MINIT MESYUARAT PEMANTAUAN PERJALANAN MAJLIS ...

JPA 112/3/3­1 Klt.9 ( 31 )MINIT MESYUARAT PEMANTAUAN PERJALANANMAJLIS BERSAMA JABATAN BAGI KEMENTERIAN/AGENSI/JABATANPERINGKAT PERSEKUTUAN/NEGERI BIL. 2/2007Tarikh : 29 Mei 2007 (Selasa)Masa : 8.30 pagiTempat : Kencana BallroomLangkawi Lagoon ResortLangkawi,Kedah­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­SENARAI KEHADIRAN:JABATAN PERKHIDMATAN AWAM1. Y. Brs. Encik Yap Kin Sian ­ PengerusiPengarahBahagian Gaji dan Elaun2. Tuan Haji Nordin Bin BuyauTimbalan PengarahBahagian Gaji dan Elaun3. Encik Wahab Bin Mohd YasinTimbalan PengarahBahagian Sumber Manusia Dan Khidmat Pengurusan4. Encik Zulkhairil Amar Bin MohamadKetua Penolong PengarahBahagian Gaji Dan Elaun1

KEMENTERIAN/AGENSI/JABATAN PERSEKUTUAN1. Encik Baba Bin HasanSetiausaha BahagianBahagian Pengurusan Sumber ManusiaKementerian Sumber Asli Dan Alam Sekitar2. Tuan Haji Ahmad Bin Abd HamidSetiausaha BahagianBahagian Pembangunan Sumber ManusiaKementerian Sumber Manusia3. Encik Mat Yasin Bin JunusSetiausaha BahagianBahagian Pengurusan Sumber ManusiaKementerian Kerja Raya4. Puan Zainon Nor Binti AhmadSetiausaha BahagianBahagian Pengurusan Sumber ManusiaKementerian Pembangunan Wanita, Keluarga Dan Masyarakat5. Puan Hazanah Binti A. BakarKetua SeksyenBahagian Pengurusan Sumber ManusiaKementerian Kewangan6. Encik Jaswinder SinghKetua Penolong PengarahBahagian Pengurusan Sumber ManusiaKementerian Kerja Raya7. Encik Yaakub Bin MohammadKetua Penolong PengarahKementerian Sains, Teknologi Dan Inovasi8. Tuan Haji Muhamad Jasman Bin Hj. JuramiKetua Penolong SetiausahaKementerian Luar Bandar Dan Wilayah9. Encik Nik Abu Bakar Bin Hj. Nik MohamedSetiausaha BahagianBahagian Pengurusan Sumber ManusiaKementerian Perdagangan Antarabangsa Dan Industri2

10. Encik Azize Bin TaibKetua Penolong SetiausahaBahagian Pengurusan Sumber ManusiaKementerian Kewangan11. Encik Kamilrudin Bin Aman ShahKetua Penolong PengarahPerbadanan Putrajaya12. Encik Anwar Bin Mohd ZainTimbalan PengarahBahagian PerkhidmatanDewan Bandaraya Kuala Lumpur13. Encik Othman Bin Che JusohPegawai TadbirPerbadanan Labuan14. Encik Abang Irzarruddin Bin Abang AliasKetua Penolong SetiauasahaBahagian Pengurusan Sumber ManusiaKementerian Pengangkutan Malaysia15. Puan Siti Ammarah Binti Hj. AhmadKetua Penolong SetiausahaBahagian Pengurusan Sumber ManusiaKementerian Pertanian Dan Industri Asas Tani16. Encik Guna Arulalan DavidKetua Penolong SetiausahaBahagian PentadbiranKementerian Pertahanan17. Puan Zalekha Binti Haji Mohamed TahirKetua Penolong SetiausahaBahagian Khidmat PengurusanKementerian Kesihatan18. Encik Zohdi Bin SalikinKetua Penolong SetiausahaBahagian Sumber ManusiaKementerian Kesihatan19. Encik Adek Ahmad Bin Ab ManafKetua Penolong SetiausahaBahagian Pengurusan Sumber ManusiaKementerian Pengajian Tinggi Malaysia3

