Garis Panduan Pengurusan Dan Pemeliharaan Mel Elektronik Sektor

ARKIB NEGARA MALAYSIA1. PENGENALAN1.1. Mel elektronik (e-mel) adalah dokumen/mesej yang diterima ataudihantar melalui rangkaian internet. Sistem e-mel merupakan salah satualat komunikasi yang paling berkesan dan cepat dan ianya digunakanoleh individu atau organisasi dalam urusan harian untuk perhubungandalaman mahupun luaran.1.2. Penggunaan e-mel rasmi sebagai suatu kaedah komunikasi pentingdalam urusan pentadbiran secara meluas dipraktikkan di pejabat awam.Justeru, pengurusan e-mel rasmi sewajarnya diberikan perhatian yangsama sebagaimana yang diberikan kepada pengurusan rekod rasmiyang lain.2. E-MEL RASMI SEBAGAI REKOD AWAM2.1. Mengikut Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629] "Rekod adalah bahandalam bentuk bertulis atau bentuk lain yang menyatakan fakta atauperistiwa atau selainnya merakamkan maklumat dan termasuklahkertas, dokumen, daftar, bahan bercetak, buku, peta, pelan, lukisan,gambar foto, mikrofilem, filem sinematograf, rakaman bunyi, rekod yangdihasilkan secara elektronik tanpa mengira bentuk atau ciri-ciri fizikaldan apa-apa salinannya“.Dengan ini e-mel rasmi beserta lampiran yang diterima atau yangdihantar oleh mana-mana penjawat awam dalam menjalankan tugasharian rasmi merupakan rekod awam dan adalah hak milik kerajaanyang tertakluk kepada undang-undang dan peraturan-peraturan sepertiAkta Arkib Negara 2003 [Akta 629], dasar serta piawaian lain yangberkuatkuasa.Garis Panduan Pengurusan Dan Pemeliharaan Mel Elektronik Sektor Awam │ 1

ARKIB NEGARA MALAYSIA5. SKOPGaris panduan ini digunapakai oleh pejabat awam untuk mengurus danmemelihara e-mel rasmi. Ianya merangkumi e-mel rasmi terbuka yangditerima atau yang dihasilkan oleh mana-mana penjawat awam dalam urusanrasmi yang meliputi keseluruhan kitaran hayat e-mel rasmi.6. PENGURUSAN E-MEL RASMI6.1 PewujudanRekod awam yang diwujudkan atau diterima mengandungi maklumatyang menjadi bukti perundangan, pentadbiran ataupun tanggungjawabpenjawat awam. Rekod awam adalah sumber yang bernilai dan pentingbagi membuat keputusan dan menyokong transaksi, tindakan ataupunkelulusan.6.2 FormatE-mel rasmi perlu mengandungi rujukan fail, tarikh dan logo rasmi.Contoh format e-mel (tidak termasuk dokumen terperingkat) adalahseperti di Lampiran A. Penggunaan huruf besar kandungan e-meladalah tidak digalakkan. Sebaik-baiknya, gabungan huruf besar danhuruf kecil digunakan dan dipraktikkan di tempat-tempat yangbersesuaian di samping mengamalkan penggunaan bahasa yang betul.Pengguna juga perlu memastikan bahawa subjek dan kandungan e-meladalah berkaitan dan menyentuh perkara perbincangan yang sama.6.3 Penawanan6.3.1 Semua e-mel rasmi bersama lampiran yang dihantar oleh manamanapenjawat awam dalam menjalankan tugas rasmi mestilahdikandung/ditawan dalam tempoh satu (1) hari dan disimpan dalamfail-fail berkaitan mengikut sistem pengurusan rekod yangdiamalkan oleh pejabat awam.Garis Panduan Pengurusan Dan Pemeliharaan Mel Elektronik Sektor Awam │ 3

