Mesyuarat MBJ Bil. 4/2008 - Jabatan Perkhidmatan Awam

JPA 112/3/3 -1 Klt.14 ( )MINIT MESYUARAT PEMANTAUAN PERJALANANMAJLIS BERSAMA JABATAN BAGI KEMENTERIAN / AGENSI / JABATANPERINGKAT PERSEKUTUAN / NEGERI BIL. 4/2008Tarikh : 4 November 2008 (Selasa)Masa : 9.00 pagiTempat : Bilik Gerakan, Tingkat 17, WismaDarul Iman, Kuala TerengganuTerengganu---------------------------------------------------------------------------------------------------------SENARAI KEHADIRAN:Seperti Lampiran AI. PERUTUSAN PENGERUSI1. Tuan Pengerusi mengucapkan salam dan selamat pagi sertamengalu-alukan kehadiran wakil Kementerian/Agensi/Jabatan diperingkat Persekutuan dan Negeri pada mesyuarat kali ini. Beliauturut mengucapkan terima kasih kepada Pejabat SetiausahaKerajaan Negeri (SUK) Terengganu atas kerjasama yang diberikanbagi menjayakan mesyuarat kali ini. Beliau seterusnyamemaklumkan:(a)Mesyuarat Pemantauan Perjalanan Majlis Bersama Jabatan(MBJ) bagi Kementerian / Agensi / Jabatan di peringkatPersekutuan dan di peringkat Negeri merupakan mesyuaratkeempat bagi tahun 2008;(b)Mesyuarat Majlis Bersama Jabatan (MBJ) boleh digunakandengan sepenuhnya untuk mendapat maklumat ataupandangan dan berkongsi pengalaman untuk menyelesaikanisu-isu setempat ;1

(2) Perkara (III)(5)(a)(ii) Muka Surat 5Program Inovasi(a)Mesyuarat mengambil maklum akan keterangan bahawa:(i)taklimat mengenai program inovasi telah disampaikanoleh wakil Universiti Utara Malaysia (UUM) semasamesyuarat.Tindakan :Makluman(3) Perkara (III) (7) (a) (i)Kajian Korelasi Antara MBJ Aktif & Tidak Aktif(a)Mesyuarat mengambil maklum akan keterangan bahawa:(i)kajian ini akan dibentangkan di mesyuarat akandatang.Tindakan : JPA(4) Perkara (IV)(1)(b) (i) Muka Surat 8Penubuhan MBJ Peringkat Persekutuan Dan Negeri Tahun 2008(a)Mesyuarat mengambil maklum akan keterangan bahawa:(i)Status penubuhan MBJ peringkat Persekutuan danNegeri telah dibentangkan semasa mesyuarat.Tindakan :Makluman3

IV.PERBINCANGAN MESYUARAT(1) Penubuhan MBJ Peringkat Persekutuan Dan Negeri Tahun 2008(Sehingga 28 Oktober 2008)(a)Mesyuarat mengambil maklum akan keterangan bahawa:(i)sebanyak 11 agensi iaitu 6 agensi di peringkatPersekutuan dan 5 di peringkat Negeri masih belummenubuhkan MBJ. Senarai agensi yang masih belummenubuhkan MBJ adalah seperti di Lampiran B;(ii)setiap agensi induk hendaklah memastikan agensi dibawahnya menubuhkan MBJ berikutan penyusunansemula agensi berpandukan kepada senarai baruagensi sektor awam dengan mengemukakanperlembagaan MBJ ke JPA untuk kelulusan; dan(iii)bagi agensi yang akan digabungkan MBJ, pindaanperlembagaan MBJ perlu dibuat dan dikemukakan keJPA untuk kelulusan.(b)Mesyuarat bersetuju:(i)dengan keterangan di perenggan (a)(ii) dan (iii) diatas.Tindakan : Jabatan Perdana Menteri (JPM),Kementerian Belia dan Sukan (KBS),Kementerian Perpaduan, Kebudayaan,Kesenian dan Warisan (KPPPW),Kementerian Perumahan dan KerajaanTempatan (KPKT), SUK Perak, SUKSelangor, SUK Melaka dan SUK Johor4

