bahagian i aktiviti jabatan/agensi - Jabatan Audit Negara

Semakan Audit mendapati antara kawalan yang diwujudkan adalah seperti berikut:
• Proses lulus bayaran hanya boleh dibuat berdasarkan had kuasa berbelanja
yang telah ditetapkan.
• Baki akhir pada setiap hari/bulan/tahun (carried forward) dan baki awal
hari/bulan/tahun berikutnya (brought forward) adalah sama.
• Tarikh invois yang lebih awal dari tarikh pesanan tempatan tidak akan diproses.
• Sistem tidak membenarkan baucar dikeluarkan lebih awal dari pesanan
tempatan.
• Resit hanya boleh dikeluarkan oleh pegawai yang diberi kuasa.
Bagaimanapun, semakan lanjut mendapati aspek kawalan proses penting yang tidak
dibangunkan dalam SPEKS adalah tarikh cek tidak boleh lebih awal dari tarikh
baucar. Analisis Audit terhadap tarikh cek berbanding tarikh baucar yang
dikeluarkan pada tahun 2008 mendapati tarikh bagi 100 cek bernilai RM4.38 juta
yang dikeluarkan oleh Perbendaharaan Negeri dan tiga Jabatan/PTJ terpilih adalah
lebih awal antara satu hingga empat hari daripada tarikh baucar bayaran dikeluarkan
seperti ditunjukkan di Jadual 2.5.
Jadual 2.5
Tarikh Cek Lebih Awal Dari Tarikh Baucar
Jabatan/PTJ
Bil.
Baucar
Amaun
(RM Juta)
Tempoh
Awal Cek
(Hari)
Pejabat Perbendaharaan Negeri 79 3.21 1 – 4
Jabatan Pengairan Dan Saliran 3 0.15 1
Jabatan Hal Ehwal Agama Islam
Kelantan
14 0.85 1 dan 3
Jabatan Kebajikan Masyarakat 4 0.17 1
Jumlah
Sumber: Analisis Data SPEKS
100 4.38 1 – 4
Menurut pihak Perbendaharaan Negeri, masalah ini adalah disebabkan oleh tarikh
cek adalah mengikut tarikh perakaunan sistem manakala tarikh baucar bayaran
adalah mengikut tarikh semasa. Masalah ini juga berlaku akibat pembukaan dan
penutupan tempoh perakaunan dalam SPEKS tidak dibuat pada setiap hari. Tarikh
perakaunan sistem bergantung kepada proses pembukaan tempoh perakaunan yang
dilakukan. Keadaan ini boleh dielakkan sekiranya kaedah penetapan tarikh keduadua
dokumen tersebut diselaraskan dalam sistem melalui penambahbaikan SPEKS
oleh JANM. Semua cek hendaklah dikunci masuk dalam sistem dan diproses pada
hari yang sama.
Pada pendapat Audit, aspek kawalan proses aplikasi SPEKS adalah tidak
memuaskan. Tindakan perlu diambil untuk mewujudkan kawalan automasi yang
selari dengan prosedur kewangan. Aplikasi SPEKS hendaklah berupaya mengawal
cek supaya tidak dikeluarkan lebih awal dari tarikh baucar bayaran.
13
13