ARKIB NEGARA MALAYSIA6.3.2 Semua e-mel rasmi yang diterima dalam menjalankan tugas rasmimesti dikandung/ditawan ke dalam fail-fail yang berkaitan.6.3.3 Terdapat 2 kaedah penawanan emel:a) Menggunakan Sistem Pengurusan Rekod Elektronik(ERMS)Semua e-mel rasmi, lampiran beserta metadatanya perluditawan ke dalam fail yang berkaitan dalam ERMS sebaiksahaja dihantar dan diterima.Semua komponen e-mel rasmi iaitu kandungan, konteksdan struktur perlu di simpan bagi memastikan e-melrasmi yang disimpan adalah sahih dan lengkap.Kandungan merujuk kepada apa yang dinyatakandidalam e-mel. Konteks merujuk kepada tarikh dan masae-mel, perkara dan juga kandungan e-mel rasmi semasae-mel rasmi tersebut dihantar atau diterima. Strukturmerujuk kepada header data, message data, messagefield dan lampiran.Metadata e-mel rasmi yang perlu ditawan adalah sepertiberikut:- Nama dan alamat pengirim- Nama dan alamat penerima (to, cc, bcc)- Subjek e-mel- Tarikh dan masa penerimaan e-mel- Tarikh dan masa penghantaran e-mel- Lampiran yang disertakan (jika ada)- Nombor rujukan failGaris Panduan Pengurusan Dan Pemeliharaan Mel Elektronik Sektor Awam │ 4

ARKIB NEGARA MALAYSIABagaimanapun metadata yang ditawan secara automatikoleh sistem e-mel adalah seperti tarikh dan masapenghantaran. Manakala, sebahagian lagi diwujudkansemasa menulis e-mel rasmi. Contohnya nama pengirimdan penerima. Selainnya diwujudkan secara manualsemasa menawan e-mel rasmi ke dalam mana-manasistem pengurusan rekod (manual atau elektronik) yangdiamalkan oleh pejabat awam seperti nombor rujukanfail.Hanya satu salinan e-mel rasmi yang diterima perludisimpan di dalam fail. Dalam keadaan di mana e-melrasmi dihantar kepada beberapa orang dalam jabatanyang sama, penerima yang pertama dalam senaraipenerima e-mel rasmi bertanggungjawab untuk menawane-mel rasmi ke dalam fail yang berkaitan.Semua e-mel rasmi yang diterima boleh dihapuskan(delete) dari peti masuk (inbox) selepas selesai ditawanke dalam Sistem Pengurusan Rekod Elektronik (ERMS)dan dikandungkan dalam fail fizikal. Penerima ”salinan kepada” (cc) dan (bcc) tidak perlumenawan e-mel tersebut ke dalam fail. Semasamenjawab e-mel rasmi, bahagian yang tidak berkaitandengan jawapan semasa hendaklah dihapuskan bagimengelakkan pertindihan penawanan kandungan e-melrasmi yang sama.Garis Panduan Pengurusan Dan Pemeliharaan Mel Elektronik Sektor Awam │ 5

ARKIB NEGARA MALAYSIASatu salinan e-mel rasmi beserta lampirannya juga perludicetak dan dimasukkan ke dalam fail fizikal jikamengamalkan sistem pengurusan rekod secara hibrid.b) Tidak menggunakan Sistem Pengurusan Rekod Elektronik(ERMS)Pejabat awam yang tidak menggunakan ERMS bolehmenggunakan dua (2) kaedah penyimpanan e-mel sepertiberikut:-o Cetak dan Simpan‣ Semua e-mel rasmi beserta lampiran yangdihantar/diterima perlu dicetak dan dihantar keregistri untuk didaftar dan dikandungkan ke dalam failfizikal yang berkaitan.‣ Sekiranya ada lampiran dalam bentuk multimediayang tidak dapat dicetak, lampiran tersebut hendaklahdisimpan di dalam bentuk CD/DVD dan diberi nomborrujukan berdasarkan fail fizikal serta dicatatkan di ataskertas minit dalam fail fizikal berkenaan.o Direktori KongsiPejabat awam adalah dinasihatkan untuk membangunkandirektori kongsi sebagai langkah sementara untukmemelihara emel sehingga pejabat awam memperolehiERMS.Pentadbir sistem jabatan masing-masing perlu :‣ mewujudkan direktori kongsi di dalam satu (1)komputer khusus oleh pentadbir sistem (Local AreaGaris Panduan Pengurusan Dan Pemeliharaan Mel Elektronik Sektor Awam │ 6