(2) Keaktifan MBJ Sehingga Suku Tahun Ketiga 2008 (MesyuaratSekurang-kurangnya Sekali)(a)Mesyuarat mengambil maklum akan keterangan bahawa:(i)secara keseluruhan, sebanyak 638 (89.5%) agensidaripada 713 agensi yang telah menubuhkan MBJpada tahun 2008 telah bermesyuarat sekurangkurangnyasekali berbanding sebanyak 688 (96.0%)daripada 720 agensi bagi tahun 2007;(ii) bagi peringkat Persekutuan, sebanyak 190 (86.4%)agensi telah bermesyuarat sekurang-kurangnya sekaliberbanding sebanyak 211 (98.1%) bagi tahun 2007;dan(iii)bagi peringkat Negeri, sebanyak 448 (91.1%) agensitelah bermesyuarat sekurang-kurangnya sekaliberbanding sebanyak 447 (95.0%) bagi tahun 2007.Tindakan : Makluman(3) Keaktifan MBJ Sehingga Suku Tahun Ketiga 2008 (MesyuaratSekurang-kurangnya Dua Kali)(a)Mesyuarat mengambil maklum akan keterangan bahawa:(i)secara keseluruhan, sebanyak 510 (71.5%) agensitelah bermesyuarat sekurang-kurangnya dua kaliberbanding sebanyak 672 (93.7%) bagi tahun 2007;(ii) bagi peringkat Persekutuan, sebanyak 148 (62.3%)agensi telah bermesyuarat sekurang-kurangnya duakali berbanding sebanyak 197 (91.2%) bagi tahun2007; dan5

(iii)bagi peringkat Negeri, sebanyak 362 (73.6%) agensitelah bermesyuarat sekurang-kurangnya dua kaliberbanding sebanyak 475 (94.6%) bagi tahun 2007.Tindakan : Makluman(4) Keaktifan MBJ Sehingga Suku Tahun Ketiga 2008 (MesyuaratSekurang-kurangnya Tiga Kali)(a)Mesyuarat mengambil maklum akan keterangan bahawa:(i)secara keseluruhan, sebanyak 246 (34.5%) agensitelah bermesyuarat sekurang-kurangnya tiga kaliberbanding sebanyak 560 (78.1%) bagi tahun 2007;(ii) bagi peringkat Persekutuan, sebanyak 61 (27.7%)agensi telah bermesyuarat sekurang-kurangnya tigakali berbanding sebanyak 159 (73.6%) bagi tahun2007; dan(iii)bagi peringkat Negeri, sebanyak 185 (38.0%) agensitelah bermesyuarat sekurang-kurangnya tiga kaliberbanding sebanyak 401 (79.9%) bagi tahun 2007.Tindakan : Makluman(5) Agensi Yang Belum Bermesyuarat Sehingga 28 Oktober 2008(a)Mesyuarat mengambil maklum akan keterangan bahawa:(i)sebanyak 74 (10.4%) agensi iaitu 30 (13.6%) agensi diperingkat Persekutuan dan 44 (8.9%) agensi diperingkat Negeri belum mengadakan mesyuarat MBJseperti di Lampiran C;6

(ii)agensi induk hendaklah memantau keaktifan MBJagensi di bawahnya untuk mengadakan mesyuaratsebelum 31 Disember 2008 ; dan(iii)agensi yang telah mengadakan mesyuarat tetapibelum menghantar minit mesyuarat hendaklahmengemukakan minit ke JPA dengan segera.(b)Mesyuarat bersetuju:(i)dengan keterangan di perenggan (a)(ii) dan (iii) diatas.Tindakan : JPM, Kementerian Dalam Negeri, KPKKW,Kementerian Kewangan, KementerianKemajuan Luar Bandar dan Wilayah,Kementerian Pengajian Tinggi, KementerianPertanian dan Industri Asas Tani, KPKT,Kementerian Sumber Manusia, SUK Perlis,SUK Kedah, SUK Pulau Pinang, SUK Perak,SUK Melaka, SUK Johor, SUK Terengganu,SUK Kelantan, SUK Sabah, SUK Sarawak7

(6) Status Penyelesaian Isu Yang Dibangkitkan Dalam MinitMesyuarat MBJ Suku Tahun Ketiga 2008(a)Mesyuarat mengambil maklum akan keterangan bahawa:(i)status penyelesaian isu bagi suku tahun ketiga yangmelibatkan 246 (34.5 %) agensi ialah 51.42% isu telahdapat diselesaikan dan 48.58% belum diselesaikanseperti jadual di bawah:Negeri Persekutuan KeseluruhanS BS S BS S BS JUMLAH ISUElaun danKemudahan 104 97 32 26 136 123 25914.11%Kewangan 42 21 10 15 52 36 884.79%Perkhidmatan 68 69 40 27 108 96 20411.11%Skim 64 97 29 21 93 118 21111.49%Kebajikan 79 58 38 58 117 116 23312.69%Pentadbiran 200 177 92 119 292 296 58832.03%Hal-hal Lain 105 72 41 35 146 107 25313.78%JUMLAH 662 591 282 301 944 892 1836(%) 52.83% 47.17% 48.37% 51.63% 51.42% 48.58%Tindakan :Semua Agensi8

