Mesyuarat MBJ Bil. 3/2008

masalah dan isu yang dihadapi demi kepentingan dankebaikan organisasi;(c)isu-isu dalaman Jabatan yang tidak melibatkan dasar perlulahdiselesaikan di peringkat dalaman Jabatan dan tidak perludibawa hingga ke peringkat agensi pusat/Kerajaan;(d) kementerian/jabatan persekutuan perlu menggunapakaiPekeliling atau Surat Pekeliling yang dikeluarkan secaramenyeluruh dan tidak mengeluarkan Pekeliling dalaman yanglebih ketat berbanding dengan Pekeliling yang telahdikeluarkan oleh agensi pusat;(e) kementerian/jabatan persekutuan perlu memantaupelaksanaan pemakaian sesuatu Pekeliling atau SuratPekeliling agar pemakaiannya adalah sama dan selaras disemua tempat. Jika terdapat kekeliruan berkaitanpelaksanaan sesuatu Pekeliling, kementerian/jabatanpersekutuan perlu merujuk kepada agensi pusat yangmengeluarkan Pekeliling atau Surat Pekeliling agarpenjelasan dan penerangan dapat diberikan bagi mengatasimasalah yang timbul;(f)Kerajaan telah mempertimbangkan dan bersetuju untukmembenarkan semula penggunaan kemudahan hotel bagitujuan mesyuarat/persidangan/seminar tertakluk kepadajumlah peruntukan yang telah diluluskan seperti yangdinyatakan di dalam Surat Pekeliling PerbendaharaanBilangan 4 Tahun 2008;(g)MBJ perlu bergerak dengan aktif dengan mengadakanMesyuarat MBJ empat kali setahun selaras dengan kehendakPekeliling Perkhidmatan yang telah ditetapkan. Selain dapat2

mengadakan mesyuarat empat kali setahun, penyelesaian isujuga perlu dititikberatkan;(h)jabatan perlu memberi panduan dan khidmat nasihat kepadaKumpulan Sokongan dalam membuat sesuatu tuntutansupaya kertas kerja yang disediakan adalah lebihkomprehensif; dan(i)agensi induk perlu melihat tuntutan yang dibuat oleh parapekerja secara lebih menyeluruh agar tidak hanya cenderungkepada sesuatu kumpulan sahaja agar perkembangankerjaya, kebajikan dan lain-lain faedah dapat diseimbangkanke seluruh penjawat awam.II.MENGESAHKAN MINIT MESYUARAT PEMANTAUAN MBJ BAGIKEMENTERIAN/JABATAN/AGENSI DI PERINGKAT PERSEKUTUAN/NEGERI BIL. 2 TAHUN 2008Minit Mesyuarat Pemantauan MBJ Bagi Kementerian/Jabatan/AgensiDi Peringkat Persekutuan/Negeri Bil. 2 Tahun 2008 yang telah diadakanpada 3 Jun 2008 disahkan tanpa pindaan.III.PERKARA-PERKARA BERBANGKIT DARIPADA MINIT MESYUARATBILANGAN 2/2008 YANG DIADAKAN PADA 3 JUN 2008(1) Perkara (III)(2)(a)(ii)) Muka Surat 4Bilangan MBJ Belum Bermesyuarat Dari Tahun 2007 Hingga 20Mei 2008(a)Mesyuarat mengambil maklum akan keterangan bahawa:(i)Pejabat Ketua Pendaftar Mahkamah Persekutuantelah bermesyuarat pada 30 Jun 2008;(ii) Lembaga Kemajuan Perhutanan Negeri Sabah(SAFODA) telah bermesyuarat pada 13 Jun 2008; dan3