20. Puan Sabariah Binti Abd AzizKetua Penolong SetiausahaBahagian Pengurusan Sumber ManusiaKementerian Tenaga, Air Dan Komunikasi21. Puan Zaharah Binti HassanKetua Penolong SetiausahaBahagian Pengurusan Sumber ManusiaKementerian Perdagangan Dalam Negeri Dan Hal Ehwal Pengguna22. Encik Hassan Bin WahidKetua Penolong SetiausahaBahagian Pengurusan Sumber ManusiaKementerian Pembangunan Usahawan Dan Koperasi23. Encik Abdul Majid Bin MatPenolong SetiausahaBahagian PengurusanJabatan Kebajikan Masyarakat24. Encik Shahman Bin JalaludinPenolong PengarahBahagian Pengurusan Sumber ManusiaKementerian Keselamatan Dalam Negeri25. Encik Mohd Nor Hafis Bin Ahmad PauzanPenolong SetiausahaBahagian Pengurusan Sumber ManusiaKementerian Perdagangan Dalam Negeri Dan Hal Ehwal Pengguna26. Puan Noor Hasifah Binti Abdul RashidPenolong SetiausahaBahagian PentadbiranKementerian Pertahanan27. Puan Siti Nor Madeha Binti Mohd AminPenolong SetiausahaBahagian Pengurusan Sumber ManusiaKementerian Wilayah Persekutuan28. Encik Faizal Bin ShaniPenolong SetiausahaBahagian Pengurusan Sumber ManusiaKementerian Luar Negeri4

29. Puan Rusmani Binti AwangPenolong SetiausahaBahagian Pengurusan Sumber ManusiaKementerian Pembangunan Usahawan Dan Koperasi30. Encik Muhammad Faeez Bin ZakariaKaunselorBahagian Pengurusan Sumber ManusiaKementerian Kebudayaan, Kesenian Dan Warisan31. Puan Najibah Binti Mohamad NoorPegawai TadbirBahagian Pengurusan Sumber ManusiaJabatan Perdana Menteri32. Cik Nurshuhaila Binti Ab. RahmanPenolong SetiausahaBahagian Pengurusan Sumber ManusiaAgensi Anti Dadah Kebangsaan33. Encik Nik Adi Sukiman Bin Nik Ahmad FauziPenolong SetiausahaBahagian Pengurusan Sumber ManusiaKementerian Hal Ehwal Dalam Negeri34. Cik Baizura Binti Mohd ZainonPenolong SetiausahaBahagian Sumber ManusiaKementerian Pelajaran35. Puan Aida Rahila Binti RusmahiniPenolong SetiausahaBahagian Pengurusan Sumber ManusiaKementerian Perusahaan Perladangan Dan Komoditi36. Encik Muhammad Aiza Bin ZamrosePenolong SetiausahaBahagian Sumber ManusiaKementerian Pelancongan37. Puan Zainun Binti AbdullahPenolong Pegawai TadbirBahagian Sumber ManusiaKementerian Penerangan5

AGENSI NEGERI1. Y. Bhg. Dato’ Dzul­kifly Bin OsmanTimbalan Setiausaha KerajaanPejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Pahang2. Encik Harun Bin JasinKetua Penolong SetiausahaPejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Kedah3. Encik Malcolm Yong Kar SiewPemangku Timbalan PengarahUnit Pengurusan Sumber ManusiaPejabat Ketua Menteri Sarawak4. Encik Asri Bin SaadKetua Penolong SetiausahaPejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Perak5. Tuan Haji Mohd Zahari Bin AzharPegawai Tadbir NegeriBahagian Pembangunan ManusiaPejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Terengganu6. Tuan Haji Wan Mohd Zaki Bin Wan AbdullahPegawai Tadbir NegeriBahagian Pembangunan ManusiaPejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Terengganu7. Puan Norzainun Binti TimbonPenolong PengarahPejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Sabah8. Encik Anwar Bin YaakobPegawai PenyelarasanPejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Sembilan9. Cik Kanmani A/p TangavelloPenolong SetiausahaPejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Pulau Pinang10. Puan Zihan Binti IsmailPenolong SetiausahaPejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Johor11. Encik Hadisardi Bin JohariPenolong Setiausaha KananPejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Perlis6