ARKIB NEGARA MALAYSIANetwork) jabatan. Tujuan utama pentadbir sistemjabatan mewujudkan direktori kongsi adalah untukmembenarkan pengguna menawan setiap e-melrasmi dan mengakses e-mel yang dikongsikan.‣ Memastikan setiap pengguna aplikasi e-mel Outlook,Lotus Notes disambungkan pada rangkaian LAN(Local Area Network) jabatan.‣ Mewujudkan folder dan subfolder mengikut subjek/aktiviti utama atau transaksi pejabat awam di dalamdirektori kongsi tersebut. Contoh penamaan folderdan sub-folder adalah seperti berikut:-Bah. Rekod KerajaanSek. Rekod ElektronikKhidmat Nasihat 2010Laporan Bulan Jun 2010Projek Penyediaan Kelasifikasi Fail Sektor AwamSek. Pelupusan RekodSek. Rekod Penting dan Pemulihan BencanaSek. Perkhidmatan Pusat RekodLaporan Bulan Jun 2010Pengwasapan 2010Contoh 1: Penamaan Folder dan Sub-Folder‣ Contoh menunjukkan pecahan Seksyen yangterdapat dalam Bahagian di Jabatan Arkib Negara.Setiap seksyen mempunyai transaksinya yangtertentu dan penamaan setiap folder transaksi perludinamakan mengikut setiap transaksi yang dijalankan.Garis Panduan Pengurusan Dan Pemeliharaan Mel Elektronik Sektor Awam │ 7

ARKIB NEGARA MALAYSIAPengguna perlu :‣ menggunakan aplikasi perisian e-mel sepertiOutlook, Lotus Notes, dan sebagainya yangmempunyai keupayaan untuk menyimpan e-meldan lampiran terus ke dalam fail folder kongsi(Shared Document) sedia ada‣ memastikan setiap e-mel yang dihantar/diterimaditawan dengan menyeret e-mel tersebut danmemasukkan (drag and drop) ke dalam folder/subfolder yang berkenaan pada aplikasi e-melOutlook, Lotus Notes dan sebagainya.6.4 Penggunaan6.4.1 Penggunaan e-mel mestilah menggunakan kaedah yang betul dandisesuaikan pemakaiannya seperti berikut:(a) Pemilikan dan Penggunaan Akaun E-melPemilikan akaun e-mel adalah kemudahan yang tertaklukkepada peraturan jabatan dan boleh ditarik balik jikapenggunaannya melanggar peraturan. Segala urusan rasmiperlulah menggunakan akaun atau alamat e-mel rasmi yangdiperuntukkan oleh jabatan. Penjawat awam dilarangmenggunakan alamat e-mel persendirian seperti yahoo.com,gmail.com, streamyx.com.my dan sebagainya bagi tujuan rasmi.(b) Tempoh Menjawab E-melEmel yang memerlukan tindakan hendaklah dijawab selewatlewatnyadalam tempoh masa satu (1) hari dari tarikh e-melberkenaan diterima. Penggunaan jawapan automatik atauGaris Panduan Pengurusan Dan Pemeliharaan Mel Elektronik Sektor Awam │ 8

ARKIB NEGARA MALAYSIAauto-reply adalah dilarang kecuali dalam keadaan yang sangatterdesak apabila kemudahan ini diperlukan untukmemaklumkan pegawai yang boleh dihubungi apabila pemiliksesuatu akaun e-mel berada di luar pejabat yang mungkin tidakmempunyai kemudahan e-mel. Walaubagaimanapunkemudahan penghantaran e-mel jawab automatik semasaberada di luar pejabat bagi tempoh waktu yang panjang, bolehdipertimbangkan penggunaannya oleh Jabatan.(c) Lampiran Kepilan (Attachment)Lampiran hendaklah digunakan semasa penghantaran e-melmisalnya mengepilkan laporan, kertas konsep dan sebagainya.Pengguna disarankan untuk mengelak dari menghantar danmenerima fail e-mel yang bersaiz melebihi 10 megabait.Sekiranya perlu, kaedah pemampatan untuk mengurangkansaiz fail adalah disarankan.(d) E-mel yang diragui (Spam)Pengguna adalah digalakkan jangan membuka danmenghapuskan e-mel daripada penghantar yang tidakdiketahui atau diragui.(e) Menjawab dan Memajukan E-mel (Reply and Forward)Setiap pengguna e-mel dinasihatkan supaya menggunakankemudahan “reply all” hanya jika e-mel berkenaan perludisalinkan kepada semua penerima e-mel lain danmenggunakan kemudahan “reply” apabila menjawab e-melkepada penghantar asal tanpa sebarang perubahan ke ataskandungan asal e-mel tersebut.Garis Panduan Pengurusan Dan Pemeliharaan Mel Elektronik Sektor Awam │ 9