(b)Mesyuarat bersetuju:(i)dengan keterangan di perenggan (a)(ii) di atas.Tindakan : Kementerian Kewangan(4) Perkara (III)(5)(b)(i) Muka Surat 6Isu(a)Mesyuarat mengambil maklum akan keterangan bahawa:(i) Kementerian/Jabatan/Agensi mengguna pakaipenentuan kaedah penyelesaian isu yang telahdibentangkan dalam Mesyuarat PemantauanPerjalanan MBJ Bil. 2/2008.Tindakan :Makluman(5) Perkara (III)(6)(b)(i) Muka Surat 7Program Inovasi(a)Mesyuarat mengambil maklum akan keterangan bahawa:(i)Kementerian/Jabatan/Agensi belum bersedia untukmembentangkan hasil inovasi di dalam mesyuarat kaliini;(ii)Kementerian Pengajian Tinggi melalui salah satuagensi di bawahnya iaitu Universiti Utara Malaysia(UUM) akan membentangkan hasil inovasi padamesyuarat yang akan datang; dan(iii) Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA) akanmembentangkan hasil inovasi iaitu Program Hari KhasJPA Bersama Pelanggan Secara Maya semasa sesitaklimat nanti.5

(4) Keaktifan MBJ Sehingga 13 Ogos 2008 (Mesyuarat SekurangkurangnyaTiga Kali)(a)Mesyuarat mengambil maklum akan keterangan bahawa:(i)sebanyak 22 (3.13%) agensi iaitu 4 (1.83%) agensi diperingkat Persekutuan dan 18 (3.72%) agensi diperingkat Negeri telah bermesyuarat sekurangkurangnyatiga kali.Tindakan : Makluman(5) Isu Yang Dibangkitkan Dalam Minit Mesyuarat MBJ Suku TahunKedua 2008(a)Mesyuarat mengambil maklum akan keterangan bahawa:(i)bilangan isu yang dibincangkan dalam mesyuarat MBJmengikut kategori adalah isu Pentadbiran sebanyak702 (34.2%), Elaun dan Kemudahan sebanyak 288(14.0%), Kebajikan sebanyak 282 (13.7%), Hal-halLain sebanyak 244 (11.9%), Skim Perkhidmatan danPerjawatan sebanyak 227 (11.1%), Perkhidmatansebanyak 214 (10.4%) dan Kewangan sebanyak 96(4.7%).Tindakan :Makluman(6) Isu Selesai Dan Belum Selesai Sehingga Suku Tahun Kedua2008(a)Mesyuarat mengambil maklum akan keterangan bahawa:(i)sebanyak 3,705 isu yang merangkumi ketujuh-tujuhkategori telah dibincangkan dalam mesyuarat MBJbagi 702 agensi peringkat Persekutuan dan Negeri di10

mana sebanyak 2,700 (72.9%) isu telah dapatdiselesaikan manakala 1,005 (27.1%) isu belumselesai;(ii)bagi peringkat Persekutuan, sebanyak 1,381 isu telahdibincangkan dalam mesyuarat MBJ bagi 218 agensidi mana sebanyak 994 (72.0%) isu telah dapatdiselesaikan manakala 387 (28.0%) isu belum selesai;(iii)bagi peringkat Negeri, sebanyak 2,324 isu telahdibincangkan dalam mesyuarat MBJ bagi 484 agensi.Daripada 2,324 isu, sebanyak 1,706 (73.4%) isu telahdapat diselesaikan manakala 618 (26.6%) isu belumselesai; dan(iv)dari jumlah isu mengikut kategori, Perkhidmatanmenunjukkan peratus tertinggi isu yang telah selesaiiaitu 82.3% diikuti Kewangan (76.8%), Pentadbiran(73.4%), Elaun Dan Kemudahan (73.0%), Hal-hal Lain(72.0%), Kebajikan (68.5%) dan Skim PerkhidmatanDan Perjawatan (63.8%).Tindakan : Makluman(7) Isu Integriti Yang Dibangkitkan Dalam Minit Mesyuarat MBJSuku Tahun Pertama Dan Kedua 2008 Serta StatusPenyelesaiannya(a)Mesyuarat mengambil maklum akan keterangan bahawa:(i)pada suku tahun pertama 2008, sebanyak 12 isuintegriti telah dibangkitkan di dalam Mesyuarat MBJmelibatkan 11 agensi merangkumi 8 isu Pentadbiran(2 agensi Persekutuan dan 6 agensi Negeri), 3 isuPerkhidmatan (1 agensi Persekutuan dan 2 di agensi11

