br />
to bring forward the material from creation to preservation; the use of open formats; the<br />
choice of the trusted custodian who will be responsible and accountable for the on-going<br />
authentic re-production of the digital entities to be preserved; and of course the right of<br />
future generations to have full access to the authentic record of their past.<br />
Research: Technology will continue to evolve at an increasingly fast pace and in<br />
unpredictable directions. Any solution found to the issue of preservation of the entities<br />
produced by one technology will likely be inadequate for those produced by a subsequent<br />
one. We consider it vital for all the professionals whose sphere of competence focuses on<br />
long term preservation to be constantly involved in research that is on the leading edge in<br />
the development of new theory and methods, in the study of the social, ethical and legal<br />
implication of each proposed approach, in the assessment of costs, risks and benefits of<br />
each choice, and in the adoption of new methods of inquiry and different perspectives.<br />
Dissemination of existing knowledge: In order to support already existent and<br />
forthcoming preservation initiatives and to test various strategies in a variety of contexts,<br />
we consider essential to undertake activities directed to the dissemination of research<br />
findings and products, their implementation and the resulting best practices in various<br />
interested sectors ranging from private business to public administration.<br />
Suggested initiative: We propose the creation of an international network of<br />
organizations and groups that is open to all interested parties and has the function of<br />
promoting potential synergies. The network would be structured in teams dedicated<br />
to specific topics (e.g. cost of long term preservation), and would organize yearly<br />
conferences.<br />
Asolo, 29 th September 2006
The subscribers:<br />
CHEN BITAN<br />
(Cyber-Ark Software – Tel Aviv – Israel)<br />
ROSSELLA BONORA<br />
(DocArea Project – Province of Bologna<br />
– Italy)<br />
GIORGETTA BONfIGLIO DOSIO<br />
(University of Padua - Italy)<br />
ELETTRA CAPPADOZZI<br />
(C.N.I.P.A. – Italy)<br />
PAOLA CARUCCI<br />
(Manager of Historical Archives of the<br />
President of the Republic – Rome - Italy)<br />
LUCIANA DURANTI<br />
(School of Library, Archival and<br />
Information Studies of The University of<br />
British Columbia - Canada)<br />
GIUSTINIANA MIGLIARDI O’RIORDAN<br />
(Archives curator of Veneto - Italy)<br />
Mariella Guercio (University of Urbino -<br />
Italy)<br />
NITYA KARMAKAR<br />
(University of Western Sydney, Sydney,<br />
Australia)<br />
GUENTHER KOLAR<br />
(Ludwig Boltzmann Institute Media.Art.<br />
Research & Ars Electronica Futurelab<br />
– Linz, Austria)<br />
MATHIAS JEHN<br />
(German National Library – Frankfurt on<br />
Main - Germany)<br />
APR<strong>IL</strong> M<strong>IL</strong>LER<br />
(The World Bank – Washington DC - US)<br />
STEfANO PIGLIAPOCO<br />
(University of Macerata – Italy)<br />
MARIO Pò<br />
(Management <strong>ULSS</strong> 8 Asolo – Italy)<br />
ANNAMARIA BROSOLO<br />
(Management <strong>ULSS</strong> 8 Asolo – Italy)<br />
MICAELA PROCACCIA<br />
(Ministry for the cultural assets and<br />
archives – Directors General’s Office for<br />
Archives - Italy)<br />
GIANGIULIO RADIVO<br />
(Delegated Diocese of Rome c/o Vatican<br />
Radio – Vatican State)<br />
ALfREDO M. RONCHI<br />
(MEDICI Framework – Politecnico di<br />