(7) Status Penyelesaian Isu Yang Dibangkitkan Dalam MinitMesyuarat MBJ Sehingga Suku Tahun Ketiga 2008(a) Mesyuarat mengambil maklum akan keterangan bahawa :(i)status penyelesaian isu sehingga suku tahun ketiga2008 seperti jadual di bawah :Bil1.KategoriPentadbiranPersekutuanS55082.2%BS11917.8%S94184.2NegeriBS17715.8%KESELURUHANS149183.4BS29616.6%2.Elaun danKemudahan23289.9%2610.1%44282.09718.0%67484.612315.4%3.Perkhidmatan23489.7%2710.3%36484.16915.9%59886.29613.8%4.SkimPerkhidmatan &15888.3%2111.7%24871.99728.1%40677.511822.5%5.Kebajikan22779.7%5820.4%32885.05815.0%55582.711617.3%6.Kewangan5578.6%1524.4%18689.92110.1%24187.03613.0%7.Hal-Hal Lain21385.9%3514.1%38184.17215.9%59484.710715.3%JUMLAH166984.7%30115.3%289083.059117.0%455983.689216.4%JUMLAHKESELURUHAN197036.1%348163.9%5451100%(ii)semua agensi perlu memastikan agar isu-isu yangdibentangkan dapat diselesaikan pada mesyuaratberikutnya; dan(iii)kriteria penyelesaian isu hendaklah mengikut panduanseperti yang dibentangkan dalam MesyuaratPemantauan Perjalanan Majlis Bersama Jabatan BagiKementerian / Agensi / Jabatan Peringkat Persekutuan/ Negeri Bilangan 2/2008 iaitu :1. status ”selesai” apabila isu yang dibentangkantelah selesai, tidak dipersetujui atau ditangguh;dan9

2. status ”tidak selesai” apabila isu yangdibentangkan memerlukan tindakan sama adadi peringkat kementerian/ agensi/ jabatan atauagensi pusat (JPM, JPA, Perbendaharaan,).(b)Mesyuarat bersetuju:(i)dengan keterangan di perenggan (a)(ii) dan (iii) di atas.Tindakan : Semua Agensi(8) Isu Integriti Yang Dibangkitkan Dalam Minit Mesyuarat MBJKetiga 2008 Serta Status Penyelesaiannya(a)Mesyuarat mengambil maklum akan keterangan bahawa:(i)pada suku tahun ketiga 2008, sebanyak 4 isu integrititelah dibangkitkan di dalam Mesyuarat MBJmelibatkan 4 agensi merangkumi 1 isu Pentadbirandan 3 isu perkhidmatan di peringkat Persekutuan.Senarai isu integriti pada suku tahun ketiga 2008adalah seperti di Lampiran D.Tindakan :Makluman10

V. HAL-HAL LAIN(1) Cadangan Penetapan Kriteria MBJ Terbaik(a)Mesyuarat dimaklumkan bahawa:(i)mesyuarat Mingguan Pengarah – Timbalan PengarahBahagian Saraan bertarikh bilangan 15/2008 bertarikh21 Mei 2008 telah bersetuju agar cadangan pemberianAnugerah MBJ Terbaik dikaji;(ii)mesyuarat Pemantauan Dan Perjalanan MBJ sukutahun kedua 2008 bertarikh 3 Jun 2008 telah bersetujuuntuk mengenalpasti faktor-faktor atau ciri-ciri Jabatanyang mempunyai MBJ yang baik;(iii)perkara-perkara yang ditetapkan dalam menilai MBJterbaik adalah selari dengan Pekeliling PerkhidmatanBil. 2 Tahun 1992 dan Surat Pekeliling PerkhidmatanBil. 3 Tahun 2002 iaitu diklasifikasikan kepada 3kategori seperti berikut :(a)pematuhan kepada keperluan bermesyuarat(i)bermesyuarat 4 kali setahun;(ii)mesyuarat diadakan dalam suku tahunyang telah ditetapkan;(iii) minit mesyuarat dikemukakan danditerima oleh JPA tidak lewat dari duaminggu selepas mesyuarat diadakan;dan11