ARKIB NEGARA MALAYSIAPengguna juga boleh menggunakan kemudahan “forward”untuk memanjang atau memajukan e-mel kepada penerimalain tanpa sebarang perubahan kandungan asal e-mel.Setiap penjawat awam yang menggunakan e-mel perlulahmemastikan setiap e-mel mempunyai tajuk yang sesuaidengan kandungan e-mel. E-mel yang dijawab juga perlumenggunakan bahasa formal dan serta ayat yang jelas, tepatdan mudah difahami oleh penerima.(f) Kemudahan ’Salinan Kepada (Cc)’Penggunaan ’Salinan Kepada (Cc)” hanya perlu untukmemaklumkan sesuatu e-mel kepada penerima yang berkaitansahaja. Kemudahan ’Blind cc (Bcc)’ digunakan bagi tujuankhusus dan terkawal dan bukan secara sewenang-wenangnya.6.5 Penyelenggaraan dan Pemeliharaan E-mel Rasmi6.5.1 E-mel rasmi perlulah diselenggara dan dipelihara supaya ianya bolehdiakses dan digunakan oleh penjawat awam. Jika e-mel tersebutditawan ke dalam sistem elektronik, penjawat awam perlulahmengambil kira perkara seperti berikut: Jangka hayat dan keusangan format rekod yang digunakan Jangka hayat dan keusangan media storan Mengekalkan integriti data6.5.2 E-mel rasmi perlu diselenggara dan dipelihara dari sebarangkerosakan, kemusnahan dan kehilangan dengan mematuhi piawaiandan prosedur pengurusan rekod awam yang ditetapkan oleh JabatanArkib Negara.6.6 Pelupusan E-mel RasmiGaris Panduan Pengurusan Dan Pemeliharaan Mel Elektronik Sektor Awam │ 10

ARKIB NEGARA MALAYSIA6.6.1 E-mel rasmi yang telah ditawan ke dalam sistem tidak bolehdimusnahkan tanpa kebenaran bertulis daripada Ketua PengarahArkib Negara Malaysia seperti mana yang dinyatakan dalamSeksyen 25 Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629]. Walaubagaimanapun e-mel rasmi yang telah difailkan secara fizikal ataupun elektronik bolehlah dihapuskan dari peti mel individu bagimengurangkan saiz storan e-mel dalam komputer masing-masing.6.6.2 Tempoh penyimpanan dan pemusnahan e-mel rasmi bagi e-melindividu yang telah dikandung dan difailkan adalah tertakluk kepadaJadual Pelupusan Rekod yang perlu disediakan oleh pejabat awammengikut Seksyen 27 Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629).6.6.3 Tempoh penyimpanan e-mel dalam peti masuk (inbox) individuadalah selama 3 bulan, walaubagaimanapun jabatan bolehmenentukan tempoh penyimpanan mengikut keperluan jabatanmasing-masing.7. PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PENJAWAT AWAMTanggungjawab mengurus dan memelihara e-mel rasmi sebagai rekodadalah tanggungjawab bersama ketua pentadbir, pengguna e-mel, pegawairekod jabatan dan pentadbir sistem.7.1Ketua PentadbirKetua Pentadbir bertanggungjawab untuk menyediakan peraturan, manualpenggunaan dan pemeliharaan e-mel rasmi untuk digunapakai olehsemua pegawai dan kakitangan di pejabat awam. Polisi dan garispanduanperlu dikaji dari masa ke semasa supaya selaras dengan perkembanganteknologi.Garis Panduan Pengurusan Dan Pemeliharaan Mel Elektronik Sektor Awam │ 11