12. Encik Amisyahrizan Bin Amir KhanPenolong Setiausaha KananPejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Perlis13. Encik Aminuddin Baki Bin ShafiePenolong pegawai TadbirPejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Kelantan14. Encik Safaruddin Bin IsmailPenolong Pegawai TadbirPejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Kelantan15. Puan Nor Sunatis Binti Haji Abd. Ghafor @ A JalilPenolong Pegawai TadbirPejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Selangor16. Puan Norhayati Binti Haji NasirPenolong Pegawai TadbirPejabat Setiausaha Kerajaan Negeri MelakaTIADA WAKIL1. Kementerian Perumahan Dan Kerajaan Tempatan2. Kementerian Belia Dan SukanURUS SETIA1. Puan Nor Asnidar Binti AzizPenolong PengarahBahagian Gaji dan Elaun2. Puan Peri Hatin Binti MarjiPenolong Pegawai TadbirBahagian Gaji dan Elaun3. Puan Juwairiah Binti Mohd BajuriPenolong Pegawai TadbirBahagian Gaji dan Elaun4. Cik Rekha a/p P. KanapathyPembantu TadbirBahagian Gaji dan Elaun5. Encik Muhamad Azzuan Bin Mohamed IsaPembantu TadbirBahagian Gaji dan Elaun7

I. PERUTUSAN PENGERUSI1. Y. Brs. Tuan Pengerusi mengucapkan terima kasih dan mengalu­alukankehadiran wakil Kementerian/ Agensi/ Jabatan di Peringkat Persekutuandan Negeri pada mesyuarat kali ini. Beliau seterusnya memaklumkanantara lain:a. mengucapkan ribuan terima kasih kepada Pejabat PentadbiranKerajaan Negeri Kedah selaku tuan rumah bagi mesyuarat padakali ini;b. Mesyuarat Pemantauan Penubuhan dan Perjalanan MBJ bagiKementerian/ Agensi/ Jabatan di Peringkat Persekutuan dan diperingkat Negeri merupakan mesyuarat kedua bagi tahun 2007;c. berharap semua pegawai yang hadir dalam mesyuarat inimengambil maklum akan kepentingan MBJ dalam membantuagensi di bawah Kementerian / Jabatan di peringkat Persekutuandan Negeri;d. memaklumkan pada 21 Mei 2007, Y.A.B Perdana Menteri telahmengumumkan kenaikan gaji kepada semua kakitangan sektorawam iaitu sebanyak 7.5% Kumpulan Pengurusan Tertinggi, 15%Kumpulan Pengurusan Dan Profesional, 25% bagi KumpulanSokongan Gred 17 hingga 40 dan 35% bagi Kumpulan SokonganGred 1 hingga 16;e. anggaran peruntukan yang terlibat dalam kenaikan gaji tersebutadalah sebanyak 6.8 billion setahun dan jumlah tersebut akanmeningkat sebanyak 5% setiap tahun berbanding sebelum iniyang hanya melibatkan peruntukan sebanyak 1 hingga 2 billionsahaja; dan8