Milano - Italy)<br />
SEAMUS ROSS<br />
(Humanities Advanced Technology and<br />
Information Institute (HATII) - University<br />
of Glasgow - UK)<br />
IRMGARD SCHULER (Vatican Library –<br />
Vatican State)<br />
KIM HENRY VELTMAN<br />
(Scientific Manager of Maastricht<br />
McLuhan Institute – The Netherlands)<br />
LORENO ZANDRI<br />
(City of Pesaro – Urbino – Italy)<br />
3
320
Indice<br />
Parte italiana<br />
INTRODUzIONE DEGLI ATTI pag. 5<br />
SCENARI DI FRONTIERA DEL <strong>DIGITALE</strong><br />
Kim Henry Veltman<br />
(Direttore Scientifico Istituto McLuhan Maastricht e<br />
Network Europeo dei Centri di eccellenza del patrimonio culturale digitale) pag. 11<br />
INTRODUzIONE AL CONVEGNO<br />
Paola Carucci<br />
(Direttore dell’Archivio storico della Presidenza della Repubblica - Roma) pag. 15<br />
LA CERTEzzA DOCUMENTARIA<br />
E LE MEMORIE DIGITALI<br />
Maria Guercio<br />
(Università di Urbino) pag. 19<br />
LA CONSERVAzIONE DEL <strong>DIGITALE</strong>:<br />
<strong>UN</strong>A PANORAMICA<br />
SULLA RICERCA INTERNAzIONALE<br />
Luciana Duranti<br />
(School Of Library, Archival and Information Studies<br />
dell’Università della British Columbia – Vancouver) pag. 29<br />
<strong>IL</strong> qUADRO NORMATIVO ITALIANO<br />
Micaela Procaccia<br />
(Ministero per i Beni e le Attività Culturali<br />
Direzione generale per gli Archivi, Roma) pag. 39<br />
DOCUMENTI IN PERICOLO:<br />
IMPARARE DAGLI EVENTI AVVERSI.<br />
LE REGOLE DELLA BANCA MONDIALE<br />
PER ISTITUzIONI E UTENTI<br />
April Miller<br />
(Banca Mondiale - Washington) pag. 45
PROBLEMATICHE E PROSPETTIVE<br />
DELLA DIGITALIzzAzIONE DEI MANOSCRITTI.<br />
L’ESPERIENzA DELLA BIBLIOTECA<br />
APOSTOLICA VATICANA<br />
Irmgard Schuler<br />
(Biblioteca Apostolica Vaticana - Città del Vaticano) pag. 53<br />
GESTIONE E PROTEzIONE DEI<br />
CONTENUTI MEDICI DIGITALI<br />
Chen Bitan<br />
(Cyber-Ark Software - Tel Aviv) pag. 63<br />
<strong>IL</strong> RUOLO DELLE RETI<br />
Seamus Ross<br />
(Humanities Computing and Information Management<br />
Università di Glasgow) pag. 69<br />
DAL CODICE DI HAMMURABI<br />
ALLA STELE DI ROSETTA <strong>DIGITALE</strong>.<br />
CONSERVAzIONE A L<strong>UN</strong>GO<br />
TERMINE DEI CONTENUTI DIGITALI<br />
Alfredo M. Ronchi<br />
(Politecnico di Milano / MEDICI Framework) pag. 73<br />
ATTIVITà E PROCESSI NELLA SALVAGUARDIA<br />
DEI CONTENUTI DIGITALI NEL L<strong>UN</strong>GO TERMINE<br />
Mathias Jehn<br />
(Biblioteca nazionale tedesca – Francoforte sul Meno) pag. 93<br />
PROGRESSI NELLA CONSERVAzIONE <strong>DIGITALE</strong>:<br />
<strong>UN</strong>’ESPERIENzA AUSTRALIANA<br />
Nitya Karmakar<br />
(Università di Sidney) pag. 99<br />
I DEPOSITI DIGITALI: REqUISITI E PROSPETTIVE.<br />
Stefano Pigliapoco<br />
(Università di Macerata) pag. 107<br />
<strong>IL</strong> DEPOSITO <strong>DIGITALE</strong> CLINICO<br />
DELL’<strong>ULSS</strong> DI ASOLO<br />
Mario Po’, Annamaria Brosolo<br />
(rispettivamente: Direttore Amministrativo e<br />
Direttore Sanitario - <strong>Azienda</strong> <strong>ULSS</strong> n. 8 di Asolo) pag. 113
PROGETTO DOCAREA<br />
Rossella Bonora<br />
(Provincia di Bologna) pag. 129<br />
<strong>IL</strong> REGISTRO DELLE IMPRESE DELLA CAMERA<br />
DI COMMERCIO DI PESARO - URBINO<br />
Loreno Zandri<br />
(Camera di Commercio di Pesaro - Urbino) pag. 135<br />
GLI ARCHIVI DI STATO CIV<strong>IL</strong>E<br />
Elettra Cappadozzi<br />
(C.N.I.P.A. - Roma) pag. 143<br />
L’ARCHIVIAzIONE <strong>DIGITALE</strong> TRA STORIA<br />
E CONSERVAzIONE: <strong>IL</strong> TABULARIUM URBIS<br />