(iv) minit mesyuarat ditandatangani olehSetiausaha Bersama MBJ.(b)perbincangan/penyelesaian isu(i) perbincangan/penyelesaian isumemerlukan agensi menyelesaikansemua isu yang dibangkitkan.(c)pencapaian tujuan yang telah ditetapkan(i) memperolehi seluas-luas kerjasamayang menyeluruh di antara Kementerian /Jabatan / Badan-badan Berkanun /Kuasa-kuasa Tempatan denganpegawai-pegawai yang bergaji di dalamKementerian / Jabatan / Badan-badanBerkanun / Kuasa-kuasa Tempatandalam perkara-perkara yang berkaitandengan kelicinan kerja dan kebaikanpekerja-pekerja yang berkenaan;(ii)menguruskan soal-soal mengenai syaratbekerja, urusan pentadbiran, kebajikanpekerja dan perjalanan organisasi; dan(iii) mengumpul berbagai buah fikirandaripada pekerja-pekerja dengan wakilwakilrasmi Kementerian / Jabatan /Badan-badan Berkanun / Kuasa-kuasaTempatan.12

(iv)Kaedah penilaian adalah seperti berikut:(a)agensi yang terletak di bawah pemantauan JPAsahaja yang akan dinilai untuk menerimaAnugerah MBJ Terbaik;(b) penilaian dilaksanakan untuk menentukanpenerima anugerah MBJ yang layak bagitempoh satu tahun kalendar (Januari –Disember) setiap tahun;(c)bagi kategori (a), pematuhan ciri-ciri ini akanmembawa wajaran 40. Maklumat seperti dipara (iii) (a) i hingga iv akan diperolehi daripadaminit mesyuarat MBJ yang dikemukakan olehJabatan kepada JPA. Jabatan perlu mendapatmarkah 40 untuk terus dinilai bagi kategori (b)dan (c). Mana-mana Jabatan yang tidak dapatmemenuhi keempat-empat ciri ini bermaknagagal untuk dinilai bagi kategori seterusnya;(d)bagi kategori (b), peratusan isu yang dapatdiselesaikan akan dihitung bagi menentukanmarkah. Seperti kategori (a), data/inputdiperolehi dari jadual pengkelasan penyelesaianisu yang dikemukakan ke JPA. Wajaran untukkategori ini ialah 30. Mana-mana Jabatan yangmemperolehi peratusan penyelesaian isu 85%dan ke atas (iaitau wajaran 25.5 dan ke atas)sahaja yang akan dapat terus dinilai untukkategori (c);(e)bagi kategori (c), pematuhan jabatan terhadapciri ini akan ditentukan dengan menggunakan13

kertas soal selidik yang perlu dijawab oleh pihakpekerja dan pihak majikan bagi Jabatan yangmelepasi kategori (a) dan (b). Wajaran untukkategori ini ialah 30; dan(f)jumlah bagi ketiga-tiga kategori akan dikira bagimenentukan MBJ terbaik. Markah yangtertinggi akan dianugerahkan sebagai MBJterbaik. Markah keseluruhan ialah 100%.(v)Urusetia MBJ setiap agensi induk dipohon untukmemberikan maklumbalas terhadap cadangan insecara bertulis dalam tempoh satu bulan kepada JPAuntuk mengemaskan lagi dan menambaik kertascadangan ini.(b)Mesyuarat bersetuju:(i)dengan keterangan di perenggan (a) (v) di atas.Tindakan : Semua Agensi Induk(2) Taklimat Anugerah Inovasi Universiti Utara Malaysia (UUM)Sistem Penempatan Pelajar Praktikum Secara Atas Talian(OPSP)(a)Mesyuarat dimaklumkan bahawa;(i)UUM telah mengambil inisiatif dengan membukagerbang digital kepada industri yang bekerjasamamelatih pelajar praktikum bagi membolehkan prosespenempatan pelajar dipercepatkan danmeminimumkan kos prosesan;(ii)fungsi utama OPSP adalah menguruskan semuaprogram praktikum UUM, mengenalpasti organisasi14