f. Pegawai Sektor Awam hendaklah meningkatkan produktiviti danpenyampaian perkhidmatan sejajar dengan kenaikan gaji yangdiumumkan oleh kerajaan.II. MENGESAHKAN MINIT MESYUARAT PEMANTAUAN MBJ BAGIKEMENTERIAN/ JABATAN/ AGENSI DI PERINGKAT PERSEKUTUAN/NEGERI BIL. 1 TAHUN 2007Minit Mesyuarat Pemantauan MBJ bagi Kementerian/ Jabatan/ Agensi diPeringkat Persekutuan/ Negeri Bil. 1 Tahun 2007 yang telah diadakan pada 5Mac 2007 disahkan tanpa pindaan.III.PERKARA­PERKARA BERBANGKIT1. Penubuhan Dan Perjalanan MBJa) mesyuarat mengambil maklum akan keterangan bahawa:(i)Penubuhan MBJ Peringkat Persekutuan Dan NegeriMulai 1 Januari 2007, bilangan agensi persekutuan adalah218 manakala bilangan agensi negeri adalah 502.Sehingga 31 Mac 2007 kesemua agensi negeri telahmenubuhkan MBJ, manakala terdapat 3 agensiPersekutuan di bawah Kementerian Pengajian Tinggi yangbelum menubuhkan MBJ iaitu:1. Universiti Darul Iman2. Universiti Malaysia Kelantan3. Universiti Pertahanan Nasional Malaysia;9

(ii)Bilangan MBJ Tidak Pernah Bermesyuarat SepanjangTahun 2006 Dan Suku Tahun Pertama 2007Sebanyak 8 agensi di peringkat negeri Sabah dan Johortidak pernah mengadakan mesyuarat MBJ pada tahun2006. Pada Suku Tahun Pertama 2007, agensi yang samamasih belum mengadakan mesyuarat. Senarai agensiseperti di Lampiran A;(iii)Bilangan MBJ Belum Bermesyuarat Suku TahunPertama 2007Sehingga 31 Mac 2007, bilangan MBJ yang tidak pernahmengadakan mesyuarat adalah sebanyak 118 (16.4%)agensi iaitu 26 (12.1%) di peringkat persekutuan dan92 (18.3%) di peringkat Negeri seperti di Lampiran B danLampiran C;(iv)Bilangan MBJ Mengadakan Mesyuarat Di Luar SukuTahun Pertama 2007Sehingga 31 Mac 2007, bilangan agensi yang mengadakanmesyuarat di luar suku tahun adalah sebanyak 60 (10.0%)agensi iaitu 28 (14.8%) di peringkat persekutuan dan 32(7.8%) di peringkat negeri. Senarai agensi yangmengadakan mesyuarat di luar suku tahun pertama 2007adalah seperti di Lampiran D dan Lampiran E;(v)Perbandingan Keaktifan MBJ Suku Tahun Pertama2006 Dan Suku Tahun Pertama 2007Keaktifan mesyuarat MBJ di peringkat Persekutuan danNegeri bagi suku tahun pertama 2007 adalah meningkatberbanding suku tahun pertama 2006. Sebanyak 599(83.5%) agensi mengadakan mesyuarat pada suku tahun10

pertama 2007 berbanding 289 (40.4%) agensi pada sukutahun pertama 2006;(vi)Perbandingan Keaktifan MBJ Tahun 2005 Dan Tahun2006Keaktifan mesyuarat MBJ bagi tahun 2006 adalahmeningkat berbanding tahun 2005. Agensi yang telahmelaksanakan 1 kali mesyuarat, 2 kali mesyuarat, 3 kalimesyuarat dan 4 kali mesyuarat adalah seperti di Jadual 1;danJadual 1Agensi Mesyuarat MBJ 2005 (%) Mesyuarat MBJ 2006 (%)1 kali 2 kali 3 kali 4 kali 1 kali 2 kali 3 kali 4 kaliPersekutuan 92.6% 77.3% 40.3% 17.1% 100.0% 93.9% 77.9% 53.5%Negeri 73.0% 49.5% 24.7% 9.0% 97.2% 86.6% 68.9% 43.1%Jumlah 79.0% 57.9% 29.5% 11.5% 98.0% 88.8% 71.6% 46.2%(vi)Isupada suku tahun pertama 2007, peratus isu yangdibincangkan dalam mesyuarat MBJ mengikut kategoriadalah isu pentadbiran sebanyak 41.7%, elaun dankemudahan sebanyak 15.1%, kebajikan sebanyak 13.9%,perkhidmatan sebanyak 13.8%, skim perkhidmatan danperjawatan sebanyak 6.7%, kewangan sebanyak 4.5%,dan lain­lain sebanyak 4.3%.11