ARKIB NEGARA MALAYSIA7.2 Pengguna E-melSetiap pengguna e-mel bertanggungjawab untuk menawan ataumemfailkan e-mel rasmi beserta lampiran yang dihantar atau diterimasecepat mungkin samada ke dalam ERMS atau pun fail fizikal.o Menawan e-mel rasmi yang dihantar dan diterima ke dalam SistemPengurusan Rekod Elektronik (ERMS) di jabatan sebelumdihapuskan pada ’Inbox’ masing-masing.o Mencetak emel dan menghantar ke registri untuk dikandungkan kedalam fail fizikal, serta menawan emel tersebut menggunakandirektori kongsi sekiranya tiada aplikasi ERMS di jabatan.o Melupuskan e-mel di dalam inbox selepas tempoh 3 bulan7.3 Pentadbir Sistem ICTPentadbir sistem e-mel bertanggungjawab untuk memastikan sistem e-mel yang digunakan dapat berfungsi dengan stabil dan efektif sertamenyokong keperluan pejabat awam termasuk:7.3.1. Melaksanakan prosedur keselamatan, manual pengguna,penetapan saiz storan dan polisi penggunaan e-mel.7.3.2. Melaksanakan pengurusan teknikal dan pemantauan sistem e-melrasmi bagi memastikan kerahsiaan, kebolehsediaan dan integriti.7.3.3. Menyediakan prasarana yang mencukupi dalam memastikan e-melrasmi diuruskan mengikut keperluan perundangan dan peraturanyang ditetapkan.Garis Panduan Pengurusan Dan Pemeliharaan Mel Elektronik Sektor Awam │ 12

ARKIB NEGARA MALAYSIA7.3.4 Menyediakan folder dan subfolder bagi pejabat awam yangmenggunakan direktori kongsi setelah mendapat nasihat daripadaPegawai Rekod Jabatan.7.4 Pegawai Rekod Jabatan7.4.1. Memastikan e-mel rasmi dan lampiran ditawan dalam fail yang betulsamada secara elektronik atau fizikal.7.4.2. Memastikan lampiran dalam bentuk multimedia dibuat salinandalam CD/DVD dan didaftar serta diberi nombor rujukanberdasarkan fail fizikal serta dicatatkan di kertas minit dalam failfizikal berkenaan.7.4.3. Memastikan lokasi ruang simpanan yang sesuai dan selamat untukCD/DVD di registri.7.4.4 Menguruskan pelupusan e-mel di dalam direktori kongsi8. KHIDMAT NASIHATSebarang kemusykilan berkaitan dengan Garis Panduan Pengurusan danPemeliharaan E-mel Rasmi bolehlah dirujuk kepada Arkib Negara Malaysia.Keterangan lanjut mengenai kandungan garis panduan ini boleh ditujukankepada:Arkib Negara MalaysiaBahagian Pengurusan Rekod KerajaanJalan Duta50568 KUALA LUMPURTel: 03-62010688, Faks: 03-62013702E-mel: pre@arkib.gov.myGaris Panduan Pengurusan Dan Pemeliharaan Mel Elektronik Sektor Awam │ 13

ARKIB NEGARA MALAYSIA9. PENUTUPGaris Panduan ini mengandungi amalan-amalan terbaik pengurusan danpemeliharaan e-mel yang perlu dipatuhi oleh semua anggota PerkhidmatanAwam dan akan dikemaskini dari semasa ke semasa selaras dengan arusperkembangan teknologi maklumat dan komunikasi (ICT) dan perundangan.Garis Panduan Pengurusan Dan Pemeliharaan Mel Elektronik Sektor Awam │ 14

ARKIB NEGARA MALAYSIALampiran ATo : ”Hazrulizam Mohd. Hatar” (hazrulizam@arkib.gov.my);Cc : ”Afham Jauhari Aldi” (afham@arkib.gov.my);Subject : Sasaran Kerja Tahunan (No. Rujukan : ANM.100-4/5/2(12))Attachment : [jika ada]Tarikh: [Wed, 7 Jul 2010 –1 2.50.00pm]Kepala MesejARKIB NEGARA MALAYSIAJALAN DUTA, 50568 KUALA LUMPUR[ Isi Kandungan Emel]RuanganMesej[Nama Pegawai][Jawatan][No.Telefon]Contoh Emel RasmiGaris Panduan Pengurusan Dan Pemeliharaan Mel Elektronik Sektor Awam │ 15