Negeri) dan 1 isu Kewangan di agensi Negeri. Senaraiisu integriti pada suku tahun pertama 2008 adalahseperti di Lampiran D; dan(ii)pada suku tahun kedua 2008, sebanyak 8 isu integrititelah dibangkitkan di dalam Mesyuarat MBJmelibatkan 8 agensi yang merangkumi 4 isuPentadbiran (3 agensi Persekutuan dan 1 agensiNegeri), 3 isu Perkhidmatan serta 1 isu Kewanganmasing-masing di agensi Negeri. Senarai isu Integritipada suku tahun kedua 2008 adalah seperti diLampiran E.Tindakan :MaklumanV. HAL-HAL LAIN(1) Sesi Taklimat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2008:Elaun Tanggungjawab Khas Pemandu Oleh Encik ZulkhairilAmar bin Mohamad, Bahagian Saraan, JPA(a)Mesyuarat dimaklumkan bahawa:(i)Elaun Tanggungjawab Khas Pemandu dibayar ataskadar RM150 sebulan kepada:(a) Pemandu Kenderaan Gred R3 yangdikhususkan memandu:• kereta rasmi pegawai Gred Utama B danke atas serta Gred Khas A; atau• ambulans; atau• kenderaan yang digunakan diUnit/Bahagian Pencegahan dan terlibat12

di dalam tugas-tugas operasipencegahan; atau• kenderaan atau jentera yang beratnyamelebihi 5,000 kg.(b)Pemandu Gred R6(ii)Elaun Tanggungjawab Khas Pemandu tidak dibayarsekiranya pegawai meninggalkan tugas selama 28 hariberturut-turut termasuk hari kelepasan mingguan dankelepasan am kecuali pegawai berikut:(a)menghadiri kursus yang diarahkan oleh KetuaJabatan;(b)menjalankan tugas rasmi yang lain atas arahanKetua Jabatan; dan(c)bercuti sakit yang disokong oleh sijil sakitmengikut Perintah Am Bab C.(iii)Elaun Tanggungjawab Khas Pemandu dibayar secaraproportionate berdasarkan bilangan hari menjalankantugas memandu kepada Pemandu Gred R3 yang tidakdikhususkan tetapi diarahkan memandu:(a)kenderaan atau jentera yang beratnya melebihi5,000 kg; dan(b)menjalankan tugas memandu tidak kurangdaripada 4 jam sehari.13

(iv) Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2008 –Elaun Tanggungjawab Khas Pemandu berkuatkuasamulai 1 Mei 2008.Tindakan : Makluman(2) Taklimat Penetapan Gred Jawatan Pembantu Tadbir(Kesetiausahaan) Yang Menjalankan Tugas Sebagai PembantuKhas Oleh Puan Ramona binti Razali, Bahagian PembangunanOrganisasi, JPA(a)Mesyuarat dimaklumkan bahawa;(i) Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 8 Tahun 2008 -Penetapan Gred Jawatan Pembantu Tadbir(Kesetiausahaan) Yang Menjalankan Tugas SebagaiPembantu Khas adalah menggantikan PekelilingPerkhidmatan Bilangan 7 Tahun 1994 danberkuatkuasa mulai 1 Julai 2008;(ii) Pembantu Tadbir (Kesetiausahaan) yangdiperuntukkan kepada pegawai yang layak PembantuKhas adalah ditempatkan secara fleksi mengikutkategori dan gred jawatan pegawai penyelia;(iii)kadar Elaun Pembantu Khas adalah berdasarkankepada gred jawatan pegawai penyelia. Jadual kadarElaun Pembantu Khas adalah seperti di Lampiran F;(iv)Elaun-elaun lain yang layak diterima oleh PembantuTadbir (Kesetiausahaan) yang menjalankan tugassebagai Pembantu Khas adalah Elaun TrengkasDwibahasa dan Elaun Trengkas Dwibahasa SecaraKhas Untuk Penyandang (KUP);14