(b)mesyuarat bersetuju;(i)Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Sabah, Johor danTerengganu memantau dan memastikan agensi yang tidakpernah mengadakan mesyuarat pada tahun 2006 danSuku Tahun Pertama 2007 mengadakan mesyuarat MBJpada tahun 2007;(ii)Semua agensi di peringkat Persekutuan dan Negerimensasarkan pencapaian 100% agensi bermesyuarat 2kali setahun pada tahun 2007 untuk dilaporkan dalamBalance Scorecard JPA;(iii)Buku Penubuhan Dan Perjalanan MBJ bagi setiap SukuTahun akan diedarkan pada setiap mesyuarat MBJ bagimembolehkan agensi di peringkat Persekutuan dan Negerimemantau keaktifan MBJ;(iv)Semua agensi Persekutuan dan Negeri memaklumkanUrus Setia MBJ di JPA melalui telefon atau emailmengenai mesyuarat MBJ yang telah dilaksanakan olehsetiap agensi bagi setiap suku tahun untuk melicinkanpengemaskinian maklumat keaktifan MBJ danmengelakkan percanggahan maklumat;(v) Perlembagaan MBJ perlu dikaji semula mengikutkesesuaian seperti tertera di dalam Buku PanduanPenubuhan Dan Perjalanan MBJ dan PekelilingPerkhidmatan Bil. 2 Tahun 1992 bagi melicinkanperjalanan MBJ dan dikemukakan kepada JPA untukkelulusan. Senarai agensi yang telah mengemukakan12

pindaan Perlembagaan mulai 1 Januari 2007 adalahseperti di Lampiran F;(vi) Agensi di peringkat Persekutuan dan Negeri jugahendaklah memantau dan memastikan mesyuarat MBJdiadakan mengikut kalendar yang telah ditetapkanmengelakkan isu jabatan tidak bermesyuarat dibangkitkandi dalam Mesyuarat Majlis Bersama Kebangsaan yangdipengerusikan oleh Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam;(vii)Mesyuarat MBJ hendaklah diadakan walaupun tiada isuuntuk dibincangkan. Mesyuarat ini boleh digunakan untukmemaklumkan perkara­perkara termasuk PekelilingPerkhidmatan, Surat Pekeliling Perkhidmatan, SuratPekeliling Perbendaharaan atau penjelasan mengenaisesuatu isu seperti yang dibentangkan dalam MesyuaratPemantauan Perjalanan MBJ bagi Kementerian/ Agensi/Jabatan di Peringkat Persekutuan Dan Negeri;(viii)Wakil daripada agensi di peringkat Persekutuan dan Negeriyang menghadiri Mesyuarat Pemantauan Perjalanan MBJbagi Kementerian/ Agensi/ Jabatan di PeringkatPersekutuan Dan Negeri hendaklah memantau isu yangdibangkitkan di peringkat agensi bagi memastikan ianyadilaksanakan / dijelaskan mengikut peraturan yang telahditetapkan;(ix)Ahli Pihak Pegawai dan Pihak Pekerja yang menghadiriMesyuarat MBJ adalah menjalankan tugas rasmi jabatan.Oleh itu tidak timbul isu pegawai meninggalkan tugashakiki kerana menghadiri mesyuarat MBJ samada di IbuPejabat ataupun di luar kawasan Ibu Pejabat;13

(x)Semua agensi boleh mengadaptasi langkah­langkah yangtelah diambil oleh SUK Negeri Kedah, Perak dan Sarawakdalam memastikan pelaksanaan Mesyuarat MBJ di agensimasing­masing iaitu:1. menghubungi setiap agensi dengan telefon;2. dibangkitkan dalam mesyuarat pengurusan tertinggiyang dipengerusikan oleh Ketua Setiausaha/ KetuaPengarah/ Setiausaha Kerajaan Negeri;3. seterusnya dibangkitkan dalam mesyuarat yangdipengerusikan oleh Menteri Besar sendiri;4. mempamerkan nama­nama agensi yang tidakbermesyuarat; dan5. melaksanakan Key Managemant Indicator (KMI) untukmemastikan Jabatan memenuhi petunjuk­petunjukprestasi utama yang ditentukan sebagai asas mengukurprestasi dalam Key Performance Indicator; dan(xi)Prestasi Jabatan turut dinilai melalui laporan setiap sukutahun yang dikemukakan oleh JPA kepada Y.A.B PerdanaMenteri melalui Ketua Setiausaha Negara termasuk urusankenaikan pangkat.Tindakan : Jabatan Perkhidmatan Awam/ semua Kementerian/Jabatan/ Agensi di Peringkat Persekutuan/ Negeri14