Giangiulio Radivo<br />
(Delegato Vicariato di Roma presso Radio Vaticana, Roma) pag. 153<br />
CONCLUSIONI<br />
Mariella Guercio<br />
(Università di Urbino) pag. 155<br />
MEMORANDUM<br />
<strong>CONSERVARE</strong> <strong>IL</strong> <strong>DIGITALE</strong>.<br />
<strong>UN</strong> <strong>CONFRONTO</strong> INTERNAZIONALE pag. 159
English share<br />
INTRODUCTION TO PROCEEDINGS pag. 167<br />
ASTRONOMy, AESCULAPIUS<br />
AND LONG TERM PRESERVATION<br />
Kim Henry Veltman<br />
(Scientific Manager of McLuhan Maastricht Institute and<br />
European Network of the cultural digital heritage high centres) pag. 173<br />
INTRODUCTION TO THE CONVENTION<br />
Paola Carucci<br />
(Manager of the Historical Archives of the Presidency of the Republic - Rome) pag. 181<br />
DOCUMENTARy CERTAINTy<br />
AND DIGITAL MEMORIES<br />
Maria Guercio<br />
(University of Urbino) pag. 185<br />
THE LONG-TERM PRESERVATION<br />
OF DIGITAL RECORDS:<br />
A VIEW OF INTERNATIONAL RESEARCH<br />
Luciana Duranti<br />
(School Of Library, Archival and Information<br />
Studies of the University of British Columbia – Vancouver) pag. 195<br />
THE ITALIAN PICTURE OF NORMS<br />
Micaela Procaccia<br />
(Ministry for cultural heritage and activities<br />
General Archives Management, Rome) pag. 205<br />
RECORDS IN DANGER: LEARNING<br />
FROM DISASTER RECOVERy.<br />
WORLD BANK INSTITUTIONAL<br />
AND CLIENT PERSPECTIVES<br />
APR<strong>IL</strong> M<strong>IL</strong>LER<br />
(World Bank - Washington) pag. 211
PROBLEMS AND PERSPECTIVES<br />
OF DIGITALISATION OF MANUSCRIPTS.<br />
THE ExPERIENCE<br />
OF THE VATICAN APOSTOLIC LIBRARy<br />
Irmgard Schuler<br />
(Vatican Apostolic Library - Vatican City) pag. 217<br />
MANAGEMENT AND PROTECTION<br />
OF MEDICAL DIGITAL DATA<br />
Chen Bitan<br />
(Cyber-Ark Software – Tel Aviv) pag. 227<br />
THE ROLE OF NETWORKS<br />
Seamus Ross<br />
(Humanities Computing and Information Management – University of Glasgow) pag. 233<br />
FROM HAMMURABI CODEx<br />
TO DIGITAL ROSETTA STONE.<br />
LONG TERM PRESERVATION OF DIGITAL CONTENT<br />
Alfredo M. Ronchi<br />
(Politecnico di Milano / MEDICI Framework) pag. 237<br />
ACTIVITIES AND PROCESSES<br />
IN THE PROTECTION OF LONG<br />
TERM DIGITAL CONTENTS<br />
Mathias Jehn<br />
(German national library – Frankfurt on the Maine) pag. 255<br />
PROGRESS IN DIGITAL PRESERVATION:<br />
AN AUSTRALIAN ExPERIENCE<br />
Nitya karmakar<br />
(University of Sydney) pag. 261<br />
DIGITAL DEPOSITS: REqUIREMENTS<br />
AND PERSPECTIVES<br />
Stefano Pigliapoco<br />
(University of Macerata) pag. 269
DOCAREA PROjECT<br />
Rossella Bonora<br />
(Province of Bologna) pag. 275<br />
ASOLO’S <strong>ULSS</strong> DIGITAL<br />
CLINICAL DEPOSIT<br />
Mario Po’, Annamaria Brosolo<br />
(Administrative Director and Health Director, respectively – <strong>ULSS</strong> n. 8– Asolo) pag. 281<br />
THE BUSINESS REGISTRy<br />
OF THE CHAMBER OF COMMERCE<br />
OF PESARO - URBINO<br />
Loreno Zandri<br />
(Chamber of Commerce of Pesaro - Urbino) pag. 297<br />
THE CIV<strong>IL</strong> STATUS REGISTER ARCHIVES<br />
Elettra Cappadozzi<br />
(National Information Center for the Public Administration C.N.I.P.A., Rome) pag. 303<br />
DIGITAL F<strong>IL</strong>ING IN HISTORy AND CONSERVATION:<br />
THE TABULARIUM URBIS<br />
Giangiulio Radivo<br />
(Vicariate Delegate of Rome at Radio Vaticana, Rome) pag. 311<br />
CONCLUSIONS<br />
Mariella Guercio<br />
(University of Urbino) pag. 313<br />
MEMORANDUM<br />
LONG TERM DIGITAL PRESERVATION:<br />
AN INTERNATIONAL FOCUS pag. 317