(v)Ketua Jabatan bertanggungjawab untuk mengesahkansenarai Pembantu Tadbir (Kesetiausahaan) yangmelaksanakan tugas trengkas atau nota rintas duabahasa, memperakukan untuk kelulusan bayaranElaun Trengkas Dwibahasa dan boleh mengarahkanPembantu Tadbir (Kesetiausahaan) mengambilsemula peperiksaan nota rintas sekiranya mendapatimutu kecekapan Pembantu Tadbir (Kesetiausahaan)telah merosot; dan(vi)Pembantu Tadbir (Kesetiausahaan) tidak layak dibayarelaun-elaun di atas apabila meninggalkan tugasnyaselama 28 hari dan lebih secara berturut-turut namunpengecualian adalah diberikan kepada pegawai yangmeninggalkan tugas bagi tempoh yang tidak melebihi92 hari berturut-turut termasuk hari kelepasanmingguan dan kelepasan am dalam keadaan berikut:(a)menghadiri kursus yang diarahkan oleh KetuaJabatan;(b)menjalankan tugas rasmi atas arahan KetuaJabatan; dan(c)bercuti sakit yang disokong oleh sijil sakitmengikut Perintah Am Bab C.Tindakan : Makluman15

(3) Taklimat Program Hari Khas JPA Bersama Pelanggan SecaraMaya Oleh Encik Wan Ahmad Nizam bin Wan Abdul Latif,Bahagian Perancangan, Penyelidikan dan Korporat, JPA(a)Mesyuarat dimaklumkan bahawa:(i)Idea JPA Bersama Pelanggan secara maya telahdicetuskan oleh Y.Bhg. Ketua Pengarah PerkhidmatanAwam (KPPA) bertujuan memperluaskanperkhidmatan dengan penambahan bilanganpelanggan tanpa kehadiran fizikal, penjimatan masa,kos dan tenaga serta keterbukaan dan proaktif dalammeningkatkan imej Jabatan;(ii)Program Hari Khas JPA Bersama Pelanggan SecaraMaya boleh dicapai di alamat www.jpa.gov.my padasetiap hari Jumaat minggu terakhir setiap bulan darijam 8 pagi hingga 12 tengahari;(iii)program ini melibatkan 3 pihak iaitu pelanggan,petugas dan moderator di mana pelangganmengemukakan soalan/permasalahan kepadapegawai JPA secara maya dan dijawab oleh petugasyang bertanggungjawab melalui saluran yang sama.Manakala moderator bertugas memantau interaksi diantara pelanggan dan petugas;(iv)mulai Jun 2008, interaksi secara maya ini dijadikansaluran utama pelanggan mendapatkan perkhidmatansemasa Program Hari Khas JPA Bersama Pelanggan;(v)faedah daripada Program Hari Khas JPA BersamaPelanggan Secara Maya ini adalah tiada kostambahan, penjimatan kos komunikasi dankeselesaan, meningkatkan kepekaan pegawai,16