IV.HAL­HAL LAIN(a)mesyuarat mengambil maklum akan keterangan mengenaiperkara­perkara berikut:(i) Pekelilling Perkhidmatan/ Surat PekelilingPerkhidmatan yang terbaru dikeluarkan pada tahun2007 ialah;1. Pekeliling Perkhidmatan Bil. 2 Tahun 2007 –Pelaksanaan Waktu Bekerja Berperingkat Di SemuaAgensi Kerajaan Persekutuan;2. Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4 Tahun 2007 – PemberianSubsidi Yuran Pengasuhan Taman Asuhan Kanak­kanak Di Tempat Kerja Sektor Awam;3. Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 2007 –PanduanPengurusan Pejabat;4. Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 2 Tahun 2007 ­Pertukaran Pelantikan Pegawai Bukan Tentera DiAkademi Tentera Malaysia Ke Universiti PertahananNasional Malaysia;5. Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 3 Tahun 2007 –Penurunan Kuasa Urusan Penempatan Dan PertukaranPegawai Gunasama Persekutuan;6. Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4 Tahun 2007 –Dasar Penangguhan Balik Pelajar­Pelajar TajaanKerajaan Di Luar Negara; dan15

7. Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 2007 –Bayaran Pasport Dan Visa Bagi Pegawai YangDiluluskan Mengikuti Kursus Jangka Sederhana DanKursus Jangka Panjang Di Luar Negara.(ii)Taklimat Peranan Pihak Pekerja Dalam MeningkatkanPenyampaian Perkhidmatan Awam Dalam MBJMemaklumkan peranan Pihak Pekerja dalam membantukerajaan meningkatkan penyampaian perkhidmatan disamping menyelesaikan isu­isu yang berkaitan denganpentadbiran, pengurusan, perkhidmatan dan kebajikanpegawai;(iii)Taklimat Penjelasan Mengenai Isu Dasar Yang BolehDibincangkan Dalam Mesyuarat MBJMemaklumkan isu dasar yang boleh dibincangkan di dalammesyuarat MBJ untuk memberi penjelasan mengenaikaedah pelaksanaannya tanpa meminda peraturan yangtelah ditetapkan;(iv) Taklimat Bayaran Insentif Penguatkuasa DiKementerian Perdagangan Dalam Negeri Dan HalEhwal PenggunaMemaklumkan pelaksanaan Bayaran InsentifPenguatkuasa dalam melaksanakan tugas yang dijalankanoleh Pegawai Penguatkuasa, Penolong PegawaiPenguatkuasa dan Pembantu Penguatkuasa sertaancaman dan risiko dalam menguatkuasakan undangundangdan peraturan yang telah ditetapkan oleh kerajaan;16

(v)Kementerian Kesihatan Malaysia akan membentangkankertas kerja Pelaksanaan Elaun Perumahan Wilayah dalamMesyuarat Pemantauan Perjalanan MBJ PeringkatPersekutuan/Negeri Bil. 3 Tahun 2007.Tindakan : Untuk maklumanV. PENANGGUHAN MESYUARAT1. Y. Brs. Tuan Pengerusi mengucapkan terima kasih kepada semua wakilKementerian/ Agensi/ Jabatan peringkat Persekutuan dan Negeridalam menjayakan Mesyuarat MBJ kali kedua di Langkawi, Kedah.2. Mesyuarat ditangguhkan pada jam 12.30 tengahari.Urus SetiaMajlis Bersama JabatanBahagian Gaji dan ElaunJun 200717