negeri perlis - Jabatan Audit Negara

4.4.6 Pengurusan Kontrak Tidak Memuaskan4.4.6.1 Dokumen Kontrak Lewat DitandatanganSurat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 1995 menghendaki Dokumen Kontrakdisediakan dan ditandatangan secepat mungkin dan selewat-lewatnya empat bulan daritarikh Surat Setuju Terima dikeluarkan.Semakan Audit mendapati Surat Setuju Terima dikeluarkan pada 8 April 2005 dan DokumenKontrak ditandatangan pada 13 September 2005 di mana berlaku kelewatan selama 37 hari.Kelewatan menandatangani kontrak ini boleh menyebabkan penguatkuasaan tidak dapatdilaksanakan sekiranya berlaku ketidakpatuhan ketika pelaksanaan projek.Pihak JKR memaklumkan bahawa antara punca kelewatan adalah disebabkan kelewatankontraktor mengemukakan polisi insurans dan kelewatan serta kesilapan penjilidan dokumenkontrak oleh pembekal.4.4.6.2 Minit Mesyuarat Tapak Tidak DisimpanPengurusan fail hendaklah berdasarkan kepada Bab 5 Arahan Perkhidmatan Para 7menyatakan rekod mesti dipelihara dengan baik oleh Jabatan. Sehubungan itu MinitMesyuarat Tapak hendaklah disimpan berdasarkan arahan yang berkuatkuasa.Semakan Audit mendapati mesyuarat tapak telah diadakan sebanyak 13 kali sepanjangtempoh projek. Bagaimanapun, hanya Minit Mesyuarat Bil. 3/2006 dan 6/2007 yangdisimpan oleh JKR. Pihak Audit tidak dapat memberi pendapat berkenaan pengurusanprojek ini kerana ketiadaan Minit Mesyuarat Tapak.Maklum balas yang diterima daripada JKR menjelaskan bahawa kekurangan kakitangan danketiadaan pembantu tadbir di Bahagian Bangunan telah menjejaskan sistem fail JKR.4.4.6.3 Buku Harian TapakBuku Harian Tapak adalah dokumen penting yang perlu diselenggara dan direkodkan setiaphari bekerja dari bermulanya projek hingga penyiapan yang terakhir. Pegawaibertanggungjawab merekod maklumat berkaitan dengan cuaca, bilangan pekerja, bahanyang diterima, loji dan alat kelengkapan kontraktor di tapak bina, kemajuan kerja, ArahanPegawai Penguasa dan jenis kerja yang dijalankan. Bagi memastikan pegawai yangbertanggungjawab mengemaskini Buku Harian Tapak dengan sempurna, buku tersebuthendaklah disemak dan ditandatangani oleh Pegawai Penyelia setiap kali lawatan danpemeriksaan tapak dilakukan. Perenggan 2(b) Surat Pekeliling KPKR Bil. 4/88 menyatakanBuku Harian Tapak Bina hendaklah disimpan dengan selamat di tapak bina mulai dari tarikhpermulaan kerja hingga kerja disiapkan. Selepas itu ia hendaklah disimpan dengan selamatdi Pejabat Penguasa hingga ia boleh dimusnahkan menurut Arahan Perbendaharaan 150.55