semangat kerja berpasukan dan pemantapan imejkorporat, penambahbaikan sistem penyampaianperkhidmatan, menghapuskan karenah birokrasi danmenjayakan e-kerajaan; dan(vi)Program Hari Khas JPA Bersama Pelanggan SecaraMaya yang dihasilkan ini membantu mendekatkanJPA dengan pelanggan di samping berjayamemantapkan imej telus JPA.Tindakan : Makluman(4) Persembahan Video Rangkaian Kerja Jaya JPA: WawancaraBersama Y.Bhg. Dato’ Timbalan Ketua Pengarah PerkhidmatanAwam (Operasi) Mengenai MBJ(a)Mesyuarat mengambil maklum bahawa:(i)wawancara mengenai MBJ adalah di antara Y.Bhg.Dato’ Dr. Ismail bin Alias, Timbalan Ketua PengarahPerkhidmatan Awam (Operasi) merangkap PengerusiMBJ JPA, Encik Pauzan bin Ahmar iaitu SetiausahaBersama bagi Pihak Pekerja MBJ JPA dan EncikBadurunhisham bin Mohd. Nor iaitu SetiausahaBersama bagi Pihak Pengurusan MBJ JPA yang telahdisiarkan di saluran Siar Raya JPA; dan(ii)perkara-perkara yang dibangkitkan dalam wawancaratersebut adalah:• sebarang aduan dan isu yang ingindibangkitkan oleh penjawat awam bolehdisampaikan melalui mesyuarat MBJ dan tidakterlibat dan diperalatkan dalam penyalahgunaanblog yang menyebarkan maklumat yang negatifdan salah;17

• penjawat awam yang ingin melakukanpekerjaan luar perlu patuh dengan Peraturan 5,Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuandan Tatatertib) 1993 dan Peraturan-peraturanPegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib)Pindaan 2002 dengan mendapat kebenaranbertulis terlebih dahulu daripada ketua jabatanmasing-masing; dan• warga JPA mendapat faedah dari MBJ JPA dimana isu-isu yang dibangkitkan dan cadangancadanganyang dikemukakan ditangani dandilaksanakan sewajarnya oleh pihakpengurusan.Tindakan : Makluman(5) Pekeliling Perkhidmatan Dan Surat Pekeliling Perkhidmatan(a)Mesyuarat mengambil maklum Pekeliling Perkhidmatan DanSurat Pekeliling Perkhidmatan terbaru yang dikeluarkanselepas 3 Jun 2008 hingga 13 Ogos 2008 adalah:(i) Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 6 Tahun 2008 –Tawaran Opsyen Pelanjutan Umur Persaraan WajibKepada 58 Tahun;(ii) Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 7 Tahun 2008 –Pelantikan Semula Pegawai Yang Telah DibersarakanAtas Sebab Kesihatan;18

(iii) Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 8 Tahun 2008 –Penetapan Gred Jawatan Pembantu Tadbir(Kesetiausahaan) Yang Menjalankan Tugas PembantuKhas;(iv) Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 9 Tahun 2008 –Perubahaan Skim Perkhidmatan Bentara Parlimen;(v) Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 10 Tahun 2008 –Perubahan Skim Perkhidmatan Pemeriksa KeretaBermotor Gred A17, A22, A26;(vi) Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 11 Tahun 2008 –Skim Perkhidmatan Penolong PegawaiPendaftaran/Pegawai Pendaftaran;(vii) Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 8 Tahun 2008– Pelaksanaan Modul Pengurusan Rekod Peribadi –Sub Modul Perisytiharan Harta HRMIS;(viii) Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 9 Tahun 2008– Kaedah Pelarasan Gaji Kenaikan Pangkat DenganElaun Pemangkuan; dan(ix) Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 10Tahun 2008 – Pindaan Kadar Imbuhan Tetap JawatanImbuhan Tetap Keraian Bagi Jawatan Gred Khas.Tindakan : Makluman19

VI.PENANGGUHAN MESYUARAT1. Tuan Pengerusi mengucapkan terima kasih kepada semua wakilKementerian/Agensi/Jabatan peringkat Persekutuan dan Negeridalam menjayakan Mesyuarat MBJ Bilangan 3 tahun 2008 diESSET, Bangi.2. Mesyuarat ditangguhkan pada jam 2.45 petang.Urus SetiaMajlis Bersama JabatanBahagian SaraanJabatan Perkhidmatan AwamOgos 200820