kepada beberapa terminal. Capaian kepada SISPRhanya dibenarkan kepada mereka yang mempunyaiotoriti sahaja;(vii)OPSP terdiri daripada beberapa modul berturutan iaitulogin dan menu pilihan, company information andprofile update, requirement determination, studentsselection dan students confirmation. Maklumat asasdan profil organisasi terpilih akan dimasukkan olehkakitangan SISPR. Organisasi ini kemudiannyadiberikan username dan password untuk mengaksessistem. Apabila memasuki sistem, pihak organisasiboleh menyemak maklumat dan profil organisasimereka dan membuat perubahan jika perlu. Sistemakan memaparkan senarai pelajar yang telah dipadanidengan kriteria yang telah ditentukan oleh organisasi;dan(viii)pembangunan OPSP merupakan nilai tambah kepadakeseluruhan projek ICT yang dibangunkan oleh UUM.Tindakan : Makluman(3) Taklimat Urusan Permohonan Faedah Terbitan KeranaKematian Anggota Dalam Perkhidmatan(a)Mesyuarat dimaklumkan bahawa:(i) faedah terbitan diberikan kepada ahli keluargatanggungan anggota sektor awam yang meninggaldunia di dalam perkhidmatan seperti yangdiperuntukkan menerusi Akta Pencen 1980 (Akta 227)atau Akta Pencen Pihak-pihak Berkuasa Berkanundan Tempatan 1980 (Akta 239);16

(ii)panduan dan penerangan urusan permohonan FaedahTerbitan ini terkandung di dalam PekelilingPerkhidmatan Bilangan 4 Tahun 2003 (Bahagian VI),manakala Surat Arahan KSN bertarikh 16 Oktober2008 merupakan tambahan kepada pekeliling tersebut;(iii)jabatan terakhir anggota berkenaan bertanggungjawabmengemukakan borang permohonan serta dokumendokumensokongan kepada Bahagian PascaPerkhidmatan, JPA dalam tempoh lima (5) hari daritarikh kematian;(iv)manakala dokumen susulan hendaklah dihantar dalamtempoh tujuh (7) hari dari tarikh kematian;(v)Bahagian Pasca Perkhidmatan, JPA akan membayarGanjaran Terbitan dan Wang Tunai Gantian CutiRehat (GCR) kepada ahli keluarga tanggungangemulah dalam tempoh empat belas (14) hari daritarikh kematian; dan(vi)bayaran permulaan Pencen Terbitan akan dibayarpada penghujung bulan yang berikutnya.Tindakan : Makluman17

(4) Pekeliling Perkhidmatan Dan Surat Pekeliling Perkhidmatan(a)Mesyuarat mengambil maklum Pekeliling Perkhidmatan DanSurat Pekeliling Perkhidmatan terbaru yang dikeluarkanselepas 14 Ogos 2008 hingga 28 Oktober 2008 adalah:(i) Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 12 Tahun 2008 –Dasar dan Prosedur Pelantikan Secara Peminjaman,Pertukaran Sementara dan Pertukaran Tetap;(ii) Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 13 Tahun 2008 –Imbuhan Tahunan dan Bayaran khas Prestasi 2008;(iii) Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 11Tahun 2008 – Pemanjangan Bayaran PakaianMenghadiri Upacara Rasmi kepada Pegawai dalamKumpulan Sokongan yang Diarah Bertugas diParlimen atau Dewan Undangan Negeri;(iv) Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 12Tahun 2008 – Pindaan Kadar Elaun Pembantu KhasGred N32/36 (Terbuka);(v) Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 13Tahun 2008 – Pindaan Kadar Pendapatan Isi Rumahbagi Tujuan Pemberian Subsidi Yuran PengasuhanTaman Asuhan Kanak-Kanak di Tempat Kerja SektorAwam; dan(vi) Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 14Tahun 2008 – Pelanjutan Had Umur MaksimumPelantikan Secara Kontrak bagi PegawaiWarganegara (Bukan Pesara) dan BukanWarganegara.18

(5) FAQ MBJ(a)Mesyuarat dimaklumkan bahawa:(i)sehingga 28 Oktober 2008 sebanyak 110 set soalanjawapan-rujukantermasuk 20 set tambahan telahdimuatkan dalam Laman Web JPA bagi membantuagensi menyelesaikan isu yang sering dibangkitkandalam mesyuarat MBJ.Tindakan : MaklumanVI.PENANGGUHAN MESYUARAT1. Tuan Pengerusi mengucapkan terima kasih kepada semua wakilKementerian/Agensi/Jabatan peringkat Persekutuan dan Negeridalam menjayakan Mesyuarat MBJ Bilangan 4 tahun 2008 diPejabat SUK Terengganu.2. Mesyuarat ditangguhkan pada jam 1.20 petang.Urus SetiaMajlis Bersama JabatanBahagian SaraanJabatan Perkhidmatan AwamNovember 200819